Tentang Pelatihan Kearsipan Elektronik

Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam sebuah
unit organisasi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam bentuk dokumen
dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga memerlukan
effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.

Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang penyimpanan
yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan kehilangan
dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian dokumen antar
unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.

Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat
dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa,
pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau melakukan
alih media antara lain media elektronik.

Penerapan sistem kearsipan elektronik menggunakan aplikasi e-Filing merupakan salah satu jawaban
untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan dokumen arsip sebagai sumber daya
informasi yang berharga

Tentang Aplikasi E-FILING

e-Filing adalah aplikasi kearsipan elektronik berbasis web yang dibuat menggunakan bahasa
pemrograman PHP dengan Framework CodeIgniter, Bootstrap dan jQuery. Database menggunakan
MySQL dan web design menggunakan HTML. Aplikasi ini multi platform (Windows, Unix atau Linux
dll) dan support untuk digunakan secara secara bersama-sama (multi user) dalam suatu jaringan
Client-Server.

Aplikasi e-Filing yang kami kembangkan memiliki fleksibilitas yang tinggi. Jenis arsip, ekstensi file dan
hak akses arsip dapat ditentukan sendiri oleh pengguna. Dengan fleksibilitas tersebut maka memiliki
jaminan untuk dapat diterapkan dalam pengelolaan arsip dinas pada sebuah instansi.

Aplikasi e-Filing ini dibuat/dikembangkan oleh CV. Media Multi Karyatama dan didistribusikan secara
gratis pada Pelatihan Kearsipan Elektronik yang diselenggarakan YOGYA EXECUTIVE SCHOOL
“YES”.

Fitur Aplikasi E-FILING :

 Manajemen Pengguna
 Penyimpanan/Unggah Dokumen Elektronik
 Penentuan Jenis Arsip, Ekstensi dan Hak Akses
 Deskripsi Arsip
 Multi Upload Dokumen
 Pencarian Dokumen
 Tampilkan, Download, dan Cetak