Waste ada di mana-mana.

Ini mempengaruhi banyak hal dalam hidup kita, bukan hanya

dalam pekerjaan kita. Walaupun Kaizen umumnya diterapkan dalam konteks perusahaan,
filosofinya ternyata bisa kita gunakan untuk memperbaiki proses kerja kita juga.
Menggunakan Kaizen, kita akan mampu mencapai kondisi total dan keseimbangan
antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Kali ini, kami akan memaparkan bagaimana cara
menggunakan Kaizen untuk memperbaiki rutinitas kerja kita sebagai individu, baik dalam
pekerjaan kantor, pekerjaan terkait hobi, ataupun proyek di rumah.
Pada tahun-tahun setelah Perang Dunia II, para eksekutif di perusahaan manufaktur
mobil Amerika mengunjungi pabrik-pabrik Toyota di Jepang untuk mempelajari
bagaimana perusahaan itu dapat memproduksi begitu banyak kendaraan dengan begitu
cepat.
Mereka menemukan filosofi yang memanusiakan manusia—yang mendorong inovasi
pabrikan—yang secara intrinsik memotivasi pekerja untuk mengubah proses, prosedur,
dan diri mereka sendiri menjadi lebih baik.
Alih-alih menghukum pekerja karena kesalahan yang mereka perbuat, Toyota
mendorong pekerja untuk menghentikan produksi setiap saat untuk memperbaiki
masalah atau memberikan saran kepada manajemen tentang cara mengurangi waste
dan meningkatkan efisiensi. Akibatnya, di pabrik-pabrik Toyota hanya terjadi lebih
sedikit kesalahan mahal dan memperoleh keuntungan dari perbaikan yang konsisten.
Filosofi ini—yang disebut Kaizen—adalah salah satu ‘oleh-oleh’ yang dibawa pulang para
eksekutif Amerika ke negara mereka. Sejak saat itu, Kaizen telah merevolusi banyak
industri, mulai dari perawatan kesehatan hingga pengembangan perangkat lunak.
Sederhananya, pendekatan Kaizen didasarkan pada keyakinan bahwa perbaikan yang
terus menerus dan bertahap (continuous improvement) akan mewujudkan perubahan
substansial dari waktu ke waktu.
Ketika tim atau kelompok pekerja di sebuah pabrik menerapkan Kaizen, mereka tak
mengalami ketidak-puasan, keresahan, dan kesalahan yang sering terjadi berbarengan
dengan inovasi besar. Hal itu selaras dengan makna kata dalam bahasa Jepang
“kaizen,” yakni “perubahan yang baik.”
Sementara Kaizen biasanya diterapkan pada proses industri seperti rantai pasokan dan
logistik, filosofi ini juga berguna dalam konteks produktivitas pribadi dan kebiasaan
kerja individu. Anggap saja Kaizen sebagai antidot dari kata-kata motivasi “go big or go
home” sering kita temukan di newsfeed kita.
Kaizen bukan tentang bekerja lebih banyak dan lebih keras, tetapi lebih tentang
penyesuaian yang bijaksana, menerima kegagalan, dan menerapkan pembelajaran agar
kita bisa bekerja lebih baik.
Prinsip dasar pendekatan Kaizen
Yang mendasari pendekatan Kaizen adalah dedikasi untuk meningkatkan efektivitas,
kepuasan, dan dan mengurangi waste (tindakan atau langkah apa pun dalam proses
yang tidak menambah value/nilai).
Prinsip inti dari Kaizen meliputi:
 Membakukan suatu proses sehingga dapat diulang dan diorganisir
 Berfokus pada kemampuan mengukur dan mengevaluasi kemajuan
menggunakan data
 Membandingkan hasil dengan target (apakah kita memenuhi janji kita?)
 Inovasi cara-cara baru dan lebih baik untuk mencapai hasil yang serupa
 Menanggapi perubahan keadaan dan mengembangkan metode kerja yang kita
gunakan dari waktu ke waktu
Karena Kaizen adalah filosofi, dan bukan sistem yang kaku, ia fleksibel dan mudah
beradaptasi dengan gaya kerja, preferensi, dan kepribadian kita.
Kita bisa melakukan plug-and-play dalam memilih pendekatan Kaizen, tergantung pada
apa yang paling sesuai untuk kita.
Sebagai contoh, ada beberapa orang yang hidup dengan prinsip “lakukan 1% lebih baik
setiap hari.” Yang lain memilih untuk menggabungkan Kaizen melalui pendekatan 5S
(Sort, Straighten, Shine, Standardize, Sustain).
3 Cara menerapkan filosofi Kaizen dalam kehidupan pribadi
Jika prinsip-prinsip Kaizen terasa membebani secara teori, yakinlah bahwa manusia
dirancang untuk melakukan perbaikan, artinya sebagian besar prinsip-prinsip ini dapat
diterapkan secara intuitif.
Berikut adalah tiga cara agar kita bisa mulai menerapkan pendekatan Kaizen dalam
kehidupan kerja kita. Baik ketika kita ingin menjadi lebih produktif di kantor dengan
mengurangi gangguan, atau berupaya menyelesaikan proyek kreatif seperti menulis
buku, kiat-kiat ini dapat membantu kita sampai di sana—secara bertahap.
1. Cari tahu di mana waktu dan energi kita terbuang
Salah satu prinsip inti Kaizen adalah pengurangan waste (pekerjaan tambahan yang
tidak penting dan tidak memberi nilai tambah), dan itu berperan dalam lebih banyak
skenario ini daripada yang mungkin kita pikirkan. Kunci untuk membuahkan lebih
banyak produktivitas adalah dengan melakukan lebih sedikit, bukan lebih banyak.
Jika kita tidak pernah dapat menemukan waktu untuk mencurahkan perhatian pada
proyek-proyek yang penting bagi, mungkin saja sebagian waktu kita dihabiskan oleh
tugas-tugas yang tidak perlu. Periksalah tugas apa yang perlu atau bisa ditinggalkan.
Caranya adalah, kita seringkali tidak mengetahui adanya hal-hal yang menjadi sumber
‘waste’, jadi mulailah dengan mengaudit jadwal sehari-hari.
Lacak setiap tugas yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan selama
beberapa minggu. Setelah memiliki data ini, lakukan penilaian apakah setiap tugas
benar-benar diperlukan. Cari tahu jika kita hanya bekerja seperti robot.
Jika kita telah memilih beberapa tugas atau pekerjaan yang penting, bagaimana kita
bisa melakukannya dengan lebih baik atau lebih cepat dengan meningkatkan skala diri
kita? Bisakah kita membuat template untuk laporan atau email tertentu yang sedang
ditulis, misalnya?
Banyak pemimpin yang berpendapat ini adalah latihan yang berguna. Mereka dapat
membebaskan diri dari rapat tidak berguna yang tidak benar-benar membutuhkan
kehadiran mereka, atau menghilangkan tugas-tugas yang tidak menghasilkan hasil
nyata selain hanya menambah pekerjaan saja.
2. Tanyakan pada diri kita: langkah kecil apa yang bisa dilakukan agar kita lebih
produktif dan efisien
Saat mulai mengidentifikasi area untuk perbaikan, kuncinya adalah memulai dengan
perubahan yang mampu kita gigit, kunyah dan telan. Mulai dari hal kecil. Seringkali,
naluri kita adalah melakukan hal besar.
Kita seringkali tak sabaran dan menginginkan hasil, jika tidak dalam semalam, maka
dalam seminggu atau sebulan. Tetapi ketika kita menganggap bahwa perbaikan
bertahap dari waktu ke waktu jauh lebih bisa kita lakukan dengan terus-menerus
(dibandingkan dengan perubahan besar-besaran), mulai dari yang kecil tampaknya
semakin menarik, meskipun itu membutuhkan kesabaran.
Jika, misalnya, kita mencoba untuk meningkatkan produktivitas di kantor sehingga tidak
harus bekerja selama makan siang, pikirkan apa perubahan minimal yang dapat
membantu kira mencapai hal itu. Mungkin itu berarti tiba di kantor untuk bekerja 15
menit lebih awal setiap pagi, sehingga kita tak perlu terburu-buru. Atau kita juga bisa
mengatur alarm di ponsel untuk pengingat waktu istirahat, membuat kita cenderung
bekerja lebih fokus dan tak sering-sering bersantai atau ngemil saat kerja.
Jika metode-metode itu tidak membuat perbedaan, teruslah mencoba sesuatu yang
lain. Dan jika ada metode yang benar-benar membuat perbedaan, terus perbaiki
kebiasaan yang baru ditemukan itu, sedikit demi sedikit.
3. Sisihkan waktu untuk meninjau mana yang berhasil dan mana yang harus
diperbaiki
Ketika kita sibuk, kita tidak meluangkan waktu untuk mengevaluasi apa yang berhasil
dan apa yang tidak. Tetapi agar Kaizen berpengaruh, kita perlu merenungkan seberapa
baik kita melakukannya, terutama ketika kita merasakan titik gesekan.
Seperti karyawan Toyota yang menghentikan jalur produksi, berhenti sejenak dan
dokumentasikan poin-poin di mana produktivitas pribadi kita mandek, atau ketika kita
merasa terganggu, frustrasi, atau kurang fokus. Reaksi-reaksi itu menandakan
kerusakan dalam sistem yang perlu diperbaiki. Tetapi yang lebih penting, hal itu menjadi
kesempatan untuk mempraktikkan pengendalian diri dan memperlambat kerja untuk
melihat hal-hal yang bisa diperbaiki.
Kita bisa melakukan review mingguan, misalnya satu jam pada hari Minggu malam
untuk memprioritaskan fokus dan proyek kita untuk minggu berikutnya. Penting untuk
mencapai keseimbangan antara pengoptimalan dan penghargaan dengan
mengintegrasikan pengalaman positif dan negatif.
Coba lakukan twist pada praktik syukur harian kita yang khas:
 Apa yang “berjalan sangat baik” sepanjang hari yang saya lalui?
 Apa “titik rendah” saya pada hari itu?
 Apa yang bisa saya tingkatkan untuk kali berikutnya?
 Apa yang saya bisa banggakan hari ini?
 Apa yang saya pelajari?
Hasil dari menerapkan filosofi Kaizen
Kaizen adalah alternatif dari perasaan kekalahan dan kegagalan yang kita alami setelah
menetapkan resolusi atau tujuan yang terlalu ambisius, lalu kemudian gagal beberapa
minggu kemudian. Dan sementara Kaizen tidak akan mengubah hidup kita dalam
semalam, metode ini dapat membuat perubahan yang signifikan—sedikit demi sedikit.
Artikel ini diadaptasi dari artikel Quartz yang berjudul “The Japanese philosophy of
Kaizen can reinvent your daily routine” oleh Melody Wilding.