3.

7 Sistem Pengolaan Rekam Medis

Sistem pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa subsistem, yaitu: pendaftaran pasien,
assembling, coding, indexing, dan penyimpanan berkas rekam medis.
1.Subsistem pendaftaran pasien
Subsistem pendaftaan pasien dalam system pengelolaan rekam medis membahas tentang
penamaan pasien dan penomoran berkas rekam medis.
2.Subsistem assembling
Kegiatan assembling adalah kegiatan analisa dan penataan/perakitan berkas rekam medis
yang telah selesai dipergunakan dalam kegiatan rawat jalan dan rawat inap. Untuk kegiatan
evaluasi pengisian berkas rekam medis, berkas rekam medis yang tidak lengkap harus segera
dilengkapi dan dikembalikan ke unit rekam medis.
3.Subsistem coding
Kegiatan pengkodean adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf dan
angka atau kombinasi antara huruf dan angka yang mewakili komponen data. Tenaga rekam
medis sebagai pemberi kode bertanggungjawab atas keakuratan kode dari suatu diagnosis
yang sudah ditetapkan oleh tenaga medis.
4.Subsistem indexing
Kegiatan pengkodean adalah pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke
dalam kartu indek. Hasil pengumpulan kode yang berasal dari data penyakit, operasi pasien
dan pengumpulan data dari indeks yang lain dilaporkan kepada kepala bagian rekam medis
sebagai bahan untuk penyajian data statistik.
5.Subsistem penyimpanan berkas rekam medis
Cara pengurusan penyimpanan berkas rekam medis ada dua, yaitu sentralisasi dan
desentralisasi. Cara pengurusan sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam
satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien dirawat.
Sedangkan cara pengurusan desentralisasi adalah penyimpanan berkas rekam medis pasien
dengan cara memisahkan antara berkas rekam medis poliklinik dengan berkas rekam medis
pasien ketika rawat inap.

3.8 Sistem penomoran

Adalah tata cara penetapan nomor rekam medis bagi pasien yang mendaftar untuk berobat
dan semua formulir rekam medis atas nama pasien tersebut
1. Cara Seri (Serial Numbering system)
Pemberian nomor kepada setiap pasien yang berobat , baik pasien yang baru datang
maupun yang berobat ulang (lama).
Keuntunggan:
Bagi pasien yang berobat ulang (kunjungan berikutnya) akan lebih cepat dilayani
karena pasien langsung memperoleh nomor dan berkas rekam medisnya. • Petugas
 tidak perlu mencari DRM lama pasien yang bersangkutan. • Pasien tidak perlu
membawa KIB dan petugas tidak perlu mencatat dan mengelola KIUP.
Kerugiaan:
Terhadap pasien → informasi medis pasien yang tercatat pada DRM kunjungan yang
lalu tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya → tidak ada kesinambungan
informasi medis. Terhadap penyimpanan DRM → tempat penyimpanan DRM akan
cepat bertambah → beban penyimpanan tinggi.

2. Cara Unit (Unit Numbering System)

Suatu sistem pemberian nomor rekam medis bagi pasien yang mendaftar untuk
berobat → akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. → pasien memperoleh
nomor dan folder RM hanya 1 x seumur hidup selama berobat di sarana yankes
tersebut. DRM atas nama seorang pasien disimpan dalam satu folder. → perlu
pengelolaan KIB dan KIUP.
Kelebihan:
Informasi hasil pelayanan medis bagi seorang pasien berkesinambungan dari waktu ke
waktu dan dari satu tempat ke tempat pelayanan yng lain → data pasien dan
pelayanan yang diberikan disimpan dalam satu folder.
Kekuranggan:
Pelayanan bagi pasien yang pernah berobat akan lebih lama jika dibandingkan dengan
SNS → petugas harus menemukan DRM atas nama pasien dulu, apalagi pasien tanpa
KIB.
Solusi → memisahkan antara loket pasien lama dengan pasien baru
Loket pasien lama → pasien membawa KIB & tidak membawa KIB → menanyakan
nama pasien & mencari nomor RM pada KIUP