NOTULENSI DISKUSI KONTRAK PAYUNG

BIRO UMUM LIPI

Nama Personel Peserta : Tim PPII dan UKPBJ LIPI

Nama Kegiatan : Diskusi Kontrak payung
Lokasi : Ruang kerja masing-masing melalui aplikasi Zoom
Tanggal : Kamis, 29 April 2021
Narasumber : Sdr. Baihaki

KONTRAK PAYUNG
Kontrak Payung (Framework Contract) adalah perjanjian dengan satu atau sejumlah
penyedia untuk melakukan pengadaan barang/jasa dengan menetapkan harga satuan (syarat dan
kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian selama masa perjanjian berlaku).
Tujuan Kontrak Payung
1. Kontrak payung dapat dilakukan untuk meminimalisasi proses administrasi agar
pengadaan dapat fokus kepada tupoksi.
2. Tujuan kontrak payung adalah mengikat barang dan spek nya, serta harga satuannya,
sehingga nilai pembelian belum tercantum di kontrak payung (dalam satu periode),
Kontrak pembelian dapat dilakukan setiap dibutuhkan
Syarat Barang Yang Bisa Dibuat Dalam Bentuk Kontrak Payung :
1. Berupa kontrak harga satuan dalam periode waktu tertentu, contohnya: Bahan Kimia,
memiliki satuan yang jelas ex : Asam Sulfat Liter)
2. Sifatnya berulang-ulang, contohnya : Asam sulfat yang konsentrasinya 80%, HCL,
Alkohol, berllaku absolut dari dulu hingga kini
1. Waktu dan volume belum bisa ditentukan, contohnya : Satker A Januari Maret 2
botol, satker B februari 3 Botol, satker C januari 4 botol
2. Sifatnya kebutuhan rutin, contohnya : Gas Medis, sampah medis, sabun untuk pasien
(Kebanyakan digunakan untuk kebutuhan rumah sakit )
Bentuk Kontrak Payung :
1. Kurang dari satu tahun anggaran, Misal sifat kebutuhan hanya ditahun ini tapi di
banyak satker, setelah ditender, PT A diikat kedalam satu kontrak, sehingga setiap bulan
akan ada pembelian dari masing-masing PPK tergantung kebutuhan dari masing-masing
satuan kerja
2. Kontrak payung bisa lebih dari satu tahun, Misal barang yang sejenis digabungkan,
sehingga selama 3 tahun bisa terikat, hal ini dilakukan untuk memperoleh kepastian
penyedia, apabila volume dari barang yang dibutuhkan banyak bisa jadi per jenis barang
namanya tender itemized misal pt A ini pt B ini
Manfaat Kontrak Payung
1. Memperoleh kepastian layanan untuk kontrak payung yang sifatnya rutin (Bisa
dilakukan melalui telfon atau pesan pribadi)
2. Mengurangi proses tender yang berulang (dan bersifat tidak bisa di prediksi).
Contohnya : Vendor medis, dalam hal ini dapat meminta penyedia untuk memasok stok
yang diperlukan, dengan menentukan ketersediaan barang dan penjadwalan (tanggal,
hari, waktu) barang ready dikirim. Konsolidasi akan turun jika menggunakan kontrak
payung. Tender tidak perlu dilakukan berulang kali.
3. Kepastian usaha bagi penyedia, karena sifatnya berupa kontrak berkala, penyedia akan
memiliki konsumen dalam jangka waktu tertentu, contohnya : LIPI melakukan kontrak
dengan penyedia X selama periode tiga tahun
4. Konsolidasi waktu kontrak mengurangi energi kontrak, dengan kontrak payung akan
terdapat konsolidasi waktu kontrak, produk, harga sama , hal ini juga dapat
meminimalisir risiko kewajaran harga ketika diaudit karena semua satker menggunakan
produk seragam, harga juga seragam . Tidak ada harga yang lebih murah/mahal disatker
lain dengan produk yang sama
Langkah Melakukan Konsolidasi Dan Kontrak Payung
1. Pimpinan satker yg akan dikonsolidasikan berkumpul dulu, satker dibawah kedeputian,
dengan cara melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait (Inventarisir bahan yang
dibawa, dengan rapat, lalu boleh di combine untuk seluruh satker)
2. Pimpinan atau KPA akan melakukan kesepakatan waktu konsolidasi (mulai tahun ini atau
tahun depan) dengan anggaran yg tersedia yang bertugas untuk melakukan konsolidasi
sejak tahap perencanaan pengadaan adalah PPK
3. PPK di unit yang bersangkutan juga perlu menyepakati SPEK, HPS, dan rancangan
kontrak (diseragamkan)
4. Dengan digabungnya total pembelian, maka perlu dicek harga penawaran dikurangi
dengan diskonnya
5. Lalu siapkan rancangan kontrak payung
 6. Untuk menentukan koordinator dapat ditentukan dari yang pembelinya paling banyak,
PPK yang membeli paling banyak dapat menandatangi kontrak payung
7. Satker A, satker B, satker C, mengajukan tender ke ULP, ULP baru bisa menentukan
konsolidasi kontrak payung dengan menarik SiRup dari tiap satker, lalu membuat total
pembelian dalam satu tahun hingga 3 tahun berikutnya, dalam bentuk prediksi
8. Pokja membuat dokumen tender dalam bentuk kontrak payung, di LDP wajib disebutkan
pemenang tender akan diikat kontrak payung selama berapa periode
9. Penyedia pada saat menawarkan harga harus menawarkan harga yang fix yang berlaku
selama 3 tahun, dan wajib dimuat dalam dokumen tender
10. Setelah tender akan ada pemenang, pokja akan punya 2 pilihan, Pokja wajib untuk
melakukan crosscheck kepada penyedia, apakah penyedia tersebut sanggup untuk
memenuhi kebutuhan yang diusulkan. Pemaketan dapat dilakukan dengan tender
itemized dengan pemenangnya satu penyedia atau lebih dari satu penyedia
11. Pemenang akan terikat kontrak payung sesuai dengan periode tertentu
12. Setelah kontrak payung dilakukan ketika yang menang adalah penyedia dari PT A, maka
penyedia PT A wajib supply barang sesuai kebutuhan satker yang dikonsolidasikan
13. PPK yang ada di satker melakukan pembelian dengan membuat kontrak pembelian (diisi
volume nya) masing-masing satker tidak perlu melakukan tender sendiri-sendiri, dapat
dilakukan dengan surat pembelian
Kelengkapan Dokumen
Dokumen yang dipersiapkan sama, PPK menyiapkan SPEK, HPS untuk satu tahun anggaran dan
harga hasil tender terikat selama 3 tahun, lalu dibuat rancangan kontrak payung. Kondisi LIPI
saat ini untuk onsolidasi sudah dilakukan dengan PPK dan koordinator, DIPA LIPI ada 12 Dipa
tetapi yang membutuhkan bahan kimia ada 4 kedeputian yang masing-masing memiliki
beberapa satker, konsolidasi sudah dilakukan lewat surat untuk itemized paket apa saja yang
dibutuhkan

SESI DISKUSI
Q : Bagaimana cara mengatasi permasalahan volume yang masih belum dapat ditentukan
dan otomatis belum bisa menyamakan nilai paketnya, untuk proses tender ketika dilakukan
kualifikasi untuk penyedia diklasifikasikan kedalam kecil atau non kecil?
A : Tergantung nilai HPS untuk konsolidasi tahun pertama. Tentukan HPS nya lalu tentukan
usahanya, apakah usaha kecil mampu mensupply dan menjadi distributor ketika volume yang
diminta banyak dan HPS nya besar. Jika tidak mampu maka diberikan ke usaha non kecil
Q : Terkait HPS, bagaimana menentukan HPS jika volume belum bisa diperkirakan?
A : Dikonsolidasikan dari banyak balai lalu perkiraan HPS ditahun pertama , cek dulu volume
konsolidasi, lalu tentukan HPS nya (bisa melalui penawaran dari distributor) maka nilai tersebut
yang selanjutnya akan dijadikan total perkiraan nilai pembelian pada tahun pertama.
Q : Apabila yang diorder kurang dari volume prediksi apakah boleh?
A : Sesuai dengan namanya, kontrak payung, maka volume yang akan dibeli dari penyedia boleh
berubah
Q : Apabila penyedia terikat dlaam satu kontrak apakah wajib disediakan stok nya? tidak boleh
inden?
A : Tergantung pada karakteristik barang, ketika suatu barang tidak dapat disediakan dan
menyebabkan dampak fatal maka penyedia perlu memiliki stok bersih atau bumper stok
minimal, 10-20% dari volume dalam sebulan, agar selalu ready, sehingga perlu diatur kedalam
rancangan kontrak dan kontrak
Q : Setelah melakukan kontrak payung bagaimana tahapan untuk mengajukan katalog
sektoral?
A : Kontrak payung dan katalog sektoral berbeda, pada kontrak payung ada sedikit perbedaan
proses, untuk katalog sektoral maka harus berkoordinasi dengan LKPP dengan membuat kajian,
selanjutnya user mengusulkan volume kepada sestama LIPI, sestama menugaskan ULP
melakukan kajian untuk melakukan kelayakan barang yang masuk ke katalog sektoral, lalu
kajian diajukan ke LKPP untuk verifikasi, jika diterima maka LKPP menugaskan tim kembali
untuk melakukan pemilihan penyedia katalog dengan cara tender dan negosiasi berdasarkan
karakter barang, ketika barang belum umum maka bisa melalui tender jika tidak maka bisa
melalui negoisasi
Q : Bagaimana cara mengisi spesifikasi untuk mengajukan bahan? Terkait bahan kimia yang
tidak boleh menyebutkan merek dan membutuhkan volume yang banyak
A: Spek ada 4 elemen, ada mutu, jumlah, waktu, dan tingkat layanan (Enzim perlu disimpan
dalam box, tingkat layanan harus mengatur bagaimana proses packing dan distribusinya) hal-hal
yang harus dilakukan penyedia sampai bahan yang dibeli saat dari penyedia hingga ke user
kondisinya siap pakai dan baik.
Mutu : Untuk menyatakan mutu dapat dilakukan dengan 6 cara (melalui merek dan tipe barang
pada perpres pasal 9 ayat 2), komposisi (berdasarkan kandungan zat pada bahan kimia), teknis
(untuk barang yang dapat digambarkan dimensinya secara luas), spek berdasarkan sample (untuk
barang yang memiliki banyak grade), standar SNI (cek produk tertentu yang wajib memiliki
standar SNI/standar internasional), fungsi dan kinerja
Jumlah : Perlu didefinisikan volume barang dalam setahun, 2 tahun, dan 3 tahun (konsolidasi)
Waktu : Kapan barang tersebut paling cepat harus dikirim
Standar penyusunan spek perlu disosialisasikan agar ada kesamaan antara POKJA, peneliti, dan
PPK
Q : Untuk kontrak lebih dari 1 tahun apakah setiap bulan perlu dilakukan kontrak?
A : Kontrak selama 3 tahun hanya mengikat nama penyedia, spek dan harga kesatuan, nilai
pembelian tidak ada, setiap tahun PPK wajib membuat kontrak pembelian yang dibutuhkan
dalam tahun tersebut
Q : Ketika sudah mendapat penyedia dan mendapatkan kontrak akan tetapi saat evaluasin
dirasa penyedia kurang mas apakh kontrak bisa dibatalkan?
A : Dapat dilakukan sanksi pada kontrak payung, seperti denda keterlambatan, dan dilakukan
pemutusan kontrak. Apabila telah dilakukan pemutusan kontrak, untuk tender dapat dilakukan
penunjukan pada pemenang kedua atau ketiga, jika tidak ada maka dapat menunjuk penyedia lain
untuk melanjutkan sisa pekerjaan