SEKRETARIS PERUSAHAAN

8.1 Wewenang, Tugas, dan Tanggung jawab

Perusahaan public Indonesia wajib menunjuk sekretaris perusahaan dan perusahaan

memiliki persyaratan yang berdeda-beda dalam memilih sekretaris sesuai struktur perusahaan
masing-masing. CG code merekomendasikan jenis perusahaan yang perlu mempertahankan
sekretaris perusahaan, berikut beberapa jenis perusahaan tersebut adalah perusahaan milik
negara, perusahaan milik pemerintah provinsi atau daerah, perusahaan yang menghimpun dan
mengelola dana publik, perusahaan yang produk atau jasanya digunakan secara luas oleh publik,
dan perusahaan yang berdampak signifikan terhadap lingkungan. Selain itu, Komite Nasional
Tata Kelola memperkenalkan pedoman tentang sekretaris perusahaan yang berlaku untuk semua
perusahaan, serta kode tata kelola perusahaan khusus untuk bank yang memberikan rekomendasi
untuk peran sekretaris perusahaan di sektor perbankan.

Menurut CG Code, fungsi utama sekretaris perusahaan adalah untuk memastikan

komunikasi yang baik antara perusahaan dan pemangku kepentingan, serta menyediakan
informasi bagi pemangku kepentingan sesuai dengan kebutuhan mereka. OJK mewajibkan
sekretaris perusahaan emiten dan perusahaan publik di Indonesia untuk melaksanakan tugas
tambahan sebagai berikut:

 Menginformasikan dan memberi nasihat kepada Dewan Komisaris dan Direksi tentang
segala perubahan hukum / peraturan untuk memastikan kepatuhan terhadap Undang-
Undang Pasar Modal Indonesia dan peraturan pelaksanaannya.
 Memastikan pengungkapan informasi material perusahaan kepada publik, termasuk
menyediakan informasi tersebut di situs web perusahaan.
 Memastikan penyampaian laporan perusahaan ke OJK tepat waktu.
 Mempersiapkan, mengatur, dan mendokumentasikan RUPS serta semua rapat Dewan
Komisaris dan Direksi.
 Memfasilitasi program pelantikan anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang baru
terpilih.
  Menjaga kerahasiaan dokumen, data, dan informasi perusahaan, kecuali jika undang-
undang dan peraturan yang berlaku mengharuskan hal tersebut diungkapkan.
 Menyiapkan laporan berkala tentang pelaksanaan korporasi, fungsi sekretaris kepada
Direksi, dan memberikan tembusan kepada Dewan Komisaris minimal setahun sekali. Ini
harus mencakup rincian setiap program pendidikan dan pelatihan yang diikuti oleh
sekretaris perusahaan, untuk dimasukkan dalam laporan tahunan perusahaan.
 Bertindak sebagai penghubung antara perusahaan dengan pemegang saham dan
pemangku kepentingan.

Praktik terbaik internasional menyarankan bahwa AoA perusahaan atau dokumen internal
lainnya harus menjelaskan kewenangan sekretaris perusahaan secara rinci dan menetapkan
persyaratan untuk semua badan pengatur untuk membantu sekretaris perusahaan dalam
melaksanakan tugasnya. Berikut gambaran kewenangan sekretaris perusahaan:

1. Menyusun Kebijakan Tata Kelola

Sekretaris perusahaan memainkan peran penting dalam mengembangkan kebijakan dan
praktik tata kelola perusahaan, serta memantau kepatuhan terhadap kebijakan tersebut.
Dalam menjalankan fungsi ini, sekretaris perusahaan harus meninjau kebijakan
perusahaan secara teratur dan mengukurnya dengan praktik terbaik internasional,
memastikan untuk selalu mengikuti perkembangan terkini dalam tata kelola perusahaan,
termasuk setiap perubahan pada hukum dan peraturan nasional maupun internasional
yang relevan. Sekretaris perusahaan harus menyampaikan setiap pelanggaran kepada
Dewan Komisaris atau Direksi. Dengan meninjau kebijakan perusahaan secara teratur,
sekretaris perusahaan memastikan perusahaan mempertahankan standar tata kelola
perusahaan yang kuat.
2. Memberikan Bantuan Dalam Masalah Tata Kelola
Sekretaris perusahaan harus membantu komisaris dan direktur untuk menafsirkan hukum
dan peraturan terkait tata kelola perusahaan, termasuk aturan pencatatan, kode tata kelola
perusahaan, dan peraturan dan perkembangan internasional. Sekretaris juga harus
membantu perusahaan untuk memastikan memenuhi semua kewajiban keterbukaan
informasi dan mengikuti prosedur yang tepat untuk menyelenggarakan rapat RUPS,
Dewan Komisaris, dan Direksi. Dalam melakukan itu, peran sekretaris perusahaan adalah
 untuk memantau kepatuhan perusahaan terhadap semua hukum dan peraturan eksternal
yang relevan serta AoA dan peraturan internal. Sekretaris perusahaan tidak boleh,
memberikan nasihat hukum yang berada di luar ruang lingkup tugasnya. Oleh karena itu,
perusahaan harus dengan jelas menggambarkannya.

Tugas Sekretaris Perusahaan dari Penasihat Hukumnya.

Sekretaris perusahaan harus memberi tahu secara langsung komisaris utama dan / atau
direktur utama tentang potensi pelanggaran perusahaan dimana pelanggan tersebut
berupa:
 Dugaan tindakan ilegal atau kelalaian pejabat perusahaan atau karyawan
perusahaan lainnya dalam memenuhi tugas danhukumnya kewajiban
 Pelanggaran prosedur yang mengatur penyelenggaraan rapat RUPS, Dewan
Komisaris, dan Direksi, keterbukaan informasi, dan perlindungan hak pemegang
saham.
3. Memastikan Keterbukaan dan Transparansi Informasi
Sekretaris Perusahaan berperan penting dalam mendukung Direksi dan Direktur Utama
dalam memenuhi informasi masing-masing kewajiban keterbukaan, sesuai dengan
peraturan pasar modal Indonesia, antara lain dengan mengungkapkan informasi material
kepada seluruh pemegang saham dan calon investor. Sekretaris Perusahaan juga
membantu menjaga transparansi dalam prosedur perusahaan dan bertindak sebagai
penghubung antara Dewan Komisaris dan Direksi.
Gambar 17

Fungsi Sekretaris Perusahaan

Memastikan Memastikan akses

Mengesahkan
bahwa tidak terbatas
Salinan
perusahaan bagi semua
dokumen Menjamin
beroperasi sesuai pemegang saham
sebelum menyimpanan
dengan prosedur terhadap
diberikan dokumen
pemeliharaan dan informasi sesuai
kepada perusahaan
pengungkapan hukum dan
pemegang
informasi tentang peraturan yang
saham.
perusahaan. berlaku.
 4. Membantu Dalam Perlindungan Hak Pemegang Saham

Sekretaris perusahaan berperan penting dalam penyelenggaraan RUPS.

Gambar 18

Fungsi Sekretaris Perusahaan

Memastikan kepatuhan dengan prosedur pendaftaran RUPS.

Memberitahu pemegang saham RUPS.
Mendistribusikan materi selama RUPS.
Menjawab pertanyaan procedural selama RUPS dan menyelesaikan
perselisihan terkait dengan persiapan dan penyelanggaraan RUPS.
Mengumpulkan surat suara dan menyerahkannya ke komisi perhitungan.
Memastikan hasil pemungutan suara dan RUPS.
Mengkomunikasikan hasil RUPS kepada pemegang saham

Sekretaris perusahaan harus: 

 Memastikan perusahaan memperhatikan semua pemegang saham dan Petisi yang

diajukan. 
 Menyalurkan semua pertanyaan pemegang saham ke badan pengatur dan departemen
yang sesuai. 
 Menyelesaikan setiap konflik, terutama yang berkenaan dengan pemeliharaan daftar
pemegang saham, dengan segera dan adil.

Sekretaris perusahaan mencakup kerjasama aktif dengan pihak eksternal (seperti broker, dealer,
dan bank) yang diberi kewenangan untuk merealisasikan kegiatan tersebut. Sekretaris
perusahaan juga harus berkomunikasi dengan pemegang saham minoritas untuk memberi tahu
mereka tentang hak-hak mereka dalam konteks pengambilalihan. Sekretaris perusahaan juga
membantu menyelesaikan konflik perusahaan. Konflik perusahaan dapat timbul antara Dewan
Komisaris, Direksi, dan pemegang saham perusahaan. Jika demikian, sekretaris perusahaan harus
bertanggung jawab sebagai penghubung antara pihak yang berkonflik. Sekretaris perusahaan
juga harus memberi tahu presiden komisaris dan / atau presiden direktur tentang setiap konflik
yang ada atau potensi konflik sehingga ini dapat ditangani dengan tepat. Efektivitas perusahaan
dalam mencegah dan menyelesaikan konflik bergantung pada kapasitasnya untuk menanggapi
keluhan yang sah. Sekretaris perusahaan harus mendaftarkan pertanyaan, surat, dan tuntutan
yang diajukan oleh pemegang saham, dan meninjau, mencatat, dan mengirimkannya ke badan
pengatur yang memiliki kewenangan untuk menyelesaikan konflik. Sekretaris perusahaan juga
perlu secara berkala menindaklanjuti status pengaduan untuk memastikan pengaduan ditangani
sepenuhnya, dan diselesaikan atau ditolak sebagaimana mestinya.

5. Memfasilitasi Arus Informasi

Sesuai dengan CG Code, Sekretaris Perusahaan berperan penting dalam memberikan informasi
kepada Dewan Komisaris dan Direksi secara tepat waktu, teratur, dan lengkap untuk
melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Informasi tersebut biasanya
mencakup:

 Risalah rapat Dewan Komisaris dan Direksi

 Keputusan dan dokumen yang disetujui oleh Dewan Komisaris dan Direksi
 Risalah rapat dan laporan yang disiapkan oleh komite audit dan komite lainnya, audit
internal, dan auditor eksternal
 Dokumen keuangan

6. Menyelenggaran Rapat Dewan

Meskipun komisaris utama dan direktur utama bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan rapat Dewan Komisaris dan Direksi, sekretaris perusahaan menangani
semua urusan administrasi dan organisasi. Perusahaan dapat memilih untuk menetapkan
peran sekretaris perusahaan dalam menyelenggarakan rapat dewan di bawah peraturan
internal perusahaan. Tugas utama sekretaris dalam hal ini biasanya mencakup:
 Membantu komisaris utama / presiden direktur dalam mempersiapkan agenda
 Menyusun presentasi tentang masalah substantif dan prosedural yang sedang
dibahas.
 Menyiapkan brief untuk diskusi ruang rapat.
 Memberi pemberitahuan kepada dewan komisaris dan direksi rapat.
  Mendistribusikan dan mengumpulkan surat suara dan pendapat tertulis dari
komisaris / direksi yang tidak hadir secara fisik dalam rapat.
 Meneruskan surat suara dan pendapat tertulis kepada direktur utama / presiden
komisaris.
 Memastikan semua rapat mengikuti prosedur yang dipersyaratkan dalam ICL,
AoA, dan peraturan terkait lainnya, termasuk penyusunan, pendistribusian, dan
penyimpanan risalah dalam arsip perusahaan.

7. Memfasilitasi Program Induksi untuk Anggota Dewan Baru

Sekretaris perusahaan harus memberikan pengarahan kepada komisaris dan direktur yang
baru terpilih tentang:
 Prosedur perusahaan yang mengatur badan pengurus perusahaan.
 Struktur perusahaan e dan pejabat perusahaan.
 Peraturan internal perusahaan dan dokumen lainnya.
 Keputusan RUPS, Dewan Komisaris, dan Direksi yang berlaku.
 Informasi terkait lainnya yang diperlukan oleh komisaris / direksi untuk
pelaksanaan tugasnya dengan semestinya.

8.2 Kualifikasi

Saat memilih sekretaris perusahaan, Direksi harus menggunakan berbagai sumber untuk
menentukan persyaratan umum dan kriteria khusus yang akan digunakan dalam mengevaluasi
kandidat untuk posisi tersebut, seperti CG Code, peraturan terkait, AoA, dan peraturan internal.
Yang penting, sekretaris perusahaan juga haruslah orang dengan reputasi yang sempurna.
Perusahaan harus menghindari penunjukan individu dengan catatan kriminal atau yang telah
terkait dengan pelanggaran administratif yang signifikan. Praktik terbaik merekomendasikan
agar posisi ini diisi oleh karyawan yang berdedikasi dalam kapasitas penuh waktu. Perusahaan
besar mungkin merasa perlu untuk mendirikan kantor sekretaris perusahaan, yang dikelola oleh
beberapa pejabat. Penempatan staf tambahan mungkin berguna untuk perusahaan dengan jumlah
direktur, komisaris, dan pemegang saham yang besar. Jika perusahaan memutuskan untuk
mendirikan kantor sekretaris perusahaan, perusahaan mungkin ingin menentukan tanggung
jawab kantor tersebut dalam peraturan internal perusahaan atau dokumen lainnya. Di perusahaan
yang lebih kecil, penasihat hukum atau orang yang memegang posisi serupa dapat menjalankan
tugas sekretaris perusahaan. Namun, sekretaris perusahaan harus menyediakan waktu yang
cukup untuk tugasnya. Jabatan harus dibagikan hanya jika hal ini tidak menghalangi sekretaris
perusahaan untuk melaksanakan tugasnya secara efektif. OJK juga mengizinkan anggota Direksi
dari suatu perusahaan publik untuk merangkap jabatan sekretaris perusahaan.

Di Indonesia, OJK menetapkan persyaratan minimal sekretaris perusahaan yang berlaku bagi
perusahaan publik. OJK mewajibkan sekretaris perusahaan untuk:

 Mampu melakukan perbuatan hukum.

 Memiliki pengetahuan dan pemahaman di bidang hukum, keuangan, dan tata kelola
perusahaan.
 Memahami aktivitas bisnis perusahaan.
 Memiliki kemampuan berkomunikasi secara efektif.
 Berdomisili di Indonesia.

Selain itu, sekretaris perusahaan tidak boleh memegang posisi apapun di perusahaan publik
lainnya. Agar dapat selalu bertindak untuk kepentingan terbaik perusahaan, sekretaris perusahaan
harus dilindungi dari pengaruh yang tidak semestinya dari manajemen dan pihak lain. Sekretaris
perusahaan harus bertanggung jawab dan dikendalikan oleh Direksi.

Gambar 19 mengilustrasikan kualifikasi inti yang diperlukan untuk menjalankan peran sekretaris
perusahaan secara efektif.

Kualifikasi dan Keterampilan Sekretaris Perusahaan

Memahami hukum perusahaan dan sekuritas

Memiliki pemahaman dan keterampilam komunikasi yang baik
Berorientasi pada detail, fleksibel dan kreatif
Tahu bagaimana mengatasi pemikiran birokrasi di perusahaan
Memahami bisnis perusahaan
Memediasi dan mencapai consensus
Membaca sinyal atau situasi dan memberikan peringatan dini kepada
manajemen
 Intuitit dan peka terhadap apa yang direktur utama pikiran

8.3 Pengangkatan dan Pemberhentian

Peraturan internal perusahaan harus mengatur prosedur untuk mencalonkan dan

menunjuk sekretaris perusahaan. Direksi bertanggung jawab atas pengangkatan dan
pemberhentian sekretaris perusahaan. Idealnya, Direksi harus berkonsultasi dan menilai Dewan
Komisaris selama keseluruhan proses. Direksi harus membuat kerangka acuan terperinci, yang
dapat mencakup wewenang, tugas, dan tanggung jawab sekretaris perusahaan di luar yang
dipersyaratkan oleh undang-undang, masa jabatan sekretaris perusahaan, dan ketentuan terkait
lainnya. Selain itu, kontrak kerja sekretaris perusahaan harus secara tepat menentukan
remunerasi dan hak serta kewajiban lain yang berlaku untuk posisi tersebut. Sebelum
memutuskan kandidat yang tepat untuk mengisi peran sekretaris perusahaan, Direksi harus
memiliki semua informasi relevan yang diperlukan untuk menilai kualifikasi, pengalaman, dan
kualitas pribadi semua kandidat. Calon sekretaris perusahaan harus memberikan informasi yang
cukup kepada Direksi untuk mengevaluasi pencalonannya. Kandidat harus, setidaknya, diminta
untuk memberikan bukti tentang:

 Latar belakang pendidikan

 Pekerjaan di perusahaan lain
 Hubungan apa pun yang mereka miliki dengan orang terafiliasi atau mitra bisnis utama
perusahaan
 Jumlah dan jenis saham perusahaan yang mereka miliki, jika ada
 Pernyataan tidak dihukum atas tindak pidana atau pelanggaran administratif yang
signifikan
 Aspek dan keadaan lain yang dapat mempengaruhi kinerja sebagai sekretaris perusahaan,
sesuai dengan dokumen umum perusahaan dan permintaan khusus dari Direksi.

Informasi ini dapat dilengkapi dengan referensi pribadi dan wawancara dengan anggota Direksi
atau Dewan Komisaris, karena hubungan yang baik antara direksi, komisaris, dan sekretaris
perusahaan sangat penting dalam menjaga hubungan kerja yang efektif. Sekretaris Perusahaan
harus segera memberi tahu Direksi jika ada perubahan keadaan yang dapat mempengaruhi
kemampuannya untuk menjalankan peran tersebut.