F07 Ima

SKRIPSI
PENERAPAN INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, ISO

14001, DAN OHSAS 18001) STUDI KASUS PADA PRODUKSI KOPI
INSTAN DI PT. NESTLE INDONESIA – PANJANG FACTORY
Oleh :
INTAN MAYASARI
F24103113
2007
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
Intan Mayasari. F24103113. Penerapan Integrated Management System (ISO
9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001) Studi Kasus pada Produksi Kopi Instan di
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory. Di bawah bimbingan Dr. Ir. Adil
Basuki Ahza, MS. (2007)
RINGKASAN
Nestlé sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan

perdagangan global agar produknya berdaya saing tinggi, mengantisipasi
masyarakat yang dinamis dan kreatif, terutama dalam konteks orientasi konsumen
yang tidak lagi pada harga produk yang murah dan bermutu, tetapi juga produk
yang dihasilkan tidak merusak lingkungan, serta memperhatikan kesehatan dan
keselamatan kerja karyawannya. Oleh sebab itu, Integrated Management System
(IMS) merupakan prioritas penting sistem manajemen bagi Nestlé saat ini.
Perubahan sistem manajemen internal menjadi IMS dilatarbelakangi oleh
faktor luar dan dalam perusahaan. Faktor dari luar berupa tuntutan konsumen agar
sistem manajemen internal Nestlé diubah menjadi sistem manajemen yang
berlaku secara internasional. Faktor dari dalam diantaranya adalah adanya
beragam sistem yang berjalan paralel, berbeda area implementasi dan tanggung
jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian IMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat
waktu, usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen.
Kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi pemenuhan terhadap
implementasi Integrated Management System, mempelajari proses produksi kopi
instan di PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory, bekerja sesuai dengan peraturan
perusahaan, serta melatih keterampilan dan kemampuan komunikasi
personal/human relation sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya. Sasaran
dari kegiatan magang adalah untuk menguji hipotesa bahwa penerapan ISO 9001,
ISO 14001, serta OHSAS 18001 berhasil dan dapat meningkatkan kinerja
perusahaan. Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui
sejauh mana implementasi IMS sudah terpenuhi dan kesesuaiannya dengan
penerapan pedoman yang digunakan di perusahaan agar continual improvement
dapat dilaksanakan.
Hingga program magang ini berakhir, implementasi IMS baru mencapai
tahap internal audit pertama dan ternyata ditemukan temuan mayor, minor, dan
improvement. Temuan mayor diantaranya berupa aktivitas tanpa dokumen dan
tidak adanya surat pengangkatan MR. Temuan minor diantaranya terdapat log
book yang tidak ditandatangani, tidak ada record hasil kalibrasi, Quality
Monitoring Scheme yang tidak update, prosedur keadaan darurat tidak diuji coba
secara teratur, dsb. Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal
(Nestec) belum didstribusikan, beberapa form belum diregistrasi, terdapat
dokumen lama yang belum distempel “obsolete”, beberapa checklist, log book,
dan log sheet belum diberi nomor, dsb.
Kekurangan dalam pemenuhan implementasi IMS ini adalah komunikasi
mengenai IMS kepada karyawan, khususnya pada soft floor, komitmen dari
beberapa IMS champions, kurangnya kekonsistensian dalam pelaksanaan sistem,
serta sedikitnya jumlah IMS champion yang cukup menghambat proyek IMS yang
ditargetkan hanya enam bulan. Dalam melaksanakan proyek besar ini sebaiknya
jumlah IMS champions ditambah, komunikasi mengenai IMS kepada seluruh
karyawan lebih efektif, komitmen dari IMS champions dipertahankan, serta
konsistensi pelaksanaan IMS dapat ditingkatkan.
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar
SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN
Pada Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan
Fakultas Teknologi Pertanian
Institut Pertanian Bogor
Oleh:
INTAN MAYASARI
F24103113
2007
BOGOR
Intan Mayasari. F24103113. Penerapan Integrated Management System (ISO
9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001) Studi Kasus pada Produksi Kopi Instan di
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory. Di bawah bimbingan Dr. Ir. Adil
Basuki Ahza, MS. (2007)
RINGKASAN
Nestlé sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan

perdagangan global agar produknya berdaya saing tinggi, mengantisipasi
masyarakat yang dinamis dan kreatif, terutama dalam konteks orientasi konsumen
yang tidak lagi pada harga produk yang murah dan bermutu, tetapi juga produk
yang dihasilkan tidak merusak lingkungan, serta memperhatikan kesehatan dan
keselamatan kerja karyawannya. Oleh sebab itu, Integrated Management System
(IMS) merupakan prioritas penting sistem manajemen bagi Nestlé saat ini.
Perubahan sistem manajemen internal menjadi IMS dilatarbelakangi oleh
faktor luar dan dalam perusahaan. Faktor dari luar berupa tuntutan konsumen agar
sistem manajemen internal Nestlé diubah menjadi sistem manajemen yang
berlaku secara internasional. Faktor dari dalam diantaranya adalah adanya
beragam sistem yang berjalan paralel, berbeda area implementasi dan tanggung
jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian IMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat
waktu, usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen.
Kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi pemenuhan terhadap
implementasi Integrated Management System, mempelajari proses produksi kopi
instan di PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory, bekerja sesuai dengan peraturan
perusahaan, serta melatih keterampilan dan kemampuan komunikasi
personal/human relation sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya. Sasaran
dari kegiatan magang adalah untuk menguji hipotesa bahwa penerapan ISO 9001,
ISO 14001, serta OHSAS 18001 berhasil dan dapat meningkatkan kinerja
perusahaan. Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui
sejauh mana implementasi IMS sudah terpenuhi dan kesesuaiannya dengan
penerapan pedoman yang digunakan di perusahaan agar continual improvement
dapat dilaksanakan.
Hingga program magang ini berakhir, implementasi IMS baru mencapai
tahap internal audit pertama dan ternyata ditemukan temuan mayor, minor, dan
improvement. Temuan mayor diantaranya berupa aktivitas tanpa dokumen dan
tidak adanya surat pengangkatan MR. Temuan minor diantaranya terdapat log
book yang tidak ditandatangani, tidak ada record hasil kalibrasi, Quality
Monitoring Scheme yang tidak update, prosedur keadaan darurat tidak diuji coba
secara teratur, dsb. Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal
(Nestec) belum didstribusikan, beberapa form belum diregistrasi, terdapat
dokumen lama yang belum distempel “obsolete”, beberapa checklist, log book,
dan log sheet belum diberi nomor, dsb.
Kekurangan dalam pemenuhan implementasi IMS ini adalah komunikasi
mengenai IMS kepada karyawan, khususnya pada soft floor, komitmen dari
beberapa IMS champions, kurangnya kekonsistensian dalam pelaksanaan sistem,
serta sedikitnya jumlah IMS champion yang cukup menghambat proyek IMS yang
ditargetkan hanya enam bulan. Dalam melaksanakan proyek besar ini sebaiknya
jumlah IMS champions ditambah, komunikasi mengenai IMS kepada seluruh
karyawan lebih efektif, komitmen dari IMS champions dipertahankan, serta
konsistensi pelaksanaan IMS dapat ditingkatkan.

SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar
SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN
pada Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan
Fakultas Teknologi Pertanian
Institut Pertanian Bogor
Oleh :
INTAN MAYASARI
F24103113
Dilahirkan pada tanggal 5 Mei 1985

di Bandar Lampung
Tanggal lulus : 10 Agustus 2007
Menyetujui,
Dr. Ir. Adil Basuki Ahza, MS

Pembimbing Akademik
Dr. Ir. Dahrul Syah, M.Sc

Ketua Departemen
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bandar Lampung, pada tanggal 5

Mei 1985. Penulis merupakan anak ke lima dari lima
bersaudara, anak dari pasangan H. Chorsani dan Hj. Aisyiah.
Pendidikan penulis di mulai dari TK. Aisiyah Bustanul
Arifin (1988-1990), SD Negeri 1 Bandar Lampung (1990-
1997), SLTP Negeri 1 Bandar Lampung (1997-2000), dan SMU
Negeri 10 Bandar Lampung (2000-2003). Penulis kemudian meneruskan studi di
Institut Pertanian Bogor melalui jalur SPMB (Seleksi Penerimaan Mahasiswa
Baru) pada tahun 2003 dan terdaftar sebagai mahasiswa pada Departemen Ilmu
dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian.
Selama menjadi mahasiswa IPB, penulis pernah berperan aktif sebagai
pengurus di Himpunan Mahasiswa Ilmu dan Teknologi Pangan (HIMITEPA)
(2005-2006). Selain itu, penulis juga berperan aktif sebagai panitia di beberapa
acara seperti Seminar Nasional Pangan Halal (2004), Suksesi HIMITEPA (2004),
Konferensi Pertama Himpunan Mahasiswa Peduli Pangan Indonesia (HMPPI)
(2005), dan BAUR TPG (2005 dan 2006).
Dalam rangka memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada
Fakultas Teknologi Pertanian – IPB, penulis melakukan kerja magang selama 4
bulan di PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory dengan judul skripsi ”Penerapan
Integrated Management System (ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001) Studi
Kasus pada Produksi Kopi Instan di PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory” di
bawah bimbingan Dr. Ir. Adil Basuki Ahza, MS sebagai pembimbing akademik
dan Hariyadi, STP, MT sebagai pembimbing lapang.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan
karunia yang telah diberikan-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan
skripsi ini.
Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar
sarjana pada Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan. Penulis telah mendapatkan
bimbingan, bantuan, serta dorongan dari berbagai pihak dalam penulisan skripsi
ini, sehingga pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
1. Dr. Ir. Adil Basuki Ahza, MS, selaku Dosen Pembimbing Akademik yang
telah memberikan nasehat dan dorongan selama penulis menyelesaikan
pendidikan di Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan.
2. Hariyadi, STP, MT, selaku Pembimbing Lapangan yang telah memberikan
bimbingan dan pengarahan selama penulis melaksanakan magang di PT.
Nestlé Indonesia – Panjang Factory.
3. Dr. Ir. Yadi Haryadi, M.Sc dan Ir. Sutrisno Koswara, M.Si, selaku dosen
penguji.
4. Dr. Ir. Dahrul Syah, M.Sc, selaku Ketua Departemen Ilmu dan Teknologi
Pangan.
5. Kakak-kakakku, kak Icon, kak Lia, kak Opit, dan kak Ijul, kakak-kakak
iparku kak Anton, mbak Ika, kak Iin, dan uni pipit, serta keponakan-
keponakan penulis, atas cinta dan dukungan yang selalu diberikan kepada
penulis.
6. Kak Hadi, Pak Dwi, Pak Donny, Pak Jupri, Mbak Riri, dan semua
karyawan PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory atas bantuannya selama
penulis melaksanakan magang.
7. Om Wito dan tante. Terima kasih atas perhatian dan dukungannya selama
ini kepada penulis.
8. Sahabat-sahabatku, Nooy, Mona, Lala, Aan. Persahabatan ini jangan
pernah berakhir.
9. Seluruh teman-teman seperjuangan di ITP angkatan 40, Asih, Gading,
Lasty, Mae, Angel, Anastasia, Bos Vina, Aca, Andal, Hendy, Gilang, Dian
Dion, Dea, Dini, dll.
10. Yudha Adhy Pratama, mengenalmu dan bersamamu sejak kita kecil, kini
dan nanti, bagiku sangatlah indah. Terima kasih atas semuanya.
11. Teman-teman alumni SMUN 10 Bandar Lampung, Hendika, Medriko,
Fredy, The Seven Fairies: Alen, Ncez, Titi, Tinez, Evi, Dina, dan GCT:
Yance, Mifta, Indra, Danang, Nori, Dauz, Hendro, Teddy, Robi.
12. Deddy, Riza, Maya, Diory, Johan, teman seperjuangan selama penulis
magang di PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory.
13. Teman-teman di Pondok Annisa, Wajik (Dyah cantik), Ila, Bang Ai (Aini),
Ina, Halida, Mpit, Boil, Loly, Tarie, dll, terima kasih atas dukungan dan
kebersamaan kita yang membahagiakan.
14. Teh Euis, terima kasih atas nasehat-nasehat terbaiknya untuk penulis.
15. Teman-teman di IPB, khususnya ITP, angkatan 39, 40, 41 serta teman-
teman yang lain yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan, akan tetapi penulis berharap bahwa skripsi ini akan bermanfaat
bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Penulis mohon maaf yang sebesar-
besarnya bila terdapat banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini.
Bogor, Agustus 2007
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... iii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ v
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... vi
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. vii
I. PENDAHULUAN .................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG ...................................................................... 1
B. TUJUAN ........................................................................................... 2
C. SASARAN ........................................................................................ 2
D. MANFAAT ....................................................................................... 2
II. DESKRIPSI KEGIATAN MAGANG ..................................................... 3
A. DESKRIPSI KEGIATAN ................................................................. 3
B. PELAKSANAAN MAGANG ........................................................... 3
III. TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 6
A. STANDAR ........................................................................................ 6
B. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION
(ISO) ................................................................................................. 7
C. ISO 9001:2000 .................................................................................. 7
D. ISO 14001:2004 .............................................................................. 10
E. OHSAS 18001:1999 ....................................................................... 12
IV. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN ................................................... 14
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAN .................. 14
B. LOKASI PERUSAHAAN .............................................................. 16
C. STRUKTUR ORGANISASI .......................................................... 16
D. KETENAGAKERJAAN ................................................................. 18
E. KEADAAN PRODUKSI ................................................................ 19
V. HASIL DAN PEMBAHASAN .............................................................. 31
A. PRODUK ......................................................................................... 31
B. KEBIJAKAN PT. NESTLE INDONESIA – PANJANG
FACTORY ....................................................................................... 33
C. INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (IMS) ........................... 35
D. DOKUMENTASI INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM ....... 46
E. AUDIT INTERNAL ....................................................................... 53
VI. KESIMPULAN DAN SARAN .............................................................. 66
A. KESIMPULAN ............................................................................... 66
B. SARAN ........................................................................................... 68
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 70
LAMPIRAN ................................................................................................... 72
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. Topik-topik Standar Manajemen Lingkungan ................................. 11
Tabel 2. Paten Tipe Aglomerasi Kopi Instan .................................................. 32
Tabel 3. Format Prosedur PT. NI-PF ............................................................. 51
Tabel 4. Prosedur vs WI ................................................................................. 52
Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di PT. NI-PF ................................. 52
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA ................................ 55
Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen F/P dan AG ................... 57
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FICO ............................. 59
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering .................. 61
Tabel 10. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen RPU ............................ 62
Tabel 11. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Production
(Manufacturing) .............................................................................. 63
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Model proses sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 ............... 10
Gambar 2. Struktur organisasi PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory ....... 18
Gambar 3. Skema proses tipping green coffee menuju silo ........................... 23
Gambar 4. Biji kopi sebelum dan sesudah di penyangraian .......................... 24
Gambar 5. Contoh dan proses pembentukan aglomerat kopi instan ............... 27
Gambar 6. Bagan proses produksi dari biji kopi hingga menjadi kopi instan 27
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan . 40
Gambar 8. Siklus PDCA IMS ........................................................................ 42
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. NI-PF .................................................. 47
Gambar 10.Diagram alir dalam membuat / revisi prosedur / working
instruction / form / checklist ......................................................... 49
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Kebijakan QSHE PT. NI-PF ...................................................... 72
Lampiran 2. Logo Kebijakan PT. NI-PF ........................................................ 73
Lampiran 3. Elemen Sistem Mutu Nestlé (NQS)............................................ 74
Lampiran 4. Perbandingan Klausul dalam IMS ............................................. 76
Lampiran 5. Struktur IMS .............................................................................. 80
Lampiran 6. Format Prosedur ........................................................................ 81
Lampiran 7. Format Working Instruction ...................................................... 83
Lampiran 8. Contoh Form .............................................................................. 85
Lampiran 9. Format Dokumen Corrective and Preventive Action (CAPA) ... 86
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
PT Nestlé Indonesia – Panjang Factory merupakan pabrik yang
memproduksi kopi instan dan mixes dengan merek Nescafe. Bahan baku yang
digunakan adalah biji kopi yang berasal dari daerah Lampung dan wilayah
lainnya. Nestlé memiliki berbagai peralatan modern guna menghasilkan
produk yang berkualitas tinggi secara efisien. Dengan NQS, Nestlé selalu
memperhatikan dan mengusahakan tercapainya konsistensi mutu dan
kepuasan pelanggan yang selalu diperbaiki secara berkelanjutan melalui
praktek cara produksi yang baik dan benar, peningkatan skill dan kompetensi
sumber daya manusia, proses produksi yang ramah lingkungan dan selalu
memprioritaskan keselamatan dan kesehatan kerja (K3), serta pentaatan pada
persyaratan peraturan perundangan-undangan dan persyaratan lainnya yang
berlaku.
Perubahan sistem manajemen dari internal Nestlé menjadi IMS
disebabkan oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestlé sendiri. Faktor dari luar
adalah adanya tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestlé
diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional, baik
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor
utama dari dalam diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan
bersamaan, berbeda area implementasi dan tanggung jawab, serta konflik
implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan demikian IMS
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu,
usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen, sehingga akan terbentuk sistem yang
terstruktur dan terkendali.
PT. NI - PF menganggap bahwa ISO merupakan standar manajemen
yang dinilai paling fair dalam perdagangan dunia. Oleh sebab itu, PT. NI – PF
perlu menginkorporasikan ISO 9001:2000 di dalam Integrated Management
System Nestlé sebagai standar sistem manajemen mutu dan ISO 14001:2004
sebagai standar sistem manajemen lingkungan.
Selain itu, PT. NI – PF juga menerapkan standar sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS (Occupational Health and Safety
Assessment Series) 18001:1999 yang diterbitkan oleh British Standards
Institution (BSI). OHSAS 18001 dikembangkan serta disesuaikan dengan ISO
9001 dan ISO 14001 untuk memfasilitasi organisasi dalam mengintegrasikan
sistem manajemen mutu, lingkungan, dan K3 (BSI, 1999).
B. TUJUAN
Secara umum, tujuan magang adalah untuk melatih kemampuan
mahasiswa dalam menganalisa, observasi serta memecahkan masalah yang ada
dalam suatu industri pangan berdasarkan disiplin ilmu yang telah dipelajari
melalui proses pelibatan kerja sesuai peraturan perusahaan. Proses bekerja
seperti layaknya pekerja di industri pangan sesuai dengan aturan perusahaan
memungkinkan adanya peran aktif mahasiswa dalam memberikan masukan
dan menjadi media bertukar pikiran dengan manajemen dan pegawai
perusahaan, serta melatih keterampilan dan kemampuan komunikasi personal
serta human relation sebelum memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
Secara khusus, kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi
pemenuhan terhadap implementasi Integrated Management System serta
mempelajari proses produksi kopi instan di PT. Nestlé Indonesia - Panjang
Factory.
C. SASARAN
Sasaran dari kegiatan magang ini adalah untuk menguji hipotesa
bahwa penerapan ISO 9001, ISO 14001, serta OHSAS 18001 berhasil dan
dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
D. MANFAAT
Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui
sejauh mana implementasi IMS sudah terpenuhi dan kesesuaian dengan
penerapan pedoman yang digunakan di perusahaan agar continual
improvement dapat dilaksanakan.
II. DESKRIPSI KEGIATAN MAGANG
A. DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan magang ini dilaksanakan di PT. Nestlé Indonesia – Panjang
Factory (PT. NI-PF) pada tanggal 1 Februari 2007 sampai dengan 31 Mei
2007, setiap hari Senin hingga Jumat pada pukul 08.00-16.00 WIB. Kegiatan
ini dilakukan pada departemen Safety Health and Environment, dengan
mengkaji tentang strategi yang digunakan dalam Integrated Management
System (IMS) serta kesesuaiannya terhadap implementasi pada seluruh
kegiatan di perusahaan.
B. PELAKSANAAN MAGANG
B.1. Metodologi
B.1.1. Identifikasi Masalah
Sistem manajemen internal Nestlé yang terdiri atas NQS,
NEMS dan OSHRMS akan disesuaikan dengan sistem
manajemen ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001. Masalah
yang ada adalah bagaimana ketiga sistem manajemen dari ISO
dan OHSAS tersebut dapat diimplementasikan secara efektif.
B.1.2. Alternatif Solusi
Alternatif solusi berupa strategi yang telah disiapkan oleh
manajemen perusahaan. Strategi-strategi utama (secara
berurutan) berupa identifikasi bahaya dan aspek-aspek
lingkungan, pelaksanaan objektif, target dan program,
pelaksanaan rencana mutu, sosialisasi, dokumentasi Nestlé
Integrated Management System (NIMS), kesiapan sumber daya
manusia, dan implementasi NIMS.
B.1.3. Sintesa
Strategi-strategi yang telah dibuat dan dilaksanakan
kemudian diuji kinerjanya dengan audit internal dan eksternal.
Audit internal dilakukan terlebih dahulu daripada audit eksternal.
Pada pelaksanannya, audit internal dilakukan sebanyak dua kali,
sedangkan audit eksternal dilakukan sebanyak satu kali. Selain
itu, akan dilaksanakan tinjauan manajemen sebanyak 2 kali
dalam setahun.
Temuan yang didapat dari hasil audit terbagi menjadi tiga
kategori, yaitu temuan mayor, minor dan improvement. Temuan
mayor diperoleh apabila ada klausul dalam ISO maupun OHSAS
yang tidak dipenuhi. Temuan ini sangat mempengaruhi mutu
produk. Temuan minor diperoleh apabila klausul-klausul sudah
terpenuhi hanya saja pelaksanaannya tidak efektif, sedangkan
improvement berupa temuan yang tidak begitu berpengaruh
terhadap mutu produk, hanya saja akan lebih baik apabila temuan
ini dilakukan dengan semestinya.
Dalam pelaksanaan audit, keefektifan implementasi IMS
diukur dengan tiga hal, yaitu dokumentasi, wawancara dan
observasi. Persentase dokumentasi yang harus dipenuhi adalah
100%, wawancara sebanyak 75% dari target, serta 75% untuk
observasi.
B.2. Berperan Aktif

Berperan aktif dengan cara bekerja sesuai dengan peraturan
perusahaan pada departemen Safety Health and Environment (SHE),
khususnya difokuskan pada proyek integrated management sistem, yaitu
mulai dari pembuatan dokumen/penyesuaian dokumen lama menjadi
format IMS, pendaftaran dokumen baru ke dalam master list, pencetakan
dokumen, penggandaan dokumen, pendistribusian dokumen, hingga
penarikan dokumen lama.
B.3. Observasi Lapang

Observasi lapang dilakukan dengan cara mengamati dan merekam
seluruh proses produksi serta terlibat langsung dalam kegiatan
perusahaan untuk mendapatkan diagram alir proses secara rinci beserta
aplikasi sistem manajemen mutu di PT. NI–PF. Informasi yang diperoleh
dari hasil observasi lapang berupa informasi mengenai hal-hal yang
berkaitan dengan IMS kepada IMS champions serta mengenai proses
produksi kepada karyawan dan supervisor di departemen produksi serta
di departemen penunjang produksi untuk mengidentifikasi “good
practices” dan mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian standar
yang digunakan dengan keadaan di lapangan.
B.4. Studi Pustaka

Studi pustaka dilakukan dengan cara mencari referensi dan literatur
di internet, perpustakaan, serta referensi yang dimiliki oleh perusahaan.
Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan informasi, data pelengkap,
dan pembanding mengenai integrated management system untuk
mengetahui kesesuaian penerapan yang telah dilakukan oleh PT. NI-PF
sekaligus sebagai masukan bagi perusahaan.
III. TINJAUAN PUSTAKA
A. STANDAR
Standar yang didefinisikan oleh ISO adalah spesifikasi teknis atau
dokumen setara yang tersedia untuk masyarakat, dihasilkan dari konsensus
atau persetujuan umum yang didasarkan kepada IPTEK atau pengalaman agar
dapat dimanfaatkan secara optimal oleh masyarakat serta diakui oleh badan
yang berwenang baik tingkat nasional, regional atau internasional.
Standar bersifat dinamis, meningkat seiring dengan peningkatan
teknologi dan tuntutan konsumen. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh
dengan adanya standar adalah adanya perbaikan produk menyesuaikan dengan
standar, mencegah dan menghilangkan hambatan perdagangan, meningkatkan
daerah penjualan produk dan memudahkan terjadinya kerjasama IPTEK. Oleh
karena itu, pemenuhan standar lebih menjamin keberhasilan perusahaan dalam
memenangkan persaingan (Muhandri dan Kadarisman, 2005).
Standar memberi kontribusi yang sangat besar kepada sebagian besar
aspek hidup kita, meskipun pada kenyataannya sering sekali kontribusi
tersebut tidak dapat terlihat dengan mata. Keberadaan standar akan dirasakan
oleh produsen dan pengguna produk, misalnya ketika suatu produk memiliki
mutu yang kurang baik, tidak memenuhi keinginan dan persyaratan, tidak
cocok dengan peralatan yang dimiliki, bahkan tidak dapat dipercaya dan
berbahaya (ISO, 2006).
ISO adalah pembangun standar-standar terbesar di dunia. Sampai dengan
saat ini, ISO telah menghasilkan lebih dari 16000 standar internasional.
Meskipun aktivitas-aktivitas prinsip ISO adalah pengembangan dari standar-
standar teknis, standar ISO juga penting dalam hal sosial dan ekonomi.
Standar ISO tidak hanya membantu menyelesaikan masalah yang terjadi pada
produksi dan distribusi tetapi juga pada seluruh masyarakat (ISO, 2006).
B. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO)
ISO adalah badan penetap standar internasional yang terdiri dari wakil-
wakil dari badan standar nasional setiap negara. Pada awalnya, singkatan dari
nama lembaga tersebut adalah IOS, bukan ISO. Namun saat ini sering
digunakan singkatan ISO, karena dalam bahasa Yunani “isos” berarti sama
(equal).
ISO didirikan pada 23 Februari 1947. Standar yang ditetapkan berupa
standar-standar industrial dan komersial dunia. Meski ISO adalah organisasi
non pemerintah, kemampuannya untuk menetapkan standar yang sering
menjadi hukum melalui persetujuan atau standar nasional membuatnya lebih
berpengaruh dari pada kebanyakan organisasi non pemerintah lainnya, dan
dalam prakteknya ISO menjadi konsorsium dengan hubungan yang kuat
dengan pihak-pihak pemerintah (Anonim, 2007a).
Penerapan ISO di suatu perusahaan berguna untuk 1) meningkatkan citra
perusahaan, 2) meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, 3) meningkatkan
efisiensi kegiatan, 4) memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan
perencanaan, pelaksanaan, pengukuran, dan tindakan perbaikan (plan, do,
check, act), 5) meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan
perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan, 6) mengurangi resiko
usaha, 7) meningkatkan daya saing, 8) meningkatkan komunikasi internal dan
hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, 9) mendapat
kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal (Anonim, 2007a).
C. ISO 9001:2000
Menurut Gasperz (2006), ISO 9001:2000 adalah suatu standar
internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan
persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari
suatu sistem manajemen mutu, yang bertujuan untuk menjamin bahwa
organisasi akan memberikan produk (barang dan/atau jasa) yang memenuhi
persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini
dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang
dikontrak itu bertanggung jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk
tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu, sebagaimana
ditentukan oleh organisasi.
Standar-standar ISO 9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987, di
mana ISO Technical Committee menetapkan siklus peninjauan ulang setiap
lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up
to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah
dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000 (Gaspersz, 2006).
ISO versi tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut:
1. ISO 9000:2000, QMS : Fundamentals and vocabulary replacing ISO
8402 and ISO 9000-1
2. ISO 9001:2000, QMS : Requirements replacing the 1994 versions of ISO
9001, 9002, and 9003
3. ISO 9004:2000, QMS : Guidance for performance improvement
replacing ISO 9004 with most parts
4. ISO 19011, Guidance for auditing management systems replacing ISO
10011 and 14011
Menurut Newslow (2001), ISO 9001:2000 didasarkan pada delapan
prinsip dasar manajemen mutu, yaitu : fokus pada pelanggan, kepemimpinan,
keterlibatan orang, pendekatan proses, pendekatan sistem pada manajemen,
perbaikan berkelanjutan (kontinual), pendekatan fakta pada pengambilan
keputusan, dan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.
Standar didasarkan pada prinsip-prinsip tersebut, tetapi prinsip bukanlah
persyaratan. Persyaratan dasar didefinisikan pada bagian 4.0 (Sistem
Manajemen Mutu), 5.0 (Tanggung Jawab Manajemen), 6.0 (Manajemen
Sumberdaya), 7.0 (Realisasi Produk), dan 8.0 (Pengukuran, Analisis, dan
Perbaikan).
Menurut Gaspersz (2006), manfaat dari penerapan ISO 9001:2000 telah
diperoleh banyak perusahaan, yaitu:
1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan
mutu yang terorganisasi dan sistematik.
2. Perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001:2000 diijinkan untuk
mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari
perusahaan tersebut telah diakui secara internasional. Hal ini berarti
meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar
global.
3. Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh
sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodik oleh registrar dari
lembaga registrasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit
sistem mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi
audit sistem mutu oleh pelanggan.
4. Perusahaan yang telah memiliki sertifikat ISO 9001:2000 secara otomatis
terdaftar pada lembaga registrasi.
5. Meningkatkan mutu dan produktivitas dari manajemen melalui kerjasama
dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten,
serta pengurangan dan pencegahan pemborosan, sehingga operasi internal
menjadi lebih baik.
6. Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan.
7. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan
manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi
yang terdefinisi secara baik.
Standar-standar ISO 9001:2000 cocok dengan isi dari ISO 14001
(Spesifikasi Sistem Manajemen Lingkungan). Pemenuhan kedua sistem
manajemen ini dapat disempurnakan dengan sedikit atau tidak ada duplikasi
atau persyaratan yang saling bertentangan (Newslow, 2001).
Gambar 1. Model proses sistem manajemen mutu ISO 9001: 2000 (Gaspersz,
2006)
D. ISO 14001:2004
ISO 14000 merupakan sistem manajemen lingkungan yang
keberadaannya membantu suatu organisasi dalam meminimalisasi pengaruh
buruk operasi terhadap lingkungan (perubahan yang merugikan pada udara,
air, dan tanah), dengan mematuhi peraturan, hukum yang berlaku, persyaratan
lain yang berorientasi lingkungan, serta perbaikan yang berkelanjutan
(Anonim, 2007b).
Menurut Edwards (2004), kesuksesan standar manajemen mutu BS 5750
(sebagai ISO 9001) menjadi contoh bagi sistem manajemen lainnya. Akhirnya
muncullah ide untuk membuat suatu sistem manajemen lingkungan. BSI
(British Standards Institution) memberikan nomor referensi BS 7750 kepada
sistem manajemen lingkungan yang baru tersebut. BS 7750 pertama kali
dipublikasikan pada tahun 1992 dan mengalami revisi pada tahun 1994.
Tabel 1. Topik-topik Standar Manajemen Lingkungan
Standar Topik
ISO 14001 : 1996 Environmental management systems –
Specification with guidance for use
ISO 14004 : 1996 Environmental management systems – General
guidelines on principles, systems, and supporting
techniques
ISO 14015 : 2001 Environmental assessment of sites and
organizations
ISO 14020 series Environmental labels and labelling (published in
1999 and 2000)
ISO 14031 : 2000 Environmental performance evaluation –
Guidelines
DD ISO / TR 14032 : 2000 Examples of environmental performance
evaluation
ISO 14040 : 1997 Environmental management – Life cycle
assessment – Principles and framework
assessment – Goal and scope definition and
inventory analysis
assessment – Impact assessment
assessment – Interpretation
DD ISO / TS 14048 : 2002 Life cycle assessment – Data documentation
format
PD ISO / TR 14049 : 2002 Examples of application of ISO 14041 to goal and
scope definition and inventory analysis
ISO 14050 : 2002 Environmental management – Vocabulary
ISO 19011 : 2002 Guidelines for quality and/or environmental
management systems auditing
Sumber : Edwards (2004)
ISO menyadari akan kebutuhan sistem manajemen lingkungan, sehingga
sama seperti ISO 9001 didasari oleh BS 5750, ISO 14001 tumbuh dari BS
7750. ISO 14001 dipublikasikan pada tahun 1996. Standar sistem manajemen
ini mengalami revisi yang dipublikasikan pada tahun 2004-2005 (Edwards,
2004). Materi dari sistem manajemen ini sangat luas, beberapa standar penting
dapat dilihat pada Tabel 1.
ISO 14001 merupakan spesifikasi sistem manajemen lingkungan yang
dapat diterima secara internasional. Sistem manajemen lingkungan ini
berfokus pada dampak penting lingkungan dan kinerja lingkungan;
pencegahan polusi; pemenuhan peraturan, persyaratan, dan evaluasi
pemenuhannya; serta perbaikan berkelanjutan. Standar ini dapat digunakan
oleh berbagai tipe dan ukuran organisasi dan dapat disesuaikan dengan
bermacam-macam kondisi letak geografis, kultur, dan sosial. Kesuksesan
sistem bergantung pada komitmen dari seluruh tingkatan dan fungsi di dalam
organisasi, khususnya dari manajemen puncak. Tujuan utama dari standar
internasional ini adalah untuk mendukung perlindungan terhadap lingkungan
dan pencegahan polusi yang seimbang dengan kebutuhan sosial-ekonomi
(International Organization for Standardization, 2004).
E. OHSAS 18001:1999
OHSAS 18000 adalah suatu spesifikasi internasional sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja (K3). OHSAS 18000 terdiri dari dua bagian,
yaitu 18001 dan 18002. OHSAS 18001 adalah rangkaian pengujian K3 untuk
sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. Sistem manajemen K3
ini digunakan untuk membantu organisasi dalam mengontrol resiko-resiko
kesehatan dan keselamatan kerja (OHSAS, 2007a).
OHSAS 18001 merupakan spesifikasi pengujian untuk sistem
manajemen keselamatan dan kesehatan kerja. OHSAS 18001 dikembangkan
untuk membantu organisasi dalam menjalankan kewajiban mereka terhadap
keselamatan dan kesehatan melalui sikap yang efisien dan efektif. OHSAS
18002 menjelaskan persyaratan-persyaratan dari spesifikasi dan menunjukkan
bagaimana cara bekerja terhadap registrasi dan implementasi (OHSAS,
2007b).
OHSAS 18001 didesain agar sesuai dengan ISO 9001 dan ISO 14001.
Menurut OHSAS (2007a), keuntungan dalam menggunakan OHSAS adalah :
1. Mengurangi resiko keselamatan dan kesehatan kerja yang berkaitan
dengan aktivitas-aktivitas organisasi.
2. Pengurangan yang potensial terhadap biaya.
3. Jaminan yang sangat besar terhadap kesesuaian dengan kebijakan K3.
4. Konsistensi dan pembuktian pendekatan manajemen terhadap resiko K3.
Sistem manajemen ini berfokus pada bahaya kerja resiko tinggi,
pemenuhan peraturan dan persyaratan, serta perbaikan berkelanjutan. Bahaya
adalah suatu keadaan atau tindakan yang dapat menimbulkan kerugian
terhadap manusia, harta benda, proses, maupun lingkungan. Resiko adalah
suatu ukuran yang menyatakan kemungkinan dan keparahan dari suatu akibat
kerugian, akibat dari bahaya yang menjadi insiden, dimana insiden adalah
kejadian yang tidak diinginkan.
IV. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN
Good Food, Good Life merupakan slogan Nestlé yang menggambarkan

komitmen Nestlé sebagai produsen makanan yang peduli akan kesehatan umat
manusia dengan menghasilkan makanan yang sehat, bermutu, aman,
berkualitas, bergizi, dan menyenangkan untuk dikonsumsi, demi mewujudkan
kehidupan yang lebih baik.
Nestlé pertama kali didirikan pada tahun 1867 di Vevey, Swiss.
Pendirinya adalah Henry Nestlé seorang ahli gizi berkebangsaan Jerman yang
merasa prihatin dengan tingginya angka kematian bayi akibat kurang
mendapatkan ASI. Saat itu produk makanan pendamping ASI diberi merk
“Ferine Lactee Nestlé”, menjadi makanan penambah gizi yang berhasil
menekan angka kematian bayi. Dikarenakan keberhasilannya tersebut maka
Nestlé mendapatkan kepercayaan dari masyarakat luas. Sejak saat itu Nestlé
menjadi perusahaan produsen makanan. Henry Nestlé memanfaatkan nama
keluarganya “Nestlé”, yang dalam dialek Jerman Swiss berarti sarang burung
kecil (little nest), menjadi logo perusahaannya. Logo itu menjadi lambang rasa
aman, kasih sayang, kekeluargaan dan pengasuhan.
Pada tahun 1910 susu Tjap Nona masuk ke pasaran Indonesia melalui
distributor yang ada di Singapura. Setelah Indonesia merdeka, pada tahun
1965 pemerintah membuka kesempatan berinvestasi bagi investor asing.
Kebijakan ini mendorong Nestlé dan para mitranya untuk membuka usaha di
Indonesia. Pada tanggal 29 Maret 1971 Nestlé S.A yang berpusat di Vevey
bersama mitra lokalnya mendirikan PT. Food Specialities Indonesia. Pabrik
pertama yang didirikan PT. Food Specialities Indonesia adalah pabrik yang
berlokasi di Waru Jawa Timur. Pabrik ini didirikan pada tahun 1972 dan mulai
beroperasi pada tahun 1973 yang menghasilkan susu Tjap Nona. Pada awal
1980 produksi susu segar mengalami peningkatan drastis, kondisi tersebut
merupakan salah satu keberhasilan PT. Food Specialities Indonesia dalam
membina petani sapi perah. Hal ini mendorong PT. Food Specialities
Indonesia mendirikan pabrik baru. Pabrik ini didirikan di Kejayan pada tahun
1984 dan mulai beroperasi secara komersial pada Maret 1988 serta diresmikan
oleh presiden RI (saat itu) Soeharto pada Juni 1988.
Pada tahun 1979 PT. Nestlé Beverages Indonesia (dahulu bernama PT.
Indofood Jaya Raya) yang memiliki pabrik di Panjang Lampung mulai
memproduksi kopi instan Nescafe. Selain pure coffee, PT. Nestlé Beverages
Indonesia juga memproduksi mixes coffee dalam berbagai aroma. Pada tahun
1997 Nescafe mulai memasuki pasaran Rusia dalam kemasan jar dan dua
tahun kemudian produksi kopi instan dalam kemasan kaleng dihentikan.
Selanjutnya pada tahun 2001 sebagian proses pengemasan untuk produk 3in1
diserahkan ke co-manufacturer dan PT. Nestlé Beverages Indonesia menjadi
PT. Nestlé Indonesia. Tahun 2002 produksi mixes coffee ditambah dengan
adanya Nescafe ice. Dan pada tahun 2003 pabrik Panjang memproduksi
Nescafe 3in1 Originale, 3in1 Crème, dan Nescafe Capucino.
Pada tahun 1988 Nestlé pusat mengakuisisi Rowntree Macintosh dari
Inggris sehingga membuka peluang Nestlé untuk mengembangkan usahanya
di bidang kembang gula. Pabrik PT. Food Specialities Indonesia yang
merupakan anak perusahaan Nestlé mengambil alih PT Multi Rasa Agung,
yang memiliki pabrik di Cikupa Tanggerang dan menghasilkan permen
dengan merk dagang “Foxs”. Pada tahun 1992, dalam rangka memperluas
usahanya, PT. Multi Rasa Agung memperluas pabriknya dan memproduksi
permen dengan merk “Polo”. Pada 1996 PT. Multi Rasa Agung berganti nama
menjadi PT. Nestlé Confectionery Indonesia dan mulai memproduksi
“NESTEA POWDER” di tahun 1997.
Selain pabrik Waru, Kejayan, Cikupa, dan Panjang, Nestlé Indonesia
juga memiliki sebuah pabrik di Telaga yang memproduksi mie instan. Sejak
tahun 1999 dilakukan penggabungan manajemen secara bertahap di PT. Nestlé
Indonesia dan pabrik-pabriknya. Pertama, pada Desember 1999 PT. Nestlé
Indonesia dan PT. Nestlé Asean Indonesia berubah menjadi PT. Nestlé
Indonesia, yang kedua pada akhir tahun 2000 PT. Nestlé Confectionery
Indonesia bergabung dengan PT. Supmi Sakti, kemudian berubah menjadi
PT. Nestlé Indonesia dan pabrik Telaga ditutup. Ketiga, pada akhir tahun 2001
PT. Nestlé Beverages Indonesia dan PT. Nestlé Distribution Indonesia
bergabung dengan PT. Nestlé Indonesia. Pada Juni 2002, pabrik waru
dilikuidasi dan digabung dengan pabrik Kejayan.
PT. Nestlé Indonesia juga semakin memperluas usahanya dengan
melakukan perjanjian kerjasama dengan perusahaan lain. Salah satu kerjasama
yang dilakukan berlangsung pada 01 April 2005, PT. Nestlé S.A. dan PT.
Indofood Sukes Makmur, TBK melakukan kerjasama dalam bentuk Joint
Venture. Perusahaan yang diberi nama PT. Nestlé Indofood Citarasa Indonesia
ini akan menghasilkan produk-produk bumbu masakan, yang akan dipasarkan
di Indonesia.
Sejak tanggal 29 Desember 1993, PT. Food Specialities Indonesia
berganti nama menjadi PT. Nestlé Indonesia. PT. Nestlé Indonesia memiliki
kantor pusat di jalan Letjen T.B. Simatupang Kav. 88, Jakarta.
B. LOKASI PERUSAHAAN
PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory berada di Provinsi Lampung.

Terletak di Jalan Raya Bakauheni KM. 13 Srengsem Bandar Lampung. Letak
PT. Nestlé sangat strategis, yaitu di ruas jalan lintas Sumatera dan berada 15
menit dari pelabuhan Internasional Panjang serta 60 menit dari bandara
nasional Raden Intan. Lokasi seperti ini merupakan salah satu keunggulan
komparatif PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory dalam mendistribusikan
bahan baku dan produk-produk yang dihasilkannya.
C. STRUKTUR ORGANISASI
PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory menggunakan struktur

organisasi yang berbentuk flat dan bersifat fleksibel. Struktur organisasi yang
berbentuk flat lebih mengedepankan kerjasama, networking, wawasan dan
inisiatif dari setiap komponen di dalamnya. Panjang Factory dipimpin oleh
seorang factory manager dan di-support oleh Departemen Human Resources
(HR), Departemen Quality Assurance, Departemen Resources Planning Unit
(RPU), Departemen Engineering, Departemen Production, Industrial
Performance, Safety Health and Environment, Application group, Agricultural
Service, dan Departemen FICO (Finance and Controlling).
Departemen Human Resources (HR) bertanggung jawab terhadap
kemajuan sumber daya manusia di pabrik Panjang. Salah satunya dengan
mengadakan inisiatif pengembangan organisasi dan pelatihan. External Affairs
dan General Service merupakan bagian dari departemen HR yang
bertanggung jawab dalam menjaga hubungan eksternal dengan pemerintah
daerah setempat, institusi dan lembaga, serta masyarakat sekitar pabrik.
Departemen Quality Assurance merupakan departemen yang menjamin
mutu produk mulai dari bahan baku hingga produk memenuhi standar NQS
(Nestlé Quality System). Departemen Resources Planning Unit adalah
departemen yang merencanakan kegiatan produksi, mengatur alur suplai
bahan baku maupun produk jadi, serta bertanggung jawab terhadap
manajemen gudang. Deskripsi kerja departemen Engineering diantaranya
adalah menyokong proses-proses yang dilakukan oleh manufacturing,
mengatur siklus hidup aset, menjamin pemenuhan atas hukum, keselamatan,
dan lingkungan, implementasi dan perencanaan investasi modal, serta
pelatihan teknis untuk menambah pengetahuan dan kompetensi.
Departemen Production terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu
Manufacturing yang bertanggung jawab memproduksi bahan baku kopi dan
Filling/Packing bertugas mengemas bubuk kopi hingga siap dipasarkan.
Industrial Performance bertugas untuk menjalankan perbaikan yang
berkelanjutan terhadap seluruh aktivitas pabrik untuk mengidentifikasi
kesempatan perbaikan yang lebih jauh, sesuai dengan target dan strategi
pabrik/perusahaan untuk mencapai tingkat HPF, serta bekerja sama dengan
karyawan di seluruh site untuk membagi metodologi dan pendekatan
perbaikan berkelanjutan.
Safety Health and Environment bertanggung jawab dalam
mengkoordinasikan seluruh aspek lingkungan, keselamatan dan kesehatan
kerja. Application Group merupakan departmen yang menjamin perbaikan
yang berkelanjutan terhadap kinerja pengemasan dan pengisian produk bulk
coffee powder dan mixes serta melakukan penerapan terhadap praktek-praktek
pengemasan terbaik dan menyebarkan teknologi pengisian dan bahan
pengemasan yang baru. Departemen Agricultural Service merupakan
departemen yang bertugas untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas bahan
mentah terutama kopi, salah usaha yang dilakukan adalah dengan membina
para petani penghasil kopi di Lampung. Departemen FICO (Finance and
Controlling) merupakan pengelola administrasi dan keuangan di pabrik
Panjang. Departemen ini menangani semua masalah yang berkaitan dengan
keuangan di pabrik serta menjamin semua transaksi yang terkait dengan
keuangan agar dilakukan dengan tepat. Struktur organisasi dapat dilihat dalam
Gambar 2.
FICO HRD
Agricultural
Service Quality
Assurance
Application Resources
Group Factory Planning
Manager Unit
Safety Health
&
Engineering
Environment
Industrial
performance Production
Gambar 2. Struktur organisasi PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory
D. KETENAGAKERJAAN
Karyawan PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory berjumlah kurang

lebih 200 orang yang dibagi kedalam karyawan shift dan karyawan normal.
Karyawan normal memiliki jam kerja dari 08.00-16.00, sedangkan karyawan
shift dibagi ke dalam tiga shift. Shift 1 bekerja pada jam 06.00-14.00, shift 2
bekerja pada jam 14.00-22.00, dan shift 3 yang bekerja pada jam 22.00-06.00.
Setiap pekerja memiliki jam kerja 40 jam yang dibagi ke dalam lima hari kerja
efektif dalam satu minggu.
Karyawan di Panjang Factory juga dibagi ke dalam tiga golongan, yaitu
karyawan tetap, karyawan kontraktual, dan karyawan harian. Kepada
karyawan tetap dan kontraktual upah dibayarkan setiap akhir bulan, sedangkan
untuk karyawan harian upah akan dibayarkan setiap akhir minggu. Pabrik
Panjang juga memberikan tunjangan hari raya, subsidi transportasi, dan
tunjangan kesehatan.
E. KEADAAN PRODUKSI
E.1. Bahan Baku
Dalam memproduksi kopi instan baik berupa pure coffee maupun
coffee mixes. PT. NI - PF memakai bahan-bahan berupa kopi, gula,
cream, dan premix.
E.1.1. Kopi
Bahan baku utama pembuatan kopi di Nestlé adalah green
coffee, yang berupa biji kopi robusta. Biji kopi robusta biasanya
memiliki kadar kafein yang cukup tinggi dan bersifat asam. Biji kopi
yang biasa disebut green coffee ini didapat dari petani binaan PT. NI-
PF, maupun supplier lainnya. Agar diperoleh kopi dengan mutu
terbaik, setiap green coffee yang akan diolah, terlebih dahulu
diperiksa mutunya oleh Departemen Quality Assurance.
Adapun peran Agriservice adalah memastikan pasokan raw
material berupa biji kopi dari petani kopi Indonesia terpenuhi untuk
proses produksi, selain itu juga memenuhi standar dan mutu biji yang
terbaik. Oleh karena itu, Nestlé mengadakan pelatihan-pelatihan
kepada petani tentang cara pengolahan biji kopi yang benar sehingga
petani dapat menghasilkan biji kopi yang bermutu dan bernilai jual
tinggi.
Terdapat tingkatan/kelas biji kopi (green coffee/GC)
berdasarkan tingkat kecacatannya/defect, urutannya adalah :
1. GC WA (Washed) Class 1.0
2. GC WA Class 1.1
3. GC WA Class 1.2
4. GC WA Class 1.3
5. GC UWA (Unwashed) Class 4.1
6. GC UWA Class 4.2
7. GC UWA Class 4.3
8. GC ROB (Robusta) Class 7.1
9. GC ROB Class 7.2
10. GC ROB Class 7.3
E.1.2. Gula
Gula yang digunakan dalam pembuatan coffee mixes ini berasal
dari perusahaan penghasil gula. Gula yang digunakan harus sudah
memiliki sertifikat mutu yang telah ditetapkan. Gula yang digunakan
adalah gula tebu yang diimpor dari Inggris dan Thailand.
E.1.3. Krimer
Krimer adalah fraksi ringan dari susu yang dipisahkan melalui
alat pemisah milk separator. Krimer yang digunakan berasal dari
perusahaan penghasil krimer. Seperti gula, krimer juga harus telah
memiliki sertifikat yang menyatakan standar mutunya.
E.1.4. Premix
Premix merupakan campuran dari flavour, susu, dan bahan
tambahan lainnya seperti garam, gula, dan penambah rasa. Premix
dapat ditambahkan dengan formula yang berbeda-beda sesuai dengan
coffee mixes yang akan diproduksi. Campuran ini kemudian
diratakan dalam mesin v-mixer, sehingga semua bahan dapat
tercampur dengan sempurna.
E.2. Sarana Penunjang Produksi
E.2.1 Sumber Energi

Sumber energi utama pabrik Panjang berasal dari listrik, solar,
HFO dan batubara. Listrik bersumber dari PLN dan genset. Genset
sendiri untuk menghasilkan listrik membutuhkan bahan bakar solar.
Semua kebutuhan energi untuk menjalankan mesin-mesin produksi
akan disuplai oleh genset, sedangkan untuk kebutuhan penerangan
dan listrik diluar produksi akan disuplai oleh listrik dari PLN.
Selain sumber energi utama tersebut, PT. NI–PF memanfaatkan
ampas kopi menjadi sumber energi bagi boiler dan pengering
berputar. Ampas yang merupakan hasil samping dari produksi kopi
dikeringkan di pengering berputar hingga mencapai kadar air 20%.
Selanjutnya ampas kering tersebut dibakar di dalam silo.
Pembakaran tersebut digunakan sebagai bahan bakar bagi pengering
berputar, sedangkan steam disuplai untuk boiler.
E.2.2. Air
Di PT. NI - PF air digunakan untuk:
a. Menghasilkan culinary steam
b. Proses ekstraksi
c. Quenching dan mempertahankan moisture content dalam proses
penyangraian
d. Evaporator
e. Chilled water yaitu air yang digunakan sebagai salah satu bahan
baku untuk mendinginkan ruangan dalam kapasitas yang besar
f. Air minum
g. Kantin
h. Pembersihan
Air yang dibutuhkan diperoleh dari empat sumur dimana airnya
ditampung dalam dua water tank dengan ukuran tertentu. Dua sumur
yang pertama memiliki kedalaman sekitar 7 meter (sumur dangkal)
yang airnya digunakan untuk cleaning dan keperluan taman,
sedangkan dua sumur lainnya memiliki kedalaman sekitar 250 meter
(sumur dalam) dan airnya digunakan untuk air minum.
E.3. Proses Produksi

Pada dasarnya pengolahan kopi dari bahan baku hingga menjadi kopi
yang dapat dikonsumsi mencakup 5 hal, yaitu penyangraian,
penggilingan, ekstraksi, evaporasi, dan pengeringan semprot (spray
drying).
E.3.1. Penyangraian
Sebelum menuju proses penyangraian, biji kopi (green coffee)
harus melalui proses tipping terlebih dahulu. Proses tipping bertujuan
untuk memindahkan biji kopi dari karung ke dalam silo, sesuai
dengan kualitas kopi yang akan digunakan. Selain itu juga dilakukan
pembersihan biji kopi terhadap kotoran yang mungkin ada di dalam
karung. Kopi yang diterima dari supplier (menggunakan karung),
diletakkan ke lubang tipping. Lubang ini terbuat dari logam dengan
ukuran lubang yang kecil. Bagian bawah dari lubang tipping ini
terhubung dengan screw conveyor, yang berfungsi untuk melakukan
pemindahan biji kopi itu ke bawah bucket elevator. Bucket elevator
ini akan mengangkat biji kopi ke tempat yang lebih tinggi di mana
terdapat destoner. Bagian outlet dari bucket elevator ini terhubung
dengan inlet destoner.
Di dalam destoner inilah dilakukan pemisahan biji kopi dengan
material lain seperti debu dengan cara dihisap oleh bag filter,
paku/logam dengan menggunakan magnet trap dan kayu atau serat
lainnya dengan cara vibrasi. Sesudah keluar dari destoner biji kopi
tersebut ditiup dengan menggunakan blower untuk menuju silo.
Lubang tipping Screw conveyor Bucket Elevator
Silo Destoner
Gambar 3. Skema proses tipping green coffee menuju silo.
Pada tahap ini biji kopi disangrai/diberikan panas yang berguna

untuk menghilangkan H2O, CO2, mengoptimalkan aroma dan akan
meningkatkan ukuran dan warna dari biji kopi tersebut. Konsep dari
penyangraian adalah dengan mengalirkan udara panas dengan
temperatur sangat tinggi, dimana biji kopi tersebut berada di dalam
rotary drum yang bertujuan agar panas yang diterima biji kopi
seragam. Ketika warna yang diinginkan sudah tercapai, maka
didinginkan secara cepat dengan menggunakan air (quenching water)
untuk menghentikan proses penyangraian.
Fungsi penyangraian adalah:
a. Pembentukan rasa yang diinginkan.
Dengan adanya panas, terjadi proses kimia yang
menghasilkan komponen rasa. Semakin lama proses ini semakin
banyak dan bermacam-macam komponen taste yang dihasilkan.
Tetapi proses ini harus dibatasi supaya tidak terbentuk komponen
rasa yang tidak diinginkan.
b. Pembentukan warna dan tekstur.

Selama proses penyangraian akan terbentuk CO2 dan uap
air di dalam biji kopi. Kemudian timbul tekanan dari dalam biji
kopi yang akan mengakibatkan struktur dari sel berubah dan
ukuran dari biji kopi juga akan bertambah besar. CO2 dan uap air
akan keluar dari biji kopi secara bertahap tetapi ada beberapa
substansi gas yang tetap tertinggal di dalam. Volume dari kopi
juga akan bertambah seiring dengan adanya perubahan warna
kopi yang semakin hitam.
Mengandung : Mengandung:
9- 13% air Air 1 %
dan Dry matter 99%
87-91% Dry matter
Biji kopi sebelum penyangraian Biji kopi setelah penyangraian
Volume increase
Perubahan warna seiring dengan lamanya proses penyangraian

(semakin lama semakin hitam)
Gambar 4. Biji kopi sebelum dan sesudah disangrai
c. Extractability (kemampuan kopi untuk diekstrak)

Penyangraian yang kurang sempurna dan penyangraian
yang berlebihan akan menurunkan extractability, sebab biji kopi
yang kurang masak ataupun gosong tidak dapat diekstrak dengan
sempurna.
E.3.2. Penggilingan
Setelah disangrai maka akan dihasilkan roasted coffee.
Sebelum memasuki proses ekstraksi, roasted coffee harus dipecah
menjadi ukuran yang lebih kecil sesuai dengan kebutuhan. Alat
yang digunakan untuk memecah roasted coffee tersebut bernama
grinder. Grinder yang digunakan adalah jenis multistage. Selain
untuk menjadikan ukuran roasted coffee menjadi lebih kecil,
proses penggilingan juga bertujuan untuk menghilangkan kulit ari
pada biji, partikel ini biasanya disebut roast & ground coffee.
Ukuran dari roast & ground coffee dibedakan menjadi 3 macam,
yaitu coarse, medium, dan fine. Dengan kopi yang lebih halus
maka proses perpindahan zat lebih mudah dan lebih cepat sehingga
proses penggilingan mempengaruhi proses ekstraksi selanjutnya.
Kopi yang terlalu besar/tidak halus akan menyebabkan proses
ekstraksi semakin lama, oleh karena itu ada ukuran standar yang
dipakai sehingga dicapai proses ekstraksi yang efektif dan efisien.
E.3.3. Ekstraksi
Setelah penyangraian dan penggilingan, ekstraksi adalah
bagian dalam proses produksi kopi instan dalam skala besar. Pada
tahap ini terjadi proses pengambilan soluble solid dan komponen
aroma. Definisi dari ekstraksi sendiri adalah proses mentransfer
padatan terlarut dari roast & ground coffee ke dalam bentuk larutan
cair.
Pada proses ini terjadi transfer/perpindahan padatan terlarut
dari roast & ground coffee ke dalam bentuk cair dengan bantuan
tekanan dan suhu yang sesuai. Untuk prosesnya, bisa dianalogikan
dengan proses menyeduh kopi yang sering kita lakukan di rumah.
Apabila dimasukkan sejumlah roast & ground coffee ke dalam air
panas, maka air panas akan mendorong solid kopi dari melewati
pori-pori R&G coffee. Kemudian akan didapatkan ekstrak kopi.
Larutan cair yang dihasilkan pada proses ekstraksi dinamakan
liquor. Setelah tahap ekstraksi selesai, maka liquor tersebut akan
menuju proses evaporasi.
E.3.4. Evaporasi
Proses evaporasi bertujuan untuk menguapkan larutan ekstrak
kopi/liquor sehingga didapatkan ekstrak yang lebih kental dan
kadar airnya berkurang. Pada proses ini ekstrak kopi diberi
perlakuan panas sehingga uap airnya menguap dengan bantuan uap
panas. Proses evaporasi ini terjadi di dalam alat yang dikenal
dengan evaporator.
Di dalam evaporator, larutan ekstrak kopi yang akan
diuapkan berada di dalam tube dan media pemanas yang
digunakan, steam, berada di luar tube. Panas dari steam akan
ditransfer melewati tube menuju larutan ekstrak kopi. Temperatur
steam menjadi lebih rendah dan kemudian akan terkondensasi
menjadi cair (kondensat). Kondensat akan terpisah dengan steam
dan dikumpulkan untuk kemudian dikirim kembali ke boiler, di
mana akan diproses kembali menjadi steam.
Pada proses perubahan wujud steam menjadi cair, terjadi
pelepasan sejumlah energi panas. Energi inilah yang akan
menyebabkan kenaikan temperatur dari larutan ekstrak kopi dan
menguapkan sejumlah kandungan air di dalamnya, yang sering
disebut sebagai kalor laten. Proses ini mempengaruhi proses
berikutnya karena jika tingkat evaporasi rendah maka harus
dilakukan pengeringan semprot yang lebih lama lagi dan itu
menambah biaya produksi.
E.3.5. Pengeringan Semprot (Spray Drying)

Ini adalah proses terakhir dalam proses kopi bubuk yaitu
mengubah bentuk kopi dari bentuk cair menjadi bentuk bubuk
dengan bantuan suhu (panas/dingin). Umumnya terdapat 2 metode
untuk mengubah dari bentuk cair ke bentuk bubuk kopi yaitu dengan
pengeringan semprot dan pengeringan beku (freeze drying).
Pengeringan semprot bertujuan untuk mengubah larutan
ekstrak kopi dari bentuk cair menjadi bentuk fines/bubuk yaitu
dengan menyemprotkan cairan kopi dengan udara yang panas dari
ketinggian tertentu.
Pengeringan beku mempunyai prinsip kerja yang sama hanya
saja larutan ekstrak kopi tidak dipanaskan melainkan didinginkan,
sehingga uap air yang terdapat dalam larutan ekstrak kopi menjadi es
sehingga didapatkan padatan kopi. Setelah proses tersebut, maka
akan didapatkan kopi bubuk. Selain memproduksi kopi bubuk/fines
coffee juga diproduksi kopi teraglomerasi (aglomerated coffee), yaitu
kopi bubuk yang diberi perlakuan uap basah bertekanan rendah
sehingga bubuk kopi menjadi basah dan menyatu dengan bubuk kopi
yang lain sehingga ukurannya lebih besar/teraglomerasi.
Fines coffee Agglomerated

coffee
Gambar 5. Contoh dan proses pembentukan aglomerat kopi instan
R&G Thin liquor Thick liquor
GC penyangraian ekstraksi evaporasi spray drying Instant coffee
• Penyangraian biji kopi • Biji kopi yang telah di • Larutan Kopi dari hasil • Proses pengurangan
sehingga kadar air pecah menjadi ukuran yang ekstraksi di uapkan dengan kadar air dengan
berkurang dan lebih kecil di berikan air diberikan panas untuk disemprotkan uap panas
meningkatkan volume biji panas untuk meng -ekstrak mengurangi kadar air melalui nozzle
kopi tersebut kopi tersebut sehingga didapatkan
• Setelah disangrai biji kopi larutan kopi yang lebih
tersebut di Grinding untuk kental
memudahkan proses
ekstraksi
Gambar 6. Bagan proses produksi dari biji kopi hingga menjadi kopi instan
Selain kopi instan, ada juga kopi mixes yaitu kopi dengan
tambahan gula, krim dan bahan-bahan lainnya (garam, kokoa,
flowing agent, dll), contoh produknya adalah Nescafe 3 in 1 original,
Nescafe cappucino, Nescafe ice, dan lain-lain yang dalam
aplikasinya semua itu dilakukan di dry mix (mencampur kering) atau
mencampur bahan-bahan tersebut tanpa air sama sekali.
Proses produksi coffee mixes di pabrik Panjang telah
menggunakan mesin-mesin dengan teknologi tinggi. Mesin yang
digunakan dapat bekerja sendiri dan hanya dikontrol oleh operator
melalui ruang kontrol yang terpisah. Tahapan proses produksi coffee
mixes adalah sebagai berikut :
E.3.5.1. Tipping
Tipping adalah proses penumpahan bahan baku ke silo
yang telah disediakan sebagai tempat untuk melanjutkan
ketahapan berikutnya. Pada proses pembuatan coffee mixes,
proses tipping pertama kali dilakukan terhadap gula dan
krimer. Proses ini dimulai dengan mengambil bahan baku
dari warehouse, selanjutnya ditempatkan di area proses
produksi. Setelah itu gula dalam kemasan 50 kg dan dalam
kemasan 25 kg dipindahkan ke conveyor. Conveyor akan
membawa kedua bahan baku tersebut ke tempat dilakukannya
proses shifter (pembukaan jahitan kemasan karung dan
melepaskan kemasan luarnya) sehingga yang tersisa hanya
gula dan krimer yang terkemas dalam kemasan inner-nya
yang berupa plastik. Setelah proses shifter selesai dilakukan
maka bahan baku yang sudah berada dalam kemasan yang
telah terbuka tersebut kembali dihantarkan melalui conveyor
menuju silo untuk dilakukan proses tipping.
E.3.5.2. Penyaringan
Setelah gula dan krimer di-tipping ke dalam silo yang
berbeda, selanjutnya gula dan krimer msing-masing masuk ke
dalam screw yang berfungsi mengalirkan gula dan krimer ke
shifter. Ketika gula dan krimer jatuh ke shifter yang berbeda
maka kedua bahan tersebut akan dihalangi oleh filter yang
akan menyaring dan memisahkan benda-benda asing yang
tidak diinginkan. Setelah tersaring kedua bahan tersebut akan
masuk kedalam shifter yang berbeda untuk dihaluskan.
Setelah itu kedua bahan masuk ke dalam dua pipa yang
berbeda pula dan secara langsung akan ditiup oleh blower
untuk dihantarkan ke hopper/silo penampungan, yang berada
di silo room.
E.3.5.3. Milling sugar

Di ruang silo, khusus untuk gula terdapat dua silo yang
berbeda. Silo yang pertama digunakan untuk menampung
gula yang belum digiling. Selanjutnya gula tersebut digiling
dan setelah digiling gula tersebut kembali dipindahkan ke
dalam silo kedua. Sedangkan krimer, setelah ditiup blower
langsung masuk kedalam silo penampungan. Untuk kopi
instan, bahan baku didapatkan langsung dari bagian
manufacturing yang dipindahkan melalui totebin. Dari
totebin kopi di-tipping, lalu ditransfer ke ruang silo. Sebelum
memasuki ruang silo, kopi melewati pipa hexagon yang
berfungsi memperkecil ukuran partikel kopi.
E.3.5.4. Weighing hopper

Proses selanjutnya adalah penentuan jumlah kopi, gula
dan krimer yang dibutuhkan. Ketiga bahan tersebut akan
ditimbang secara otomatis sesuai dengan formula yang telah
ditentukan dengan menggunakan weighing hopper.
E.3.5.5. Mixer
Selanjutnya ketiga bahan tersebut dicampur di dalam
mesin mixer sehingga diperoleh powder yang tercampur
dengan homogen. Selain itu, produk premix juga
ditambahkan di mesin ini. Penambahan premix dapat dilihat
dari sistem komputer yang berada di ruangan kontrol. Ketika
premix habis maka secara otomatis akan muncul alarm di PC.
Pengontrolan semua proses ini dilakukan dari ruangan
kontrol.
Setelah pencampuran selesai, maka melalui PC di
ruangan kontrol akan ada informasi bahwa mixer full dan
powder bisa diambil. Secara otomatis lampu di totebin room
akan menyala yang menandakan powder siap di-tipping.
Petugas dry mix akan memasukkan powder dari mixer ke
totebin untuk di-tipping ke totetilt.
Pengambilan sampel dilakukan untuk mengecek SG
(specific gravity), dan moisture content (MC), juga tes rasa
dan aroma yang dilakukan oleh Departemen QA. Setelah
totebin penuh maka operator menggunakan ameise atau hand
forklift untuk mengangkat totebin ke totetilt. Lalu powder
ditransfer ke mesin-mesin pengemas.
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. PRODUK
Kopi adalah bahan minuman yang terkait dengan aspek kesehatan dan
estetika. Sebagai bahan minuman, kopi memiliki ciri yang khas, karena dapat
memberikan nilai kepuasan dan kenikmatan bagi yang meminum, yaitu
melalui cita rasa, proses fisiologis dan psikologis. Oleh karena itu, aspek
mutu, terutama mutu cita rasa sangatlah menentukan.
Budaya minum kopi sebagai penyegar yang telah berlangsung selama
berabad-abad di negara konsumen telah mengembangkan bisnis yang nilainya
milyaran dolar Amerika, dan kegiatan ini telah memicu sektor lain untuk
berperan serta berkreasi guna mendapatkan kenikmatan minum kopi yang
optimal. Dalam rangka memperoleh kenikmatan yang optimal ini, budaya
minum kopi bahkan telah mendorong berkembangnya industri berbasis
teknologi canggih untuk berpacu dalam menemukan peralatan yang sesuai
dengan harapan para peminum kopi.
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory yang merupakan anak
perusahaan dari PT. Nestlé menghasilkan dua jenis produk kopi, yaitu kopi
instan dan kopi mixes. Pada dasarnya proses produksi kedua jenis produk kopi
ini terdiri dari penyangraian, penggilingan, ekstraksi, evaporasi dan
pengeringan semprot (spray drying). Namun, perbedaan antara kedua kopi ini
terletak pada proses setelah pengeringan semprot. Kopi instan akan
mengalami proses dari teknologi aglomerasi, sedangkan proses ini tidak
dilakukan pada kopi mixes.
Pada kopi mixes, setelah dikeringkan dengan pengering semprot, bubuk
kopi yang dihasilkan akan dicampur dengan bahan-bahan lain/premix sesuai
dengan formula yang diinginkan. Pada umumnya bahan-bahan yang
dicampurkan terdiri dari gula, krimer, flavor, garam dan bahan lainnya. Proses
pencampuran antara kopi bubuk dan premix dilakukan tanpa air sama sekali.
Menurut Sivetz dan Desrosier (1979), pada tahun 1966 hingga 1969,
perusahaan General Food dan Nestlé memperkenalkan kopi instan dengan
pengeringan beku dan semprot. Sebagian pelanggan tidak menyukai produk
ini dikarenakan harga produk yang sangat mahal. Selain itu, kopi instan
dengan pengeringan semprot membutuhkan 20 hingga 40 detik untuk larut
dalam air mendidih dan selalu meninggalkan busa pada bagian permukaan
kopi.
Nescafe memperkenalkan produk kopi dalam bentuk teraglomerasi.
Partikel-partikel berukuran 0,1 mm yang dihasilkan dari pengeringan semprot
bergabung menjadi kelompok berukuran 3 mm. Perubahan bentuk ini
bertujuan meningkatkan kelarutan kopi dan untuk mengurangi pembentukan
busa pada larutan kopi (Sivetz dan Desrosier, 1979). Tujuan utama aglomerasi
yang dilakukan di PT. NI-PF adalah untuk memperbaiki warna kopi dan
meningkatkan kelarutan kopi instan.
Menurut Clarke dan Macrae (1989), aglomerasi pada kopi instan
merupakan bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk kopi hasil pengeringan
semprot. Rata-rata ukuran granula adalah 1,4 mm. Granula pada umumnya
berwarna lebih gelap dari pada bubuk kopi. Aglomerasi kopi dapat dilakukan
dengan menggunakan berbagai metode. Oleh sebab itu, beberapa perusahaan
penghasil kopi instan mempatenkan teknik yang mereka gunakan. Beberapa
paten tipe aglomerasi kopi instan dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Paten tipe aglomerasi kopi instan

Nomor Paten Tahun Pemilik Paten
USP 2,977,203 1961
USP 3,554,760 1971
General Foods Corporation
USP 3,615,670 1971
USP 3,695,165 1973
USP 3,514,300 1970
Nestlé
BP 1,176,320 1967
USP 3,679,416 1972 Chock Full O’Nuts Corporation
USP 3,966,975 1974
Niro Atomizer A/S
BP 1,385,192 1974
USP 3,6151,669 1971 Procter & Gamble
Sumber : Clarke dan Macrae (1989)
Dua tipe mekanisme pengikatan antara partikel-partikel padat dalam

proses aglomerasi adalah adhesi partikel tanpa jembatan antar partikel dan
adhesi dengan jembatan antar partikel. Mekanisme pengikatan tanpa jembatan
antar partikel padat terdiri dari:
1. Gaya Van der Waals yang menyebabkan aglomerasi kering di dalam
bubuk kopi.
2. Gaya elektrostatik di antara isolator dan konduktor yang dapat
menghasilkan pemisahan muatan yang disebabkan oleh penggilingan kopi.
Gaya ini juga menyebabkan aglomerasi kering.
3. Serta permukaan kasar partikel yang mampu mengikat partikel lain.
Selain itu, mekanisme-mekanisme adhesi partikel dengan jembatan antar
partikel padat terdiri atas:
1. Sinter bridge yang terbentuk ketika substansi dipanaskan hingga 60% dari
suhu leleh.
2. Jembatan cairan terkristalisasi terbentuk karena penambahan pelarut yang
selanjutnya diberi pengeringan.
3. Jembatan cairan terbentuk akibat penambahan cairan pengikat.
4. Kapiler-kapiler berisi cairan terbentuk ketika ditambahkan cairan pengikat
dalam jumlah yang signifikan.
Prinsip-prinsip dalam aglomerasi yang menggunakan uap panas/steam
dapat dideskripsikan dalam lima tahap. Partikel kering/bubuk yang merupakan
hasil dari pengeringan semprot akan masuk ke dalam zona aglomerasi dengan
cara jatuh bebas/free fall. Selanjutnya permukaan partikel dibasahi oleh uap
panas kondensasi. Kemudian terdapat pemutusan komponen-komponen
terlarut. Lalu terjadi aglomerasi partikel-partikel dan pembentukan jembatan
cairan. Pada tahap akhir, partikel tersebut akan dikeringkan sehingga
terbentuk jembatan padat/solid bridges dan didapatkan partikel kopi
teraglomerasi. Produk PT. NI-PF yang merupakan kopi teraglomerasi adalah
”Nescafe original” dan ”Nescafe classic”.
B. KEBIJAKAN PT. NESTLE INDONESIA – PANJANG FACTORY

”Good Food, Good Life” merupakan slogan Nestlé yang
menggambarkan komitmen Nestlé sebagai produsen makanan yang peduli
akan kesehatan umat manusia dengan menghasilkan makanan yang sehat,
bermutu, aman, berkualitas, bergizi, dan menyenangkan untuk dikonsumsi,
demi mewujudkan kehidupan yang lebih baik.
Seperti perusahaan lain, PT. NI-PF juga memiliki visi, nilai-nilai, tujuan
bersama, serta motto. Visi PT. NI-PF adalah meningkatkan nutrisi, kesehatan,
dan keafiatan konsumen Indonesia. Nilai-nilai yang dipegang adalah kejujuran
dan integritas, kepercayaan dan rasa hormat, kepemimpinan dan
kesempurnaan, serta kualitas dan keselamatan. Tujuan PT. NI-PF adalah 1)
meraih kepercayaan konsumen dan menjadi perusahaan makanan, nutrisi,
kesehatan dan keafiatan yang paling terkemuka di Indonesia, 2) melalui
pelayanan konsumen yang meningkatkan kualitas hidup mereka, maka
kepastian laba, kesinambungan, dan pertumbuhan modal yang efisien dalam
jangka panjang akan terjamin dalam jangka panjang, 3) berjuang menjadi
pemimpin pasar atau posisi kuat nomor dua dalam semua kategori di pasar
tempat kita beroperasi. Motto PT. NI-PF yaitu Passion For Our Consumer
(semangat demi konsumen kita) (Nestle, 2007).
Nestlé meringkas kebijakan yang dimilikinya menjadi suatu logo yang
menggambarkan keseluruhan kebijakan sehingga dapat dengan mudah dihafal
dan dipahami oleh seluruh karyawan. Logo tersebut berupa tangan kanan yang
menggenggam keempat jari selain ibu jari. Pada ibu jari terdapat tulisan
“ZERO”, sedangkan pada keempat jari berturut-turut tertulis “accident, defect,
complaint, waste”. Agar kebijakan ini dapat menyentuh seluruh tingkatan
karyawan, maka logo ini disosialisasikan diantaranya dengan cara
menempelkan logo pada bagian punggung baju seragam kerja karyawan,
menjadikannya sebagai wallpaper di seluruh komputer dan seluruh user, serta
mencatumkan logo ini pada handbook, logbook, logsheet, spanduk, surat, dll.
Acara-acara khusus dan lokasi-lokasi yang strategis merupakan upaya
yang ditempuh dalam menerapkan integrated management system (IMS) dan
memastikan pemahaman karyawan akan IMS. Acara yang dilakukan khusus
untuk IMS champions berupa meeting rutin yang dilaksanakan seminggu
sekali (selama proyek IMS berlangsung), sedangkan acara untuk karyawan
selain IMS champions berupa training yang dilaksanakan minimal dua kali
dalam setahun. Kehadiran pada meeting rutin maupun training akan dicatat
dalam meeting record dan training record. Selain itu juga dilakukan IMS kick
off yang dihadiri oleh seluruh karyawan PT. NI–PF.
Kebijakan mutu, K3 dan lingkungan, visi, value, motto, dan slogan
diletakkan di tempat-tempat strategis. Upaya ini diharapkan agar karyawan
maupun tamu dapat mengetahui bahkan memahami khususnya kebijakan dan
visi Nestlé. Lokasi-lokasi tersebut diantaranya adalah ruang tunggu tamu,
meeting room, learning room, kantin, koridor DOR, line produksi, dll.
Kebijakan dan logo PT. Nestlé Indonesia dapat dilihat pada Lampiran 1 dan 2.
C. INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

Menurut Whitelaw (2004), integrated management system adalah suatu
sistem manajemen yang terdiri dari ISO 14001 ditambah paling tidak satu
sistem manajemen lain. Baik kedua (atau lebih) sistem manajemen tersebut
harus berjalan bersamaan dengan sistem manajemen lain dan dapat diaudit
oleh suatu badan eksternal.
IMS merupakan gabungan dari tiga sistem manajemen yang diterapkan
secara bersamaan, yaitu ISO 9001 (sistem manajemen mutu), ISO 14001
(sistem manajemen lingkungan), dan OHSAS 18001 (sistem manajemen
keselamatan dan kesehatan kerja). Sistem manajemen tersebut dibuat oleh
suatu organisasi independen, yaitu ISO (International Organization for
Standardization) untuk ISO 9001 & 14001, dan BSI (British Standards
Intitution) untuk OHSAS 18001. Ketiga sistem manajemen ini diakui secara
internasional dan telah diadopsi, baik oleh institusi pemerintah, swasta, dll.
PT. NI-PF hingga saat ini memiliki sistem manajemen internal mengenai
mutu, lingkungan, dan K3. Sistem manajemen internal tersebut adalah Nestlé
Quality System (NQS) yang ekuivalen dengan ISO 9001, Nestlé
Environmental Management System (NEMS) yang ekuivalen dengan ISO
14001, serta Operational Safety, Health, and Risk Management System
(OSHRMS) yang ekuivalen dengan OHSAS 18001.
Hingga saat ini NQS adalah panduan mutu bagi Nestlé yang
menunjukkan cara pencapaian mutu dari sudut pandang Nestlé. Nestlé selalu
menganggap bahwa sukses dibangun dari mutu. Lebih lanjut, mutu adalah
keuntungan kompetitif dalam pemuasan kebutuhan konsumen. Mutu tersebut
melingkupi perencanaan hingga pelaksanaan yang dilaksanakan oleh semua
pihak dengan usaha bersama.
NQS juga menggambarkan organisasi dan tanggung jawabnya dalam
seluruh jajaran Nestlé, mulai dari pusat, daerah, divisi bisnis hingga pabrik,
serta dalam hubungannya dengan pemasok. NQS digunakan untuk semua
produk yang dijual menggunakan nama grup Nestlé. Tidak hanya itu, NQS
juga digunakan oleh seluruh partner bisnis yang terlibat dalam produk-produk
Nestlé. Sistem ini terdiri dari 36 elemen yang setaraf dengan klausul-klausul
yang terdapat di dalam ISO 9001. Elemen-elemen NQS dapat dilihat pada
Lampiran 3.
Panduan dalam implementasi NQS terbagi menjadi dua, yaitu tingkat
prioritas utama (First Priority Level), yaitu keamanan pangan, dan Advanced
Level, yaitu konsistensi produk dan preferensi konsumen. Prioritas utama
berupa persyaratan minimum absolut untuk menjamin kemanan pangan.
Elemen-elemen dalam sistem mutu yang harus diimplementasikan secara
menyeluruh, dipertahankan secara konstan, dan tidak dapat ditawar lagi, yaitu
GMP, HACCP, pengawasan terhadap patogen pada lingkungan produksi,
Quality Monitoring Scheme (QMS), kalibrasi instrumen, identifikasi lot,
pengkodean, recall, dsb.
Sebagai salah satu produsen makanan terkemuka, PT. Nestlé Indonesia
memberikan perhatian yang sangat serius terhadap masalah keamanan dari
produk yang dihasilkan. Keamanan pangan adalah aspek mutu yang tidak bisa
ditawar. PT. Nestlé Indonesia memberikan jaminan bahwa semua produk yang
dihasilkan tidak akan menimbulkan bahaya kesehatan bagi konsumen.
Jaminan tersebut diberikan dalam bentuk penerapan sistem HACCP (Hazard
Analysis Critical Control Point) dalam seluruh proses produksi dari seluruh
produk yang dihasilkan.
Penerapan HACCP merupakan elemen yang tidak terpisahkan dari
penerapan NQS. Sistem HACCP adalah suatu sistem yang
mengidentifikasikan bahaya spesifik yang mungkin timbul dalam mata rantai
produksi makanan dan tindakan pencegahan untuk mengendalikan bahaya
tersebut dengan tujuan untuk menjamin keamanan pangan. HACCP
merupakan alat yang paling efektif untuk mencegah terjadinya penyakit atau
luka akibat mengkonsumsi produk.
Pihak manajemen Nestlé sangat berkomitmen untuk menggunakan
prinsip-prinsip HACCP Codex Alimentarius. Implementasi Nestlé GMP
(NGMP) merupakan prasyarat yang sangat penting di dalam HACCP. HACCP
juga merupakan pertimbangan utama dalam rantai suplai produk pangan,
dimulai dari desain produk dan sumber bahan baku, termasuk aplikasi proses
pada supplier, proses produksi, dan distribusi hingga persiapan dan konsumsi
oleh konsumen akhir. Hal ini diistilahkan dengan “From Farm To Table”.
Tanggung jawab manajemen adalah untuk menjamin bahwa tiap-tiap pabrik
yang beroperasi benar-benar menjalankan HACCP.
Sistem HACCP harus diterapkan oleh seluruh unit Nestlé di seluruh
dunia. Dalam penerapannya, PT. Nestlé yang berkedudukan di Swiss telah
menyusun panduan untuk menerapkan atau melakukan studi HACCP. Dengan
demikian penerapan HACCP dilakukan seragam sesuai dengan standar Nestlé.
Hal ini akan sangat berguna untuk mengembangkan sistem HACCP.
Studi terhadap HACCP bertujuan mengevaluasi kemungkinan bahaya
keamanan pangan, menghilangkan bahaya tersebut jika memungkinkan atau
untuk menemukan cara dalam mengendalikan bahaya sampai pada tingkat
yang aman. Studi tersebut merupakan cara untuk menemukan tahap kritis
dalam rantai produksi dan distribusi yang harus dikendalikan untuk menjamin
produk yang dihasilkan aman untuk dikonsumsi.
Meskipun terjadi transfer sistem manajemen, yaitu dari sistem
manajemen internal menjadi IMS (NQS, NEMS, dan OSHRMS), namun
ketiga sistem manajemen internal Nestlé masih tetap berlaku dan menunjang
sistem yang baru. Hal ini dikarenakan sistem manajemen internal Nestlé lebih
bersifat spesifik, yaitu sesuai dengan ciri khas operasional Nestlé sebagai
perusahaan makanan, dibandingkan dengan IMS yang merupakan sistem
manajemen yang lebih bersifat umum dan dapat diterapkan di berbagai jenis
perusahaan.
Perubahan sistem manajemen dari internal Nestlé menjadi IMS ini
disebabkan oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestlé sendiri. Faktor dari luar
adalah adanya tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestlé
diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional, baik
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor
utama dari dalam diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan
bersamaan, berbeda area implementasi dan tanggung jawab, serta konflik
implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan demikian IMS
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu,
usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta
memudahkan pemeliharaan dokumen, sehingga akan terbentuk sistem yang
terstruktur dan terkendali.
Menurut Whitelaw (2004), alasan pengintegrasian sistem manajemen
adalah untuk:
1. Mengurangi biaya dalam bisnis dan memberikan nilai tambah pada proses.
Biaya yang dimaksudkan di sini adalah yang berkaitan dengan
efisiensi waktu manajemen. Hal ini meliputi waktu oleh auditor (internal
auditor dan auditor dari badan sertifikasi). Pengurangan dalam waktu
manajemen sangat mempengaruhi keuntungan biaya internal. Pengurangan
waktu manajemen ini dapat dikurangi jika elemen dari sistem manajemen
dapat dilaksanakan pada waktu yang sama dengan elemen sistem
manajemen yang lain.
Alasan lainnya adalah adanya nilai tambah. IMS diharapkan dapat
menjamin bahwa aktivitas dan proses-proses operasi suatu manajemen
sistem memiliki pengaruh positif dan dapat diukur terhadap keuntungan
dan loss account dari suatu bisnis.
2. Mengurangi resiko demi kelangsungan bisnis.
Manajemen dari suatu organisasi harus melakukan analisis resiko
dengan baik. Berikut ini tiga komponen utama dalam analisis resiko:
a. Mutu: apa saja resiko dari suplai produk dan jasa yang tidak
memenuhi persyaratan konsumen dan yang paling penting adalah tidak
up to date dengan perubahan (konsep dari perbaikan berkelanjutan).
ISO 9001 adalah alat untuk mengurangi resiko-resiko ini.
b. Lingkungan : apa saja resiko akibat tidak memenuhi perundangan,
jika organisasi tidak dapat up to date pada praktek-praktek terbaik
terhadap manajemen lingkungan, dan resiko akibat aktivitas yang
dapat merugikan publik terhadap nama perusahaan. ISO 14001 adalah
alat untuk mengurangi resiko-resiko ini.
c. Kesehatan dan Keselamatan Kerja : apa saja resiko dari aktivitas
yang menyebabkan luka yang diakibatkan oleh kelalaian dan praktek-
praktek yang out of date. Resiko-resiko ini paling tidak meliputi
hilangnya waktu kerja yang mengakibatkan turunnya produktivitas
hingga beralih kepada kriminalitas atau berkaitan dengan hukum
akibat karyawan yang terluka. OHSAS 18001 adalah alat untuk
mengatur resiko-resiko ini.
Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan dapat
dilihat pada Gambar 7, sedangkan perbandingan dari klausul-klausul ISO,
OHSAS dan NQS yang menunjukkan pendekatan standar dan kesamaan
struktur dapat dilihat pada Lampiran 4.
Pada dasarnya ketiga sistem manajemen dalam IMS ini sangat berbeda,
namun ada persyaratan-persyaratan/klausul-klausul yang penerapannya dapat
diintegrasikan, yaitu kebijakan; obyektif dan target; tugas dan tanggung
jawab; pelatihan dan kompetensi; pengendalian dokumen; pengendalian
catatan; tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan; audit; dan tinjauan
manajemen.
Proses manajemen di PT. NI-PF dalam pelaksanaan IMS terdiri dari
komitmen manajemen, pembuatan kebijakan perusahaan, pengangkatan
management representative, melakukan management review, dan audit
internal. Manajemen puncak PT. NI-PF telah menyatakan komitmennya untuk
menjalankan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2000,
sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS 18001:1999, dan
sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Selanjutnya sebagai dasar
dari IMS perusahaan maka manajemen menentukan kebijakan PT. NI-PF.
ISO 9001 ISO 14001
OHSAS 18001 Clause 5.6 Clause 4.1
Clause 4.6 Management Review General Requirements
Management
ISO 9001
Review
ISO 14001 Clause 4.1
Clause 4.6 General Requirements
Management Review OHSAS 18001
Clause 4.1
General
Requirements
OHSAS 18001
Clause 4.5 ISO 9001
Checking and Clause 8.0
Corrective Action Measuring Analysis
and Improvement
ISO 14001
Clause 4.5
Checking and ISO 14001
Corrective Action Clause 4.2
Environmental Policy
ISO 9001
Clause 5.1
OHSAS 18001 Management
Clause 4.2 Committment
OHSAS Policy
OHSAS 18001
Clause 4.4
Implementation and
Operation
ISO 14001 ISO 14001

Clause 4.4 Clause 4.3
Implementation and Planning
Operation
ISO 9001 ISO 9001
Clause 7.0 Clause 5.4
Planning OHSAS 18001
Product Realization Clause 4.3
Planning
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan

(Whitelaw, 2004)
Dalam menjalankan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen

QSHE, manajemen PT. NI-PF juga telah menunjuk perwakilan manajemen
sebagai penanggung jawab utama, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari
harus didukung oleh semua karyawan. Pembahasan kinerja IMS PT. NI-PF
akan dilakukan di dalam meeting tinjauan manajemen (management review)
secara rutin, yang dihadiri oleh Factory Manager dan Head of Department
tiap departemen. Tinjauan manajemen ini akan dilaksanakan minimal setiap
enam bulan sekali.
Pelaksanaan internal audit dilakukan sesuai dengan waktu yang telah
direncanakan, untuk mengetahui apakah pelaksanaan IMS, proses, dan produk
telah:
1. Sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
2. Sesuai persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO
14001:2004
3. Sesuai terhadap persyaratan IMS yang telah ditentukan oleh PT. Nestlé
Indonesia Panjang Factory.
4. Sesuai terhadap persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang
berlaku
5. Secara efektif diterapkan dan diimplementasikan.
Pelaksanaan IMS, khususnya pada tahap persiapan IMS bukanlah hal
yang mudah sehingga dibutuhkan SDM khusus yang mampu menanganinya
sehingga IMS dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini, penanggung jawab
tertinggi IMS adalah Chief Executief IMS, yaitu Factory Manager (FM), yang
bertanggung jawab secara keseluruhan untuk memastikan bahwa IMS berjalan
efektif. Secara operasional, penerapan IMS di seluruh area pabrik dikoordinir
oleh Management Representative (MR), yaitu Head of Department (HOD)
QA, dengan dibantu oleh Deputi IMS, yaitu SHE officer, dan seluruh HOD
dan Direct Report untuk penerapan di seluruh departemen. Penerapan IMS di
masing-masing departemen oleh para HOD akan dibantu oleh koordinator
IMS/IMS champions masing-masing departemen. Pengendalian dokumen
yang meliputi pengeluaran, pendaftaran, pengesahan, pendistribusian, dan
penarikan dokumen dikoordinir oleh Central Document Controller. Pada
pelaksanaannya, PT. NI-PF dibantu oleh konsultan dari perusahaan InQuest
Consulting.
Tahapan-tahapan dalam penerapan IMS adalah penyusunan dokumen
Process Mapping beserta Environmental Aspects (EA) dan Hazard
Identification and Risk Assessment (HIRA); pemenuhan persyaratan undang-
undang dan persyaratan lainnya; penyusunan dokumen dari level 1 hingga
level 4; sosialisasi dan penerapan IMS; internal audit; management review
meeting; serta continual improvement. Siklus plan, do, check, action dari ISO
9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001 dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Siklus PDCA IMS
Pelaksanaan IMS pada akhirnya berguna untuk memastikan hal-hal yang

berkaitan mutu, lingkungan, serta keselamatan dan kesehatan kerja.
a. Mutu
Mutu merupakan suatu karakteristik / sifat yang harus dimiliki suatu
produk. Karakteristik tersebut harus sesuai dengan keinginan pelanggan,
keamanan pangan, serta peraturan dan persyaratan yang berlaku yang
dapat dipenuhi pada proses produksi dan penyerahan produk pada
pelanggan. Pemastian akan mutu ini dilakukan oleh Nestlé melalui tiga
tahapan, yaitu uraian mengenai definisi produk, penyesuaian terhadap
regulasi internal maupun eksternal yang berlaku, dan penyesuaian dengan
Quality Monitoring Scheme (QMS). Oleh sebab itu, hal-hal yang harus
dilakukan terhadap mutu adalah mengetahui QMS yang berlaku di setiap
tahapan proses, hanya meneruskan dan melakukan proses atas bahan baku
atau Work In Process (WIP) dan atau produk yang memenuhi ketentuan
dalam QMS, serta memisahkan WIP atau produk yang tidak memenuhi
ketentuan QMS dan melakukan investigasi sebagai tindak lanjut.
b. Lingkungan
Lingkungan merupakan sekeliling dimana PT. NI-PF beroperasi.
Nestlé memastikan lingkungan ini dengan beberapa tahap, yaitu pertama-
tama mengidentifikasi aspek penting lingkungan, lalu menyesuaikannya
dengan peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, dan pada
akhirnya dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengelolaan dan
pengendalian yang bersesuaian.
Aspek penting lingkungan adalah aspek lingkungan yang dapat
mengakibatkan dampak penting bagi lingkungan. Aspek penting
lingkungan diantaranya adalah konsumsi sumber daya (air, listrik,
material) yang tinggi, limbah (tidak berbahaya) dalam jumlah yang besar,
limbah yang termasuk limbah bahan beracun dan berbahaya, pencemaran
lingkungan akibat aktivitas (kebisingan, getaran, bau, asap, dll), serta
pencemar spesifik seperti freon dan gas rumah kaca. Identifikasi terhadap
aspek penting lingkungan di tiap proses dilakukan terhadap aspek-aspek
yang berpotensi menimbulkan pencemaran, pemborosan sumber daya
alam, serta yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan.
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Pengelolaan keselamatan harus sesuai dengan peraturan dan
persyaratan yang berlaku serta senantiasa mencegah terjadinya kecelakaan.
Nestlé melakukannya dengan cara melaksanakan identifikasi terhadap
bahaya-bahaya yang beresiko tinggi, kemudian menyesuaikannya dengan
peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, lalu dilaksanakan
dengan dibantu oleh prosedur pengelolaan yang ada.
Bahaya dengan resiko tinggi adalah bahaya yang frekuensi terjadinya
cukup tinggi (hampir setiap hari) dan atau frekuensinya rendah, namun
tingkat keparahannya tinggi. Bahaya yang termasuk beresiko tinggi adalah
bekerja di ketinggian, pekerjaan dengan alat bergerak bermotor (forklift,
truk, dll), pengoperasian boiler, power generator, kompresor,
pengoperasian mesin egron, pekerjaan khusus, serta pekerjaan dengan
high/low pressure, high/low temperature, dan chemical explosure. Hal
yang harus dilakukan terhadap safety adalah mengetahui bahaya resiko
tinggi di tiap tahap proses, yaitu yang dapat mengakibatkan orang cedera,
berpotensi menyebabkan kerusakan bangunan, fasilitas dan sarana kerja,
yang dapat mengakibatkan orang menjadi sakit/penyakit akibat kerja, dan
yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan. Baik lingkungan maupun
K3 harus dilakukan berdasarkan prosedur pengendalian yang bersesuaian.
Beberapa kegiatan utama, selain kegiatan rutin dokumentasi dan
meeting yang dilakukan oleh IMS champions PT. NI-PF adalah IMS Kick
Off, external meeting, dan benchmarking ke PT. Great Giant Pineapple
(PT. GGP). Pada tanggal 16 Maret 2007, IMS champions melaksanakan
Integrated Management Systems Kick Off. Kegiatan ini merupakan
pembuktian bahwa IMS siap untuk diterapkan di PT. NI-PF. Kegiatan ini
dihadiri oleh karyawan, para HOD, serta Factory Manager. Acara dibuka
dengan sambutan dari Factory Manager, dilanjutkan dengan presentasi
mengenai Integrated Management Systems oleh MR dan DMR, lalu
diakhiri dengan hand over folder dokumen IMS dari Factory Manager
kepada IMS champions.
External meeting yang dilakukan pada tanggal 10 April 2007
merupakan salah satu rencana dari IMS Kick Off yang telah dilaksanakan
pada tanggal 16 Maret 2007 yang lalu. Program ini bertempat di Hotel
Sahid Bandar Lampung, dimulai pada pukul 08.00 dan diakhiri pada pukul
17.00 WIB. Tujuan dilaksanakannya external meeting ini adalah agar para
IMS champions lebih berkonsentrasi ketika membedah klausul-klausul
ISO 9001, 14001, dan OHSAS 18001 yang ada dalam ceklis audit.
Konsentrasi cukup sulit dicapai apabila meeting dilakukan di lingkungan
pabrik, hal ini disebabkan konsentrasi para champions akan terpecah
antara pekerjaan dan meeting proyek IMS.
Berdasarkan hasil dari external meeting ditetapkan bahwa distribusi
dokumen ke departemen-departemen dan line-nya dimulai pada 30 April
2007, sedangkan penarikan dokumen lama yaitu dimulai pada tanggal 2
Mei 2007. Target distribusi dokumen dan penarikan dokumen lama dapat
tercapai dengan baik, meskipun masih terdapat beberapa departemen yang
belum menarik dokumen lama mereka dari line. Tidak hanya itu, masih
terdapat departemen yang masih mendaftarkan dokumen level 4 mereka,
seharusnya seluruh dokumen baik level 2, 3, maupun 4 sudah didaftarkan
seluruhnya jauh sebelum target distribusi dokumen. Hal ini dapat
dimaklumi, sebab PT. NI-PF hanya memiliki waktu 6 bulan dalam
menyelesaikan proyek ini hingga tahap sertifikasi. Tentunya hal ini
tidaklah mudah, terutama pada tahap dokumentasi, banyaknya dokumen
yang sebelumnya tidak begitu terkontrol menyebabkan sulitnya para IMS
champion dalam mendaftarkan seluruh dokumen mereka.
Salah satu action plan dalam proyek IMS ini adalah benchmarking
ke perusahaan pangan yang sudah lebih dulu menerapkan integrated
management system. Berdasarkan beberapa pertimbangan maka ditetapkan
bahwa perusahaan yang dikunjungi adalah PT. Great Giant Pineapple.
Jarak lokasi benchmarking merupakan salah satu pertimbangan bagi PT.
NI-PF dalam memilih perusahaan untuk dilaksanakannya benchmarking.
Lokasi PT. GGP dapat ditempuh dalam waktu ± 2 jam dari PT. NI-PF.
PT. GGP merupakan perusahaan pangan yang memproduksi serta
mengekspor buah nanas dalam kemasan kaleng. Perusahaan ini sudah
menerapkan ISO 9001 sejak tahun 1996, kemudian pada tahun-tahun
berikutnya perusahaan tersebut melengkapi sistem manajemennya dengan
ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, serta Social Accountability (SA).
PT. GGP banyak membagikan pengalamannya dalam hal proses
sertifikasi kepada PT. NI-PF. Salah satu hal yang dapat dipelajari adalah
bagaimana karyawan PT. GGP menyusun serta mengatur dokumen-
dokumen yang mereka miliki. Pada awal sertifikasi, yaitu pada tahun
1996, PT. GGP menggunakan jasa konsultan dalam hal penyusunan
dokumen dan hal-hal lain yang terkait proses sertifikasi ISO 9001. Saat
itu, mereka menyusun dokumen dengan cara menulis kembali semua
dokumen lama ke dalam format ISO, hal ini tentunya memakan waktu
yang cukup lama. Namun hal ini justru membuat mereka cukup
berpengalaman dalam hal dokumentasi, sehingga pada sertifikasi-
sertifikasi selanjutnya mereka tidak lagi menggunakan tenaga konsultan,
pengalaman pada saat ISO 9001 membuat mereka yakin dapat
menyelesaikan sertifikasi yang selanjutnya tanpa bantuan konsultan. Hal
tersebut memang terbukti, persiapan dokumentasi untuk empat sertifikasi
berikutnya memang mereka persiapkan sendiri.
IMS champions dari PT. NI-PF diberi kesempatan untuk melihat
kondisi perusahaan PT. GGP. IMS champions berkeliling khususnya ke
bagian produksi, warehouse, engineering, QC, serta QA yang menyimpan
dokumen-dokumen milik PT. GGP. Sosialisasi mengenai kebijakan
perusahaan di PT. GGP dapat dikatakan cukup berhasil. Hal ini dibuktikan
pada saat Factory Manager PT. NI-PF bertanya kepada salah seorang
karyawan yang sedang bekerja di line produksi, karyawan tersebut mampu
menjelaskan kebijakan dari perusahaan tempat dia bekerja. Benchmarking
ini sangat bermanfaat khususnya bagi PT. NI-PF, sebab dari program
inilah PT. NI-PF mendapat masukan-masukan mengenai apa saja yang
belum dilakukan, belum diketahui, bahkan mungkin sebelumnya tidak
disadari manfaat dan kepentingannya.
D. DOKUMENTASI INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

PT. NI-PF mempunyai kebijakan untuk mendokumentasikan IMS yang
diterapkan dengan tujuan :
1. Untuk memastikan seluruh dokumen (internal atau eksternal) yang
digunakan di PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory dalam keadaan
terkendali.
2. Sebagai prasarana untuk pelatihan karyawan.
3. Sebagai pembuktian penerapan sistem.
4. Sebagai sumber informasi yang dapat digunakan pada saat akan
melakukan perbaikan atau peningkatan proses maupun produk.
Dokumentasi IMS terdiri dari beberapa tingkatan dokumen, yaitu level
1, 2, 3, dan 4. Dokumen level 1 adalah Kebijakan dan Manual Nestlé,
dokumen level 2 adalah prosedur yang menjabarkan proses-proses dan
aktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup
antar departemen. Dokumen level 3 adalah instruksi kerja yang merupakan
dokumen praktis dan operasional di tiap-tiap line atau mesin dengan ruang
lingkup di departemen tertentu, sedangkan dokumen level 4 berupa form-form
dan standar yang digunakan baik dalam proses produksi maupun dalam
proses-proses pendukungnya.
Kebijakan dan Manual
Prosedur
Instruksi Kerja/WI
Form, Standar, Job

Level IV Description, QMS, dsb
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. NI-PF
Selain itu, terdapat juga dokumen-dokumen pendukung, yaitu dokumen

EA/HIRA (Environmental Aspects/Hazard and Risk Assessment) atau aspek
lingkungan dan bahaya kerja, Objective Factory dan departemen di bidang
QSHE (mutu, K3, dan lingkungan), dan dokumen Job Description dari tiap-
tiap fungsi. Struktur dokumentasi PT. NI-PF dapat dilihat pada Gambar 9.
MR PT. NI-PF akan melakukan kontrol terhadap semua dokumen yang
dijadikan pedoman bagi karyawan dan dokumen yang terkait dengan IMS
diatur sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen dan persyaratan ISO
9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004. Penyusunan,
perubahan, penarikan dan pengendalian dokumen dilakukan sesuai dengan
prosedur pengendalian dokumen.
Dokumen harus dipastikan:
a. Ditetapkan lokasinya.
b. Ditinjau secara teratur minimal 1 kali setahun, diubah atau direvisi jika
perlu dan hanya boleh disetujui oleh personil yang berwenang.
c. Versi yang berlaku tersedia di tempat kerja yang relevan untuk
memastikan pelaksanaan pengendalian operasional yang efektif.
d. Versi yang tidak berlaku segera ditarik dari lokasi dan dimusnahkan dan
dipastikan tidak digunakan sebagai referensi operasional, atau jika untuk
disimpan jika perlu dengan identitas tertentu.
e. Dokumen di lapangan dan terkendali harus bisa dibaca dan dimengerti oleh
personil terkait, dipelihara dan dipastikan penyimpanannya sehingga dapat
diperoleh segera jika diperlukan.
f. Semua dokumen yang ditujukan pada pihak eksternal harus melalui
persetujuan MR atau jika perlu manajemen puncak dan statusnya adalah
tidak terkendali.
Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari soft copy dan hard copy.
Dokumen soft copy terdapat di dalam master list intranet yang hanya dapat
diakses oleh user tertentu saja. Dokumen yang berbentuk hard copy akan
diberi nomor sesuai dengan master list lalu distempel sesuai dengan status
dokumen. Dokumen yang digunakan akan diberi stempel “dokumen
terkendali” lalu pada stempel tersebut dituliskan nomor salinan dokumen.
Dokumen lama yang tidak digunakan lagi akan diberi stempel “obsolete”.
Document controller membuat daftar penarikan dokumen lama dan
penyerahan dokumen baru sesuai dengan dokumen yang diterima dan yang
diberikan, lalu ditandatangani sebagai tanda terima. Seluruh dokumen asli
baik dokumen lama maupun yang baru kemudian disimpan oleh document
controller. Document controller PT. NI-PF akan menyimpan dan memelihara
catatan yang ada di PT. Nestlé Indonesia Panjang Factory dengan cara:
1. Menyimpannya pada tempat tertentu yang dapat menghindari catatan
hilang atau rusak.
2. Menyimpan catatan sesuai masa penyimpanannya. Lama penyimpanan
catatan ditulis pada master list catatan pada masing-masing departemen.
Dasar penentuan masa simpan catatan adalah persyaratan pemerintah,
persyaratan pelanggan, dan pertimbangan internal. Diagram alir pembuatan
maupun revisi dokumen dapat dilihat pada Gambar 10.
Mulai
Susun / modifikasi dokumen baru

/
Terima dokumen eksternal
Review Dokumen Baru
tidak
OK
ya
Pendaftaran Dokumen
Penggandaan & Distribusi

Dokumen
Penggunaan Dokumen
Selesai
Gambar 10. Diagram alir dalam membuat / revisi prosedur / instruksi kerja/ form /
checklist
1. Kebijakan dan Manual

Kebijakan dan manual merupakan dokumen level satu. Kebijakan
adalah pernyataan mengenai komitmen manajemen puncak PT. Nestlé
Indonesia terhadap mutu, lingkungan, dan K3. Kebijakan disahkan oleh
President Director Nestlé Indonesia. Kebijakan yang dibuat harus sesuai
dengan sifat dan tujuan organisasi serta sesuai dengan sifat, skala, dan
dampak dari aktifitas dan produknya terhadap lingkungan.
Kebijakan berisi komitmen perusahaan dalam memenuhi persyaratan
pelanggan, komitmen dalam mencegah pencemaran, serta komitmen
dalam menjalankan peraturan, meliputi produk, proses, K3, dan
lingkungan, dan persyaratan lainnya. Kebijakan merupakan kerangka kerja
perusahaan dalam membuat sasaran, kemudian harus dilakukan tinjauan
terhadap kesesuaiannya.
Manual adalah penjelasan dari kebijakan, yaitu pedoman yang
menjelaskan mengenai penerapan IMS di lingkungan pabrik. Manual
berisi administrasi, status revisi dan penjelasan revisi, pengendalian
dokumen, prosedur permintaan, profil perusahaan, riwayat singkat,
produk/jasa yang dihasilkan, dan struktur organisasi. Manual dengan jelas
memaparkan pendekatan proses dan obyektif proses, identifikasi aspek
penting lingkungan, identifikasi bahaya kerja resiko tinggi, serta kebijakan
pengendalian mutu, K3, dan lingkungan, dengan menyertakan persyaratan
dari acuan standar ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001.
Manual di PT. NI-PF dibuat oleh MR yang kemudian disahkan oleh
Factory Manager (Chief Executief IMS). Manual bersifat rahasia dan
hanya didistribusikan pada level Head of Department dalam bentuk
salinan dan harus telah bernomor serta distempel “dokumen terkendali”
setelah melalui persetujuan document controller. Manual boleh
didistribusikan pada pelanggan bila secara komersial dipandang perlu atau
apabila dituntut dalam persyaratan kontrak. Semua distribusi eksternal
harus mendapat persetujuan dari MR. Salinan yang didistribusikan kepada
pelanggan termasuk ke dalam salinan tidak terkendali sehingga tidak dapat
diperbarui.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen level tiga yang berlaku umum dan
mengatur suatu aktivitas yang melibatkan lebih dari satu departemen.
Prosedur menjabarkan proses-proses/aktivitas-aktivitas utama yang ada di
pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Prosedur yang
dibuat harus memuat prosedur operasional secara rinci yang mendukung
pernyataan kebijakan dan ringkasan prosedur yang termuat dalam manual.
Prosedur dibuat oleh HOD, diperiksa oleh MR, dan disetujui oleh
FM. Dokumen ini bersifat rahasia khusus internal Nestlé dan salinan
dokumennya hanya dibagikan kepada HOD dan pihak-pihak yang terkait
prosedur tersebut. Format prosedur berupa narasi, diagram alir, dan semi
diagram alir. Format prosedur PT. NI-PF dapat dilihat pada Tabel 3.
Contoh prosedur yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 6.
Tabel 3. Format Prosedur PT. NI-PF

ISI FUNGSI
Title Menginformasikan tema aktivitas yang dilakukan.
Terdiri dari klasifikasi dokumen, nomor dokumen,
tanggal pengeluaran dan efektif dari dokumen.
Terdapat pula kolom tanda tangan yang terdiri dari
issued by, checked by, dan approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen yang terkait dalam
penerapan prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan dari penerapan
prosedur.
Scope Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung
jawab bagi pihak yang terkait terhadap pelaksanaan
prosedur.
Reference Menginformasikan referensi yang digunakan dalam
penerapan prosedur.
Content Terdiri dari definisi/istilah yang digunakan dalam
prosedur, rincian/langkah-langkah dalam pelaksanaan
prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan
pelaksanaan prosedur.
Safety aspects Menginformasikan mengenai aspek-aspek kesehatan
dan keselamatan yang dapat terjadi sebagai akibat dari
Environmental aspects Menginformasikan mengenai aspek-aspek lingkungan
yang dapat terjadi akibat dari pelaksanaan prosedur.
Related documents Menginformasikan mengenai dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan prosedur, dapat berupa
working instruction, standar, SAP, dll.
3. Instruksi Kerja/Working instruction (WI)

WI adalah dokumen level tiga yang merupakan penjelasan rinci dari
pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang pada umumnya
dilakukan oleh satu jabatan atau posisi dengan mempertimabangkan
kecakapan personel dan pengaruh aktivitas terhadap mutu. Format yang
digunakan berupa narasi dan gambar/foto/video. Contoh instruksi kerja
yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 7.
Tabel 4. Perbandingan Prosedur dengan Instruksi Kerja

Prosedur Instruksi Kerja
Memberikan gambaran umum suatu Secara rinci menjelaskan tugas yang
proses. harus dikerjakan.
Biasanya membutuhkan dokumen
Biasanya dapat berdiri sendiri.
penunjang dalam pelaksanaannya.
Digunakan oleh banyak personel dari Digunakan oleh satu posisi di bagian
berbagai bagian / posisi. tertentu.
4. Records / Catatan
Catatan adalah dokumen pendukung berjenis khusus, di PT. NI-PF
disebut sebagai dokumen level 4. Pada pelaksanaannya, dokumen level 4
ini tidak hanya terdiri dari catatan (form dan checklist), tetapi juga terdiri
dari standar, Quality Monitoring Scheme (QMS), EA/HIRA, job
description, MSDS, dll. Catatan merupakan bukti implementasi sistem
yang sesuai dengan persyaratan standar dan juga merupakan bentuk
komunikasi antar departemen.
Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di PT. NI-PF

No. Fungsi / Departemen Prosedur WI Form
1 Secretary 3 - 6
2 Safety Health Environment 13 18 22
3 Quality Assurance 9 93 165
5 Production 1 160 136
6 Resource Planning Unit 5 28 18
7 Application Group 1 13 8
8 Finance and Control 3 31 37
9 Human Resources - 9 94
10 Industrial Performance - 3 11
11 Engineering - 78 53
Jumlah 35 433 552
Note : Jumlah dapat berubah sewaktu-waktu.
Aspek pengendalian catatan adalah identitas, penyimpanan,

pemeliharaan, dan pemusnahan. Identitas terdiri dari siapa yang membuat
catatan dan kapan dibuatnya. Aspek penyimpanan terdiri dari masa
simpan, metode simpan, metode indeks, lokasi penyimpanan,dan tanggung
jawab. Aspek pemeliharaan yaitu dapat dibaca, dapat ditelusuri, dapat
diperoleh dengan mudah, sedangkan aspek pemusnahan terdiri atas
metode pemusnahan dan status kerahasiaan. Contoh form dapat dilihat
pada Lampiran 8, sedangkan perbandingan jumlah dokumen PT. NI-PF
dapat dilihat pada Tabel 5.
E. AUDIT INTERNAL
Ada dua tipe audit yang dibutuhkan dalam meregistrasi standar, yaitu
audit oleh suatu badan sertifikasi eksternal yang biasa disebut sebagai audit
eksternal, dan audit oleh staf internal yang telah di training untuk mengaudit
yang disebut sebagai audit internal. Tujuannya adalah untuk meninjau
perbaikan proses, menguji bahwa sistem berjalan dengan semestinya, mencari
perbaikan dan memperbaiki atau mencegah masalah-masalah yang
teridentifikasi (Anonim, 2007c).
Teknik audit dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu rapat
pembukaan audit, mengidentifikasi proses, mengaudit, mengumpulkan dan
memverifikasi informasi, temuan audit, pertemuan tim audit, rapat penutupan,
pelaporan audit, mendokumentasikan ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan.
Audit internal akan diaudit oleh auditor yang merupakan staf/karyawan
PT. NI-PF yang telah melaksanakan training audit internal dari kantor pusat.
Audit internal di PT. NI–PF dijadwalkan dimulai tanggal 15 Mei 2007.
Namun pelaksanaannya harus diundur satu hari, yaitu pada tanggal 16 Mei
2007. Keputusan ini diambil pada saat opening meeting internal audit, para
HOD menginginkan penjelasan rinci mengenai penilaian audit serta hasil dari
benchmarking para IMS champion ke PT. Great Giant Pineapple. Oleh karena
itu, jadwal internal audit pun sedikit mengalami perubahan, yaitu
pelaksanaannya dimulai tanggal 16 Mei 2007 hingga 25 Mei 2007, dimana
departemen yang seharusnya diaudit pada tanggal 15 Mei kemudian
dipindahkan ke tanggal 25 Mei.
Pada saat pelaksanaan audit internal, penilaian terhadap pemenuhan
dokumen adalah 100%, observasi 75%, dan interview 75%. Temuan atau
finding terdiri dari mayor, minor, dan improvement, dengan kategori temuan
miss, hit, serta not applicable (NA). Temuan mayor adalah ketika ada pasal-
pasal dari ISO yang tidak diterapkan oleh auditee. Temuan ini dapat
menyebabkan auditee tidak lolos sertifikasi, sebab apabila ditemukan satu saja
major finding, maka auditor tidak dapat meloloskan auditee.
Suatu temuan dikatakan minor apabila pasal-pasal dari ISO sudah
diterapkan, namun pada kenyataannya tidak diterapkan secara maksimal.
Reoccurent minor atau temuan minor pada saat audit yang selanjutnya dapat
berubah menjadi temuan mayor. Temuan improvement berupa temuan yang
dapat langsung dilakukan continual improvement, misalnya ditemukan
dokumen dengan nomor dokumen yang mengalami kesalahan pengetikan atau
ada dokumen yang belum diberi stempel. Temuan minor dan improvement ini
tidak menyebabkan kegagalan dalam sertifikasi, hanya saja semua temuan
tersebut harus dilaporkan dalam dokumen CAPA (Corrective and Preventive
Action), begitu pula dengan temuan mayor, yang kemudian harus dilakukan
continual improvement. Dapat dikatakan bahwa yang mampu menghambat
bahkan menggagalkan sertifikasi bukan disebabkan oleh banyaknya temuan
tetapi jenis temuannya. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki setiap
temuan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis temuan dan tingkat keparahan
temuan. Berikut ini adalah hasil temuan dari audit internal.
Tabel 6 menunjukkan temuan-temuan di departemen QA. Prosedur
pengendalian dokumen eksternal tidak tersedia. Document controller
merupakan penanggung jawab dari temuan ini. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang dilakukan adalah segera mencetak dan mendistribusikan
prosedur pengendalian dokumen eksternal ke departemen yang bersangkutan.
Temuan lain yang berkaitan dengan dokumen adalah dokumen lama belum
distempel ”obsolete” dan beberapa form belum diregistrasi. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah memberi stempel lalu
menarik semua dokumen lama dari line. Tidak hanya itu, champions harus
meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Temuan-
temuan ini mengacu pada klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001
dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO
14001 dan OHSAS 18001.
Hingga pada saat audit internal, departemen ini belum membuat jadwal
untuk meninjau Key Performance Indicator (KPI). Temuan ini mengacu pada
ISO 9001 klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA.
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera
membuat jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya terjadwal. Temuan di
departemen QA yang cukup kritis adalah belum adanya surat pengangkatan
MR. Sampai dengan tahap audit internal, surat pengangkatan MR ini sedang
dalam proses pembuatan. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan ini
adalah ISO 9001 klausul 5.5.2 mengenai wakil manajemen. Tindakan
perbaikan dan pencegahannya adalah membuat surat pengangkatan lalu
mensosialisasikannya.
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA

Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan
No. Temuan ISO ISO OHSAS
9001 14001 18001
dan Pencegahan
Prosedur pengendalian
dokumen eksternal
1 dokumen eksternal tidak 4.2.3 4.4.5 4.4.5
segera dicetak dan
tersedia.
didistribusikan.
Semua dokumen lama
Dokumen lama belum
2 4.2.3 4.4.5 4.4.5 diberi tanda ”obsolete”
distempel ”obsolete”.
dan ditarik dari line.
Champions harus
meregister dan memberi
3 Form belum diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
nomor semua form yang
ada di areanya.
Tidak terdapat jadwal
peninjauan Key Buat jadwal tinjauan
4 6.2.2 - -
Performance Indicator KPI.
(KPI).
Buat surat
Tidak ada surat
5 5.5.2 - - pengangkatan MR dan
pengangkatan MR.
sosialisasikan.
Prosedur komunikasi
Cantumkan aspek mutu
internal belum
6 5.5.3 4.4.3 4.4.3 pada revisi prosedur
mencantumkan aspek
komunikasi internal.
mutu.
Kalibrasi sesuai dengan
ICP tidak dikalibrasi
jadwal dan beri label
7 sesuai dengan jadwal 7.6 - -
pada alat yang telah
dan tidak diberi label.
dikalibrasi.
Gunakan persyaratan
ISO dalam
Konsep dan laporan
melaksanakan
8 tidak mengikuti 8.5.2 4.5.3 4.5.2
perbaikan dan gunakan
persyaratan ISO.
form yang sesuai
dengan ISO.
Prosedur komunikasi internal yang terdapat di departemen QA tidak
mencantumkan aspek mutu. Hal ini mengacu pada klausul IMS mengenai
komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.3 untuk ISO
14001 dan OHSAS 18001. Temuan ini merupakan tanggung jawab dari
document controller. Selain itu, ditemukan pula ICP (Internal Control Plan)
yang tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal dan tidak diberi label. ICP
berfungsi untuk memonitor peralatan yang ada, khususnya alat-alat di
departemen QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan
adalah melakukan kalibrasi sesuai dengan jadwal lalu memberi label pada alat
yang telah dikalibrasi. Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.6 ISO 9001
mengenai pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran.
Pada dasarnya, departemen QA telah melaksanakan continual
improvement, hanya saja konsep dan laporannya tidak mengikuti persyaratan
ISO, sehingga hal ini juga menjadi suatu temuan. Temuan ini mengacu pada
klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 8.5.2 ISO 9001
mengenai tindakan perbaikan serta klausul 4.4.3 ISO 14001 dan OHSAS
18001 mengenai ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
Tabel 7 merupakan temuan hasil audit internal departemen Production
(Filling/Packing) dan Application Group. Pada saat observasi, tidak terdapat
dokumen yang menjelaskan peraturan pengoperasian alat angkat-angkut.
Tidak tersedianya dokumen yang menjelaskan peraturan forklift menyebabkan
operator forklift tidak mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi akibat
mengoperasikan alat tersebut. Champion yang bertanggung jawab pada
temuan ini harus membuat dokumen pengoperasian alat angkat-angkut beserta
dokumen pelatihannya. Selain itu, prosedur keadaan darurat tidak pernah diuji
coba secara teratur, tidak ada checklist atau record yang menyatakan bahwa
prosedur tersebut telah dilaksanakan dengan semestinya.. Kedua temuan ini
berhubungan dengan ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.4.6
mengenai pengendalian operasional.
Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen F/P dan AG
9001 14001 18001
dan Pencegahan
Tidak ada dokumen yang Buat dokumen
menjelaskan peraturan pengoperasian alat
1 - 4.4.6 4.4.6
pengoperasian alat angkat-angkut beserta
angkat-angkut. pelatihannya.
Prosedur keadaan
Perbarui checklist dan
darurat tidak pernah diuji
report serta selalu
2 coba secara teratur (tidak - 4.4.6 4.4.6
jalankan prosedur
ada checklist atau
secara rutin.
record).
dokumen eksternal
3 dokumen eksternal tidak 4.2.3 4.4.5 4.4.5
segera dicetak dan
tersedia.
didistribusikan.
Semua dokumen lama
Dokumen lama belum
4 4.2.3 4.4.5 4.4.5 diberi tanda ”obsolete”
distempel ”obsolete”.
dan ditarik dari line.
Segera distribusikan
Dokumen / WI masih
5 4.2.3 4.4.5 4.4.5 dokumen ke area yang
berada di meja SO FP.
bersangkutan.
Tidak ada CAPA untuk Buat CAPA untuk
setiap target objektif dan 5.4.1 4.3.3 4.3.3 setiap target objektif
6
program yang tidak 8.3 4.5.3 4.5.2 dan program yang tidak
tercapai. tercapai.
Buat prosedur
Tidak ada prosedur
pengendalian sisa
7 pengendalian sisa limbah - 4.4.6 4.4.6
limbah (tinta) mesin
(tinta) mesin coding.
coding.
Champions harus
Beberapa form belum meregister dan memberi
8 4.2.3 4.4.5 4.4.5
diregistrasi. nomor semua form yang
ada di areanya.
Belum ada tagging /
Buat label pada semua
label pada alat /
alat ukur dan
9 instrumen ukur dan tidak 7.6 - -
konsistensi dalam
ada record hasil
membuat record.
kalibrasi.
Quality Monitoring
Scheme (QMS) belum
Perbarui QMS dan
10 ditandatangani dan 8.2.4 - -
distribusikan.
belum didistribusikan ke
line.
Catatan mutu hasil
Selalu ingatkan
pemantauan dan
operator, SO, dan FLM
11 pengukuran belum 8.2.4 - -
untuk menandatangani
ditandatangani oleh
catatan mutu.
operator, SO, FLM.
Seperti departemen QA, di departemen ini juga tidak terdapat prosedur
pengendalian dokumen eksternal, masih terdapat dokumen lama yang belum
distempel ”obsolete”, serta terdapat form yang belum diregistrasi. Temuan-
temuan ini mengacu pada klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001
dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO
14001 dan OHSAS 18001. Dokumen baru yang telah didistribusi pun masih
berada di meja Shift Operator (SO) Filling Packing. Letak dokumen-dokumen
baru tersebut kurang dapat diakses oleh karyawan lain. Champion yang
bertugas harus segera mendistribusikan dokumen tersebut ke area yang
bersangkutan. Klausul yang berkaitan dengan temuan ini tidak berbeda dengan
klausul pada temuan prosedur pengendalian dokumen eksternal di atas.
Selain itu, objektif, target dan program sudah ditetapkan baik secara
corporate dan departemental serta telah dipantau pencapaiannya secara
teratur. Hanya saja tindakan perbaikan dan pencegahan untuk objektif, target
dan program yang tidak tercapai belum dibuatkan. Klausul yang berkenaan
dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.4.1 dan 8.3, ISO 14001 klausul
4.3.3 dan 4.3.5, serta OHSAS 18001 klausul 4.3.3 dan 4.5.2. Temuan juga
mengarah pada aktivitas yang memiliki aspek lingkungan penting namun tidak
diidentifikasikan. Hal ini ditemukan pada mesin coding S4 yang tidak
memiliki prosedur pengendalian sisa limbah (tinta). Temuan mengacu pada
ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.4.6. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilakukan adalah membuat prosedur pengendalian sisa
limbah (tinta) mesin coding.
Sebagian besar peralatan/instrumen ukur tidak diberi label kalibrasi.
Tidak hanya itu, hasil kalibrasi pun tidak dicatat dalam suatu record.
Persyaratan yang digunakan adalah ISO 9001 klausul 7.6. Tindakan yang
harus dilakukan adalah membuat label pada semua alat ukur dan selalu
konsisten dalam membuat record. Quality Monitoring Scheme (QMS) yang
dibuat oleh QA belum ditandatangani dan didistribusikan ke line. Temuan ini
disebabkan pada saat distribusi dokumen seluruh QMS belum selesai di-
update oleh QA. Temuan lainnya adalah catatan mutu hasil pemantauan dan
pengukuran belum ditandatangani oleh operator, SO, dan FLM (First Line
Manager). Catatan mutu adalah record berbentuk berbentuk form yang
kemudian ditandatangani oleh operator, SO atau FLM. Tindakan perbaikan
dan pencegahan yang dapat dilakukan yaitu dengan selalu mengingatkan
operator, SO, dan FLM untuk menandatangani catatan mutu. Temuan QMS
maupun catatan mutu mengacu pada klausul 8.2.4 di dalam ISO 9001.
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FICO

9001 14001 18001
dan Pencegahan
Sebanyak 50%
responden yang Sosialisasikan kebijakan
1 diwawancara tidak dapat 5.3 4.2 4.2 QSHE kepada seluruh
menjelaskan kebijakan anggota FICO.
QSHE.
Training matrix harus
Training matrix belum segera diperbarui dan
2 - 4.4.1 4.4.1
diperbarui. dikomunikasikan pada
seluruh karyawan.
Pengendalian dokumen
Pengendalian dokumen
harus mengikuti
3 belum sesuai prosedur 4.2.3 4.4.5 4.4.5
prosedur pengendalian
pengendalian dokumen.
dokumen.
Tidak ada prosedur Buat prosedur
4 pengendalian dokumen 4.2.3 4.4.5 4.4.5 pengendalian dokumen
eksternal. eksternal.
Belum ada penentuan Tentukan interval waktu
5 interval pelaksanaan 5.6 4.6 4.6 pelaksanaan tinjauan
tinjauan manajemen. manajemen.
Buat jadwal dan
Belum ada pengujian
6 7.4.3 - - lakukan pengujian
terhadap supplier.
terhadap supplier.
Job title harus segera
diperbarui dan
Job title belum
7 5.0 4.4.1 4.4.1 dikomunikasikan pada
diperbarui.
karyawan yang
bersangkutan.
Temuan-temuan di departemen Finance and Control (FICO) dapat

dilihat pada Tabel 8. Terdapat 50% responden tidak mampu menjelaskan
kebijakan QSHE pada saat interview audit internal. Hal ini dikarenakan
kurangnya sosialisasi kebijakan QSHE pada karyawan. Temuan ini menjadi
tanggung jawab HOD FICO. Persyaratan mengenai kebijakan yang berkenaan
dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.3, ISO 14001 dan OHSAS
18001 klausul 4.2. Selain itu, ditemukan pula status training matrix yang
belum diperbarui. Tindakan yang harus dilakukan terutama oleh champions
yang berwenang adalah memperbarui training matrix lalu
mengkomunikasikannya pada seluruh karyawan. Temuan ini mengacu pada
persyaratan ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.1 mengenai tugas,
tanggung jawab dan wewenang.
Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh departemen ini belum
sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Temuan lainnya adalah
prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak terdapat di departemen FICO.
Kedua temuan ini berkaitan dengan klausul IMS mengenai pengendalian
dokumen, yaitu klausul 4.2.3 pada ISO 9001 serta klausul 4.4.5 di dalam ISO
14001 dan OHSAS 18001. Selain itu, departemen ini belum melakukan
penentuan interval terhadap pelaksanaan tinjauan manajemen sehingga hal ini
pun menjadi temuan. Dalam melaksanakan continual improvement, HOD
FICO harus segera menentukan interval waktu pelaksanaan tinjauan
manajemen.
Auditor juga mendapati tidak adanya dokumen audit terhadap supplier.
Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.4.3 di dalam ISO 9001, yaitu mengenai
verifikasi terhadap produk. Karyawan yang bertanggung jawab terhadap
temuan ini harus segera membuat jadwal dan melakukan pengujian terhadap
supplier. Terdapat pula job title yang belum diperbarui. Pada saat audit
ditemukan karyawan dengan jenis pekerjaan yang tidak sesuai dengan job
title-nya. Job title yang ada menyatakan jenis pekerjaan lama. Persyaratan
yang berkaitan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.0 serta ISO
14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.1. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilaksanakan adalah segera memperbaiki job title dan
mengkomunikasikannya pada karyawan yang bersangkutan.
Daftar temuan di departemen Engineering dapat dilihat pada Tabel 9.
Tidak jauh berbeda dengan departemen lain, pada departemen ini juga terdapat
dokumen lama yang belum distempel “obsolete”. Sebagian dokumen lama
tersebar dibeberapa bagian departemen ini sehingga tidak terbawa pada saat
penyerahan dokumen lama kepada document controller. Tindakan perbaikan
dan pencegahan yang harus dilakukan adalah semua dokumen lama di area
engineering dikumpulkan dan diserahkan kepada document controller untuk
distempel dan disimpan.
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering

9001 14001 18001
dan Pencegahan
Semua dokumen lama di
area engineering
Terdapat dokumen dikumpulkan dan
1 lama yang belum 4.2.3 4.4.5 4.4.5 diserahkan kepada
distempel ”obsolete”. document controller
untuk distempel dan
disimpan.
Champion harus
Beberapa checklist, log
meregister dan memberi
2 book, dan log sheet 4.2.3 4.4.5 4.4.5
nomor semua form yang
belum diberi nomor.
ada di areanya.
Penanggung jawab
pengendalian dokumen di
engineering harus
melaporkan setiap
Dokumen elektronik
3 4.2.3 4.4.5 4.4.5 technical drawing untuk
belum diregistrasi.
diberi stempel terkendali
dan melakukan record
penyebaran dokumen
tersebut.
Selain itu, beberapa checklist, log book, dan log sheet juga belum diberi
nomor. Agar continual improvement terlaksana dengan efektif maka champion
harus meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Tidak
hanya itu, dokumen elektronik juga belum diregistrasi. Dokumen elektronik
ini berupa program di dalam komputer, biasanya merupakan dokumen level 4.
Penanggung jawab pengendalian dokumen di engineering harus melaporkan
setiap technical drawing untuk diberi stempel terkendali dan melakukan
record penyebaran dokumen tersebut. Ketiga temuan tersebut mengacu pada
klausul pengendalian dokumen, yaitu 4.2.3 di dalam ISO 9001 serta 4.4.5 di
dalam ISO 14001 dan OHSAS 18001.
Temuan-temuan di departemen Resources Planning Unit (RPU) dapat
dilihat pada Tabel 10. Temuan pada departemen ini hampir sama dengan
departemen Engineering, yaitu berupa temuan pada dokumen. Masih terdapat
dokumen lama yang belum distempel ”obsolete”. Selain itu, WI P3K masih
berupa dokumen lama. Champions harus segera mengganti WI yang lama
dengan yang baru sesuai dengan persyaratan IMS serta memberi tanda
”obsolete” pada semua dokumen lama dan menariknya dari line. Kedua
temuan ini berkaitan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 serta ISO
14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5.
Auditor juga menemukan QMS dalam format lama di line. QMS yang
ditemukan ini masih dalam keadaan update hanya saja formatnya tidak sesuai
dengan format IMS. Temuan ini menjadi tanggung jawab document
controller. Oleh sebab itu, document controller harus segera memperbaiki
QMS lalu mendistribusikannya kepada area-area yang bersangkutan.
Persyaratan yang mengacu pada temuan ini adalah persyaratan ISO 9001 pada
klausul 8.2.4, yaitu mengenai pemantauan dan pengukuran produk.
Tabel 10. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen RPU

9001 14001 18001
dan Pencegahan
Terdapat dokumen Semua dokumen lama
1 lama yang belum 4.2.3 4.4.5 4.4.5 diberi tanda ”obsolete”
distempel ”obsolete”. dan ditarik dari line.
WI untuk P3K masih Ganti WI yang lama
2 dalam bentuk format 4.2.3 4.4.5 4.4.5 dengan yang baru sesuai
lama. dengan persyaratan IMS.
Ditemukan QMS
Perbaiki QMS yang baru
3 dalam format lama di 8.2.4 - -
dan distribusikan
line.
Daftar temuan di departemen Production (Manufacturing) dapat dilihat

pada Tabel 11. Seperti temuan di departemen QA, di departemen ini tidak ada
prosedur pengendalian dokumen eksternal. Selain itu, terdapat beberapa form
belum diregistrasi. Kedua temuan ini berkenaan dengan persyaratan ISO 9001
klausul 4.2.3 serta ISO 14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5.
Terdapat log book yang tidak diisi secara teratur. Champions harus
mengingatkan PIC/penanggung jawab untuk mengisi log book secara
konsisten. Tidak hanya itu, terdapat pula log book yang tidak ditandatangani.
Temuan-temuan ini mengacu pada persyaratan ISO 9001 klausul 7.5.3, yaitu
mengenai identifikasi dan mampu telusur.
Tabel 11. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Production (Manufacturing)
9001 14001 18001
dan Pencegahan
Tidak ada prosedur Buat prosedur
1 pengendalian dokumen 4.2.3 4.4.5 4.4.5 pengendalian dokumen
eksternal. eksternal.
Ingatkan
Log book tidak diisi PIC/penanggung jawab
2 7.5.3 - -
secara teratur. untuk mengisi log book
secara konsisten.
Champions harus
Beberapa form belum meregister dan memberi
3 4.2.3 4.4.5 4.4.5
diregistrasi. nomor semua form yang
ada di areanya.
Ingatkan PIC untuk
Terdapat log book yang
4 7.5.3 - - menandatangani log
tidak ditandatangani.
book.
Perlu menambah Tambahkan persyaratan
5 persyaratan pemerintah 7.2.1 - - dari pemerintah dan
dan konsumen. konsumen.
Job description masing- Segera lengkapi job
6 masing karyawan baru 5.0 4.4.1 4.4.1 description yang belum
mencapai 70%. dicetak.
Buat surat resmi
Belum ada sosialisasi
7 5.5.2 4.3.1 4.3.1 pengangkatan QMR dan
QMR.
sosialisasikan.
Prosedur komunikasi
Cantumkan aspek mutu
internal belum
8 5.5.3 4.4.3 4.4.3 pada revisi prosedur
mencantumkan aspek
komunikasi internal.
mutu.
Tidak terdapat rencana
peninjauan Key Buat rencana tinjauan
9 6.2.2 - -
Performance Indicator KPI.
(KPI).
QMS belum
ditandatangani dan Perbarui QMS dan
10 8.2.4 - -
belum didistribusikan ke distribusikan.
line.
Belum ada tagging /
Buat label pada semua
label pada alat /
alat ukur dan
11 instrumen ukur dan tidak 7.6 - -
konsistensi dalam
ada record hasil
membuat record.
kalibrasi.
Ingatkan PIC untuk
Daily tipping log book
12 7.5.3 - - memeriksa log book
tidak diisi secara teratur.
secara teratur.
Berdasarkan temuan yang dilakukan oleh auditor, perusahaan ada

baiknya perlu menambah persyaratan pemerintah dan konsumen. Hal ini
berkaitan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 7.2.1 mengenai penentuan
persyaratan produk. Selain itu, job description masing-masing karyawan di
departemen ini baru mencapai 70%. Hal ini disebabkan job description
tersebut hanya sebagian yang sempat tercetak. Persyaratan yang berkaitan
dengan temuan ini adalah persyaratan mengenai tanggung jawab manajemen.
Tindakan perbaikan yang dilakukan adalah segera melengkapi job description
yang belum dicetak.
Beberapa temuan di departemen ini tidak berbeda dengan departemen
lain. Temuan yang serupa dengan departemen Production Filling Packing
adalah belum adanya sosialisasi Quality Management Representative (QMR).
Tindakan utama yang harus dilaksanakan oleh champions adalah membuat
surat resmi pengangkatan QMR dan melakukan sosialisasi.
Selain itu, terdapat pula temuan yang serupa dengan temuan di
departemen QA, yaitu prosedur komunikasi internal belum mencantumkan
aspek mutu serta tidak adanya rencana peninjauan Key Performance Indicator
(KPI). Persyaratan yang berkaitan dengan temuan komunikasi internal ada
pada klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk
ISO 9001 dan 4.4.3 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Temuan ini
merupakan tanggung jawab dari document controller untuk segera
mencantumkan aspek mutu pada revisi prosedur komunikasi internal.
Tidak hanya itu, departemen ini juga belum membuat jadwal untuk
meninjau Key Performance Indicator (KPI). Temuan ini mengacu pada ISO
9001 klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera membuat
jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya terjadwal.
Temuan lainnya adalah QMS belum ditandatangani dan belum
didistribusikan ke line, tidak terdapat tagging/label pada alat/instrumen ukur
dan tidak ada record hasil kalibrasi serta daily tipping log book yang tidak
diisi secara teratur. Ketiga tmuan ini berkenaan dengan persyaratan ISO 9001
berturut-turut, yaitu klausul 8.2.4, 7.6 dan 7.5.3. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilaksanakan adalah memperbarui QMS dan
mendistribusikannya, membuat label pada semua alat ukur dan konsistensi
dalam membuat record serta selalu mengingatkan PIC untuk memeriksa log
book secara teratur.
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory menghasilkan dua jenis produk
kopi, yaitu kopi instan dan kopi mixes. Pada dasarnya proses produksi kedua
jenis produk kopi ini terdiri dari penyangraian, penggilingan, ekstraksi,
evaporasi dan pengeringan semprot (spray drying). Perbedaan antara kedua
kopi ini terletak pada proses setelah pengeringan semprot. Kopi instan
mengalami proses aglomerasi, sedangkan proses ini tidak dilakukan pada kopi
mixes.
Menurut Clarke dan Macrae (1989), aglomerasi pada kopi instan
merupakan bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk kopi hasil pengeringan
semprot. Rata-rata ukuran granula adalah 1.4 mm. Granula pada umumnya
berwarna lebih gelap dari pada bubuk kopi. Proses aglomerasi ini bertujuan
memperbaiki warna kopi dan meningkatkan kelarutan kopi instan.
Prinsip dari proses aglomerasi yaitu partikel kering/bubuk yang
merupakan hasil dari pengeringan semprot masuk ke dalam zona aglomerasi.
Selanjutnya permukaan partikel dibasahi oleh uap panas kondensasi. Pada
akhirnya partikel tersebut dikeringkan sehingga diperoleh partikel kopi
teraglomerasi.
Adanya tuntutan perdagangan global agar produk mampu berdaya saing
tinggi, antisipasi terhadap masyarakat yang dinamis dan kreatif, serta dengan
memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya, menggerakkan
PT. NI-PF, umumnya Nestlé di dunia, untuk menerapkan Integrated
Management System (IMS).
Sejak berdirinya PT. NI-PF, perusahaan ini telah menerapkan sistem
manajemen internal yang terdiri dari sistem manajemen mutu yang disebut
Nestlé Quality System (NQS), sistem manajemen lingkungan yang disebut
sebagai Nestlé Environmental Management System (NEMS), dan sistem
manajemen K3 yang disebut Operational Safety, Health, and Risk
Management System (OSHRMS). Ketiga sistem manajemen ini ekuivalen
dengan ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001 yang ketiganya dikenal
sebagai IMS.
Dokumen yang digunakan di PT. NI-PF terdiri dari level 1 hingga level
4. Dokumen level 1 adalah Kebijakan dan Manual Nestlé, dokumen level 2
adalah prosedur yang menjabarkan proses-proses dan aktivitas-aktivitas utama
yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Dokumen
level 3 adalah instruksi kerja yang merupakan dokumen praktis dan
operasional di tiap-tiap line atau mesin dengan ruang lingkup di departemen
tertentu, sedangkan dokumen level 4 adalah record yang terdiri dari form,
checklist, logbook, logsheet, standar, job description, EA / HIRA, dsb.
Proses penerapan IMS di PT. NI-PF terdiri atas penyusunan dokumen
Process Mapping beserta Environmental Aspects (EA) dan Hazard
Identification and Risk Assessment (HIRA), pemenuhan persyaratan undang-
undang dan persyaratan lainnya, penyusunan dokumen dari level 1 hingga
level 4, sosialisasi dan penerapan IMS, internal audit, management review
meeting, serta continual improvement. Proses sertifikasi ini dibantu oleh
konsultan (InQuest Consulting) yang memberikan pelatihan serta membantu
dalam penyusunan dokumen. Sampai saat kegiatan magang berakhir, proses
sertifikasi baru mencapai tahap audit internal pertama.
Berdasarkan hasil audit internal, didapatkan temuan-temuan yang berupa
minor, mayor, dan improvement. Temuan yang berupa temuan minor
diantaranya terdapat log book yang tidak ditandatangani, tidak ada record
hasil kalibrasi, Quality Monitoring Scheme yang belum update, prosedur
keadaan darurat tidak diuji coba secara teratur, terdapat aktivitas yang
memiliki aspek penting namun tidak diidentifikasi, ICP tidak dikalibrasi, dsb.
Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal (Nestec) belum
didstribusikan, beberapa form dan dokumen elektronik belum diregistrasi,
terdapat dokumen lama yang belum distempel “obsolete”, beberapa checklist,
log book, dan log sheet belum diberi nomor, dokumen masih berada di meja
SO, dsb.
Terdapat pula temuan yang termasuk temuan mayor, yaitu adanya
aktivitas tanpa dokumen, tidak adanya surat pengangkatan MR, tidak adanya
dokumen komunikasi internal, tidak adanya dokumen audit terhadap supplier,
dan belum tersedianya dokumen mengenai pengendalian dokumen eksternal.
Berdasarkan literatur, temuan mayor dapat menyebabkan suatu
organisasi tidak lolos sertifikasi. Sehingga apabila dikaitkan dengan temuan
mayor di PT. NI-PF dapat dikatakan bahwa PT. NI-PF belum dapat lolos
dalam sertifikasi IMS. Namun, hal ini terjadi pada tahap audit internal
pertama, sehingga apabila PT. NI-PF melaksanakan continual improvement
dengan sungguh-sungguh maka perusahaan ini akan lolos pada audit eksternal
yang berarti berhasil dalam sertifikasi IMS. Batas waktu yang dibutuhkan
untuk memperbaiki setiap temuan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis
temuan dan tingkat keparahan temuan. Secara keseluruhan, persentase
implementasi IMS sudah mencapai 95,20%.
B. SARAN
Champions sebaiknya melaksanakan jadwal implementasi IMS sesuai

dengan target pelaksanaan secara berurutan, yaitu dimulai dari aktivitas-
aktivitas utama yang terdiri dari identifikasi bahaya dan aspek-aspek
lingkungan, pelaksanaan objektif, target dan program, pelaksanaan rencana
mutu, sosialisasi, dokumentasi Nestlé Integrated Management System
(NIMS), kesiapan sumber daya manusia, dan implementasi NIMS. Sehingga
diharapkan implementasi IMS tidak terlalu banyak mengulur waktu dan dapat
selesai sesuai dengan rencana.
Mengingat waktu yang diberikan untuk melakukan persiapan IMS
hingga sertifikasi IMS hanya 6 bulan, maka sebaiknya jumlah IMS champions
ditambah. Apabila ada salah satu IMS champions departemen tertentu tidak
hadir maka dapat digantikan oleh IMS champions dari departemen yang sama,
sehingga penundaan pekerjaan yang berkaitan dengan IMS dapat dihindari.
Sebaiknya seluruh karyawan dari berbagai tingkatan organisasi di PT. NI-PF
memahami pentingnya IMS yang sedang diterapkan. Tidak hanya itu,
komunikasi kepada seluruh karyawan mengenai IMS, komitmen dari beberapa
IMS champions, serta konsistensi dalam pelaksanaan IMS oleh seluruh
tingkatan karyawan juga sama pentingnya. Tanpa adanya komunikasi,
komitmen, dan konsistensi maka keefektifan penerapan IMS tidak dapat
terwujud.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2007a. ISO. http://id.wikipedia.org/wiki/ISO. [19 Juni 2007]
______. 2007b. ISO 14000. http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_14000. [19 Juni

2007]
______. 2007c. History of ISO 9000. http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_9000. [19

Juni 2000]
BSI. 1999. Occupational Health And Safety Management Systems –

Spesification. Health and Safety Commission/Executive publications,
London.
Clarke, R.J., dan Macrae, R. 1989. Coffee Volume 2 : Technology. Elsevier

Applied Science. London.
Edwards, A.J. 2004. ISO 14001 Environmental Certification Step by Step.

Elsevier Ltd., Great Britain.
Gaspersz, V. 2006. ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement. PT.

Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
International Organization for Standardization. 2004. ISO 14000 : Environmental

Management Systems – Requirements with Guidance for Use. ISO
copyright office, Switzerland.
ISO. 2006. Why Standards Matter.

http://www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.html. [19 Juni 2007]
Nestlé. 2007. Kebijakan. http://www.aoa.intranet.nestle.co.id. [28 Mei 2007]
Newslow, DL. 2001. The ISO 9000 Quality System : Application in Food and
Technology. Willey-Interscience, Canada.
NQS. 2007. Nestlé Quality Management System.

http://intranet.aoa.nestle.com/id/corporate/upload/indexable/version%202a/e
board/2007/05%20May/nqsm%20download.pdf. [19 Agustus 2007]
Muhandri, T., dan Kadarisman, D. 2005. Sistem Jaminan Mutu Industri Pangan.
IPB, Bogor.
OHSAS. 2007a. Benefits – How Can OHSAS Help?

http://www.ohsas-18001-occupational-health-and-safety.com. [19 Juni
2007]
OHSAS. 2007b. What is OHSAS? http://www.18001.org/. [19 Juni 2007]

Sivetz, M., dan Desrosier, N.W. 1979. Coffee Technology. AVI Publishing
Company, Inc. Westport, Connecticut.
Whitelaw, K. 2004. ISO 14001 : Environmental Systems Handbook Second

Edition. Elsevier Ltd., Great Britain.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Kebijakan QSHE PT. NI-PF
Lampiran 2. Logo Kebijakan PT. NI-PF
accident
defect
complaint
waste
Lampiran 3. Elemen Sistem Mutu Nestlé (NQS)
Tiga Puluh Enam Elemen NQS

1.1 Management’s Role in Quality
1.2 Quality Improvement
1.3 Benchmarking
1.4 Training
1.5 Documentation
1.6 Complaint Handling
1.7 Quality Indicators, Quality Costs
1.8 Recall and Crisis Management
1.9 Quality Assessment and Audits
1.10 Management Review of Quality
New Product Development
Technical Acceptance of New Products
3.1 Suppliers / Vendors
3.2 Contract Manufacturers
3.3 Raw Materials
3.4 Packaging and Auxiliary Materials
3.5 Distribution System Monitoring
3.6 Inter-Market Supply
Good Manufacturing Practice (GMP)
Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP)
Pathogen Monitoring of the Production Environment
Product Definition
Manufacturing Conditions
Quality Monitoring Scheme (QMS)
Statistical Methods
Instrument Calibration
Status Control
Release System
Open Dating and Shelf-Life Management
Traceability, Lot Identification, Coding
Net Contents Control
60/40+ Process (consumer preference and nutritional assessment)
Sensory Evaluation
Shelf-Life and Keeping Quality Tests
Corrective Action
5.1 Laboratories and Test Methods
Lampiran 4. Perbandingan Klausul dalam IMS
Klausul OHSAS
Klausul ISO 14001 Klausul ISO 9001 NQS*
18001
1 scope 1 scope 1 scope
2 normative 2 normative 2 normative
reference reference reference
3 terms and 3 terms and 3 terms and
definitions definitions definitions
4 OH&S
4 EMS 4 quality
management
requirements management
system elements
4.1 general 4.1 general 4.1 general 4.2 management by
requirements requirements requirements process
5.3 management
4.2 environmental 5.1 management responsibility
4.2 OH&S policy
policy committment 6 value chain
processes
5.3 quality policy 2 quality policy
3 key principles
4 nestlé quality
management
system
overview
4.1 nestlé quality
management
system
structure
5 management
process
4.3 planning 4.3 planning 5.4 planning 5.1 planning
5.5 responsibility, 5.3.1 management
authority, and responsibility
communication and
commitment to
quality
5.5 responsibility, 5.3.2 responsibility
authority, and of the quality
communication management
function
5.5 responsibility, 5.3.3 roles and
authority, and responsibilities
communication across the
value chain
5.3.4 crisis
management
4.3.1 environmental 4.3.1 planning for 5.2 customer focus 6.1 generating
aspects hazard demand
identification, 6.2 new product
risk assessment development
and risk control and
introduction
4.3.2 legal and other 4.3.2 legal and other
environmental requirements
requirements
7.2.1 requirements
related to the
product
4.3.3 objectives, 4.3.3 objectives 5.4.1 quality
targets and objectives
programme(s)
4.4 implementation 4.4 implementation 7.0 product
and operation and operation realization
7.2 planning of 6.1 generating
product demand
realization
4.4.1 resources, roles, 4.4.1 structure and 5.0 management
responsibilities responsibility responsibility
and authority
6.0 resource
management
6.1 provision of 5.4 resources
resources management
6.2 human resources 5.4 resources
management
7 support
processes
6.3 infrastructure 7 support
processes
6.4 work environment 7 support
processes
5.5 compliance
4.4.2 competence, 4.4.2 training, 6.2.2 competence,
training and awareness and awareness and
awareness competence training
4.4.3 communication 4.4.3 consultation and 5.5.3 internal 5.3.5 communication
communication communications
7.2.3 customer
communication
4.4.4documentation 4.4.4 documentation 4.2 document 5.2 documentation
requirements
4.2.1 general
4.2.2 quality manual
4.4.5 control of 4.4.5 document and 4.2.3 control of
documents data control documents
4.4.6 operational 4.4.6 operational 4.7 product
control control realization
4.4.7 emergency 4.4.7 emergency 8.3 control of non-
preparedness and preparedness conforming
response and response product
purchasing 6.3 ensuring supply
7.5 production and 6.3 ensuring supply
service provision 6.4 generating
demand
4.5 checking and 4.5 checking and 7.6 control of 5.5.1 monitoring and
corrective corrective monitoring and measurement of
actions actions measuring products and
devices processes
8.1 general 5.5.1 monitoring and
measurement of
products and
processes
8.2 monitoring and 5.5.1 monitoring and
measuring measurement of
products and
processes
8.2.1 customer 6.2 new product
satisfaction development
and
introduction
8.2.3 monitoring and 5.5.1 monitoring and
measurement of measurement of
processes products and
processes
8.2.4 monitoring and 5.5.1 monitoring and
measurement of measurement of
product products and
processes
8.4 analysis of data 5.5.2 analysis of data
4.5.2 evaluation of 4.5.1 performance 7.2.1determination of
compliance monitoring and requirements
measurements related to the
product
4.5.3 non-conformity, 4.5.2 accidents, 8.3 control of non- 5.8 management of
corrective and incidents, non- conforming non-
preventive action conformances product conformities
and corrective and corrective
and preventive actions
actions
8.5.1 continual 5.10 continous
improvement improvement
8.5.2 corrective action 5.8 management of
non-
conformities
and corrective
actions
8.5.3 preventive action 5.9 preventive
actions
4.5.4 records 4.5.3 records and 4.2.4 control of
records records
management
4.5.5 internal audit 4.5.4 audit 8.2.2 internal audit 5.6 auditing
4.6 management 4.6 management 5.6 management 5.7 management
review review review review of
quality
Sumber: Whitelaw (2004).
* NQS (2007)
Lampiran 5. Struktur IMS
Steering Committee
IMS Committee
Team Leader
Team Members
Production Engineering FICO RPU Agriservice IP AG

Lampiran 6. Format Prosedur
Lampiran 6. Format Prosedur
Procedure NESTLE INDONESIA
PANJANG FACTORY
TITLE :
Classification : YELLOW
ISSUED BY : HOD Document No. : 230.16.P.XXX-X
CHECKED BY : MR Issued Date :
APPROVED BY : FM Effective Date :
Applicable to :
SHE Production Agriservice

IP RPU FICO
HR Engineering
QA AG
Factories RDC State offices
Document Change :
Revision Revised Date Page Nature of change
00 XX-XX-XXXX - Original issue

1. Aim
2. Scope
3. Reference
4. Content
4.1 Definitions
4.2 Details
4.3 Record Retention Time
Dokumen Nomor Dokumen Waktu Simpan
5. Safety Aspects
No. Skenario Bahaya K3 Pengendalian
6. Environmental aspects
No. Aspek Lingkungan Pengendalian
7. Related Documents
No. Judul Dokumen Nomor Dokumen
Lampiran 7. Format Working Instruction
Working Instruction NESTLE INDONESIA
Panjang Factory
TITLE :
Classification : Yellow
ISSUED BY : Document No. : 230.15.W.XXX-0
CHECKED BY : Issued Date :
APPROVED BY : Effective Date :
Applicable to:
Department
Section
Document Change :
Revision Revised Date Page Nature of change
00 XX-XX-XXXX - Original issue

1. Aim
2. Scope
3. Content
4. Safety Aspects
No Skenario Bahaya K3 Pengendalian
5. Environmental aspects
No Aspek Lingkungan Pengendalian
6. Related Documents
No Judul Dokumen Nomor Dokumen
Lampiran 8. Contoh Form
PT Nestlé Indonesia
Panjang Factory No. 230.XX.F.XXX-X
MONITORING LIVE INSECT
Date Check Count By

Jurnal Skripsi 2007
Fakultas Teknologi Pertanian, IPB
Penerapan Integrated Management System (ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS
18001) Studi Kasus pada Produksi Kopi Instan di PT. Nestlé Indonesia – Panjang
Factory
Adil Basuki Ahza1) dan Intan Mayasari2)
1)
Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian, IPB
2)
Program Sarjana, Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian, IPB
Abstrak
Nestlé sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan perdagangan

global agar produknya berdaya saing tinggi, mengantisipasi masyarakat yang dinamis dan
kreatif, terutama dalam konteks orientasi konsumen yang tidak lagi pada harga produk yang
murah dan bermutu, tetapi juga produk yang dihasilkan tidak merusak lingkungan, serta
memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja karyawannya. Oleh sebab itu, Integrated
Management System (IMS) merupakan prioritas penting sistem manajemen bagi Nestlé saat ini.
Perubahan sistem manajemen internal menjadi IMS dilatarbelakangi oleh faktor luar dan
dalam perusahaan. Faktor dari luar berupa tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal
Nestlé diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional. Faktor dari dalam
diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan paralel, berbeda area implementasi
dan tanggung jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan
demikian IMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, usaha, dan
biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan dokumen.
Kegiatan magang ini bertujuan mengidentifikasi pemenuhan terhadap implementasi
Integrated Management System, mempelajari proses produksi kopi instan di PT. Nestlé Indonesia
- Panjang Factory, bekerja sesuai dengan peraturan perusahaan, serta melatih keterampilan dan
kemampuan komunikasi personal/human relation sebelum memasuki dunia kerja yang
sebenarnya. Sasaran dari kegiatan magang adalah untuk menguji hipotesa bahwa penerapan ISO
9001, ISO 14001, serta OHSAS 18001 berhasil dan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Kegiatan magang ini diharapkan dapat bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana implementasi
IMS sudah terpenuhi dan kesesuaiannya dengan penerapan pedoman yang digunakan di
perusahaan agar continual improvement dapat dilaksanakan.
Hingga program magang ini berakhir, implementasi IMS baru mencapai tahap internal
audit pertama dan ternyata ditemukan temuan mayor, minor, dan improvement. Temuan mayor
diantaranya berupa aktivitas tanpa dokumen dan tidak adanya surat pengangkatan MR. Temuan
minor diantaranya terdapat log book yang tidak ditandatangani, tidak ada record hasil kalibrasi,
Quality Monitoring Scheme yang tidak update, prosedur keadaan darurat tidak diuji coba secara
teratur, dsb. Temuan improvement yaitu berupa dokumen eksternal (Nestec) belum didstribusikan,
beberapa form belum diregistrasi, terdapat dokumen lama yang belum distempel “obsolete”,
beberapa checklist, log book, dan log sheet belum diberi nomor, dsb.
Kekurangan dalam pemenuhan implementasi IMS ini adalah komunikasi mengenai IMS
kepada karyawan, khususnya pada soft floor, komitmen dari beberapa IMS champions, kurangnya
kekonsistensian dalam pelaksanaan sistem, serta sedikitnya jumlah IMS champion yang cukup
menghambat proyek IMS yang ditargetkan hanya enam bulan. Dalam melaksanakan proyek besar
ini sebaiknya jumlah IMS champions ditambah, komunikasi mengenai IMS kepada seluruh
karyawan lebih efektif, komitmen dari IMS champions dipertahankan, serta konsistensi
pelaksanaan IMS dapat ditingkatkan.
Keywords : Integrated Management System (IMS), ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
PENDAHULUAN Series) 18001:1999 yang diterbitkan oleh
British Standards Institution (BSI). OHSAS
Latar Belakang 18001 dikembangkan serta disesuaikan
PT Nestlé Indonesia – Panjang Factory dengan ISO 9001 dan ISO 14001 untuk
merupakan pabrik yang memproduksi kopi memfasilitasi organisasi dalam
instan dan mixes dengan merek Nescafe. mengintegrasikan sistem manajemen mutu,
Bahan baku yang digunakan adalah biji kopi lingkungan, dan K3 (BSI, 1999).
yang berasal dari daerah Lampung dan
wilayah lainnya. Nestlé memiliki berbagai
Tujuan
peralatan modern guna menghasilkan produk
Secara umum, tujuan magang adalah
yang berkualitas tinggi secara efisien. Dengan
untuk melatih kemampuan mahasiswa dalam
NQS, Nestlé selalu memperhatikan dan
menganalisa, observasi serta memecahkan
mengusahakan tercapainya konsistensi mutu
masalah yang ada dalam suatu industri
dan kepuasan pelanggan yang selalu
pangan berdasarkan disiplin ilmu yang telah
diperbaiki secara berkelanjutan melalui
dipelajari melalui proses pelibatan kerja
praktek cara produksi yang baik dan benar,
sesuai peraturan perusahaan. Proses bekerja
peningkatan skill dan kompetensi sumber
seperti layaknya pekerja di industri pangan
daya manusia, proses produksi yang ramah
sesuai dengan aturan perusahaan
lingkungan dan selalu memprioritaskan
memungkinkan adanya peran aktif mahasiswa
keselamatan dan kesehatan kerja (K3), serta
dalam memberikan masukan dan menjadi
pentaatan pada persyaratan peraturan
media bertukar pikiran dengan manajemen
perundangan-undangan dan persyaratan
dan pegawai perusahaan, serta melatih
lainnya yang berlaku.
keterampilan dan kemampuan komunikasi
Perubahan sistem manajemen dari personal serta human relation sebelum
internal Nestlé menjadi IMS disebabkan oleh memasuki dunia kerja yang sebenarnya.
faktor dari luar dan dari dalam Nestlé sendiri. Secara khusus, kegiatan magang ini
Faktor dari luar adalah adanya tuntutan bertujuan mengidentifikasi pemenuhan
konsumen agar sistem manajemen internal terhadap implementasi Integrated
Nestlé diubah menjadi sistem manajemen Management System serta mempelajari proses
yang berlaku secara internasional, baik produksi kopi instan di PT. Nestlé Indonesia -
terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan Panjang Factory.
kerja, serta lingkungan. Faktor utama dari
dalam diantaranya adalah adanya beragam Sasaran
sistem yang berjalan bersamaan, berbeda area Sasaran dari kegiatan magang ini
implementasi dan tanggung jawab, serta adalah untuk menguji hipotesa bahwa
konflik implementasi, pengendalian, dan penerapan ISO 9001, ISO 14001, serta
pemeliharaan. Dengan demikian IMS OHSAS 18001 berhasil dan dapat
diharapkan dapat menjadi pendekatan yang meningkatkan kinerja perusahaan.
sinergis, menghemat waktu, usaha, dan biaya,
mencegah konflik, pengulangan, dan Manfaat
duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan Kegiatan magang ini diharapkan dapat
dokumen, sehingga akan terbentuk sistem bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana
yang terstruktur dan terkendali. implementasi IMS sudah terpenuhi dan
kesesuaian dengan penerapan pedoman yang
PT. NI - PF menganggap bahwa ISO
digunakan di perusahaan agar continual
merupakan standar manajemen yang dinilai
improvement dapat dilaksanakan.
paling fair dalam perdagangan dunia. Oleh
sebab itu, PT. NI – PF perlu
DESKRIPSI KEGIATAN MAGANG
menginkorporasikan ISO 9001:2000 di dalam
Integrated Management System Nestlé
Deskripsi Kegiatan
sebagai standar sistem manajemen mutu dan
Kegiatan magang ini dilaksanakan di
ISO 14001:2004 sebagai standar sistem
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Factory (PT.
manajemen lingkungan.
NI-PF) pada tanggal 1 Februari 2007 sampai
Selain itu, PT. NI – PF juga dengan 31 Mei 2007, setiap hari Senin hingga
menerapkan standar sistem manajemen Jumat pada pukul 08.00-16.00 WIB. Kegiatan
keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS ini dilakukan pada departemen Safety Health
(Occupational Health and Safety Assessment and Environment, dengan mengkaji tentang
strategi yang digunakan dalam Integrated dengan tiga hal, yaitu dokumentasi,
Management System (IMS) serta wawancara dan observasi. Persentase
kesesuaiannya terhadap implementasi pada dokumentasi yang harus dipenuhi
seluruh kegiatan di perusahaan. adalah 100%, wawancara sebanyak
75% dari target, serta 75% untuk
Pelaksanaan Magang observasi.
a. Metodologi
1. Identifikasi Masalah b. Berperan Aktif
Sistem manajemen internal Berperan aktif dengan cara
Nestlé yang terdiri atas NQS, NEMS bekerja sesuai dengan peraturan
dan OSHRMS akan disesuaikan perusahaan pada departemen Safety
dengan sistem manajemen ISO 9001, Health and Environment (SHE),
ISO 14001 dan OHSAS 18001. khususnya difokuskan pada proyek
Masalah yang ada adalah bagaimana integrated management sistem, yaitu
ketiga sistem manajemen dari ISO dan mulai dari pembuatan
OHSAS tersebut dapat dokumen/penyesuaian dokumen lama
diimplementasikan secara efektif. menjadi format IMS, pendaftaran
2. Alternatif Solusi dokumen baru ke dalam master list,
Alternatif solusi berupa strategi pencetakan dokumen, penggandaan
yang telah disiapkan oleh manajemen dokumen, pendistribusian dokumen,
perusahaan. Strategi-strategi utama hingga penarikan dokumen lama.
(secara berurutan) berupa identifikasi
bahaya dan aspek-aspek lingkungan, c. Observasi Lapang
pelaksanaan objektif, target dan Observasi lapang dilakukan
program, pelaksanaan rencana mutu, dengan cara mengamati dan merekam
sosialisasi, dokumentasi Nestlé seluruh proses produksi serta terlibat
Integrated Management System langsung dalam kegiatan perusahaan
(NIMS), kesiapan sumber daya untuk mendapatkan diagram alir proses
manusia, dan implementasi NIMS. secara rinci beserta aplikasi sistem
3. Sintesa manajemen mutu di PT. NI–PF.
Strategi-strategi yang telah Informasi yang diperoleh dari hasil
dibuat dan dilaksanakan kemudian observasi lapang berupa informasi
diuji kinerjanya dengan audit internal mengenai hal-hal yang berkaitan
dan eksternal. Audit internal dilakukan dengan IMS kepada IMS champions
terlebih dahulu daripada audit serta mengenai proses produksi kepada
eksternal. Pada pelaksanannya, audit karyawan dan supervisor di
internal dilakukan sebanyak dua kali, departemen produksi serta di
sedangkan audit eksternal dilakukan departemen penunjang produksi untuk
sebanyak satu kali. Selain itu, akan mengidentifikasi “good practices” dan
dilaksanakan tinjauan manajemen mendapatkan gambaran mengenai
sebanyak 2 kali dalam setahun. kesesuaian standar yang digunakan
Temuan yang didapat dari hasil dengan keadaan di lapangan.
audit terbagi menjadi tiga kategori,
yaitu temuan mayor, minor dan d. Studi Pustaka
improvement. Temuan mayor diperoleh Studi pustaka dilakukan dengan cara
apabila ada klausul dalam ISO maupun mencari referensi dan literatur di internet,
OHSAS yang tidak dipenuhi. Temuan perpustakaan, serta referensi yang
ini sangat mempengaruhi mutu produk. dimiliki oleh perusahaan. Studi pustaka
Temuan minor diperoleh apabila dilakukan untuk mendapatkan informasi,
klausul-klausul sudah terpenuhi hanya data pelengkap, dan pembanding
saja pelaksanaannya tidak efektif, mengenai integrated management system
sedangkan improvement berupa temuan untuk mengetahui kesesuaian penerapan
yang tidak begitu berpengaruh yang telah dilakukan oleh PT. NI-PF
terhadap mutu produk, hanya saja akan sekaligus sebagai masukan bagi
lebih baik apabila temuan ini dilakukan perusahaan.
dengan semestinya.
Dalam pelaksanaan audit,
keefektifan implementasi IMS diukur
HASIL DAN PEMBAHASAN Nescafe memperkenalkan produk kopi
dalam bentuk teraglomerasi. Partikel-partikel
Produk berukuran 0,1 mm yang dihasilkan dari
Kopi adalah bahan minuman yang pengeringan semprot bergabung menjadi
terkait dengan aspek kesehatan dan estetika. kelompok berukuran 3 mm. Perubahan bentuk
Sebagai bahan minuman, kopi memiliki ciri ini bertujuan meningkatkan kelarutan kopi
yang khas, karena dapat memberikan nilai dan untuk mengurangi pembentukan busa
kepuasan dan kenikmatan bagi yang pada larutan kopi (Sivetz dan Desrosier,
meminum, yaitu melalui cita rasa, proses 1979). Tujuan utama aglomerasi yang
fisiologis dan psikologis. Oleh karena itu, dilakukan di PT. NI-PF adalah untuk
aspek mutu, terutama mutu cita rasa sangatlah memperbaiki warna kopi dan meningkatkan
menentukan. kelarutan kopi instan.
Budaya minum kopi sebagai penyegar Menurut Clarke dan Macrae (1989),
yang telah berlangsung selama berabad-abad aglomerasi pada kopi instan merupakan
di negara konsumen telah mengembangkan bentuk granula yang dihasilkan dari bubuk
bisnis yang nilainya milyaran dolar Amerika, kopi hasil pengeringan semprot. Rata-rata
dan kegiatan ini telah memicu sektor lain ukuran granula adalah 1,4 mm. Granula pada
untuk berperan serta berkreasi guna umumnya berwarna lebih gelap dari pada
mendapatkan kenikmatan minum kopi yang bubuk kopi. Aglomerasi kopi dapat dilakukan
optimal. Dalam rangka memperoleh dengan menggunakan berbagai metode. Oleh
kenikmatan yang optimal ini, budaya minum sebab itu, beberapa perusahaan penghasil kopi
kopi bahkan telah mendorong berkembangnya instan mempatenkan teknik yang mereka
industri berbasis teknologi canggih untuk gunakan. Beberapa paten tipe aglomerasi kopi
berpacu dalam menemukan peralatan yang instan dapat dilihat pada Tabel 2.
sesuai dengan harapan para peminum kopi.
PT. Nestlé Indonesia – Panjang Tabel 2. Paten tipe aglomerasi kopi instan
Factory yang merupakan anak perusahaan Nomor Paten Tahun Pemilik Paten
dari PT. Nestlé menghasilkan dua jenis USP 2,977,203 1961
produk kopi, yaitu kopi instan dan kopi mixes. USP 3,554,760 1971 General Foods
Pada dasarnya proses produksi kedua jenis USP 3,615,670 1971 Corporation
USP 3,695,165 1973
produk kopi ini terdiri dari penyangraian,
USP 3,514,300 1970
penggilingan, ekstraksi, evaporasi dan Nestlé
BP 1,176,320 1967
pengeringan semprot (spray drying). Namun, Chock Full O’Nuts
perbedaan antara kedua kopi ini terletak pada USP 3,679,416 1972
Corporation
proses setelah pengeringan semprot. Kopi USP 3,966,975 1974
instan akan mengalami proses dari teknologi Niro Atomizer A/S
BP 1,385,192 1974
aglomerasi, sedangkan proses ini tidak USP 3,6151,669 1971 Procter & Gamble
dilakukan pada kopi mixes. Sumber : Clarke dan Macrae (1989)
Pada kopi mixes, setelah dikeringkan
dengan pengering semprot, bubuk kopi yang Dua tipe mekanisme pengikatan antara
dihasilkan akan dicampur dengan bahan- partikel-partikel padat dalam proses
bahan lain/premix sesuai dengan formula aglomerasi adalah adhesi partikel tanpa
yang diinginkan. Pada umumnya bahan-bahan jembatan antar partikel dan adhesi dengan
yang dicampurkan terdiri dari gula, krimer, jembatan antar partikel. Mekanisme
flavor, garam dan bahan lainnya. Proses pengikatan tanpa jembatan antar partikel
pencampuran antara kopi bubuk dan premix padat terdiri dari:
dilakukan tanpa air sama sekali. 1. Gaya Van der Waals yang menyebabkan
Menurut Sivetz dan Desrosier (1979), aglomerasi kering di dalam bubuk kopi.
pada tahun 1966 hingga 1969, perusahaan 2. Gaya elektrostatik di antara isolator dan
General Food dan Nestlé memperkenalkan konduktor yang dapat menghasilkan
kopi instan dengan pengeringan beku dan pemisahan muatan yang disebabkan oleh
semprot. Sebagian pelanggan tidak menyukai penggilingan kopi. Gaya ini juga
produk ini dikarenakan harga produk yang menyebabkan aglomerasi kering.
sangat mahal. Selain itu, kopi instan dengan 3. Serta permukaan kasar partikel yang
pengeringan semprot membutuhkan 20 mampu mengikat partikel lain.
hingga 40 detik untuk larut dalam air Selain itu, mekanisme-mekanisme
mendidih dan selalu meninggalkan busa pada adhesi partikel dengan jembatan antar partikel
bagian permukaan kopi. padat terdiri atas:
1. Sinter bridge yang terbentuk ketika kategori di pasar tempat kita beroperasi.
substansi dipanaskan hingga 60% dari Motto PT. NI-PF yaitu Passion For Our
suhu leleh. Consumer (semangat demi konsumen kita)
2. Jembatan cairan terkristalisasi terbentuk (Nestle, 2007).
karena penambahan pelarut yang Nestlé meringkas kebijakan yang
selanjutnya diberi pengeringan. dimilikinya menjadi suatu logo yang
3. Jembatan cairan terbentuk akibat menggambarkan keseluruhan kebijakan
penambahan cairan pengikat. sehingga dapat dengan mudah dihafal dan
4. Kapiler-kapiler berisi cairan terbentuk dipahami oleh seluruh karyawan. Logo
ketika ditambahkan cairan pengikat tersebut berupa tangan kanan yang
dalam jumlah yang signifikan. menggenggam keempat jari selain ibu jari.
Prinsip-prinsip dalam aglomerasi yang Pada ibu jari terdapat tulisan “ZERO”,
menggunakan uap panas/steam dapat sedangkan pada keempat jari berturut-turut
dideskripsikan dalam lima tahap. Partikel tertulis “accident, defect, complaint, waste”.
kering/bubuk yang merupakan hasil dari Agar kebijakan ini dapat menyentuh seluruh
pengeringan semprot akan masuk ke dalam tingkatan karyawan, maka logo ini
zona aglomerasi dengan cara jatuh bebas/free disosialisasikan diantaranya dengan cara
fall. Selanjutnya permukaan partikel dibasahi menempelkan logo pada bagian punggung
oleh uap panas kondensasi. Kemudian baju seragam kerja karyawan, menjadikannya
terdapat pemutusan komponen-komponen sebagai wallpaper di seluruh komputer dan
terlarut. Lalu terjadi aglomerasi partikel- seluruh user, serta mencatumkan logo ini
partikel dan pembentukan jembatan cairan. pada handbook, logbook, logsheet, spanduk,
Pada tahap akhir, partikel tersebut akan surat, dll.
dikeringkan sehingga terbentuk jembatan Acara-acara khusus dan lokasi-lokasi
padat/solid bridges dan didapatkan partikel yang strategis merupakan upaya yang
kopi teraglomerasi. Produk PT. NI-PF yang ditempuh dalam menerapkan integrated
merupakan kopi teraglomerasi adalah management system (IMS) dan memastikan
”Nescafe original” dan ”Nescafe classic”. pemahaman karyawan akan IMS. Acara yang
dilakukan khusus untuk IMS champions
Kebijakan PT. Nestlé Indonesia – Panjang berupa meeting rutin yang dilaksanakan
Factory seminggu sekali (selama proyek IMS
”Good Food, Good Life” merupakan berlangsung), sedangkan acara untuk
slogan Nestlé yang menggambarkan karyawan selain IMS champions berupa
komitmen Nestlé sebagai produsen makanan training yang dilaksanakan minimal dua kali
yang peduli akan kesehatan umat manusia dalam setahun. Kehadiran pada meeting rutin
dengan menghasilkan makanan yang sehat, maupun training akan dicatat dalam meeting
bermutu, aman, berkualitas, bergizi, dan record dan training record. Selain itu juga
menyenangkan untuk dikonsumsi, demi dilakukan IMS kick off yang dihadiri oleh
mewujudkan kehidupan yang lebih baik. seluruh karyawan PT. NI–PF.
Seperti perusahaan lain, PT. NI-PF Kebijakan mutu, K3 dan lingkungan,
juga memiliki visi, nilai-nilai, tujuan bersama, visi, value, motto, dan slogan diletakkan di
serta motto. Visi PT. NI-PF adalah tempat-tempat strategis. Upaya ini diharapkan
meningkatkan nutrisi, kesehatan, dan agar karyawan maupun tamu dapat
keafiatan konsumen Indonesia. Nilai-nilai mengetahui bahkan memahami khususnya
yang dipegang adalah kejujuran dan kebijakan dan visi Nestlé. Lokasi-lokasi
integritas, kepercayaan dan rasa hormat, tersebut diantaranya adalah ruang tunggu
kepemimpinan dan kesempurnaan, serta tamu, meeting room, learning room, kantin,
kualitas dan keselamatan. Tujuan PT. NI-PF koridor DOR, line produksi, dll. Kebijakan
adalah 1) meraih kepercayaan konsumen dan dan logo PT. Nestlé Indonesia dapat dilihat
menjadi perusahaan makanan, nutrisi, pada Lampiran 1 dan 2.
kesehatan dan keafiatan yang paling
terkemuka di Indonesia, 2) melalui pelayanan Integrated Management System
konsumen yang meningkatkan kualitas hidup Menurut Whitelaw (2004), integrated
mereka, maka kepastian laba, kesinambungan, management system adalah suatu sistem
dan pertumbuhan modal yang efisien dalam manajemen yang terdiri dari ISO 14001
jangka panjang akan terjamin dalam jangka ditambah paling tidak satu sistem manajemen
panjang, 3) berjuang menjadi pemimpin pasar lain. Baik kedua (atau lebih) sistem
atau posisi kuat nomor dua dalam semua manajemen tersebut harus berjalan bersamaan
dengan sistem manajemen lain dan dapat dipertahankan secara konstan, dan tidak dapat
diaudit oleh suatu badan eksternal. ditawar lagi, yaitu GMP, HACCP,
IMS merupakan gabungan dari tiga pengawasan terhadap patogen pada
sistem manajemen yang diterapkan secara lingkungan produksi, Quality Monitoring
bersamaan, yaitu ISO 9001 (sistem Scheme (QMS), kalibrasi instrumen,
manajemen mutu), ISO 14001 (sistem identifikasi lot, pengkodean, recall, dsb.
manajemen lingkungan), dan OHSAS 18001 Sebagai salah satu produsen makanan
(sistem manajemen keselamatan dan terkemuka, PT. Nestlé Indonesia memberikan
kesehatan kerja). Sistem manajemen tersebut perhatian yang sangat serius terhadap masalah
dibuat oleh suatu organisasi independen, yaitu keamanan dari produk yang dihasilkan.
ISO (International Organization for Keamanan pangan adalah aspek mutu yang
Standardization) untuk ISO 9001 & 14001, tidak bisa ditawar. PT. Nestlé Indonesia
dan BSI (British Standards Intitution) untuk memberikan jaminan bahwa semua produk
OHSAS 18001. Ketiga sistem manajemen ini yang dihasilkan tidak akan menimbulkan
diakui secara internasional dan telah diadopsi, bahaya kesehatan bagi konsumen. Jaminan
baik oleh institusi pemerintah, swasta, dll. tersebut diberikan dalam bentuk penerapan
PT. NI-PF hingga saat ini memiliki sistem HACCP (Hazard Analysis Critical
sistem manajemen internal mengenai mutu, Control Point) dalam seluruh proses produksi
lingkungan, dan K3. Sistem manajemen dari seluruh produk yang dihasilkan.
internal tersebut adalah Nestlé Quality System Penerapan HACCP merupakan elemen
(NQS) yang ekuivalen dengan ISO 9001, yang tidak terpisahkan dari penerapan NQS.
Nestlé Environmental Management System Sistem HACCP adalah suatu sistem yang
(NEMS) yang ekuivalen dengan ISO 14001, mengidentifikasikan bahaya spesifik yang
serta Operational Safety, Health, and Risk mungkin timbul dalam mata rantai produksi
Management System (OSHRMS) yang makanan dan tindakan pencegahan untuk
ekuivalen dengan OHSAS 18001. mengendalikan bahaya tersebut dengan tujuan
Hingga saat ini NQS adalah panduan untuk menjamin keamanan pangan. HACCP
mutu bagi Nestlé yang menunjukkan cara merupakan alat yang paling efektif untuk
pencapaian mutu dari sudut pandang Nestlé. mencegah terjadinya penyakit atau luka akibat
Nestlé selalu menganggap bahwa sukses mengkonsumsi produk.
dibangun dari mutu. Lebih lanjut, mutu Pihak manajemen Nestlé sangat
adalah keuntungan kompetitif dalam berkomitmen untuk menggunakan prinsip-
pemuasan kebutuhan konsumen. Mutu prinsip HACCP Codex Alimentarius.
tersebut melingkupi perencanaan hingga Implementasi Nestlé GMP (NGMP)
pelaksanaan yang dilaksanakan oleh semua merupakan prasyarat yang sangat penting di
pihak dengan usaha bersama. dalam HACCP. HACCP juga merupakan
NQS juga menggambarkan organisasi pertimbangan utama dalam rantai suplai
dan tanggung jawabnya dalam seluruh jajaran produk pangan, dimulai dari desain produk
Nestlé, mulai dari pusat, daerah, divisi bisnis dan sumber bahan baku, termasuk aplikasi
hingga pabrik, serta dalam hubungannya proses pada supplier, proses produksi, dan
dengan pemasok. NQS digunakan untuk distribusi hingga persiapan dan konsumsi oleh
semua produk yang dijual menggunakan konsumen akhir. Hal ini diistilahkan dengan
nama grup Nestlé. Tidak hanya itu, NQS juga “From Farm To Table”. Tanggung jawab
digunakan oleh seluruh partner bisnis yang manajemen adalah untuk menjamin bahwa
terlibat dalam produk-produk Nestlé. Sistem tiap-tiap pabrik yang beroperasi benar-benar
ini terdiri dari 36 elemen yang setaraf dengan menjalankan HACCP.
klausul-klausul yang terdapat di dalam ISO Sistem HACCP harus diterapkan oleh
9001. Elemen-elemen NQS dapat dilihat pada seluruh unit Nestlé di seluruh dunia. Dalam
Lampiran 3. penerapannya, PT. Nestlé yang berkedudukan
Panduan dalam implementasi NQS di Swiss telah menyusun panduan untuk
terbagi menjadi dua, yaitu tingkat prioritas menerapkan atau melakukan studi HACCP.
utama (First Priority Level), yaitu keamanan Dengan demikian penerapan HACCP
pangan, dan Advanced Level, yaitu dilakukan seragam sesuai dengan standar
konsistensi produk dan preferensi konsumen. Nestlé. Hal ini akan sangat berguna untuk
Prioritas utama berupa persyaratan minimum mengembangkan sistem HACCP.
absolut untuk menjamin kemanan pangan. Studi terhadap HACCP bertujuan
Elemen-elemen dalam sistem mutu yang mengevaluasi kemungkinan bahaya keamanan
harus diimplementasikan secara menyeluruh, pangan, menghilangkan bahaya tersebut jika
memungkinkan atau untuk menemukan cara Alasan lainnya adalah adanya nilai
dalam mengendalikan bahaya sampai pada tambah. IMS diharapkan dapat menjamin
tingkat yang aman. Studi tersebut merupakan bahwa aktivitas dan proses-proses operasi
cara untuk menemukan tahap kritis dalam suatu manajemen sistem memiliki
rantai produksi dan distribusi yang harus pengaruh positif dan dapat diukur
dikendalikan untuk menjamin produk yang terhadap keuntungan dan loss account
dihasilkan aman untuk dikonsumsi. dari suatu bisnis.
Meskipun terjadi transfer sistem 2. Mengurangi resiko demi kelangsungan
manajemen, yaitu dari sistem manajemen bisnis.
internal menjadi IMS (NQS, NEMS, dan Manajemen dari suatu organisasi harus
OSHRMS), namun ketiga sistem manajemen melakukan analisis resiko dengan baik.
internal Nestlé masih tetap berlaku dan Berikut ini tiga komponen utama dalam
menunjang sistem yang baru. Hal ini analisis resiko:
dikarenakan sistem manajemen internal a. Mutu: apa saja resiko dari suplai
Nestlé lebih bersifat spesifik, yaitu sesuai produk dan jasa yang tidak
dengan ciri khas operasional Nestlé sebagai memenuhi persyaratan konsumen
perusahaan makanan, dibandingkan dengan dan yang paling penting adalah tidak
IMS yang merupakan sistem manajemen yang up to date dengan perubahan (konsep
lebih bersifat umum dan dapat diterapkan di dari perbaikan berkelanjutan). ISO
berbagai jenis perusahaan. 9001 adalah alat untuk mengurangi
Perubahan sistem manajemen dari resiko-resiko ini.
internal Nestlé menjadi IMS ini disebabkan b. Lingkungan : apa saja resiko akibat
oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestlé tidak memenuhi perundangan, jika
sendiri. Faktor dari luar adalah adanya organisasi tidak dapat up to date
tuntutan konsumen agar sistem manajemen pada praktek-praktek terbaik
internal Nestlé diubah menjadi sistem terhadap manajemen lingkungan,
manajemen yang berlaku secara internasional, dan resiko akibat aktivitas yang
baik terhadap mutu, keselamatan dan dapat merugikan publik terhadap
kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor nama perusahaan. ISO 14001 adalah
utama dari dalam diantaranya adalah adanya alat untuk mengurangi resiko-resiko
beragam sistem yang berjalan bersamaan, ini.
berbeda area implementasi dan tanggung c. Kesehatan dan Keselamatan
jawab, serta konflik implementasi, Kerja: apa saja resiko dari aktivitas
pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan yang menyebabkan luka yang
demikian IMS diharapkan dapat menjadi diakibatkan oleh kelalaian dan
pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, praktek-praktek yang out of date.
usaha, dan biaya, mencegah konflik, Resiko-resiko ini paling tidak
pengulangan, dan duplikasi, serta meliputi hilangnya waktu kerja yang
memudahkan pemeliharaan dokumen, mengakibatkan turunnya
sehingga akan terbentuk sistem yang produktivitas hingga beralih kepada
terstruktur dan terkendali. kriminalitas atau berkaitan dengan
Menurut Whitelaw (2004), alasan hukum akibat karyawan yang
pengintegrasian sistem manajemen adalah terluka. OHSAS 18001 adalah alat
untuk: untuk mengatur resiko-resiko ini.
1. Mengurangi biaya dalam bisnis dan Siklus implementasi terintegrasi untuk
memberikan nilai tambah pada proses. perbaikan berkelanjutan dapat dilihat pada
Biaya yang dimaksudkan di sini adalah Gambar 7, sedangkan perbandingan dari
yang berkaitan dengan efisiensi waktu klausul-klausul ISO, OHSAS dan NQS yang
manajemen. Hal ini meliputi waktu oleh menunjukkan pendekatan standar dan
auditor (internal auditor dan auditor dari kesamaan struktur dapat dilihat pada
badan sertifikasi). Pengurangan dalam Lampiran 4.
waktu manajemen sangat mempengaruhi Pada dasarnya ketiga sistem
keuntungan biaya internal. Pengurangan manajemen dalam IMS ini sangat berbeda,
waktu manajemen ini dapat dikurangi namun ada persyaratan-persyaratan/klausul-
jika elemen dari sistem manajemen dapat klausul yang penerapannya dapat
dilaksanakan pada waktu yang sama diintegrasikan, yaitu kebijakan; obyektif dan
dengan elemen sistem manajemen yang target; tugas dan tanggung jawab; pelatihan
lain. dan kompetensi; pengendalian dokumen;
pengendalian catatan; tindakan perbaikan dan sehari-hari harus didukung oleh semua
tindakan pencegahan; audit; dan tinjauan karyawan. Pembahasan kinerja IMS PT. NI-
manajemen. PF akan dilakukan di dalam meeting tinjauan
Proses manajemen di PT. NI-PF dalam manajemen (management review) secara
pelaksanaan IMS terdiri dari komitmen rutin, yang dihadiri oleh Factory Manager
manajemen, pembuatan kebijakan dan Head of Department tiap departemen.
perusahaan, pengangkatan management Tinjauan manajemen ini akan dilaksanakan
representative, melakukan management minimal setiap enam bulan sekali.
review, dan audit internal. Manajemen puncak Pelaksanaan internal audit dilakukan
PT. NI-PF telah menyatakan komitmennya sesuai dengan waktu yang telah direncanakan,
untuk menjalankan sistem manajemen mutu untuk mengetahui apakah pelaksanaan IMS,
sesuai persyaratan ISO 9001:2000, sistem proses, dan produk telah:
manajemen keselamatan dan kesehatan kerja 1. Sesuai dengan rencana yang telah
OHSAS 18001:1999, dan sistem manajemen ditetapkan,
lingkungan ISO 14001:2004. Selanjutnya 2. Sesuai persyaratan ISO 9001:2000,
sebagai dasar dari IMS perusahaan maka OHSAS 18001:1999 dan ISO
manajemen menentukan kebijakan PT. NI-PF. 14001:2004
3. Sesuai terhadap persyaratan IMS yang
ISO 9001
Clause 5.6
ISO 14001
Clause 4.1
telah ditentukan oleh PT. Nestlé
OHSAS
18001
Management
Review
General
Requirements
Indonesia Panjang Factory.
Clause 4.6
Manageme ISO 9001
4. Sesuai terhadap persyaratan pelanggan
nt Review
ISO 14001
Clause 4.1
General
dan perundang-undangan yang berlaku
Clause 4.6
Management
Requirements
5. Secara efektif diterapkan dan
Review OHSAS
18001 diimplementasikan.
Clause 4.1
General Pelaksanaan IMS, khususnya pada
Requireme
nts tahap persiapan IMS bukanlah hal yang
OHSAS
mudah sehingga dibutuhkan SDM khusus
18001
Clause 4.5
ISO 9001
Clause 8.0
yang mampu menanganinya sehingga IMS
Checking
and
Measuring
Analysis
dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini,
Corrective and
Improveme
penanggung jawab tertinggi IMS adalah Chief
ISO 14001 Executief IMS, yaitu Factory Manager (FM),
Clause 4.5
Checking yang bertanggung jawab secara keseluruhan
and ISO 14001
Corrective Clause 4.2 untuk memastikan bahwa IMS berjalan
Environmenta
Action
l Policy efektif. Secara operasional, penerapan IMS di
ISO 9001 seluruh area pabrik dikoordinir oleh
Clause 5.1
Manageme Management Representative (MR), yaitu
OHSAS nt
18001
Clause
Committme Head of Department (HOD) QA, dengan
4.2 dibantu oleh Deputi IMS, yaitu SHE officer,
OHSAS dan seluruh HOD dan Direct Report untuk
18001
Clause 4.4 penerapan di seluruh departemen. Penerapan
Implementa
tion and IMS di masing-masing departemen oleh para
Operation
ISO 14001 ISO
HOD akan dibantu oleh koordinator IMS/IMS
Clause 4.4
Implementa
14001
Clause
champions masing-masing departemen.
tion and
Operation
4.3 Pengendalian dokumen yang meliputi
ISO 9001
ISO 9001
Clause
pengeluaran, pendaftaran, pengesahan,
Clause 7.0
Product 5.4
Planning
OHSAS
18001
pendistribusian, dan penarikan dokumen
Realization
Clause
4.3
dikoordinir oleh Central Document
Controller. Pada pelaksanaannya, PT. NI-PF
dibantu oleh konsultan dari perusahaan
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi InQuest Consulting.
untuk perbaikan berkelanjutan Tahapan-tahapan dalam penerapan
(Whitelaw, 2004) IMS adalah penyusunan dokumen Process
Mapping beserta Environmental Aspects (EA)
Dalam menjalankan, memelihara, dan dan Hazard Identification and Risk
meningkatkan sistem manajemen QSHE, Assessment (HIRA); pemenuhan persyaratan
manajemen PT. NI-PF juga telah menunjuk undang-undang dan persyaratan lainnya;
perwakilan manajemen sebagai penanggung penyusunan dokumen dari level 1 hingga
jawab utama, yang dalam pelaksanaan kerja level 4; sosialisasi dan penerapan IMS;
internal audit; management review meeting; Aspek penting lingkungan adalah
serta continual improvement. Siklus plan, do, aspek lingkungan yang dapat
check, action dari ISO 9001, ISO 14001, dan mengakibatkan dampak penting bagi
OHSAS 18001 dapat dilihat pada Gambar 8. lingkungan. Aspek penting lingkungan
diantaranya adalah konsumsi sumber daya
(air, listrik, material) yang tinggi, limbah
(tidak berbahaya) dalam jumlah yang besar,
limbah yang termasuk limbah bahan
beracun dan berbahaya, pencemaran
lingkungan akibat aktivitas (kebisingan,
getaran, bau, asap, dll), serta pencemar
spesifik seperti freon dan gas rumah kaca.
Identifikasi terhadap aspek penting
lingkungan di tiap proses dilakukan
terhadap aspek-aspek yang berpotensi
Gambar 8. Siklus PDCA IMS menimbulkan pencemaran, pemborosan
sumber daya alam, serta yang dapat
Pelaksanaan IMS pada akhirnya mengakibatkan bencana lingkungan.
berguna untuk memastikan hal-hal yang c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
berkaitan mutu, lingkungan, serta Pengelolaan keselamatan harus
keselamatan dan kesehatan kerja. sesuai dengan peraturan dan persyaratan
a. Mutu yang berlaku serta senantiasa mencegah
Mutu merupakan suatu terjadinya kecelakaan. Nestlé
karakteristik/sifat yang harus dimiliki suatu melakukannya dengan cara melaksanakan
produk. Karakteristik tersebut harus sesuai identifikasi terhadap bahaya-bahaya yang
dengan keinginan pelanggan, keamanan beresiko tinggi, kemudian
pangan, serta peraturan dan persyaratan menyesuaikannya dengan peraturan,
yang berlaku yang dapat dipenuhi pada persyaratan serta norma-norma yang
proses produksi dan penyerahan produk berlaku, lalu dilaksanakan dengan dibantu
pada pelanggan. Pemastian akan mutu ini oleh prosedur pengelolaan yang ada.
dilakukan oleh Nestlé melalui tiga tahapan, Bahaya dengan resiko tinggi adalah
yaitu uraian mengenai definisi produk, bahaya yang frekuensi terjadinya cukup
penyesuaian terhadap regulasi internal tinggi (hampir setiap hari) dan atau
maupun eksternal yang berlaku, dan frekuensinya rendah, namun tingkat
penyesuaian dengan Quality Monitoring keparahannya tinggi. Bahaya yang
Scheme (QMS). Oleh sebab itu, hal-hal termasuk beresiko tinggi adalah bekerja di
yang harus dilakukan terhadap mutu adalah ketinggian, pekerjaan dengan alat bergerak
mengetahui QMS yang berlaku di setiap bermotor (forklift, truk, dll), pengoperasian
tahapan proses, hanya meneruskan dan boiler, power generator, kompresor,
melakukan proses atas bahan baku atau pengoperasian mesin egron, pekerjaan
Work In Process (WIP) dan atau produk khusus, serta pekerjaan dengan high/low
yang memenuhi ketentuan dalam QMS, pressure, high/low temperature, dan
serta memisahkan WIP atau produk yang chemical explosure. Hal yang harus
tidak memenuhi ketentuan QMS dan dilakukan terhadap safety adalah
melakukan investigasi sebagai tindak mengetahui bahaya resiko tinggi di tiap
lanjut. tahap proses, yaitu yang dapat
b. Lingkungan mengakibatkan orang cedera, berpotensi
Lingkungan merupakan sekeliling menyebabkan kerusakan bangunan, fasilitas
dimana PT. NI-PF beroperasi. Nestlé dan sarana kerja, yang dapat
memastikan lingkungan ini dengan mengakibatkan orang menjadi
beberapa tahap, yaitu pertama-tama sakit/penyakit akibat kerja, dan yang dapat
mengidentifikasi aspek penting lingkungan, mengakibatkan bencana lingkungan. Baik
lalu menyesuaikannya dengan peraturan, lingkungan maupun K3 harus dilakukan
persyaratan serta norma-norma yang berdasarkan prosedur pengendalian yang
berlaku, dan pada akhirnya dilaksanakan bersesuaian.
sesuai dengan prosedur pengelolaan dan Beberapa kegiatan utama, selain
pengendalian yang bersesuaian. kegiatan rutin dokumentasi dan meeting yang
dilakukan oleh IMS champions PT. NI-PF
adalah IMS Kick Off, external meeting, dan integrated management system. Berdasarkan
benchmarking ke PT. Great Giant Pineapple beberapa pertimbangan maka ditetapkan
(PT. GGP). Pada tanggal 16 Maret 2007, IMS bahwa perusahaan yang dikunjungi adalah
champions melaksanakan Integrated PT. Great Giant Pineapple. Jarak lokasi
Management Systems Kick Off. Kegiatan ini benchmarking merupakan salah satu
merupakan pembuktian bahwa IMS siap pertimbangan bagi PT. NI-PF dalam memilih
untuk diterapkan di PT. NI-PF. Kegiatan ini perusahaan untuk dilaksanakannya
dihadiri oleh karyawan, para HOD, serta benchmarking. Lokasi PT. GGP dapat
Factory Manager. Acara dibuka dengan ditempuh dalam waktu ± 2 jam dari PT. NI-
sambutan dari Factory Manager, dilanjutkan PF.
dengan presentasi mengenai Integrated PT. GGP merupakan perusahaan
Management Systems oleh MR dan DMR, pangan yang memproduksi serta mengekspor
lalu diakhiri dengan hand over folder buah nanas dalam kemasan kaleng.
dokumen IMS dari Factory Manager kepada Perusahaan ini sudah menerapkan ISO 9001
IMS champions. sejak tahun 1996, kemudian pada tahun-tahun
External meeting yang dilakukan pada berikutnya perusahaan tersebut melengkapi
tanggal 10 April 2007 merupakan salah satu sistem manajemennya dengan ISO 14001,
rencana dari IMS Kick Off yang telah OHSAS 18001, ISO 22000, serta Social
dilaksanakan pada tanggal 16 Maret 2007 Accountability (SA).
yang lalu. Program ini bertempat di Hotel PT. GGP banyak membagikan
Sahid Bandar Lampung, dimulai pada pukul pengalamannya dalam hal proses sertifikasi
08.00 dan diakhiri pada pukul 17.00 WIB. kepada PT. NI-PF. Salah satu hal yang dapat
Tujuan dilaksanakannya external meeting ini dipelajari adalah bagaimana karyawan PT.
adalah agar para IMS champions lebih GGP menyusun serta mengatur dokumen-
berkonsentrasi ketika membedah klausul- dokumen yang mereka miliki. Pada awal
klausul ISO 9001, 14001, dan OHSAS 18001 sertifikasi, yaitu pada tahun 1996, PT. GGP
yang ada dalam ceklis audit. Konsentrasi menggunakan jasa konsultan dalam hal
cukup sulit dicapai apabila meeting dilakukan penyusunan dokumen dan hal-hal lain yang
di lingkungan pabrik, hal ini disebabkan terkait proses sertifikasi ISO 9001. Saat itu,
konsentrasi para champions akan terpecah mereka menyusun dokumen dengan cara
antara pekerjaan dan meeting proyek IMS. menulis kembali semua dokumen lama ke
Berdasarkan hasil dari external dalam format ISO, hal ini tentunya memakan
meeting ditetapkan bahwa distribusi dokumen waktu yang cukup lama. Namun hal ini justru
ke departemen-departemen dan line-nya membuat mereka cukup berpengalaman
dimulai pada 30 April 2007, sedangkan dalam hal dokumentasi, sehingga pada
penarikan dokumen lama yaitu dimulai pada sertifikasi-sertifikasi selanjutnya mereka tidak
tanggal 2 Mei 2007. Target distribusi lagi menggunakan tenaga konsultan,
dokumen dan penarikan dokumen lama dapat pengalaman pada saat ISO 9001 membuat
tercapai dengan baik, meskipun masih mereka yakin dapat menyelesaikan sertifikasi
terdapat beberapa departemen yang belum yang selanjutnya tanpa bantuan konsultan.
menarik dokumen lama mereka dari line. Hal tersebut memang terbukti, persiapan
Tidak hanya itu, masih terdapat departemen dokumentasi untuk empat sertifikasi
yang masih mendaftarkan dokumen level 4 berikutnya memang mereka persiapkan
mereka, seharusnya seluruh dokumen baik sendiri.
level 2, 3, maupun 4 sudah didaftarkan IMS champions dari PT. NI-PF diberi
seluruhnya jauh sebelum target distribusi kesempatan untuk melihat kondisi perusahaan
dokumen. Hal ini dapat dimaklumi, sebab PT. PT. GGP. IMS champions berkeliling
NI-PF hanya memiliki waktu 6 bulan dalam khususnya ke bagian produksi, warehouse,
menyelesaikan proyek ini hingga tahap engineering, QC, serta QA yang menyimpan
sertifikasi. Tentunya hal ini tidaklah mudah, dokumen-dokumen milik PT. GGP.
terutama pada tahap dokumentasi, banyaknya Sosialisasi mengenai kebijakan perusahaan di
dokumen yang sebelumnya tidak begitu PT. GGP dapat dikatakan cukup berhasil. Hal
terkontrol menyebabkan sulitnya para IMS ini dibuktikan pada saat Factory Manager PT.
champion dalam mendaftarkan seluruh NI-PF bertanya kepada salah seorang
dokumen mereka. karyawan yang sedang bekerja di line
Salah satu action plan dalam proyek produksi, karyawan tersebut mampu
IMS ini adalah benchmarking ke perusahaan menjelaskan kebijakan dari perusahaan
pangan yang sudah lebih dulu menerapkan tempat dia bekerja. Benchmarking ini sangat
bermanfaat khususnya bagi PT. NI-PF, sebab lingkungan), dan dokumen Job Description
dari program inilah PT. NI-PF mendapat dari tiap-tiap fungsi. Struktur dokumentasi
masukan-masukan mengenai apa saja yang PT. NI-PF dapat dilihat pada Gambar 9.
belum dilakukan, belum diketahui, bahkan MR PT. NI-PF akan melakukan
mungkin sebelumnya tidak disadari manfaat kontrol terhadap semua dokumen yang
dan kepentingannya. dijadikan pedoman bagi karyawan dan
dokumen yang terkait dengan IMS diatur
Dokumentasi Integrated Management sesuai dengan prosedur pengendalian
System dokumen dan persyaratan ISO 9001:2000,
PT. NI-PF mempunyai kebijakan untuk OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004.
mendokumentasikan IMS yang diterapkan Penyusunan, perubahan, penarikan dan
dengan tujuan : pengendalian dokumen dilakukan sesuai
1. Untuk memastikan seluruh dokumen dengan prosedur pengendalian dokumen.
(internal atau eksternal) yang digunakan di Dokumen harus dipastikan:
PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory a. Ditetapkan lokasinya.
dalam keadaan terkendali. b. Ditinjau secara teratur minimal 1 kali
2. Sebagai prasarana untuk pelatihan setahun, diubah atau direvisi jika perlu dan
karyawan. hanya boleh disetujui oleh personil yang
3. Sebagai pembuktian penerapan sistem. berwenang.
4. Sebagai sumber informasi yang dapat c. Versi yang berlaku tersedia di tempat kerja
digunakan pada saat akan melakukan yang relevan untuk memastikan
perbaikan atau peningkatan proses maupun pelaksanaan pengendalian operasional yang
produk. efektif.
Dokumentasi IMS terdiri dari beberapa d. Versi yang tidak berlaku segera ditarik dari
tingkatan dokumen, yaitu level 1, 2, 3, dan 4. lokasi dan dimusnahkan dan dipastikan
Dokumen level 1 adalah Kebijakan dan tidak digunakan sebagai referensi
Manual Nestlé, dokumen level 2 adalah operasional, atau jika untuk disimpan jika
prosedur yang menjabarkan proses-proses dan perlu dengan identitas tertentu.
aktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik e. Dokumen di lapangan dan terkendali harus
Panjang dengan ruang lingkup antar bisa dibaca dan dimengerti oleh personil
departemen. Dokumen level 3 adalah terkait, dipelihara dan dipastikan
instruksi kerja yang merupakan dokumen penyimpanannya sehingga dapat diperoleh
praktis dan operasional di tiap-tiap line atau segera jika diperlukan.
mesin dengan ruang lingkup di departemen f. Semua dokumen yang ditujukan pada pihak
tertentu, sedangkan dokumen level 4 berupa eksternal harus melalui persetujuan MR
form-form dan standar yang digunakan baik atau jika perlu manajemen puncak dan
dalam proses produksi maupun dalam proses- statusnya adalah tidak terkendali.
proses pendukungnya. Dokumen-dokumen tersebut terdiri
dari soft copy dan hard copy. Dokumen soft
Kebijakan dan copy terdapat di dalam master list intranet
Manual yang hanya dapat diakses oleh user tertentu
saja. Dokumen yang berbentuk hard copy
Prosedur akan diberi nomor sesuai dengan master list
lalu distempel sesuai dengan status dokumen.
Dokumen yang digunakan akan diberi
Instruksi
Kerja/WI
stempel “dokumen terkendali” lalu pada
stempel tersebut dituliskan nomor salinan
Form, Standar, dokumen. Dokumen lama yang tidak
Level IV Job digunakan lagi akan diberi stempel
Description, “obsolete”.
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. NI-PF Document controller membuat daftar
penarikan dokumen lama dan penyerahan
Selain itu, terdapat juga dokumen- dokumen baru sesuai dengan dokumen yang
dokumen pendukung, yaitu dokumen diterima dan yang diberikan, lalu
EA/HIRA (Environmental Aspects/Hazard ditandatangani sebagai tanda terima. Seluruh
and Risk Assessment) atau aspek lingkungan dokumen asli baik dokumen lama maupun
dan bahaya kerja, Objective Factory dan yang baru kemudian disimpan oleh document
departemen di bidang QSHE (mutu, K3, dan controller. Document controller PT. NI-PF
akan menyimpan dan memelihara catatan tujuan organisasi serta sesuai dengan
yang ada di PT. Nestlé Indonesia Panjang sifat, skala, dan dampak dari aktifitas dan
Factory dengan cara: produknya terhadap lingkungan.
1. Menyimpannya pada tempat tertentu yang Kebijakan berisi komitmen
dapat menghindari catatan hilang atau perusahaan dalam memenuhi persyaratan
rusak. pelanggan, komitmen dalam mencegah
2. Menyimpan catatan sesuai masa pencemaran, serta komitmen dalam
penyimpanannya. Lama penyimpanan menjalankan peraturan, meliputi produk,
catatan ditulis pada master list catatan pada proses, K3, dan lingkungan, dan
masing-masing departemen. persyaratan lainnya. Kebijakan
Dasar penentuan masa simpan catatan adalah merupakan kerangka kerja perusahaan
persyaratan pemerintah, persyaratan dalam membuat sasaran, kemudian harus
pelanggan, dan pertimbangan internal. dilakukan tinjauan terhadap
Diagram alir pembuatan maupun revisi kesesuaiannya.
dokumen dapat dilihat pada Gambar 10. Manual adalah penjelasan dari
kebijakan, yaitu pedoman yang
Mulai menjelaskan mengenai penerapan IMS di
lingkungan pabrik. Manual berisi
administrasi, status revisi dan penjelasan
Susun/modifikasi dokumen revisi, pengendalian dokumen, prosedur
baru/Terima dokumen permintaan, profil perusahaan, riwayat
eksternal singkat, produk/jasa yang dihasilkan, dan
struktur organisasi. Manual dengan jelas
memaparkan pendekatan proses dan
Review Dokumen Baru obyektif proses, identifikasi aspek
penting lingkungan, identifikasi bahaya
kerja resiko tinggi, serta kebijakan
tidak pengendalian mutu, K3, dan lingkungan,
OK dengan menyertakan persyaratan dari
acuan standar ISO 9001, ISO 14001, dan
OHSAS 18001.
ya
Manual di PT. NI-PF dibuat oleh
Pendaftaran Dokumen MR yang kemudian disahkan oleh
Factory Manager (Chief Executief IMS).
Manual bersifat rahasia dan hanya
Penggandaan & Distribusi didistribusikan pada level Head of
Dokumen Department dalam bentuk salinan dan
harus telah bernomor serta distempel
“dokumen terkendali” setelah melalui
Penggunaan Dokumen persetujuan document controller. Manual
boleh didistribusikan pada pelanggan bila
secara komersial dipandang perlu atau
Selesai
apabila dituntut dalam persyaratan
kontrak. Semua distribusi eksternal harus
mendapat persetujuan dari MR. Salinan
Gambar 10. Diagram alir dalam membuat / yang didistribusikan kepada pelanggan
revisi prosedur / instruksi kerja/ termasuk ke dalam salinan tidak
form / checklist terkendali sehingga tidak dapat
diperbarui.
1. Kebijakan dan Manual
Kebijakan dan manual merupakan 2. Prosedur
dokumen level satu. Kebijakan adalah Prosedur merupakan dokumen
pernyataan mengenai komitmen level tiga yang berlaku umum dan
manajemen puncak PT. Nestlé Indonesia mengatur suatu aktivitas yang melibatkan
terhadap mutu, lingkungan, dan K3. lebih dari satu departemen. Prosedur
Kebijakan disahkan oleh President menjabarkan proses-proses/aktivitas-
Director Nestlé Indonesia. Kebijakan aktivitas utama yang ada di pabrik
yang dibuat harus sesuai dengan sifat dan Panjang dengan ruang lingkup antar
departemen. Prosedur yang dibuat harus oleh satu jabatan atau posisi dengan
memuat prosedur operasional secara rinci mempertimabangkan kecakapan personel
yang mendukung pernyataan kebijakan dan pengaruh aktivitas terhadap mutu.
dan ringkasan prosedur yang termuat Format yang digunakan berupa narasi
dalam manual. dan gambar/foto/video. Contoh instruksi
Prosedur dibuat oleh HOD, kerja yang belum terisi dapat dilihat pada
diperiksa oleh MR, dan disetujui oleh Lampiran 7.
FM. Dokumen ini bersifat rahasia khusus
internal Nestlé dan salinan dokumennya Tabel 4. Perbandingan Prosedur dengan
hanya dibagikan kepada HOD dan pihak- Instruksi Kerja
pihak yang terkait prosedur tersebut. Prosedur Instruksi Kerja
Format prosedur berupa narasi, diagram Secara rinci menjelaskan
Memberikan gambaran
tugas yang harus
alir, dan semi diagram alir. Format umum suatu proses.
dikerjakan.
prosedur PT. NI-PF dapat dilihat pada Biasanya membutuhkan
Biasanya dapat berdiri
Tabel 3. Contoh prosedur yang belum dokumen penunjang dalam
sendiri.
terisi dapat dilihat pada Lampiran 6. pelaksanaannya.
Digunakan oleh banyak
Digunakan oleh satu posisi
personel dari berbagai
Tabel 3. Format Prosedur PT. NI-PF di bagian tertentu.
bagian / posisi.
ISI FUNGSI
Title Menginformasikan tema aktivitas
yang dilakukan. Terdiri dari 4. Records / Catatan
klasifikasi dokumen, nomor Catatan adalah dokumen
dokumen, tanggal pengeluaran dan pendukung berjenis khusus, di PT. NI-PF
efektif dari dokumen. Terdapat pula disebut sebagai dokumen level 4. Pada
kolom tanda tangan yang terdiri
dari issued by, checked by, dan pelaksanaannya, dokumen level 4 ini
approved by. tidak hanya terdiri dari catatan (form dan
Applicable to Menginformasikan departemen checklist), tetapi juga terdiri dari standar,
yang terkait dalam penerapan Quality Monitoring Scheme (QMS),
prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan dari
EA/HIRA, job description, MSDS, dll.
penerapan prosedur. Catatan merupakan bukti implementasi
Scope Memberikan informasi mengenai sistem yang sesuai dengan persyaratan
tugas dan tanggung jawab bagi standar dan juga merupakan bentuk
pihak yang terkait terhadap
komunikasi antar departemen.
Reference Menginformasikan referensi yang
digunakan dalam penerapan Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di
prosedur. PT. NI-PF
Content Terdiri dari definisi/istilah yang Fungsi /
digunakan dalam prosedur, No. Prosedur WI Form
Departemen
rincian/langkah-langkah dalam 1 Secretary 3 - 6
pelaksanaan prosedur, dan catatan Safety Health
yang berhubungan dengan 2 13 18 22
Environment
pelaksanaan prosedur. 3 Quality Assurance 9 93 165
Safety aspects Menginformasikan mengenai 5 Production 1 160 136
aspek-aspek kesehatan dan Resource Planning
keselamatan yang dapat terjadi 6 5 28 18
Unit
sebagai akibat dari pelaksanaan
7 Application Group 1 13 8
prosedur.
8 Finance and Control 3 31 37
Environmental Menginformasikan mengenai
9 Human Resources - 9 94
aspects aspek-aspek lingkungan yang dapat
terjadi akibat dari pelaksanaan Industrial
10 - 3 11
prosedur. Performance
Related Menginformasikan mengenai 11 Engineering - 78 53
documents dokumen-dokumen yang berkaitan Jumlah 35 433 552
dengan prosedur, dapat berupa Note : Jumlah dapat berubah sewaktu-waktu.
working instruction, standar, SAP,
dll. Aspek pengendalian catatan adalah
identitas, penyimpanan, pemeliharaan,
3. Instruksi Kerja/Working instruction dan pemusnahan. Identitas terdiri dari
(WI) siapa yang membuat catatan dan kapan
WI adalah dokumen level tiga dibuatnya. Aspek penyimpanan terdiri
yang merupakan penjelasan rinci dari dari masa simpan, metode simpan,
pelaksanaan suatu aktivitas dalam metode indeks, lokasi penyimpanan,dan
prosedur yang pada umumnya dilakukan
tanggung jawab. Aspek pemeliharaan lolos sertifikasi, sebab apabila ditemukan satu
yaitu dapat dibaca, dapat ditelusuri, dapat saja major finding, maka auditor tidak dapat
diperoleh dengan mudah, sedangkan meloloskan auditee.
aspek pemusnahan terdiri atas metode Suatu temuan dikatakan minor apabila
pemusnahan dan status kerahasiaan. pasal-pasal dari ISO sudah diterapkan, namun
Contoh form dapat dilihat pada Lampiran pada kenyataannya tidak diterapkan secara
8, sedangkan perbandingan jumlah maksimal. Reoccurent minor atau temuan
dokumen PT. NI-PF dapat dilihat pada minor pada saat audit yang selanjutnya dapat
Tabel 5. berubah menjadi temuan mayor. Temuan
improvement berupa temuan yang dapat
Audit Internal langsung dilakukan continual improvement,
Ada dua tipe audit yang dibutuhkan misalnya ditemukan dokumen dengan nomor
dalam meregistrasi standar, yaitu audit oleh dokumen yang mengalami kesalahan
suatu badan sertifikasi eksternal yang biasa pengetikan atau ada dokumen yang belum
disebut sebagai audit eksternal, dan audit oleh diberi stempel. Temuan minor dan
staf internal yang telah di training untuk improvement ini tidak menyebabkan
mengaudit yang disebut sebagai audit kegagalan dalam sertifikasi, hanya saja semua
internal. Tujuannya adalah untuk meninjau temuan tersebut harus dilaporkan dalam
perbaikan proses, menguji bahwa sistem dokumen CAPA (Corrective and Preventive
berjalan dengan semestinya, mencari Action), begitu pula dengan temuan mayor,
perbaikan dan memperbaiki atau mencegah yang kemudian harus dilakukan continual
masalah-masalah yang teridentifikasi improvement. Dapat dikatakan bahwa yang
(Anonim, 2007). mampu menghambat bahkan menggagalkan
Teknik audit dapat dilakukan dengan sertifikasi bukan disebabkan oleh banyaknya
beberapa tahapan, yaitu rapat pembukaan temuan tetapi jenis temuannya. Waktu yang
audit, mengidentifikasi proses, mengaudit, dibutuhkan untuk memperbaiki setiap temuan
mengumpulkan dan memverifikasi informasi, berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis
temuan audit, pertemuan tim audit, rapat temuan dan tingkat keparahan temuan.
penutupan, pelaporan audit, Berikut ini adalah hasil temuan dari audit
mendokumentasikan ketidaksesuaian dan internal.
tindakan perbaikan. Tabel 6 menunjukkan temuan-temuan
Audit internal akan diaudit oleh auditor di departemen QA. Prosedur pengendalian
yang merupakan staf/karyawan PT. NI-PF dokumen eksternal tidak tersedia. Document
yang telah melaksanakan training audit controller merupakan penanggung jawab dari
internal dari kantor pusat. Audit internal di temuan ini. Tindakan perbaikan dan
PT. NI–PF dijadwalkan dimulai tanggal 15 pencegahan yang dilakukan adalah segera
Mei 2007. Namun pelaksanaannya harus mencetak dan mendistribusikan prosedur
diundur satu hari, yaitu pada tanggal 16 Mei pengendalian dokumen eksternal ke
2007. Keputusan ini diambil pada saat departemen yang bersangkutan. Temuan lain
opening meeting internal audit, para HOD yang berkaitan dengan dokumen adalah
menginginkan penjelasan rinci mengenai dokumen lama belum distempel ”obsolete”
penilaian audit serta hasil dari benchmarking dan beberapa form belum diregistrasi.
para IMS champion ke PT. Great Giant Tindakan perbaikan dan pencegahan yang
Pineapple. Oleh karena itu, jadwal internal harus dilakukan adalah memberi stempel lalu
audit pun sedikit mengalami perubahan, yaitu menarik semua dokumen lama dari line.
pelaksanaannya dimulai tanggal 16 Mei 2007 Tidak hanya itu, champions harus meregister
hingga 25 Mei 2007, dimana departemen dan memberi nomor semua form yang ada di
yang seharusnya diaudit pada tanggal 15 Mei areanya. Temuan-temuan ini mengacu pada
kemudian dipindahkan ke tanggal 25 Mei. klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO
Pada saat pelaksanaan audit internal, 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3
penilaian terhadap pemenuhan dokumen untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO 14001
adalah 100%, observasi 75%, dan interview dan OHSAS 18001.
75%. Temuan atau finding terdiri dari mayor, Hingga pada saat audit internal,
minor, dan improvement, dengan kategori departemen ini belum membuat jadwal untuk
temuan miss, hit, serta not applicable (NA). meninjau Key Performance Indicator (KPI).
Temuan mayor adalah ketika ada pasal-pasal Temuan ini mengacu pada ISO 9001 klausul
dari ISO yang tidak diterapkan oleh auditee. 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari
Temuan ini dapat menyebabkan auditee tidak HOD QA. Tindakan perbaikan dan
pencegahan yang harus dilakukan adalah ISO. n perbaikan
dan gunakan
segera membuat jadwal peninjauan KPI agar form yang
pelaksanaannya terjadwal. Temuan di sesuai
dengan ISO.
departemen QA yang cukup kritis adalah
belum adanya surat pengangkatan MR.
Sampai dengan tahap audit internal, surat Prosedur komunikasi internal yang
pengangkatan MR ini sedang dalam proses terdapat di departemen QA tidak
pembuatan. Persyaratan yang berkaitan mencantumkan aspek mutu. Hal ini mengacu
dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul pada klausul IMS mengenai komunikasi
5.5.2 mengenai wakil manajemen. Tindakan internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk ISO 9001
perbaikan dan pencegahannya adalah dan 4.4.3 untuk ISO 14001 dan OHSAS
membuat surat pengangkatan lalu 18001. Temuan ini merupakan tanggung
mensosialisasikannya. jawab dari document controller. Selain itu,
ditemukan pula ICP (Internal Control Plan)
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di yang tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal
Departemen QA dan tidak diberi label. ICP berfungsi untuk
Persyaratan Referensi Tindakan memonitor peralatan yang ada, khususnya
No
Temuan
ISO ISO OHSA Perbaikan alat-alat di departemen QA. Tindakan
. 900 1400 S dan
1 1 18001 Pencegahan
perbaikan dan pencegahan yang harus
Prosedur dilakukan adalah melakukan kalibrasi sesuai
Prosedur pengendalian dengan jadwal lalu memberi label pada alat
pengendalia dokumen
n dokumen 4.2. eksternal yang telah dikalibrasi. Temuan ini berkaitan
1 4.4.5 4.4.5
eksternal 3 segera dengan klausul 7.6 ISO 9001 mengenai
tidak dicetak dan
tersedia. didistribusik pengendalian sarana pemantauan dan
an. pengukuran.
Semua Pada dasarnya, departemen QA telah
dokumen
Dokumen melaksanakan continual improvement, hanya
lama diberi
lama belum 4.2.
2
distempel 3
4.4.5 4.4.5 tanda saja konsep dan laporannya tidak mengikuti
”obsolete”
”obsolete”.
dan ditarik persyaratan ISO, sehingga hal ini juga
dari line. menjadi suatu temuan. Temuan ini mengacu
Champions
harus
pada klausul IMS mengenai komunikasi
meregister internal, yaitu klausul 8.5.2 ISO 9001
Form belum 4.2. dan memberi mengenai tindakan perbaikan serta klausul
3 4.4.5 4.4.5
diregistrasi. 3 nomor
semua form 4.4.3 ISO 14001 dan OHSAS 18001
yang ada di mengenai ketidaksesuaian, tindakan
areanya.
Tidak
perbaikan dan pencegahan.
terdapat Tabel 7 merupakan temuan hasil audit
jadwal internal departemen Production
peninjauan 6.2. Buat jadwal
4 - - (Filling/Packing) dan Application Group.
Key 2 tinjauan KPI.
Performance Pada saat observasi, tidak terdapat dokumen
Indicator
(KPI). yang menjelaskan peraturan pengoperasian
Tidak ada
Buat surat alat angkat-angkut. Tidak tersedianya
pengangkata
5
surat 5.5.
- - n MR dan
dokumen yang menjelaskan peraturan forklift
pengangkata 2 menyebabkan operator forklift tidak
sosialisasika
n MR.
n. mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi
Prosedur
komunikasi
Cantumkan akibat mengoperasikan alat tersebut.
aspek mutu
internal
5.5. pada revisi Champion yang bertanggung jawab pada
6 belum 4.4.3 4.4.3
mencantumk
3 prosedur temuan ini harus membuat dokumen
komunikasi
an aspek
internal.
pengoperasian alat angkat-angkut beserta
mutu. dokumen pelatihannya. Selain itu, prosedur
Kalibrasi
ICP tidak keadaan darurat tidak pernah diuji coba secara
sesuai
dikalibrasi
sesuai
dengan teratur, tidak ada checklist atau record yang
jadwal dan
7 dengan 7.6 - -
beri label menyatakan bahwa prosedur tersebut telah
jadwal dan
tidak diberi
pada alat dilaksanakan dengan semestinya.. Kedua
yang telah
label.
dikalibrasi.
temuan ini berhubungan dengan ISO 14001
Konsep dan Gunakan dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.4.6
laporan tidak 8.5. persyaratan mengenai pengendalian operasional.
8 4.5.3 4.5.2
mengikuti 2 ISO dalam
persyaratan melaksanaka
Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Quality
Monitoring
Departemen F/P dan AG Scheme
Persyaratan Referensi (QMS)
Tindakan Perbarui
IS ISO OHSA belum 8.2.
No Perbaikan 10 - - QMS dan
Temuan O 1400 S ditandatanga 4
. dan distribusikan.
900 1 18001 ni dan
Pencegahan
1 belum
Tidak ada didistribusik
dokumen Buat an ke line.
yang dokumen Catatan
menjelaskan pengoperasia mutu hasil Selalu
1 peraturan - 4.4.6 4.4.6 n alat angkat- pemantauan ingatkan
pengoperasi angkut dan operator, SO,
an alat beserta pengukuran 8.2. dan FLM
angkat- pelatihannya. 11 - -
belum 4 untuk
angkut. ditandatanga menandatang
Prosedur ni oleh ani catatan
keadaan operator, mutu.
Perbarui
darurat tidak SO, FLM.
checklist dan
pernah diuji
report serta
coba secara
2 - 4.4.6 4.4.6 selalu Seperti departemen QA, di departemen
teratur
jalankan
(tidak ada ini juga tidak terdapat prosedur pengendalian
prosedur
checklist
atau
secara rutin. dokumen eksternal, masih terdapat dokumen
record). lama yang belum distempel ”obsolete”, serta
Prosedur
terdapat form yang belum diregistrasi.
pengendalia dokumen Temuan-temuan ini mengacu pada klausul
n dokumen 4.2. eksternal IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001
3 4.4.5 4.4.5
eksternal 3 segera
tidak dicetak dan dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk
tersedia. didistribusika ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO 14001 dan
n.
Semua OHSAS 18001. Dokumen baru yang telah
Dokumen
dokumen didistribusi pun masih berada di meja Shift
lama diberi
4
lama belum 4.2.
4.4.5 4.4.5 tanda
Operator (SO) Filling Packing. Letak
distempel 3 dokumen-dokumen baru tersebut kurang
”obsolete”
”obsolete”.
dan ditarik dapat diakses oleh karyawan lain. Champion
dari line.
Segera yang bertugas harus segera mendistribusikan
Dokumen /
WI masih 4.2.
distribusikan dokumen tersebut ke area yang bersangkutan.
5 4.4.5 4.4.5 dokumen ke
berada di 3
area yang
Klausul yang berkaitan dengan temuan ini
meja SO FP.
bersangkutan. tidak berbeda dengan klausul pada temuan
Tidak ada prosedur pengendalian dokumen eksternal di
CAPA Buat CAPA
untuk setiap untuk setiap atas.
5.4.
6
target
1
4.3.3 4.3.3 target objektif Selain itu, objektif, target dan program
objektif dan 4.5.3 4.5.2 dan program
program
8.3
yang tidak sudah ditetapkan baik secara corporate dan
yang tidak tercapai. departemental serta telah dipantau
tercapai.
Tidak ada
pencapaiannya secara teratur. Hanya saja
prosedur Buat prosedur tindakan perbaikan dan pencegahan untuk
pengendalia pengendalian objektif, target dan program yang tidak
7 n sisa - 4.4.6 4.4.6 sisa limbah
limbah (tinta) mesin tercapai belum dibuatkan. Klausul yang
(tinta) mesin coding. berkenaan dengan temuan ini adalah ISO
coding.
Champions
9001 klausul 5.4.1 dan 8.3, ISO 14001
harus klausul 4.3.3 dan 4.3.5, serta OHSAS 18001
meregister klausul 4.3.3 dan 4.5.2. Temuan juga
Beberapa
4.2. dan memberi
8 form belum 4.4.5 4.4.5 mengarah pada aktivitas yang memiliki aspek
3 nomor semua
diregistrasi.
form yang lingkungan penting namun tidak
ada di
areanya. diidentifikasikan. Hal ini ditemukan pada
Belum ada mesin coding S4 yang tidak memiliki
tagging / Buat label prosedur pengendalian sisa limbah (tinta).
label pada pada semua
alat / alat ukur dan Temuan mengacu pada ISO 14001 dan
9 instrumen 7.6 - - konsistensi OHSAS 18001 klausul 4.4.6. Tindakan
ukur dan dalam
tidak ada membuat perbaikan dan pencegahan yang harus
record hasil record. dilakukan adalah membuat prosedur
kalibrasi.
pengendalian sisa limbah (tinta) mesin
coding.
Sebagian besar peralatan/instrumen manajemen
.
ukur tidak diberi label kalibrasi. Tidak hanya
itu, hasil kalibrasi pun tidak dicatat dalam
suatu record. Persyaratan yang digunakan
adalah ISO 9001 klausul 7.6. Tindakan yang Belum ada
Buat jadwal
dan lakukan
harus dilakukan adalah membuat label pada 6
pengujian 7.4.
- - pengujian
terhadap 3
semua alat ukur dan selalu konsisten dalam supplier.
terhadap
membuat record. Quality Monitoring Scheme supplier.
Job title harus
(QMS) yang dibuat oleh QA belum segera
ditandatangani dan didistribusikan ke line. Job title
diperbarui dan
dikomunikasik
Temuan ini disebabkan pada saat distribusi 7 belum 5.0 4.4.1 4.4.1
an pada
diperbarui.
dokumen seluruh QMS belum selesai di- karyawan
yang
update oleh QA. Temuan lainnya adalah bersangkutan.
catatan mutu hasil pemantauan dan
pengukuran belum ditandatangani oleh Temuan-temuan di departemen
operator, SO, dan FLM (First Line Manager). Finance and Control (FICO) dapat dilihat
Catatan mutu adalah record berbentuk pada Tabel 8. Terdapat 50% responden tidak
berbentuk form yang kemudian mampu menjelaskan kebijakan QSHE pada
ditandatangani oleh operator, SO atau FLM. saat interview audit internal. Hal ini
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang dikarenakan kurangnya sosialisasi kebijakan
dapat dilakukan yaitu dengan selalu QSHE pada karyawan. Temuan ini menjadi
mengingatkan operator, SO, dan FLM untuk tanggung jawab HOD FICO. Persyaratan
menandatangani catatan mutu. Temuan QMS mengenai kebijakan yang berkenaan dengan
maupun catatan mutu mengacu pada klausul temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.3, ISO
8.2.4 di dalam ISO 9001. 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.2. Selain
itu, ditemukan pula status training matrix
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di yang belum diperbarui. Tindakan yang harus
Departemen FICO dilakukan terutama oleh champions yang
Persyaratan Referensi Tindakan
No ISO ISO OHSA Perbaikan berwenang adalah memperbarui training
Temuan
. 900 1400 S dan matrix lalu mengkomunikasikannya pada
Sebanyak
seluruh karyawan. Temuan ini mengacu pada
50% persyaratan ISO 14001 dan OHSAS 18001,
responden yaitu klausul 4.1 mengenai tugas, tanggung
Sosialisasikan
yang
kebijakan jawab dan wewenang.
diwawanca
1 5.3 4.2 4.2 QSHE kepada
ra tidak
seluruh Pengendalian dokumen yang dilakukan
dapat
menjelaska
anggota FICO. oleh departemen ini belum sesuai dengan
n kebijakan prosedur pengendalian dokumen. Temuan
QSHE.
Training
lainnya adalah prosedur pengendalian
matrix harus dokumen eksternal tidak terdapat di
Training segera departemen FICO. Kedua temuan ini
matrix diperbarui dan
2
belum
- 4.4.1 4.4.1
dikomunikasik berkaitan dengan klausul IMS mengenai
diperbarui. an pada pengendalian dokumen, yaitu klausul 4.2.3
seluruh
karyawan. pada ISO 9001 serta klausul 4.4.5 di dalam
Pengendali ISO 14001 dan OHSAS 18001. Selain itu,
an Pengendalian departemen ini belum melakukan penentuan
dokumen dokumen
belum harus interval terhadap pelaksanaan tinjauan
4.2.
3 sesuai 4.4.5 4.4.5 mengikuti manajemen sehingga hal ini pun menjadi
3
prosedur prosedur
pengendali pengendalian temuan. Dalam melaksanakan continual
an dokumen. improvement, HOD FICO harus segera
dokumen.
Tidak ada
menentukan interval waktu pelaksanaan
prosedur Buat prosedur tinjauan manajemen.
pengendali 4.2. pengendalian Auditor juga mendapati tidak adanya
4 4.4.5 4.4.5
an 3 dokumen
dokumen eksternal. dokumen audit terhadap supplier. Temuan ini
eksternal. berkaitan dengan klausul 7.4.3 di dalam ISO
Belum ada Tentukan 9001, yaitu mengenai verifikasi terhadap
penentuan interval waktu
5 interval 5.6 4.6 4.6 pelaksanaan produk. Karyawan yang bertanggung jawab
pelaksanaa tinjauan terhadap temuan ini harus segera membuat
n tinjauan manajemen.
jadwal dan melakukan pengujian terhadap
supplier. Terdapat pula job title yang belum drawing
untuk diberi
diperbarui. Pada saat audit ditemukan stempel
karyawan dengan jenis pekerjaan yang tidak terkendali
dan
sesuai dengan job title-nya. Job title yang ada melakukan
menyatakan jenis pekerjaan lama. Persyaratan record
yang berkaitan dengan temuan ini adalah ISO penyebaran
dokumen
9001 klausul 5.0 serta ISO 14001 dan tersebut.
OHSAS 18001 pada klausul 4.4.1. Tindakan
perbaikan dan pencegahan yang harus Selain itu, beberapa checklist, log
dilaksanakan adalah segera memperbaiki job book, dan log sheet juga belum diberi nomor.
title dan mengkomunikasikannya pada Agar continual improvement terlaksana
karyawan yang bersangkutan. dengan efektif maka champion harus
Daftar temuan di departemen meregister dan memberi nomor semua form
Engineering dapat dilihat pada Tabel 9. Tidak yang ada di areanya. Tidak hanya itu,
jauh berbeda dengan departemen lain, pada dokumen elektronik juga belum diregistrasi.
departemen ini juga terdapat dokumen lama Dokumen elektronik ini berupa program di
yang belum distempel “obsolete”. Sebagian dalam komputer, biasanya merupakan
dokumen lama tersebar dibeberapa bagian dokumen level 4. Penanggung jawab
departemen ini sehingga tidak terbawa pada pengendalian dokumen di engineering harus
saat penyerahan dokumen lama kepada melaporkan setiap technical drawing untuk
document controller. Tindakan perbaikan dan diberi stempel terkendali dan melakukan
pencegahan yang harus dilakukan adalah record penyebaran dokumen tersebut. Ketiga
semua dokumen lama di area engineering temuan tersebut mengacu pada klausul
dikumpulkan dan diserahkan kepada pengendalian dokumen, yaitu 4.2.3 di dalam
document controller untuk distempel dan ISO 9001 serta 4.4.5 di dalam ISO 14001 dan
disimpan. OHSAS 18001.
Temuan-temuan di departemen
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Resources Planning Unit (RPU) dapat dilihat
Departemen Engineering pada Tabel 10. Temuan pada departemen ini
Persyaratan Referensi Tindakan hampir sama dengan departemen
No ISO ISO OHSA Perbaikan
.
Temuan
900 1400 S dan Engineering, yaitu berupa temuan pada
1 1 18001 Pencegahan dokumen. Masih terdapat dokumen lama yang
belum distempel ”obsolete”. Selain itu, WI
Semua P3K masih berupa dokumen lama.
dokumen
lama di area Champions harus segera mengganti WI yang
engineering lama dengan yang baru sesuai dengan
Terdapat dikumpulka
dokumen n dan persyaratan IMS serta memberi tanda
1
lama yang 4.2.
4.4.5 4.4.5
diserahkan ”obsolete” pada semua dokumen lama dan
belum 3 kepada
distempel document
menariknya dari line. Kedua temuan ini
”obsolete”. controller berkaitan dengan persyaratan ISO 9001
untuk klausul 4.2.3 serta ISO 14001 dan OHSAS
distempel
dan 18001 pada klausul 4.4.5.
disimpan. Auditor juga menemukan QMS dalam
format lama di line. QMS yang ditemukan ini
Beberapa
Champion masih dalam keadaan update hanya saja
harus
checklist,
meregister
formatnya tidak sesuai dengan format IMS.
log book, Temuan ini menjadi tanggung jawab
dan
dan log 4.2.
2 4.4.5 4.4.5 memberi document controller. Oleh sebab itu,
sheet 3
nomor
belum
semua form document controller harus segera
diberi
nomor.
yang ada di memperbaiki QMS lalu mendistribusikannya
areanya.
kepada area-area yang bersangkutan.
Penanggung
jawab Persyaratan yang mengacu pada temuan ini
Dokumen
pengendalia adalah persyaratan ISO 9001 pada klausul
n dokumen 8.2.4, yaitu mengenai pemantauan dan
elektronik
4.2. di
3 belum 4.4.5 4.4.5 pengukuran produk.
3 engineering
diregistrasi
harus
.
melaporkan
setiap
technical
Tabel 10. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen RPU Ingatkan
Persyaratan Referensi Tindakan PIC/penangg
No ISO ISO Perbaikan Log book
Temuan OHSA ung jawab
. 900 1400 dan tidak diisi 7.5.
S 18001 2 - - untuk
1 1 Pencegahan secara 3
mengisi log
Terdapat Semua teratur.
book secara
dokumen dokumen konsisten.
lama yang lama diberi
4.2.
1 belum 4.4.5 4.4.5 tanda
3
distempel ”obsolete”
”obsolete” dan ditarik
. dari line. Champions
Ganti WI harus
WI untuk meregister
yang lama Beberapa
P3K masih 4.2. dan memberi
dengan yang 3 form belum 4.4.5 4.4.5
dalam 4.2. 3 nomor semua
2 4.4.5 4.4.5 baru sesuai diregistrasi.
bentuk 3 form yang
dengan
format ada di
persyaratan
lama. areanya.
IMS.
Ditemuka
Perbaiki
n QMS
QMS yang
dalam 8.2. Terdapat log
3 - - baru dan Ingatkan PIC
format 4 book yang
distribusika 7.5. untuk
lama di 4 tidak - -
n 3 menandatang
line. ditandatanga
ani log book.
ni.
Daftar temuan di departemen
Production (Manufacturing) dapat dilihat
pada Tabel 11. Seperti temuan di departemen Perlu Tambahkan
menambah persyaratan
QA, di departemen ini tidak ada prosedur persyaratan 7.2. dari
5 - -
pengendalian dokumen eksternal. Selain itu, pemerintah 1 pemerintah
dan dan
terdapat beberapa form belum diregistrasi. konsumen. konsumen.
Kedua temuan ini berkenaan dengan
persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 serta ISO
14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5. Job
Terdapat log book yang tidak diisi description
Segera
masing-
secara teratur. Champions harus masing
lengkapi job
6 5.0 4.4.1 4.4.1 description
mengingatkan PIC/penanggung jawab untuk karyawan
yang belum
baru
mengisi log book secara konsisten. Tidak mencapai
dicetak.
hanya itu, terdapat pula log book yang tidak 70%.
ditandatangani. Temuan-temuan ini mengacu
pada persyaratan ISO 9001 klausul 7.5.3, Buat surat
resmi
yaitu mengenai identifikasi dan mampu Belum ada
5.5. pengangkatan
7 sosialisasi 4.3.1 4.3.1
telusur. QMR.
2 QMR dan
sosialisasikan
.
Tabel 11. Daftar Ringkasan Temuan di
Departemen Production Prosedur
Cantumkan
komunikasi
(Manufacturing) internal
aspek mutu
5.5. pada revisi
Persyaratan Referensi 8 belum 4.4.3 4.4.3
Tindakan 3 prosedur
mencantumk
No IS ISO OHSA Perbaikan komunikasi
Temuan an aspek
. O 1400 S dan internal.
mutu.
1
Tidak ada Tidak

Buat prosedur
prosedur terdapat
4.2. pengendalian
1 pengendalia 4.4.5 4.4.5 rencana
3 dokumen
n dokumen peninjauan 6.2. Buat rencana
eksternal. 9 - -
eksternal. Key 2 tinjauan KPI.
Performanc
e Indicator
(KPI).
document controller untuk segera
QMS belum mencantumkan aspek mutu pada revisi
ditandatanga
ni dan 8.2.
Perbarui prosedur komunikasi internal.
10 - - QMS dan
belum 4
distribusikan.
Tidak hanya itu, departemen ini juga
didistribusik belum membuat jadwal untuk meninjau Key
an ke line.
Performance Indicator (KPI). Temuan ini
mengacu pada ISO 9001 klausul 6.2.2 dan
merupakan tanggung jawab dari HOD QA.
Belum ada
tagging / Buat label
Tindakan perbaikan dan pencegahan yang
label pada pada semua harus dilakukan adalah segera membuat
alat / alat ukur dan jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya
11 instrumen 7.6 - - konsistensi
ukur dan dalam terjadwal.
tidak ada membuat Temuan lainnya adalah QMS belum
record hasil record.
kalibrasi. ditandatangani dan belum didistribusikan ke
line, tidak terdapat tagging/label pada
alat/instrumen ukur dan tidak ada record hasil
kalibrasi serta daily tipping log book yang
Daily Ingatkan PIC tidak diisi secara teratur. Ketiga tmuan ini
tipping log untuk
12 book tidak
7.5.
- - memeriksa
berkenaan dengan persyaratan ISO 9001
3
diisi secara log book berturut-turut, yaitu klausul 8.2.4, 7.6 dan
teratur. secara teratur. 7.5.3. Tindakan perbaikan dan pencegahan
yang harus dilaksanakan adalah memperbarui
QMS dan mendistribusikannya, membuat
Berdasarkan temuan yang dilakukan label pada semua alat ukur dan konsistensi
oleh auditor, perusahaan ada baiknya perlu dalam membuat record serta selalu
menambah persyaratan pemerintah dan mengingatkan PIC untuk memeriksa log book
konsumen. Hal ini berkaitan dengan secara teratur.
persyaratan ISO 9001 klausul 7.2.1 mengenai
penentuan persyaratan produk. Selain itu, job DAFTAR PUSTAKA
description masing-masing karyawan di
departemen ini baru mencapai 70%. Hal ini Anonim. 2007. History of ISO 9000.
disebabkan job description tersebut hanya http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_9000.
sebagian yang sempat tercetak. Persyaratan [19 Juni 2000]
yang berkaitan dengan temuan ini adalah
persyaratan mengenai tanggung jawab Clarke, R.J., dan Macrae, R. 1989. Coffee
manajemen. Tindakan perbaikan yang Volume 2 : Technology. Elsevier
dilakukan adalah segera melengkapi job Applied Science. London.
description yang belum dicetak.
Beberapa temuan di departemen ini Nestlé. 2007. Kebijakan.
tidak berbeda dengan departemen lain. http://www.aoa.intranet.nestle.co.id.
Temuan yang serupa dengan departemen [28 Mei 2007]
Production Filling Packing adalah belum
adanya sosialisasi Quality Management Sivetz, M., dan Desrosier, N.W. 1979. Coffee
Representative (QMR). Tindakan utama yang Technology. AVI Publishing
harus dilaksanakan oleh champions adalah Company, Inc. Westport, Connecticut.
membuat surat resmi pengangkatan QMR dan
melakukan sosialisasi. Whitelaw, K. 2004. ISO 14001 :
Selain itu, terdapat pula temuan yang Environmental Systems Handbook
serupa dengan temuan di departemen QA, Second Edition. Elsevier Ltd., Great
yaitu prosedur komunikasi internal belum Britain.
mencantumkan aspek mutu serta tidak adanya
rencana peninjauan Key Performance
Indicator (KPI). Persyaratan yang berkaitan
dengan temuan komunikasi internal ada pada
klausul IMS mengenai komunikasi internal,
yaitu klausul 5.5.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.3
untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001.
Temuan ini merupakan tanggung jawab dari

F07 Ima

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

F07 Ima

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SKRIPSI

PENERAPAN INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, ISO

Nestlé sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan

Nestlé sebagai perusahaan besar senantiasa responsif terhadap tuntutan

PENERAPAN INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM (ISO 9001, ISO

Dilahirkan pada tanggal 5 Mei 1985

Tanggal lulus : 10 Agustus 2007

Dr. Ir. Adil Basuki Ahza, MS

Dr. Ir. Dahrul Syah, M.Sc

Penulis dilahirkan di Bandar Lampung, pada tanggal 5

Bogor, Agustus 2007

B.2. Berperan Aktif

B.3. Observasi Lapang

B.4. Studi Pustaka

A. SEJARAH DAN PERKEMBANGAN PERUSAHAAN

Good Food, Good Life merupakan slogan Nestlé yang menggambarkan

PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory berada di Provinsi Lampung.

PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory menggunakan struktur

Gambar 2. Struktur organisasi PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory

Karyawan PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory berjumlah kurang

E.2.1 Sumber Energi

E.3. Proses Produksi

Gambar 3. Skema proses tipping green coffee menuju silo.

Pada tahap ini biji kopi disangrai/diberikan panas yang berguna

b. Pembentukan warna dan tekstur.

Biji kopi sebelum penyangraian Biji kopi setelah penyangraian

Perubahan warna seiring dengan lamanya proses penyangraian

Gambar 4. Biji kopi sebelum dan sesudah disangrai

c. Extractability (kemampuan kopi untuk diekstrak)

E.3.5. Pengeringan Semprot (Spray Drying)

Fines coffee Agglomerated

Gambar 5. Contoh dan proses pembentukan aglomerat kopi instan

R&G Thin liquor Thick liquor

GC penyangraian ekstraksi evaporasi spray drying Instant coffee

E.3.5.3. Milling sugar

E.3.5.4. Weighing hopper

Tabel 2. Paten tipe aglomerasi kopi instan

Dua tipe mekanisme pengikatan antara partikel-partikel padat dalam

B. KEBIJAKAN PT. NESTLE INDONESIA – PANJANG FACTORY

C. INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

ISO 14001 ISO 14001

Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan

Dalam menjalankan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen

Gambar 8. Siklus PDCA IMS

Pelaksanaan IMS pada akhirnya berguna untuk memastikan hal-hal yang

D. DOKUMENTASI INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

Kebijakan dan Manual

Form, Standar, Job

Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. NI-PF

Selain itu, terdapat juga dokumen-dokumen pendukung, yaitu dokumen

Susun / modifikasi dokumen baru

Review Dokumen Baru

Penggandaan & Distribusi

1. Kebijakan dan Manual

Tabel 3. Format Prosedur PT. NI-PF

3. Instruksi Kerja/Working instruction (WI)

Tabel 4. Perbandingan Prosedur dengan Instruksi Kerja

Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di PT. NI-PF

Aspek pengendalian catatan adalah identitas, penyimpanan,

Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA

Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FICO

Temuan-temuan di departemen Finance and Control (FICO) dapat

Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering