Fungsi Surat jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi waktu.

berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang
biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam
beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana
dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1. Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk
menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan
sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan
penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah
untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin
jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan
penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat
tersebut
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis.
Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang
dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau
pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan
suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang
lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan
atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat
yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat Adapun kegunaan dari sampul surat adalah
keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya untuk :
5. Sebagai alat pengingat 1. menjaga adanya kerusakan surat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat
dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat 2. menjamin keamanan dan kerahasiaan isi
kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat surat
dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan 3, menjaga agar surat lebih sopan
dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk
mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau 1. Lipatan Baku (Standard Fold)
pekerjaan Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan
6. Sebagai alat bukti tertulis surat yang paling umum digunakan.
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari 2. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard
sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau Fold)
kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku
Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku,
surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya
7. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan saja.
penghemat tenaga 3. Lipatan Akordion (Accordion Fold)
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain
tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan dari lipatan surat bentuk baku.
4. Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion
Fold)
Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah
variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.
5. Lipatan Tunggal (Single Fold)
Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis
lipatan kertas yang paling sederhana serta
paling mudah dibuat karena hanya dengan
membagi kertas surat menjadi dua bagian yang
sama panjang kemudian dilipat..
6. Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)
Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah
jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena
hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah
lipatan tunggal.
7. Lipatan Perancis (French Fold)
Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan
untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang
banyak surat surat dinas yang menggunakan
jenis lipatan kertas surat yang semula
merupakan lipatan kertas surat yang digunakan
oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.
8. Lipatan Baron (Baronial Fold)
Lipatan surat jenis Baron sering digunakan
untuk surat-surat dinas atau surat yang
menggunakan amplop atau sampul yang
panjang karena panjang lipatan ini melebihi
sampul atau amplop ukuran pendek.
Bagian-Bagian Surat
Resmi Beserta
Penjelasannya
1. Kepala surat
Kepala surat dinamakan juga sebagai kop
surat. Bagian ini menempati posisi paling
atas pada sebuah surat resmi. Kop surat
atau kepala surat berisi nama, logo, alamat
dan nomor kontak resmi milik si pengirim
surat. Kepala surat selain untuk
menunjukkan identitas si pengirim juga
biasanya digunakan sebagai sarana
promosi.
2. Tempat dan tanggal surat
Tempat dan tanggal surat berisi informasi
terkait kapan dan dimana surat ini dibuat
oleh si pengirim. Pada umumnya, tempat
diisi dengan kota si pengirim dan diletakan
disebelah kanan. Perhatikan contoh berikut:
3. Nomor surat
Nomor surat dibuat oleh lembaga,
perusahaan, organisasi atau komunitas
resmi yang bertujuan untuk memudahkan
dalam menyusun urutan penyimpanan surat
sekaligus untuk mengawasi seberapa
banyak surat yang telah dikeluarkan.
Nomor surat disusun berdasarkan nomor
urut surat, kode surat (biasanya berisi
informasi terkait kategori surat), tanggal,
bulan dan tahun penulisan surat. Contoh
nomor surat bisa dilihat di bawah
4. Lampiran yang disertakan
Lampiran berisi informasi terkait ada atau
tidaknya, berapa jumlah berkas penting
yang ikut disertakan dalam penerbitan surat
resmi.
5. Hal/perihal
Hal atau perihal pada surat resmi berisi
terkait tema/pokok dari isi surat. Boleh juga
kita menyatakan sebagai judul surat.
6. Alamat penerima
Alamat penerima ini diisi oleh alamat
orang/lembaga yang dituju atau yang
menerima surat. Alamat penerima ini ditulis
di bawah Hal/perihal.
7. Salam pembuka
Salam pembuka berisi terkait sapaan awal
yang berupa ucapan salam. Misalnya
Selamat Siang,
Assalamu’alaikum…Wr…Wb,
Dengan Hormat,
8. Isi surat
Pada bagian isi surat resmi berisi tiga
bagian yakni bagian pembuka, bagian inti
dan bagian penutup. Bagian pembukan
berisi pengantar sebelum inti surat
diberitahukan.
Pada bagian inti merupakan pokok
masalah, topik atau inti permasalahan yang
hendak disampaikan. Sedangkan pada
bagian penutup berisi penegasan,
kesimpulan dan harapan dari topik inti yang
disampaikan.
9. Salam penutup
Salam penutup berisi kalimat salam setelah
penyampaian surat ini berakhir. Salam
pembukan dan penutup merupakan bagian
dari tata krama atau adap sopan santun
dalam bersurat. Contoh salam penutup.
 Selamat Sore,
Wassalamu’alaikum…Wr…Wb,
Terima Kasih,
10. Nama & tanda tangan pengirim
Nama dan tanda tangan pengirim berisi
tempat, tanggal, bulan dan tahun
pembuatan surat serta nama terang, tanda
tangan dan cap stempel
lembaga/komunitas. Ditulis rata kanan
paling bawah setelah salam penutup.
11. Tembusan
Tembusan berisi terkait siapa saja yang
berhak menerima surat resmi yang telah
dikirimkan. Tapi tidak semua surat resmi
harus memiliki tembusan karena biasanya
surat resmi yang dibuat dapat disesuaikan
dengan jumlah si penerima surat.
Contoh tembusan pada surat resmi (ditulis
rata kiri)
Tembusan:
1. Ketua Yayasan
2. Wakil Ketua Yayasan
3. Pemilik Yayasan
12. Catatan Kaki
Catatan kaki merupakan catatan yang
berada di paling bawah dari surat resmi.
Biasanya bagian ini dinamakan sebagai
kaki (surat) yang diambil dari kata “footer”
dalam bahasa Inggris. Catatan ini berisi
penjelasan bilamana apa yang tertulis
memerlukan penjelasan yang lebih detail.
Bentuk Surat Full Block Style (Bentuk
Lurus Penuh)
Jadi surat dengan model full block
style memiliki bentuk atau susunan yang
lurus dari atas sampai bawah. Maksudnya
surat tersebut terlihat seperti balok yang
tulisannya mulai dari leher surat, tubuh,
hingga kaki surat terlihat rata kanan-kiri
serta tidak terdapat paragraf yang masuk
ataupun keluar alias semuanya rata.
Meskipun berbentuk rata, namun surat
dengan model ini juga masih tetap
mempunyai struktur atau susunan sesuai
yang berlaku. Umumnya, surat ini dibuat
mulai dari garis pinggir kiri atas dengan
struktur seperti berikut.
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
sebenarnya sama dengan bentuk surat
lurus, perbedaannya terletak pada
penulisan isi surat dan tiap alinea baru
menjorok (masuk ke dalam).
Contoh Bentuk Surat Block Style (Bentuk
Lurus )
Block Style digunakan oleh lembaga /
perusahaan untuk menulis surat.
Block Style bentuknya hampir sama
dengan bentuk Full Block Style
yaitu nomor, alamat tujuan, salam
pembuka, lampiran dan tembusan
ditempatkan pada margin kiri, awal alinea
dimulai dari margin kiri.
Namun, untuk menulis Model Block Style
ini terletak pada penempatan
tanggal,ucapan penutup, nama
penandatangan dan posisi penandatangan
ditempatkan di sisi kanan surat.
Bentuk Surat Indented Style (Bentuk Lekuk)
Sementara untuk bentuk surat indented
style, perbedaannya pada penulisan alamat
tujuan yang ditulis secara bergerigi.
Model seperti ini artinya, pada baris
pertama dari bentuk surat indented style
dimulai dari margin kiri. Kemudian unutk
baris keduannya menjorok masuk lima
hentakan. Lalu untuk baris selanjutnya
masuk lagi lima hentakan dan seterusnya.
Pada bentuk ini terdapat ciri khas, yakni
karakter tempat dan tanggal, nama, jabatan
dan penutup diketik pada sebelah kanan,
sedangkan pada isi surat di setiap
pergantian alinea baru, pengetikannya
masuk ke dalam sebanyak lima hentakan.

Bentuk surat lekuk atau indented style ini

hanya cocok digunakan untuk surat yang
alamatnya singkat. Jadi, tidak semua surat
dapat menggunakan bentuk surat ini ya.

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging

Paragraph)

Bentuk menggantung atau bentuk alinea

menggantung bisa disebut juga sebagai
hanging paragraph style. Setiap bentuk
alinea di surat menggantung ditulis secara
menggantung.

Jadi hanya di awal alinea saja yang dimulai

dari margin kiri. Pada baris -baris
berikutnya, dimulai menjorok ke dalam
sejauh lima hentakan dari margin kiri.

Agar lebih jelas, dapat dilihat dari contoh

format surat alinea mengantung pada
gambar berikut ini.