Manajemen Stratejik

dalam
Tata Kelola Apotek

Sahat Saragi
FF-UP
11 Mei 2020

1
 Overview
Mengapa perlu Transformasi Bisnis dan
Reframe Bisnis?
– Perubahan landscape Bisnis yaitu:
Terjadinya perubahan lingkungan Pesaing,
Pelanggan dan Pemerintah (Regulator)
– Adanya Revolusi teknologi informasi dan
komunikasi (TIK)
– Bisnis yang ada perlu disesuaikan sesuai
tuntutan zaman

2
 Tujuan Transformasi
 Untuk meningkatkan pertumbuhan Perusahaan
dengan peningkatan Revenue yang lebih fokus
 Pengembangan perusahaan lebih terarah dan
diharapkan adanya sinergi dari unit usaha yang
ada maupun pengembangan bisnis selanjutnya.
 Adanya efisensi dalam pengelolaan perusahaan,
adanya kompetisi usaha sejenis
 Meningkatkan Laba (profitisasi) dari masing -
masing unit usaha
 Pada akhirnya adalah untuk meningkatkan Value
Perusahaan (book value)

3
 Kaitan Lingkungan Bisnis dengan Strategi
Perusahaan
Environment / Lingkungan luar Perusahaan

Tingkat Persaingan Tuntutan Konsumen Regulasi & Teknologi

Vision & Mission Strategi Perusahaan

System
Reframe dll.

Restructure Struktur

SDM Spirit
Revitalization
Renewal
4
Empat tahap Transformasi Bisnis

4.Renew 1.Reframe
(Spirit) (Mind)

3.Revitalize 2.Restructure
(SDM) (Organization)

5
Reframe Bisnis

6
 Apa dan Bagaimana reframe
• Menciptakan Visi Baru yg sesuai:
“Framework mengenai masa depan organisasi
dan masing masing entitas bisnis agar tercipta
sense of purpose”
• Mobilisasi Sumber daya: “Optimalisasi
motivasi dan komitmen individu, tim dan seluruh
organisasi untuk tujuan sesuai visi“
• Bangun sistem pengukuran: “ terjemah kan
visi dalam bentuk operasional menjadi sistem
target dan pengukuran lainnya”.

7
 VISION, MISSION & STRATEGY

Where we want to be?

Restructure

vision Perubahan
Struktur organisasi

( Reframe )
Revitalize
Perubahan
Peran dan fungsi
SDM Apotek
mission
Renewal
What we does/will do
Spirit / Imbalan

8
VISI – MISI – PROGRAM KINERJA
VISI = suatu cita-cita/
keinginan.
Statement menurut
Collins, James C et al:
1. What we want our
business makeup to be in
5 to 10 years?
2. What kind of company
we are trying to became?
3. What short or long term
market position we trying
to achieve?
VISI adalah: cita-cita atau
tujuan yang akan dicapai
pada masa depan.
KRITERIA :
1. Kalimat harus singkat dan
rasional
2. Kalimat harus dapat
memberikan motivasi
3. Kalimat harus
mengandung jiwa/ruh
(soul)
FUNGSI :
1. Memberikan arahan
2. Memberikan landasan
motivasi
3. Menjadi landasan moral
dan perilaku dalam
menjalankan tugas
MISI
• Arthur A. Thomson Jr “Organization mission is what our business
and what are trying to accomplish on behalf our customer”
• Misi adalah tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk mencapai visi
organisasi
• Mission Statement : untuk apa perusahaan didirikan
• Fungsi : sebagai landasan utama dalam membuat program kerja apotek,
baik untuk tujuan jangka pendek ataupun jangka panjang.

STRATEGI
• Arthur A. Thomson Jr “The pattern of actions and business
approaches to please customers, to achieve market position,
and achieve organizational objectives”
• Anthony and Robert “Strategy is the activities for long term
goals, setting policy and corporate action plan”
• Strategi adalah siasat untuk mencapai tujuan menyenangkan
konsumen, mencapai posisi perusahaan di pasar atau mecapai tujuan
organisasi (laba, mengembangkan produk dan SDM)
• Fungsi : sebagai pedoman dalam membuat dan melaksanakan program
untuk mencapai visi dan misi organisasi.
PROGRAM KERJA (action plan)
• Arthur A. Thomson Jr “Is the way to achieve shor term or target”
• Program kerja adalah cara-cara atau taktik untuk mencapai sasaran-sasaran
jangka pendek untuk mencapai tujuan organisasi.
• Fungsi : sebagai pedoman kerja unutk mencapai sasaran yang telah di tetapkan.

PERATURAN DAN KEBIJAKAN

• Peraturan adalah segala ketentuan yang diberlakukan oleh apotek dalam
melaksanakan suatu pekerjaan di suatu fungsi kegiatan, peraturan biasanya
mengatur tata cara atau standar, misal : SOP
• Kebijakan adalah suatu ketentuanyang diberlakukan oleh apotek untuk suatu
periode tertentu, tetapi bukan merupakan suatu standar atau ketentuan baku, misal
: kebijakan faktor harga jual tunai

LANGKAH-LANGKAH DALAM MEMBUAT PROGRAM KERJA

• Faktor-faktor : faktor yang kita miliki (internal factor) dan kondisi lingkungan
(external factor)
• Menetapkan strategi untuk mencapai visi-misi yang diuraikan dalam bentuk
program kerja (action plan) yang menjelaskan apa yang harus dilakukan, kapan
dilaksanakan, siapa pelaksanakanya, berapa biaya dan apa yang menjadi ukuran
keberhasilannya.
 Tahapan membuat Program Kerja

Analisis Kondisi
Feedback terhadadap pencapaian tujuan (goals)
Internal dan
External

Menetapkan
Visi dan Misi

Menetapkan
Strategi

Menetapkan
Program
Kerja
 Tahap 1.
Analisis Kondisi Internal dan External

Analisisis kondisi Internal dan External adalah

suatu analisis yang mengetahui:
• Strength : Kekuatan
• Weakness : Kelemahan yang kita miliki
(internal)
• Opportunity : Peluang
• Threaten : Ancaman dari lingkungan
(external)
Fungsinya adalah untuk melihat posisi apotek
pada saat ini (current condition)
Contoh: Cara membuat analisis faktor internal dan
external Apotek Manjur tahun 2003
Analisis Faktor Analisis Faktor Memberikan nilai atau bobot pada
Internal adalah Eksternal adalah setiap variabel
analisis mengenai analisis mengenai
unsur-unsur sumber unsur-unsur yang
daya (keuangan, terdapat di
kelengkapan barang, lingkungan bisnis
pegawai, lokasi, apotek. Baik unsur
gedung, dsbnya) peluang maupun
yang dimiliki oleh unsur ancaman bagi
apotek. Unsur – apotek. Unsur –
unsur ini berada unsur ini berada
dibawah kendali dibawah kendali
apotek antara lain apotek antara lain
yaitu: yaitu:
 Kondisi barang  Kondisi
 Kondisi kualitas Konsumen
pelayanan  Kondisi pemasok
 Kebijakan harga  Kondisi pesaing
jual  Kondisi
 Kondisi likuiditas peraturan
 Kondisi kualitas  Kondisi
pegawai keamanan
 Tahap 2:
Menggambarkan Posisi Apotek pada diagram SWOT
Cara menggambarkan diagram SWOT
• Masukkan selisih skor variable internal pada sumbu vertikal (S – W)
• Masukkan selisih skor variable external pada sumbu horizontal (O – W)
• Kemudian tentukan titik koordinatnya, sebagai posisi apotek saat ini

• Dari hasil koordinasi kedua faktor tersebut (internal dan external)

diperoleh titik pada kwadran 2
 Tahap 3:
Menganalisis Resiko Terhadap Variabel Internal dan External

Dari hasil analisis lingkungan internal dan external, kemudian

menetapkan variabel mana saja yang memiliki dampak besar dan
kemungkinan terjadinya juga besar, sehingga dapat menimbulkan
kerugian dan dapat menggagalkan tujuan perusahaan.
 Tahap 4:
Menetapkan Visi dan Misi
“Apa yang akan kita capai di masa depan?”, misal:
1. Visi: “akan memiliki 10 apotek pada 5 tahun ke depan”
2. Misi: “Menyediakan obat dan alat kesehatan yang lengkap dan murah “

Tahap 5:
Menetapkan Strategi

Memilih strategi yang visible dilaksanakan dan memiliki dampak yang besar
terhadap visi, misal:
1. “diversifikasi produk”: memperbanyak jenis produk dan jumlah yang
diperdagangkan diapotek.
2. “efisien”: sumber barang yang murah, hemat energi, dll.
 Tahap 6:
Membuat Program Kerja
Dalan membuat program kerja untuk mencapai sasaran berlaku peraturan
sebagai berikut:
1. Harus tau sasaran yang akan dicapai
2. Harus tau KPI dari sasaran tersebut
3. Harus tau caranya beserta KIPnya
4. Harus tau siapa yang bertanggung jawab
Dalam membuat program kerja berlaku ketentuan sebagai berikut :
1. Sasaran tudaj boleh dibuat > 3 buah
2. Setiap 1 sasaran hanya boleh memiliki maks.3 program kerja beserta
KPI-nya

Unsur-unsur yang terdapat dalam suatu program kerja :

Ada program kerjanya; Ada ukuran pencapaiannya; Ada waktu
pelaksanaannya; Ada pelaksana; dan Ada anggaran
 Tahap 7:
Membuat proyeksi kinerja laba-rugi selama 5 tahun

Dalam menetapkan dan membuat proyeksi laba rugi

selama 3-5 tahun, kita harus menggunakan sejumlah
asumsi antara lain yaitu :
• Asumsi inflasi per tahun <5%
• Asumsi pertumbuhan pasar per tahun > 15 %
• Asumsi comsumsi obat per capita per tahun 10-15
US dollars per tahun
• Asumsi suku bunga pinjaman pertahun <10%
• Ausmsi nilai tukar rupiah mata uang asing (US
dollars), stabil
Contoh Soal
Seorang apoteker sejak tahun 2008, pemilik apotek
“sehat” dengan luas tanah berkisar 400 m persegi di
wilayah kelapa gading (jakarta utara) memiliki cita-cita
3 tahun ke depan ingin mempunyai apotek yang
dilengkapi dengan fasilitas praktek dokter dan
laboratorium klinik dengan memanfaatkan lahan yang
ada, dengan menggunakan lahan yang ada. Mengingat
bunga pinjaman di bank untuk membeli fix asset cukup
tinggi (>15%), maka ia akan memanfaatkan laba yang
diperolehnya setiap tahun. Sedangkan bunga pinjaman
untuk modal kerja sebesar 12% per tahun. Buatlah
program kerja apotek manjur untuk merealisasi visinya
tersebut? Adapun data-data keuangan apotek “manjur”
selama 3 tahun (2009-2011) sebagai berikut .
 Jawaban
1. Melakukan Analisis kondisi internal - Analisis faktor external
dan eksternal • Yang menjadi peluang
– Analisis faktor internal • Yang menjadi ancaman
• Yang menjadi kekuatan
• Yang menjadi kelemahan
2. Menggambarkan posisi apotek di pasar apotek
Untuk dapat menggambarkan posisi apotek sehat di pasar apotek
tahun 2011, maka kita harus terlebih dahulu memberikan bobot pada
setiap variabel internal dan externalnya

Posisi apotek sehat berada pada kwadran 2 : karena peluangnya lebih besar dibandingkan
dengan kekuatan apotek, maka strateginya adalah harus diberi suntikan modal investasi,
untuk menambah kekuatan apotek dalam mendiversikasi produk atau jasa lain yang masih ada
hubungannya (related product) seperti mengembangkan klinik, laboratorium klinik, sehingga
dapat menguasai pasar dan memperoleh keuntungan secara optimal.
3. Melakukan analisis resiko terhadap variabel internal dan external
Dari hasil analisis faktor internal dan external apotek sehat tahun 2011, lalu
kita tetapkan variabel-variabel yang memiliki resiko dan kemungkinan
terjadinya tinggi, artinya faktor-faktor yang berisiko tinggi tersebut
kemungkinan besar akan terjadi, jika kita tidak memiliki program kerja untuk
mengantisipasinya.
4. Menetapkan visi dan misi
– Visinya : aka memiliki apotek yang dilengkapi fasilitas dokter
dan laboratorium klinik pada 5 tahun kedepan
– Misi : menyelenggarakan pelayanan apotek terpadu dengan
menambah layanan dokter dan lab klinik
5. Membuat strategi
Karena paotek sehat pada tahun 2011 berada di kwadran 2, maka
strategi untuk tahun 2012 adalah melakukan disersifikasi
pelayanan dengan mendirikan fasilitas doketer dan lab klinik.
Disamping itu juga mendirikan fasilitas mushola serta toilet untuk
konsumen
6. Membuat program kerja tahun 2012
– Sasaran 1 : tersedianya 3 dokter spesialis dengan omzet @50
juta/dokter februari-desember 2012
– Sasaran 2 : tersedia lab klinik dengan omzet Rp.60 juta/bulan
februari-desember 2012
– Sasaran 3 : tersedianya mushola dan toilet serta halaman
parkir.
MANAJEMEN STRATEJIK
BAB III
EVALUASI LAPORAN
MENEJERIAL
Kondisi lingkungan usaha bidang apotek

Pemasok
(supplier)

Produk Konsumen
pengganti (customer)

Rivarly
among
competitor

Pemain baru
Tingkat
(new
keamanan
entrant)

Peraturan
(regulation)
 Pengertian
•Evaluasi laporan manejerial adalah
gambaran tentang sebab-akibat dari hasil
implementasi program kerja terhadap
pencapaian (achievement) sasaran yang
diperoleh selama kurun waktu tertentu dan
upaya-upaya untuk mengatasinya dimasa yang
akan datang.
•Sebab akibat dipengaruhi oleh adanya
perkembangan kondisi dari sejumlah faktor
(internal dan external)
 Pengertian … lanj
• Bila penyimpangan (deviation) pencapaian sasaran yang
diperoleh lebih banyak disebabkan atau diperngaruhi oleh
faktor external, maka apotek tidak dapat berbuat banyak
untuk mengatasinya, karena lingkungan external
merupakan faktor yang tidak dapat dikendalkan
(uncontrollable)
• Bila penyimpangan pencapaian sasaran yang diperoleh
lebih banyak disebabkan oleh faktor internal, maka
apotek dapat mengatasinya, karena kondisi internal
merupakan faktor yang dapat dikendalikan
 Jenis-jenis laporan menejerial
1. Laporan kinerja keuangan
1) Laporan laba rugi
2) Laporan neraca
3) Laporan aliran kas
4) Laporan rasio keuangan
5) Laporan kondisi kas dan setara kas
6) Laporan kondisi piutang dagang
7) Laporan kondisi hutang dagang
8) Laporan kondisi barang dagangan
2. Laporan kinerja operasional
1) Laporan kualitas pelayanan ke pelanggan
(service quality), dapat berupa :
• Service level: Jumlah kebutuhan barang konsumen
yan dapat dipenuhi oleh apotek. Contoh : rata-rata
tiap lembar resep tertulis 4R/, tetapi apotek hanya
dapat memenuhi rata-rata 3R/
3𝑅/
service level: 𝑥 100% = 75%
4𝑅/
• Citra apotek, sejauh mana konsumen menilai
apotek
Survey
- Sekadar “tau” (known) sendiri
- Ingat (mind) atau
lembaga
- Sudah cinta alias senang (heart) research
2.) Laporan pertumbuhan pelanggan (customer’s growth) yang
dilayani
Dihitung dengan cara membandingkan jumlah pelanggan yang datang tahun
lalu di bandingkan dengan tahun ini x 100%. Contoh: jumlah pelanggan
tahun 2011 sebanyak 24000 orang dan tahun 2012 sebanyak 30000 orang,
maka
30000
Customer growth = 24000
𝑥100% = 125%
3.) Laporan loyalitas pelanggan (customer’s rate retention) terhadap
apotek
Dihitung dari database konsumen yang ada sistim informasi apotek dengan
cara sebagai berikut :
Jika konsumen th 2011 = 100.000 orang
Konsumen yang sama dan kembali th 2012 = 90.000 orang
90.000
Maka customer retention rate = 𝑥 100% = 90%
100.000

Jadi, semakin kecil nilai retention rate, maka semakin banyak konsumen
meninggalakan apotek/ pindah ke apotek lain. Jika terus berlanjut apotek akan
bangkrut
4.) Laporan keluhan pelanggan
Dapat dihitung dan diketahui dari formulir “Saran dan
tanggapan pelanggan” yang masuk ke kotak saran

5.) Laporan perolehan pangsa pasar

• Hitung jumlah potensi pasar apotek di suatu wilayah dengan
cara jumlah penduduk x jumlah konsumsi obat per kapita
• Bandingkan jumlah penjualan per tahun apotek dengan potensi
pasarnya x 100%
Misal : jumlah penduduk 400rb jiwa, konsumsi obat per
kapita/tahun 10 US dolar. Jika 1 US dolar = Rp. 9000 maka,
Potensi pasar = 9000 x 10 x 400.000 = Rp 36 miliar
Jumlah omzet apotek/tahun = Rp 4 miliar
Rp 4 M
Jadi pangsa pasar apotek = 𝑥100% = 11,11%
Rp 36 M
3. Bentuk dan isi laporan
1)Laporan laba-rugi

2) Laporan neraca
3) Laporan aliran kas

4) Laporan rasio keuangan

5) Laporan kondisi setara kas

6) Laporan kondisi piutang dagang

7) Laporan kondisi barang dagangan

8) Laporan kondisi hutang piutang

Cara mengevaluasi laporan manajerial
1) Mengevaluasi program kerja secara mingguan,
menggunakan metode 4DX (four disciplines execution) yaitu suatu
metode evaluasi pelaksanaan program kerja mingguan (weeks
session) melalui 4 disiplin eksekusi. Prinsip metode ini:
(1) evaluasi pelaksanaan program kerja dilakukan setiap minggu,
untuk melihat pencapaian sasaran (objectivenya)
(2) setiap peserta harus :
 Tau tujuan atau sasarannya
 Tau cara mencapai tujuan atau sasarannya
 Tau KPI (Key Performance Indicator)
 Tau tanggung jawabnya yaitu :
 Melaporkan pelaksanaan aktivitas (task) minggu lalu
untuk mencapai sasaran
 Mengukur pencapaian KPI
 Melaporkan komitmen minggu lalu untuk membantu pihak
lain
Standar form laporan
Cara melaporkan pelaksanaan program kerja
 Tulislah sasaran anda yang paling penting beserta KPI pada
baris wig’s and measure
 Tulislah program kerjanya, maksimal 3 artinya anda boleh
menulis 1, 2 atau 3 measure
 Tulislah kegiatannya (task) yang anda telah lakukan pada
minggu lalu untuk mencapai sasaran pada program kerja
• Kalimat task harus aktif dan diawali dengan kata telah
• Tugas yang telah dilakukan minggu lalu, harus dijelaskan
“kapan, dimana dan dengan siapa”
• Task dibuat tidak boleh lebih dari 3 untuk setiap program
kerja
 Tulislah komitmen apa yang telah/belum anda lakukan atas
permintaan pihak lain pada minggu lalu
 Lakukan evaluasi ini setiap minggu tanpa putus, agar
progress pencapaiannya dapat dimonitor
Mengevaluasi program kerja bulanan, triwulanan dan tahunan
Teknik evaluasi pelaksanaan program ini merupakan resultante dari hasil
perkembangan pencapaian KPI yang telah dilakukan secara mingguan
melalui metode 4DX. Dalam evaluasi ini ada beberapa ketentuan yang
menjadi pedoman, yaitu:
(1) Jenis laporan
(2) Bentuk dan isi laporan
(3) Penjelasan atas pencapaian KPI, harus dibuat secara tertulis hal-hal
yang menjadi penyebab secara kuantitatif bukan kualitatif pada setiap
jenis laporan
(4) Gunakan pertanyaan-pertanyaan dalam evaluasi tersebut
 Apa yang menjadi sasaran anda? Apa KPI nya
 Apa yang menjadi program kerjanya? Apa KPI nya
 Bagaimana pencapaian KPI nya, sampai minggu ini?
 Hal-hal apa yang menjadi penyebabnya?
 Bagaimana upaya anda untuk mengatasinya dimasa mendatang?
Siklus evaluasi laporan manajerial

Sasaran dan 2 Pencapaian 3

Penyebab
KPI KPI
Implementasi Evaluasi

1 4

Program Formulasi program kerja yang baru 5 Upaya

Kerja Mengatasi
Data-data pendukung
1) Data internal yaitu data mengenai kekuatan dan
kelemahan yang dimiliki apotek sehat
Data external adalah data mengenai faktor-faktor yang
menjadi peluang dan ancaman bisnis apotek sehat