perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN

BAHAN BAKU PADA PT TIGA PILAR
SEJAHTERA FOOD TBK

TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

ADHITIA CAHYO NUGROHO

F3308012

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA
comm2i0t 1to1 user

ii
commit to user

iii
commit to user

iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

MOTTO

”Hanya Engkaulah yang kami sembah, dan Hanya kepada Engkaulah kami meminta
pertolongan”.
(Surat Al-Fatihah ayat 5)

“Cukuplah Allah sebagai penolongku dan Allah sebaik-baik pelindung”

(H.R. Abu Dawud)

“Jangan pernah menengok ke belakang dan berkata seandainya dulu kulakukan”

(Jodi F. Solomon)

“Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali, tetapi jangan jadikan keterlambatan itu
suatu hal yang disengaja”
(penulis)

commit to user

v
 PERSEMBAHAN

 Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat-Nya, keberkahan

nikmat dan kekuasaan yang tidak dimiliki oleh
siapapun.

 Bapak, Ibu, Adik dan keluarga besarku tersayang.

 Semua dosen yang tiada henti memberi ilmu pengetahuan.

 Teman-teman yang banyak memberiku kenangan.

commit to user
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kehadirat Allah Subbhanahu Wa Taalla, Rabb semesta

alam yang tidak pernah menyia-nyiakan siapapun yang mengharapkan keridhaan-

Nya, dan tidak pernah menampikkan siapapun yang memanjatkan doa kepada-

Nya. Segala puji bagi-Nya, yang dengan segala taufiq dan pertolongan-Nya

semata, apapun wujud kepentingan pasti dapat dilaksanakan dengan sempurna.

Penyusunan tugas akhir dimaksudkan untuk memenuhi sebagian

persyaratan mencapai gelar Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi.

Penulis mengucapkan terima kasih yang tulus, sehubungan dengan selesainya

penyusunan tugas akhir ini kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan

baik langsung maupun tidak langsung, yaitu :

1. Bapak Prof. Dr. Ravik Karsidi, M.S. selaku Rektor Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S. selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Santoso T. H, M.Si., Ak selaku Ketua Program Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak selaku ketua Program Diploma

III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

c o m mi t t o u s er
5. Bapak Anis Widjajanto, S. E . , M . S i. , A k selaku Pembimbing
Akademik.
6. Bapak Drs. Subekti Djamaluddin, M.Si., Ak selaku Dosen Pembimbing

yang telah memberikan pengarahan dan bimbingan selama penyusunan

Tugas Akhir ini.

7. Bapak maupun Ibu Dosen, yang telah memberikan ilmu selama masa

perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

8. Seluruh staf dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

9. Bapak Baskoro Gumilar selaku Kepala Departemen Akuntansi yang telah

memberikan ijin kepada penulis untuk magang kerja di PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk.

10. Semua staf dan karyawan PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk yang telah

banyal membantu baik selama masa magang dan mencari informasi untuk

penyusunan Tugas Akhir ini.

11. Bapak dan Ibu tercinta, terima kasih atas kasih sayang, doa, semangat serta

dukungan baik berupa moral maupun material.

12. Adikku tersayang yang selalu mendukung dan mendoakan.

13. Bejo, Gilar, Harya, Juan, Fauzi, Yoyok, Ikhsan, Kamal, Abdul yang telah

meracuni penulis dengan tingkah konyol kalian, tak kan terganti dan susah

terulang kembali.

14. Rivan dan Koh Deksa yang telah memberikan tumpangan tidur di kos

kalian.
commit to user
 15. Teman-teman seperjuangan asal Sragen (Beny, Suryo, Ari).

16. Teman-teman DIII Akuntansi angkatan 2008 semoga selalu menjaga

silaturahmi kapan pun dimana pun, karena suatu saat apa yang telah kita

jalani bersama akan menjadi suatu kisah klasik untuk masa depan.

17. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir ini yang

tidak dapat kami sebutkan satu-persatu.

Penulis menyadari meskipun telah berusaha semaksimal mungkin dalam

menyelesaikan dan menyusun tugas akhir ini, akan tetapi karya ini masih jauh dari

sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang

membangun demi sempurnanya tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap

semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi akademi, perusahaan serta para pembaca

yang budiman.

Surakarta, 21 Juni 2011

Penulis

commit to user
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL.................................................................................................i

ABSTRAKSI...........................................................................................................ii

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING.....................................................iii

HALAMAN PENGESAHAN................................................................................iv

MOTTO...................................................................................................................v

PERSEMBAHAN...................................................................................................vi

KATA PENGANTAR...........................................................................................vii

DAFTAR ISI............................................................................................................x

DAFTAR TABEL................................................................................................xiii

DAFTAR GAMBAR............................................................................................xiv

DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................................xv

BAB I PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan............................................................1

1. Sejarah dan Perkembangan...........................................................1

2. Letak Geografis.............................................................................3

3. Tujuan Berdiri...............................................................................3

4. Visi dan Misi.................................................................................4

5. Ketenagakerjaan dan Kesejahteraan Sosial Karyawan..................5

commit to user
6. Persediaan......................................................................................7
 7. Struktur Organisasi........................................................................9

8. Deskripsi Jabatan.........................................................................11

B. Latar Belakang Masalah...................................................................16

C. Perumusan Masalah..........................................................................19

D. Tujuan Penelitian..............................................................................20

E. Manfaat Penelitian............................................................................20

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Tinjauan Pustaka..............................................................................22

1. Pengertian Sistem dan Prosedur...................................................22

2. Pengertian Sistem Akuntansi........................................................23

3. Pengertian bahan baku.................................................................24

4. Sistem Akuntansi Pembelian........................................................24

5. Sistem Pengendalian Intern..........................................................31

6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian

dengan Sistem Pengendalian Intern............................................35

B. Penyajian dan Analisis Data/Pembahasan.......................................40

1. Sistem Pembelian Bahan Baku pada

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk...............................................40

2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian

Bahan Baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk..................53

BAB III TEMUAN

A. Kelebihan..........................................................................................59

B. Kelemahan........................................................................................60
commit to user
BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan......................................................................................61

B. Rekomendasi....................................................................................62

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

commit to user
 DAFTAR TABEL

Halaman
II.1 Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan

Sistem Pengendalian Intern..........................................................................37

II.2 Kertas Kerja Evaluasi Sistem Pengendalain Intern

Terhadap Sistem Pembelian Bahan Baku pada

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk................................................................56

commit to user
 DAFTAR GAMBAR

Halaman
I.1 Struktur Organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk...............................10

II.1 Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku pada

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk................................................................47

commit to user
 DAFTAR LAMPIRAN

a. Surat Pernyataan

b. Surat Telah Melakukan Magang

c. Surat Order Pembelian

d. Surat Terima Barang

e. Kartu Stock Gudang

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

EVALUASI SISTEM PENGENDALAN INTERN PEMBELIAN BAHAN

BAKU PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK

Adhitia Cahyo
Nugroho F3308012

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk is located at Jalan Raya Grompol

Masaran Sragen Km 5.5. This company is a manufacturing company which is
engaged in the food industry, especially the noodles and vermicelli. The problems
would be discussed in this study is about the internal controls of the purchase of
raw materials at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. This study aims to find out
about the systems for the purchase of raw materials, then evaluate the strengths
and weaknesses of the system of internal control of raw material purchases.

The results of research some strengths and weaknesses in internal control

systems of raw material purchases PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. The strength
was found among other things: There have been separation of the functions
involved in the purchase of raw materials, the document has been authorized by
the competent authorities, documents which are used also have a printed serial
numbered, accounting records supported by source documents and supporting
documents, supplier is selected based on the letter of offering price from various
suppliers. The weakness in internal control is the warehouse do storage raw
material and receive the incoming raw material.

Based on the vulnerabilities found, the author gives advice that the receive
function and the warehouse function at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk should
be separated. The separation of that functions are to reduce the risk of fraudulent
to the quantity and the quality of raw materials received.

Keyword : the internal control system, raw material purchases

commit to user

ii
 ABSTRAKSI

EVALUASI SISTEM PENGENDALAN INTERN PEMBELIAN BAHAN

BAKU PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK

Adhitia Cahyo
Nugroho F3308012

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk terletak di Jalan Raya Grompol Masaran
Sragen Km 5,5. Perusahaan ini adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di
industri makanan, terutama mie dan bihun. Masalah akan dibahas dalam
penelitian ini adalah tentang sistem pengendalian internal pembelian bahan baku
di PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
tentang sistem untuk pembelian bahan baku, kemudian mengevaluasi kekuatan
dan kelemahan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku.

Hasil penelitian ditemukan beberapa kekuatan dan kelemahan dalam sistem

pengendalian intern pembelian bahan baku PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.
Kekuatan yang ditemukan antara lain: sudah adanya pemisahan fungsi yang
terlibat dalam pembelian bahan baku, dokumen telah diotorisasi oleh pihak yang
berwenang, dokumen yang digunakan juga bernomor urut tercetak, catatan
akuntansi didukung dengan dokumen sumber dan dokumen pendukung, pemasok
dipilih berdasarkan surat penawaran harga dari berbagai pemasok. Kelemahan
dalam sistem pengendalian intern adalah Bagian Gudang melakukan penyimpanan
bahan baku dan menerima bahan baku yang masuk

Berdasarkan kelemahan yang ditemukan, penulis memberikan saran

seharusnya fungsi penerimaan dan fungsi gudang di PT Tiga Pilar Sejahtera Food
Tbk dipisahkan. Pemisahan ini berfungsi untuk mengurangi risiko penipuan
terhadap kuantitas dan kualitas bahan baku yang diterima.

Kata Kunci: sistem pengendalian intern, pembelian bahan baku

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a1c.i
d

BAB I

PENDAHULUA

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah dan Perkembangan PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan suatu perusahaan

manufaktur yang bergerak dibidang pangan. Riwayat perusahaan ini

dimulai pada tahun 1959 ketika Tan Pia Soe merintis sebuah usaha

wiraswasta dengan nama perusahaan Bihun Cap Cangak Ular di Sukoharjo

Jawa Tengah untuk memproduksi bihun jagung. Proses produksi

dilaksanakan dengan peralatan yang sederhana. Namun, pada tahun 1978

pabrik mulai diserahkan pada generasi ke dua yaitu Priyo Hadi Susanto,

dengan pengelolaan yang lebih modern dan menggunakan mesin-mesin

produksi dari Taiwan. Keberadaan mesin-mesin produksi ini, sangat

berperan dalam mengembangkan kapasitas dan kualitas produk sehingga

secara langsung mampu meningkatkan keuntungan perusahaan. Sejak

saaat itu, perusahaan Bihun Cap Cagak Ular menjadi pemimpin pasar di

Jawa Tengah dan Jogjakarta.

Pada tahun 1992, generasi ke tiga di bawah pimpinan Joko

Mogoginto membawa pabrik sederhana ini menjadi Perseroan Terbatas

dengan nama PT Tiga Pilar Sejahtera yang berlokasi di Sukoharjo, Jawa

Tengah yang tidak hanya memproduksi bihun kering tetapi juga mie

c o m m i t to u s e r
kering. Dalam waktu sin g k at , P T T i g a Pilar Sejahtera
mampu meraih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a2c.i
d

posisi sebagai pemimpin pasar di Indonesia untuk mie kering dan bihun

kering.

PT Tiga Pilar Sejahtera membangun pabrik mie kering di

Karanganyar, Jawa Tengah pada tahun 1996. PT Tiga Pilar Sejahtera

mulai resmi berdiri tanggal 31 Mie 1999. Tahun 2000, PT Tiga Pilar

Sejahtera mulai membangun industri makanan terpadu seluas 25 hektar di

Desa Sepat, Masaran, Sragen, Jawa Tengah.

Pada tahun 2001, PT Tiga Pilar Sejahtera memindahkan unit

produksi mie kering ke kawasan industri makanan terpadu di Sragen dan

mulai memasuki bisnis consumer food product dengan membangun unit

mie instant yang produk dan pemasarannya mulai tahun 2002.

Tahun 2003, perusahaan mengubah nama dan anggaran dasarnya

menjadi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dengan kantor pusat di Alun

Graha Suite Tebet Jakarta Selatan. Pada tahun 2004, perusahaan

menambah jenis produk baru yaitu biskuit, dan menjalin kerjasama dengan

badan International Relief and Development dan World Food Programme

untuk memproduksi biskuit yang bertujuan memperbaiki gizi balita dan

anak sekolah dasar. PT Tiga Pilar Sejahtera unit produksi biskuit yang

berlokasi di Jalan Raya Solo-Sragen Km 7,7 Dagen, Karanganyar, Jawa

Tengah pada akhir tahun 2006 dipidahkan ke kawasan industri terpadu di

Kabupaten Sragen.

Kawasan industri terpadu PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk Sragen

terdiri dari empat unit, yaitu :

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a3c.i
d

a. Unit mie kering

b. Unit mie instant

c. Unit bihun kering

d. Unit biskuit

2. Letak Geografis PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Kantor pusat di Alun Graha Suite 110 Jalan Prof. Soepomo No 233

Tebet Jakarta Selatan. Kegiatan produksi dipusatkan di Jalan Grompol

Jambangan km 5,5 Sepat, Masaran, Sragen, Jawa Tengah.

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk ini menempati lahan seluas 25 Ha

2
dan bangunan seluas 9.072 m dengan enam bangunan utama yaitu empat

unit produksi, satu unit boiller, satu bangunan kantor utama. Batas

wilayah atau lokasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk yaitu:

a. Utara : Kelurahan Seketeng

b. Selatan : Jalan Raya Grompol

c. Barat : Desa Sepat

d. Timur : Kelurahan Seketeng

3. Tujuan Berdirinya PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Tujuan didirikannya PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah untuk

memenuhi permintaan pasar akan produk-produk makanan yang terus

tumbuh dan mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dengan

menghasilkan produk yang te r ba ik , d it e r ima oleh pasar dan

co m m it t o u s e r

berkualitas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a4c.i
d

4. Visi dan Misi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Visi dan misi yang diemban oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk,

antara lain sebagai berikut.

a. Visi dari PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah dapat menjadi

perusahaan makanan dan minuman lima besar di kawasan Asia

Tenggara pada tahun 2020.

b. Misi

1) Menyajikan produk makanan dan minuman dalam kemasan yang

berkualitas dengan harga terjangkau oleh setiap lapisan masyarakat

Indonesia.

2) Senantiasa berlandaskan falsafah dan nilai-nilai perusahaan yang

menjunjung tinggi pemuasan harapan pelanggan, dengan

mengandalkan pada penawaran produk yang inovatif, dan dengan

ketersediaan produk yang berkesinambungan.

3) Mengabdi untuk membangun sebuah organisasi kelas satu yang

secara konsisten memberikan nilai tambah kepada pelanggan,

return yang terbaik bagi pemegang saham, kesejahteraan dan

kesempatan berkarya seluas-luasnya bagi karyawan, menjunjung

tinggi dan patuh pada norma dan peraturan yang berlaku serta

menjadi warga yang bertanggung jawab ikut membangun

lingkungan yang tenteram.

commit to
user
5. Ketenagakerjaan dan Kesejahteraan Sosial Karyawan

a. Tenaga Kerja

Jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh PT Tiga Pilar Sejahtera

Food Tbk secara keseluruhan sekitar 2894 orang. Jumlah tersebut

terdiri dari karyawan kantor dan pabrik, di mana untuk karyawan laki-

laki 1094 orang dan karyawan perempuan sebanyak 1800 orang.

Waktu kerja biasa PT Tiga Pilar Sejahtera Tbk adalah selama 8 jam/

hari dan 48 jam seminggu atau 6 hari kerja, yaitu hari Senin sampai

Sabtu di mana hari Sabtu merupakan hari pendek. Adapun pembagian

jam kerja PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut.

1) Karyawan kantor

Hari Senin- Jumat 08.00 – 16.00 WIB sudah termasuk jam

istirahat Hari Sabtu jam 08.00 – 14.00 WIB tanpa waktu istirahat

2) Karyawan pabrik

Hari Senin- Jumat

Shift I : Jam 07.00 – 15.00 WIB dengan 1 jam istirahat

Shift II : Jam 15.00 – 23.00 WIB dengan 1 jam istirahat

Shift III : Jam 23.00 – 07.00 WIB dengan 1 jam

istirahat

Hari Sabtu

Shift I : Jam 07.00 – 12.00 WIB tanpa istirahat

Shift II : Jam 12.00 – 17.00 WIB tanpa istirahat

Shift III : Jam 17.00 – 22.00 WIB tanpa istirahat
 Sistem penggajian di PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah

setiap dua minggu dan setiap bulan. Sistem penggajian dua minggu

sekali diberikan kepada tenaga operator. Penggajian setiap bulan

diberikan kepada karyawan diatas tenaga operator seperti tenaga

produksi, asisten manager dan jabatan-jabatan lain diatasnya serta

perhitungan lembur sesuai dengan UU no 13 tahun 2003.

b. Hak dan Kewajiban

Perusahaan berhak melakukan pemindahan jabatan, perputaran

jam kerja dan mempromosikan tenaga kerja sesuai dengan ketentuan

yang berlaku. Sistem pembayaran upah karyawan dilakukan sesuai

dengan ketentuan pemerintah setampat atau (UMK).

Jaminan Sosial dan Ketenagakerjaan atau hak yang dapat

diperoleh karyawan meliputi kenaikan gaji, Tunjangan Hari Raya

(THR), uang santunan kecelakaan, santunan kematian bukan karena

kecelakaan kerja dan bantuan terhadap kelahiran atau kematian. Untuk

perawatan dan pengobatan karyawan perusahaan menyediakan

poliklinik 24 jam non stop dan bantuan biaya kaca mata. Perusahaan

juga menyediakan tempat atau sarana ibadah untuk pekerja muslim.

Koperasi karyawan serta bus karyawan yang siap untuk antar jemput.

Kewajiban dari karyawan yaitu karyawan wajib mengikuti

peraturan yang berlaku, wajib absent dengan kartu amano setiap

datang dan sebelum pulang kerja, semua karyawan wajib memakai

perlengkapan yang diperlukan seperti sebrak atau celemek, topi, dan

 masker. Larangan bagi karyawan antara lain berulang kali datang

terlambat ke tempat kerja, membawa makanan dan minuman ke dalam

tempat produksi, merokok, meninggalkan tempat kerja pada jam kerja,

menolak perintah yang layak dari atasan atau malas melakukan

pekerjaan, melalaikan kewajiban dan bekerja secara sembarangan atau

ceroboh sehingga mengakibatkan kerusakan alat atau mesin dan

lainnya. Sanksi terhadap pelanggaran dan tata tertib kerja adalah

beberapa kali teguran, SP1, SP2, SP3, Skorsing dan PHK.

6. Persediaan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

a. Persediaan bahan baku

Persediaan bahan baku yang digunakan dalam proses produksi di

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk antara lain :

1) Bahan baku tepung terdiri dari tepung terigu, tepung tapioka,

tepung mocaf, tepung gaplek, tepung beras dan tepung jagung.

2) Bumbu penyedap dan sauce.

3) Gula pasir, telur dan mentega.

b. Persediaan bahan penolong

Persediaan bahan penolong adalah bahan-bahan yang digunakan

dalam proses produksi yang dikenakan langsung terhadap bahan baku

yang sifatnya membantu proses produksi. Persediaan bahan penolong

yang digunakan dalam proses produksi di PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Tbk antara lain :

 1) Pottasium Carbonat, Natrium polipospat, Carboksil

Metil Celulosa.

2) Air, minyak goreng, tawas, air alkali.

3) Garam, soda kue, soda abu, amoniak, vanili, pewarna makanan.

c. Persediaan bahan pengemas

Persediaan bahan pengemas merupakan bahan yang ditambahkan

pada produk dan merupakan bagian dari produk akhir. Persediaan

bahan pengemas di PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah etiket

atau pembungkus, kotak karton dan selotif.

d. Persediaan barang dalam proses

Persediaan barang dalam proses dari PT Tiga Pilar Sejahtera

Food Tbk adalah seluruh hasil produksi yang belum dikemas.

e. Persediaan barang jadi

Persediaan barang jadi dari PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

adalah seluruh hasil produksi yang sudah dikemas. Terdapat dua

kategori produk yang dihasilkan, yaitu:

1) Consumer Food

Consumer Food adalah jenis produk yang tidak memerlukan

proses pengolahan lebih lanjut sebelum dikonsumsi (produk siap

santap). Consumer Food ditujukan langsung kepada konsumen

akhir. Produk-produk yang termasuk Consumer Food adalah:

a) Mie snack (Mie Kremez, Fetucini, Shorr)

b) Biskuit (Growie, Pio-pio, Pio Totolatoz)

 c) Mie instan (Manami, Kabayan)

d) Bihun instan (Bihunku, Papa Kare)

2) Industrial Food

Industrial Food adalah jenis produk yang masih memerlukan

proses pengolahan sebelum dikonsumsi. Industrial Food lebih

banyak ditujukan kepada para pedagang masakan olahan. Produk-

produk yang termasuk Industrial Food adalah:

a) Mie kering (Superior, Ayam 2 Telur, Filtra, Spider)

b) Bihun kering (Yumi, Superior, Filtra, Spider)

7. Struktur Organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Sturktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk mengelola

organisasi yang menunjukkan kerangka dan pola hubungan antara fungsi,

bagian dan posisi serta menjelaskan kedudukan, tugas, wewenang dan

tanggung jawab yang berbeda dalam aspek kerja, koordinasi, pengambilan

keputusan. Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

merupakan organisasi berbentuk lini atau garis. Adapun struktur organisasi

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dapat dilihat pada Gambar I.1.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a1
0c.id

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a1
1c.id

8. Deskripsi Jabatan PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT

Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk antara lain :

a. Presiden Direktur

Mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT Tiga

Pilar Sejahtera Food Tbk untuk :

1) Mendelegasikan wewenang kepada para direktur dan mengawasi

pelaksanaannya.

2) Bekerja sama dengan direktur dalam mengelola perusahaan.

3) Mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan.

4) Meminta laporan pertanggungjawaban direktur.

5) Memberi saran, nasehat, petunjuk, dan bimbingan pada direktur.

6) Bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya dan

juga atas informasi yang diturunkan pada direktur di bawahnya.

b. Direktur Finance

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk :

1) Mengawasi segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan

perusahaan.

2) Mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang keuangan.

3) Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan.

4) Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan

serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

commit to
user
c. Direktur Operasional

Bertugas mengkoordinasi, mengelola, mengawasi, mengarahkan

dan mengendalikan kelancaran proses produksi yang telah ditetapkan

serta kegiatan operasional lain yang telah ditetapkan.

d. Direktur HRD

Bertugas memonitoring pemenuhan kebutuhan atau kelebihan

manintenance dan pengelolaan administrsi sumber daya manusia.

e. Departemen Finance

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Bertugas menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang untuk

keperluan atau kepentingan perusahaan.

2) Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan perusahaan,

pembuatan laporan keuangan.

f. Departemen Accounting

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Melakukan pencatatan semua kegiatan atau transaksi kuangan

perusahaan.

2) Melakukan kegiatan dibidang pembukuan administrasi kuangan

perusahaan.

3) Bertanggung jawab terhadap masalah administrasi keuangan

perusahaan dan pembuatan laporan keuangan.

g. Departemen Information Technology

Menangani dan mengelola segala hal yang berhubungan dengan

teknologi informasi perusahaan.

h. Departemen Personil

Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar Sejahtera

Food Tbk untuk:

1) Menetukan jumlah dan mutu karyawan yang dibutuhkan dan

menyeleksi calon karyawan yang akan diterima.

2) Menentukan lama kerja dan besarnya gaji/upah bagi karyawan,

menangani cuti dan pemutusan hubungan kerja.

i. Departemen Organitation Development

Memberi motivasi kerja dan memberikan kesejahteraan, jaminan

sosial dan fasilitas yang dibutuhkan karyawan.

j. Departemen Office Jakarta

Menangani segala hal yang berhubungan dengan kantor marketing

yang ada di Jakarta.

k. Departemen General Affair

Menangani segala hal yang berhubungan akomodasi perusahaan dan

aset, seperti bus karyawan.

l. Departemen Produksi

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

 1) Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang

mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dalam

mencapai produksi yang telah ditargetkan.

2) Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang

mencakup unsur manusia, mesin, dan material yang menunjang hal

tersebut.

3) Berusaha mengembangkan produksi secara kualitas dan kuantitas

sesuai dengan perkembangan teknologi.

m. Departemen Teknik

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang

perencanaan teknik, produk, distribusi dan peralatan teknik.

2) Mengkoordinir dan mengendalikan pemeliharaan mesin-mesin

produksi.

3) Bertanggung jawab terhadap masalah pemeliharaan mesin-mesin

produksi.

n. Departemen Quality Control

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas produk dalam proses

produksi sampai dengan hasil jadi.

2) Bertanggung jawab atas hasil kerja pengawasan mutu.

o. Departemen Sales

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Menerima order dari distributor.

2) Memastikan jumlah barang jadi yang dikirim dengan order yang

diminta.

3) Bertanggungjawab atas penjualan yang dilakukan.

p. Departemen Marketing

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Mengatur dan mengadakan komunikasi dengan bagian produksi

untuk memberikan rencana produksi sesuai dengan permintaan.

2) Mengikuti perkembangan pasar yang secara langsung maupun

tidak langsung mempengaruhi penjualan.

3) Menjalankan tugas sehari-hari yang menyangkut masalah promosi

dan pemasaran.

4) Bertanggungjawab atas pemasaran produk perusahaan.

q. Departemen Purchasing

Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar Sejahtera

Food Tbk untuk:

1) Mengkoordinir pembelian bahan baku yang diperlukan perusahaan

serta pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

 2) Mengawasi barang-barang yang dibeli jika tidak sesuai dengan

pesanan baik kualitas maupun kuantitas serta harga yang telah

disepakati.

3) Mengatur dan menetapkan cara pembelian dan pengadaan bahan-

bahan yang diperlukan dalam proses produksi.

4) Menentukan atau memilih pemasok.

r. Departemen Delivery

Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan dibidang pengiriman

barang jadi ke pembeli dan pengiriman bahan baku yang dikembalikan

ke pemasok.

s. Departemen Logistik

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk untuk:

1) Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan

dengan penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan bahan baku,

bahan penolong dan barang jadi.

2) Memeriksa laporan persediaan gudang setiap saat.

3) Bertanggungjawab atas persediaan bahan baku, bahan penolong,

barang jadi yang disimpan.

B. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin modern, semakin

banyak pula perusahaan berkembang dalam berbagai bentuk dan jenis. Pada
umumnya tujuan dari berdirinya suatu perusahaan adalah untuk memperoleh

keuntungan yang sebesar-besarnya melalui kegiatan usaha yang dijalankan.

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, pengelolaan perusahaan harus

dilakukan dengan baik dan didukung dengan niat serta keuletan yang tangguh,

penetapan rencana harus tepat dan akurat. Koordinasi antar bagian juga sangat

diperlukan. Semua itu dilakukan untuk mengimbangi terjadinya persaingan di

dunia usaha saat ini, agar perusahaan dapat bertahan dan mampu mencapai

rencana dan tujuannya.

Perusahaan yang baik harus menerapkan sistem akuntansi yang

dijalankan dengan baik dan benar. Menurut Mulyadi (2001:3), sistem

akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, laporan yang dikoordinasikan

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan

oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dalam

pelaksanaan sistem akuntansi diperlukan sebuah sistem lain yang berfungsi

untuk mengendalikan keseluruhan sistem yang telah dibuat oleh manajemen,

yaitu sistem pengendalian intern.

Menurut Mulyadi (2001: 163), sistem pengendalian intern meliputi

struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk

menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen. Terdapat beberapa prinsip pengendalian intern, yaitu: (a) struktur

organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas; (b)

terdapat sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya; (c)

adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi; (d) adanya karyawan yang cakap sesuai dengan tanggung

jawabnya.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem

akuntansi berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern. Dengan adanya

sistem akuntansi yang di dalamnya dipertimbangkan aktivitas pengendalian

intern, maka kekayaan perusahaan dapat terlindungi dan informasi yang

dihasilkan akurat dan andal. Disamping itu, kegiatan perusahaan dapat

berjalan sesuai kebijakan yang telah ditetapkan.

Salah satu sistem akuntansi yang ada dalam perusahaan adalah sistem

akuntansi pembelian. Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam

perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Pembelian

dalam perusahaan manufaktur merupakan awal mula perusahaan tersebut

beroperasi. Dengan adanya pembelian bahan baku oleh perusahaan, maka

perusahaan tersebut dapat menjalankan kegiatan usahanya yaitu memproduksi

suatu barang.

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah salah satu dari perusahaan

manufaktur yang bergerak dalam bidang industri makanan khususnya mie dan

bihun. Bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi di PT Tiga

Pilar Sejahtera Food Tbk adalah tepung dengan berbagai jenis tepung, yaitu:

terigu, beras, tapioka, mocaf, gaplek dan sebagainya. Bahan baku berupa

tepung tersebut tidak diproduksi sendiri melainkan diperoleh dari pembelian

 pada perusahaan lain. Dari aktivitas pembelian bahan baku tersebut,

diperlukan suatu sistem pengendalian intern yang baik. Sistem pembelian

pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dalam hal penerimaan dan

penyimpanan barang dirangkap oleh Bagian Gudang. Hal ini sangat

memungkinkan terjadinya manipulasi atau tindak kecurangan yang dapat

merugikan perusahaan.

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis tertarik untuk

mendalami lebih lanjut mengenai pengendalian intern yang diterapkan dalam

sistem pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. Oleh

karena itu, dalam penulisan tugas akhir ini penulis mengambil judul

“EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN

BAHAN BAKU PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK”

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, perumusan masalah yang

penulis ambil adalah :

1. Bagaimanakah sistem pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera

Food Tbk?

2. Apakah terdapat kekuatan ataupun kelemahan sistem pengendalian intern

pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?

D. Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka

tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui tentang sistem pembelian bahan baku pada PT Tiga

Pilar Sejahtera Food Tbk.

2. Untuk mengetahui kekuatan ataupun kelemahan sistem pengendalian

intern pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.

E. Manfaat Penelitian

Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berbagai

pihak sebagai berikut:

1. Bagi Perusahaan

Dapat memberikan pertimbangan dan masukan bagi perusahaan

untuk lebih meningkatkan sistem akuntansinya serta dapat menanggulangi

kelemahan-kelemahan pada sistem pembelian bahan baku, demi

kelangsungan dan kemajuan perusahaan di masa yang akan datang.

2. Bagi Penulis

Merupakan sarana dan media untuk menerapkan ilmu yang telah

penulis peroleh di bangku kuliah. Penelitian ini juga dapat memotivasi

penulis untuk meningkatkan ilmu akuntansinya.

3. Bagi Pembaca

Dapat digunakan untuk menambah wawasan dan pengetahuan

pembaca serta sebagai bahan referensi tambahan untuk penelitian dimasa

yang akan datang dengan tema yang sejenis.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a22c
.id

BAB II

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

B. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Menurut Mulyadi (2001: 2) sistem pada dasarnya adalah:

“Sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya,

yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Sistem adalah jaringan yang terdiri dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
(Romney dan Steinbart 2003: 2).

Prosedur itu sendiri adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya

melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2001: 5).

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem

terdiri dari beberapa prosedur yang menyusunnya. Prosedur itu sendiri

merupakan urutan proses yang dilakukan beberapa orang dalam satu

bagian yang dibuat untuk melakukan transaksi intern perusahaan yang

terjadi secara rutin.

Sistem dan prosedur saling memiliki keterkaitan. Sistem yang baik

berakar dari baiknya prosedur yang membentuk sistem tersebut. Jika

prosedur yang membentuk sistem tersebut lemah maka akan membentuk

sistem yang lemah juga.

commit to user

22
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a2
3c.id

2. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2001: 3) sistem akuntansi adalah:

“organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi

sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”

Dari definisi tersebut, Mulyadi (2001: 3-5) membagi unsur sistem

akuntansi menjadi lima yaitu formulir, jurnal, buku besar, buku pembantu,

dan laporan. Adapun penjelasan mengenai unsur sistem akuntansi adalah

sebagai berikut.

a. Formulir

Merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

transaksi. Formulir sering juga disebut dokumen karena

mendokumentasikan peristiwa di atas secarik kertas, disebut media

karena formulir merupakan pencatat peristiwa yang terjadi dalam

organisasi ke dalam catatan.

b. Jurnal

Merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklarifikasikan, dan meringkas data keuangan serta data

lainnya.

c. Buku Besar

Terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas

data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam buku besar.

d. Buku Pembantu

Data keuangan di buku besar yang diperlukan perincian lebih

commit to
user
 lanjut, dapat dibuat buku pembantu yang terdiri dari rekening-rekening

pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening

tertentu dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat

berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan modal, laporan

arus kas, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan,

daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo

sediaan yang lambat penjualan. Laporan dapat berbentuk hasil cetak

komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

3. Pengertian Bahan Baku

Menurut Hanggana (2008: 13) bahan baku adalah:

“bahan yang menempel menjadi satu dengan barang jadi yang

mempunyai nilai relatif lebih tinggi dibandingkan nilai bahan yang
lain dalam pembuatan suatu barang jadi.”

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah

suatu bahan utama yang digunakan oleh perusahaan untuk membuat suatu

produk sehingga dapat menghasilkan barang jadi.

4. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian merupakan sistem yang digunakan

dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh

perusahaan (Mulyadi, 2001: 299). Dari pengertian tersebut, dapat

disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan

prosedur-prosedur pembelian yang mengantur cara-cara dalam melakukan

semua pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Sistem yang terbentuk terdiri dari beberapa unsur. Unsur yang

membentuk sistem pembelian yaitu:

a. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam transaksi pmbelian antara lain adalah

(Mulyadi, 2001: 299-300):

(1) Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang

bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai

dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

(2) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh

informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang

dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order

pembelian kepada pemasok yang dipilih.

(3) Fungsi Penerimaan

Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi

penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang

diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya

 barang tersebut diterima oleh perusahaan.

(4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian

adalah fungsi pencatat utang yang bertanggung jawab untuk

mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar

dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang

berfungsi sebagai catatan utang, atau menyelenggarakan kartu

utang sebagai buku pembantu utang serta fungsi pencatat

persediaan yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok

persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

b. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian

Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian,

yaitu (Mulyadi, 2001: 301-303):

(1) Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintan pembelian kepada

fungsi pembelian.

(2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat

pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok

yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh

 perusahaan.

(3) Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan

kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order

pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

(4) Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan

pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang

diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan

penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari

pemasok tersebut.

(5) Prosedur Pencatatan Utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)

dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan

dokumen sumber sebagai catatan utang.

(6) Prosedur Distribusi Pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari

transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.
c. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian

antara lain adalah (Mulyadi, 2001, 303-308):

(1) Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi

gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi

pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan

mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

(2) Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga

bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi

(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang

besar.

(3) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada

pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai

tembusan dengan fungsi sebagai berikut:

(a) Surat Order Pembelian

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order

pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order

resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

(b) Tembusan Pengakuan oleh Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada

 pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut

dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima

dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok

memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam

dokumen tersebut.

(c) Tembusan bagi Unit Peminta Barang

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta

pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

(d) Tembusan Tanggal Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi

pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan

sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika

barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

(e) Tembusan Pemasok

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi

pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk

mencari informasi mengenai pemasok.

(f) Tembusan Fungsi Penerimaan

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi

penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang

jenis, spesifikasi, mutu, kualitas, dan pemasoknya seperti yang

tercantum dalam dokumen tersebut.

 (g) Tembusan Fungsi Akuntansi

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi

akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban

yang timbul dari transaksi pembelian.

(4) Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk

menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah

memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang

tercantum dalam surat order pembelian.

(5) Surat Perubahan Order

Surat pemberitahuan resmi kepada pemasok untuk

memberitahukan perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan

dengan perubahan desain atau bisnis.

(6) Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar

pencatatan transaksi pembelian.

d. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah (Mulyadi, 2001: 308-310):

(1) Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

 transaksi pembelian adalah register kas keluar.

(2) Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

(3) Kartu Utang

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan

account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk

mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam

pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable

procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti

kas keluar yang belum dibayar.

(4) Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian kartu persediaan ini

digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

5. Sistem Pengendalian Intern

a. Pengertian sistem pengendalian intern

Menurut Mulyadi (2001, 163) sistem pengendalian intern adalah

struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan

keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong

dipatuhinya kebijakan manajemen.

 Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan tujuan yang hendak

dicapai dengan adanya pengendalian intern, yaitu: (a) menjaga

kekayaan perusahaan; (b) mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi; (c) terdapat efisiensi dalam pelaksanaan prosedur; dan (d)

mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

b. Unsur-unsur sistem pengendalian intern

Menurut Mulyadi (2001: 164) untuk dapat mencapai tujuan

pengendalian intern, perusahaan harus dapat menerapkan unsur pokok

pengendalian intern antra lain:

(1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work)

pembagian tugas tanggung jawab fungsional kepada unit-unit

organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam

organisasi didasarkan pada prinsip berikut.

(a) Harus dipisahkan fungsi operasi, penyimpanan dan fungsi

akuntansi.

(b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem

akuntansi pembelian, dua prinsip pokok sistem pengendalian intern

tersebut dijabarkan sebagai berikut:

 a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.

b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.

c) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan

barang.

d) Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau

lebih dari satu fungsi.

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan

dan biaya.

Tersedianya sistem yang mengatur pembagian wewenang

untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi sehingga atas

dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa dilaksanakan.

Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang

direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dalam

tingkat ketelitian dan keandalan (reliability) yang tinggi dan akan

menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai

kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi (Mulyadi,

2001: 166).

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam transaksi

pembelian menurut Mulyadi (2001: 314-316):

a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh kepala
fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai.
b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi.
 c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan
atau pejabat yang lebih tinggi.
d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat
yang lebih tinggi.
e) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung
yang lengkap.
f) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh
karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap

unit organisasi.

Menurut Mulyadi (2001: 317-318) cara yang ditempuh oleh

perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat dalam sistem

pembelian adalah:

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.

b) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari berbagai pemasok.
c) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan
jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian
dari fungsi pembelian.
d) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan
tembusan surat order pembelian.
e) Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut
diproses untuk dibayar.
f) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam
buku besar.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern

yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang

 kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi

sampai dengan batas minimum.

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat

dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut

oleh pekerjaannya. Untuk memperoleh karyawan yang

mempunyai kecakapan yang sesuai dengan tuntutan tanggung

jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan

analisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan

syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan

menduduki jabatan tersebut.

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengantuntutan pekerjaannya.

6. Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian

Intern

Sistem akuntansi pembelian merupakan jaringan prosedur yang

dirancang untuk menangani transaksi pembelian yang terjadi berulang-

ulang guna menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk

memudahkan pengelolaan prusahaan. Dalam pelaksanaaan sistem

akuntansi pembelian tersebut, diperlukan sistem lain yang berfungsi untuk

mengendalikan keseluruhan sistem yang dibuat oleh manajemen, yang

disebut dengan sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern

sendiri meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian

dan keandalan data akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan

manajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Beberapa prinsip yang harus diterapkan dalam sistem pengedalian

intern antara lain adalah : (a) struktur organisasi yang memisahkan

tanggung jawab fungsional secara tegas; (b) terdapat sistem wewenang

dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup

terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya; (c) adanya praktik yang

sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi; (d)

adanya karyawan yang cakap sesuai dengan tanggung jawabnya.

Berdasarkan uraian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem

akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem pengendalian intern.

Dengan adanya sistem akuntansi yang di dalamnya dipertimbangkan

aktivitas pengendalian intern, maka kekayaan perusahaan dapat

terlindungi dan informasi yang dihasilkan akurat dan andal. Disamping

itu, kegiatan perusahaan dapat berjalan sesuai kebijakan yang telah

ditetapkan.

Tabel berikut ini adalah hubungan dari sistem akuntansi pembelian

dengan sistem pengendalian intern.

 Tabel II.I

Hubungan Sistem Akuntansi Pembelian dengan Sistem Pengendalian Intern

(1) (1) (2) (3) (.«)

Tahapan Fungsi Dohumen Aktii’itas Pengendalian Saleh Saji 1'otensial *)
Prosedur
Pcrmintaan Fungsi ¿cudang Stunt permintaan Otorisasi umum dan Terjadi pemhel ian fikti1’atau
Pcmbelian berianggungjawab untuk pembelian khusus untuk barang yang barang dapat diminta untuk
iiiengajukan per in i ntaaaii akan dibcli. tuj tiari atau kiiafllllas yant
pembelian sesuai dengan posisi tidak scmestiny a.
pcrsediaan yang ada di gudang.
Dilakukan oleh Bagian Gudang.

Pemilihan Fungsi l•emhclian bertanggung Surat Pcnan’aran Harga Setiap pencntuan pemasok Pembelian barang dengan
Pernasok dan jau’ab untuk mcmperolch harus didasarkan jauaban harga i=ang lebih tinggi dari
Penawaran informasi mengenai harga barang penau-aran harga dari haTga normal.
Harga dan merientukan pernasok yang pernasok.
dipilih dalam pengadaan bnranc.
Dilakukdn oleh Bagian
Pembelian.

Pembuatan Fungsi ment belt an bertanggunp•
Surat Order jaeabuntuLrncige!uaLanorder
Pembelian pumhelian k€padup rnusok
yang dipilih. Dilakukan olch
Ragian Pembelian.
Surat order pembelian Setiap order pcmbelian Pembelian dapat terjadi
harus didasarkan pada dengan tujuan yang tidak
surat permintaan semcslin 'n.
peinbelian yang telah
diotorisasi.
Peneriniaan Fungsi l'cnerirnaan beriangpung
I3arang jaw ab nielak ukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu. dan
kuantitas barang yang d i terima
dari peniasok. Dilakukan olch
l3agian Pcncrimaan.
Penj irn pan an Funpsi (ludang bertanggung
barang jaw’ab untuk rnenyimpan barang
yang tc Wah diterima olch fungsi
pcnerirnaan. Dilakukan oleh
l3agian Gudanp.
Pcncatatan l“iing.st Ak untansi benangpung
uai’ utang jaw ’ah untuk mc ncatat transaksi
penibel ian ke dalam rem ster
bukti kas keluar dan untuk
inenyelenggarakan arsip
dokumen sumber j and bcrfungsi
seba ai catatan Milan
Laptiran Penerimaan Setiap pencrimaan barang Barang yank diterima
Barung harus terdapat surat order keniuiigkinan tidak dipesan
pcmhe lian x’anp telah sebc[umnya.
di OtOrl sasi.
Perusahaan kemungkinan
Fungsi pcncrimaan inenerirna barang yang
menphitunp. menginspeksi rusak. kuantitasnya salah.
dan mcrnbandingkan salah jenisnya. salah
bdrang yang diterima barang.
dengan surat order
pcmbelian.
Tanda ’I“eririia Barang Setiap kali terjadi Fungsi GudangUapat
pens erahan barang dari memungkiri te i ah
fungsi penerimaan ke mcnyimpan barung yang
fungsi gudang. harus dlbel i.
didokiimentasikan ke
dalam Tanda I erima
WIdH k-““
But ti Kas Kci Setiap pencatatan harus Bukti Kas Keluar dapat
dilandasi dokumen sumber tidak tcreatat.
Buku Kas keiuar dan
Jokumcn pendukuny \-ang Bukli Kas Kcluar dicatat
lengkap. dalam akiin yang salam.
 mcnyclcnbgarakan buku
pembantu titans. Fungsi ini
dijalankan oleh Bagian
.4kuntansi.

Pcncatatan
F’ungsi Akuntansi bertangguii g Kart u Persediaan Setiap pencatatan Keirungk inan
persediaan
_i arab untuk mencatat k uantilas didasarkan pada lapor‹in ketidakcocokan pencalatan
dan haFgif QOkok haranp yang peneriinaan barang. kuantita5 dan harga pt›kok
disimpan di gudang. Fungsi ini baran¿v.
dijaJankan olch Bagian
.4kuntansi.
* ) A kan terjadi jika (4) tidak dipertimbanpkan dalam sisiem akuniansi.
Sistem akuntansi terdiri (I ). (2) dan (3)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a4
0c.id

B. Penyajian dan Analisis Data

1. Sistem Pembelian Bahan Baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

a. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian bahan baku pada PT

Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut.

1) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertugas untuk mengajukan permintaan pembelian

sesuai posisi persediaan yang ada di gudang dan menyimpan

barang yang diterima. Dalam hal ini fungsi gudang dilaksanakan

oleh Bagian Gudang.

2) Fungsi Pembelian

Fungsi ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan

pemesanan dan pembelian bahan baku dari pemasok. Fungsi

pembelian dilaksanakan oleh Bagian Purchasing Bahan Baku.

3) Fungsi Penerimaan

Fungsi ini memiliki tanggung jawab untuk menerima dan

memeriksa jenis, mutu dan jumlah barang yang dikirim oleh

pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan. Fungsi ini dilakukan oleh Bagian

Gudang.

4) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab melakukan pencatatan

transaksi yang terkait dengan pembelian bahan baku. Pencatatan

commit to
user
 yang dilakukan yaitu pencatatan ke dalam jurnal, pencatatan utang

ke dalam kartu utang, pencatatan persediaan ke dalam kartu

persediaan. Fungsi ini dijalankan oleh Bagian Accounting Account

Payable dan Bagian Accounting Account Inventory.

b. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku

pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut.

1) Surat Permintaan Pembelian

Dokumen yang dibuat oleh Bagian Gudang untuk meminta

Bagian Purchasing Bahan Baku melakukan pembelian bahan baku

dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tercantum dalam surat

tersebut.

2) Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Purchasing Bahan Baku

untuk melakukan negosiasi mengenai harga yang ditawarkan oleh

pemasok dan harga yang diinginkan oleh perusahaan.

3) Surat Penawaran Harga

Dokumen ini merupakan surat balasan dari pemasok atas

permintaan penawaran harga yang dikirim Bagian Purchasing

Bahan Baku. Dokumen ini berisi penawaran harga dari pemasok

mengenai jenis harga bahan baku yang diminta.

4) Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan memesan barang kepada pemasok

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a4
2c.id

yang telah dipilih, dokumen ini diotorisasi oleh Bagian Purchasing

Bahan Baku dan Presiden Direktur.

5) Surat Jalan

Surat jalan dibuat oleh pihak pemasok sebagai surat

pengantar adanya pengiriman barang. Surat ini berisi nama, jumlah

dan keterangan barang yang dikirim, nama pembawa barang, dan

nomor polisi kendaraan yang mengantar barang tersebut. Barang

tidak akan diterima jika tidak disertai surat jalan.

6) Surat Terima Barang

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan Surat Order

Pembelian.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pembelian

bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai

berikut.

1) Jurnal Pembelian

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian bahan baku.

2) Kartu Utang

Merupakan buku pembantu yang digunakan untuk mencatat

utang kepada pemasok. Catatan ini dibuat oleh Bagian Accounting

Account Payable.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a4
3c.id

3) Kartu Persediaan

Catatan ini dibuat oleh Bagian Accounting Account Inventory

untuk mencatat penambahan dan pengurangan jumlah masing-

masing persediaan.

4) Kartu Stock Gudang

Catatan ini dibuat oleh Bagian Gudang yang berisi saldo

persediaan dan ditempel pada persediaan tersebut.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan

baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut.

1) Prosedur Permintaan Pembelian

a) Dalam prosedur ini, Bagian Gudang mengajukan permintaan

pembelian kepada Bagian Purchasing Bahan Baku dengan

membuat surat permintaan pembelian ketika melihat kondisi

persediaan bahan baku yang hampir mencapai titik pengisian

kembali yang telah ditentukan oleh manajemen.

b) Setelah itu Bagian Gudang menyerahkan surat permintaan

pembelian lembar pertama ke Bagian Purchasing Bahan Baku

dan lembar kedua diarsip permanen di Bagian Gudang.

2) Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

a) Bagian Purchasing Bahan Baku menerima surat permintaan

pembelian dari Bagian Gudang sebagai dasar pembuatan surat

permintaan penawaran harga.

commit to
user
 b) Surat permintaan penawaran harga kemudian dikirim ke

pemasok untuk mendapatkan surat penawaran dari pemasok.

Kemudian Bagian Purchasing Bahan Baku melakukan

perbandingan harga untuk menentukan pemasok mana yang

akan dipilih perusahaan, biasanya telah memiliki beberapa

pemasok langganan yang telah dipercaya.

3) Prosedur Order Pembelian

Setelah menentukan pemasok, Bagian Purchasing Bahan

Baku segera membuat surat order pembelian sebanyak empat

lembar yang diotorisasi oleh fungsi pembelian dan presiden

direktur, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai order

resmi yang dikeluarkan perusahaan, lembar kedua dikirim kepada

Bagian Accounting sebagai salah satu dasar untuk mencatat

kewajiban yang timbul dari transksi pembelian, lembar ketiga

dikirim kepada Bagian Gudang yang menunjukkan bahwa barang

yang dimintanya telah dipesan dan lembar keempat diarsip Bagian

Purchasing Bahan Baku.

4) Prosedur Penerimaan Barang

a) Bagian Gudang menerima bahan baku beserta surat jalan dari

pemasok.

b) Bagian Gudang memeriksa bahan baku yang diterima, apakah

jenis dan kuantitas telah sesuai seperti yang ada dalam dokumen

surat order pembelian untuk menentukan dapat tidaknya barang

 tersebut diterima.

c) Setelah sesuai seperti yang dipesan, kemudian menandatangani

surat jalan dan dibuatkan dokumen surat terima barang rangkap

empat, lembar pertama dikirim kepada pemasok sebagai bukti

bahwa barang yang dikirim telah diterima, lembar kedua

dikirim kepada Bagian Purchasing Bahan Baku sebagai bukti

bahwa barang telah diterima Bagian Gudang, lembar ketiga

dikirim kepada Bagian Accounting sebagai salah satu dasar

untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian

dan lembar keempat diarsip permanen di Bagian Gudang.

5) Prosedur Penyimpanan Barang

Setelah barang diterima, Bagian Gudang kemudian

menyimpan barang yang diterima dan mencatatnya dalam kartu

stock gudang.

6) Prosedur Pencatatan Utang

a) Bagian Accounting Account Payable memeriksa dokumen-

dokumen yang diterima dari transaksi pembelian yaitu surat

order pembelian, surat terima barang dan faktur dari pemasok.

b) Setelah dokumen-dokumen sesuai, Bagian Accounting Account

Payable segera mencatat ke dalam jurnal pembelian dan kartu

utang.

c) Kemudian Bagian Accounting Account Payable menyerahkan

Surat Terima Barang ke Bagian Accounting Account Inventory.

 7) Prosedur Pencatatan Persediaan

Bagian Accounting Account Inventory menerima Surat

Terima Barang dan mencatat harga pokok persediaan barang yang

dibeli ke dalam kartu persediaan.

e. Bagan Alir

Bagan alir sistem pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk nampak pada Gambar II.1

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a4
7c.id

Bagian Gudang

Mulai

Membuat surat permintaan pembelian

Pada saat
reorder point

Diotorisasi Ka.Dep Logistik

2
Surat1
Permintaan Pembelian

Gambar II.1
Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku pada
c o m m i t to u s er
PT Tiga P i la r S e ja ht e ra Food Tbk
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a4
8c.id

Bagian Gudang (Lanjutan)

Dari
4 pemasok 7
Bersama dengan
menerima
barang
Surat Jalan 2
2
SOP 3 SOP 3
Surat 4
Surat Terima
Jalan Barang

Memeriksa
barang yang
dikirim
Kartu
Stock N
Gudang

cocok Tidak cocok

Tanda tangan
Konfirmasi
surat jalan dan
ke bagian
membuat surat
purchasing
terima barang

SOP 3
Menunggu perintah
4 untuk melakukan retur
3
2
STB
2
Surat Jalan Keterangan:
SOP SOP = Surat Order Pembelian
STB = Surat Terima Barang

Dikirim ke
pemasok 5 6 7

Gambar II.1
Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku pada
PT Tiga Pilar
SceojamhmteirtatoFouosedrTbk (Lanjutan)
 Bagian Purchasing Bahan Baku

1
2

Surat 1
Permintaan SPP 1
Pembel ian Surat
Penawaran
Harga

Membuat surat
permintaaan
penawaran harga

Membuat surat
order pembelian

SPP
Surat1 Diotorisasi
Permintaaan Pres.Dir
Penawaran Harga

Dikirim ke SPP
pemasok SPH
SPP 1 4
Surat
3
Penawaran
Diterima dari Harga 2
pemasok SOP 1

Membuat
3 4
perbandingan
harga Pemasok

1
SPP
Surat
Penawaran
Harga
Keterangan:
SPP = Surat
2 Permintaaan
Pembelian
SPH = Surat Penawaran Harga
SOP = Surat Order Pembelian
 Bagian Purchasing Bahan Baku (Lanjutan)

Dari pemasok
5

Surat Terima Barang2 Faktu r

Memeriksa faktur

Faktu r

7
 Bagian Accounting Account Payable

3 6 7

SOP 2 Surat Terima Barang

3 Faktur

Membandingkan faktur dari pemasok dengan STB dan SOP

Mencatat dalan jurnal pembelian dan kartu utang

STB3
Faktur
SOP4

Jurnal Pembelian

Sampai dengan faktur jatuh tempo

Kartu Utang
T

Keterangan:
SOP = Surat Order Pembelian
STB = Surat Terima Barang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a5
2c.id

Bagian Accounting Account Inventory

STB 4

Kartu
Persediaan
N

Selesai

Keterangan:
STB = Surat Terima Barang

Gambar II.1
Bagan Alir Sistem Pembelian Bahan Baku pada
c o m m it to u s e r
PT Tiga Pilar S e j ah te ra F o o d Tbk
(Lanjutan)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a5
3c.id

2. Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Pembelian Bahan Baku pada

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional

1) Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan.

Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan

pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.

2) Fungsi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi

Pemisahan kedua fungsi tersebut dimaksudkan untuk

menjaga kekayaan perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan

data akuntansi serta untuk mengurangi risiko kecurangan.

3) Fungsi penerimaan belum terpisah dari fungsi gudang.

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk kedua fungsi tersebut

masih dirangkap oleh Bagian Gudang. Perangkapan fungsi tersebut

memungkinkan terjadinya manipulasi bahan baku yang diterima.

4) Transaksi pembelian bahan baku dilakukan oleh lebih dari satu

fungsi.

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk transaksi pembelian

bahan baku sudah dijalankan oleh lebih dari satu fungsi. Dengan

dilakukannya suatu transaksi oleh lebih dari satu fungsi, maka akan

mempermudah terciptanya internal check.

commit to
user
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Pada sistem pembelian PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk, sistem

pengendalian intern mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

telah dilakukan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari:

1) Surat Permintaan Pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang dan

Kepala Departemen Logistik.

2) Surat Order Pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian dan

Presiden Direktur.

3) Surat Terima Barang diotorisasi oleh fungsi gudang.

4) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada faktur dari pemasok

yang didukung dengan Surat Order Pembelian dan Surat Terima

Barang.

c. Praktik yang Sehat

Perusahaan telah melakukan praktik yang sehat, yaitu:

1) Penggunaan dokumen sudah bernomor urut tercetak.

2) Pemasok telah dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga

bersaing dari berbagai pemasok yang telah dikirim oleh fungsi

pembelian sebelumnya.

3) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh Bagian Gudang jika

bagian ini telah menerima Surat Order Pembelian dari Bagian

Purchasing Bahan Baku.

4) Bagian Gudang memeriksa barang yang diterima dengan cara

menghitung dan meneliti barang tersebut, membandingkannya

 dengan Surat Order Pembelian dan Surat Jalan agar perusahaan

dapat memperoleh barang sesuai dengan yang dipesan.

5) Merekonsiliasi catatan utang secara periodik. Kartu utang

dicocokkan dengan rekening utang dalam buku besar.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk, karyawan yang

kompeten diperoleh dengan cara menyeleksi calon karyawan

berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

Tabel berikut adalah gambaran mengenai hubungan sistem akuntansi

dan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku yang terdapat pada

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.


Kertas Kerja Penilaian Kehuatan/Kelemahan Sistem Penpendalian Intern
Penn belian Bahan Baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk
]ahapxn
Fungsi
P rosedur
I’ermintaan Bagian Gudang mengajtikan
Pembel lan permintuaan pembelian sesuai
dengan posisi persedioan yang
ada dan kuantitas yang
diperlukan.
Pemilihan Fungsi I•cmbelian beriaiiggung
I’einasoL dan jaw ab untuk memperolrh
I•enau’aran informasi mengenai harga bahan
Harga baku dan menentukan pcmasok
yan3 dipil ih dale pcngadaan
bahan baku.
Dilakukan oleh Bagian
Purc’hu. ing )3ahan Baku.
Tabel 11.2
Aktix’itas Pengendalian KehuatanfKelemahan
Dokumen/Catatan
Intern Sistem l’engcnda lian Intern
Surat Permintaan Otorisasi dari Kepala Sudah terdapat otorisasi
Penibel ian Depanemen Lop•istik khusus dalam pengajuan
untuk bnrang yang akan pemiintaan pembelian bahan
dibeli. buku. sehingga dapat
menguranpi risiko terjadinya
kecurangan.
(kekuatan SPI)
Sutat Penal aran Setiap penentuan pemasok Pemasok dipilih berdasarkan
Harga yang dipilih dalam surat penawaran harga.
pengadaan bahan baku sehingga, pcmbclian Bahan
harus didasarkan jaw'aban baku dengan harga yang lebih
penawaran liargd dari tinggi dari harga normal dapat
pcmasok. dihindari.
(k ekuatan SPI)
Pps Fungsi Pembelian bertanggung
bualan aisab untuk nicngeluai’kan order
Surat Ordcr pembelian bahan baku kepada
Pen pcmasok yang dipi lih. flilakukan
hthan olch Bagian Purchus my Ralian
Baku.
Fungsi Penerimaan bertanggung
jawab melakukan pciiieriksaan
Peneriniaan terhadap jenis, mutu. d‹in
Barang kuantitils barang yang diterima
dari pemasok. Fungsi ini
dirangk ap oich Bagian i rudang.
fungsi Gudang bertanggung
jawab unttik irienyimpan baran}i
yang telah ditcrima oleh fungsi
barans penerimaan. I'unusl ini
dirangkap oleh I3agian Gudang.
Surat Order Setiap order peinhelian
Pcmbelian bahan baru harus
didasarkan pada Surat
Permintaan Pcmbelian
yane telah diotorisasi.
I.aporan Pencrimaan $ctiap pcnerimann b‹vranp
Raran¿a harus terdapat Surat Ordcr
l•embelian yang telah
diotorisasi.
Fungsi pcnerimnan
melakukan cek fisik
tc•rhadap barang yang
diterima dan
discsuaikan dengan
Surat Order l*embcllan.
Setiap kali ter i a di
r enambahan j timlah
persediaan bahan bhku
karena penyerahan barang
dari fungsi penerimaan ke
fun¿nsi gudang. harus
dicatai dalam Kartu .Srrr I
Peru be1 ian hanya dilakukan
berdasarkan Surat Permintaan
Peru be1 ian yang sudah
diotorisasi. sehingga
menguran¿• i kemungkinan
kecurangan.
(kekuatan SPI)
Dengan adanya Surat Ortier
Pcmbelian. dapat mengurangi
risiko kesalahan dalam
pengecekan men¿aenai jenis,
mutu dan kuanlitas barang
yang dibeli.
(kekuatan SPI)
Fungsi penerimaaii dan fungsi
gudang di rangkap oleh Rapian
Gudnng. that ini dapat
mengakibatkan kccurangan
atau manipulasi data bahan
baku yang diterima.
(keleiiiahan SPI)
Pencatatan l-iingsi Akuntans i bertanggun¿a
utang jawab untuk mencatat iransaksi
peinbel ian dan
mcnyclcnugarakan kartti utunp
scbapai buku pcmbantu utang.
Dilakukan oleh Bagian
.4c ‹iiintiiiy Nc'c'r›iin/ /’o)'‹iñ/r.
Fakttir dari peinasok Setiap pencatataii utang
dan Eartu U tang harus berdasarkan pada
I aktur dari pemasok. Sural
(Order Pcnibclian dan Surat
l‘erima Ilaran¿9,
Pc-ncatatan hanya dilaksanakan
oleh bagian yang bee enang
yailu A‹'t’ounling .4‹counl
Pay!uhle dan ham d
firdasarkan Dokumen sumber
dan dokunicn pendukung
schingpa catalan akuntansi
yang dihasilkan akiirat dan
lerpercaya,
(kekuatan SPI)

Pcncatatan iaaii yang dibeli

kc dalam Setiap
kartii
pcncatat
persediaan.
Fungsi
Dilakukan anolch
Akuntansi
bertanggung I3apian didasark
aning
A c“‹’auriI pada
,
Kartu 4r‹’ntinl Surat
Perscdiaan Inventory.’l’erima
pcrscdlaan Barang.

jawab untuk
mencatat harga
p
o
k
o
k

F
c
r
s
e
d
Pencatatan hanya dilaksanakan d ilkan
oleh bagian yang berwenang i akurat
yaitu .4 c-e’ounling .4c c'r›Riif h dan
lns•eniory dan berdasarkan Surat tcrperc
’1 erima Rar‹ing, sehingga a aya.
Cdtatan akuntansi y’ang s (kekuatan SPI)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.a59d
c.i

BAB III

TEMUAN

Dari hasil penelitian dan evaluasi yang telah penulis lakukan, maka penulis

dapat mengemukakan kelebihan dan kelemahan yang ada dalam sistem

pengendalian intern pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Tbk.

A. Kelebihan

1. Sudah terdapat pemisahan fungsi, yaitu fungsi pembelian terpisah dengan

fungsi penerimaan dan fungsi pembelian terpisah dengan fungsi akuntansi.

Pemisahan fungsi tersebut, akan menghasilkan data akuntansi yang dapat

dipercaya dan mengurangi risiko kecurangan di dalam perusahaan.

2. Sudah ada otorisasi oleh pihak yang berwenang terhadap dokumen yang

digunakan dalam transaksi pembelian bahan baku.

3. Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian bahan baku sudah

bernomor urut tercetak, sehingga setiap penggunaannya dapat

dipertanggungjawabkan.

4. Pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didukung oleh dokumen

sumber dan dokumen pendukung. Hal ini dapat memperkuat keandalan

catatan akuntansi.

5. Pemasok sudah dipilih berdasarkan surat penawaran harga bersaing dari

berbagai pemasok, sehingga mengurangi risiko pembelian bahan baku

dengan harga diatas harga normal.

commit to user

59
perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.a60c.id

B. Kelemahan

1. Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk masih terdapat perangkapan fungi

yang dilakukan Bagian Gudang, dimana Bagian Gudang merangkap

fungsi penerimaan dan fungsi gudang. Perangkapan fungsi tersebut

memungkinkan terjadinya manipulasi atau tindak kecurangan oleh Bagian

Gudang terhadap kuantitas atau kualitas bahan baku yang diterima. Hal ini

dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns. d
a 61

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan evaluasi dan temuan yang telah penulis kemukakan pada

bab-bab sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem

pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk sudah cukup

baik dan didukung dengan adanya sistem pengendalian intern yang kuat. Hal

tersebut terbukti dengan adanya unsur-unsur pengendalian intern, yaitu:

1. Sudah adanya struktur organisasi yang memisahkan tugas dan

tanggungjawab fungsional, sehingga satu fungsi dijalankan oleh satu

bagian saja, meskipun masih terdapat perangkapan fungsi yaitu pada

fungsi penerimaan an fungsi gudang yang dirangkap oleh Bagian Gudang.

2. Sudah terlaksananya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang

dapat memberikan keamanan terhadap kekayaan perusahaan.

3. Praktek yang sehat pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk juga sudah

terlaksana dengan baik.

4. Karyawan yang terlibat dalam transaksi pembelian sudah memiliki

kemampuan dan mutu yang sesuai dengan tanggungjawab pekerjaannya.

commit to user

61
perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.a62c.id

B. Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan dalam pembahasan sebelumnya, penulis

memberikan rekomendasi yang berhubungan dengan sistem pengendalian

intern terhadap pembelian bahan baku pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Tbk. Rekomendasi yang dapat penulis berikan adalah:

1. Sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan

fungsi gudang yang dirangkap oleh Bagian Gudang pada PT Tiga Pilar

Sejahtera Food Tbk. Pemisahan fungsi penerimaan dan fungsi gudang

tersebut untuk mengurangi risiko terjadinya manipulasi atau tindak

kecurangan oleh Bagian Gudang terhadap kuantitas atau kualitas bahan

baku yang diterima.

commit to
user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns. id
a63

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ke Tiga. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B dan Steinbart, Paul John. 2003. Sistem Informasi

Akuntansi. Edisi Ke Sembilan. Jakarta: Salemba Empat.

Hanggana, Sri. 2008. Modul Akuntansi Biaya. Surakarta: Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

commit to
user