PT.

Prosedur Operasional Baku Halaman 1 dari

UNISSULA STOCK OPNAME 2
FARMA No. POB/UNF-
PT/002/II/2021
Departemen/Divisi Seksi/SubDivisi/Sub Tanggal
/ Bagian/Sub Unit* Berlaku :
Bagian/Unit* 15-03-2021

……………………
………………
Disusun oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh : Mengganti :
No.
SOP/001/UNF-
PT/2020
Apt. Fitria Apt. Sri Apt. Sri Tanggal 20-
Rahma Purwaningsih, Purwaningsih, 2020
Prastiwi, S.Farm S.Farm
S.Farm Tanggal 13-03- Tanggal 13-03-2021
(Apoteker 2021
Penanggung
Jawab)
Tanggal 13-03-
2021
1. TUJUAN
1.1 Memberikan panduan dalam proses pelaksanaan stock opname di
gudang, sehingga diperoleh hasil yang tepat dan akurat sesuai antara
fisik, dokumen dan data sistem.
1.2 Memberikan panduan agar pelaksanaan stock opname di gudang
dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
2. RUANG LINGKUP
Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan obat dan/atau bahan
obat untuk dicocokkan dengan catatan dokumen yang ada di fasilitas
distribusi. Dengan demikian hasil akhir stock opname adalah laporan
perbedaan jumlah obat dan/atau bahan obat, dan penjelasannya.
Prinsip kerja dalam stock opname adalah:
a. Stop pergerakan barang.
b. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
c. Lakukan perhitungan fisik barang.
d. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan dokumen.
e. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika
diperlukan.
f. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di
catatan dokumen.
POB ini mencakup seluruh tahapan pelaksanaan stock opname yang
meliputi penentuan jadwal, pembentukan tim, persiapan, pelaksanaan
dan pengecekan hasil stock opname
3. TANGGUNG JAWAB
3.1 Penanggung Jawab bertanggung jawab untuk memastikan proses
stock opname berjalan dengan prosedur.
3.2 Kepala Logistik bertanggung jawab untuk pelaksanaan stock
opname dan memastikan tidak ada kehilangan stock obat/bahan obat
di gudang.
4. Bahan dan Alat
4.1 Count tag
4.2 Perekat kertas (misalnya: selotip) untuk menempel count tag
5. PROSEDUR
5.1 Penentuan jadwal stock opname
Jadwal stock opname adalah sebagai berikut :

1. Stock Opname Tahunan : dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam

 satu tahun pada awal bulan Januari setiap tahunnya

2. Stock Opname 3 Bulanan

3. Stock Opname Bulanan

Di luar jadwal tersebut di atas, stock opname dapat dilakukan secara

mingguan atau bahkan harian dengan metode stock opname parsial
(hanya memeriksa sebagian stok saja, berdasarkan tingkat risikonya.
Semakin tinggi risiko yang dimiliki oleh obat dan/atau bahan obat
(misalnya risiko rawan penyalahgunaan, harga tinggi, obat dan/atau
bahan obat berbahaya), semakin sering frekuensi stock opname
yang dilakukan.
5.2 Pembentukan tim stock opname
Tim stock opname terdiri dari minimal 1 koordinator dan 2 tim,
yaitu tim Admin/Pencatat dan Tim Lapangan.
Koordinator stock opname adalah Penanggung Jawab.
Tugas dari tim Admin adalah:
 Menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag
dari tim lapangan.
 Melakukan pengecekan count tag yang sudah diisi oleh tim
lapangan
 Melakukan input data
Tugas dari tim Lapangan adalah:
 Melakukan penghitungan fisik
 Mencatat hasil penghitungan dalam count tag
Jika barang yang akan di-stock opname banyak, maka harus dibentuk
beberapa Tim Lapangan.
Tiap Tim Lapangan harus terdiri atas gabungan personil gudang dan
personil non-gudang. Personil gudang hapal letak barang dan biasanya
mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock opname.
Sementara personil non-gudang (misalnya dari bagian pemasaran atau
 administrasi keuangan) untuk menjamin validitas data.
Bila Laporan Keuangan Fasilitas Distribusi diaudit, maka Auditor juga
akan mengikuti Tim Lapangan dalam pengecekan fisik barang walaupun
tidak harus full count.

5.3 Persiapan stock opnaname

5.3.1 Lakukan rapat koordinasi minimal 3 hari sebelum stock opname
untuk memastikan semua orang yang terlibat memahami tigasnya
dalam stock opname. Rapat tersebut juga untuk mengetahui apa
saja dan berapa banyak perlengkapan yang harus disiapkan untuk
pelaksanaan stock opname.
5.3.2 Pemberitahuan ke pelanggan bahwa pada tanggal yang ditentukan
akan dilakukan stock opname, sehingga tidak ada pengiriman
selama stock opname berlangsung.
5.3.3 Pemberitahuan ke pemasok untuk tidak mengirimkan barang selama
stock opname.
5.3.4 Block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di
catatan stok. Pastikan bahwa semua dokumen penerimaan barang
dan pengeluaran barang sudah selesai diinput ke sistem sebelum
dilakukan block inventory.
5.3.5 Cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team
lapangan. Count tag dibuat rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan
ke Tim Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di barang
yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu:
- Nama obat dan/atau bahan obat
- Jenis kemasan
- Unit satuan
- Nama principal
- Baik/rusak/cacat/kadaluarsa
- No bets.
- Tanggal kadaluarsa.
 - Lokasi obat dan/atau bahan obat
- Jumlah
- Tanda tangan personil gudang
- Tanda tangan personil non gudang
- Tanda tangan auditor
Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung
barang-barang yang lokasinya tidak sesuai sistem, atau barang
"temuan".
5.3.6 Bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan
sebelum stock opname untuk merapikan posisi barang. Barang yang
sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses penghitungan
fisik lebih efisien
5.4 Pelaksanaan stock opname
5.4.1 Tim Lapangan mengambil count tag.
5.4.2 Tim Lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tag
ditandangani minimal 2 orang anggota team (gudang dan non-
gudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di
barang yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung.
5.4.3 Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin.
5.4.4 Tim Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan
perhitungannya.
5.4.5 Tim Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya
5.4.6 Koordinator stock opname mengunduh discrepancy report dan
melakukan follow up.
5.4.7 Tim lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang
terhadap barang yang selisih sambil membawa count tag asli.
5.4.8 Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Tim
Admin.
5.4.9 Kembali lakukan langkah no 5.4.6. Ulangi langkah 5.4.7 dan 5.4.8
jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya.
5.4.10 Lakukan investigasi jika terjadi selisih jumlah fisik dengan catatan
 dokumen/sistem pada saat stock opname.
5.5 Pengecekan hasil stock opname
5.5.1 Apabila selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Pimpinan
Fasilitas Distribusi, maka hasil tersebut diposting ke sistem agar
jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya,
5.5.2 Buat Berita Acara sebagai bukti bahwa stock opname telah selesai
dilaksanakan. Berita acara ini harus ditandatangani oleh Penanggung
Jawab, Kepala Logistik dan/atau Kepala Administrasi & Keuangan.
6. LAMPIRAN
7. DOKUMENTASI
Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi foto
8. RIWAYAT

Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan

1. Xxxxx Baru
2. Yyyyy Tambahan….
9. DISTRIBUSI
Asli : Penanggung Jawab/Kepala Bagian Pemastian Mutu
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi
No.2: Kepala Bagian Logistik/Gudang
No.3: Kepala Bagian terkait