MODUL PERKULIAHAN

Organisasi &
Manajemen
Perusahaan Industri
Controling:
Pengendalian
Menyeluruh dan
Pengendalian
Preventif di masa
depan
 Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

13
Teknik Teknik Industri W161700016 R. Joko Sugiharjo

Abstract Kompetensi
Organisasi perusahaan Mahasiswa mampu :
atau
1. Memahami dan mampu
dihadapkan pada tanggung jawab
menjelaskan tentang
untuk mengelola sumber-sumber
pengendalian menyeluruh.
daya yang penting. Pengendalian
2. Memahami dan mampu
merupakan fungsi manajemen
menjelaskan tentangan
terakhir yang penting untuk
pengendalian preventif
membuat tujuan tercapai dengan
mengendalikan pemanfaatan
sumber-sumber organisasi secara
tepat. Sesungguhnya pelaksanaan
fungsi pengendalian sudah dimulai
bersamaan dengan fungsi
perencanaan. Pengendalian menjadi
penting bagi manajer agar prosedur
perilaku dan pekerjaan sesuai
dengan standar yang ada sehingga
tujuan perusahaan dapat terpenuhi.

Pengendalian Menyeluruh
 
Prosedur pengendalian dalam lingkungan PDE terdiri atas pengendalian menyeluruh
yangberdampak terhadap lingkungan PDE (General Control, Pengendalian Umum) dan
pengendalian khusus atasaplikasi (Aplication Control, Pengendalian Aplikasi). Tujuan

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

2 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
pengendalian umum PDE adalah untuk membuat rerangka pengendalian menyeluruh atas
aktivitas PDE dan untuk memberikan tingkat keyakinanyang memadai bahwa tujuan
pengendalian intern secara keseluruhan dapat tercapai.

Pengendalian umum meliputi:

1. Pengendalian organisasi dan operasi

2. Pengendalian dalam pengembangan
3. Pengendalian atas Dokumentasi
4. Pengendalian perangkatkeras, perangkat lunak sistem operasi dan perangkat
lunak sistem lainnya
5. Pengendalian penggunaan komputer, fasilitas dan datanya

Tujuan pengendalian aplikasi adalah sebagai berikut: Menjamin bahwa semua transaksi
yang telah diotorisasi telah diproses secara lengkap sekali saja, Menjamin bahwa data
transaksi lengkap dan teliti, Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar dan sesuai
dengan keadaan, Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang
telah ditetapkan, Menjamin bahwa aplikasi dapat terus menerus berfungsi.

Pengendalian aplikasi mencakup tiga pengendalian, yaitu:

1.Pengendalian Masukan (Input Control)

direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa data yang diterima

untuk diproses oleh sistem EDP sudah diotorisasi, diubah bentuk yang dapat dibaca
oleh mesin dan diidentifikasi dan data itu (termasuk data yang dikirim
lewat jalur komunikasi) tidak ada yang hilang, berkurang, bertambah, diduplikasi, atau
diubah tanpa ijin.

2. Pengendalian Proses (Process Control)

bertujuan untuk mencegah kesalahan yang terjadiselama proses pengolahan data yang d
ilakukan setelah data dimasukkan kedalam sistem komputer.Kesalahanpengolahan dapat
terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung
kesalahan.

3. Pengendalian Keluaran (Output Control)

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

3 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 bertujuan untuk menjaga kebenaran data yang akan dilaporkan yang dihasilkan oleh
system komputer dan membatasi penggunaan output tersebut hanya oleh
orang yang berhak, serta pengendalian keluaran yang direncanakan
untuk menjamin ketelitian dalam memproses keluaran (seperti daftar rekening, tampilan
di monitor, laporan-laporan, file dalam pitamagnetis, faktur, atau cek yang akan
digunakan untuk membayar) dan menjamin bahwa hanya pihak yang berhak saja yang
menerima output itu

Pengendalian Preventif

 Pengertian Preventif adalah suatu tindakan pengendalian sosial yang dilakukan untuk

mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan di masa
mendatang. Tindakan preventif (pencegahan) dilakukan manusia, baik secara pribadi
maupun berkelompok untuk melindungi diri mereka dari hal buruk yang mungkin terjadi.

Karena tujuannya mencegah dan mengurangi kemungkinan terjadinya hal yang tak
diinginkan, maka umumnya tindakan preventif biayanya lebih murah ketimbang biaya
penanggulangan atau mengurangi dampak dari suatu peristiwa buruk yang sudah terjadi.

Kata preventif banyak digunakan dalam banyak bidang, misalnya bidang sosial dan
kesehatan. Namun, pada dasarnya memiliki arti yang sama, yaitu upaya atau tindakan
pencegahan.

Pengendalian Preventif, merupakan suatu pengendalian sosial yang dilakukan untuk

mencegah kejadian yang belum terjadi. Atau merupakan suatu usaha yang dilakukan
sebelum terjadinya suatu pelanggaran.
Pengendalian sosial berdasarkan proses, dibagi menjadi dua, yaitu, Persuasif dan Koersif
1. Persuasif, merupakan bentuk pengendalian sosial yang bersifat untuk membujuk
atau mengarahkan masyarakat agar taat dan patuh terhadap nilai dan norma yang
telah ditetapkan. Atau dalam arti lain, menggunakan pendekatan atau sosialisasi.

2. Koersif, merupakan bentuk pengendalian sosial yang bersifat kekerasan. Atau dalam

arti lain, pengendalian sosial ini bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan
dengan cara kekerasan atau tindakan anarkis.

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

4 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Pengendalian preventif bertindak sebagai petunjuk untuk membantu sesuatu terjadiseperti
yang seharusnya terjadi. Pengendalian ini sangat diperlkan dalam pengolahan
dataelektronik, karena hal ini dapat mencegah terjadinya masalah. Pengendalian preventif
diletakkan di sepanjang proses pengolahan data dalam sistem pengolahan
data elektronik.Umumnya unsur pengendalian preventif dilaksanakan sebelum data masuk ke
dalam program komputer. Pengendalian preventif meliputi unsur-unsur berikut ini:

1. Otorisasi data sumber

2. Konversi data
3. Penyiapan data sumber
4. Turnaround documents
5. Formulir bernomor urut tercetak
6. Validasi masukan
7. Pemutakhiran arsip dengan computer
8. Pengendalian terhadap pengolahan data
. 
1. Otorisasi sumber data
Sebelum data diolah dengan komputer, harus ada teknik yang digunakan untuk
mendeteksi apakah data tersebut telah diotorisasi oleh yang berwenang. Contoh
data sumber yang memerlukan otorisasi sebelum diproses adalah syarat kredit,
potongan harga, tarif komisi, dan jam lembur. Dokumen yang dipakai sebagai
sumber data untuk diolah dalam komputer sedapat mungkin harus berisi bukti
otorisasi dari yang berwenang dan ditelaah oleh Grup Pengawas dalam Departemen
Pengolahan Data Elektronik.
2. Penyiapan data sumber
Dalam lingkungan pengolahan data elektronik, dokumen sumber yang
konvensionalmasih banyak digunakan, oleh karena itu diperlukan pengendalian
sebelum dokumensumber tersebut dikonversi ke dalam bentuk yang dapat dibaca
oleh mesin.
3. Turnaround documents
Penggunaan turnaround documents dapat menciptakan ketelitian dalam penyiapan masukan
yang akan diolah dengan komputer.
4. Formulir bernomor urut tercetak
Pengggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya dipertanggungjawabkan
merupakan unsur sistem pengendalian internal untuk mendorong adanya
praktik yangsehat seperti pada sistem manual.
5. Validasi masukan

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

5 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Validasi masukan ini dilakukan dengan menggunakan kemampuan komputer dalammemeriksa
masukan menggunakan program. Pemeriksaan yang dilakukan oleh computer mencakup
inspeksi dan penerimaan (atau penolakan) transaksi sesuai dengan validitaskuantitas,
kode, dan data lain yang terdapat dalam masukan. Kemampuan komputerdalam mengendalikan
masukan dapat mendeteksi kesalahan penyiapan masukan yang tidak dapat terdeteksi
dengan alat pengendalian yang telah diuraikan.

Pengendalian Preventif, Detektif dan Korektif

Dalam kegiatan pengendalian, terdapat 3 tipe pengendalian, yaitu preventiv, detektif dan
korektif. Perbandingan antara ketiga tipe tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pengendalian Preventif

Yaitu kegiatan pengendalian yang dilakukan untuk mencegah terjadinya suatu

permasalahan (error condition) dari suatu proses bisnis, atau dengan kata lain
pengendalian yang dilakukan sebelum masalah timbul. Kegiatan pengendalian ini relatif
murah jika dibandingkan kedua tipe pengendalian lainnya.

Contoh pengendalian preventif:

1.  Dibuatnya standar operasional prosedur untuk suatu kegiatan entitas;

2.  Dibuatnya pemisahan fungsi dalam suatu entitas;
3.  Dibuatnya rentang otorisasi dalam suatu entitas.

2. Pengendalian Detektif

Yaitu kegiatan pengendalian yang dilakukan dalam rangka mencari atau mendeteksi
adanya suatu permasalahan dan mencari akar permasalahan tersebut, atau dengan kata
lain pengendalian yang dilakukan dimana telah terdapat suatu permasalahan. Kegiatan
pengendalian ini lebih mahal dari kegiatan pengendalian preventif.

Contoh pengendalian detektif:

1. Dilakukan rekonsiliasi kas;

2. Dilaksanakannya audit secara periodik;

3. Kegiatan Korektif

Yaitu kegiatan pengendalian yang dilakukan untuk memperbaiki kondisi jika terdapat
suatu permasalahan yang menyebabkan resiko tidak tercapainya tujuan organisasi, yang
telah ditemukan pada kegiatan pengendalian preventif maupun detektif. Kegiatan Korektif
relatif lebih mahal dari kegiatan peventif maupun detektif.

Contoh kegiatan korektif:

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

6 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 Dilakukannya perbaikan suatu sistem informasi atas kesalahan data yang disebabkan
adanya eror dalam sistem informasi suatu entitas.

Kontrol Internal
DEFINISI AWAL
Kontrol internal berisi rencana organisasi yang terkordinasi dan pengukuran–pengukuran
yang diterapkan  di perusahaan untuk mengamankan aktiva ,memeriksa akurasi dan
keandalan data akutansi ,meningkatkan efisiensi operasional ,dan mendorong ketaatan
terhadap kebijakan manajerial yang telah diterapkan

DEFINISI MENURUT AICPA

Kontrol internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh aktivitas dewan
komisaris,manajemen atau pegawai lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan
yang wajar mengenai pencapaian tujuan pada hal-hal berikut ini:
•          Keandalan pelaporan keuangan
•          Efektivitas dan efisiensi operasi
•          Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

DEFINISI MENURUT INTERNAL AUDITOR

Kontrol adalah penggunaan semua sarana perusahaan untuk meningkatkan, mengarahkan,
mengendalikan dan mengawasi berbagai aktivitas dengan tujuan untuk memastikan bahwa
tujuan perusahaan tercapai

MODEL COSO

1. Lingkungan Kontrol

2. Penentuan Risiko

3. Aktivitas Kontrol

4. Informasi dan Komunikasi

5. Pengawasan

KONTROL PREVENTIF,DETEKTIF DAN KOREKTIF

•    Kontrol preventif adalah kontrol yang diterapkan untuk mencegah hasil-hasil yang
diharapkan sebelum terjadi.
•     Kontrol Detektif adalah kantrol yang dirancang untuk menemukan hasil-hasil yang
tidak diharapkan pada saat terjadinya.

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

7 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 •     Kontrol Korektif adalah kontrol yang dirancang untuk memastikan bahwa tindakan
korektif diambil untuk memperbaiki hal-hal yang tidak diharapkan atau untuk
memastikan bahwa hal-hal tersebut tidak terulang.

KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK KONTROL
•          Tepat waktu
•          Ekonomis
•          Akuntabilitas
•          Penerapan
•          Fleksibilitas
•          Menentukan Penyebab
•          Kelayakan

WHY CONTROL DON’T WORK

Aldag dan Stearns mengidentifikasi 4 reaksi terhadap sistem kontrol :
•          Dianggap sebagai permainan
•          Dianggap objek sabotase
•          Informasi yang tidak akurat
•          Ilusi kontrol
Penyebab-penyebab sistem kontrol tidak beroperasi sebagai mestinya :
•          Apati
•          Keletihan
•          Penolakan dari eksekutif
•          Kompleksitas
•          Komunikasi
•          Aspek efisiensi
Klasifikasi Pengendalian Intern

1. Menurut tujuannya, bedakan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a.   Pengendalian preventif dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah
tersebut benar-benar terjadi.
b.   Pengendalian detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut
terjadi.
c.   Pengendalian korektif dimaksudkan untuk memcahkan masalah yang ditemukan
oleh pengendalian detektif.
2. Menurut waktu pelaksanaannya, dibagi dalam dua kelompok yaitu:
a.   Pengendalian umpan balik (feedback control) adalah pengendalian yang termasuk
dalam kelompok pengendalian preventif karena jenis pengawasan ini memonitor
proses dan input untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

8 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 b.   Pengendalian dini (feedforward control) pengendalian yang masuk dalam kelompok
pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan
menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semual.

3. Menurut objek yang dikendalikan, maka dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

a.   Pengawasan umum (general control) adalah pengawasan yang dirancang untuk
menjamin bahwa lingkungan pengawasan oragnisasi mantap dan dikelola dengan
baik untuk meningkatkan efektivitas pengawasan aplikasi.
b.   Pengawasan aplikasi (application control) adalah pengawsan ayng digunakan untuk
mencegah, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat trnsaksi
tersebut diproses.
4. Menurut tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, dikelompokkan menjadi
tiga, yaitu:
a.   Pengawasan input dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid),
akurat, dan diotorisasi saja yang dimasukkan dalam proses.
b.   Pengawsan proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses
secara akurat dan lengkap, dan semua file dan record di-update secara tepat.
c.    Pengawasan output dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi
dengan semestinya.

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

9 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka

Management, Chuck Williams, Salemba Empat.

Management, John R. Scermerhorn, Jr. Penerbit Andi Yogyakarta.

Management, James AF Stoner. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Manajamen, T Hani Handoko, Penerbit BPFE

MSDM Org.& Manajemen Perusahaan Industri

10 R. Joko Sugiharjo
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id