BAB 13

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dalam sebuah kegiatan organisasi baik manajerial maupun non manajerial,

komunikasi sangat di perlukan karena komunikasi merupakan proses yang
didalamnya terdapat fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan agar dapat dicapai tujuan bersama. Proses
komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas para
pegawainya. Sedangkan komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi
pengawasan, jadi manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen
mereka hanya melalui interaksi dan kkomunikasi dengan pihak lain.

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Sejalan dengan organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang

diperhatikan dalam manajemen. Komunikasi tetap menjadi peralatan
manajemen yang dirancang untuk mencapai tujuan dan tidak dinilai atas
dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri. Komunikasi adalah proses
pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari
seseorang ke orang lain yang selain melibatkan kata-kata namun juga
melibatkan expresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.

Berikut merupakan konsep rantai pertukaran informasi yaitu meliputi unsur-

unsur :
1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti.
2. Suatu sarana pengaliran informasi.
3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu – individu.
Komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu namun dapat
mencakup antara orang-orang dan mesin bahkan mesin dengan mesin
lainnya.

PROSES KOMUNIKASI

 Komunikasi Antar Pribadi

Pengirim Berita Penerima

Dalam model tersebut menunjukan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah
satu unsur hilang makan komunikasi tidak dapat berlangsung.

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 1

 6. Mengirim
berbagai bentuk
umpan balik
kepada pengirim.

5. Ditermejahkan
1. mempunyai kembali atau
gagasan, diartikan kembali
pemikiran atau menjadi suatu
kesan yang gagasan dan

Proses komunikasi
antar individu

2. Diterjemahkan
atau disandikan 4. Penerima
kedalam kata-kata menangkap
dan simbol-simbol, simbol-simbol
kemudian dan

3. Disampaikan
atau dikirimkan
sebagai berita
kepada penerima

1. Sumber (Source) mengendalikan bermacam berita yang dikirim , susunan

yang digunakan dan media saluran apa yang digunakan untuk
mengirim. Dalam organisai, sumber merupakan pihak yang mempunyai
kebutuhan dan keinginan untuk mengkomunikasikan suatu gagasan,
pemikiran, informasi kepada pihak lain.

2. Pengubah berita ke dalam sandi / kode (encoding) kedalam bentuk

simbol-simbol verbal maupun nonverbal yang mampu memindahkan
pengertian seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan
dan kegiatan. Jadi, berita harus disesuaikan dengan tingkat
pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima untuk mencapai
konsekuensi yang diinginkan. Karena kesamaan pengertian merupakan
hal pengting dan jika terjadi ketidaksamaan pengertian akan
menimbulkan kesalahan komunikasi.

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 2

3. Pengirim berita (transmitting the message) mencerminkan pilihan
komunikator terhadap media apa yang akan digunakan, dalam
kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim
adalah penentuan yang tepat dan sesuai bagi pengiriman berita
tertentu. Seperti komunikasi secara lisan antar orang per orang yaitu
kesempatan untuk berinteraksi secara langsung hanya dengan sumber
dan penerima menggunakan komunikasi non verbal yaitu gerakan
tubuh, intonasi suara. Sedankan komunikasi tertulis dapat disampaikan
melaui saluran-saluran seperti memo, catatan, surat, laporan dan
sebagainya yang bermanfaat sebagai hal penyediaan atau dokumen
untuk kepentingan diwaktu mendatang.

4. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi apabila suatu pihak
belum menerima berita, banyak komunikasi penting gagal karena
seseorang tidak pernah menerima berita.

5. Pengertian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Sering terjadi

antara penerima berita dengan pengirim memiliki arti berita yang jauh
berbeda. Karena proses penerima berita dipengaruhi oleh latar belakang
kebudayaan, pendidikan, lingkubngan, praduga dan gangguan
disekitarnya.

6. Umpan balik (feedback). Komunikasi adalah proses yang

berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasikm
penerima menaggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan
pengirim atau orang lain dan seterusnya. Feedback dapat berupa
dalam bentuk tanggapan pertanyaan, persetujuan, komentar maupun
perilaku.

KOMUNIKASI ORGANISASI

Efektifitas komunikasi dalam organisasi dipengaruhi oleh empat faktor khusus.

Raymond V. Lesikar telah menguraikan faktor tersebut yaitu :
1. Saluran Komunikasi Formal
Mempengaruhi efektifitas komunikasi dua cara yaitu
o Penyesuaian liputan saluran formal dengan perkembangan dan
pertumbuhan organisasi.
o Saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi
antar tingkat-tingkat organisasi.

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 3

 2. Struktur Organisasi
Wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap
efektifitas organisasi yaitu perbedaan kekuasaan dan kedudukan
(status) akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan
seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi.

3. Spesialisasi Jabatan
Mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda.
Dan bertujuan kerja dengan istilah tugas, waktu dan gaya yang sama.

4. Pemilikan Informasi
Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan
manajer dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga
kekuasaan serta statusnya. Jaringan seperti ini digunakan bila aliran
komunikasi yang lebih bebas sanagat diperlukan, seperti department
riset.

Empat Jaringan Komunikasi

A B A B

A C
B E B D C
C
D
C D
A E E D E

Lingkaran Rantai Huruf Y Bintang

Jaringan hurur „Y‟ dan „bintang‟ adalah komunikasi yang terpusat, dengan C
pada posisi pusat. Komunhikasi yang disentralisasi ini lebih efektif untuk
menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih
cepat dan lebih akurat. Tetapi bila masalah komunikasi kompleks, jaringan
„lingkaran‟ dan „rantai‟ yang didesentralisasi, akan lebih cepat dan akurat
peyelesaiannya. Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi
dalam jaringan-jaringan yang didesentralisasi.

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 4

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.Komunikasi Vertikal
Terdiri atas komunikasi ke atas dan kebawah sesuai rantai perintah.
Komunikasi kebawah ( downward communicatin ) maksud utama adalah
untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nasehat, saran atau
penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para
anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Sedangkan fungsi komunikasi keatas (upward communication ) adalah untuk
mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang
terjadi pada tingkatan bawah. Mencakup laporan-laporan periodik,
penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan.

2.Komunikasi Lateral Atau Horizontal, meliputi :

 Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
 Komunikasi yang terjadi antara departmen-department pada
tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan
hasil dari konsep spesialisasi organisasi.

3.Komunikasi Diagonal
Komunikasi merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang
diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil
hubungan-hubungan departmen lini dan staf.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud antara lain :

1. Pemuasan kebutuhan manusiawi seperti kebutuhan untuk
berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau
membosankan.
3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang
tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah ‘graphevine’ yaitu
mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi tetapi dari desas-desus, kabar
angin atau slentingan biasa disebut sebagai gosip.

HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 5

Hambatan Organisasional
1. Tingkatan hirarki
Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang dan akan
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus
melalui tingkatan tambahan yang memerlukan waktu lebih lama
untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang
ketepatannya.
2. Wewenang manajerial
Untuk membuat keputusan agar mencapai tujuan dengan efektif.
Namun sering ditemui permasalahan komunikasi disini yaitu ada
kesenjangan „leveling‟ antara atasan dan bawahan.
3. spesialisasi
menciptakan masalah komunikasi. yaitu karena adanya perbedaan
fungsi, dan kepentingan dalam istilah pekerjaan dan membuat
perbedaan diantara satu sama lain.

Hambatan-Hambatan Antar Pribadi

1. persepsi selektif.
Berikut tiga aspek yang berhubungan dengan persepri selektif.
 Penerima akan menginterpretasikan berita berdasarkan
pengalaman diri dan bagaimana mereka telah belajar untuk
menanggapi sesuatu.
 Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara
menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang
kuat.
 Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan
karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka
dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status komunikator.
Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk
pendapat untuk menilai, mempertimbangkan pengirim(sumber),
terutama kredibilitasnya.
3. Keadaan membela diri.
Mempengaruhi ekspresi wajah, gerakan tubuh dan pembicaraan
tertentu dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain
yang menimbulkan reaksi rantai defensif.
4. Pendengaran lemah.
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa.

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 6

PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektif.

2. Penggunaan umpan – balik
Komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting
dalam penentuan umpan balik seperti apa yang akan didapatkan.
3. Menjadi komunikator yang lebih efektif.
4. Pedoman komunikasi yang baik.
American Management Association (AMA) telah menyusun sejumlah
prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “The Ten Commandments Of
Good Communication” yaitu :
1. Cari kejelasan gagagan-gagasan terlebih dahulu sebelum
dikomunikasikan.
2. Teiliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan
saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam
perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita
selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan bila timbul, untuk mendaptkan segala sesuatu
yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi,
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk
dimengerti tetapi untuk mengerti.

Rangkuman Komunikasi dalam Organisasi – Wiwi Mustika Page 7