PROSES BECHMARKING

Kegiatan benchmarking dilakukan melalui beberapa tahapan, yang dimulai dari

perencanaan, analisis, integrasi, implementasi, hingga kematangan (Camp, 1989: 17, 259
dalam Nasution, 2001: 195-197).

1) Perencanaan
Langkah awal dalam merencanakan benchmarking adalah mengidentifikasi proses
atau operasi membutuhkan perbaikan untuk benchmarking. Langkah kedua, mencari
perusahaan lain atau pesaing yang sukses dalam melakukan operasi yang sama. Langkah
ketiga, menentukan jenis-jenis datan yang diperlukan serta menentukan metode pengamatan
dan pengukuran yang harus dilakukan. Langkah keempat, mengadakan negoisasi dengan
mitra benchmarking untuk  mencapai kesepakatan penelitian benchmarking.

Pada umumnya, karakteristik perusahaan yang unggul/terbaik dalam kelasnya yang

akan di-benchmarking  adalah, sebagai berikut (Karlof and  Osblom, 1993:63):
 Fokus pada persepsi, perbaikan kualitas produktivitas
 Kesadaran atas biaya
 Memiliki hubungan yang dekat dengan para pelanggannya
 Memiliki hubungan yang dekat dengan para pemasok
 Memanfaatkan teknologi mutakhir
 Fokus pada core business

2) Analisis
Setelah data terkumpul, kemudian diolah dan dan analisis untuk mengetahui kenerja
suatu proses yang nantinya akan menemukan kesenjangan/ perbandingan antara kedua pihak
(perusahaan dan mitra benchmarking), serta menentukan perbaikan target kinerja yang ingin
dicapai. Apabila ternyata proses mitra benchmarking lebih unggul, maka diadakan analisis
kelayakan implementasi dengan menghitung biaya serta pengaruhnya terhadap proses-proses
lainnya yang berkaitan.

3) Integrasi
Apabila hasil analisis menunjukan bahwa perubahan untuk menerapkan proses baru
tersebut layak, dan mendapat dukungan setiap manajer, maka disusun perencanaan
implementasinya guna mencegah timbulnya hambtan dan gangguan, sehingga pelaksanaanya
akan dapat bejalan lancar dan berhasil. Dalam menyusun perencanaan, dapat ditargetkan
kinerja proses yang lebih unggul dari perusahaan mitra benchmarking. Untuk maksud
tersebut diperlukan pelatihan karyawan untuk mengembangkan keterampilannya.
Pengembangan keterampilan  yang dibutuhkan dalam bencmarking meliputi empat faktor,
yaitu sebagai berikut:
a. Pengetahuan, terutama yang berkenaan dengan aspek proses dan praktik suatu
pekerjaan yang diperoleh dari hasil penelitian benchmarking
b. Motivasi, yaitu agar dapat memotifasi setiap orang untuk terus beljar dan
meningkatkan produktifitas kerja.
c. Situasi, yaitu peluang bagi setiap orang untuk menerapkan pengetahuannya dalam
meningkatkan efisiensi dan produktifitas.
d. Kemauan setiap orang untuk mengembangkan pengetahuannya.

4) Implementasi
Implementasi benchmarking harus sesuai dengan yang telah direncanakan dan sesuai
dengan prosedur baru yang membutuhkan waktu untuk bisa menjadi kebiasaan. Setelah
proses baru digunakan dan berjalan lancar,biasanya kinerja perusahaan akan meningkat
dengan pesat. Dengan pelaksanaan perbaikan yang berkesinambungan, maka perusahaan
dapat mengungguli mitra benchmarking kesemuanya ini baru dapat tercapai bila dilakukan
kegiatan pemantauan dengan pengendalian proses secara statistik untuk mengetahui
kemajuan perbaikan yang dilakukan. Berdasarkan hasil dari kegiatan pemantauan tersebut,
dilakukan perbaikan secara berkesinambungan, sehingga dapat mengungguli proses dari
mitra benchmarking.

5) Fase kematangan
Kematangan akan tercapai pada saat praktik-prtik industri digabungkan / disatukan
dalam semua proses usaha. Ini berarti memastikan superioritas.  Superioritas dapat diuji
dengan beberapa cara. Kematangan yang tercapai pada saat ini juga harus menjadi aspek
yang berlansung terus berinisiatif sendiri untuk menjadi suatu prose manajement.
Menurut Goetsch dan Davis (1994, pp.416-423) diperinci mejadi 14 langkah (proses)
banchmarking, yaitu :

1) Komitmen Manajemen
Mandat dan komitmen dari pihak manajemen puncak sangat penting,
karena benchmarking akan melakukan perbaikan atau perubahan yang tidak mudah serta
membutuhkan dana dan waktu yang cukup besar.

2) Basis pada Proses Perusahaan Itu Sendiri

Sebelum perbaikan dilakukan, proses dan aspek-aspek yang telah ada harus dipahami
karena inilah yang akan dibandingkan.

3) Identifikasi dan dokumentasi Setiap Kekuatan dan Kelemahan Proses Perusahaan

Dalam benchmarking setiap pihak membutuhkan informasi tentang proses untuk
diperbandingkan.

4) Pemilihan Proses yang akan di-Benchmarking

Yang dapat dijadikan obyek benchmarking adalah setiap perilaku dan kinerja
perusahaan (antara lain: barang, jasa, proses, operasi, staf, biaya, modal atau sistem
pendukung, dsb) yang dipilih yang benar-benar menjadi kelemahan atau diinginkan
diubah, selainnya dimasukan sebagai program perbaikan berkesinambungan.

5) Pembentukan Tim Benchmarking
Sebaiknya tim terdiri dari unsur pihak yang memahami perbedaan proses yang
dimiliki perusahaan dengan mitra benchmarking, pihak manajemen, dan pihak yang
mampu melaksanakan penelitian.

6) Penelitian Terhadap Obyek yang Terbaik di kelasnya

Mitra benchmarking tidak hanya berasal dalam satu industri, tetapi bias berasal dari
industri yang berlainan, yang terbaik di kelasnya dan bersedia menjadi
mitra benchmarking.

7) Pemilihan Calon Mitra Benchmarking yang Terbaik dikelasnya

Tim benchmarking harus menentukan mitra yang paling tepat untuk dipilih dengan
mempertimbangkan faktor lokasi calon mitra dan merupakan pesaing atau bukan.

8) Mencapai Kesepakatan dengan Mitra Benchmarking

 Jika mitra sudah ditentukan, perusahaan akan menghubungi untuk mencari
kesepakatan mengenai aktivitas benchmarking.

9) Pengumpulan Data
Setelah ada kesepakatan kedua belah pihak, tim melakukan pengamatan,
pengumpulan data, dan dokumentasi yang berkaitan dengan proses (kunci sukses)
mitra benchmarking, antara lain melalui wawancara langsung, survei telpon atau surat,
dsb.

10) Analisis Data dan Penentuan Gap

Tim melakukan analisis dan perbandingan data, dengan demikian akan bias
diidentifikasi gap atau kesenjangan yang ada.

11) Perencanaan Tindakan untuk Mengurangi Kesenjangan yang ada atau Bahkan
Mengunggulinya.
Untuk mengimplementasikan proses baru diperlukan perencanaan, pelatihan, dan
memperhatikan bahwa tujuan benchmarking bukan sekedar meniru melainkan mengunguli
kinerja proses benchmarking tersebut.

12) Implementasi Perubahan

Dengan diterapkan prosedur baru, pada awal perubahan belum sesuai
dengan benchmarking, untuk itu perlu waktu untuk bisa menjadi kebiasaan.

13) Pemantauan
Kinerja perusahaan akan meningkat dengan perbaikan yang berkesinambungan serta
dilakukan kegiatan pemantauan.

14) Memperbaharui Benchmarking
Mitra benchmarking yang menjadi terbaik di kelasnya akan selalu mengembangkan
diri dan memperbaiki prosesnya, oleh karena itu perusahaan harus pula
memperbaharui benchmarking secara berkesinambungan.

Daftar Pustaka

[1] Agung, Budiawan. 2014. Artikel Benchmarking. Diakses pada 25 Maret 2020 pukul
19.09 WIB. http://agungbudiawan6hmbhi.blogspot.com/
[2] Nasution. 2001. Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management). Jakarta:
Ghalia Indonesia