MANAJEMEN DIKLAT

Oleh: Dr. Yuniarto Mujisusatyo,M.Pd

 LRAISE in Higher Education
Efficiency &
Productivity Relevance

Incoming Graduates
Students Teaching-Learning Process
ic re
e m e Su
ad ph st
ai
s Job Market
Acmo Internal na
bi
At Management lit
y

Quality
Academic Leadership Assurance Community
Community Acknowledgement

Management

Funding Physical Facilities

Organization Demand HE
Laboratories Library Curriculum
Staff Resources
APAKAH ORGANISASI ITU ?
• Organisasi adalah pengaturan yg disengaja terhadap
sejumlah orang untuk mencapai tujuan tertentu

• Karakteristik Organisas:i

Tujuan yg
berbeda

Struktur
Orang yg
cermat
Perubahan organisasi
ORGANISASI TRADISIONAL
• Stabil
• Tidak fleksibel
• Berfokus pada pekerjaan
• Pekerjaan diidentifikasi berdasarkan
posisi pekerjaan
• Berorientasi individu
• Pekerjsan yg tetap
• Berorientasi perintah
• Manajer selalu membuat keputusan
• Berorientasi peraturan
• Tenaga kerja yg relatif homogen
• Hari kerja ditentukan dari jam 9 sd jam
5 • Waktu kerja tidak mempunyai batasan
• Hubungan hirarki
• Bekerja di fasilitas organisai selama
jam tertentu
ORGANISASI BARU/MODERN
• Dinamis
• Fleksibel
• Berfokus pada keahlian
• Pekerjaan didefenisika berdasarkan
tugas yg harus dikerjakan
• Berorientasi tim
• Pekerjaan sementara
• Berorientasi keterlibatan
• Karyawan berpartisipasi dalam
pengembilan keputusan
• Berorientasi konsumen
• Tenaga kerja yg beragam
waktu
• Hubungan lateral dan jaringan
• Bekerja dimana saja dan kapan saja
 STRUKTUR ORGANISASI UNIMED SEBELUM PK BLU

Keterangan:
: Alur Utama Koordinasi Langsung Pimpinan Univeristas dan Terhadap Pimpinan Unit Kerja.
: Alur Utama Koordinasi Tak Langsung Pimpinan Univeristas Terhadap Pimpinan Unit Kerja.
KJF : Jabatan Fungsional
UPT : Unit Pelaksana Teknis
KDBK : Kelompok Dosen Bidang Keahlian
STRUKTUR ORGANISASI UNIMED SETELAH MENJADI PK-BLU
1

3
DEWAN PENGAWAS: BADAN PEGELOLA USAHA :
1. Penetapan kebijakan 1. Penetapan kebijakan internal
teknis internal layanan dan tata administrasi
pengelolaan keuangan pengembangan dan pelaksanaan
BLU Universitas; usaha;
2. Melakukan pembinaan 2. Menggali potensi usaha yang
teknik pengelolaan menghasilkan pendapatan Unimed.
keuangan BLU
3. Penyusunan program usaha
3. Memberikan Pendapat
dan saran kepada Unimed;
Menteri Ristekdikti dan 4. Pengelolaan unit usaha di
Menteri Keuangan lingkungan Unimed;
4. Mengikuti 5. Pengembangan unit usaha;
perkembangan 6. Pengoptimalan sumber-sumber
permasalahan kegiatan pendanaan Unimed;
universitas. 7. Pemantauan dan evaluasi unit
5. Melaporkan tentang usaha;
penurunan kinerja 8. Penyusunan laporan Badan
universitas kepada Pengelolaan dan Pengembangan
Menteri Ristekdikti dan Usaha.
Menteri Keuangan. 9. Pelaksanaan urusan tata usaha
6. Memberikan nasihat Badan Usaha
kepada Pejabat
Pengelola Universitas INKUBATOR BISNIS:
7. Memberikan masukan, 1. Menggali potensi usaha sesuai dengan bidang dan jenis
saran dan tanggapan
atas Laporan Keuangan usaha.
dan kinerja BLU kepada 2. Penyusunan rencana aksi bisnis dan pengembangannya;
pejabat pengelola BLU. 3. Menjalankan opersasional usaha dan tata administrasinya;
8. Pelaksanaan urusan tata 4. Meningkatkan mutu layanan dan kepuasan pelanggan;
usaha Badan Usaha 5. Penyusunan laporan berkala dan tahunan
Tugas 1
1. Gambarkan karakteristik sebuah organisasi
2. Jelaskan bagaimana konsep organisasi berubah
Why study management ?
¨ The reality that management is needed in all types
and sizes of organizations, at all organization
levels, in all organizational areas, and in
organizations in all countries around the globe
(Robbins and Coulter,2007)
MENGAPA MANAJEMEN DIPELAJARI ?

¨ UNIVERSALITAS SUATU MANAJEMEN :

Kenyataan bahwa manajemen dibutuhkan pada
segala jenis dan ukuran organisasi, pada semua
tingkat organisasi, pada semua bidang organisasi
dan pada semua organisasi di semua negara di
seluruh dunia
Kebutuhan universal akan manajemen

Semua ukuran organisasi

Kecil Besar

Semua Bidang organisasi Semua Jenis organisasi

: Produksi-pemasaran-
MANAJEMEN
SDM-Akuntansi-Sitem DIBUTUHKAN Laba Nirlaba
informasi-dll DALAM

Semua Tingkat organisasi

Bawah Atas
Manajer
¨ Seseorang yang bekerja dengan dan melalui orang
lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan
pekerjaan mereka guna mencapai sasaran
organisasi
Manajer
Puncak

Manajer Menengah

Manajer Lini Pertama

Karyawan non Manajerial

Tingkatan Keorganisasian
Manajer Lini Pertama Manajer pada tingkatan paling rendah dalam
organisasi yg mengelola pekerjaan karyawan non
manajerial yg terlibat dalam produksi dan
penciptaan produk organisasi

Manajer menengah Manajer diantara tingkatan lini pertama dan

tingkatan puncak organisasi yg mengelola pekerjaan
para manajer lini pertama

Manajer Puncak Manajer didekat tingkatan puncak organisasi yg

bertanggungjawab membuat keputusan yg
berlingkup keseluruhan organisasi dan menyusun
sasaran serta rencana yg mempengaruhi organisasi
secara keseluruhan
Tugas 2
1. Jelaskan bagaimana manajer berbeda dengan
karyawan non manajerial
2. Jelaskan klasifikasi manajer dalam organisasi
Pengertian Manajemen…1
¨ To manage means to bring about, to accomplish, to
have charge of or responsibility for, to conduct.
Management is the process of deciding what to do and
then getting it done through the effective use of
resources. It is about what managers do to make things
happen. They define goals, determine the resources –
people, finance, works system and technology-required
to achieve the goals, allocate those resources to
opportunities and planned activities and ensure that
those activities take place as planned in order to
achieve predetermined objectives. All this adds up to
managing for result (Amstrong, 2009 : 3).
Pengertian Manajemen…2
¨ Management involves coordinating and overseeing the
work activities of others so that activities are completed
efficiently and effectively. We already know that
coordinating and overseeing the works of others is what
distinguishes a managerial position from a non
managerial one. However, this doesn’t mean that
managers can do what they want anytime, anywhere, or
in any way. Instead, management involves ensuring that
work activities are completed efficiently and effectively
by the people responsible for doing them or at least
that’s what managers aspire to do (Robbins, Sthepen.P and
Coulter, Mary,2012 : 8)
Pengertian Manajemen…3
¨ The art of getting things done through people
(Follet,1997)
¨ Management is a distinct process consisting of planning,
organizing, actuating, and controlling, performed to
determine and accomplish stated objectives by the use
of human beings and other resources. (Indrajit, Rikardus Eko
dan Djokopranoto, Rikardus. 2011, 315).
¨ Bagian yang dinamakan orang dan sumberdaya lain
tersebut dirumuskan dalam 5 M (men, materials,
machines, methods dan money). Dari berbagai teori
tersebut, esensi manajemen dapat dipandang baik
sebagai proses (fungsi) maupun tugas (task).
Efesiensi dan Efektivitas (Robbins & Coulter,
2007)

¨ Efesiensi – doing things right : memperoleh output

terbesar dengan input terkecil; digambarkan
sebagai “melakukan segala sesuatu secara benar”
¨ Efektifitas - doing the right things : menyelesaikan
kegiatan-kegiatan sehingga sasaran organisasi
dapat tercapai; digambarkan sebagai “melakukan
segala sesuatu yang benar”
 Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)
19

Efektif :
¨ mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien :
¨ mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat
EFISIENSI DAN KEFEKTIFAN MANAJEMEN

EFISIENSI (SARANA) KEEFEKTIFAN

(HASIL AKHIR)
PENGGUNAAN PENERAPAN
SUMBER DAYA SASARAN

KEMUBAZIRAN RENDAH PENCAPAIAN TINGGI

UPAYA KERAS MANAJEMEN :

Kemubaziran sumberdaya yang rendah (efesiensi tinggi)
Pencapaian sasaran yang tinggi (efektifitas tinggi)
 Faktor-faktor dalam Pencapaian Tujuan
21

¨ Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik

sumber daya manusia, maupun faktor-faktor produksi
lainnya. Sumber daya tersebut meliputi sumber daya
manusia, sumber daya alam, sumber daya keuangan,
serta informasi (Griffin,2002)
¨ Adanya proses yang bertahap dari mulai perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan
pengimplementasian, hingga pengendalian dan
pengawasan.
¨ Adanya seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
 Sumber Daya Organisasi
22

¨ Sumber Daya Manusia

¨ Sumber Daya Informasi
¨ Sumber Daya Fisik
¨ Sumber Daya Keuangan
¨ Sumber Daya Alam
¨ dll
 Fungsi-fungsi Manajemen
23

¨ Perencanaan (Planning)
¨ Pengorganisasian (Organizing)
¨ Pengarahan dan pengimplementasian
(Directing/Leading)
¨ Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)
Fungsi Manajemen
(Robbins, Sthepen.P and Coulter, Mary.(2007). Management .p.39. New Jersey : Prentice Hall)

Planning Organizing Leading Controlling

Defining goals, Determining motivating, monitoring
establishing what needs to leading, and activities to
strategy, and be done, how it any other ensure that they
developing will be done, actions involved are
plans to and who is to in dealing with accomplished
coordinate do it people as planed
activities

Lead to :
Achieving the organization’s stated purpose
 Kegiatan dalam Fungsi-fungsi Manajemen
25
Planning Organizing
Penentuan Tujuan dan Bagaimana Penentuan Bagaimana Penyusunan
Cara Pencapaian yang terbaik Organisasi dan Aktifitas dapat
dilakukan

Controlling Leading
Monitoring dan Perbaikan Aktifitas Proses Memotivasi Anggota
yang sedang berjalan agar Tujuan Organisasi agar Planning dapat
dapat tercapai dijalankan

Keterangan:
Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemen
Menunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen
 Sumber Daya Organisasi, Tujuan, dan
Fungsi-fungsi Manajemen
27

Fungsi-fungsi Manajemen

Organizing
Planning &
Sumber Daya Organisasi decision making
• Sumber Daya Fisik/Alam Tujuan Organisasi
• Informasi Efektif
• Sumber Daya Manusia
• Modal Efisien
Controlling

Leading
 Perbedaan pandangan dalam Fungsi-fungsi Manajemen
28

Luther George James AF Koontz Nickels, Richard Ernest

Gullick Terry Stoner &O McHugh & W Griffin Dale
’Donnelly Mc Hugh

PLANNING

ORGANIZING

STAFFING STAFFING STAFFING

Actuat ing

DIRECTING DIRECTING DIRECTING

Directing
Leading

Leading
COORDINATING INNOVATING

REPORTING REPRESENTING

CONTROLLING
 KEGIATAN PER FASE FUNGSI MANAJEMEN

KEGIATAN MANAJEMEN
Penyusunan Perencanaan dan Penganggaran.
rencana Penentuan rencana spesifik dari kegiatan
untuk pencapaian tujuan serta
mengalokasikan segala sumber daya
yang dibutuhkan.
Membangun Pengorganisasian dan Penempatan SDM.
relasi antar Menyusun struktur organisasi, prosedur
manusia atau kerja, tanggung jawab dari
kelompok kerja setiap bagian organisasi serta metode
untuk implementasi
merealisasikan
rencana
 Lanjutan...

Implementasi Rencana Pengawasan dan Pemecahan

Masalah. Pada tahap
implementasi tugas
manajemen adalah melakukan
pengawasan dan
pengendalian atas berbagai
kendala yang mungkin ditemui
Hasil yang diperoleh Sesuatu yang telah
diperkirakan atau telah
ditargetkan sebelumnya.
Manajer
1. Pokok pekerjaan mengola sumber daya
2. Perencanaan berdasar usaha
3. Daya pengaruh mengandalkan position power
4. Bawahan dikendalikan
5. Pengarahan dan pengendalian menggunakan standar
6. Berurusan dengan ketatalaksanaan/ketertiban
7. Menjaga/meningkatkan yang ada dengan baik
8. Berorientasi pada sistem/peraturan
9. Berkaitan dengan tugas jk.pendek dan operasional
10. Bagaimana ?
11. Menegakan aturan
12. Mengurusi kompleksitas
13. Menyusun anggaran
14. Mengembangkan kapasitas untuk merealisasikan rencana
 Managers vs. Leaders
Managers Leaders
❚ Focus on things Focus on people
❚ Do things right Do the right things
❚ Plan Inspire
❚ Organize Influence
❚ Direct Motivate
❚ Control Build
❚ Follows the rules Shape entities
 Planning
Leader
Manager Devises strategy
❚ Planning
Sets direction
❚ Budgeting Creates vision
❚ Sets targets

❚ Establishes detailed
steps
❚ Allocates resources
 Organizing

Manager Leader
❚ Creates structure Gets people on board for
❚ Job descriptions strategy
❚ Staffing Communication
❚ Hierarchy Networks
❚ Delegates

❚ Training
 Directing Work

Manager Leader
❚ Solves problems
Empowers people
❚ Negotiates
Cheerleader
❚ Brings to consensus
 Controlling

Manager Leader
❚ Implements control Motivate
systems Inspire
❚ Performance Gives sense of
measures accomplishment
❚ Identifies variances

❚ Fixes variances
 Peran Antar
Pribadi : Peran
manajerrial yg
melibatkan orang
dan tugas lain yg
bersifat seremonial
dan simbolis

Peran
Manajemen:
mengacu pada
kategori-
kategori tertentu
perilaku
Peran manajerial Peran Informasional :
pengambilan Peran manajerial yg
keputusan : peran meliputi menerima,
manajerial yg mengumpulkan dan
berkisar seputar menyebarkan
membuat pilihan informasi
Peran Manajerial (Mintzberg, 1973)
BERKAITAN DENGAN HUBUNGAN ANTAR PRIBADI
PERAN DESKRIPSI
PEMIMPIN Kepala simbolis : diperlukan utk
SIMBOLIS menjalankan sejumlah kewajiban
(FIGUREHEAD) rutin yg bersifat legal dan sosial
PEMIMPIN Bertanggungjawab utk memotivasi
(LEADER) bawahan; bertanggungjawab utk
mengisi staf (staffing), melatih,dan
tugas-tugas yg terkait
PENGHUBUNG Menyelenggrakan jaringan kontak
(LIAISON) dan pemberi informasi luar yg
berkembang sendiri yg
memberikan dukungan informasi
CONTOH KEGIATAN YG
DAPAT DIIDENTIFIKASI
Memberi ucapan selamat
datang kpd
pengunjung;penandatanga
ndokumen resmi;
Melakukan hampir seluruh
kegiatan yg melibatkan
bawahan
Membalas surat-
surat;melakukan pekerjaan
eksternal; melakukan
berbagai kegiatan lain luar
yg melibatkan pihak luar
Peran Manajerial (Mintzberg, 1973)

BERKAITAN DENGAN INFORMASI

PERAN DESKRIPSI CONTOH KEGIATAN YG
DAPAT DIIDENTIFIKASI
PEMANTAU Mencari dan menerima Membaca majalah khusus
(MONITOR) beranekaragam informasi internal dan
dan eksternal utk mengembangkan laporan;menyelenggarakan
pemahaman yg menyeluruh thd kontak pribadi
organisasi dan lingkungannya
PENYEBAR Meneruskan informasi yg diterima Mengadakan pertemuan
(DISSEMINATOR) dari orang luar atau dari bawahan utk menyebarkan
kepada para anggota organisasi informasi;menelepon utk
meneruskan informasi
JURU BICARA Menreuskan informasi kpd orang Menyelenggarakan rapat
(SPOKESPERSON) luar mengenai rencana, kebijakan, dewan; memberikan
tindakan, dan hasil organisasi dll informasi kpd media
 Peran Manajerial (Mintzberg, 1973)

BERKAITAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PERAN DESKRIPSI CONTOH KEGIATAN YG DAPAT
DIIDENTIFIKASI
WIRAUSAHAWAN Mencari didalam organisasi dan Pengorganisasian strategi dan
(ENTREPRENEUR) lingkungannya peluang dan inisiatif sesi tinjauan ulang utk
“proyek-proyek perbaikan” utk melakukan mengembangkan program-
perubahan program baru
PENYELESAI Bertanggungjawab atas tindakan korektif Mengorganisasikan strategi dan
GANGGUAN bila organisasi menghadapi gangguan sesikaji ulangyg mencakup
(DISTURBANCE mendadak dan penting gangguan dan krisis
HANDLER)
PENGALOKASIAN Bertanggungjawab thd alokasi segala Menyusun jadwal; meminta
SUMBERDAYA sumberdaya organisasi-membuat atau pengesahan/otorisasi;melaksanak
(RESOURCE menyetujui semua keputusan organisasi yg an kegiatan apq saja yg
ALLOCATOR) berarti mencakup penganggaran dan
pemrogaman pekerjaan para
bawahan
PERUNDING Bertanggungjawab mewakili organisasi Berperan serta dalam
 KEAHLIAN MANAJEMEN

MANAJEMEN KEAHLIAN
PUNCAK
KONSEPTUAL

MANAJEMEN KEAHLIAN
MENENGAH TENTANG
ORANG

MANAJEMEN
KEAHLIAN
TINGKAT BAWAH TEKNIS
KEAHLIAN MANAJEMEN
¨ KEAHLIAN TEKNIS : pengetahuan dan kemahiran di
bidang spesialiasi tertentu
¨ KEAHLIAN TENTANG ORANG : kemampuan
bekerja secara baik dengan orang lainsecara
individual atau dalam kelompok
¨ KEAHLIAN KONSEPTUAL : kemampuan berpikir dan
konseptualiasi tentang situasi yg abstrak dan rumit
Keahlian Manajerial
Keahlian
Konseptual

Keahlian Keahlian Keahlian

Interpersonal Manajerial Komunikasi

Keahlian
Keefektifan
1. Keahlian Konseptual

¨ Kemampuan untuk menggunakan informasi utk

memecahkan masalah bisnis.
¨ Identifikasi peluang untuk inovasi
¨ Mengenali masalah dan menerpkan solusi
¨ Memilih informasi yg penting dari data yg acak
¨ Memamhami bisnis yg menggunakan teknologi
2. Keahlian komunikasi
¨ Kemampuan untuk mengubah ide menjadi kata dan
tindakan
¨ Kredibilitas diantara rekan, sahabat dan bawahan
¨ Mendengarkan dan mengajukan pertanyaan
¨ Keahlian presentasi bentuk percakapan
¨ Keahlian presentasi bentuk tertulis dan/ grafis
3. Keahlian Keefektifan
¨ Turut menunjang misi perusahaan/tujuan departemental
¨ Fokus pada konsumen
¨ Berbagi tugas mengerjakan tugas yg banyak secara
bersamaan
¨ Keahlian bernegosiasi
¨ Manajemen proyek
¨ Mengulas operasi dan menerapkan perbaikan
¨ Menetapkan dan memelihara standar kinerja secara
internal dan eksternal
¨ Menetapkan prioritas untuk hal yg penting dan kegiatan
¨ Manajemen Waktu
4. Keahlian Interpersonal
¨ Keahlian memimpin dan membimbing
¨ Keahlian yg beragam : bekerja dengan orang dan
budaya yg berbeda
¨ Jaringan didalam organisasi
¨ Bekerja dalam tim : kerjasama dan komitemen
(Sumber : American Management Association Survey of Managerial Skills and
Competencies, 2000 dan website AMA (www.ama.org, 30 Okt 2002)
 MATRIKS KEAHLIAN DAN FUNGSI MANAJEMEN
Scanned by CamScanner
Fungsi Operasional dalam Manajemen
49

¨ Manajemen Sumber Daya Manusia

¨ Manajemen Pemasaran
¨ Manajemen Operasi/Produksi
¨ Manajemen Keuangan
¨ Manajemen Informasi
Manajemen Sumber Daya Manusia
50

¨ Manajemen Sumber Daya Manusia adalah

penerapan manajemen berdasarkan fungsinya
untuk memperoleh sumber daya manusia yang
terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan
bagaimana sumber daya manusia yang terbaik
tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja
bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang
senantiasa konstan ataupun bertambah
 Manajemen Pemasaran
51

¨ Manajemen Pemasaran adalah kegiatan

manajemen berdasarkan fungsinya yang pada
intinya berusaha untuk mengidentifikasi apa
sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen,
dana bagaimana cara pemenuhannya dapat
diwujudkan
 Manajemen Produksi
52

¨ Manajemen Produksi adalah penerapan

manajemen berdasarkan fungsinya untuk
menghasilkan produk yang sesuai dengan
standar yang ditetapkan berdasarkan keinginan
konsumen, dengan teknik produksi yang
seefisien mungkin, dari mulai pilihan lokasi
produksi hingga produk akhir yang dihasilkan
dalam proses produksi
 Manajemen Keuangan
53

¨ Manajemen Keuangan adalah kegiatan

manajemen berdasarkan fungsinya yang pada
intinya berusaha untuk memastikan bahwa
kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai
tujuannya secara ekonomis yaitu diukur
berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan
diantaranya merencanakan dari mana
pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara
bagaimana modal yang telah diperoleh
dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis
yang dijalankan
 Manajemen Informasi
54

¨ Manajemen Informasi adalah kegiatan manajemen

berdasarkan fungsinya yang pada intinya berusaha
memastikan bahwa bisnis yang dijalankan tetap mampu
untuk terus bertahan dalam jangka panjang. Untuk
memastikan itu manajemen informasi bertugas untuk
menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan
kegiatan perusahaan baik informasi internal maupun
eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang
dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan
yang terjadi di masyarakat
Tugas 3
1. Gambarkan 4 fungsi manajemen
2. Jelaskan peran manajerial Mintzberg
3. Jelaskan mengapa layanan konsumen dan inovasi
sangat penting bagi pekerjaan manajer