(1)

(2) Semarang, 23 Desember 2019

Nomor : 01/BPP-JATENG/XII/2019 (3)

Perihal : undangan (4)

Lampiran : satu lembar (5)

Yth. Kepala SMP Negeri 1 Semarang

Di Tempat (6)

Dengan hormat. (7)

(8) Dalam rangka penyelenggaraan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi
seluruh guru di Jawa Tengah yang akan diselenggarakan pada:

hari, tanggal : Kamis, 9 Januari 2020

waktu : pukul 09.00 s.d. selesai

tempat : Aula Badan Pendidikan dan Pelatihan

kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu guru untuk menghadiri acara tersebut.

Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu.

(9) Demikian undangan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu guru,
kami sampaikan terima kasih.

(10) Hormat saya,

(11) Kepala BPP Jawa Tengah,

(12)

(13) M. Ahmad Syafii, M.Pd.

 Bagian-Bagian Surat Dinas Berdasarkan Contoh di Atas

(1) Kop/Kepala Surat

a) Penulisan instansi/lembaga harus menggunakan huruf kapital. Tanpa diakhiri tanpa baca
apapun. Dari contoh tersebut:
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
b) Penulisan alamat tidak boleh disingkat sama sekali. Dari contoh tersebut:
Jalan Setiabudi 201 A, Semarang = nama jalan dan kota diawali huruf kapital. Jika ada
nomor, tidak usah diberi keterangan Nomor/No., langsung tuliskan angkanya saja.
50235 = kode pos tanpa di awali tulisan Kode Pos
No. telepon dan faksimile tidak usah diberi tanda titik dua. Dalam teks tersebut:
Telepon (024) 7473066 Faksimile 7473701
Penulisan website dan email disertai tanda titik dua. Dalam contoh tersebut:
Website: http://badandiklat.jatengprov.go.id Email: diklat@jatengprov.go.id
c) Jika akan disertai logo, logo diletakkan di sebelah kanan atau kiri identitas instansi.
(2) Tempat dan tanggal pembuatan surat
Penulisan tempat pembuatan surat didasarkan pada kota/kabupaten. Bukan desa atau
kecamatan. Penulisan tempat diawali huruf kapital. Dari surat tersebut: Semarang
Penulisan tanggal pembuatan surat didasarkan pada waktu surat itu ditulis. Penulisan bulan
diawali huruf kapital. Di akhir penulisan, tidak diberikan tanda baca apapun. Dari surat
tersebut: 23 Desember 2019
(3) Nomor surat
Boleh dituliskan No. atau Nomor diikuti tanda titik dua. Setelah tanda titik dua, diberi spasi.
Dari surat tersebut:
Nomor : 01/BPP-JATENG/XII/2019
Biru : urutan nomor itu dibuat.
Hijau : singkatan lembaga/instansi yang membuat surat.
Abu-abu : bulan pembuatan surat. Ditulis menggunakan angka romawi.
Merah : tahun pembuatan surat. Tanpa diakhiri tanda baca apapun.
(4) Perihal
Perihal boleh ditulis perihal atau hal diikuti tanda titik dua. Setelah tanda titik dua, diberi
spasi. Perihal merupakan bagian surat yang menunjukkan soal/urusan/perkara yang akan
disampaikan.
 Dari surat tersebut:
Perihal : undangan  setelah tanda titik dua diikuti huruf kecil.
Selain undangan, biasanya yang digunakan adalah permohonan izin, peminjaman tempat
atau alat, dan pemberitahuan.
(5) Lampiran
Lampiran merupakan bagian yang menunjukkan keterangan berapa dokumen atau berkas
yang diikutsertakan dalam surat tersebut. Lampiran boleh ditulis Lampiran atau Lamp.
diikuti tanda titik dua. Dalam surat tersebut:
Lampiran : satu lembar
 Penulisan jumlah lampiran tidak boleh menggunakan angka. Harus huruf dan diawali
huruf kecil tanpa diakhiri tanda baca apapun.
(6) Alamat tujuan surat
Merupakan bagian yang menunjukkan alamat yang dituju oleh surat tersebut. Dalam surat
tersebut:
Yth. Kepala SMP Negeri 1 Semarang
Di Tempat
 Penulisan alamat tidak perlu menggunakan “kepada” langsung Yth. saja diikuti jabatan
yang dituju. Tidak perlu diberi sapaan seperti Bapak/Ibu/Saudara.
 Di Tempat boleh diganti dengan alamat spesifik di mana tujuan yang sesungguhnya.
Misal: Di Yogyakarta, Di Jakarta, Di Semarang. Nama kota diawali huruf kapital.
(7) Salam pembuka
Salam pembuka yang biasa digunakan dalam surat dinas/surat resmi adalah:
Dengan hormat,
 Penulisan diawali huruf kapital dan diikuti tanda koma sebagai penanda bahwa salam
tersebut berhubungan dengan kalimat-kalimat di bawahnya.
(8) Isi surat
Isi surat merupakan bagian utama dari surat yang disampaikan. Yang perlu diperhatikan
adalah penggunaan huruf kapital dan tanda bacanya. Nama hari, bulan, dan tempat diawali
huruf kapital. Sapaan (Bapak/Ibu, Saudara, Anda) juga diawali huruf kapital.
Dalam surat tersebut:

Dalam rangka penyelenggaraan pelatihan teknologi informasi dan komunikasi bagi seluruh
guru di Jawa Tengah yang akan diselenggarakan pada:

hari, tanggal : Kamis, 9 Januari 2020

waktu : pukul 09.00 s.d. selesai

tempat : Aula Badan Pendidikan dan Pelatihan

kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu guru untuk menghadiri acara tersebut.

Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon Bapak/Ibu dapat hadir tepat waktu.
(9) Paragraf penutup
Paragraf penutup merupakan bagian yang digunakan untuk mengakhiri sebuah surat resmi.
Dalam surat tersebut:
Demikian undangan yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu guru, kami
sampaikan terima kasih.
 Penulisan sapaan (Bapak/Ibu, Saudara, Anda) diawali huruf kapital.
 Setelah kalimat “terima kasih atas perhatian/kerja sama” dilarang menggunakan
imbuhan –nya.
Misal: terima kasih atas perhatian kerja samanya.  SALAH
terima kasih atas perhatian dan kerja sama Anda/Saudara/Bapak/Ibu  BENAR
 Penulisan terima kasih dipisah.
(10) Salam penutup

Salam penutup yang biasa digunakan dalam surat resmi adalah Hormat saya,

 Hal yang diperhatikan adalah huruf kapital pada kata hormat dan tanda koma di
belakang kata saya.
(11) Jabatan pengirim surat
(12) Tanda tangan
(13) Nama terang pengirim surat