MODUL 2

PRAKTIKUM MANAJEMEN FARMASI

MATERI
PERENCANAAN OBAT DI FASILITAS KESEHATAN

Disusun Oleh:
Apt. Agung Dewantoro, S.Farm., M.Farm.

PROGRAM STUDI DIII FARMASI

STIKes Widya Dharma Husada Tangerang
2021
 PERTEMUAN 2
Perencanaan Obat Di Fasilitas Pelayanan Kesehatan

A. Tujuan :
Mahasiswa memahami perencanaan obat beserta metode yang digunakan di sarana
pelayanan kesehatan.

B. Teori Singkat :
Berdasarkan UU Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 34, rumah
sakit adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan dan gawat darurat.
Untuk menunjang pelaksanaan kegiatan di RS diperlukan bahan-bahan
logistik, bahan logistik adalah bahan operasional yang sifatnya habis pakai seperti
obat-obatan, bahan farmasi lainnya, lauk pauk, ATK kebersihan/rumah tangga,
cetakan, suku cadang alat dan perlengkapan. Kegiatan logistisk secara umum
memiliki 3 tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan pengamanan.
Dalam memenuhi tujuan kegiatan logistic Rumah Sakit diperlukan manajemen
logistik sehingga barang-barang logistik yang tersedia di Rumah Sakit dapat terus
terjamin keberadaannya.
Manajemen obat di rumah sakit merupakan salah satu unsur penting dalam
fungsi manajerial rumah sakit secara keseluruhan, karena ketidakefisienan akan
memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit baik secara medis maupun secara
ekonomis. Tujuan manajemen obat di rumah sakit adalah agar obat yang diperlukan
tersedia setiap saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu yang terjamin dan
harga yang terjangkau untuk mendukung pelayanan yang bermutu. Manajemen obat
merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling
terkait, pada dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu, seleksi dan perencanaan,
pengadaan, distribusi serta penggunaan.
1. Perencanaan
Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang
standar pelayanan farmasi di rumah sakit, mendefinisikan perencanaan sebagai
suatu proses kegiatan untuk menghindari kekosongan obat. Oleh karena itu
 diperlukan perencanaan yang tepat sehingga rumah sakit dapat mengantisipasi
kebutuhan investasinya di masa yang akan datang.
2. Definisi perencanaan obat
Perencanaan obat adalah suatu proses kegiatan seleksi obat dan menentukan
jumlah obat dalam rangka pengadaan. Kebutuhan farmasi merupakan proses
kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang
sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat
dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-
dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi,
kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran
yang tersedia.
Secara umum dijumpai dalam praktek pengelolaan obat masalah yang sering
timbul dalam proses pengadaan obat-obatan dan sediaan farmasi adalah:
 Jenis obat tertentu ternyata terlalu banyak dipesan
 Jenis obat tertentu tidak pernah digunakan
 Kehabisan jenis obat tertentu
 Obat yang datang tidak sesuai dengan yang dipesan
 Harga obat yang di pesan terlalu mahal
3. Dasar-dasar perencanaan obat
Menurut Moh. Anief (1997) dasar-dasar perencanaan adalah sebagai berikut:
 Ramalan (tahunan/bulanan) dari pemasaran.
 Menghitung bahan-bahan yang dibutuhkan.
 Menyusun daftar untuk bagian pembelian antara lain memuat:
a. Bahan apa dengan spesifikasinya
b. Jumlah
c. Kapan diperlukan/waktu yang diperlukannya.
d. Menurut H. Subagaya MS (1994) menyatakan bahwa perencanaan
untuk kebutuhan yang akan datang terkadang dihadapkan kepada hal-
hal atau masalah yang tidak pasti. Oleh karena itu hendaknya
perencanaan mempertimbangkan hal-hal diluar kemampuan
pengawasan.
4. Tujuan Perencanaan obat
 Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati
kebutuhan
  Menghindari terjadinya kekosongan obat
 Meningkatkan penggunaan obat secara rasional
 Meningkatkan efisiensi penggunaan obat
5. Pedoman dasar dalam perencanaan obat
 DOEN (Daftar Obat Esensial Nasional)
 Formularium rumah sakit
 Standar terapi rumah sakit
 Ketentuan setempat yang berlaku
 Data catatan medik
 Anggaran yang tersedia
 Penetapan prioritas
 Siklus penyakit
 Sisa persediaan
 Data pemakaian periode yang lalu
 Serta rencana pengembangan.
6. Langakah-langkah dalam menghitung kebutuhan perbekalan farmasi:
 Perhitungan jumlah kebutuhan setiap perbekalan farmasi
 Menghitung jumlah masing-masing perbekalan farmasi yang diperlukan per
penyakit
 Pengelompokan dan penjumlahan masing-masing perbekalan farmasi
 Menghitung jumlah kebutuhan perbekalan farmasi yang akan datang dengan
mempertimbangkan peningkatan kunjungan dan kemungkinan hilang, rusak
dan kadarluarsa
 Menghitung untuk kebutuhan periode yang akan datang dengan
mempertimbangkan lead time dan stock pengaman.
7. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan perencanaan:
 Battom up dari pemakai
 Pola penyakit yang ada
 Standart terapi, untuk ini WHO telah menetapkan untuk penyakit X maka
obatnya tertentu dan hal ini harus diikuti oleh semua dokter
 BOR (Bed Occupation Rate)
 LOS (Length Of Stay)
  Sisa stok untuk pemakaian tdiak tahun misalnya tersedia 1000 kapsul, yang
sudah terpakai 900 dan sisanya 100, maka nanti apabila akan membeli kapsul
yang sama cukup 900 saja.
 Formularium, tidak ditetapkan oleh farmasis tetapi oleh tim komite farmasi
dan terapi (KFT)
 Lead time, waktu yang dibutuhkan untuk barang tersebut diproses sampai
barang tersebut datang
 Kapasitas gudang, ada tempat untuk menyimpan dan menghindari kerusakan
 Anggaran.
C. Perencanaan Obat Dengan Metode Konsumsi
Metode konsumsi ini didasarkan atas analisis data konsumsi obat tahun sebelumnya
dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Langkah-langkah metode konsumsi yaitu,
1. Langkah Evaluasi
 Evaluasi rasionalitas pola pengobatan periode lalu
 Evaluasi suplai obat periode lalu
 Evaluasi data stock, distribusi, dan penggunaan obat periode lalu
 Pengamatan kecelakaan dan kehilangan obat
2. Estimasi jumlah kebutuhan obat periode mendatang dengan memperhatikan :
 Perubahan populasi cakupan pelayanan
 Perubahan pola morbiditas
 Perubahan fasilitas pelayanan
3. Penerapan perhitungan
 Penetapan periode konsumsi
 Perhitungan penggunaan tiap jenis obat periode lalu
 Lakukan koreksi terhadap kecelakaan dan kehilangan
 Lakukan koreksi terhadap stock out
 Hitung lead time untuk menentukan safety stock
Rumus Metode Konsumsi (yang telah disederhanakan) :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock

Keterangan :
CT  = Kebutuhan per periode waktu
CA = Kebutuhan rata-rata waktu (bulan)
 T    = Lama kebutuhan (bulan/ tahun)
SS  = Safety Stock

Contoh perhitungan :
1. Salah satu RS di Jakarta Selatan (RS. Sari Asih) membeli RL (infus Ringer
Laktat) sebanyak 2000 infus, dengan pembelian setiap 2 bulan sekali. Karena
pabrik obat tidak ada di jakarta, sehingga infus dibeli dari Surabaya dengan lead
time (waktu tunggu) sekitar 3 minggu (21hari), sedangkan sisa stock di RS.
Murjani hanya ada 1000 infus. Harga infus adalah Rp. 12.000/satuan, maka
hitunglah berapa infus RL yang harus dibeli dan anggaran yang harus
dikeluarkan untuk membeli sediaan infus tersebut ?
Jawab :
Sebelum memasukkan data ke dalam rumus metode konsumsi, terlebih dahulu
di hitung SS (safety stock) nya dengan :

Infus yang harus dibeli adalah :

CT = (CA x T) + SS – Sisa Stock
= (2000 botol x 2 bulan) + 1400 – 1000
= 4400 botol
Anggaran yang harus dikeluarkan = 4400 x Rp. 12.000 = Rp. 52.800.000

Perencanaan yang telah dibuat perlu dievaluasi untuk melihat efisiensi

perencanaan, dapat dengan menggunakan analisis nilai ABC untuk
mengevaluasi aspek ekonomi, analisis VEN untuk mengevaluasi aspek medik
dan juga kombinasi ABC dan VEN. Dengan menggunakan analisis ABC dapat
diidentifikasi jenis-jenis obat dimulai dari ABC investasi yaitu obat yang
membutuhkan biaya terbanyak, sedang dan rendah serta ABC pemakaian yang
diurutkan dari dari obat yang pemakaiannya tinggi, sedang dan rendah. Analisis
dengan menggunakan metode VEN (Vital, Essensial dan Non Essensial)
digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap aspek terapi, tetapi metoda VEN
 tidak memiliki aspek pengendalian dalam operational sehari-hari karena tidak
menunjukkan pemakaian obat. Sedangkan analisis kombinasi metode ABC dan
VEN dilakuan dengan melakukan pendekatan mana yang paling bermanfaat
dalam efisiensi atau penyesuaian dana.
D. Metode Analisa ABC-VEN
1. Teori Singkat
Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto.
Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan
berdasarkan peringkat nilaidari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi
menjadi 3 kelompok besar yangdisebut kelompok A, B dan C.
 Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.
 Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item
tapimempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.
 Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item
tapimempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati,
2000).
2. Prosedur Analisis ABC
Prinsip utama analisis abc adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan
farmasi ke dalam suatu urutan dimulai dengan jenis yang memakan anggaran
terbanyak, urutan langkah sebagai berikut :
 Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu
metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/
katagori, dan jumlahnya biaya perjenis/kategori perbekalan farmasi.
 Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan
farmasi terhadap anggaran total.
 Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan
prosentase biaya paling banyak.
 Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
 Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan
total.
 Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70%
 Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20%
  Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (Depkes RI 2008)

3. Contoh cara membuat Analisa ABC

Untuk lebih memahami uraian di atas, berikut diberikan contoh klasifikasi dengan
analisa ABC.

 Berikan harga dasar perolehan saat ini dari masing-masing item obat :
Nama Obat Satuan BYK Harga
Asam Mafenamat tab Box/100 720 32.000
Erythromisin tab Box/60 450 49.000
Ethambutol Box/100 400 52.000
Pyrazinamid Box/100 400 45.000
Dextrometorphan tab Klg/1.000 725   9.000
Paracetamol tab Klg/1.000 1300   7.000
Amoksilin tab Box/100 1500 35.000
Kotrimoksazol tab Box/100 150 45.000
Glibenklamide Box/100 50 60.000
Klonidin Box/100 125 75.000
 Menghitung persentase nilai item obat
Untuk mendapatkan persentase nilai masing-masing obat adalah dengan cara
sebagai berikut :
Asam Mafenamat (D) = 720 box
Harga (P) = Rp.32.000/box
N = D x P  = 720 X 32000 = 23.040.000
Dengan cara yang sama dengan asam mefenamat diatas, lakukan juga
perhitungan terhadap jenis obat yang lainnya, sehingga akan diperoleh nilai
sebagai berikut :
Persen Nilai (N Klasifikasi
Nama Obat BYK(D) HARGA (Rp) (P) Nilai (N)
%) ABC

Asam Mafenamat tab 720 32.000 23.040.000 13,4 B

Erythromisin tab 450 49.000 22.050.000 12,8 B

Ethambutol 400 52.000 20.800.000 12,1 C

Pyrazinamid 400 45.000 18.000.000 10,51 C

Dextrometorphan tab 725 9.000 6.525.000 3,81 C

Paracetamol tab 1300 7.000 9.100.000 5,31 C

Amoksilin tab 1500 35.000 52.500.000 30,6 A

Kotrimoksazol tab 150 45.000 6.750.000 3,94 C

Glibenklamide 50 60.000 3.000.000 1,75 C

Klonidin 125 75.000 9.375.000 5,48 C

Total 171.140.000 100

       
Nilai total (Nt) = 171.140.000
       Persen nilai (N%) diperoleh dari : (N/Nt)x 100
       Asam Mefenamat           N    = 23.040.000
                                                        Nt   = 171.140.000
                                                        N% = (23.040.000/171.140.000)x100
                                                               = 13,4%
 Membuat klasifikasi
Untuk mengklasifikasikan item dalam ABC kita memerlukan skala yang
dibuat dengan cara mengambil nilai persentase (N%) terkecil ditambah nilai
persentase terbesar.
N%1 tekecil = 1,75% yaitu Glibenklamide.
N%2 terbesar = 30,6% Amoksilin tab
Range = (N%1 + N%)/3 = (1,75 + 30,6)/3 = 10,8
Klasifikasi C = 1,75 % s/d (1,75 + 10,8) atau 1,75 s/d 12,5
Klasifikasi B = 12,5 % s/d (12,5 + 10,8) atau 12,5 s/d 23,3
Klasifikasi A = 23,3 % s/d (23,3 + 10,8) atau 23,3 s/d 34,1

Nama Obat Persen Nilai (N%) Klasifikasi ABC

Asam Mafenamat tab 13,4 B
Erythromisin tab 12,8 B
Ethambutol 12,1 C
Pyrazinamid 10,51 C
Dextrometorphan tab 3,81 C
Paracetamol tab 5,31 C
Amoksilin tab 30,6 A
 Kotrimoksazol tab 3,94 C
Glibenklamide 1,75 C
Klonidin 5,48 C

 Butir persediaan kelompok A adalah persediaan yang jumlah nilai uang

per tahunnya tinggi (60-90%), tetapi biasanya volumenya kecil.
 Butir persediaan kelompok B adalah persediaan yang jumlah nilai uang
per tahunnya sedang (20-30%).
 Butir persediaan kelompok C adalah persediaan yang jumlah nilai uang
per tahunnya rendah (10-20%), tetapi biasanya volumenya besar (60-
75%)
Dengan pengelompokan tersebut maka cara pengelolahan masing-masing
akan lebih mudah sehingga peramalan, pengendalian fisik, kehandalan
pemasok dan pengurangan besar stock pengaman dapat menjadi lebih baik.

E. Metode Analisis VEN

1. Definisi
Metode analisis VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada
dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan
dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni :
 Vital (V)
Obat-obat yang harus tersedia untuk melayani permintaan guna
penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan karena penyakitnya
tersebut dapat menyebabkan kematian (live saving).
 Esensial (E)
Obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau
pengobatan penyakit terbanyak yang ada disuatu daerah atau rumah sakit.
 Non – esensial (N)
Obat-obat pelengkap agar tindakan atau pengobatan menjadi lebih baik.

2. Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan untuk :

  Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
 Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital
agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat.
 Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan terlebih dahulu kriteria
penentuan VEN. Dalam penentuan kriteria perlu mempertimbangkan
kebutuhan masing-masing spesialisasi.

F. Kombinasi ABC dan VEN

Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang
diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya
harus E dan sebagian V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N
harusnya masuk dalam kategori.
          Metode kombinasi ini digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat
dimana anggaran yang tidak sesuai kebutuhan. Metode kombinasi ini digunakan
untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah sebagai berikut :

 Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau 
dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat
kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA
menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini
dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.
 Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB,
NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA
(Maimun,2008).
 G. Rujukan Pustaka
1. Kotler, Philip. 2000. Prinsip-prinsip pemasaran manajemen. Jakarta:
Prenhalindo
2. Indonesia. Kementerian Kesehatan. Direktorat Jenderal Bina 615.6 Kefarmasian
dan Alat Kesehatan. Materi Pelatihan Manajemen Kefarmasian di Instalasi
Farmasi Kabupaten / Kota Jakarta iKementerian kesehatan RI, 2010
3. Management Science for Health, 2012, MDS-3: Managing Access to Medicines
and Health Technologies, Arlington, VA: Management Science for Health
4. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi Di Rumah Sakit Direktorat Jenderal
Binakefarmasian Dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan Ri Bekerjasama
Dengan Japan Internasional Cooperation Agency 2010
5. Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 14 Tahun 2019 Tentang
Penarikan Dan Pemusnahan Obat Yang Tidak Memenuhi Standar Dan/Atau
Persyaratan Keamanan, Khasiat, Mutu, Dan Label
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2014
Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Apotek Dengan Rahmat Tuhan
Yang Maha Esa Menteri Kesehatan Republik Indonesia,

Praktikum 2 :
 Buatlah ringkasan mengenai perencanaan obat di apotek dan di rumah sakit,
 Kemudian ambilah sampel terhadap 50 item yang ada disarana kefarmasian tempat
anda bekerja, serta kebutuhannya sebulan, secara acak lalu lakukan Analisa ABC
nya