Auditor internal selalu dipandang sebagai pemimpin etis dalam suatu perusahaan.

Kapan pun
ada pertanyaan tentang transaksi yang meragukan atau penipuan dalam operasi, misalnya,
tanggapan manajemen hampir selalu memanggil audit internal untuk menyelidiki masalah
tersebut. Standar profesional mereka yang kuat, didukung oleh kode etik profesional yang
diakui dengan baik, auditor internal diakui dan harus menjadi pemimpin etis di perusahaan.
Etika dan kode etik perusahaan memiliki peran yang jauh lebih besar dalam perusahaan lebih
dari sekadar fungsi audit internal.

Melampaui kode etik untuk individu profesional, program whistleblower merupakan fasilitas
penting bagi keseluruhan perusahaan. Konsep nya adalah bahwa setiap karyawan atau
pemangku kepentingan lain yang telah mengamati masalah lingkungan kerja yang tampaknya
salah secara signifikan harus memiliki kemampuan untuk melaporkan masalah tersebut
kepada manajemen senior tanpa takut akan tuduhan. Meskipun auditor internal belum tentu
menjadi penerima laporan whistleblower yang ditunjuk, mereka perlu memahaminya dan
bagaimana mereka cocok dengan lingkungan pengendalian perusahaan.

Perusahaan dari semua ukuran dan bidang bisnis saat ini harus menetapkan fungsi etika yang
efektif, termasuk pernyataan misi dan kode etik. Program etika yang efektif membutuhkan
komitmen formal antara perusahaan dan karyawan serta agennya untuk melakukan hal yang
benar. Seorang karyawan baru diminta untuk membaca dan menandatangani kode etik
perusahaan sebagai bagian dari pengisian bahan-bahan baru seperti formulir pemotongan
pajak, pemilihan rencana kesehatan, dan opsi karyawan lainnya.

Bagian berikut menguraikan beberapa elemen program etika yang efektif untuk perusahaan,
dimulai dengan memahami lingkungan risiko dan beralih ke meluncurkan kode etik
perusahaan yang efektif. Sebagai pihak alami yang tertarik pada praktik bisnis yang baik dan
etis, audit internal harus berada dalam posisi kunci untuk membantu meluncurkan fungsi etika
di seluruh perusahaan jika tidak ada atau untuk membantu meningkatkan program apa pun
saat ini. Sebagaimana auditor internal harus memahami bagaimana mengevaluasi dan
merekomendasikan pengendalian akuntansi internal yang efektif, mereka juga harus memiliki
pemahaman dasar tentang elemen-elemen program etika organisasi yang efektif.

Meskipun kode dan standar khusus perusahaan tidak boleh bertentangan dengan standar
profesional auditor internal sendiri, auditor internal harus selalu menentukan, sebagai bagian
dari tinjauan pengendalian internal, bahwa ada kode tingkat perusahaan yang efektif. Setiap
perusahaan, tidak peduli ukurannya, harus memiliki pernyataan misi formal untuk
menjelaskan tujuan dan nilainya secara keseluruhan. Pernyataan misi harus menjadi sumber
arahan untuk memberi tahu karyawan, pelanggan, pemegang saham, dan pemangku
kepentingan lainnya untuk mengetahui apa yang diperjuangkan oleh perusahaan dan apa yang
tidak. Pernyataan misi perusahaan yang kuat merupakan elemen penting dalam setiap etika
dan inisiatif tata kelola perusahaan.

Pernyataan misi yang dibuat dengan buruk sering kali lebih berbahaya daripada kebaikan,
menciptakan anggota organisasi yang sinis dan tidak bahagia yang menolak perubahan. Jika
perusahaan tidak memiliki misi atau pernyataan nilai, mungkin ada nilai yang cukup besar
untuk mengumpulkan tim untuk mengembangkan pernyataan yang mencerminkan nilai dan
tujuan perusahaan secara keseluruhan. Pernyataan misi yang baik juga merupakan titik awal
yang baik untuk pesan nada-at-the-top manajemen senior di perusahaan saat ini.

Setelah perusahaan mengembangkan pernyataan misi baru atau merevisi yang sudah ada,
pernyataan itu harus diluncurkan ke semua anggota perusahaan dengan tingkat publisitas yang
baik. Menggunakan pendekatan tone-at-the-top, manajer senior harus menjelaskan alasan
pernyataan misi baru dan mengapa itu penting bagi perusahaan. Ini harus diposting di papan
reklame fasilitas, dalam laporan tahunan, di beranda perusahaan, dan di tempat lain untuk
mendorong semua pemangku kepentingan untuk memahami dan menerimanya.

Hampir setiap perusahaan menghadapi berbagai risiko yang membatasi operasi bisnis,
pertumbuhan, profitabilitas, atau area lainnya. Memahami lingkungan risiko perusahaan harus
selalu menjadi langkah pertama untuk meluncurkan program etika yang efektif. Sikap dan
risiko etika dapat dinilai melalui tinjauan yang ditargetkan atas temuan-temuan dari audit
sebelumnya atau melalui tinjauan khusus berdasarkan survei sikap etika karyawan dan
pemangku kepentingan. Survei etika adalah cara yang sangat baik untuk memahami sikap
perusahaan dan merupakan bantuan untuk mendukung proses tata kelola perusahaan.

Tim audit yang bertanggung jawab mungkin pernah memutuskan bahwa masalah "terlalu
kecil" untuk dimasukkan ke dalam ringkasan laporan audit akhir, tetapi temuan tersebut
sering kali menunjukkan potensi masalah sikap etis. Lebih buruk lagi, terkadang jenis temuan
ini dilaporkan dalam laporan audit hanya untuk diabaikan dalam tanggapan laporan. Survei
karyawan, pejabat, dan pemangku kepentingan yang dilakukan dengan benar dapat menjadi
cara terbaik untuk menilai sikap etis perusahaan. Idenya adalah mengumpulkan informasi
sebanyak mungkin tentang sikap dan praktik etis dari kelompok luas di perusahaan, seperti
pekerja pabrik (jika sesuai), staf kantor, manajer senior, vendor, dan lain-lain.

Berdasarkan setiap potensi bahaya yang mengganggu dari survei, mungkin yang terbaik
adalah memperluas proses survei surat. Kekhawatiran yang muncul dari survei awal tersebut
mungkin menunjukkan memperluas penilaian ke grup seperti pelanggan, agen, atau vendor.
Jika hasil survei diakhiri dengan tidak meyakinkan, langkah lain yang sesuai menyiapkan
serangkaian sesi kelompok fokus. Kelompok kecil karyawan dan pemangku kepentingan akan
diminta untuk membahas persepsi mereka tentang nilai-nilai etika perusahaan. Dengan
penekanan kuat bahwa setiap tanggapan dari sesi semacam itu dirahasiakan, fasilitator yang
terampil dapat memimpin kelompok yang dipilih melalui suatu diskusi. Upaya program etika
membutuhkan kode etik yang kuat serta proses whistleblower untuk memungkinkan
pelaporan pelanggaran etika.

Perusahaan yang efektif saat ini harus mengembangkan dan menegakkan kode etik yang
mencakup aturan etika, bisnis, dan hukum yang berlaku untuk semua pemangku kepentingan
perusahaan, semua karyawan bergaji dan per jam lainnya, atau pemangku kepentingan
kelompok yang lebih besar. Audit internal dapat menjadi peserta kunci dalam membantu
meluncurkan dan kemudian menentukan bahwa perusahaan memiliki kode etik efektif yang
mempromosikan praktik bisnis yang etis.

Kode etik harus berupa seperangkat aturan atau panduan yang jelas dan tidak ambigu yang
menguraikan apa yang diharapkan dari semua pemangku kepentingan perusahaan, baik
pejabat, karyawan, kontraktor, vendor, atau lainnya. Kode tersebut harus didasarkan pada
nilai dan masalah hukum di sekitar perusahaan. Kode etik harus berlaku untuk semua anggota
perusahaan dari tingkat paling senior hingga karyawan administrasi paruh waktu. Jika
dokumen mewakili kode etik baru atau bahkan revisi besar, perusahaan harus melakukan
upaya besar untuk mengirimkan salinannya kepada semua karyawan dan pemangku
kepentingan.

Kode etik baru dapat dikomunikasikan melalui video oleh CEO, webcast, sesi pelatihan, atau
cara lain untuk mengkomunikasikan pentingnya dan maknanya. Metode komunikasi khusus
mungkin digunakan untuk kelompok lain seperti vendor atau kontraktor, tetapi tujuan
perusahaan harus membuat semua pemangku kepentingan secara resmi mengakui bahwa
mereka akan mematuhi kode etik. Tanggapan harus dicatat pada database yang
mencantumkan nama karyawan dan tanggal peninjauan dan penerimaan atau ketidakterimaan
mereka.
Idenya adalah agar setiap orang semua pemangku kepentingan menerima kode etik dan
menyetujui persyaratannya. Jika seseorang menolak untuk menerima kode karena pertanyaan,
supervisor atau orang lain harus mendiskusikan masalah tersebut dengan orang tersebut untuk
mendapatkan penyelesaian akhir. Perusahaan harus mengharapkan semua karyawan setuju
untuk menerima dan mematuhi kode etiknya. Mengikuti kode etik hanyalah aturan kerja
lainnya, dan kegagalan yang konsisten untuk mematuhi aturannya harus menjadi dasar untuk
penghentian.

Jika perusahaan mengeluarkan kode etik yang kuat bersama dengan pesan dari CEO tentang
pentingnya praktik etika yang baik, semua pemangku kepentingan diharapkan untuk
mengikuti aturan tersebut. Namun, kita semua tahu bahwa orang adalah manusia dan akan
selalu ada beberapa yang melanggar aturan atau berada di pinggir. Banyak dari mekanisme
pelaporan tersebut dapat ditangani melalui fasilitas whistleblower. Pelanggaran potensial
lainnya harus ditangani di tingkat yang berbeda. Sebuah proses harus ditetapkan untuk
melaporkan semua jenis pelanggaran etika.

Selain fasilitas whistleblower, perusahaan harus menetapkan mekanisme lain untuk

melaporkan potensi pelanggaran kode etik. Beberapa orang mungkin tidak ingin
menghubungi fungsi hotline etika, alamat kotak pos terkadang sangat efektif. Pemangku
kepentingan dapat didorong untuk menulis ke alamat seperti itu, secara anonim atau tidak,
untuk melaporkan pelanggaran etika. Berdasarkan tanggapan ini, fungsi etika, sumber daya
manusia, atau beberapa fungsi lain yang sesuai di perusahaan harus menyelidiki masalah
tersebut dan mengambil tindakan seperlunya.

Ketika pelanggaran ditemukan, masalah tersebut harus diselidiki dan tindakan diambil secara
konsisten, tidak peduli peringkat pemangku kepentingan perusahaan. Jika tidak, akan ada
suasana di mana aturan tampaknya hanya berlaku untuk beberapa orang. Perusahaan harus
meninjau kode etik yang diterbitkan secara berkala. Setidaknya sekali setiap dua tahun untuk
memastikan panduan tersebut masih berlaku dan terkini. Perubahan kode etik tidak boleh
dianggap enteng. Revisi apa pun harus melalui proses pengumuman dan peluncuran yang
sama seperti yang dijelaskan sebelumnya untuk pengenalan kode. Kode yang direvisi harus
dikeluarkan untuk semua pemangku kepentingan bersama dengan penjelasan tentang
perubahan dan persyaratan untuk mengakui kembali penerimaan.

Saat karyawan baru dan pemangku kepentingan lainnya bergabung dengan perusahaan,
mereka harus diberikan kode etik yang ada dengan persyaratan yang sama seperti mereka
membaca dan menegaskan dokumen. Pertimbangan mungkin diberikan ke webcast untuk
menjelaskan dan mendidik karyawan baru tentang kode etik dan komitmen perusahaan
terhadapnya. Audit internal harus memainkan peran kunci dalam mempromosikan kode dan
memantau kepatuhan melalui tinjauan audit dan kontak berkelanjutan melalui perusahaan.

Fungsi whistleblower adalah fasilitas di mana karyawan atau pemangku kepentingan yang
melihat beberapa bentuk kesalahan dapat melaporkannya secara independen dan anonim
kepada perusahaan atau otoritas regulasi tanpa takut akan pembalasan. Whistleblower
dirancang untuk melindungi karyawan yang merasa telah menemukan kesalahan alih-alih
untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan. Hampir semua tindakan personel yang
diambil terhadap karyawan whistleblower, termasuk penurunan pangkat atau skorsing,
berpotensi dikenakan tindakan hukum. Seorang karyawan atau pemangku kepentingan yang
mendaftarkan pengaduan pelapor akan dilindungi sampai masalah tersebut diselesaikan.