SOAL PRAKTEK

MEMBUAT NOTULA

Bidang Studi Keahlian : Bisnis dan manajemen

Kompetensi Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Mata Uji : Notula

1. Petunjuk Pengerjaan
Buatlah notula dari pelaksanaan kegiatan Rapat Tri Wulan tentang evaluasi kinerja pegawai.

2. Hasil yang diharapkan

Notula rapat yang dibuat dengan baik dan benar

Alur Cerita Rapat:

Rapat Tri Wulan tentang kinerja pegawai PT Shihab Perkasa
Rapat diselenggarakan pada hari sabtu, 17 November 2020, di Ruang rapat Lt. 5, pukul 08.00 WIB dengan
dihadiri oleh:
1. Kepala bagian kepegawaian
2. Kepala bagian keuangan
3. Kepala bagian pemasaran
4. Kepala bagian rumah tangga
5. Tiga orang staf administrasi masing-masing Sulam, Muhidin, dan anda sendiri sebagai
notulis
Agenda rapat:
1. Laporan kinerja pegawai
2. Peningkatan profesionalisme
3. Lain-lain

Rapat dibuka oleh pimpinan Ka. Bagian Kepegawaian yang intinya mengucapkan terima kasih atas
kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan diadakannya rapat. Selanjutnya kepala bagian
kepegawaian menyampaikan materi selanjutnya yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang
telah dihimpun oleh para staf kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama 3 bulan pertama menunjukkan
hasil yang lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai
yang mencapai 95%. Angka ini lebih tinggi 5% dari tahun sebelumnya.
Namun demikian, tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi, mencapai angka 10%.
Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai,beliau juga
menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawaidan kaitannya dengan
peningkatan keuntungan yang telah dicapai oleh perusahaan. Setelah dibandingkan dengan adanya
peningkatan keuntungan perusahan, piminan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi
pencapaian tersebut. Selanjutnya beliau memintaSulam untuk menyampaikan laporan kinerja pegawai,
khususnya berkaitan dengan kehadiran.
Sulam: berdasarkan data dari kehadiran pegawai, dapat disimpulkan:
1. Dari data pegawai sebanyak 100 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai95%
2. Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata mencapai 10%
3. Ketidakhadiran pegawai paling besar karena sakit
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena alasan perjalanan.
Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang datayang telah
disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.Hartono, SE (Kepala Bagian Keuangan) menyampaikan
tanggapan sebagai berikut: perlu ada kebijakan yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin
misalnya dengan memberi insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberikan penghargaan juga
berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.
Dendi Aryono (Ka. Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa data yang telah disampaikan sebaiknya
diumumkan kepada setiap bagian, kalau perlu dipasang di pengumuman.
Drs. Riri Arifin (ka. Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa selain diberikan reward kepada mereka
yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan peringatan, seperti mereka
yang terlambat dipotong gajinya, atau uang makannya dikurangi. Muhidin, menyampaikan bahwa banyak
pegawai yang menyampaikan kepadanya mereka sudah berusaha datang tepat waktu, tetapi terkadang
banyak hambatan selama dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada pemotongan
gaji untuk mereka yang terlambat. Mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.Setelah adanya
masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan kehadiran mereka yaitu ada
toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong
sebesar Rp.20.000, yang disetujui peserta. Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan dari peserta
untuk meningkatkan profesionalisme kinerja mereka. Tentang hal ini mereka pada umumnya mempunyai
pendapat yang hampir sama yaitu perlu adanya peningkatan gaji bagi mereka, pelatihan dan diklat pegawai
yang terus menerus dan berkesinambungan, reward yang adil dan fasilitas kerja dipenuhi, seperti transport
yang memadai, makanan dengan gizi yang baik dan sebagainya. Rapat ditutup pada pukul 10.00 WIB.