I.

Penentuan Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi dua tahap, yaitu:
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan akan dirancang beberapa hal mendasar seperti tujuan
komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok yang akan disampaikan serta
saluran atau media yang akan digunakan. Ada tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan seperti mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens serta memilih
saluran dan media yang akan digunakan.
2. Pengorganisasian
Tahap berikutnya ialah mengorganisasikan ide yang akan dituangkan dalam
bentuk draf. Setelah ide sudah berupa kata, kalimat dan paragraf maka perlu
diperhatikan apakah kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan
benar. Perlu adanya pengecekan dan perbaikan apabila ada hal-hal yang masih
dianggap kurang efektif.

II. Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan pesan bisnis maka perlu mengetahui tujuan dari komunikasi
tersebut.Tujuan harus jelas dan dapat diukur sesuai dengan organisasi.
1. Tujuan harus jelas
2. Tujuan yang jelas tentu saja akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan
yang dituju. Tujuan yang jelas juga akan membantu proses keputusan.
3. Keputusan untuk meneruskan pesan
4. Sebelum menyampaikan suatu pesan perlu diperhatikan apakah pesan yang akan
disampaikan benar-benar diperlukan.
5. Keputusan untuk menanggapi audiens
6. Komunikator perlu mempertimbangkan motif dari para audiens untuk
mendapatkan tanggapan mereka.
7. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
8. Komunikator perlu memasukan informasi yang penting saja demi mencapai tujuan.
9. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
10. Media komunikasi dapat berupa lisan atau tulisan.
 Tujuan Komunikasi Bisnis
1) Memberi informasi
Tujuan dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
 2) Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
3) Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga ialah melakukan kerja sama bisnis atau berkolaborasi dengan
orang lain. Melalui komunikasi seseorang dapat bekerja sama dengan orang lain
dengan cara yang mudah.

 Cara menguji tujuan

Untuk menguji suatu tujuan yang baik perlu dilakukan hal berikut:
1) Realistik
Tujuan yang akan disampaikan harus realistik, artinya ide atau gagasan yang
akan disampaikan harus sesuai dengan kemampuan yang ada tanpa mengarang-
ngarang.
2) Waktu yang tepat
Waktu yang tepat perlu dipertimbangkan dalam penyampaian suatu ide atau
gagasan.
3) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Dalam mencapai tujuan yang baik maka diperlukan ketepatan sesorang yang
menyampaikan pesan tersebut.
4) Tujuan selaras dengan tujuan perusahaan
Tujuan yang akan disampaikan haruslah sesuai dengan tujuan dari organisasi
atau perusahaan tersebut.

III. Analisis Audience

1. Cara mengembangkan profil audiens
Komunikator perlu untuk melakukan penyelidikan untuk mengantisipasi reaksi
audiens.
2. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Perilaku audiens berbeda menurut jumlahnya yang besar dan sedikit, masing-masing
akan memunculkan reaksi yang berbeda. Semakin banyaj audiens maka semakin
beragam juga jenis-jenis latar belakangnya. Oleh karena itu komunikator harus
pandai-pandai menentukan cara penyampaian pesan yang benar dan sesuai.
 3. Siapa audiensnya
Perlu diteliti berapa banyak audiens yang dituju, apabila lebih dari satu orang maka
perlu mengidentifikasi posisi mereka. Biasanya yang memegang posisi oenting adalah
mereka yang memiliki organisasional tinggi, namun ada juga yang posisinya rendah
tapi karena kelebihannya dalam bidang tertentu memiliki justru kunci dalam materi
yang akan disampaikan.

4. Reaksi audiens
Setelah mengetahui audiens, maka perlu diperhatikan reaksi yang mungkin saja
disebabkan oleh para audiens. Apabila reaksi yang dihasilkan kurang berdiskusi maka
sebaiknya presentasi langsung dituju pada kesimpulan dan saran.

5. Tingkat pemahaman audiens

Dalam penyampaian pesan, latar belakang audiens perlu diselidiki melalui tingkat
pendidikan, usia dan juga pengalamannya agar penyampaian pesan dapat disesuaikan.

6. Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan-pesan yang
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat
menunjukan tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

IV. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok
yaitu ide pokok (main idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.
Tipik adalah subjek pesan yang lebih luasm sedangkan ide pokok adalah pernyataan
tentang suatu topic yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut sehingga dapat
diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa
yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim
pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin
jelas. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia
sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-
ide pokok yang disampaikan harus mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
V. Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide yang disampaikan
melalui dua saluran, yaitu:
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communication) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini
digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convient). Kelebihan lain dari
komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis.
2. Komunikasi tertulis
Pesan tertulis memilik macam bentuk, seperti surat, memo, proposan dan
laporan. Kelebihan komunikasi tertulis adalah seorang penulis memiliki kesempatan
untuk merencanakan pesan mereka. Format tulisan juga diperlukan apabila informasi
yang akan disampaikan kompleks maka dibutuhkan catatan untuk referensi.