Chapter 2

Global E-Business and Collaboration

1. Proses Bisnis dan Sistem Informasi

Untuk beroperasi, bisnis harus berurusan dengan banyak informasi berbeda tentang
pemasok, pelanggan, karyawan, faktur, dan pembayaran, dan tentu saja produk dan layanan
mereka. Mereka harus mengatur aktivitas kerja yang menggunakan informasi ini untuk
beroperasi secara efisien dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Sistem
informasi memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua informasi mereka, membuat
keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan pelaksanaan proses bisnis mereka.
1.1 Proses bisnis
Proses bisnis merupakan kumpulan aktivitas yang diperlukan untuk menghasilkan produk
atau layanan. Kegiatan ini didukung oleh aliran materi, informasi, dan pengetahuan di antara
para peserta dalam proses bisnis. Proses bisnis juga mengacu pada cara unik di mana
organisasi mengoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan, dan cara di mana
manajemen memilih untuk mengoordinasikan pekerjaan.
CONTOH PROSES BISNIS FUNGSIONAL
FUNCTIONAL AREA BUSINESS PROCESS
Manufacturing and production Merakit produk
Memeriksa kualitas
Memproduksi tagihan bahan
Sales and marketing Mengidentifikasi pelanggan
Membuat pelanggan sadar akan produk
Menjual produk
Finance and accounting Membayar kreditur
Membuat laporan keuangan
Mengelola rekening kas
Human resources Mempekerjakan karyawan
Mengevaluasi kinerja kerja karyawan
Mendaftarkan karyawan dalam program tunjangan

Setiap bisnis dapat dilihat sebagai kumpulan proses bisnis, beberapa di antaranya merupakan
bagian dari proses yang mencakup lebih besar.
Apa yang pada awalnya tampak sebagai proses sederhana, memenuhi pesanan, ternyata
menjadi rangkaian proses bisnis yang sangat rumit yang memerlukan koordinasi erat dari
kelompok fungsional utama dalam sebuah perusahaan. Selain itu, untuk melakukan semua
langkah ini secara efisien dalam proses pemenuhan pesanan memerlukan banyak informasi.
Informasi yang dibutuhkan harus mengalir dengan cepat di dalam perusahaan dari satu
pengambil keputusan ke pengambil keputusan lainnya; dengan mitra bisnis, seperti
perusahaan pengiriman; dan dengan pelanggan. Sistem informasi berbasis komputer
memungkinkan hal ini.

1
 2. Bagaimana Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis
Sistem informasi mengotomatiskan banyak langkah dalam proses bisnis yang sebelumnya
dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien atau membuat faktur dan pesanan
pengiriman. Teknologi baru sebenarnya dapat mengubah arus informasi, memungkinkan
lebih banyak orang untuk mengakses dan berbagi informasi, mengganti langkah-langkah
berurutan dengan tugas yang dapat dilakukan secara bersamaan, dan menghilangkan
penundaan dalam pengambilan keputusan. Teknologi informasi baru sering mengubah cara
bisnis bekerja dan mendukung model bisnis yang sama sekali baru. Mengunduh e-book
Kindle dari Amazon, membeli komputer online di Best Buy, dan mengunduh trek musik dari
iTunes adalah proses bisnis yang sepenuhnya baru berdasarkan model bisnis baru yang tidak
dapat dibayangkan tanpa teknologi informasi saat ini. Itulah mengapa sangat penting untuk
memperhatikan proses bisnis, baik dalam kursus sistem informasi dan dalam karir masa
depan.
3. Bagaimana sistem melayani kelompok manajemen yang berbeda dalam bisnis,
dan bagaimana sistem yang menghubungkan perusahaan meningkatkan kinerja
organisasi?
Sebuah organisasi bisnis yang khas memiliki sistem yang mendukung proses untuk setiap
fungsi bisnis utama—penjualan dan pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan
akuntansi, dan sumber daya manusia. Sistem fungsional yang beroperasi secara independen
satu sama lain menjadi sesuatu dari masa lalu karena mereka tidak dapat dengan mudah
berbagi informasi untuk mendukung proses bisnis lintas fungsi. Banyak yang telah diganti
dengan sistem lintas fungsi skala besar yang mengintegrasikan aktivitas proses bisnis terkait
dan unit organisasi.
Perusahaan tipikal juga memiliki sistem berbeda yang mendukung kebutuhan
pengambilan keputusan dari masing-masing kelompok manajemen utama. Manajemen
operasional, manajemen menengah, dan manajemen senior masing-masing menggunakan
sistem untuk mendukung keputusan yang harus mereka buat untuk menjalankan perusahaan.
3.1 Systems for Different Management Groups
Sebuah perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok atau tingkat
manajemen yang berbeda. Sistem ini termasuk sistem pemrosesan transaksi dan sistem untuk
intelijen bisnis.
3.1.1 Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Manajer operasional membutuhkan sistem yang melacak aktivitas dasar dan transaksi
organisasi, seperti penjualan, penerimaan, setoran tunai, penggajian, keputusan kredit, dan
aliran bahan di pabrik. Transaction Processing Systems (TPS) merupakan sistem
terkomputerisasi yang melakukan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk
menjalankan bisnis, seperti entri pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan
karyawan, dan pengiriman.
Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan
untuk melacak aliran transaksi melalui organisasi. Misalkan, Berapa banyak bagian dalam
persediaan? Apa yang terjadi dengan pembayaran Mr. Smith? Untuk menjawab pertanyaan-

2
pertanyaan semacam ini, umumnya informasi harus tersedia dengan mudah, terkini, dan
akurat.
Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan tujuan telah ditentukan sebelumnya dan
sangat terstruktur. Manajer membutuhkan TPS untuk memantau status operasi internal dan
hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. TPS juga merupakan produsen utama
informasi untuk sistem dan fungsi bisnis lainnya.
3.1.2 Systems for Business Intelligence
Perusahaan juga memiliki sistem intelijen bisnis yang berfokus pada penyampaian
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Intelijen bisnis adalah
istilah kontemporer untuk data dan perangkat lunak untuk mengatur, menganalisis, dan
menyediakan akses ke data untuk membantu manajer dan pengguna perusahaan lain
membuat keputusan yang lebih tepat. Intelijen bisnis membahas kebutuhan pengambilan
keputusan dari semua tingkat manajemen.
Sistem intelijen bisnis untuk manajemen menengah membantu pemantauan,
pengendalian, pengambilan keputusan, dan aktivitas administratif. Istilah sistem informasi
manajemen (SIM) juga menunjuk kategori tertentu dari sistem informasi yang melayani
manajemen menengah. SIM menyediakan manajer menengah dengan laporan tentang kinerja
organisasi saat ini. Informasi ini digunakan untuk memantau dan mengontrol bisnis dan
memprediksi kinerja masa depan. SIM merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan
menggunakan data yang disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi.
Jenis sistem intelijen bisnis lainnya mendukung pengambilan keputusan yang lebih tidak
rutin. Decision-support systems (DSS) fokus pada masalah yang unik dan berubah dengan
cepat, yang prosedur untuk sampai pada solusi mungkin tidak sepenuhnya ditentukan
sebelumnya.
Sistem intelijen bisnis juga menangani kebutuhan pengambilan keputusan dari
manajemen senior. Manajer senior membutuhkan sistem yang fokus pada isu-isu strategis dan
tren jangka panjang, baik di perusahaan maupun di lingkungan eksternal.
Executive support systems (ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan ini.
Mereka membahas keputusan nonrutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan wawasan
karena tidak ada prosedur yang disepakati untuk sampai pada solusi. ESS menyajikan grafik
dan data dari berbagai sumber melalui antarmuka yang mudah digunakan oleh manajer
senior. Seringkali informasi disampaikan kepada eksekutif senior melalui portal, yang
menggunakan antarmuka web untuk menyajikan konten bisnis pribadi yang terintegrasi.
3.2 Systems for Linking the Enterprise

3.2.1 Aplikasi Perusahaan

Sistem yang menjangkau area fungsional, berfokus pada pelaksanaan proses bisnis di
seluruh perusahaan, dan mencakup semua tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan
membantu bisnis menjadi lebih fleksibel dan produktif dengan mengoordinasikan proses
bisnis mereka lebih dekat dan mengintegrasikan kelompok proses sehingga mereka fokus
pada pengelolaan sumber daya dan layanan pelanggan yang efisien.

3
 Ada empat aplikasi perusahaan utama: sistem perusahaan, sistem manajemen rantai
pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan sistem manajemen pengetahuan.

1) Enterprise Systems
Perusahaan menggunakan sistem perusahaan, juga dikenal sebagai sistem perencanaan
sumber daya perusahaan (enterprise resource planning), untuk mengintegrasikan proses
bisnis dalam manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran,
dan sumber daya manusia ke dalam satu sistem perangkat lunak.
2) Supply Chain Management Systems
Perusahaan menggunakan sistem manajemen rantai pasokan (supply chain
management/SCM) untuk membantu mengelola hubungan dengan pemasok mereka. Sistem
ini membantu pemasok, perusahaan pembelian, distributor, dan perusahaan logistik berbagi
informasi tentang pesanan, produksi, tingkat persediaan, dan pengiriman produk dan layanan
sehingga mereka dapat mencari, memproduksi, dan mengirimkan barang dan jasa secara
efisien.
3) Customer Relationship Management Systems
Perusahaan menggunakan Customer Relationship Management Systems (CRM) untuk
membantu mengelola hubungan mereka dengan pelanggan mereka. Sistem CRM
menyediakan informasi untuk mengoordinasikan semua proses bisnis yang berhubungan
dengan pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan layanan untuk mengoptimalkan
pendapatan, kepuasan pelanggan, dan retensi pelanggan.
4) Knowledge Management Systems
Knowledge Management Systems (KMS) memungkinkan organisasi untuk mengelola
proses dengan lebih baik untuk menangkap dan menerapkan pengetahuan dan keahlian.
Sistem ini mengumpulkan semua pengetahuan dan pengalaman yang relevan di perusahaan
dan membuatnya tersedia di mana pun dan kapan pun diperlukan untuk meningkatkan proses
bisnis dan keputusan manajemen. Mereka juga menghubungkan perusahaan dengan sumber
pengetahuan eksternal.
3.2.2 Intranets and Extranets
Cara alternatif untuk meningkatkan integrasi dan perluasan alur informasi dalam suatu
perusahaan dengan pelanggan dan supplier-nya. Intranet merupakan jaringan internal
perusahaan yang hanya dapat diakses oleh karyawannya. Ekstranet merupakan jaringan
perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan supplier, dan digunakan untuk
mengkoordinasikan pergerakan supplier dalam mekanisme produksi suatu perusahaan.
3.3 E- business, E-commerce, and E-government
Bisnis elektronik, atau e-business, mengacu pada penggunaan teknologi digital dan
Internet untuk menjalankan proses bisnis utama di perusahaan. E-bisnis mencakup kegiatan
untuk manajemen internal perusahaan dan untuk koordinasi dengan pemasok dan mitra bisnis
lainnya. Ini juga termasuk perdagangan elektronik, atau e-commerce.

4
 E-commerce adalah bagian dari e-business yang berhubungan dengan pembelian dan
penjualan barang dan jasa melalui internet. Ini juga mencakup kegiatan yang mendukung
transaksi pasar tersebut, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan,
pengiriman, dan pembayaran.
E-government mengacu pada penerapan teknologi Internet dan jaringan untuk
memungkinkan hubungan pemerintah dan lembaga sektor publik secara digital dengan
warga, bisnis, dan cabang pemerintah lainnya.
4. Penggunaan Sistem untuk Kolaborasi dan Kerja Tim

4.1 Pengertian Kolaborasi

Kolaborasi adalah suatu bentuk kerja Bersama dengan orang lain untuk mencapai tujuan
tertentu. Kolaborasi berfokus pada tugas atau misi suatu pencapaian dalam suatu bisnis
perusahaan. Kolaborasi dan kerja tim lebih penting hari ini daripada sebelumnya karena
berbagai alasan.
1) Mengubah kebiasaan kerja
Kebiasaan kerja berubah dari produksi menjadi pre-komputerisasi dimana setiap
tingkatan dalam proses produksi dijalankan secara independent dan diatur oleh
supervisor
2) Peningkatan professional kinerja
Interaksi dengan pekerjaan cenderung lebih professional dalam hal pelayanan yang
memerlukan koordinasi dan kolaborasi.
3) Merubah organisasi perusahaan
Disebagian perusahaan, manajer mengatur pekerjaan dalam suatu bentuk tingkatan.
Misalnya: pesanan datang dari suatu tingkatan dan dianggapi Kembali menjadi suatu
tingkatan. Saat ini pekerjaan dikoordinasikan dalam suatu kelompok dan tim yang
diharapkan mampu menjalankan caranya sendiri untuk melakukan semua pekerjaan.
4) Merubah jangkauan perusahaan
Bentuk perusahaan berubah dari satu lokasi menjadi banyak lokasi kantor dan pabrik
dalam suatu daerah, suatu bangsa, ataupun suatu daerah.
5) Ketegasan dalam berinovasi
Walaupun kita cenderung untuk berinovasi pada karakteristik dalam bisnis dan
pengetahuan untuk seorang individu, individu ini kebanyakan bekerja dalam sebuah
tim dan kolega yang cemerlang yang diawali dengan suatu garis Panjang suatu inovasi
dan penemuan
6) Merubah budaya kerja dan bisnis.
Sebagian besar penelitian tentang kolaborasi mendukung gagasan bahwa tim yang
beragam menghasilkan keluaran yang lebih baik lebih cepat daripada individu yang
bekerja sendiri. Gagasan populer tentang kerumunan (“crowd-sourcing” dan “wisdom
of crowds”) juga memberikan dukungan budaya untuk kolaborasi dan kerja tim.

4.2 Social Business

Kata kunci dalam bisnis sosial adalah percakapan. Pelanggan, pemasok, karyawan,
manajer, dan bahkan agen pengawasan terus-menerus melakukan percakapan tentang
perusahaan, seringkali tanpa sepengetahuan perusahaan atau aktor utamanya (karyawan dan

5
manajer). Pendukung bisnis sosial berpendapat bahwa jika perusahaan dapat mendengarkan
percakapan ini, mereka akan memperkuat ikatan mereka dengan konsumen, pemasok, dan
karyawan, meningkatkan keterlibatan emosional mereka di perusahaan.
4.3 Business Benefits of Collaboration and Social Business
Sebuah survei global manajer bisnis dan sistem informasi menemukan bahwa investasi
dalam teknologi kolaborasi menghasilkan peningkatan organisasi yang mengembalikan lebih
dari empat kali jumlah investasi, dengan manfaat terbesar untuk fungsi penjualan, pemasaran,
dan penelitian dan pengembangan (Frost dan Sullivan ,2009).
4.4 Building a Collaborative Culture and Business Processes
Kolaborasi tidak akan terjadi secara spontan dalam sebuah perusahaan bisnis, terutama
tanpa adanya budaya atau proses bisnis yang mendukung. Perusahaan komando dan kontrol
mengharuskan karyawan tingkat bawah untuk melaksanakan perintah tanpa mengajukan
terlalu banyak pertanyaan, tanpa tanggung jawab untuk meningkatkan proses, dan tanpa
imbalan untuk kerja tim atau kinerja tim.
Budaya bisnis kolaboratif dan proses bisnis sangat berbeda. Manajer senior bertanggung
jawab untuk mencapai hasil tetapi mengandalkan tim karyawan untuk mencapai dan
menerapkan hasil. Kebijakan, produk, desain, proses, dan sistem jauh lebih bergantung pada
tim di semua tingkat organisasi untuk merancang, membuat, dan membangun. Tim dihargai
untuk kinerja mereka, dan individu dihargai untuk kinerja mereka dalam tim. Fungsi manajer
menengah adalah membangun tim, mengoordinasikan pekerjaan mereka, dan memantau
kinerja mereka.
4.5 Tools and Technologies for Collaboration and Social Business

4.5.1 E-mail and Instant Messaging (IM)

E-mail dan pesan instan (termasuk pesan teks) telah menjadi alat komunikasi dan
kolaborasi utama untuk pekerjaan interaksi. Perangkat lunak mereka beroperasi pada
komputer, ponsel, tablet, dan perangkat nirkabel lainnya dan mencakup fitur untuk berbagi
file serta mengirim pesan. Banyak sistem pesan instan memungkinkan pengguna untuk
terlibat dalam percakapan waktu nyata dengan banyak peserta secara bersamaan. Dalam
beberapa tahun terakhir, penggunaan email telah menurun, dengan pesan dan media sosial
menjadi saluran komunikasi yang disukai.
4.5.2 Wikis
Wiki adalah jenis situs web yang memudahkan pengguna untuk berkontribusi dan
mengedit konten teks dan grafik tanpa pengetahuan tentang pengembangan halaman web atau
teknik pemrograman. Wiki yang paling terkenal adalah Wikipedia, proyek referensi yang
diedit secara kolaboratif terbesar di dunia. Itu bergantung pada sukarelawan, tidak
menghasilkan uang, dan tidak menerima iklan
4.5.3 Virtual Worlds
Virtual worlds, seperti Second Life, adalah lingkungan 3-D online yang dihuni oleh
"penduduk" yang telah membangun representasi grafis dari diri mereka sendiri yang dikenal
sebagai avatar. Perusahaan seperti IBM, Cisco, dan Intel Corporations menggunakan dunia
6
online untuk rapat, wawancara, acara pembicara tamu, dan pelatihan karyawan. Orang-orang
dunia nyata yang diwakili oleh avatar bertemu, berinteraksi, dan bertukar ide di lokasi virtual
ini menggunakan gerakan, percakapan kotak obrolan, dan komunikasi suara.
4.5.4 Collaboration and Social Business Platforms
Sekarang ada rangkaian produk perangkat lunak yang menyediakan platform multifungsi
untuk kolaborasi dan bisnis sosial di antara tim karyawan yang bekerja bersama dari berbagai
lokasi.
Sistem Rapat Virtual
Dalam upaya untuk mengurangi biaya perjalanan dan memungkinkan orang-orang di
lokasi yang berbeda untuk bertemu dan berkolaborasi, banyak perusahaan, baik besar
maupun kecil, mengadopsi teknologi konferensi video dan konferensi web. Sebuah
konferensi video memungkinkan individu di dua atau lebih lokasi untuk berkomunikasi
secara bersamaan melalui transmisi video dan audio dua arah.
4.5.5 Checklist for Managers: Evaluating and Selecting Collaboration and Social
Software Tools
Salah satu kerangka kerja yang telah membantu kita untuk berbicara tentang alat
kolaborasi adalah kolaborasi waktu/ruang dan matriks alat sosial yang dikembangkan pada
awal 1990-an oleh sejumlah sarjana kerja kolaboratif. Matriks waktu/ruang berfokus pada
dua dimensi masalah kolaborasi: waktu dan ruang.
Waktu jelas menjadi kendala untuk kolaborasi dalam skala global. Tempat (lokasi) juga
menghambat kolaborasi di perusahaan global atau bahkan nasional dan regional yang besar.
Mengumpulkan orang untuk pertemuan fisik dipersulit oleh penyebaran fisik perusahaan
terdistribusi (perusahaan dengan lebih dari satu lokasi), biaya perjalanan, dan keterbatasan
waktu manajer. Menggunakan kerangka waktu/ruang ini akan membantu memilih alat
kolaborasi dan kerja tim yang paling tepat untuk perusahaan.
5. Fungsi Sistem Informasi dalam Bisnis

5.1 Departemen Sistem Informasi

Departemen sistem informasi terdiri dari spesialis, seperti programmer, analis sistem,
pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Pemrogram adalah spesialis teknis yang
sangat terlatih yang menulis instruksi perangkat lunak untuk komputer. Analis sistem
merupakan penghubung utama antara kelompok sistem informasi dan seluruh organisasi.
Adalah tugas analis sistem untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis ke dalam
persyaratan dan sistem informasi. Manajer sistem informasi adalah pemimpin tim pemrogram
dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, atau spesialis
basis data.
Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh seorang chief
information officer (CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi
informasi di perusahaan.
Chief security officer (CSO) bertanggung jawab atas keamanan sistem informasi untuk
perusahaan dan bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan keamanan informasi
7
perusahaan, CSO bertanggung jawab untuk mendidik dan melatih pengguna dan spesialis
sistem informasi tentang keamanan, menjaga manajemen tetap waspada terhadap ancaman
dan gangguan keamanan, dan memelihara alat dan kebijakan yang dipilih untuk menerapkan
keamanan.
Keamanan sistem informasi dan kebutuhan untuk melindungi data pribadi menjadi sangat
penting sehingga perusahaan yang mengumpulkan data pribadi dalam jumlah besar telah
menetapkan posisi sebagai chief privacy officer (CPO) . CPO bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang privasi data yang ada.
Chief knowledge officer (CKO) bertanggung jawab atas program manajemen
pengetahuan perusahaan. CKO membantu merancang program dan sistem untuk menemukan
sumber pengetahuan baru atau memanfaatkan pengetahuan yang ada dengan lebih baik dalam
proses organisasi dan manajemen.
Chief data officer (CDO) bertanggung jawab atas tata kelola seluruh perusahaan dan
pemanfaatan informasi untuk memaksimalkan nilai yang dapat diwujudkan organisasi dari
datanya. CDO memastikan bahwa perusahaan mengumpulkan data yang sesuai untuk
melayani kebutuhannya, menyebarkan teknologi yang tepat untuk menganalisis data, dan
menggunakan hasilnya untuk mendukung keputusan bisnis.
End users are representatives of departments outside of the information sys-tems group
for whom applications are developed. These users are playing an increasingly large role in
the design and development of information systems.
5.2 Pengelolaan Fungsi Sistem Informasi
Pengelolaan system informasi tergantung pada setiap perusahaan. Pengelolaan
departemen system informasi suatu perusahaan berpengaruh pada IT-Governance, karena
menyangkut strategi dan kebijakan dalam penggunaan teknologi informasi suatu perusahaan.

8
 Daftar Pustaka

Laudon, K. C. & Laudon, J. P. (2020), Management Information Systems-Managing the

Digital Firm, 16th edition, England, Pearson Education Limited