Sistem Pendukung Manajemen

BAB I
SISTEM PENDUKUNG MANAJEMEN

A. Pengertian Sistem Informasi

Satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang serupa. Biasanya para pemakai tergabung dalam suatu entitas
organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga sampai unit terkecil di dalamnya.

Informasi meberikan apa yang terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang
dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Informasi : Data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

Data : Fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi
atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung
digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar
dapat dipahami lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi mengandung 3 aktifitas dasar

1. Masukan/input
Pengumpulan bahan mentah/data dari dalam maupun dari luar lingkungan organisasi
2. Proses :
Memproses/mengkonversi dari bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti
3. Keluaran/output : informasi yang telah diproses yang kemudian dapat digunakan oleh
pihak-pihak yang membutuhkan

Tiga aktifitas ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk
pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan dan menciptakan
produk atau jasa baru.

Manfaat Sistem Informasi :

1. Dapat membantu menjalankan bisnis
2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis
3. Membantu dalam pengambilan keputusan
4. Memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang berkembang cepat

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 1

 Sistem Pendukung Manajemen

Gambar berikut memperlihatkan kerangka kerja konseptual sistem informasi.

Kerangka kerja tersebut dipusatkan kedalam 5 area pengetahuan SI berikut ini.

1. Konsep-konsep dasar
Konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai
berbagai komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem
informasi dasar yang berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan
kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi
dalam keunggulan kompetitif.
2. Teknologi informasi
Konsep - konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi
informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan
banyak teknologi berbasis internet.

3. Aplikasi bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan
keunggulan kompetitif bisnis.

4. Proses pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi
merencanakan,mengembangkan,danmengimplementasikan sistem informasi untuk
memenuhi peluang bisnis.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 2

 Sistem Pendukung Manajemen

5. Tantangan manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada
tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan global dalam bisnis.

Alasan dasar aplikasi bisnis dalam teknologi informasi yaitu:

1. Mendukung proses dan operasi bisnis.

Contoh: Kebanyakan toko retail mengunakan CBIS untuk membantu mereka mencatat
pembelian pelanggan, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli barang
dagangan baru, serta untuk mengevaluasi trend penjualan.

2. Dukungan pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya.

Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya
untuk membuat keputusan yang lebih baik. Contohnya keputusan mengenai
lini barang dagangan apa yang perlu ditambah atau dihentikan, atau mengenai
jenis investasi apa yang mereka butuhkan, biasanya di buat setelah sebuah analisis
diberikan oleh sisteminformasi berbasis komputer. Hal ini tidak hanya mendukung
pengambilan keputusan para manajer toko, pembeli dan lainnya, tetapi juga
membantu mereka melihat berbagai cara untuk mendapatkan kelebihan dari para
peretail lainnya dalam persaingan untuk mendapatkan pelanggan.

3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

Contohnya manajemen toko mungkin membuat keputusan untuk memasang kios
dengan layar sentuh dalam semua toko mereka, yang terhubung dengan situs e-
commerce untuk belanja online.

E-commerce adalah pembelian dan penjualan, pemasaran dan pelayanan produk,

jasa, dan informasi atas berbagi jenis jaringan komputer. Banyak bisnis saat ini
menggunakan internet, intranet, ekstranet, dan jaringan lainnya untuk mendukung
setiap langkah proses komersial. Hal ini dapat meliputi segala sesuatu dari periklanan,
penjualan, dan pemberian dukungan untuk pelanggan, melalui world wide web,
hingga keamanan internet, serta mekanisme pembayaran yang memastikan
diselesaikannya proses pengiriman danpembayaran. Contohnya sistem e-
commerce meliputi situs web internet untuk penjualan online, akses ekstranet
kedatabase persediaan untuk pelanggan besar, dan penggunaan intranet perusahaan

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 3

 Sistem Pendukung Manajemen

oleh tenaga penjualan untuk mengakses catatan pelanggan dalam rangka manajemen
hubungan pelanggan.

B. Sistem Pendukung Manajemen

Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan
untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem
tersebut akan disebut sebagai Sistem Pendukung Manajemen. Berdasarkan konsep,
beberapa jenis utama sistem informasi mendukung berbagai tanggung jawab
pengambilan keputusan :

1. Sistem Informasi Manajemen

Memberikan informasi dalam bentuk laporan yang telah ditentukan sebelumnya
untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Contohnya, manajer penjualan dapat menggunakan jaringan komputer dan pencari
web untuk mendapatkan tampilan instant mengenai hasil penjualan produk
produk mereka dan untuk mengakses intranet perusahaan mereka agar bisa
mendapatkan laporan analisis penjualan harian yang mengevaluasi penjualan yang
dilakukan oleh setiap tenagapenjualan.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 4

 Sistem Pendukung Manajemen

2. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System - DSS)

Memberikan dukungan interaktif khusus untuk proses pengambilan keputusan
para manajer dan praktisi bisnis lainnya.
Contohnya, manajer bagian periklanan dapat menggunakan program spreadsheet
untuk melakukan analisis what-if ketika mereka menguji dampak berbagai
anggaran iklan atas prediksi penjualan produk produk baru.

3. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System EIS)

Memberi informasi penting dari SIM, DSS dan sumber lainnya yang dibentuk sesuai
kebutuhan informasi para eksekutif.
Contohnya, para eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk
secara instant melihat teks serta tampilan grafik yang menekankan berbagai area
utama kinerja organisasi dan persaingan.

Kategori lainnya sistem informasi

 Sistem pakar : Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar
dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai.
Contoh: Penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses dan sistem
pemeliharaan diagnosis.
 Sistem manajemen pengetahuan : Sistem berbasis pengetahuan yang
mendukung pembuatan, pengaturan, dan peyebaran pengetahuan bisnis dalam
perusahaan.
Contoh: akses intranet ke praktik praktik bisnis terbaik, strategi proposal
penjualan,dan sistem pemecah masalah pelanggan.
 Sistem informasi strategis : Mendukung operasi dan proses manajemen yang
memberi perusahaan produk, layanan dan kemampuan strategis sebagai keunggulan
kompetitif.
Contoh: perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web
e-commerce.
 Sistem bisnis fungsional : Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial
atas berbagai fungsi bisnis perusahaan.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 5

 Sistem Pendukung Manajemen

Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan,

pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.

C. Tantangan Manajerial Sistem Informasi

Kesuksesan dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini bergantung

padapemaksimalan penggunaan teknologi berbasis internet dan sistem informasi
melalui web, untuk memenuhi permintaan yang berubah dari para pelanggan,
pemasok, dan mitra bisnis lainnya di pasar global. Tujuan dari banyak
perusahaan saat ini adalah untuk memaksimalkan nilai pelanggan dan bisnis
mereka dengan menggunakan teknologi informasi untuk mendukung para pegawai
mereka dalam mengimplementasikan proses bisnis kooperatif dengan para pelanggan,
pemasok, dan pihak lainnya.

Keberhasilan Dan Kegagalan dengan TI

Keberhasilan sistem informasi tidak seharusnya diukur hanya melalui efisiensi dalam
hal meminimalkan biaya, waktu dan penggunaan sumber daya informasi.
Keberhasilan juga harus diukur dari efektivitas teknologi informasi dalam
mendukung strategis bisnis organisasi, memungkinkan proses bisnisnya,
meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan
dan bisnis perusahaan.
Beberapa tantangan etika yang harus dihadapi oleh para manajer bisnis
yangmengimplementasikan aplikasi aplikasi utama teknologi informasi.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 6

 Sistem Pendukung Manajemen

Fungsi Sistem Informasi

Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis,
seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan
manajemen sumber daya manusia.
Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai,
serta layanan dan kepuasan pelanggan.
Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi
bisnis.
Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif,
yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global.
Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, sarta menantang bagi jutaan pria dan
wanita.
Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis
yang membentuk jaringan.

D. Komponen Sistem Informasi

Konsep sistem dapat membantu memahami:
1. Teknologi. Jaringan komputer adalah sistem dari berbagai komponen pemrosesan
informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data
dan teknologi jaringan telekomunikasi.
2. Aplikasi. Aplikasi bisnis dan perdagangan elektronik melibatkan sistem informasi
bisnis yang saling berhubungan satu sama lain.
3. Pengembangan. Mengembangkan berbagai cara untuk menggunakan teknologi
informasi dalam bisnis meliputi pendesainan komponen komponen dasar sistem
informasi.
4. Manajemen. Mengelola teknologi informasi memiliki penekanan pada kualitas,
nilai bisnis yang strategis, dan keamanan sistem informasi organisasi.

E. Sumber Daya Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari 5 sumber daya dasar, yaitu: Manusia, Hardware,
Software, Data dan Jaringan. Dibawah ini merupakan contoh Sumber daya sistem
informasi dan produknya, meliputi:

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 7

 Sistem Pendukung Manajemen

1. Sumber daya manusia

Pemakai akhir merupakan orang orang yang menggunakan sistem informasi atau
informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Mereka berupa pelanggan, tenaga
penjualan, teknisi, staff administrasi, akuntan dan para manajer. Para pakar
merupakan orang orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem
informasi. Mereka meliputi sistem analis, pembuat software, operator sistem.

2. Sumber daya hardware

Dapat digolongkan menjadi: Mesin dan Media.

3. Sumber daya software

Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta
mendukung operasi sistem computer.
Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan
tertentu komputer oleh pemakai akhir. Contohnya, program analisis penjualan,
program pengolahan kata dan program penggajian.Prosedur, yang mengoperasikan
perintah bagi orang orang yang akan menggunakan sistem informasi.
Contohnya, prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur
pendistribusian cek gaji.

4. Sumber daya data

Termasuk deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian,
database persediaan.
5. Sumber daya jaringan
Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan
pengendalian jaringan.

F. Aktivitas Sistem Informasi

 Input sumber daya data

Memindai secara optikal barang barangdengan pengenal yang menggunakan kode
garis.
 Pemrosesan data menjadi informasi
Seperti menghitung pembayaran karyawan, pajak dan potongan gaji lainnya.
 Output produk informasi
Menghasilkan laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 8

 Sistem Pendukung Manajemen

Contohnya, seorang manajer penjualan dapat melihat tampilan video untuk

memeriksa kinerja seorang tenaga kerja penjualan, menerima pesan suara
yang dihasilkan komputer melalui telepon, menerima cetakan dari hasil penjualan
bulanan.
 Penyimpanan sumber daya data
Penyimpanan adalah komponen sistem dasar sistem informasi. Penyimpanan
adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara
teratur untuk digunakan kemudian.
 Pengendalian kinerja sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem.
Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input,
pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan
dievaluasi untuk menetapkan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja
yang telah ditetapkan.
Kemudian, aktivitas system yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi
yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Mengenali sistem informasi

Sebagai praktisi bisnis, harus mampu mengenali komponen dasar sistem informasi. Hal
ini berarti harus mampu mengidentifikasi:

 Sumber daya manusia, hardware, software, data dan jaringan yang digunakan.
 Jenis produk informasi yang dihasilkan

 Cara melakukan aktivitas input, output, penyimpanan, dan pengendalian.

G. Pengguna Sistem Informasi Manajemen

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat

diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan yaitu:

 Manajer tingkat perencanaan stratejik(strategic planning);

Merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di
mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaa
stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi penetapan tujuan
organisasi, dan penentuan strategi organisasi.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 9

 Sistem Pendukung Manajemen

 Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control);

Dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah,mempunyai tanggung
jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam
pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai.
Termasuk dalam kelompok ini misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala
Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.

 Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)

Merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung
jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah,
yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.

Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam

mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara
penyajian, dan jenis keputusannya.
 Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang
berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya
untuk manajer tingkat bawah.
 Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk
ringkas, bukan detil. Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada
informasi detil, bukan ringkas.
 Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh
manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dibandingkan keputusan yang diambil
oleh manajer tingkat yang lebih rendah.

Keputusan Terstruktur dan tidak terstruktur

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang- ulang dan
rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti.
Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan pangkat
pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya.

Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk
didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan
luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan
keputusan yang tidak terstruktur.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 10

 Sistem Pendukung Manajemen

Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan

keputusan yang tidak terstruktur.

H. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi

memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini
sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen
mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola para pegawainya, serta
meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana
menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar
pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan
baku kepada masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi
tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.
Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi,
peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware,
database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.

Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan

ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke
depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga
sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya.
Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung
pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi. Perubahan lain dalam
hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya
cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan
dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di
dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode
yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan
organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat
meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi
pemerintaha lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.
Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan
berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan
teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 11

 Sistem Pendukung Manajemen

tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan

komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses
informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan
aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini
telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi,
menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.
Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap
orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan,
pemerintah,maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet
untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau
organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru
yang universal.
Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi
internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan
secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini
dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer
struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan
mekanisme, praktik-praktik kerja, arus kerja, serta produk dan jasa.

Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa

organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai
berikut:
 Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan
yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh
karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah
pegawainya dan tingkatan hirarkis manajemennya.
 Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu faktor yang harus
dipertimbangkan dalam pekerjaan.

Sistem Penunjang Keputusan - GRR Page 12