Chapter 3

Information Systems, Organizations, and Strategy

Chapter 3
Information Systems, Organizations, and Strategy

3. 1. Organisasi dan Sistem Informasi Organisasi

Sistem teknologi informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama
lainnya dalam menjalankan perusahaan di era sekarang. Sistem informasi dirancang
dan dibangun oleh manajer perusahaan untuk melayani dan mendukung kepentingan
dan jalannya perusahaan. Hubungan timbal balik antara sistem teknologi informasi
dengan organisasi begitu sangat kompleks dan banyak dipengaruhi beberapa faktor
penting, termasuk diantaranya seperti struktur organisasi, proses bisnis yang dijalankan,
politik, budaya perusahaan, lingkungan sekitar atau pesaing, dan keputusan manajemen
perusahaan yang diambil. Hubungan antara teknologi informasi dengan organisasi
seperti dilustrasikan mealalui gambar dibawah ini:
1. Organisasi dan Sistem Informasi Organisasi
Sistem teknologi informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lainnya
dalam menjalankan perusahaan di era sekarang. Sistem informasi dirancang dan dibangun
oleh manajer perusahaan untuk melayani dan mendukung kepentingan dan jalannya perusahaan.
Hubungan timbal balik antara sistem teknologi informasi dengan organisasi begitu sangat
kompleks dan banyak dipengaruhi beberapa faktor penting, termasuk diantaranya seperti
struktur organisasi, proses bisnis yang dijalankan, politik, budaya perusahaan, lingkungan sekitar
atau pesaing, dan keputusan manajemen perusahaan yang diambil.
Apa itu organisasi?
Organisasi adalah suatu struktur formal yang stabil yang memanfaatkan sumber
daya dari lingkungan atau input dan memprosesnya untuk menciptakan output dan
hasilnya dikembalikan lagi untuk organisasi. Definisi teknis ini berfokus pada 3
komponen dari organisasi. Modal dan tenaga kerja sebagai faktor utama yang
disediakan lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input atau sumber daya
tersebut kedalam bentuk produk barang atau jasa melalui fungsi produksi dalam proses
perusahaan.
1.1 Pengertian Organisasi
Organisasi adalah suatu struktur formal yang stabil yang memanfaatkan sumber daya dari
lingkungan atau input dan memprosesnya untuk menciptakan output dan hasilnya
dikembalikan lagi untuk organisasi. Definisi teknis ini berfokus pada 3 komponen dari
organisasi. Modal dan tenaga kerja sebagai faktor utama yang disediakan lingkungan.
Organisasi (perusahaan) mengubah input atau sumber daya tersebut kedalam bentuk produk
barang atau jasa melalui fungsi produksi dalam proses perusahaan.
Fitur Organisasi
Semua organisasi modern memiliki karakteristik berbeda. Mereka adalah
sebuah bentuk birokrasi dengan divisi yang jelas dari mulai tenaga kerja samapai

1
dengan terspesialisasi. Organisasi mengatur dan berwenang dalam menentukan
spesialis dalam hirarki atau strata kewenangan di mana setiap orang bertanggung jawab
kepada seseorang dan memiliki wewenang yang terbatas pada tindakan spesifik yang
diatur oleh aturan prosedur yang telah ditetapkan oleh organisai.
1.2 Fitur Organisasi
Semua organisasi modern memiliki karakteristik berbeda. Mereka adalah sebuah bentuk
birokrasi dengan divisi yang jelas dari mulai tenaga kerja samapai dengan terspesialisasi.
Organisasi mengatur dan berwenang dalam menentukan spesialis dalam hirarki atau strata
kewenangan di mana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan memiliki wewenang
yang terbatas pada tindakan spesifik yang diatur oleh aturan prosedur yang telah ditetapkan oleh
organisai.
1.2.1 Routines and Business Processes
Semua organisasi yang ada saat ini, termasuk perusahaan bisnis menjadi sangat efisien dan
efektif dari waktu ke waktu dalam menjalankan tugasnya karena individu atau karyawan di
dalam perusahaan mengembangkan dan menjalankan rutinitas untuk memproduksi barang dan
jasa. Rutinitas ini kadang disebut dengan prosedur operasi standar yang tepat. aturan, prosedur,
dan praktik yang telah dikembangkan dan dicanangkan untuk mengatasi hampir semua situasi
yang telah ditentukan dan diharapkan. Sebagai karyawan yang paham akan rutinitas ini, mereka
menjadi sangat produktif dan efisien, dan perusahaan ini mampu mengurangi biaya dan beban
dari waktu ke waktu sebagai meningkatkan efisiensi.

1.2.2 Organizational Politics

Orang yang berada didalam organisasi menempati posisi yang berbeda tergantung
spesialisasinya yang berbeda, kekhawatiran, dan perspektif juga berbeda. Akibatnya, secara
alamiah mereka memiliki sudut pandang tentang bagaimana pengelolaan sumber daya, imbalan
atau upah yang akan didapat, dan hukuman yang harus didistribusikan dengan tepat. Perbedaan
perbedaan ini penting untuk kedua belah pihak antar manajer dan karyawan, dan mereka
menghasilkan perjuangan politik untuk sumber daya, persaingan, dan konflik dalam setiap
organisasi. Resistensi politik adalah salah satu kesulitan besar membawa tentang perubahan
organisasi, terutama perkembangan sistem informasi baru.
1.2.3 Organizational Culture
Semua organisasi memiliki latar belakang yang berbeda, tak tergoyahkan, tidak diragukan
lagi (oleh anggota), asumsi yang mendefinisikan tujuan dan produk mereka. Organisator dalam
oerganisasi, budaya meliputi sejumlah asumsi tentang apa produk organisasi harus
menghasilkan, bagaimana harus menghasilkan, di mana, dan untuk siapa produk tersebut.
Umumnya asumsi ini, budaya organisasi yang diambil benar-benar untuk diberikan dan jarang
diumumkan secara terbuka atau berbicara secara terang-terangan tentang asumsi tersebut. Proses

2
bisnis yang secara aktual perusahaan bisnis menghasilkan nilai, biasanya nilai ini berlindung di
budaya organisasi.
1.2.4 Organizational Environments
Organisasi berada di dalam lingkungan dimana organisasi memanfaatkan sumber daya yang
digunakan dan mereka mendistribusikan barang dan jasa tersebut. Organisasi dan lingkungan
memiliki hubungan timbal balik yang intens. Di lain sisi, organisasi sangat terbuka untuk dan
bergantung pada lingkungan sosial dan fisik yang mengelilingi organisasi tersebut atau
oraganisasi itu tinggali. Artinya organisasi perlu memilih lingkungan yang tepat dengan
organisasinya.
1.2.5 Organizational Structure
Semua organisasi memiliki struktur atau bentuk dalam menjalankan tujuannya. Jenis sistem
informasi yang anda akan temui di bisnis perusahaan dan permasalahan yang muncul dengan
sistem sering mencerminkan jenis struktur organisasi yang dianut atau dijalankan. Misalnya,
dalam birokrasi profesional seperti rumah sakit, tidak jarang ditemukan sistem pencatatan pasien
paralel yang dioperasikan oleh administrasi, satu lagi oleh dokter, dan satu lagi oleh staf
profesional lainnya seperti perawat dan pekerja sosial.
1.2.6 Other Organizational Features
Organisasi memiliki tujuan dan menggunakan cara-cara yang berbeda untuk mencapai tujuan
organisasi. Organisasi juga menghadapi kelompok yang berbeda atau memiliki ciri yang berbeda
dari organisasi tersebut, beberapa manfaat dari perbedaan itu bisa menjadi bagus terutama untuk
klien, pemegang saham, atau publik. Sifat kepemimpinan atau gaya pemimpin sangat berbeda
dari satu organisasi lain dengan lainnya. Cara lain organisasi berbeda adalah dengan tugas yang
mereka melakukan dan teknologi yang mereka gunakan. Artinya tiap organisasi memiliki tujuan
dan cara yang berbeda.
2. Bagaimana Dampak Sistem Informasi Bagi Organisasi Dan Perusahaan Bisnis?
Sistem informasi telah menjadi sebuah alat bantu yang sangat integral, berbasis online,
cekatan, serta interaktif yang telah dilibatkan setiap saat dan setiap waktu dalam kegiatan
operasional, kegiatan pemasaran, dan dalam pengambilan keputusan pada perusahaan-
perusahaan besar pada era digitalisasi saat ini. Selama satu decade terakhir, sistem informasi
telah mengubah hampir seluruh secara fundamental nilai ekonomi suatu perusahaan serta
meningkatkan secara besar peluang pengoorganisasian pekerjaan dalam perusahaan.
2.1 Economic Impacts
Dari segi ekonomi, teknologi informasi dapat mengubah biaya modal dan biaya informasi
yang bersifat relatif atau tidak langsung yang digunakan dalam kondisi tertentu. Sistem informasi
dipandang dapat menjadi faktor produksi yang menggantikan modal dan tenaga kerja yang
selama ini digunakan atau dianut oleh perusahaan. Oleh karena itu, teknologi informasi akan
menghasilkan penurunan jumlah manager tingkat menengah dan pekerjaan yang berkaitan
dengan administrasi didalam peusahaan. Teknologi informasi juga dapat mempengaruhi biaya

3
dan kualitas informasi yang digunakan serta mengubah nilai ekonomis suatu informasi, teknologi
membantu perusahaan dalam mendapatkan kontrak kerja dengan nilai yang pantas dan tepat,
karena teknologi dapat menekan biaya transaksi dimana biaya tersebut dikenakan pada saat
perusahaan membeli sesuatu dipasaran yang tidak dapat dihasilkannya.
2.2 Organizational and Behavioral Impacts
2.2.1 IT Flattens Organizations
Sebagian besar organisasi bersifat birokrat yang sebagian besar dikembangkan sebelum
zaman digital, lambat dalam berubah, dan kurang kompetitif dibandingkan organisasi yang baru
dibentuk pada era digitalisasi. Beberapa organisasi raksasa saat ini telah menyusut, mengurangi
jumlah karyawan dan jumlah jabatan pada struktur organisasi mereka. Perubahan ini berarti
dalam jangkauan kontrol atau pengawasan manajemen menjadi semakin luas, memungkinkan
manager tingkat atas untuk mengkontrol dan mengelola lebih banyak karyawan dengan cakupan
yang lebih luas. Akibat adanya teknologi informasi.
2.2.2 Postindustrial Organizations
Teori perindustrian (pasca era industri) lebih berdasarkan sejarah ketimbang ekonomi, juga
mendukung gagasan bahwa teknologi informasi seharusnya meratakan hierarki atau strata dalam
perusahaan. Teknologi informasi mungkin dapat mendorong organisasi menggunakan
perberdayaan jaringan dalam menyelesaikan tugas – tugasnya, dimana sekelompok profesional
berkumpul bisa secara tatap muka maupun secara elektronis dalam jangka waktu yang singkat
untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
2.2.3 Understanding Organizational Resistance to Change
Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa melakukan apa kepada siapa, kapan, di mana,
dan bagaimana dalam suatu organisasi. Banyak sistem informasi baru memerlukan perubahan
dalam rutinitas pribadi, individu yang dapat menyakitkan bagi mereka yang terlibat dan
memerlukan pelatihan ulang dan upaya tambahan yang mungkin atau mungkin tidak
dikompensasi. Karena sistem informasi berpotensi mengubah struktur, budaya, proses bisnis, dan
strategi organisasi, seringkali ada penolakan yang cukup besar terhadap mereka ketika
diperkenalkan.
Ada beberapa cara dalam memvisualisasikan penolakan. Penelitian mengenai penolakan
organisasi terhadap inovasi, menunjukkan ada 4 faktor terpenting yang ditemukan yaitu sifat dari
inovasi teknologi tesebut, struktur organisasi, budaya orang – orang yang berada didalam
organisasi tersebut dan pekerjaan – pekerjaan yang terkena dampak dari inovasi tersebut.
2.2.4 The Internet and Organizations
Dengan adannya Internet, terutama World Wide Web (WWW) memiliki dampak penting dan
vital terhadap hubungan antar banyak perusahaan dan entitas diluar perusahaan yang ada, bahkan
proses bisnis didalam sebuah organisasi atau perusahaan berdampak juga. Dimana internet ini
berdampak pada meningkatkan kemampuan akses yang luas, kapasitas penyimpanan yang
banyak, distribusi informasi yang mudah, dan pengetahuan bagi organisasi.

4
 2.2.5 Implications for the Design and Understanding of Information Systems
Untuk memberikan manfaat yang sebenarnya, sistem informasi harus dibangun dengan
pemahaman yang jelas mengenai organisasi yang akan menggunakannya. Faktor utama
organisasi dalam menentukan perencanaan suatu sistem baru adalah sebgai berikut :
 Lingkungan organisasi tersebut harus berfungsi dan berjalan.
 Struktur organisasi seperti hierarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis.
 Budaya dan politik organisasi yang dianut.
 Bentuk organisasi dan gaya kepemimpinan.
 Kepentingan–kepentingan utama yang terpengaruh oleh kehadiran sistem serta sikap
kerja yang akan menggunakan sistem tersebut
 Jenis pekerjaan, keputusan, dan proses bisnis yang akan didukung oleh sistem informasi
tersebut.

3. Menggunakan Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

Sistem Informasi dan teknologi memiliki berbagai manfaat diantaranya mempermudah dalam
meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi agar mampu menyeimbangkan diri di pasar
global dan bersaing dengan. Diantaranya, terdapat beberapa hal yang perlu diketahui antara lain
sebagai berikut:
3.1 Porter’s Competitive Forces Model
Model ini memberikan sudut pandangan umum dari perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan
disekitar Perusahaan. Model Porter adalah semua tentang lingkungan bisnis perusahaan secara
umum. Dalam model ini, lima aspek kompetitif membentuk jalannya perusahaan, yaitu:
1) Pesaing Tradisional
2) Peserta Pasar Baru
3) Substitusi produk dan jasa
4) Pelanggan
5) Pemasok
Sistem informasi membantu perusahaan bersaing dengan mempertahankan harga yang
rendah, membedakan barang dan jasa dengan produk yang lain, berfokus pada peluang pasar,
memperkuat hubungan dengan pelanggan dan pemasok, meningkatkan batasan masuk pasar
dengan tingkat operasional yang sangat baik.
3.2 Information System Strategies for Dealing with Competitive Forces
Terdapat empat strategi generik, yang mana sering digunakan dengan pemanfaatan teknologi
dan sistem informasi, yaitu:
1) Pemimpin pasar dengan harga rendah
2) Diferensiasi produk
3) Fokus peluang pasar

5
 4) Menjalin Hubungan pelanggan dan pemasok

3.3 The Internet’s Impact on Competitive Advantage

Karena adanya internet, keunggulan kompetitif secara tradisional masih bekerja, tetapi
pesaingan kompetitif menjadi semakin ketat hal ini dikemukan oleh Porter. Teknologi internet
didasarkan pada standar universal atau global yang setiap perusahaan dapat menggunakan,
mengakses, dan membuat mudah bagi pesaing untuk bersaing pada harga saja dan untuk pesaing
baru untuk masuk pasar tersebut. Karena informasi ini tersedia untuk semua orang, Internet
menimbulkan daya tawar pelanggan yag cukup tinggi, yang dapat dengan cepat menemukan
permintaan termurah penyedia di Web. Tetapi, berlawanan dengan penilaian negatif Porter,
Internet juga menciptakan kesempatan atau peluang baru untuk membangun merk dan
membangun pelanggan baru yang sangat loyal dan setia yang bersedia membayar premium
terhadap merk tersebut. Serta juga bersamaan dengan seluruh inisiatif bisnis yang diciptakan
oleh Teknologi informasi, beberapa perusahaan jauh lebih baik dan berhasil dalam menggunakan
Internet dibandingkan perusahaan lainnya, yang menciptakan kesempatan strategis baru untuk
perusahaan yang berhasil.
3.4 The Business Value Chain Model
Model rantai nilai bisnis atau value chain model ini menyikapo kegiatan tertentu dalam bisnis
perusahaan yang mana strategi kompetitif yang dijalankan perusahaan dan sistem informasi
memiliki dampak yang sangat kuat dan vital. Model ini memandang bahwa perusahaan sebagai
suatu serangkaian kegaiatan atau aktivitas utama dan pendukung yang menambahkan nilai pada
produk barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan. Aktivitas utama secara langsung yaitu
terkait dengan produksi dan distribusi, sementara aktivitas pendukung, seperti pengiriman
aktivitas utama.

3.5 Synergies, Core Competencies, and Network-Based Strategies

Perusahaan besar biasanya merupakan kumpulan bisnis. Seringkali, perusahaan diatur secara
finansial sebagai kumpulan unit bisnis strategis dan pengembalian ke perusahaan terkait
langsung dengan kinerja semua unit bisnis strategis. Sistem informasi dapat meningkatkan
kinerja keseluruhan unit bisnis ini dengan mengedepankan sinergi dan kompetensi inti.
3.5.1 Synergies
Ide sinergi adalah ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagai input untuk unit
lain atau dua organisasi menyatukan pasar dan keahlian, hubungan ini menurunkan biaya dan
menghasilkan keuntungan.
3.5.2 Enhancing Core Competencies
Kompetensi inti adalah aktivitas di mana perusahaan menjadi pemimpin kelas dunia.
Kompetensi inti mungkin melibatkan menjadi perancang suku cadang miniatur terbaik di dunia,
layanan pengiriman paket terbaik, atau produsen film tipis terbaik. Secara umum, kompetensi

6
inti bergantung pada pengetahuan yang diperoleh selama bertahun-tahun pengalaman lapangan
praktis dengan teknologi. Pengetahuan praktis ini biasanya dilengkapi dengan upaya penelitian
jangka panjang dan karyawan yang berkomitmen.
3.5.3 Network-Based Strategies
Internet dan teknologi jaringan telah mengilhami strategi yang memanfaatkan kemampuan
perusahaan untuk menciptakan jaringan atau jaringan satu sama lain. Strategi berbasis jaringan
mencakup penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual, dan ekosistem bisnis.
4. Menggunakan Sistem Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif : Masalah
Manajemen
Sistem informasi strategis sering mengubah organisasi serta produk, layanan, dan prosedur
operasinya, mendorong organisasi ke dalam pola perilaku baru. Berhasil menggunakan sistem
informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif itu menantang dan membutuhkan koordinasi
yang tepat dari teknologi, organisasi, dan manajemen.
4.1 Sustaining Competitive Advantage
Keunggulan kompetitif yang diberikan sistem strategis tidak selalu bertahan cukup lama
untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Karena pesaing dapat membalas dan meniru
sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu dapat dipertahankan. Pasar, harapan
pelanggan, dan perubahan teknologi; globalisasi telah membuat perubahan ini semakin cepat dan
tidak terduga. Sistem informasi saja tidak dapat memberikan keuntungan bisnis yang bertahan
lama. Sistem awalnya dimaksudkan untuk menjadi strategis sering menjadi alat untuk bertahan
hidup, dibutuhkan oleh setiap perusahaan untuk bertahan dalam bisnis, atau mereka dapat
menghambat organisasi dari membuat perubahan strategis penting untuk kesuksesan masa depan.

4.2 Aligning IT with Business Objectives

Riset dan penelitian mengenai Teknolgi informasi dan kinerja bisnis telah menemukan
bahwa: Pertama, Semakin sukses dalam menjalankan bisnisnya suatu perusahaan menggunakan
Teknologi informasi untuk mencapai tujuan bisnisnya, semakin banyak keuntungan yang
diperoleh. Kedua, perusahaan dalam menggunakan sistem informasi juga mengalami kegagalan
terbuti dengan hanya seperempat perusahaan yang diteliti yang berhasil menggunakan Teknologi
informasi untuk mencapai tujuan bisnisnya. Adapun daftar pemeriksaan manajemen yang
berkaitan dengan menjalankan analisis sistem strategis secraa efektif demi keunggulan
kompetitif, manager perlu melakukan analisis sistem strategis.
4.3 Managing Strategic Transitions
Mengadopsi sistem strategis seperti yang dijelaskan pada pembahasan sebelumnya,
perubahan masyarakat dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, serta
proses bisnis. Perubahan semacam ini sering kali memerlukan batasan – batasan didalam
organisasi, anatara eksternal dan internalyang ada dalam lingkungan perusahaan.

7
8
 Daftar Pustaka

Laudon, K. C. & Laudon, J. P. (2020), Management Information Systems-Managing the Digital

Firm, 16th edition, England, Pearson Education Limited