PT.

Hino Motors Sales Indonesia

DEALERS STANDARD STOCK

MANUAL

SPARE PARTS DIVISION

FEBRUARY 2013
PT. Hino Motors Sales Indonesia

Dealers Standard Stock

Standard Stock / Stok Standar adalah :

Stok yang harus dimiliki oleh dealer berdasarkan Demand History dan Actual demand serta
pemakaian di Service Workshop dealer, dengan didasarkan pada Grading (kelas) dari setiap
Spare Parts, dimana hasil dari Standard Stock ini berbeda antara satu dealer dengan dealer
yang lainnya.

Tujuan dari membuat Standard Stock ini adalah

1. Untuk menerapkan Just in Time (JIT) Operation , dengan menerapkan Supply dari Parts
berdasarkan kesesuaian stok
2. Supply berdasarkan Actual Demand, dimana Supply dan Inventory berdasarkan dari
permintaan dari Customer atau Service
3. Mengoptimalkan Stok, dengan menerapkan Standard Stock Policy dan meminimalkan
kelebihan stok yang tidak begitu diperlukan oleh dealer

Langkah-langkah untuk menentukan Standard Stock tersebut adalah sbb:

1. Menentukan Parts Grade

2. Menentukan Parameter Order
a. Order Cycle
b. Lead Time
c. Jumlah hari kerja
d. Faktor angka penyesuaian
3. Menentukan Safety Stock
4. Memetakan Parts Grade

Kita akan coba bahas satu persatu

1. Menentukan Parts Grade

Parts Grade adalah Pembagian Spare Parts berdasarkan Rata-rata qty permintaan dalam 6 bulan
terakhir dan Jumlah frekuensi permintaan dalam 6 bulan terakhir.

Bisa kita lihat pada tabel dibawah ini:

PT. Hino Motors Sales Indonesia

Tabel Penentuan Grade Berdasarkan Rata-Rata Permintaan (Average demand) atau Jumlah Frekuensi Permintaan (Average Demand Times)

Rata-Rata Permintaan ATAU Jumlah Frekuensi Permintaan

Grade Keterangan
(Average Demand) (Average Demand Times)

A > 50 pcs / 6 Bulan Lebih dari 5 kali / 6 Bulan

B 20 – 49.9 pcs / 6 Bulan Lebih dari 3 kali / 6 Bulan
C 10 – 19.9 pcs / 6 Bulan Lebih dari 2 kali / 6 Bulan
Stok yang harus dipunyai dan
D 5 – 9.9 pcs / 6 bulan Lebih dari 1 kali / 6 Bulan dipertanggungjawabkan oleh
dealer
E 3 – 4.9 pcs / 6 Bulan Lebih dari 1 kali / 6 Bulan
F 1 – 2.9 pcs / 6 Bulan Lebih dari 0.5 kali / 6 Bulan
G 0.5 – 0.9 pcs / 6 Bulan Lebih dari 0.5 kali / 6 Bulan
H 0.3 – 0.4 pcs / 6 Bulan Lebih dari 0.3 kali / 6 Bulan
J 0.1 – 0.2 pcs / 6 Bulan Lebih dari 0.2 kali / 6 Bulan
N Adjusted Stock
Parts ini tidak harus di stok oleh
W Lebih 6 bulan tidak ada pergerakan dealer
X 6 – 12 bulan tidak ada pergarakan
Y 13 – 24 bulan tidak ada pergerakan
Z >25 bulan tidak ada pergerakan
M Parts Baru Initial Stock
PT. Hino Motors Sales Indonesia

Parts yang memiliki Grade A sampai G diatas yang harus dimiliki oleh dealer, namun berapa qty yang
harus dimiliki oleh dealer, berikut adalah perhitungannya

2. Menentukan Parameter Order

a. Order Cycle
Adalah Jumlah order yang dilakukan oleh dealer ke HMSI

Jumlah Order dalam Seminggu Order Cycle Keterangan

5 1 Order Setiap Hari
2 3 Free Del
1 5 Order Seminggu Sekali

Untuk saat ini kita memakai 2 kali Order dalam seminggu untuk free del dengan
Order Cycle 3, karena Standard Stock adalah perhitungan yang mengacu untuk stok
di dealer dan bukan perhitungan untuk Emergency Order atau daily order, sehingga
kita berasumsi bahwa Free del diperlukan untuk stok di dealer

b. Lead Time
Adalah jumlah waktu rata-rata yang diperlukan mulai dari order ke HMSI sampai Parts
tersebut sampai di dealer, biasanya angka ini adalah berbeda-beda untuk setiap dealer
Contoh :

Dealer: Toshio Motor Padang Jumlah Hari

Order dan Ready cargo HMSI 1
Perjalanan sampai dari dealer / depo sampai ke dealer 7
Unboxing dan Binning 1
Total 9 hari

Dari data diatas tampak bahwa dealer tersebut memerlukan leadtime 9 hari

c. Operating Days (Hari Kerja)

Hari kerja juga perlu diperhitungkan untuk perhitungan demand harian, sehingga akan
berbeda hasilnya nanti jika ada beberapa dealer yang libur di hari Sabtu atau masuk di
hari Sabtu, contoh

Contoh perhitungan untuk bulan Februari 2013 Hari Kerja

Libur di hari Sabtu 20 Hari
Masuk di hari Sabtu 24 Hari

d. Adjustment Factor
Adjustment factor kita perlukan untuk penambahan pembulatan keatas (Round Up),
dimana kita standarkan 0,5

e. Tentukan Stock Code

Stock Code ditentukan berdasarkan Urgensitas setiap Spare Parts, Stock code ini akan
sedikit berbeda untuk setiap dealer, dapat dilihat dengan keterangan sebagai berikut:
 PT. Hino Motors Sales Indonesia

Tabel Parts Code

Tingkat
Code Tipe Service Stock Klasifikasi Contoh
Urgensitas
Quick Repair
1 Harus di stok Diperlukan untuk Quick Repair V-Belt, Clutch, filter
Urgensitas Tinggi Light Repair

Light Repair Diperlukan segera untuk unit beroperasi /

2 Harus di stok Piston, liner, bearing
Component For Heavy repair Component Parts of Engine, transmission

Inspection Parts; Hub oil

Memerlukan waktu untuk
3 dan 4 Urgent 2 Tergantung Demand seal, head lamp, grille,
diperbaiki/Inspection parts
garnish

5 General Tergantung Demand Tidak mempengaruhi operasional unit Trim, accessories

Engine Assy, transmission

6 Others Tergantung Demand Tidak mempengaruhi operasional unit
assy

Urgensitas
9 Old Parts Tergantung Demand Tidak mempengaruhi operasional unit Floor mats, visor
Rendah
PT. Hino Motors Sales Indonesia

f. Safety Stock
Safety Stock dihitung berdasarkan standar deviasi dari rata-rata stok, namun untuk lebih
memudahkan perhitungan, sebaiknya kita menyamakankan persepsi agar dealer
mempunyai Safety Stock sejumlah 10 hari.

3. Perhitungan dan Rumus dari Standard stock adalah sebagai berikut:

a. Demand

Rata-rata demand 6 bulan terakhir = (jumlah permintaan 6 bulan terakhir)/6

Rata-rata Demand harian = Rata-rata 6 bulan terakhir/hari kerja

b. Standard Qty

Standard Qty = Rata-rata harian x (Order Cycle+Leadtime+Safety Stock) + adjustment factor

Dimana nilai adjustment factor adalah 0.5

Contoh Perhitungan Standard Quantity (Standard Qty):

Step 1: Tentukan Standar Order Cycle, Lead time dan Safety Stock dealer

Hari kerja dealer : 20 hari

Order Cycle : 3 (untuk Freedel,berdasarkan ketentuan di halaman 3)
Lead time : 9 hari (lihat cara perhitungan Lead time di halaman 3)
Safety Stock : kita standard kan 10 hari (lihat halaman 5)

Step 2: Tentukan MAD (Monthly Average demand) untuk 6 bulan terakhir

Data demand

Demand Avg
Parts No
Jul Aug Sep Oct Nov Dec Demand
S040157012 10 11 12 10 11 12 11

Perhitungannya:

Monthly Average demand = (10+11+12+10+11+12)/6

= 11

Step 3: Tentukan Demand Harian

Demand harian = MAD / hari kerja

= 11 / 20
= 0.55
PT. Hino Motors Sales Indonesia

Step 4: Perhitungan Standard Quantity

Standard Quantity = [ (Order Cycle+Leadtime+Safety Stock) x Demand harian ] + Adjustment

= [ (3+9+10) x 0.55 ] + 0.5

= [ (22) x 0.55 ] + 0.5
= [ 12.1 ] +0.5
= 12.6  dibulatkan ke atas jadi 13

Sehingga Standard Qty nya adalah 13

Demand Avg Std

Parts No
Jul Aug Sep Oct Nov Dec Demand Qty
S040157012 10 11 12 10 11 12 11 13

c. List up seluruh Parts dengan rumus diatas, sehingga didapat tabel yang berisi

Parts Parts Name Dealer Demand Rata- Rata-rata Standard Amount Grade Stock Nilai
No Net rata 6 bulan Demand Harian Qty Code Parts

Dimana:
 Demand rata-rata 6 bulan didapat dari rumus di atas
 Rata-rata Demand Harian didapat dari rumus diatas
 Standard Stock Qty didapat dari rumus diatas
 Grade adalah berisi A, B, C,D, F atau G sesuai dengan keterangan pada tabel
penentuan Grade di halaman 2
 Stock Code berisi angka 1,2,3,4, 5,6,9 yang berarti tingkat Urgensitas Parts di dealer
berdasarkan Urgensitas seperti Parts Code di halaman 5
 Nilai Parts adalah perkalian dari Dealer Net Dealer net atau harga beli dealer x
Standard Stock Qty

d. Dari tabel tersebut dipetakan menjadi tabel sbb (contoh)

1 2 3 4 5 6 9
A 166 490 99      
B 82 414 36
C 136 186 44 18
D 168 261 81 18 49
E 143 131 61 33 6
F 212 304 69 27 12 20
G 77 118 25 18 11 19
H 0 0 0 0 0 0
J 19 70 19 14 3 3
N 0 0 0 0 0 0
 Pemetaan ini dibagi menjadi dua yaitu berdasarkan qty Parts dan Amount Parts
Pemetaan ini berguna bagi kita untuk menentukan Parts apa yang seharusnya
tidak distok dan Parts apa yang seharusnya distok namun tidak pernah distok di
dealer
PT. Hino Motors Sales Indonesia

e. Analisa
Analisa dari pemetaan ini adalah

 Gambar di Bawah adalah kondisi awal pemetaan Spare Parts

Kondisi Sebelumnya
■ Demand　ｆｒｅｑｕｅｎcｙ
Ｓｔｏｃｋ control
Urgency & Workability
HIGH LOW

FAST D Ａ
E
M
B
A
D
Tidak ada stock
Ｃ

Ｈ
ＳＬＯＷ
： Ｒａｎｇｅ ｏｆ ｓｔｏｃｋ
PT. Hino Motors Sales Indonesia

 Gambar dibawah adalah sesudah improvement, dimana seharusnya Parts tersebut

memang distok di dealer

Kondisi setelah improvement

■ Demand　ｆｒｅｑｕｅｎｙ
Ｓｔｏｃｋ control
Urgency & Workability
HIGH

FAST D Ａ
E
M
B
A
N
D Ｃ

Ｈ
ＳＬＯＷ
： Ｒａｎｇｅ ｏｆ ｓｔｏｃｋ

4. Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerapan Standard Stock ini adalah:
a. Dealer Harus menentukan Grade Standard
Dealer harus mempunyai catatan (record) mengenai Qty dan Frekuensi penjualannya
sebelum menentukan Grading

b. Tentukan Posisi Stok

Dealer harus menentukan kisaran stok berdasarkan Grade dan Stock Code berdasarkan
Urgency dan Demand permintaannya, dimana dealer harus menjaga agar tidak terjadi
kelebihan stok

c. Posisi stok untuk Parts dengan Harga yang Tinggi

Dealer harus berhati-hati dengan stok yang mempunyai harga yang tinggi, seperti engine
Assy, Transmission Assy, Cabin Assy, dll yang bisa membuat stok di dealer naik secara
signifikan

d. Standard Stok untuk kendaraan Baru

Dealer harus mempunyai initial stok yang direkomendasikan oleh HMSI, walaupun
secara perhitungan demand belum ada, namun Initial Stock di dealer sangat deiperlukan

e. Penjualan ke Parts Shop (Progressive Campaign)

Untuk penjualan jenis ini harus dikeluarkan dari perhitungan dealer standard stock
sebab pembelian dari parts shop quantiti dan frekuensinya sangat fluktuatip dan dapat
menyebabkan kelebihan stck.