Fleksibilitas

Salah satu pertimbangan utama dalam perencanaan adalah tingkat kekakuan dan
fleksibilitas rencana. faktor ini sangat penting untuk perencanaan jangka panjang.
Banyak penulis yang menulis perencanaan jangka panjang menekankan bahwa
melibatkan pengambil keputusan yang mengikat sumber daya manusia dalam jangka
panjang dan perencanaan yang diperlukan adalah berurusan dengan ketidak pastian
masa depan. Di sinilah letak dilema yang besar.
Di satu sisi terdapat :
1. Kemajuan teknologi yang pesat
2. Adanya perubahan situasi kebutuhan pasar yang kompetitif
3. Peran aktif pemerintah
4. Tersedianya tenaga kerja dan
5. Faktor-faktor lain yang membuat ramalan masa depan sangat sulit.

Namun organisasi harus merencanakan kegiatan mereka selama jangka panjang dan
harus berkomitmen kuat atas sumber daya yang ada dan adanya ketidak pastian masa
depan.
Contohnya masalah perencanaan untuk program seperti pesawat SST. Dalam
perusahaan Boeing dan Pemerintah Federal bekerjasama dalam perencanaan desain,
pengembangan dan produksi. Kedua belah pihak harus membuat komitmen sumber
daya berdasarkan rencana yang tunduk pada perubahan yang drastis. Misalnya,
kemungkinan bahwa masyarakat melalui Kongres tidak akan mentolerir atas produksi
dan keluarnya pesawat super sonic…apa solusi untuk dilema perencanaan jangka
panjang ini? Perencanaan yang lebih menyeluruh dan lengkap pada tahap awal untuk
menanggung resiko yang besar dan menghadapi perubahan yang tidak bisa
terelakkan.

Sementara kita tidak dapat memberikan solusi akhir untuk dilema ini, kami bisa
memberikan saran alternatif yang ada. Salah satu kesalahan besar dalam perencanaan
jangka panjang adalah dengan mengasumsikan kepastian masa depan dalam
menghadapi lingkungan yang bergejolak. Ini menyebabkan masalah yang besar dalam
perencanaan dan batas kemampuan beradaptasi. Ini adalah tur “pendekatan
perencanaan juru masak” dan mengasumsikan bahwa masa depan cukup baik,
sehingga kita bisa tepat pada garis lurus dari arah manapun.
“perencanaan juru masak” membutuhkan ketelitian substansial untuk perencanaan.
Adalah paling tepat di mana perencanaan menghadapi lingkungan yang relatif
tertentu.
 Sebaliknya, pendekatan perencanaan “Lewis-and-Clark” mengakui bahwa di masa
depan akan ada banyak poin keputusan dan tindakan alternatif. Dari sifat pandang ini
tidak mungkin untuk menentukan waktu dalam perencanaan ini. Bukan fungsi
perencanaan untuk merencanakan tindakan yang tepat melainkan untuk
mempersiapkan organisasi untuk mengatasi ketidakpastian masa depan, untuk
mencatat tanda-tanda di lingkungan yang mengideintifkasikan bahwa titik keputusan
telah tercapai.

Pendekatan perencanaan “Lewis-and-Clark” mirip dengan yang disarankan untuk

perencanaan pemerintah oleh Colm…
“penting untuk memahami bahwa perencanaan berarti lebih dari sekedar
mempersiapkan rencana. Itu harus dipahami sebagai suatu sistem pengambilan
keputusan. Keputusan Pemerintah selalu berkaitan dengan faktor-faktor yang ada di
luar kendali Pemerintah, seperti :
1. Pasar luar negeri
2. Modal asing
3. Respon masyarakat atas tindakan Pemerintah
4. Cuaca, dll.

Estimasi dapat dibuat mengenai faktor-faktor ini, tetapi mereka tunduk pada
kemungkinan kesalahan tingkat tinggi, akibatnya perencanaan pengambilan
keputusan dalam kondisi ketidakpastian, yang membutuhkan mekanisme untuk
beradaptasi dengan perkembangan yang tidak terduga. Dalam kondisi ketidakpastian,
rencana selalu tentatif dan dapat berubah dalam proses, pelaksanaan dan dalam
penyusunan rencana berikutnya.

Untuk Manejer akan terlihat bahwa setiap kalau ada ketidakpastian dalam subsistem
internal dan lingkungan yang substansial, perencanaan harus bergeser ke arah
pendekatan “Lewis-and-Clark”.
Ada banyak tekanan organisasi untuk membangun rencana jangka panjang dalam
bentuk yang sangat spesifik dan tepat. Ini memberikan bentuk perencanaan yang
sempurna, tetapi dengan biaya tinggi, tidak fleksibel dan kemungkinan adanya
kejadian yang akan datang benar-benar bisa menghancurkan rencana apapun.

Organisasi harus berkompromi pada kekakuan dibandingkan dimensi fleksibilitas.

Umunya akan mencapai hal ini dengan mengembangkan rencana operasional yang
relatif tetap semacam rencana yang umum yang lebih fleksibel, jangka yang lebih
panjang, rencana strategis.

A. Model Konseptual Untuk Perencanaan

Pembahasan sebelumnya menyarankan pentingnya perencanaan didefinisikan fungsi

perencanaan menyediakan kerangka kerja untuk sistem pengambilan keputusan yang
terintegrasi dan ditetapkan sifat multidimensi dari proses perencanaan dan rencana
yang dihasilkan pada bagian ini, kami akan menyajikan sebuah model konseptual
untuk keseluruhan perencanaan organisasi secara sistematis dan kemudian akan
membahas hubungan antara perencanaan dan fungsi manajerial yang lain.
Model perencanaan yag komprehensif ditetapkan oleh Steiner dan ditunjukkan pada
gambar 3-2 yang menggambarkan struktur dan proses dari program perencanaan yang
efektif. Model ini menyatakan bahwa perencanaan didasarkan pada tempat tertentu
yang berkaitan dengan tujuan sosio ekonomi fundamental organisasi. Nilai-nilai
manajemen puncak dan evaluasi lingkungan eksternal dan internal. Tempat ini
terutama dikembangkan di tingkat menejerial strategis dan perhatian dengan sifat
dasar organisasi, tujuan dan aspirasi dan hubungannya dengan lingkungannya.
Tempat ini memberikan dasar untuk program perencanaan yang komprehensif.

Elemen struktural berikutnya adalah perencanaan strategis yang merupakan proses

untuk menentukan tujuan utama dan strategis untuk prestasi mereka. Perencanaan
strategis adalah fungsi dari tingkat manajerial tertinggi, sering didukung oleh staf
perencanaan khusus. Rencana strategis menetapkan misi dasar organisasi, kebijakan
dan program yang luas cakupannya, yang didirikan pada tingkat organisasi tertinggi
dan cenderung relatif feksibel.

Rencana kerja strategis menyediakan kerangka kerja untuk langkah berikutnya.

Rencana jarak menengah ini biasanya dikembangkan untuk bidang mendasar utama
organisasi. dalam bisnis, ini seperti :
1. Produksi
2. Penjualan
3. Pemanfaatan pribadi
4. Belanja modal
5. Penelitian dan pengembangan.

Rencana ini dikembangkan oleh tingkat koordinasi manajemen untuk jangka waktu
menengah (biasanya 3-5 tahun). Ruang lingkup umumnya terbatas pada area
fungsional tertentu dengan lebih menekankan pada detil dan relatif tetap
dibandingkan dengan rencana strategis.

Perencanaan jangka pendek didasarkan pada rencana menengah dan termasuk

anggaran jangka pendek dan rencana fungsional rinci yang menyediakan bantuan
rinci untuk semua kegiatan organisasi jangka pendek, biasanya 1 tahun.
Dalam bisnis, organisasi ini mungkin termasuk rencana jangka pendek untuk :
1. Kegiatan penjualan
2. Jadwal produksi
3. Anggaran pembelian dan
4. Rencana pemanfaatan karyawan.

Rencana ini umumnya dikembangkan pada tingkat operator dalam organisasi, bersifat
jangka pendek, terbatas dalam ruang lingkup kegiatan khusus, namun luas dalam
detil dan tetap.
Model komprehensif ini juga mengakui pentingnya menyesuaikan organisasi untuk
memastikan pelaksanaan yang tepat dari rencana, misalnya jika bisnis telah
mengadopsi rencana strategis untuk diverifikasi ke pangsa pasar baru, harus
mengembangkan struktur organisasi untuk implementasi rencana ini. Sama jika
Perusahaan berencana untuk terlibat dalam aktifitas baru yang besar, seperti program
untuk membangun fasilitas rencana baru, maka akan perlu memodifikasi pengaturan
organisasinya.

Tahap akhir dalam program perencanaan komprehensif adalah pembentukan prosedur

penelaahan dan evaluasi rencana, pengawasan terus menerus untuk memastikan
bahwa rencana dilaksanakan dan bahwa rencana baru itu direncanakan sebagai
kondisi yang dibutuhkan dan merupakan langkah penting.

Tabel 3-2 menunjukkan kebutuhan untuk studi perencanaan khusus dalam semua
tahap dari program perencanaan komprehensif. Studi perencanaan ini sering dikaitkan
dengan analisis janji-janji yang luas dan pembentukan rencana strategis. Cukup sering
studi-studi perencanaan yang dilakukan oleh staf perencanaan Perusahaan yang
memberikan informasi kepada jajaran eksekutif. Kajian perencanaan yang lebih rinci
mungkin terlibat untuk rencana jangka menengah dan jangka pendek. Misalnya studi
tentang kebijakan :
1. Penggantian mesin
2. Rotasi salesman
3. Prosedur pengadaan dan
4. Kebijakan persediaan.

Selain itu, banyak dari studi ini dilakukan oleh spesialis staf tingkat rendah, seperti
Insinyur industri, penelitian operasional dan analisis pasar.

Harus ada proses yang berkisambungan, pengujian untuk menentukan kelayakan dari
berbagai objek dan rencana prestasi mereka. Cukup sering rencana yang lebih rinci
berasal dari area fungsional, harus diubah untuk menjadi rencana organisasi
komprehensif.

Model perencanaan ini juga menyediakan berbagai umpan balik yang mengikat
berbagai komponen proses bersama-sama. Harus ditekankan bahwa tidak ada
organisasi yang beroperasi di lingkungan yang kompleks dan bergolak, mampu
merencanakan langkah yang tepat selangkah demi selangkah. Perencanaan
komprehensif merupakan proses adaptif terus menerus di mana masukan informasi
baru dan umpan balik memberikan dasar untuk penilaian, evaluasi dan
review/penilaian rencana yang ada.