Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Needs Analysis) dan Jenis-jenisnya – Lingkungan

kerja saat ini mengharuskan tenaga kerja yang terampil untuk melakukan tugas-tugas yang
kompleks dengan cara yang efisien, hemat biaya dan aman. Pelatihan diperlukan ketika tenaga
kerjanya tidak bekerja sesuai dengan standar yang ditentukan atau tidak dapat bekerja pada
tingkat kinerja yang diharapkan. Perbedaan antara hasil kerja yang aktual dengan apa yang
diharapkan oleh perusahaan atau organisasi menunjukan bahwa tenaga kerja yang bersangkutan
memerlukan pelatihan atau training.

Sebelum melanjutkan proses pelatihan dan pengembangan, langkah pertama yang paling penting
untuk dapat memulai pelatihan dan pengembangan adalah mengidentifikasikan  pelatihan apa
yang benar-benar dibutuhkan dan apakah pelatihan tersebut dapat secara langsung ataupun tidak
langsung berkontribusi terhadap pencapai tujuan organisasi. Proses mengidentifikasikan
kebutuhan pelatihan inilah yang biasanya disebut dengan Analisis Kebutuhan Pelatihan atau
dalam bahasa Inggris disebut dengan Training Needs Analysis.
Baca juga : Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis).

Analisis Kebutuhan Pelatihan atau Training Needs Analysis adalah proses sistematis untuk
memahami kebutuhan dan persyaratan pelatihan. Analisis Kebutuhan Pelatihan yang berhasil
akan dapat mengidentifikasikan tenaga kerja yang membutuhkan pelatihan dan jenis pelatihan
apa yang diperlukan. Akan sangat kontra-produktif apabila manajemen menawarkan jenis
pelatihan kepada karyawannya yang tidak membutuhkan pelatihan ataupun menawarkan
pelatihan yang salah. Dengan melakukan Analisis Kebutuhan Pelatihan ini, manajemen dapat
menempatkan sumber daya pelatihan untuk penggunaan yang lebih baik dan tepat.

Jenis-jenis Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Needs

Analysis)
Pada dasarnya, terdapat 3 jenis utama Analisis Kebutuhan Pelatihan atau (Training Needs
Analysis/TNA) berdasarkan tingkatannya. Ketiga jenis Analisis Kebutuhan Pelatihan ini
diantaranya adalah Individual Analysis (Analisis Individu), Task Analysis atau Work Analysis
(Analisis Tugas atau Analisis Pekerjaan) dan Organizational Analysis (Analisis Organisasi).

1. Analisis Individu (Individual Analysis)

Analisis Kebutuhan Pelatihan  yang pertama adalah Analisis tentang individu atau orang.
Analisis Individu ini berfokus pada orang itu sendiri. Analisis ini berkaitan dengan orang-orang
yang berada di dalam organisasi yang membutuhkan pelatihan dan pengembangan di bidang
tertentu.  Kinerja atau hasil kerja individu dapat diambil dari data penilaian kinerja dan
dibandingkan dengan tingkat yang diharapkan atau kinerja standar yang ditentukan organisasi.
Analisis Individu juga dapat dilakukan melalui kuesioner, umpan balik, wawancara pribadi dan
lain-lainnya.

Misalnya Analisis Individu pada seorang manajer, jabatan manajer merupakan jabatan tinggi
yang memerlukan analisis lengkap. Dimulai dari pengalaman manajer atau karyawan yang
bersangkutan, pengetahuan, kemampuan hingga pada kepribadian mereka. Manajer pada
dasarnya merupakan sebuah jabatan yang memiliki penghasilan yang tinggi namun mereka yang
menjabat sebagai manajer ini juga harus mengetahui dan memahami apa yang seharusnya
dilakukan dan dimiliki oleh seorang manajer seperti bagaimana caranya untuk menangani
bawahannya, mengetahui setiap detil pekerjaan bawahannya serta dapat bekerjasama dengan
semua pihak yang berkaitan dengan tugas dan jabatannya.

2. Analisis Tugas (Task Analisis)

Analisis Tugas (Task Analisis) atau juga sering disebut juga dengan Job Analisis (Analisis
Pekerjaan) adalah analisis yang berfokus pada persyaratan apa yang diperlukan untuk melakukan
suatu pekerjaan atau tugas. Analisis Tugas ini menentukan tugas-tugas utama dan tingkat
keterampilan yang diperlukan dalam melakukan tugas-tugas tersebut. Dengan mengetahui
keterampilan yang dibutuhkan ini, pihak Manajemen dapat menentukan pelatihan terbaik yang
seharusnya dimiliki oleh karyawan. Kurikulum pelatihan akan menjadi standar bagi semua orang
di setiap posisi karena pelatihannya berfokus pada tugas yang harus dikuasai, bukan pada orang-
orang atau individu-individunya.

3. Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

Analisis Organisasi atau Organizational Analysis adalah Analisis yang membantu perusahaan
atau organisasi untuk memprediksi tentang strategi bisnis di masa depan untuk mencapai tujuan
dan sasaran organisasinya. Analisis organisasi pada dasarnya adalah penentuan kebutuhan
pelatihan untuk organisasi secara menyeluruh seperti visi dan misi, sasaran dan tujuan organisasi
serta rencana-rencana strategis.

Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Tujuan Analisis Jabatan – Dalam bahasa
Inggris, Analisis Jabatan disebut dengan istilah “Job Analysis”, kadang-kadang dalam bahasa
Indonesia diterjemahkan langsung menjadi Analisis Pekerjaan. Analisis Jabatan ini merupakan
salah satu fungsi penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia untuk menempatkan orang
yang tepat pada posisi yang tepat (right man at the right place).

Pada dasarnya, yang dimaksud dengan Analisis Jabatan atau Job Analysis ini adalah sebuah
proses untuk mengidentifikasikan dan menentukan secara rinci tugas dan persyaratan pekerjaan
tertentu serta kepentingan yang berkaitan dengan tugas-tugas pada jabatan atau pekerjaan
tertentu. Sedangkan definisi Analisis Jabatan menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan
Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004 tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah adalah proses
metoda secara sistimatis untuk memperoleh data jabatan, mengolahnya menjadi informasi
jabatan yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan program kelembagaan, ketatalaksanaan
dan Manajemen Sumber Daya Manusia.
Baca juga : Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ruang Lingkupnya. 

Analisis Jabatan harus merumuskan semua jabatan baik sebagai tenaga pelaksana, non-manerial
mapun  manajerial dalam suatu perusahaan sedangkan hasil dari Analisis Jabatan atau Job
Analysis ini adalah identifikasi jabatan, ringkasan tugas, rincian tugas, spesifikasi jabatan
(pendidikan, pelatihan atau kursus, pengalaman kerja, masa kerja, psikologi yang meliputi bakat
kerja, temperamen kerja dan minat kerja), hasil kerja dan tanggung kerja.
Dengan kata lain, Job Analysis atau Analisis Jabatan ini melakukan eksplorasi secara sistematis
suatu jabatan, melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus
dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang dibutuhkan pada
pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM).
Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang
karyawan yang mengisi jabatan tersebut atau pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara
produktif harus diidentifikasikan secara sistematis, jelas dan rinci dalam Job Analysis (Analisis
Jabatan) ini.

Tujuan Analisis Jabatan (Job Analysis)

Job Analysis atau Analisa Jabatan melibatkan pengumpulan dan pencatatan data terkait pada
pekerjaan dan jabatan seperti pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan, tugas dan tanggung jawab, kualifikasi pendidikan dan pengalaman yang dibutuhkan
serta karakteristik dan emosional yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan
yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.

Analisis Jabatan atau Job Analysis ini kemudian didokumentasikan sehingga bermanfaat bagi
manajemen perusahaan untuk dapat menentukan kesesuaian antara pekerjaan dan karyawan,
kebutuhan pelatihan dan pengembangan, menilai kinerja seorang karyawan dan memberikan
kompensasi yang sesuai dengan kinerja karyawannya.

Adapun tujuan-tujuan dilakukannya Analisis Jabatan (Job Analysis) adalah sebagai berikut :

Rekrutmen dan Seleksi (Recruitment and Selection) : Analisis Jabatan membantu manajemen
untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan
tertentu. Analisis Jabatan ini menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja,
keterampilan teknis, fisik, emosional dan keahlian pribadi seseorang untuk dapat melakukan
pekerjaan dan mengisi jabatan yang dibutuhkan. Tujuannya adalah mendapatkan orang yang
tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat atau mengisi posisi jabatan yang tepat (right person
at the right place).

Menilai Kinerja Karyawan (Performance Analysis) : Dengan Analisis Jabatan atau Job
Analysis (Analisis Pekerjaan) ini, manajemen dapat memeriksa apakah sasaran dan tujuan
pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang bersangkutan sudah tercapai atau tidak. Hal ini
dikarenakan Job Analysis juga membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil
kerja individu atau karyawannya. Dengan demikian, keseluruhan kinerja seorang karyawan dapat
diukur dan dinilai sesuai dengan Dokumentasi Job Analysis.

Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development) : Analisis Jabatan atau Analisis
Pekerjaan ini juga dapat digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan
karyawan. Perbedaan antara hasil kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual) kinerja
karyawan menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan yang
bersangkutan. Dengan Job Analysis ini, manajemen dapat menentukan isi pelatihan, peralatan
dan perlengkapan yang akan digunakan untuk melakukan pelatihan serta metoda yang akan
digunakan untuk pelatihan ini.
Manajemen Kompensasi (Manajement Compensation) : Job analysis atau analisis pekerjaan
ini memainkan peranan yang penting dalam menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif
karyawan. Tentunya, Paket gaji seorang karyawan pada dasarnya tergantung pada posisi, jabatan,
tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Proses ini dapat membantu
manajemen khusus manajer sumber daya manusia untuk menentukan kompensasi yang harus
diberikan pada karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

Selain beberapa tujuan diatas, Job Analysis ini juga digunakan untuk merancang, mendesain
ulang, memperkaya, mengevaluasi serta menambahkan atau mengurangi tanggung jawab pada
pekerjaan tertentu agar dapat meningkatan kepuasan karyawan sekaligus mencapai produktivitas
yang diinginkan oleh manajemen.

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Method) – Analisis Jabatan atau Job Analysis
merupakan salah satu proses penting untuk menempatkan orang yang tepat pada posisi yang
tepat. Untuk dapat melakukan Analisis Jabatan dengan efektif, pihak Manajemen khususnya
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) perlu mengumpulkan data dan informasi yang
berkaitan dengan pekerjaan atau jabatan tersebut. Untuk mengumpulkan data dan informasi
tersebut, pihak manajemen biasanya akan memilih satu atau kombinasi dari beberapa metode
tergantung pada kebutuhan dan persyaratan organisasi dan tujuan dari proses analisis jabatan
tersebut.
Baca juga : Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis) dan Tujuannya.

Memilih metode analisis jabatan yang sesuai biasanya tergantung pada struktur organisasi,
tingkat hirarkis, sifat pekerjaan, tanggung jawab dan tugas yang terlibat didalamnya. Sebelum
memilih metode yang tepat untuk melakukan analisis jabatan, sebaiknya pihak manajemen SDM
meneliti terlebih dahulu setiap kelebihan dan kelemahan metode yang akan digunakan karena
mengingat data dan informasi yang diperoleh untuk analisis jabatan ini sangat penting untuk
membantu perusahaan atau organisasi dalam mengatasi tren pasar saat ini, perubahaan organisasi
dan mengatasi masalah-masalah harian yang terjadi.

Metode Analisis Jabatan (Job Analysis Methods)

Terdapat tiga metode yang biasanya digunakan dalam Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan
ini. Ketiga Metode Analisis Jabatan tersebut diantaranya adalah Metode Observasi (Observation
Method), Metode Wawancara (Interview Method) dan Metode Kuesioner (Questionnaire
Method).

1. Metode Observasi (Observation Method)

Pada metode analisis jabatan yang menggunakan observasi ini, seorang analis jabatan (orang
yang melakukan analisis jabatan) mengamati seorang karyawan dan mencatat semua tugasnya
baik yang dilakukannya maupun yang tidak dilakukannya, tanggung jawab maupun bukan
tanggung jawabnya, keterampilan yang dibutuhkan, metode atau cara digunakan untuk
melakukan tugas serta kemampuan dan mental atau emosional yang dibutuhkan untuk
menangani tantangan dan risiko.
Mungkin banyak menganggap bahwa metode observasi ini merupakan metode yang termudah
namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal ini disebabkan karena setiap orang memiliki cara
tersendiri untuk mengamati sesuatu dan setiap orang juga memiliki cara berpikir sendiri dalam
menafsirkan penemuannya atau apa yang telah dilihatnya. Dengan demikian, proses observasi ini
dapat mengakibatkan bias pada hasil pengamatannya. Perasaan suka dan tidak suka secara
pribadi juga dapat menghasilkan hasil observasi yang tidak tepat atau bukan hasil yang
sebenarnya. Salah satu cara terbaik untuk mengatasi permasalahan metode observasi ini adalah
melalui pelatihan khusus analis jabatan atau pelatihan terhadap orang yang melakukan tugas
analisis jabatan ini.

Terdapat tiga teknik khusus untuk observasi ini, yaitu dengan pengamatan langsung (direct
observation), analisis metode kerja (work analysis method) dan teknik insiden kritis (Critical
Insident Technique). Pengamatan langsung atau direct observation adalah mengamati langsung
dan melakukan pencatatan perilaku seorang karyawan dalam situasi yang berbeda-beda. Analisis
Metode Kerja atau Work Analysis Method adalah analisis pengamatan yang meliputi waktu dan
gerak secara khusus, teknik analisis ini biasanya digunakan pada karyawan pabrik yang
melakukan perakitan. Sedangkan teknik yang ketiga adalah teknik insiden kritis yang
mengidentifikasikan perilaku kerja yang menghasilkan kinerja.

2. Metode Wawancara (Interview Method)

Wawancara adalah metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengajukan pertanyaan
langsung kepada karyawan. Pada umumnya, terdapat tiga jenis wawancara yaitu wawancara
individual yaitu wawancara hanya dengan karyawan terkait, wawancara kelompok dengan
kelompok karyawan yang mengerjakan pekerjaan yang sama dan wawancara dengan penyelia
(supervisor) atau atasan karyawan yang bersangkutan yang mengetahui pekerjaan tersebut.

Dengan metode wawancara ini, seorang karyawan diwawancarai untuk mendapatkan informasi
tentang masalah yang mereka hadapi, penggunakan cara atau teknik tertentu dan keterampilan
yang diperlukan untuk melakukan pekerjaannya. Metode wawancara ini juga dapat membantu
pewawancara untuk mengetahui apa yang sebenarnya dipikirkan oleh karyawannya tentang
tanggung jawab dan pekerjaannya sendiri.

Untuk mendapatkan hasil yang jujur dan benar serta data dan informasi yang asli, pertanyaan
yang diajukan selama wawancara harus dipilih dengan teliti dan hati-hati. Untuk menghindari
kesalahan, sebaiknya mewawancarai lebih dari satu individu untuk mendapatkan tanggapan. Bisa
berupa dua atau lebih individu yang melakukan pekerjaan yang sama ataupun mewawancarai
atasan atau supervisor individu/karyawan yang bersangkutan.

3. Metode Kuesioner (Questionnaire Method)

Metode Kuesioner merupakan salah satu metode pengumpulan data dan informasi untuk analisis
jabatan yang sering digunakan. Kuesioner adalah suatu daftar yang berisi pertanyaan-pertanyaan
yang harus dijawab oleh karyawan yang akan dianalisis jabatannya. Kelebihan dari metode
kuesioner ini adalah dapat mengumpulkan sejumlah informasi tentang pekerjaan dalam waktu
yang relatif singkat dan biaya yang relatif murah dengan catatan bahwa karyawan dapat secara
akurat menganalisis dan mengkomunikasikan informasi tentang pekerjaan mereka.

Namun Karyawan yang diminta untuk mengisi kuesioner tersebut kemungkinan mempunyai
persepsi sendiri dan bias pribadi tersendiri terhadap pertanyaan yang terdapat pada kuesioner
sehingga menimbulkan bias dan ketidakakuratan informasi. Oleh karena itu, disarankan untuk
mengkombinasikannya dengan metode wawancara dan observasi untuk mengklarifikasi dan
memverifikasi informasi kuesioner. Komunikasi yang baik antara manajemen dengan karyawan
yang akan dianalisis jabatannya juga sangat diperlukan.