MANAJEMEN ARSIP STATIS (ARCHIVES MANAGEMENT) DAN

PROFESI BIDANG KEARSIPAN

(Machmoed Effendhie)

Operasional Manajemen Arsip Statis pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi manajeman
arsip statis (Archives Management atau Archives administration). Tujuannya adalah menata, merawat
dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi
pada para pengguna arsip. Dalam system Manajemen arsip statis mencakup kegiatan acquisition and
records appraisal, description, restorative atau curative conservation, information services, dan
sources publication, sebagaimana ditunjukkan dalam ilustrasi di bawah ini
Akuisisi

Akuisisi adalah upaya menambah dan

pengembangan khasanah arsip yang diterima
melalui antara lain:
1) Transfer
2) Donasi
3) Pembelian
4) Peminjaman
5) Deposit

Deskripsi
ICA (international council on archives) 2000,
mendefinisikan deskripsi arsip adalah
penyusunan suatu gambaran yang akurat
dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara
lengkap beserta segenap komponennya.

Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat

memberikan akses informasi mengenai asal–
usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan
arsip, struktur pemberkasannya,
hubungannya dengan arsip lain, dan cara
bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan
dan digunakan. Dalam istilah kearsipan, hal
ini dikenal dengan istilah respect des fonds.
 Preservasi-Konservasi
Tujuan kegiatan tahap ini (Preservasi-
Konservasi) adalah
a. Menyelamatkan arsip statis baik
penyelamatan fisik dan informasinya
b. Upaya memperpanjang usia arsip
dengan cara menghindarkan dan
menanggulangi unsur-unsur perusak arsip
c. Restorasi

PRESERVASI (preventif) antara lain:

a. Membersihkan debu secara periodik
b. Fumigasi (merupakan tindakan
pengasapan yang bertujuan mencegah,
mengobati, dan melestarikan bahan arsip.
c. Deadifikasi kertas (suatu suatu cara
untuk menetralkan kertas dari asam yang
sedang merusak kertas dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari
pengaruh asam yang berasal dari luar.

KONSERVASI (Kuaratif) antara lain:

a. Tambal-menyambung bahan arsip yang rusak atau robek dengan menggunakan zat perekat,
potongan kertas, kertas tisu, dan bubur kertas. Cara-cara tersebut mensyaratkan bahan-
bahan dan adoman minimal serta teknik penambalan.
b. Laminasi (laminasi dapat dilakukan dengan tangan/manual, dengan mesin pres panas, atau
dengan filmoplast).
c. Enkapsulasi (merupakan salah satu metode preservasi kertas dengan menggunakan bahan
pelindung untuk menghindarkan arsip dari kerusakan fisik).
d. Alih media (microfilm, microfische, micropaque, dan documen imaging).

Layanan
Keberhasilan program MANAJEMEN ARSIP
STATIS selain dapat dilihat dari kegiatan
pengumpulan, pengolahan, dan perawatan
juga melalui keberhasilan layanan pada
pengguna.
Layanan pada pengguna ini merupakan tujuan
akhir dari program operasional Pengelolaan
Arsip Statis dan sekaligus merupakan sarana
uji bagi kredibilitas Lembaga Kearsipan.

Layanan pada pengguna ini dapat

dikelompokkan menjadi tiga, yakni layanan
informasi, publikasi naskah sumber, dan
program pendidikan bagi pengguna arsip.
Profesi di bidangh Kearsipan

Di banyak negara, records manager dan Archivists, masing masing berdiri sendiri sebagai profesi
terpisah. Records manager atau sering disebut document management specialist, information
managers, general archivist, RIM staf, record controller pada dasarnya bertanggung jawab terhadap
kegiatan records management (arsip dinamis). Sementara itu, Archivists bertanggung jawab
terhadap kegiatan archives management atau archives administration (arsip statis). Record maneger
dan archivists lebih bersifat generalis sedangkan spesialis misalnya ahli dalam bidang bussines
records, banking records, medical records, electronic records, ahli konservasi, ahli preservasi, dll.
Profesional dalam bidang kearsipan berdasarkan jenjang pendidikannya dan telah tersertifikasi
sebagimana digambarkan di bawah ini

Di Indonesia, organisasi profesi kearsipan pertama yang adalah AAI (Asosiasi Arsiapris Indonesia)
yang dibentuk pada tahun 1998. Dalam pekembangannya AAI ini tidak ada kegatan dan akhirnya
mati suri. Kemudian, pada tahun 2004, dibentuklah APKI (Asosiasi Profesi Kearsipan Indonesia). APKI
semula didirikan untuk menampung semua semua arsiparis atau dan manjer rekod dari semua
kalangan tidak hanya arsiparis PNS. Namun, pada tahun 2005, diselenggarakan kongres Asosiasi
Arsiparis Indonesia (AAI). Melihat struktur kepengurusan dan keanggotannya, AAI sebenarnya lebih
merupakan asosiasi arsiparis PNS atau ASN. Dalam kongres tahun 2010 AAI telah melahirkan Kode
etik sebagai berikut:
1. Arsiparis Indonesia bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Arsiparis Indonesia setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
3. Arsiparis Indonesia harus jujur & bertanggungjawab, bersemangat untuk meningkatkan
kompetensi, profesionalitas, komitmen, dedikasi dan integritas dalam menjalankan tugas dan
fungsinya.
4. Arsiparis Indonesia harus mempertahankan dan melindungi otentisitas, reliabilitas, legalitas dan
integritas dari suatu arsip.
5. Arsiparis Indonesia bertanggungjawab atas pengelolaan arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan
& pemeliharaan, penyusutan, penilaian & akuisisi, deskripsi, pelestarian, sampai dengan akses dan
pemanfaatan arsip demi kemaslahatan bangsa.
Sebutan arsiparis di Indonesia, dalam kenyataannya, secara formal mengacu pada pegawai negeri
sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang
berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah. Adapun Jenjang Jabatan
Fungsional Arsiparis Kategori Keterampilan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dari yang
terendah sampai dengan yang tertinggi, yaitu:
a. Arsiparis Terampil/jenjang pelaksana (pensiun umur 58 th);
b. Arsiparis Mahir/jenjang Mahir (pensiun umur 58 th); dan
c. Arsiparis Penyelia/jenjang Penyelia (pensiun umur 58 th).
Pasal 7 ayat 2 pada Permenpan nomor 13 tahun 2016 tentang Perubahan Permenpan nomor 48
Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :
Jenjang Jabatan Fungsional Arsiparis Kategori Keahlian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b
dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi, yaitu:
a. Arsiparis Ahli Pertama/jenjang Pertama (pensiun umur 58 th);
b. Arsiparis Ahli Muda/jenjang Muda (pensiun umur 58 th);
c. Arsiparis Ahli Madya/jenjang madya (pensiun umur 60 th); dan
d. Arsiparis Ahli Utama/jenjang Utama (pensiun umur 60 th).