BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Kuliah Kerja Mahasiswa merupakan bentuk salah satu tri dharma

perguruan tinggi yaitu pengabdian kepada masyarakat, Program ini

dilakukan mahasiswa perguruan tinggi. Dengan adanya program ini

mahasiswa diharapkan mampu menempatkan diri dan memberi motivasi

kepada masyarakat didalam penerapan pengetahuan yang diterima melalui

bangku perkuliahan serta mahasiswa dapat memperoleh pengetahuan dan

pengalaman tentang fenomena yang terjadi pada masyarakat dewasa ini.

Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi Pendidikan, Penelitian

dan pengabdian pada masyarakat merupakan satu kesatuan yang utuh dan

tidak dapat dipisahkan. Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM) merupakan suatu

kegiatan yang sudah diprogramkan oleh suatu lembaga perguruan tinggi.

Dengan demikian Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM) merupakan

implementasi darisalah satu amanat Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu

Pengabdian pada Masyarakat serta (KKM) memiliki manfaat dan tujuan

yang sangat besar bagi kelangsungan kehidupan masyarakat,sehingga

program Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM) akan mendapatkan pengetahuan

serta pengalaman langsung yang diperoleh mahasiswa selama mengikuti

proses Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM) Tersebut.

Disamping itu Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM) dapat memberikan

kontribusi yang nyata bagi masyarakat dalam berbagai bidang ilmu, seperti

bidang sosial, budaya, bidang keagamaan maupun dalam bidang-bidang

1
 2

yang lain sehingga program Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM) dapat

menyentuh langsung kepada masyarakat serta membantu program

pemerintah daerah.

1.2 Tujuan penulisan

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah dirumuskan

sebelumnya, maka tujuan penulisan ini adalah :

1. Untuk mengetahui pelayanan kepegawaian pada dinas PU sumber daya

air kab. Malang

2. Untuk mengetahui kondisi kepegawaian di Dinas PU Sumber Daya Air

Kab. Malang

1.3 Manfaat penulisan

Adapun manfaat dalam penulisan laporan KKM ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat bagi Mahasiswa

a. Sebagai aplikasi ilmu yang diperoleh selama menempuh pendidikan

perkuliahan

b. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan tugas kuliah kerja

mahasiswa jurusan manajemen sumber daya manusia.

2. Bagi Dinas PU sumber daya air

a. Sebagai sarana informasi tentang lingkungan kerja dan kinerja

karyawan di lingkungan Dinas PU sumber daya air, agar dapat

menjadi perhatian pimpinan dan pengambil kebijakan.

 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Deskripsi Teori

Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika

serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel

management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan

menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik

dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.

Administrasi Kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru

dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari tenaga

kerja itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum (Felix

A. Nigro,1963:36).

Sehubungan dengan perumusan tersebut, maka fungsi-fungsi atau kegiatan-

kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi :

1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program

kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap

pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.

2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil

dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.

3. Penarikan tenaga kerja yang baik

4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang

cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.

3
 4

5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan

pegawai, memotivasi semangat kerja dan mempersiapkan mereka untuk

kenaikan pangkat.

6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan

meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap.

7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai

dengan adanya sistem jabatan, di mana pegawai-pegawai yang baik

ditempatkan pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya,

sehingga mereka dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.

8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia

9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta

disiplin pegawai

Sementara itu Glenn O Stahl, merumuskan administrasi kepegawaian sebagai

keseluruhan yang berhubungan dengan sumber-sumber manusia dari organisasi

(1962:15). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan dalam administrasi

kepegawaian menurut Stahl meliputi :

1. Penentuan yurisdiksi

2. Pengusahaan tenaga kerja

3. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar dari calon-calon

yang lulus dalam ujian

4. Pengurusan sistem sertifikasi dan penggunaan dari daftar calon-calon

yang lulus ujian, pengurusan masa percobaan dan prosedur-prosedur

penempatan kembali dalam jabatan-jabatan lama

5. Pembuatan standar-standar untuk penggolongan tugas-tugas jabatan

 5

6. Pengurusan daftar-daftar pembayaran

7. Penentuan kebijaksanaan yang luas dan prosedur yang distandarisasi

tentang hal-hal seperti masa percobaan, pemindahan dan kenaikan

pangkat, kehadiran dan cuti, tingkah laku dan disiplin, pemberhentian

dan keluhan-keluhan

8. Pengembangan petunjuk dan informasi serta mendorong praktik yang

terbaik dalam pengawasan, program-program, kesehatan dan keamanan,

penilaian prestasi kerja, lingkungan kerja, rekreasi, dan latihan jabatan.

9. Penyelenggaraan riset kepegawaian

10. Penyelenggaraan latihan jabatan

11. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai

12. Pemeliharaan rencana yang membangun mengenai hubungan masyarakat

13. Pemberian saran-saran mengenai manajemen kepegawaian dan

perbaikan kebijaksanaan secara berkala kepada pimpinan atasan

Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara

adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala

persoalan mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-

kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi :

1. Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan

2. Recruitment, ujian-ujian dan penempatan

3. Training

4. Promosi dan transfer

5. Penggajian

6. Employee counselling
 6

7. Personnel relations

8. Disiplin dan moral

9. Catatan kepegawaian

Paul Pigors dan Charles A. Myers serta Thomas G Spates berpendapat

bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang

cara-cara mengorganisasi dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian

rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya

dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya

sendiri dan golongannya. Disamping itu untuk perusahaan, di mana mereka

merupakan bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan

hasil yang optimum (1961:12)

Kalau kita perhatikan rumusan di atas, nampak bahwa perumusan tersebut

ditekankan pada dua hal, yakni:

1. Administrasi kepegawaian didasarkan atas suatu tata cara, dari mana

diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik mengawasi orang-orang

yang sedang bekerja.

2. Administrasi kepegawaian yang baik membantu individu untuk bekerja

dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk mendapatkan kepuasan

individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga kepuasan sebagai

bagian dari suatu kelompok pekerjaan.

Dalam perumusan ini anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan

sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota

kelompok yang bekerja sama, maka mereka akan memberikan kontra prestasi
 7

dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana

mereka merupakan bagian yang penting. Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi

adalah lebih kuat dan lebih efektif dari pada paham otoriter dan bahwa baik dalam

organisasi perusahaan maupun pemerintahan pegawai-pegawai akan lebih

berbahagia dan akan bekerja lebih efektif dari pada jika mereka selalu disodori

dengan aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan, tidak bebas bekerja).

Menurut Lawrence A. Appley, manajemen dan administrasi kepegawaian

adalah satu dan tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian

mula-mula menjadi bagian dari manajemen ilmiah, terutama dalam hubungannya

dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah dan penilaian hasil kerja.

Manajemen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang.

Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak bekerja sama,

bukan karena ia mempunyai kekuasaan terhadap mereka dan dapat

memerintahkan untuk melaksanakan pekerjaan yang dikehendakinya, akan tetapi

karena ia merupakan seorang pemimpin yang dicintai oleh orang-orang

bawahannya, sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan sebaik-

baiknya. Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan persoalan

manajemen.

Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang jelas dan latihan-latihan

yang efektif, sehingga orang-orang tersebut mengetahui dan cakap serta terampil

mengerjakan apa yang diharapkan. Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan

dari orang-orang bawahan secara terus menerus dan memberitahukan bagaimana

sebaiknya mereka harus bekerja. Manajemen harus terus menerus berusha

mencapai hasil pekerjaan yang lebih baik, dengan jalan mendorong, mengajak,
 8

memberi semangat dan motivasi. Dari uraian ini jelaslah bahwa manajemen

kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian (1961:6)

Dalam kamus administrasi , administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai

segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja

manusia dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu (1968:195).

Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada penerimaan,

pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.

2.2 Dokumen Tata Naskah

Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat /

keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh pejabat yang

berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media

yang ditetapkan sesuai dengan keperluan.

•        Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier

orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintah

•        Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan

karier PNS yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari

instansi yang bersangkutan.

•        Pengelolaan arsip kepegawaian Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan

pentingnya dokumen/berkas tata naskah/arsip Kepegawaian PNS sebagai salah

 9

satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra

positif arsip/tata naskah kepegawaian.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi

pegawai sampai dengan purna tugas

2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai

3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Jenis arsip kepegawaian

1. Formasi Pegawai

2. Penerimaan Pegawai.

3. Pengangkatan Pegawai.

4. Pembinaan Karir Pegawai

5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.

6. Mutasi Pegawai.

7. Administrasi Pegawai.

8. Kesejahteraan Pegawai.

9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.

12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.

13. Data Kepegawaian.

14. Dokumentasi Kepegawaian.

15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

 10

2.3 Formasi, Pangkat Dan Jabatan Pegawai

A.     FORMASI PEGAWAI

Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah penentuan jumlah dan susunan

pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas

pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Formasi ditetapkan untuk

jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus

dilaksanakan. Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan-satuan organisasi

Negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai yang memadai sesuai beban kerja

dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi. Formasi ditetapkan

berdasarkan analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu dengan

mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang

diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah

dan sumber daya manusia yang diperlukan.

1.  Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi.

Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis

dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk

dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang

diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu

melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan

berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:

a. Jenis pekerjaan,

b. Sifat pekerjaan, 
 11

c. Analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas seorang PNS dalam

jangka waktu tertentu,

d. Prinsip pelaksanaan pekerjaan, dan 

e. Peralatan yang tersedia.

2. Penetapan Formasi

Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran

ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang

pendayagunaan aparatur negara, setelah memperhatikan pendapat Menteri

Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara Formasi

Pegawai Negeri Sipil terdiri dari:

a. Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat

Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk masing-masing satuan

organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh

Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur

negara setelah mendapat pertimbangan dari Kepala Badan

Kepegawaian Negara atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat.

b. Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.

Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk masing-masing satuan

organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota setiap tahun

anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah

mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di

bidang pendayagunaan aparatur negara berdasarkan pertimbangan

Kepala Badan Kepegawaian Negara. Persetujuan formasi Pegawai

 12

Negeri Sipil Daerah berdasarkan usul dari Pejabat Pembina

Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur. Formasi

yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran yang

bersangkutan, sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun

anggaran yang bersangkutan, tidak dapat digunakan untuk tahun

anggaran berikutnya. Dalam menetapkan formasi untuk setiap tahun

anggaran harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,

b. Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,

c. Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau

meninggal dunia, dan

d. Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan

pendidikan/jurusannya.

3. Pangkat Pegawai

Pangkat adalah kedudukan yang Menunjukkan tingkatan

seseorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan jabatannya

dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar

penggajian. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas

prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta

sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan

prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan

sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada

waktunya dan tepat kepada orangnya. Susunan Pangkat dan Golongan

 13

Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang

Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

Golongan Ia = Pangkat Juru Muda

Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1

Golongan Ic = Pangkat Juru

Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1

Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda

Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1

Golongan IIc = Pangkat Pengatur

Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1

Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda

Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1

Golongan IIIc = Pangkat Penata

Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1

Golongan IVa = Pangkat Pembina

Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1

Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda

Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya

Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama

Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri

Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan

Nomor Induk Pegawai atau NIP, golongan dan pangkat sesuai dengan

tingkat pendidikan yang diakui sebagai berikut di bawah ini.

Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a

 14

Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b

Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a

Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b

Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c

Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a

Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b

Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c

Sumber : bkn.go.id

Pada tahun 2013 ada perubahan Jabatan Fungsional guru yang hanya 4

tingkatan, yaitu :

1)     Golongan III/a – III/b dengan sebutan Guru Pertama

2)     Golongan III/c – III/d dengan sebutan Guru Muda

3)     Golongan IV/a – IV/c dengan sebutan Guru Madya

4)     Golongan IV/d – IV/e dengan sebutan Guru Utama

2.4 Daftar Penilaian Prestasi Pegawai (Dp3)

A. Pengertian

DP3 adalah penilaian yang diberikan atasan bertujuan untuk memperoleh

bahan-bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS, dan

dilaksanakan dalam kurun waktu sekali setahun oleh pejabat penilai,

yang dituangkan dalam daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

(DP3). Tujuan dari membuat DP-3 adalah untuk mengetahui keberhasilan

atau ketidakberhasilan seorang PNS, dan untuk mengetahui kekurangan

 15

serta kelebihan yang dimiliki oleh PNS yang bersangkutan dalam

melaksanakan tugasnya. DP-3 juga bertujuan untuk memperoleh bahan-

bahan pertimbangan yang obyektif dalam pembinaan PNS berdasarkan

sistem karier dan sistem prestasi kerja.

B. Dasar hukum

1. Undang-undang Nomor Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor

Nomor 43 Tahun 1999;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1980. Peraturan Pemerintah Nomor

99 Tahun 2000. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang

Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang

Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

4. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2001

tanggal 11 April 2001 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000;

5. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2002

tanggal 17 Juni 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah

Nomor 99 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002;

6. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 13 Tahun 2003

tanggal 21 April 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003;

 16

7. Surat Edaran Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor

03/SE/1976 tanggal 1 Maret 1976 tentang Pegawai Negeri Sipil yang

menjadi Pejabat Negara.

 BAB III

LAPORAN KULIAH KERJA

3.1 Gambaran umum perusahaan

3.1.1 Sejarah singkat

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Malang Nomor 9 Tahun

2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah, Dinas

Pengairan berubah nomenklatur menjadi Dinas Pekerjaan Umum Sumber

Daya Air yang merupakan Dinas Type A. Sesuai Peraturan Bupati Malang

Nomor 54 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas

dan Fungsi, serta Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air,

Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air Kabupaten Malang merupakan

unsur pelaksana Pemerintah Kabupaten Malang di bidang Pekerjaan

Umum Sumber Daya Air.

Tugas Pokok dan Fungsi :

Berdasarkan Peraturan Bupati Malang Nomor 54 Tahun 2016 tentang

Organisasi Perangkat Daerah Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air,

Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air mempunyai tugas  sebagai

berikut  :

1. Melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang Pekerjaan Umum

Sumber Daya Air berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan; dan

2. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai bidang

tugasnya.

17
 18

Untuk   menyelenggarakan   tugas   sebagaimana   dimaksud, Dinas

Pekerjaan Umum Sumber Daya Air mempunyai fungsi:

1. Pengumpulan, pengelolaan dan pengendalian data yang berbentuk data

base serta analisis data untuk penyusunan program kegiatan;

2. Perencanaan strategis pada Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air;

3. Perumusan kebijakan teknis bidang Sumber Daya Air;

4. Penyelenggaraan   urusan   pemerintahan   dan   pelayanan   umum bidang

Sumber Daya Air;

5. Pembinaan dan pelaksanaan tugas bidang Sumber Daya Air;

6. Pelaksanaan, pengawasan, pengendalian serta evaluasi dan pelaporan

penyelenggaraan bidang Sumber Daya Air;

7. Pelaksanaan standar pelayanan minimal yang wajib dilaksanakan bidang

Sumber Daya Air;

8. Penyelenggara kesekretariatan Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air;

9. Pembinaan Unit Pelaksana Teknis;

10. Pengkoordinasian, integrasi dan  sinkronisasi kegiatan di lingkungan

Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air;

11. Pemberian perizinan dan pelaksanaan pelayanan bidang Sumber Daya Air;

12. Pembinaan kepada masyarakat tentang Sumber Daya Air;

13. Pelaksanaan kerja sama dengan lembaga pemerintah dan lembaga lainnya.

Visi Misi Dinas PU SDA kabupaten Malang “IRIGRASI TERATUR

SAWAH SUBUR RAKYAT MAKMUR”

 19

3.1.2 Lokasi perusahaan

Dinas PU SDA Kab. Malang

Kantor pemerintah di Kepanjen, Jawa Timur

Alamat: Jl. Kawi No.01, Banurejo, Kepanjen, Kec. Kepanjen, Malang, Jawa

Timur 65163

3.1.3 Struktur organisasi

 20

Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas:

a. memimpin Dinas dalam perumusan perencanaan kebijakan, pelaksanaan

teknis pembangunan bidang pekerjaan umum sumber daya air,

penyelenggaraan pembinaan, pengawasan, pengendalian teknis

pembangunan, pemberian rekomendasi perizinan bidang pekerjaan umum

sumber daya air, pengelolaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana sumber

daya air, pemanfaatan dan pengendalian sumber-sumber air, pengevaluasian

laporan serta pengendalian teknis dan pembinaan pegawai; dan

b. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan bidang

tugasnya.

Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas:

a. melaksanakan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, keuangan

dan aset serta koordinasi perencanaan, pengendalian, evaluasi dan

pelaporan pelaksanaan program Dinas; dan

b. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan

bidang tugasnya. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud

Sekretariat mempunyai fungsi:

1. perencanaan kegiatan kesekretariatan;

2. pengelolaan urusan administrasi kepegawaian, kesejahteraan dan

pendidikan pelatihan pegawai;

 21

3. pengelolaan urusan rumah tangga, keprotokolan dan hubungan

masyarakat;

4. penyelenggaraan kegiatan tata usaha persuratan dan penggandaan,

kearsipan dan perpustakaan;

5. penyelenggaraan pengelolaan administrasi keuangan dan aset daerah;

6. pengelolaan administrasi perlengkapan dan pemeliharaan, kebersihan dan

keamanan kantor; dan

7. pengoordinasian perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan

program Dinas.

Sekretariat terdiri dari:

a. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

b. Sub Bagian Keuangan dan Aset;

c. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan.

Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Dinas.

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:

a. menghimpun, mengolah data, menyusun program kerja Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian

b. menyelenggarakan, melaksanakan dan mengelola administrasi

kepegawaian, kesejahteraan pegawai dan pendidikan serta pelatihan

pegawai;
 22

c. melaksanakan pembinaan organisasi dan ketatalaksanaan, urusan surat

menyurat, kearsipan, rumah tangga, dan keprotokolan;

d. menyelenggarakan administrasi perkantoran;

e. melaksanakan kebersihan dan keamanan kantor; dan

f. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dinas sesuai

dengan bidang tugasnya.

Sub Bagian Keuangan dan Aset

Sub Bagian Keuangan dan Aset mempunyai tugas:

a. menghimpun, mengolah data dan menyusun program kerja Sub Bagian

Keuangan dan Aset;

b. melaksanakan administrasi keuangan dan pengelolaan aset yang meliputi

penatausahaan, akuntansi, pertanggungjawaban dan verifikasi serta

penyusunan perhitungan anggaran;

c. menyelenggarakan penyusunan laporan dan pertanggungjawaban

penyelenggaraan anggaran Dinas;

d. melaksanakan evaluasi keuangan terhadap hasil pelaksanaan program dan

rencana strategis Dinas;

e. melaksanakan tata usaha barang, perawatan dan penyimpanan peralatan

kantor serta pendataan inventaris kantor;

f. menyusun rencana kebutuhan barang, peralatan dan pendistribusian; dan

g. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris

h. Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

 23

Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai tugas:

a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan

Pelaporan;

b. menyiapkan bahan penyusunan rencana strategis Dinas;

c. menyiapkan rumusan kebijakan program kerja dan rencana kerja kegiatan

Dinas;

d. melaksanakan koordinasi, sinkronisasi penyusunan rencana kerja kegiatan

tahunan;

e. melaksanakan koordinasi dalam rangka penyusunan bahan monitoring,

evaluasi dan laporan kegiatan sebagai sarana pertimbangan kepada

pimpinan;

f. mengkompilasikan dan penyusunan laporan hasil laporan perencanaan dan

laporan akuntabilitas kinerja Dinas;

g. melakukan penyusunan laporan tahunan dan laporan lainnya; dan

h. melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dinas sesuai

dengan bidang tugasnya.

3.1.4 Hasil produk

Pemeliharaan untuk jaringan Irigrasi, dengan Dukungan

Masyarakat untuk Menguatkan kelembagaan HIPPA Maupun

GHIPPA. Meningkatkan Irigasi agar Menghasilkan kualitas

 24

Produktifitas Pertanian yang Sempurna, untuk Menghasilkan

Perekonomian Masyarakat desa Sekitar dengan terus kerja

keras dengan (HIPPA) Himpunan Petani Pengguna Air Bersih

dengan Pemerintah Daerah

3.1 Deskripsi obyek penelitian

Tugas Bagian Pengadministrasi Kepegawaian :

a. Menyiapkan usul persetujuan/pertimbangan teknis penetapan Nomor Induk

Pegawai, kenaikan pangkat, usul pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi

jabatan sebagai bahan pertimbangan BAPERJAKAT, berita acara sumpah

jabatan, surat pernyataan pelantikan jabatan, surat pernyataan melaksanakan

tugas, naskah Keputusan Kenaikan Pangkat, atau konsep naskah SK Pensiun

Pegawai
b Mendokumentasikan berkas KP dan Pensiun sesuai dengan prosedur dan

. ketentuan yang berlaku, agar tertib administrasi

c. Menyiapkan surat pengantar pengembalian usul yang menyatakan bahan tidak

lengkap (BTL), atau tidak memenuhi syarat (TMS) sesuai dengan prosedur dan

ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pengendalian

d Menyiapkan bahan kelengkapan data mutasi kepegawaian menurut jenis dan

. sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk diproses

lebih lanjut
e. Mengendalikan kelengkapan data mutasi kepegawaian sesuai dengan prosedur

dan ketentuan yang berlaku dalam rangka proses mutasi kepegawaian

f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik

secara tertulis maupun lisan

g Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku

. sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban

 25

Selama melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM), ada

begitu banyak pengetahuan dan pengalaman yang penulis dapatkan. Pada saat

melaksanakan KKM penulis diberikan tanggung jawab untuk mengerjakan

beberapa bagian pekerjaan yang berasal dari Sub bagian umum dan kepegawaian.

Pada dasarnya proses pemberian tugas diterima penulis selama

melaksanakan Kuliah Kerja Mahasiswa bersifat langsung, maksudnya kepala

seksi langsung memberikan tugas untuk menyelesaikan tugas yang diberikannya.

3.2 Masalah Yang Dihadapi

Setelah melakukan peninjauan langsung di Dinas Pekerjaan Umum Sumber

Daya Air Kabupaten Malang, maka peneliti dapat mengemukakan permasalahan

yang sedang dihadapi yaitu “kurang efektifnya pelaksanaan pelayanan

kepegawaian pada Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air (PU SDA)

Kabupaten Malang”

3.2.4 Sebab-Sebab Timbulnya Masalah

1. Sebagaian pegawai masih belum mengetahui secara jelas mengenai

alur dan persyaratan pelayanan kepegawaian yang sering berubah-

ubah

2. Kurangnya koordinasi antar pegawai dan pemberi pelayanan

3. Perubahan Peraturan Daerah yang tidak segera disosialisasikan pada

para pegawai

4. Keterbatasan karyawan sehingga pelayanan tidak maksimal

3.2.5 Akibat Timbulnya Masalah

Dari keterangan sebab-sebab yang menimbulkan masalah di atas,

maka menyebabkan hal-hal sebagai berikut :

 26

1. Proses pengajuan tentang kepegawaian memakan waktu yang cukup

lama

2. Kesalahpahaman antara pegawai yang melakukan permohonan dengan

petugas pelayanan pelayan kepegawaian

3. Karyawan merasa beban pekerjaan bertambah karena informasi dari

peraturan yang ada berubah-ubah

4. Prestasi kerja menurun akibat adanya permasalahan dalam

melaksanakan pelayanan kepegawaian

3.2.6 Pemecahan Masalah

Adapun pemecahan masalah yang bisa diambil guna menangani

masalah di atas adalah :

1. Membuat aplikasi pelayanan kepegawaian guna mempermudah

pegawai dalam melakukan pengajuan dan efisiensi waktu

2. Melakukan koordinasi bersama Perangkat Daerah terkait secara

berkala

3. Memberikan motivasi yang dilakukan oleh Sekretariat dan Kepala

Subag Umum dan Kepegawaian yang terlibat dalam pelayanan

kepegawaian

3.2.7 Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

Langkah – langkah yang diambil oleh Dinas PU Sumber Daya Air

Kabupaten Malang dalam memecahkan masalah yang telah di uraikan di

atas adalah dengan :

 27

1. Membuat aplikasi pelayanan kepegawaian guna mempermudah pegawai

dalam pencarian informasi tentang kepegawaian dan proses pengajuan

dalam hal kepegawaian

1) Melakukan kerjasama dengan pihak ke-3 terkait pembuatan

Aplikasi pelayanan kepegawaian

2) Harus ada karyawan khusus yang disiapkan untuk menjadi

operator aplikasi tersebut, yang setiap harinya bertanggungjawab

atas update data dan informasi pada aplikasi kepegawaian

3) Maintenance aplikasi perlu dilakukan dalam periode waktu

tertentu

2. Melakukan koordinasi bersama Perangkat Daerah terkait secara berkala

1) Kepala Dinas berhak menunjuk Sekretaris Dinas untuk

melakukan koordinasi dengan Perangkat Daerah Terkait

2) Koordinasi dilakukan atas dasar peraturan perundang-undangan

yang berlaku sehingga keputusan yang akan diambil tidak

menyalahi aturan yang ada

3) Dalam pengambilan keputusan harus berdasarkan asas keadilan

bagi semua

3. Memberikan motivasi oleh Sekretaris Dinas dan Kepala Subag Umum dan

Kepegawaian kepada seluruh staf bagian umum dan kepegawian yang

terlibat dalam pelayanan kepegawaian

1) Motivasi diberikan kepada seluruh anggota Subag Umum dan

Kepegawaian
 28

2) Motivasi dilakukan secara kontinue, sehingga semangat kerja

tetap terjada dengan baik.

 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan (hasil penelitian)

Pelaksanaan KKM bagi mahasiswa merupakan salah satu syarat wajib

yang harus dilaksanakan untuk menyelesaikan pendidikan Strata 1 (satu). KKM

adalah suatu metode pelatihan bagi mahasiswa dengan menempatkan mahasiswa

pada lingkungan kerja yang sesungguhnya untuk mengembangkan serta

menerapkan ilmu pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki sesuai dengan

latar belakang pendidikan yang diperoleh selama perkuliahan.

Berdasarkan hasil pengamatan dan pengalaman penulis selama

melaksanakan

Kuliah Kerja Mahasiswa pada Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya air

Kabupaten Malang, maka penulis menarik kesimpulan bahwa :

 Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air adalah salah satu instansi yang

berada dibawah wewenang pemerintah Kabupaten Malang yang memliki

Tupoksi : Perumusan kebijakan teknis bidang Sumber Daya Air;

Penyelenggaraan   urusan   pemerintahan   dan   pelayanan   umum

bidang Sumber Daya Air; dan melaksanakan tugas lain yang diberikan

oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 Struktur organisasi pada Dinas Pekerjaan Umum Sumber Daya Air

Kabupaten Malang berbentuk garis, dimana jabatan tertinggi dipegang

oleh seorang kepala dinas dibantu oleh seorang sekretaris, dan jenjang

dari masing-masing bidang di pimpin oleh seorang kepala bidang.

29
 30

 Dengan adanya program Kuliah Kerja Mnajemen (KKM) memberikan nilai

lebih bagi mahasiswa agar dapat terjun ke dalam dunia kerja yang

sesungguhnya.

 Sehubungan dengan berakhirnya masa Kuliah Kerja Manajemen (KKM),

dimana mahasiswa dibekali tata cara bersikap ramah, jujur, loyalitas,

disiplin dan cekatan serta bertanggung jawab dalam menyelesaikan

tugasnya.

4.2 Saran -Saran

Berdasarkan hasil pengamatan yang baik, peneliti dapat memberikan saran –

saran yang mungkin dapat bermanfaat bagi perkembangan dan keberhasilan yang

lebih baik di masa yang akan datang pada Dinas PU Sumber Daya Air. Adapun

saran-saran tersebut adalah :

1. Memupuk kerjasama dengan instansi lain dan semua pihak dalam

mewujudkan Visi dan Misi Kabupaten Malang

2. Kerjasama yang baik antar staf pegawai dengan mahasiswa yang sedang

melaksanakan KKM agar tetap dipertahankan

Demikian beberapa saran yang dapat peneliti kemukakan , semoga dapat

memberikan masukan, sehingga yang diharapkan Dinas PU Sumber Daya Air

dapat tercapai.
 DAFTAR PUSTAKA

Badri Munir Sukoco. (2006). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya: Erlangga.

Frederick W. Taylor dalam H. Inu Kencana Syafiie, 2004, Sistem Administrasi

Negara

Republik Indonesia (SANRI), Jakarta, Bumi Aksara, hal.  117-118.

Hanung Prasetya Utomo 2007, Karya Ilmiah, Proyeksi Pegawai Perpustakaan

di Era

Modern

Husaini Usman Dkk. (2011). Pengantar Statistika. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Liang Gie. (1996). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

Yogyakarta.

Marihot Tua Efendi. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT

Grasindo.

Pasal 1 angka 8 Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian

Pasal 13 ayat 1 Undang-undang Nomor 43 Tahu 1999 Tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian

31
 32

R. Wayne Mondy. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta:

Erlangga

Satoto Sukamto, 2004, Pengaturan Eksistensi dan Fungsi Badan Kepegawaian

Negara, HK Offset, Yogyakarta.

Sondang P. Siagian, 1996, Filsafat Administrasi, PT. Gunung Agung, Jakarta,

Tedi Sudrajat, 2008,”Mater Kuliah Hukum Kepegawaian

Tedi Sudrajat, 2008, Materi Kuliah Hukum Kepegawaian, hal 28.