Konsep Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

1.    Pengertian pemanfaatan Sarana dan prasarana

Menurut kamus besar bahasa indonesia, pemakaian atau pemanfaatan diartikan
sebagai aktivitas atau pembuatan pemakai. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa
pemakaian atau pemanfaatan adalah kegiatan memakai suatu barang atau produk
untuk mencapai tujuan tertentu.
Pada era modern serta globalisasi ini, tentu sudah banyak perusahaan yang
memiliki sarana dan prasarana kantor yang lengkap, sehingga sangat menunjang proses
produksi dalam suatu perusahaan. Akan tetapi, tidak sedikit yang berpendapat bahwa
tingkat kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana tidak dapat dipertahankan secara
terus temerus. Sementara itu, ketersediaan sarana dan prasarana seringkali tidak
secepat yang diharapkan. Oleh karena itu, diupayakan pengelolaan pemakaian dan
pemanfaatan sarana dan prasaran secara baik, agar kualitas dan kuantitas sarana
prasarana dapat dipertahankan dalam waktu yang relatif lebih lama.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam hal pemakain serta pemanfaatan
sarana dan prasarana kantor agar mendukung proses produktivitas dalam sebuah
perusahaan, yaitu sebagai berikut :
a.         Kesesuaian antara alat dengan tujuan perusahaan
b.         Tersedianya sarana dan prasarana penunjang
c.         Tujuan yang akan dicapai
d.         Jenis produk perusahaan

2.    Prinsip Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

Terdapat dua prinsip pemanfaatan sarana dan prasarana kantor yang harus
diperhatikan, yaitu sebagai berikut :
a. Prinsip Efisiensi : prinsip efisiensi berarti dan semua pemakaian sarana dan
prasarana kantor harus dilakukan secara hemat dan hati-hati sehingga semua
perlengkapan yang ada tidak mudah habis, rusak, atau hilang.
b. Prinsip Efektivitas : prinsip efektivitas berarti semua pemakaian sarana dan
prasarana kantor di sebuah perusahaan harus ditujukan semata mata dalam
memperlancar pencapaian tujuan perusahaan, baik secara langsung maupun
tidak langsung.
 Pada perkantoran modern, administrasi sarana dan prasarana memegang teguh
prinsip efisiensi dan evektifitas dengan maksud untuk menghindari adanya
pemborosan. Pemborosan terjadi karena dua faktor, yaitu sebagai berikut.
 Sikap mental boros dapat terjadi karena ketidak pedulian pada berfungsinya alat
atau barang yang digunakan pegawai.
 Kurangnya keterampilan pemborosan sarana dan prasarana diakibatkan oleh
kurangnya keterampilan dalm menyelesaikan tugas. Adapun dalam
melaksanakan tugasnya, para pegawai sering melakukan kesalahan.
Berdasarkan aspek pemanfaatanya, barang yang menjadi sarana dan prasarana
kantor dibedakan menjadi dua yaitu :
 Barang habis pakai
 Barang tidak habis pakai

3.    Petunujuk Pemanfaatan Sarana dan Prasarana Kantor

a. Melaksanakan pengawasan dan pembinaan secara terus-temerus terhadap
kegiatan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor oleh personel perusahaan
b. Melatih semua personel perusahaan untuk mengoprasikan dan merawat sarana
dan prasarana kantor sesuai dengan petunjuk teknis yang telah disesuaikan
c. Memotivasi semua personel yang telah dilatih agar selalu menggunakan  sarana
dan prasarana kantor berdasarkan petunjuk teknis yang telah disediakan.
d. Mengingatkan bagian pengadaan agar tidak lupa meminta petunjuk teknis
pemakaian kepada toko ataupun penjual ketika membeli peralatan dalam
perkantoran.
e. Mengkaji dan memahami semua isi petunjuk teknis pemanfaatan serta
mendeskripsikan kembali dalam bentuk yang sekiranya lebih mudah dipahami
semua pihak yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor tersebut.
f. Menyampaikan isi petunjuk yang telah di deskripsikan kepada semua pihak atau
personel perusahaan yang akan menggunakan sarana dan prasaran kantor.
4. Pengaturan kegiatan pemakaian serta pemanfaatan sarana dan prasaran
kantor
Sistem pengaturan yang digunakan sebelum alat-alat kantor dapat dioperasikan
disebut dengan istilah pengaturan awal. Kegiatan pengaturan awal terdiri atas beberapa
langkah yaitu :
a. Memberikan identitas pada alat, yaitu nomor inventaris dengan kode tertentu
untuk jenis tertentu.
b. Pencatatan alat kedalam buku inventaris
c. Penempatan alat kedalam ruang atu lemari yang sudah diberikan kode tertentu.
Berkaitan dengan pengaturan serta pemanfaatan sarana dan prasarana kantor
maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu sebagai
berikut:
 Alat alat langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti
mesin kantor, perabot kantor, dan alat komunikasi kantor.
 Alat alat tidak langsung yang berkaitan dengan produktivitas perusahaan seperti
bangunan perusahaan, meja, kursi, dan kamar kecil.

5.    Pemanfaatan saran dan prasana kantor

a. Banyaknya sarana dan prasarana
b. Banyaknya ruangan dalam suatu perusahaan
c. Banyaknya personel dalam suatu perusahaan
Adanya penggunaan asas sentralisasi dan desentralisasi maka pengaturan
pemanfaatan sarana dan prasaran kantor dapat dilaksanakan dengan beberapa tatanan
yaitu :
a.    Sarana dan prasarana untuk kegiatan produktivitas tertentu
b.    Sarana dan prasaran untuk menunjang beberapa kegiatan sekaligus
Pengaturan sarana dan prasaran diantaranya :
 Sarana dan prasarana digunakan secara bergantian
 Sarana dan prasaran disimpan dalam ruangan tertentu. Personel perusahaan
yang memiliki kepentingan atas alat tertentu akan datang keruangan tempat
alat tersebut disimpan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memanfaatkan sarana dan
prasarana kantor yaitu sebagai berikut :
 1) Hendaknya kegitan kegiatan pokok perusahaan merupakan prioritas utama
dalam memanfaatkan saran dan prasarana kantor.
2) Waktu dan jadwal pemanfaatan hendak dilakukan dengan melihat kalender
produksi suatu perusahaan.
3) Penugasan atau penunjukan  personel sesuai keahlian pada bidangnya agar
pemanfaatan sarana dan prasarana tidak cepat rusak.

6.    Praktik pemanfaatan sarana dan prasarana kantor

Ada beberapa pemanfaatan sarana prasarana di kantor, yaitu meliputi pemanfaatan
peralatan atau perlengkapan kantor (ATK), pemanfaatan mesin mesin kantor,
pemanfaatan perabot kantor dan pemanfaatan alat komunikasi kantor.
a.    Pemanfaatan perlengkapan kantor atau alat tulis kantor
b.    Pemanfaatan mesin-mesin kantor
c.    Pemanfaatan perabot kantor
d.    Pemangaatan alat komunikasi kantor.