PERENCANAAN PESAN BISNIS

DISUSUN OLEH :
Muhammad Nurfitri Farid 023001801081
Ridho Yudiansyah 023001801077

UNIVERSITAS TRISAKTI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JAKARTA
2020
 BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis
(macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Mengenai tiga tahap penulisan

1. Perencanaan
 Analisis Situasinya
Tentukan tujuan Anda dan kembangkan profil audiens.

 Mengumpulkan informasi
Tentukan kebutuhan audiens dan dapatkan informasi yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan tersebut.

 Pilih Medium dan Channel

Identifikasi kombinasi terbaik untuk situasi, pesan, dan audiens.

 Atur Informasi
Tentukan ide utama Anda, batasi ruang lingkup Anda, pilih pendekatan langsung atau
tidak langsung, dan garis besar konten Anda.

2. Penulisan
 Beradaptasi dengan Audiens Anda
Peka terhadap kebutuhan audiens dengan menggunakan sikap "Anda", kesopanan,
penekanan positif, dan bahasa yang tidak bias. Bangun hubungan yang kuat dengan
audiens Anda dengan membangun kredibilitas dan memproyeksikan citra yang disukai
perusahaan Anda. Kontrol gaya Anda dengan nada percakapan, bahasa Inggris yang
sederhana, dan suara yang sesuai.

 Tulis Pesan
Pilih kata-kata yang kuat yang akan membantu Anda membuat kalimat yang efektif dan
paragraf yang koheren.

3. Revisi
 Merevisi Pesan
Evaluasi konten dan tinjau keterbacaan, edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan
kejelasan.

 Hasilkan Pesan
Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak yang sesuai untuk penampilan yang
bersih dan profesional.

 Koreksi Pesan
Tinjau kesalahan dalam tata letak, ejaan, dan mekanik.
  Distribusikan Pesan
Sampaikan pesan Anda menggunakan media yang dipilih; pastikan semua dokumen dan
semua file yang relevan berhasil didistribusikan.

2.2 Analisa situasi dalam penulisan pesan bisnis

Menentukan Tujuan
Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum: menginformasikan, membujuk, atau
berkolaborasi dengan audiens. Tujuan ini membantu menentukan pendekatan keseluruhan
yang perlu Anda ambil, mulai dari mengumpulkan informasi hingga mengatur pesan
Anda. Misalnya, apakah tujuan Anda hanya untuk memberi tahu audiens tentang
beberapa acara yang akan datang, atau apakah Anda ingin orang-orang segera mengambil
tindakan? Nyatakan tujuan spesifik Anda setepat mungkin, bahkan sampai
mengidentifikasi audiens mana yang harus merespons, bagaimana seharusnya mereka
menanggapi, dan kapan. Uji tujuan Anda dengan menanyakan empat pertanyaan berikut:

● Pertimbangkan perspektif penonton. Tempatkan diri Anda sebagai penonton.

Apa yang dipikirkan, dirasakan, atau direncanakan penyampai pesan? Informasi
apa yang mereka butuhkan untuk maju? Jika Anda memulai percakapan dalam konteks
media sosial, informasi apa yang akan merangsang diskusi di antara komunitas target
Anda?

● Apakah tujuan Anda realistis? Mengenali apakah tujuan itu realistis adalah bagian
penting dari memiliki naluri bisnis yang baik. Misalnya, jika Anda meminta kenaikan gaji
saat perusahaan sedang kesulitan, Anda dapat mengirimkan pesan bahwa Anda tidak
memahami situasi di sekitar Anda.

● Apakah waktunya tepat? Orang-orang yang sibuk atau terganggu ketika mereka
menerima pesan Anda cenderung tidak memperhatikannya. Banyak profesi dan
departemen memiliki siklus berulang dalam beban kerja mereka, misalnya, dan pesan
yang dikirim selama waktu sibuk dapat diabaikan.

● Apakah tujuan Anda dapat diterima oleh organisasi Anda? Tujuan dan kebijakan
bisnis perusahaan Anda, dan bahkan undang-undang yang berlaku untuk industri tertentu
Anda, dapat menentukan apakah tujuan tertentu dapat diterima. Misalnya, jika Anda
bekerja untuk pialang saham diskon, yang tidak menawarkan nasihat investasi, tidak
pantas untuk menulis

Mengembangkan profile audience

Sebelum audiens meluangkan waktu untuk membaca atau mendengarkan pesan Anda,
mereka harus tertarik dengan apa yang Anda katakan. Mereka perlu mengetahui bahwa
pesan tersebut relevan dengan kebutuhan mereka meskipun mereka tidak ingin membaca
atau melihatnya. Semakin banyak Anda tahu tentang anggota audiens Anda, kebutuhan
 mereka, dan harapan mereka, semakin efektif Anda dapat berkomunikasi dengan mereka.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk melakukan analisis audiens secara menyeluruh

● Identifikasi audiens utama Anda. Untuk beberapa pesan, audiens tertentu mungkin
lebih penting daripada yang lain. Jangan mengabaikan kebutuhan anggota yang kurang
berpengaruh, tetapi pastikan Anda mengatasi masalah pembuat keputusan utama.
● Tentukan ukuran penonton dan distribusi geografis. Sebuah pesan yang ditujukan
untuk 10.000 orang yang tersebar di seluruh dunia mungkin akan membutuhkan
pendekatan yang berbeda dari yang ditujukan untuk selusin orang di aula.
● Tentukan komposisi penonton. Cari persamaan dan perbedaan dalam budaya, bahasa,
usia, pendidikan, pangkat dan status organisasi, sikap, pengalaman, motivasi, bias,
kepercayaan, dan faktor lain yang mungkin mempengaruhi keberhasilan pesan Anda
● Ukur tingkat pemahaman anggota audiens. Jika penonton berbagi latar belakang
umum Anda, mereka mungkin akan memahami materi Anda tanpa kesulitan. Jika tidak,
pesan Anda akan membutuhkan elemen pendidikan untuk membantu orang
memahaminya.
● Pahami ekspektasi dan preferensi penonton. Misalnya, apakah audiens Anda
mengharapkan detail lengkap atau hanya ringkasan poin utama? Secara umum, untuk
komunikasi internal, semakin tinggi organisasi pesan Anda, semakin sedikit detail yang
ingin dilihat orang.
● Perkirakan kemungkinan reaksi penonton. Seperti yang akan Anda baca nanti di
bab ini, reaksi audiens potensial memengaruhi organisasi pesan. Jika Anda mengharapkan
tanggapan yang baik, Anda dapat menyatakan kesimpulan dan rekomendasi di awal dan
menawarkan bukti pendukung yang minimal. Jika Anda mengharapkan skeptisisme,
Anda dapat membuat kesimpulan secara bertahap dan memberikan lebih banyak bukti.

2.3 Pengumpulan informasi dalam penulisan

Ketika Anda memiliki gambaran yang jelas tentang audiens Anda, langkah Anda
selanjutnya adalah mengumpulkan informasi untuk disertakan dalam pesan Anda. Untuk
pesan sederhana, Anda mungkin sudah memiliki semua informasi, tetapi untuk pesan
yang lebih kompleks, Anda mungkin perlu melakukan banyak penelitian dan analisis
sebelum Anda siap untuk mulai menulis. Berikut berbagai teknik informal untuk
mengumpulkan wawasan dan memandu upaya penelitian Anda:

● Pertimbangkan perspektif penonton. Tempatkan diri Anda sebagai penonton. Apa

yang dipikirkan, dirasakan, atau direncanakan orang-orang ini? Informasi apa yang
mereka butuhkan untuk maju? Jika Anda memulai percakapan dalam konteks media
sosial, informasi apa yang akan merangsang diskusi di antara komunitas target Anda?
● Dengarkan komunitas. Untuk hampir semua topik yang terkait dengan bisnis akhir-
akhir ini, kemungkinan ada komunitas pelanggan, penggemar produk, atau orang lain
yang terlibat dalam diskusi online. Temukan mereka dan dengarkan apa yang mereka
katakan.
 ● Baca laporan dan dokumen perusahaan lainnya. Laporan tahunan, laporan
keuangan, rilis berita, blog oleh pakar industri, laporan pemasaran, dan survei pelanggan
hanyalah beberapa dari banyak sumber informasi potensial. Cari tahu apakah perusahaan
Anda memiliki sistem manajemen pengetahuan, database terpusat yang mengumpulkan
pengalaman dan wawasan karyawan di seluruh organisasi.
● Bicaralah dengan supervisor, kolega, atau pelanggan. Rekan kerja dan pelanggan
mungkin memiliki informasi yang Anda butuhkan, atau mereka mungkin memiliki
wawasan yang baik tentang kebutuhan audiens target Anda.
● Minta masukan dari audiens Anda. Jika Anda tidak yakin apa yang dibutuhkan
anggota audiens dari pesan Anda, tanyakan kepada mereka, jika memungkinkan.
Mengakui bahwa Anda tidak tahu tetapi ingin memenuhi kebutuhan mereka akan
membuat penonton terkesan lebih dari sekadar menebak-nebak dan salah.

2.4 Pemilihan media yang tepat dalam penulisan

Cara paling sederhana untuk mengkategorikan pilihan media adalah dengan membaginya
menjadi tiga, yaitu:

Media Lisan
Tatap muka
Media lisan tatap muka melibatkan berbicara dengan orang-orang yang berada di
lokasi yang sama, apakah itu percakapan empat mata saat makan siang atau pidato atau
presentasi yang lebih formal. Berada di ruang fisik yang sama adalah perbedaan utama
karena memungkinkan nuansa komunikasi nonverbal lebih banyak daripada kombo
media / saluran lainnya. sinyal nonverbal ini dapat memberikan bobot yang sama dalam
percakapan seperti halnya kata-kata yang diucapkan.
Digital
Media lisan melalui saluran digital mencakup transmisi suara apa pun melalui sarana
elektronik, baik secara langsung maupun direkam, termasuk panggilan telepon, podcast,
dan pesan surat suara. Percakapan telepon langsung menawarkan percakapan memberi
dan menerima secara langsung dan dapat menjadi alternatif terbaik untuk berbicara secara
langsung. Tanpa komponen video, bagaimanapun, mereka tidak dapat memberikan
nuansa komunikasi nonverbal. Podcast dapat menjadi cara yang baik untuk berbagi
ceramah, komentar, dan konten lisan lainnya.
Media Tertulis
Cetak
Dokumen tertulis dan tercetak adalah format klasik komunikasi bisnis. Seperti Memo,
Surat, Laporan. Memo adalah dokumen cetak singkat yang biasanya digunakan untuk
pertukaran informasi rutin sehari-hari dalam suatu organisasi. Surat adalah pesan tertulis
singkat yang dikirim ke pelanggan dan penerima lain di luar organisasi. Laporan dan
proposal biasanya lebih panjang dari memo dan surat, meski keduanya bisa dibuat dalam
format memo atau surat. Dokumen-dokumen ini memiliki panjang yang bervariasi, mulai
dari beberapa halaman hingga beberapa ratus, dan biasanya memiliki nada yang cukup
formal.
 Digital
Sebagian besar upaya komunikasi bisnis Anda akan melibatkan pesan digital tertulis,
mulai dari tweet super pendek hingga konten situs web hingga laporan panjang buku
didistribusikan sebagai file format dokumen portable.
Media Visual
Cetak
Foto dan diagram dapat menjadi alat komunikasi yang efektif untuk menyampaikan
konten emosional, hubungan spasial, proses teknis, dan konten lain yang sulit dijelaskan
hanya dengan menggunakan kata-kata. Anda terkadang dapat membuat pesan cetak visual
sebagai item mandiri, tetapi sebagian besar akan digunakan sebagai materi pendukung
dalam dokumen cetak.
Digital
Pesan bisnis bisa menjadi hidup ketika disampaikan melalui media visual di saluran
digital. Infografis, diagram interaktif, animasi, dan video digital memiliki potensi untuk
melibatkan audiens dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh format lain, itulah
sebabnya penggunaan elemen visual dalam komunikasi bisnis terus berkembang
 BAB III
PENUTUP
3.1 Simpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis
lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan,
komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan –
pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping
itu, tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens,
pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens
perlu dilakukan.

3.2 Saran
Demikian makalah yang kami buat, semoga dapat bermanfaat bagi pembaca. Apabila
terdapat kesalahan mohon dimaafkan dan memakluminya. Kritik dan saran yang ingin
disampaikan, kami secara terbuka menerimanya.