Lampiran : Keputusan Direktur RSUD Ngimbang

Lamongan
Nomor : 188/365/KEP/413.216/2017
Tanggal : 10 Mei 2017

PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN

BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat dan mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan dan mencatat hasil
pelayanannya. Penerimaan pasien rawat inap adalah prosedur menerima
pasien baru untuk rawat inap sesuai dengan kondisi pasien dan
pelayanan yang ada di rumah sakit. Tujuan dari kegiatan tersebut yaitu :
1. Meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan medis pasien yang sama. Sehingga mencegah
terjadinya duplikasi nomer rekam medis.
2. Memastikan standarisasi pendaftaran pasien rawat jalan dan
penerimaan pasien rawat inap.
3. Memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pasien dan keluarga
sesuai dengan prosedur yang ada dengan tenaga yang professional.
4. Mempermudah proses pemberian pelayanan rawat jalan pasien
5. Memperoleh informasi data demografi dan kebutuhan layanan pasien
dirawat jalan.
6. Sebagai pencatatan data layanan yang digunakan oleh unit terkait
7. Untuk Proses Pengidentifikasian awal pasien di Rawat Jalan
8. Ruangan siap memberikan pelayanan ke pasien
9. Pasien bisa langsung menempati ruang perawatan serta
memberikan rasa aman dan nyaman kepada pasien.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan di unit emergency 24 jam/ hari, 7

hari/ minggu. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan yang dapat dilakukan pada saat bersamaan. Pasien dapat
melakukan akses pendaftaran melalui 3 tempat :
1. Lewat loket pendaftaran Rawat jalan
2. Rawat Inap lewat TPPRI buka 24 jam
3. Pasien rawat jalan diluar jam dinas pendaftaran dilayani di IGD
Pasien dapat mengakses pelayanan melalui booking per telpon
maupun datang langsung. Pasien hanya dapat dilayani di Rumah
Sakit Umum Daerah Ngimbang Lamongan hanya apabila terdapat
layanan yang dibutuhkan pasien di Rumah Sakit Umum Daerah
Ngimbang Lamongan. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain
hanya apabila di Rumah Sakit Umum Daerah Ngimbang Lamongan
tidak tersedia layanan yang dibutuhkan oleh pasien.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 2
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1 Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan

Penerimaan pasien rawat jalan adalah Proses penerimaan dan
pencatatan data demografi pasien serta data kebutuhan pelayanan
pasien berobat jalan.
Prosedur pelaksanaan sebagai berikut :
1. Pasien datang di bagian pendaftaran dan diterima oleh petugas
front office
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien
baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa
kartu berobat atau kartu hilang ) atau pasien lama
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru maka petugas mendaftar
pasien sebagai berikut :
a. Petugas mencetak kartu pasien sesuai identitas yang ada di
KTP dan no registrasi pasien. Untuk pasien usia kurang dari
17 tahun, identitas bisa dilihat dari akta lahir atau KK
b. Petugas menyerahkan kartu identitas berobat kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membawa rekam medis pasien ke rawat
jalan
4. Jika pasien tersebut adalah pasien lama maka petugas mendaftar
pasien sebagai berikut :
a. Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
b. Petugas mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju
c. Petugas membuat no register baru dengan no RM lama
pasien
d. Petugas mengambil rekam medis pasien kemudian
mengantarkan kepada unit rawat jalan.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 3
 Unit rawat jalan :
a. Petugas di unit rawat jalan memberikan pelayanan kesehatan
pada pasien
b. Apabila pasien perlu dilakukan rujukan ke unit pemeriksaan
penunjang lain, maka petugas mengkonsulkan pasien pada
sistem dan mengantarkan pasien pada unit yang dituju
c. Apabila pelayanan telah selesai petugas meminta pasien
menyelesaikan administrasi di bagian pembayaran
Penundaan Layanan
1. Jika dokter datang terlambat/ tidak hadir/ dokter pengganti
dengan kondisi:
Pasien sudah datang, maka petugas pendaftaran
menginformasikan kepada pasien secara Iangsung tentang
perubahan jadwal praktek dokter dan memberikan alternatif
layanan baik di dalam maupun di luar rumah sakit.
2. Jika dalam proses menunggu kondisi pasien lemah dan
membutuhkan penanganan segera, maka petugas pendaftaran
berkoordinasi dengan perawat poliklinik untuk melakukan triase
terhadap pasien tersebut dan menginformasikan kepada
pasien/ keluarga pasien bahwa layanan akan dipindahkan ke
IGD (Instalasi Gawat Darurat).
3. Jika pasien dalam kondisi tergesa - gesa, maka dapat
disarankan untuk periksa ke dokter pengganti.
4. Jika pasien menolak ke dokter pengganti, maka petugas
pendaftaran rawat jalan menawarkan untuk penjadwalan ulang.

Hal yang diperhatikan

Setelah pasien mendapatkan pelayanan, ada beberapa
kemungkinan dari setiap pasien, yaitu :
1. Pasien boleh pulang.
2. Pasien dirujuk/ dikirim ke rumah sakit lain.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 4
 3. Pasien harus dirawat
4. Bagi pasien rawat jalan yang harus dirawat maka petugas
poliklinik akan memberikan surat pengantar atau permohonan
rawat inap yang telah diisi dan di tandatangani oleh dokter untuk
diserahkan pada petugas pendaftaran. Selanjutnya pasien
didaftar untuk dilakukan rawat Inap sesuai dengan SPO
Pendaftaran Pasien Rawat Inap.
5. Pasien menolak pemberian pelayanan yaitu pasien yang
menolak perawatan di RSUD Ngimbang

3.2 Jenis pendaftaran

Pasien dapat didaftarkan masuk rumah sakit oleh dokter DPJP
yang memiliki SIP di Rumah Sakit Umum Daerah Ngimbang
Lamongan. Dokter spesialis akan menjabarkan secara umum kondisi
pasien pada surat pengantar masuk rumah sakit. Penerimaan pasien
non emergency atau pasien rujukan ke Rumah Sakit Umum Daerah
Ngimbang Lamongan harus dilakukan verifikasi terlebih dahulu
mengenai kelayakan pasien serta ketersediaan pelayanan pada unit
pelayanan sesuai kebutuhan pasien.
Jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif)
Merupakan pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah
direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan pelayan
rawat inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum data yang
ditentukan.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan
Pasien didaftarkan secara langsung dari rawat jalan Rumah Sakit
Umum Daerah Ngimbang Lamongan untuk mendapatkan
pelayanan rawat inap setelah pasien konsultasi dengan dokter
spesialis yang merawat di rawat jalan.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 5
 3. Pendaftaran dari unit emergency
Pasien dari IGD yang memerlukan pelayanan rawat inap harus
mendaftarkan ke bagian pendaftaran dan mengisi formulir
pendaftaran untuk selanjutnya dicarikan kamar yang tersedia di
unit rawat inap
4. Pendaftaran pasien observasi
Pasien dapat di observasi IGD maksimal 6 jam sejak pasien
masuk rumah sakit yang untuk selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan rawat inap
di rumah sakit atau pasien dipulangkan. Ketika pasien diputuskan
untuk rawat inap maka pasien harus mengisi formulir yang ada
untuk kemudian diberikan kamar yang tersedia.
5. Pasien rujukan dari rumah sakit lain
Ketika permintaan transfer diterima oleh petugas di bagian
pendaftaran untuk selanjutnya di koordinasikan/ dikomunikasikan
kepada petugas yang berkompeten apakah pasien tersebut dapat
diberikan pelayanan di unit rawat inap Rumah Sakit Umum
Daerah Ngimbang Lamongan. Apabila dapat diberikan pelayanan
maka petugas dapat melakukan pendataan melalui telepon
terlebih dahulu, untuk selanjutnya dilakukan konfirmasi data saat
pasien tiba dan diberikan kamar yang tersedia.

3.3 Proses penerimaan pasien rawat inap :

1. Dokter menganjurkan pasien untuk rawat inap.
2. Atas persetujuan pasien/keluarga/penanggungjawab pasien, perawat
IGD/POLI memberitahu TPPRI bahwa pasien akan dirawat inap.
3. Perawat mengarahkan keluarga / penanggungjawab pasien untuk
mendaftarkan pasien rawat inap ke TPPRI.
4. Untuk pasien yang masuk melalui IGD, TPPRI menanyakan Kartu
Berobat pasien (untuk pasien lama) atau mencatat data / identitas
pasien dengan lengkap (untuk pasien baru).

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 6
Untuk Pasien Umum
4.1. TPPRI menawarkan tarif jasa Rawat Inap secara jelas kepada
pasien.
4.2. Apabila sudah ada kesepakatan dari keluarga / penanggungjawab
pasien, maka TPPRI memberikan form “Surat Pernyataan
Pembayaran” kepada keluarga / penanggung-jawab pasien untuk
diisi dan ditanda tangani
4.3. TPPRI meminta jaminan rawat inap kepada keluarga /
penanggungjawab pasien berupa KTP/SIM atau tanda pengenal
lainnya
4.4. Setelah form “Surat Pernyataan Pembayaran“ diisi dan ditanda
tangani oleh pasien, berikan form tersebut ke bagian Rekam Medis
untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat Inap sesuai dengan
Nomor Rekam Medik dan selanjutnya Status Pasien Rawat Inap
diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke IGD/POLI yang dituju.
Untuk Pasien dengan Menggunakan Asuransi
5.1. Menanyakan kepemilikan asuransi kesehatan yang dimiliki pasien
5.2. Bila pasien masuk pada jam kerja, minta pasien untuk mengambil
jaminan yang dikeluarkan oleh Perusahaan / Asuransi terkait. Bila
pasien masuk diluar jam kerja, jaminan diambil keesokan harinya,
pada saat jam kerja.
5.3. Meminta lembar jaminan, photo copy kartu asuransi, dan surat
rujukan dari Puskesmas (kecuali kasus emergency) sebagai
pelengkap tagihan.
5.4. Meminta pasien melengkapi persyaratan lainnya yang
berhubungan dengan tagihan asuransi yang dimiliki.
5.5. Bila syarat adiminstrasi belum lengkap, keluarga / penanggung-
jawab pasien diberi waktu maksimal 2x24 jam untuk memenuhi
persyaratannya (selama pasien rawat inap). Jika tidak dipenuhi,
pasien dianggap UMUM.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 7
 5.6. Tentukan dan beritahu keluarga / penanggung-jawab pasien
tentang kamar yang akan ditempati oleh pasien sesuai dengan
jatah yang telah ditentukan asuransi yang terkait, dengan
mengelompokan Dewasa ( Pria / Wanita ) dan atau Anak.
5.7. Bila pasien meminta untuk naik kelas perawatan (kecuali
JAMKESMAS dan BPJS-PBI ), berikan “Surat Pernyataan
Kesediaan Pembayaran Selisih Biaya” untuk diisi dan
ditandatangani oleh pasien/keluarga pasien.
5.8. TPPRI meminta jaminan rawat inap kepada keluarga /
penanggungjawab pasien (khusus kepada pasien yang minta naik
kelas perawatan) berupa KTP/SIM atau tanda pengenal lainnya
5.9. Setelah form “Surat Pernyataan kesediaan Pembayaran Selisih
Biaya“ diisi dan ditanda tangani oleh keluarga / penanggungjawab
pasien (khusus pasien yang minta naik kelas perawatan), berikan
form tersebut ke bagian Rekam Medis.
6. Seluruh berkas administrasi rawat inap yang telah rampung diberikan
ke bagian rekam medik untuk dicarikan berkas Status Pasien Rawat
Inap sesuai dengan Nomor Rekam Medik dan selanjutnya Status
Pasien Rawat Inap diantarkan oleh petugas Rekam Medis ke
IGD/POLI yang dituju.
7. Petugas Rekam Medik mencatat di buku kunjungan pasien dan
memberi tanda Rawat Inap.
8. TPPRI menginformasikan ke bagian rawat inap mengenai kamar yang
akan dipergunakan pasien guna mempersiapkan segala kelengkapan
dan fasilitasnya.
9. Perawat mempersiapkan ruangan pasien baru.
10. Setelah ruang rawat inap siap, perawat memberitahu TPPRI bahwa
ruangan telah siap untuk ditempati.
11. TPPRI memberitahu perawat POLI/IGD ruangan yang telah
dipersiapkan.
12. Perawat POLI/IGD mengantar pasien ke ruangan rawat inap

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 8
3.4 Pengaturan Kamar Rawat Inap
Alokasi kamar di unit rawat inap Rumah Sakit Umum Daerah
Ngimbang Lamongan dibedakan berdasarkan :
1. Unit ranap lantai 1
a. Kamar kelas 3
b. Kamar kelas 2
c. Ruang Isolasi
d. Ruang VK
e. Ruang Bayi
2. Unit ranap lantai 2
a. Kamar kelas 3
b. Kamar kelas 2
c. Ruang Anak
d. Kamar kelas 1
e. Kamar kelas vvip
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran.
Pasien diperbolehkan memilih kelas kamar yang diinginkan
terkecuali pasien dengan kebutuhan ruang isolasi dan pelayanan
intensif.

3.4. Penahanan Pasien untuk Observasi

A. Pengertian
1. Prioritas 1 (P1) adalah suatu keadaan yang memerlukan
pertolongan segera dan apabila hal tersebut tidak dilakukan
akan berakibat kecacatan organ bahkan kematian, pasien ini
akan dirawat di ruang prioritas 1 (ruang resusitasi).
2. Prioritas 2 (P2) adalah suatu keadaan yang memerlukan
pertolongan segera, dan bila hal tersebut tidak dilakukan akan
terjadi suatu kegawatan, pasien ini akan dirawat di ruang
prioritas 2 (ruang kritis).

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 9
 3. Prioritas 3 (P3) adalah suatu keadaan yang tidak memerlukan
pertolongan segera, pasien akan dirawat di ruang prioritas 3
(ruang rawat jalan).
4. Prioritas 4 (P4) adalah pasien telah meninggal dunia saat datang
ke IGD.
B. Tujuan
1. Memberikan pelayanan yang tepat kepada semua pasien yang
datang ke IGD sesuai dengan kategori triasenya.
2. Memberikan pelayanan sementara hingga pasien mendapatkan
ruangan yang sesuai dengan penyakitnya
C. Prosedur
Sesuai fungsinya penanganan pasien di Instalasi Gawat Darurat harus
dilakukan secara cepat dan tepat sehingga perlu batasan waktu
penanganannya di IGD sbb.:
a. Prioritas-1 : pasien ditatalaksana oleh dokter IGD, kemudian
dilakukan obsevasi hingga stabil
b. Prioritas-2: pasien ditatalaksana oleh dokter IGD hingga
diagnosis kerja ditegakkan, selama diagnosis kerja belum
tegak maka pasien diobservasi paling lama 2 (dua) jam
untuk kemudian dipulangkan atau dirawat inapkan.
c. Prioritas-3 : segera dipulangkan setelah diberi terapi yang
sesuai.

3.5 Observasi Pasien di IGD

A. Pengertian
Observasi pasien adalah memantau keadaan pasien gawat.
B. Tujuan
Sebagai acuan pemantauan/ observasi penderita gawat agar
selamat jiwanya
C. Prosedur
1. Penderita gawat harus di observasi

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 10
 2. Observasi dilakukan tiap 5 – 15 menit sesuai dengan tingkat
kegawatannya.
3. Observasi dilakukan oleh paramedis perawat, bila perlu oleh
dokter.
4. Hal-hal yang perlu diobservasi sebagai berikut :
a. Tanda-tanda vital : Tensi, Nadi, Respirasi/ pernafasan dan
suhu.
b. Kelancaran jalan nafas ( airway)
c. Kelancaran pemberian O 2
d. Kelancaran tetesan infus
e. Input dan output pasien (urine/ cairan NGT/ drain WSD).
5. Apabila dalam masa observasi keadaan pasien berubah
(memburuk atau membaik) maka perawat yang melakukan
observasi akan melaporkan kepada dokter jaga.
6. Apabila kasus penyakitnya diluar kemampuan Dokter UGD
maka perlu dirujuk
7. Observasi dilakukan maksimal 2 jam, selanjutnya diputuskan
penderita bisa pulang atau rawat inap.
8. Perkembangan penderita selama observasi dicatat dilembar
observasi.
9. Setelah observasi tentukan apakah penderita perlu : rawat jalan
/ rawat inap / rujuk.

3.6 Penanganan Pasien Bila Tempat Tidur Penuh

A. Pengertian
Tindak lanjut terhadap pasien yang akan rawat inap di RSUD
Ngimbang Lamongan tetapi ruangan yang dituju penuh/ tidak
tersedia.
B. Tujuan
1. Memberikan pelayanan bagi pasien yang akan masuk ruang
rawat inap.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 11
 2. Agar tercapainya kebutuhan dan meningkatkan mutu asuhan
pasien dengan memaksimalkan pelayanan yang tersedia di
rumah sakit.
C. Prosedur
1. Pada kasus dimana pasien membutuhkan perawatan rawat inap
namun unit rawat inap yang sesuai dengan kondisi pasien
penuh, maka petugas rumah sakit akan menyampaikan
beberapa alternatif solusi;
- Pasien tersebut akan di titipkan pada ruang lainnya yang
memiliki fasilitas memadai dan menyerupai sampai unit
rawatan yang diperlukan kembali tersedia.
- Jika pasien tidak bersedia, maka pasien akan di rujuk ke
rumah sakit yang sesuai dengan kebutuhan pasien. Petugas
kasir akan menyelesaikan administrasi yang dibutuhkan untuk
pasien yang dirawat, atau dirujuk.
- Dokter melengkapi informasi klinis dan pengelolaan yang telah
diberikan dalam surat rujukan dan dikirim kerumah sakit
rujukan bersama pasien.
- Apabila seluruh rumah sakit yang ada di sekitaran tidak bisa
menyedikan fasilitas perawatan yang dibutuhkan pasien
tersebut, maka pihak rumah sakit akan menyampaikan
informasi tersebut kepada pasien dan menyediakan ruangan
khusus dengan segala yang rumah sakit miliki secara optimal
- Segala keputusan pasien tentang alternatif solusi yang
ditawarkan di dokumentasikan dalam rekam medik.
2. Segala prosedur pengelolaan terhadap pasien tersebut di
berikan tanggung jawab penuh kepada dokter yang merawat
dengan tidak mengurangi kualitas perawatan dan pelayanan
meskipun tidak di rawat pada unit rawat yang di tuju.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 12
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasikan semua informasi yang sudah diberikan kepada pasien

dan keluarga pada rekam medik.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan & Penerimaan Pasien Rawat Inap
RSUD Ngimbang Lamongan 13