Teknologi Informasi
Disampaikan oleh : Didi Supriyadi
Pertemuan ke-3
Kuliah Manajemen Proyek STI
Program Studi S1 Informatika – ST3 Telkom
Purwokerto
Learning Objectives
• Setelah membaca bab ini, Anda akan dapat:
– Menggambarkan sistem pandang manajemen proyek dan bagaimana hal itu
berlaku untuk proyek teknologi informasi
– Memahami organisasi, termasuk empat frame, struktur organisasi, dan budaya
organisasi
– Jelaskan mengapa manajemen pemangku kepentingan dan komitmen manajemen
puncak sangat penting untuk proyek yang sukses
– Memahami konsep fase proyek dan siklus hidup proyek dan membedakan
antara pengembangan proyek dan pengembangan produk
– Diskusikan atribut yang unik dan sifat beragam teknologi informasi proyek
– Jelaskan tren terbaru yang mempengaruhi manajemen proyek TI, termasuk
globalisasi, outsourcing, dan virtual tim
A Systems View of Project Management
• Project can’t be run in Isolation.
– Jika manajer proyek memimpin proyek dalam isolasi, tidak mungkin
bahwa proyek-proyek akan pernah benar-benar melayani kebutuhan
organisasi.
• Proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas, dan
manajer proyek perlu mempertimbangkan proyek-proyek dalam
konteks organisasi yang lebih besar.
• Untuk menangani situasi yang kompleks secara efektif, manajer
proyek perlu menggunakan sistem pemikiran/Systems Thinking
untuk mengambil pandangan holistik proyek dan memahami
bagaimana kaitannya dengan organisasi yang lebih besar.
A Systems Approach
• Pendekatan sistem muncul pada 1950-an untuk
menggambarkan pendekatan yang lebih analitis untuk
manajemen dan pemecahan masalah
– Manajemen harus melihat bagaimana proyek berhubungan dengan
seluruh organisasi
• Tiga bagian meliputi:
– Sistem filsafat: model keseluruhan untuk memikirkan hal-hal seperti
sistem. Systems are sets of interacting components working
within an environment to fulfill some purpose.
– Analisis sistem: pendekatan pemecahan masalah
– Sistem manajemen: penentuan bisnis, teknologi, dan masalah
organisasi sebelum membuat perubahan ke sistem
Three Sphere Model for Systems Management
• Ide sederhana
menangani tiga
bidang manajemen
sistem – bisnis,
organisasi, dan
teknologi -- dapat
memiliki dampak
besar pada pemilihan
dan pengelolaan
proyek dengan
sukses.
Understanding Organizations
• Organisasi dapat dilihat seperti memiliki empat frame yang berbeda:
struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolik:
Organizational Structures
• Meskipun Project Manager memiliki wewenang penuh dalam struktur organisasi proyek, hal
ini sering tidak efisien bagi perusahaan secara keseluruhan
– Menugaskan staf penuh waktu untuk proyek dapat menyebabkan underutilization dan / atau kesalahan
alokasi sumber daya
• Sebuah penuh waktu teknis penulis yang tidak memiliki pekerjaan pada hari tertentu adalah sumber daya terbuang
• Menggunakan pendekatan sistem mungkin menyebabkan PM untuk menyarankan mempekerjakan kontraktor independen untuk melakukan
menulis daripada menggunakan karyawan penuh-waktu, sehingga menghemat uang
Organizational Culture
• Sama seperti struktur organisasi mempengaruhi kemampuannya untuk
mengelola, begitu juga budaya organisasi.
• budaya organisasi adalah seperangkat asumsi bersama, nilai-nilai,
dan perilaku yang menjadi ciri fungsi yang dari sebuah organisasi
• Banyak ahli percaya penyebab banyaknya masalah perusahaan “tidak
struktur atau staf” tapi budaya
– Bahkan dalam satu organisasi, budaya satu departemen mungkin
berbeda dari budaya lain departemen (teknologi vs keuangan)
• Beberapa budaya membuatnya lebih mudah untuk mengelola proyek
Sepuluh Karakteristik Budaya Organisasi1
• Identitas Anggota* • Toleransi resiko*
• Kelompok • Kriteria penghargaan*
penekanan* • Toleransi konflik*
• Orang fokus • Means-ends
• Integrasi Unit* orientation
• Kontrol • Open-systems focus*
1 as per Stephen P. Robbins
• Tom Walters seharusnya membentuk sebuah komite fakultas dan staf untuk
mempelajari konsep peningkatan penggunaan teknologi di kampus
– Mereka mungkin telah mengembangkan rencana manajemen yang termasuk awal, proyek
yang lebih kecil untuk menyelidiki cara-cara alternatif untuk meningkatkan penggunaan
teknologi
• Menyiapkan laporan yang mempelajari apa yang kampus yang sama melakukan, survei mahasiswa, staf
dan dosen dan memperkirakan dampak menggunakan teknologi lebih lanjut tentang biaya dan
pendaftaran.
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional
• tahap pengembangan - tim proyek menciptakan rencana manajemen
proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat dan WBS lebih
menyeluruh.
– Jika pada fase Konsep menyarankan bahwa laptop adalah salah satu cara untuk
meningkatkan penggunaan teknologi di kampus, maka penelitian lebih lanjut akan
diperlukan dalam fase ini untuk menentukan beli / sewa, jenis perangkat keras dan
perangkat lunak, berapa banyak biaya siswa, bagaimana menangani pelatihan dan
pemeliharaan, dll
– Jika fase konsep menyarankan bahwa laptop tidak cara untuk pergi, proyek tersebut
akan dibatalkan pada saat itu sehingga menghemat waktu dan uang
Fase Siklus Hidup Proyek Tradisional
• Implementation- tim proyek menciptakan perkiraan biaya yang sangat
akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan dan memberikan laporan
kinerja kepada stakeholder
– Memperoleh hardware dan software, memasang peralatan jaringan yang diperlukan,
memberikan laptop kepada siswa, menciptakan suatu proses untuk mengumpulkan biaya,
memberikan pelatihan, dll
• Fakultas perlu mempertimbangkan bagaimana untuk mengambil keuntungan dari laptop, keamanan
mempersiapkan potensi masalah, penerimaan memasukkan ini dalam merekrut brosur, dll