Penggunaan dan Pemanfaatan Kearsipan di Lingkungan Keluarga

Seperti halnya suatu organisasi, keluarga juga dapat dikatakan sebagai suatu organisasi. Karena
dalam lingkungan keluarga juga terdapat proses penciptaan dan penggunaan kearsipan. Keluarga
dalam kehidupan sehari-harinya, tidak terlepas dari proses penciptaan arsip. Surat-surat, akte-
akte, piagam, foto-foto, ijasah dan sebagainya pastilah dimiliki oleh sebuah keluarga pada
umumnya. Dan kesemuanya itu memerlukan suatu tindakan dan pengelolaan kearsipan.
Dalam hal ini penulis juga melakukan wawancara terhadap lima (keluarga) responden (walaupun
hal ini tidaklah memenuhi syarat untuk membuat suatu kesimpulan) mengenai peranan kearsipan
dalam lingkungan keluarga. Dan dari lima responden tersebut kesemuanya memang melakukan
suatu kegiatan kearsipan dalam kehidupan berkeluarga sehari-harinya. Terlepas dari baik atau
tidaknya penanganan arsip-arsip tersebut.
Dari kelima respoden, mereka mempunyai beberapa kriteria atau alasan tertentu mengapa suatu
dokumen layak untuk disimpan (sebagai arsip). Mereka menyebutkan bahwa suatu dokumen
disimpan sebagai arsip biasanya berkenaan dengan hal:
- pendidikan , seperti ijasah, buku raport, STTB,
- kepemilikan surat, seperti surat tanah, IMB (ijin mendirikan bangunan), saham dan sebagainya
- piagam
- surat-surat keluarga
- foto-foto pada suatu keadaan/acara tertentu
dan tentu saja masih banyak kriteria lain yang menjadi alasan suatu keluarga melakukan kegiatan
kearsipan.

Tujuan dari pemanfaatan kegiatan kearsipan di lingkungan keluarga dari hasil wawancara
dengan lima responden tersebut, seluruhnya memberikan jawaban yang sama, yaitu sebagai bukti
otentik dan selain itu juga untuk kesiapan jika diperlukan sewaktu-waktu.
Namun yang tidak kalah pentingnya dari fungsi kearsipan dalam keluarga adalah fungsi historis.
Dari lima responden, semuanya menyebutkan fungsi historis atau hal-hal yang mempunyai unsur
sentimentil sebagai salah satu aspek penting dalam kearsipan. Misalnya mereka sengaja
menyimpan surat dari pacar pertamanya, foto masa kecil, kartu UMPTN, dan sebagainya, yang
disimpan sebagai suatu hal yang dapat dikenang di kemudian hari.
Dari hasil jawaban kelima responden tersebut dapat disimpulkan bahwa kegiatan kearsipan
dalam lingkungan keluarga pada dasarnya hampir sama dengan pengelolaan arsip dalam suatu
organsasi. Dimana kegiatan kearsipan dalam lingkungan keluarga mempunyai tahapan ataupun
daur hidup arsip (cycle life). Daur hidup arsip tersebut meliputi : proses penciptaan (record
creation), penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance) serta tahap istirahat
(retirement).

a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan
pegawai dan rekaman prestasi.

b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar
pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan
transkip mahasiswa.
e. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan,
notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

f. Pita rekaman

c. Mikro film

d. Disket

e. Compact disk

f. Flash disk