MAKALAH

E - GOVERMENT

“Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan

Di Satuan Reserse Narkoba

Polresta Pekanbaru“

Dosen Pengampu : Febby Apri Wenando,S.Pd.,M.Eng

Disusun Oleh :

Rayhan Dwi Saputra ( 170401143 )

Bima Satria (170401089)

Amin Haryanto (170401121)

Rohmat (170401096)

Arif Adzantoro(170401011)

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PRODI TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH RIAU
2021
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang,
kami panjatkan puja puji syukur atas Kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini yang
bertemakan tentang “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan di Satuan Reserse Polresta
Pekanbaru”.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari
berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami
menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam
pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan
tangan terbuka kami menerima segala kritik dan saran dari pembaca agar kami dapat
memperbaiki makalah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang “Perancangan Sistem

Informasi Pengarsipan di Satuan Reserse Polresta Pekanbaru” ini dapat memberitakan
manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Pekanbaru , Februari 2021

Kelompok 3

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................ii

DAFTAR ISI.........................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN......................................................................................................1

A. Latar Belakang............................................................................................................1

B. Rumusan Masalah.......................................................................................................2

C. Tujuan Penelitian........................................................................................................2

D. Manfaat Penelitian......................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN........................................................................................................3

2.1 Metodologi Pengumpulan Data.................................................................................3

2.2 Metode Pengembangan.............................................................................................3

2.3 Kebutuhan Informasi.................................................................................................4

2.4 Deskripsi Kebutuhan Fungsional..............................................................................4

2.5 Contex Diagram........................................................................................................5

2.6 Model Data Konseptual Diagram E-R......................................................................5

2.7 Tampilan Aplikasi.....................................................................................................6

BAB III PENUTUP..............................................................................................................10

3.1 Kesimpulan..............................................................................................................10

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan Teknologi Infiormasi (TI) yang semakin pesat
terutama Teknologi Informasi Komputer, komputer pada masa sekarang bukan merupakan
barang yang asing dan mahal lagi. Hampir semua bidang pekerjaan membutuhkan komputer
sebagai alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kelebihan diantaranya kecepatan,
keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data bila dibandingkan dengan pengolahan
data secara manual.

Satuan Reserse Narkoba Polresta Pekanbaru yang beralamatkan di jl. Jend. Ahmad
yani no.11, sago, kec. Senapelan, kota pekanbaru, Riau.Memiliki kendala dalam sistem
pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Frekuensi surat masuk dan surat keluar pada setiap
harinya mencapai lima sampai sepuluh surat. Surat masuk terdiri dari surat pemberitahuan,
surat rekomendasi, surat perintah, dan sebagainya. Sedangkan surat keluar terdiri dari surat
ijin, surat perintah, surat anggaran, surat penangkapan, dan sebagainya. Selama ini,
pengelolaan arsip di Satresnarkoba Polresta Pekanbaru masih dilakukan dengan cara yang
manual, yaitu surat masuk dicatat oleh bagian Kepala Urusan Administrasi dan ketatausahaan
(Kaurmintu) dalam buku surat masuk, kemudian disampaikan ke Kepala Satuan Narkoba
(Kasat) untuk dibuatkan disposisi. Jika surat tersebut perlu ditindak lanjuti, maka surat
tersebut di salin, kemudian yang aslinya diberikan kepada Satuan Kerja atau penerima surat
dan salinannya diarsipkan. Begitu pula surat keluar, setelah dilakukan pencatatan dalam buku
surat keluar, surat tersebut di cetak sebanyak dua lembar, satu lembar di kirim kepada tujuan
dan satu lembar diarsipkan dalam lemari arsip.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, diantaranya kesulitan

dalam pencarian surat masuk, disposisi dan surat keluar. Proses manual beresiko terjadinya
kerusakan dan kehilangan data. Kesulitan dalam membuat laporan jika sewaktu-waktu
diperlukan. Ruang lingkup yang akan dibahas dalam tugas ini berkaitan dengan pengarsipan
surat masuk dan surat keluar di Satuan Reserse Narkoba Polresta Pekanbaru. Maksud dari
penelitian ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi pengarsipan yang teratur dan
terarah dalam penyimpanan dan pencarian arsip. Tujuan lainya yaitu untuk memudahkan

1
dalam pencarian data arsip, antisipasi terjadinya kerusakan dan kehilangan data serta
memudahkan dalam membuat laporan jika sewaktu-waktu diperlukan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan,maka rumusan masalah yang akan
dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana cara mencari surat masuk dan surat keluar secara cepat dan tepat ?
2. bagimana surat atau arsip bisa di simpan secara teratur dan terarah ?
3. Bagaimana cara mengantisipasi terjadinya kerusakan dan kehilangan surat atau arsip ?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mencari surat masuk dan surat keluar secara cepat dan tepat.
2. Untuk menyimpan surat atau arsip secara teratur dan terarah.
3. Untuk menghindari terjadinya terjadinya kerusakan dan kehilangan surat atau arsip yang
telah disimpan secara manual.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat berguna pada :
1. Bagi Satuan Reserse Narkoba Polresta Pekanbaru
Dapat membantu Satuan Reserse Narkoba Polresta Pekanbaru dalam melakukan pencarian
Surat masuk dan surat keluar dengan cepat dan tepat,menyimpan surat atau arsip secara
teratur dan terarah,dan menghindari terjadinya kerusakan atau kehilangan surat atau arsip
penting karena penyimpanan yang masih manual.
2. Bagi penulis
Untuk menyelesaikan tugas dan UAS yang diberikan dari dosen pada mata kuliah E-
Goverment.Dan menambah wawasan dan mengetahui tentang surat atau arsip yang ada di
Satuan Reserse Narkoba Polresta Pekanbaru.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Metodologi Pengumpulan data

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalan penelitian ini adalah :
a. Observasi
Dalam penelitian ini,peneliti melakukan observasi pada Satuan Reserse Narkoba Polresta
Pekanbaru untuk mendapatkan data tentang kearsipan elektronik,dan proses kearsipan secara
elektronik.
b. Studi Pustaka
Selain dengan melakukan observasi,peneliti juga melakukan studi pustaka dengan
mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk referensi penulisan penelitian dengan membaca
buku, jurnal dan karya ilmiah lainnya,yang berhubungan dengan system kearsipan dan
dokumen didapatkan melalui berbagai media baik media cetak maupun internet.
2.2. Metode Pengembangan
Salah satu faktor yang harus diperhatikan ketika ingin membangun sebuah aplikasi adalah
pada tahap pengembangan. Peneliti menggunakan metode waterfall, metode ini
menggambarkan pendekatan yang sistematis dan berurutan pada pengembangan perangkat
lunak, yang memiliki tahapan-tahapan seperti berikut ini:
1. Tahapan Desain
Tahapan desain ini mengacu pada hasil analisis yang telah dilakukan. Dalam tahapan ini,
Penulis melakukan desain tampilan yang diharapkan mudah untuk digunakan oleh pengguna
manapun. Mulai dari tampilan awal, tampilan tombol-tombol, hingga tampilan input dan
output yang akan ditampilkan.
2. Tahapan Pengkodean / Coding
Tahapan pengkodean merupakan tahapan yang berkaitan dengan tahapan desain, tahapan ini
menggunakan Software Sublime Text sebagai script editor, serta penyimpanan database yang
menggunakan MySQL.
3. Tahapan Pengujian / Testing
Setelah tahapan pengkodean selesai maka akan masuk pada tahapan
pengujian/testing.Sebelum digunakan oleh User System akan diuji terlebih dahulu apakah
Sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau ada kendala maupun masalah yang
terjadi pada Sistem.Serta melihat apakah fungsi dari system berjalan dengan baik dan lancar.

3
4. Tahapan Maintenance
Pada tahapan ini Perangkat lunak yang sudah selesai dibuat kemudian dijalankan
serta mengacu pada perbaikan dan pemeliharaan.termasuk dalam memperbaiki kesalahan
yang tidak di temukan pada tahapan sebelumnya. Juga melakukan pengembangan pada fitur-
ftur yang ada dalam Sistem. Pada tahapan ini juga dilakukan apabila ada kritikan dan saran
dari pengguna Sistem.
2.3 Kebutuhan Informasi
Dalam perancangan aplikasi ini dibutuhkan informasi-informasi yang terkait dengan proses
pengarsipan surat masuk, disposisi dan surat keluar di Polsek Rancaekek. Informasi tersebut
dapat dilihat pada tabel 1.

Tabel 1. Kebutuhan Informasi

2.4 Deskripsi Kebutuhan Fungsional

Deskripsi kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan-kebutuhan yang ada biasanya dengan proses
pengolahan data, meliputi:

Tabel 2. Deskripsi Kebutuhan Fungsional

4
2.5 Contex Diagram

Gambar 1. Contex Diagram

2.6 Model Data Konseptual Diagram E-R

Gambar 10. Model Data Konseptual Diagram E-R

5
2.7 Tampilan Aplikasi
Sistem Informasi Pengarsipan Di Satuan Reserse Narkoba Polresta Pekanbaru

1. Halaman Login

2. Halaman Depan

6
3. Menu Sistem

4. Petunjuk

7
5. Halaman Input Data

6. Data Surat Masuk

8
7. Data Surat Keluar

9
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan Tugas Akhir Perancangan Sistem Informasi
Pengarsipan di Satuan Reserse Polresta Pekanbaru, maka dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi pengarsipan ini dapat mengantisipasi terjadinya kerusakan dan kehilangan data
arsip, karena sistem informasi ini dapat menyimpan soft copy arsip ke beberapa situs website
serta di dalam sistem komputer. Sistem informasi pengarsipan ini dapat memudahkan dalam
membuat laporan jika sewaktu-waktu diperlukan. Dalam penerapan aplikasi pengembangan
sistem informasi pengarsipan ini sebaiknya didukung oleh perangkat yang memadai baik dari
segi pengguna maupun perangkat keras dan perangkat lunak.

10