UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ‘’VETERAN’’ JATIM

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

Jl.Raya Rungkut Madya , Gunung Anyar , Kota Surabaya, Jawa Timur
60294
No.tlp : (031) 8706369

RANGKUMAN MATERI KULIAH

Bisnis Elektronik (E-Business) & Perdagangan Elektronik (E-Commerce)

DISUSUN OLEH:

Andini Puspita Lestari (1613010004)

Rifdah Anafiah Zuhroh (1613010070)

Sri Mulyani (1613010132)

Naufal Fadlulloh Yusuf (1613010169)

Andhika Arif Wasesa (1613010247)

Naurah Doumistry Latief (1613010132)

PROGRAM STUDY AKUNTANSI

KELAS E 13

TAHUN 2018
 BISNIS ELEKTRONIK (E-BUSINESS) DAN PERDAGANGAN ELEKTRONIK (E-
COMMERCE)

Proses bisnis adalah seperangkat aktivitas yang berhubungan secara logis yang
dimana suatu pekerjaan terorganisir, terkoordinasi, dan fokus untuk menghasilkan produk
atau jasa yang memiliki nilai. Proses bisnis adalah aliran kerja yang kongkret dari bahan
baku, informasi dan pengetahuan. Proses ini juga tergantung pada seberapa baik bisnis
dirancang dan dikoordinasikan selain itu juga menjadi sebuah kekuatan kompetitif
perusahaan.

Perdagangan elektronik atau yang biasa disebut E-commerce merupakan suatu cara
penyebaran, penjualan, pemasaran barang dan jasa melalui sistem elektronik atau dengan
kata lain terhubung dengan jaringn internet atau televisi yang memungkinkan seluruh dunia
melihat ap yang ditampilkan. Dengan E-commerce, memungkinkan pengguna melakukan
kegiatan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem inventori dan
pengumpulan data otomatis.

E-commerce merupakan hal yang tidak terlepas dari E-bussines, dimana cakupan E-
bussines lebih luas tidak sebatas perniagaan tetapi juga pengkolaborasian mitra bisnis,
pelayanan nasabah, lowongan kerja, dll. E-commerce juga membutuhkan teknologi lain
selain jaringan komputer, yakni teknologi basisdata, teknologi non komputer lain seperti
sistem pengiriman barang dan alat pembayaran untuk E-commerce ini.

1.1. Proses Bisnis Dan Sistem Informasi

Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas yang dibutuhkan untuk
menghasilkan produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh arus material, informasi,
dan pengetahuan antar peserta dalam proses bisnis. Proses bisnis juga mengacu
pada cara-cara yang unik di mana organisasi memiliki koordinat kerja, informasi,
dan pengetahuan, dan cara manajemen yang memilih untuk mengkoordinasikan
pekerjaan.

Contoh Proses Bisnis Fungsional

Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis

 Informasi sistem mengotomatisasi banyak langkah dalam proses bisnis yang
sebelumnya dilakukan manual, seperti memeriksa kredit klien, atau menghasilkan
faktur dan ketertiban pengiriman. Tapi hari ini, teknologi informasi dapat melakukan
lebih banyak lagi. Baru teknologi benar-benar dapat mengubah arus informasi,
sehingga memungkinkan untuk lebih banyak orang untuk mengakses dan berbagi
informasi, menggantikan langkah-langkah berurutan dengan tugas-tugas yang dapat
dilakukan secara bersamaan, dan menghilangkan penundaan pengambilan
keputusan.

1.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

Organisasi bisnis pada umumnya memiliki sistem-sistem yang mendukung
proses-proses tersebut dalam tiap area fungsi bisnis utama – penjualan dan
pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, serta sumber daya
manusia. Sistem-sistem fungsional yang beroperasi. Sistem-sistem fungsional yang
beroperasi secara tersendiri, menjadi bagian dari masa lalu karena sistem tersebut
tidak mendukung kemudahan dalam berbagi informasi, guna mendukung kegiatan
proses bisnis lintas divisi fungsional.

a. Sistem-sistem untuk Kelompok Manajemen yang Berbeda

 Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system)
adalah sistem komputerisasi yang mengoperasikan dan mencatat
transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti
entri pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, karyawan yang
mencatat, dan pengiriman. Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini
adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin dan untuk
memantau arus transaksi di seluruh perusahaan.
Para manajer membutuhkan TPS untuk memantau status operasi
di dalam perusahaan, beserta hubungan perusahaan dengan lingkungan
eksternal. TPS juga merupakan penghasil utama informasi bagi sistem
dan fungsi bisnis lainnya. Sistem pemrosesan transaksi sering kali sangat
penting bagi suatu perusahaan, di mana kegagalan pada TPS selama
beberapa jam saja, dapat mengakibatkan lumpuhnya suatu perusahaan
berikut perusahaan-perusahaan lain yang menggunakannya.

 Sistem untuk Intelijen Bisnis

Intelijen bisnis (business intelligence) adalah istilah terkini
mengenai data dan perangkat lunak untuk mengorganisasi, menganalisis,
dan menyediakan akses kepada data untuk membantu manajer dan
pengguna lain dalam suatu perusahaan dalam membuat keputusan yang
lebih berdasarkan informasi. Intelijen bisnis menunjukkan segala hal yang
dibutuhkan dalam pengambilan keputusan pada setiap tingkat
manajemen.
Sistem intelijen bisnis untuk manajemen tingkat menengah
membantu dengan cara memantau, mengontrol, mengambil keputusan,
dan melakukan kegiatan-kegiatan administratif. Istilah sistem informasi
 manajemen (management information system) juga menunjuk pada
kategori spesifik dari sistem informasi yang membantu manajemen tingkat
menengah. Informasi ini kemudian digunakan untuk memantau dan
mengontrol organisasi bisnis serta memperkirakan kinerja pada masa
yang akan datang.
Beberapa jenis sistem intelijen bisnis mendukung lebih banyak
pengambilan keputusan tanpa pengulangan (non-rotine). Sistem
pendukung keputusan (decision support system) berfokus pada masalah-
masalah yang unik dan cepat berubah, yang prosedur dalam mencapai
atau menghasilkan suatu solusi belum ditentukan sebelumnya secara
keseluruhan. Sistem intelijen bisnis juga ditujukan bagi pemenuhan
kebutuhan menajemen senior dalam mengambil keputusan. Manajer
senior membutuhkan sistem yang berfokus pada masalah-masalah
strategis jangka panjang,
Sistem pendukung eksekutif (executive support system)
membantu manajemen senior dalam mewujudkan keputusan-keputusan
yang telah dibuat. Sistem tersebut ditujukan untuk mendukung
pengambilan keputusan tanpa routine yang membutuhkan pertimbangan
evaluasi, dan wawasan karena tidak ada prosedur terprogram yang telah
ditetapkan sebelumnya untuk menciptakan solusi. ESS menyajikan grafik
dan data dari banyak sumber melalui batasan yang mudah digunakan
oleh manajer senior.

b. Sistem untuk Membuat Perusahaan Saling Terhubung

 Aplikasi Perusahaan
Umumnya, perusahaan menggunakan dua cara, yaitu
membiarkan sistem tumbuh secara alami dalam perusahaan atau
menggunakan jasa perusahaan yang lebih kecil . Selama beberapa
waktu, perusahaan selalu berakhir dengan kumpulan sistem yang
sebagian besar merupakan sistem lama dan memiliki tantangan dalam
berkomunikasi antar satu sistem dengan sistem lainnya serta bekerja
sama sebagai satu kesatuan sistem perusahaan yang terintegrasi. Ada
beberapa solusi untuk masalah ini.
Salah satu solusinya adalah dengan mengimplementasikan
aplikasi perusahaan ( enterprise application ), yang merupakan sistem
yang menjangkau seluruh area fungsional, berfokus pada pelaksanaan
proses bisnis yang terjadi di seluruh perusahaan, dan menjangkau
seluruh tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu perusahaan
lebih fleksibel dan produktif, dengan cara mengoordinasikan proses-
proses bisnis menjadi lebih singkat, serta mengintegrasikan kelompok –
kelompok proses guna menciptakan pengelolaan sumber daya sertap
layanan pelanggan yang efesien. Terdapat empat kategori utama aplikasi
perusahaan : sistem perusahaan, sistem pengelolaan rantai pasokan,
sistem pengelolaan hubungan pelanggan, serta sistem manajemen
pengetahuan. Setiap kategori aplikasi perusahaan ini, mengintegrasikan
serangkaian fungsi dan proses bisnis untuk meningkatkan kinerja
organisasi secara keseluruhan.
1. Sistem Perusahaan
Sistem perusahaan ( enterprise system ) yang digunakam
oleh perusahaan sering disebut sebagai perencanaan sumber
daya perusahaan ( enterprise resouce planning – ERP ), untuk
mengintegrasikan proses bisnis pada area manufaktur dan
produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran,
serta sumber daya manusia ke dalam sebuah sistem perangkat
lunak tunggal. Informasi yang sebelumnya terpecah-pecah
berdasarkan beberapa sistem, disimpan ke dalam bentuk data
tunggal komprehensif ( dapat dipahami oleh semua sistem ) pada
sebuah lokasi penampungan data, yang dapat digunakan oleh
banyak bisnis yang berbeda-beda.
2. Sistem Manajemen Rantai Pasokan
Perusahaan menggunakan sistem manajemen rantai
pasokan ( supply chain management-SCM ) untuk mengelola
hubungannya dengan pemasok. Sistem manajemen rantai
pasokan adalah salah satu jenis sistem antar-organisasi (
interorganizational system) karena sistem ini mengotomatisasi alur
informasi antar-organisasi yang berbeda. Anda akan menemukan
contoh-contoh dari sistem informasi antar-organisasi di dalam
buku ini, karena sistem semacam ini memungkinkan setiap
perusahaan saling terhubung secara elektronis kepada pelanggan
maupun perusahaan rekanan mereka.
3. Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan
Perusahaan menggunakan sistem manajemen hubungan
pelanggan ( customer relationship management system-CRM )
untuk mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. CRM
menyediakan informasi guna mengoordinasikan seluruh proses
bisnis yang berhubungan dengan pelanggan. CRM menyediakan
informasi guna mengoordinasikan seluruh proses bisnis yang
berhubungan dengan pelanggan di bidang penjualan, pemasaran,
serta pelayanan untuk mengoptimalisasikan pendapatan,
kepuasan pelanggan, serta mempertahankan pelanggan.
4. Sistem Manajemen Pengetahuan
Beberapa perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik
daripada perusahaan lainnya, hal tersebut disebabkan mereka
memiliki pengetahuan yang lebih baik dalam menciptakan,
memproduksi, serta mengirimkan barang dan jasa. Pengetahuan
yang dimiliki perusahaan ini bersifat unik/khas, sulit ditiru, serta
dapat berpengaruh sebagai keunggulan strategis jangka panjang.
Sistem manajemen pengetahuan ( knowledge management
system – KMS ) memungkinkan perusahaan menerima dan
mengaplikasikan pengetahuan dan keahlian secara lebih baik.
Sisitem ini mengumpulkan seluruh pengetahuan dan pengalaman
yang berhubungan dengan perusahaan, serta membuat
pengetahuan dan pengalaman tersebut tersedia di manapun dan
kapanpun pada saat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja
 proses bisnis dan peningkatan kualitas pengambilan keputusan
oleh pihak manajemen.

 Intranet dan Ekstranet

Aplikasi perusahaan menciptakan perubahan yang mendasar bagi
organisasi dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, dengan menawarkan
banyak peluang dalam mengintegrasikan data bisnis yang penting ke
dalam satu sistem tunggal. Namun, sering kali aplikasi perusahaan sulit
diterapkan dan harganya pun mahal. Oleh karena itu, intranet dan
ekstranet pantas disebut sebagai perangkat alternatif untuk meningkatkan
integrasi dan kelancaran arus informasi antar perusahaan, dengan
pelanggannya beserta pemasoknya. Secara sederhana, intranet adalah
situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses oleh
karyawannya saja. Istilah “Intranet” mengacu pada jaringan internal, yang
berbeda dengan internet yang merupakan jaringan umum yang
menghubungkan tiap organisasi beserta jaringan eksternal lainnya.
Intranet menggunakan teknologi dan teknik yang sama dengan internet,
dan intranet sering kali merupakan wilayah akses pribadi / khusus
kalangan karyawan saja pada situs web perusahaan yang lebih besar.
Demikian juga dengan ekstranet. Ekstranet adalah situs web perusahaan
yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok yang memiliki wewenang
dan biasanya digunakan untuk mengoordinasikan pengiriman persediaan
ke fasilitas produksi perusahaan tersebut.

c. E-Business, E-Commerce, dan E-Goverment

Sistem dan teknologi yang baru kita jelaskan telah mengubah hubungan
perusahaan dengan pelanggan, karyawan, pemasok, dan rekanan logistik
menjadi hubungan secara digital menggunakan teknologi jaringan dan internet.
Banyak organisasi bisnis dewasa ini menggunakan atau berdasarkan jaringan
digital, yang kita istilahkan “bisnis elektronik” dan “perdagangan elektronik” yang
akan sering digunakan dalam buku ini. Bisnis elektronik ( electronic business
atau e-business ), mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet
untuk menjalankan proses-proses bisnis utama dalam suatu perusahaan. E-
business meliputi aktivitas pengelolaan internal dalam suatu perusahaan serta
kegiatan koordinasi dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya. E-business juga
meliputi perdagangan elektronik ( electronic commerce atau e-commerce ). E-
Commerce adalah bagian dari e-business yang berhubungan dengan kegiatan
jual beli barang / jasa melalui internet. E-government mengacu pada
penggunaan teknologi aplikasi jaringan dan internet untuk memungkinkan
pemerintah berhubungan dengan masyarakat, organisasi bisnis, sektor swasta,
dan instansi pemerintah yang terkait lainnya secara digital.
1.3. Sistem Untuk Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Dengan semua sistem dan informasi yang telah kita bahas sebelumnya
mungkin Anda bertanya tanya, bagaimana mungkin memahami semua itu?
Bagaimana orang-orang yang bekerja di perusahaan menggunakan semua itu
dalam bekerja mencapai tujuannya, serta mengkoordinasikan rencana dan
tindakan? Sistem informasi tidak dapat membuat keputusan, merekrut, atau
memecat karyawan, menandatangani kontrak, menyetujui kesepakatan, serta
menyesuaikan harga barang di pasaran. Sebagai tambahan terhadap sistem-sistem
yang telah kita jelaskan, organisasi bisnis memerlukan sistem khusus untuk
mendukung kerja sama dan kerja tim.

a. Apa Yang Dimaksud Dengan Kolaborasi

Kolaborasi adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai

tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas
ataupun misi, dan biasanya digunakan pada organisasi bisnis; atau organisasi
lainnya, atau antara satu bisnis dengan bisnis lainnya. Berkolaborasi dengan
rekan Anda di Tokyo yang memiliki keahlian dalam suatu bidang yang tidak
Anda mengerti. Anda berkolaborasi dengan banyak rekanan mempublikasikan
blog perusahaan. Jika Anda bekerja di biro hukum, Anda berkolaborasi dengan
para akuntan di sebuah kantor jasa akuntan untuk melayani kebutuhan klien
terkait masalah pajak.

Kolaborasi dapat berlangsung singkat, selama beberapa menit, atau

dalam jangka waktu yang lebih lama, bergantung dari pekerjaan dan hubungan
di antara partisipan. Kolaborasi dapat bersifat satu orang dengan satu orang
atau banyak orang dengan banyak orang.

Karyawan dapat berkolaborasi dalam kelompok-kelompok informal yang

bukan merupakan bagian resmi dari suatu struktur organisasi perusahaan, atau
mereka dapat dibentuk menjadi kelompok-kelompok resmi. Tim memiliki sebuah
misi khusus yang diberikan oleh seseorang dalam suatu organisasi bisnis.
Anggota tim perlu berkolaborasi dalam penyelesaian tugas khusus yang
diberikan dari secara bersama-sama mencapai tujuan bersama. Misi yang
diberikan kepada tim dapat bersifat “Menangkan permainan / persaingan”, atau
“tingkatkan penjualan secara online sebesar 10%”. Masa kerja tim biasanya
berlangsung singkat, bergantung masalah yang mereka tangani serta waktu
yang dibutuhkan untuk menemukan solusi dan menyelesaikan misi tersebut.

Saat ini, kolaborasi dan kerja sama tim menjadi lebih penting
dibandingkan sebelumnya karena berbagai alasan.

 Mengubah Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan telah berubah dari perusahaan pabrikan dan kantor
tanpa komputer di mana setiap tahapan dalam proses produksi dilakukan
secara terpisah satu sama lain, dan dikoordinasikan oleh supervisor.
Pekerjaan diorganisasikan secara terpisah, dengan cara terpisah ini,
pekerjaan dialirkan dari satu perangkat mesin, ke mesin lainnya, dari satu
desktop, ke desktop lainnya, sampai produk akhir tersebut selesai. Saat ini
 dunia kerja memerlukan koordinasi lebih erat dan interaksi di antara pihak-
pihak yang terlibat pembuatan produk ataupun layanan.

 Pertumbuhan Bidang Pekerjaan Profesional

Bidang pekerjaan yang memerlukan banyak “interaksi”, cenderung
menjadi bidang pekerjaan para profesional di bidang jasa, yang
membutuhkan koordinasi dan kolaborasi secara erat. Bidang pekerjaan
profesional memerlukan pengetahuan tambahan serta pendistribusian
informasi guna menyelesaikan pekerjaan. Setiap pelaku yang berperan
dalam bidang pekerjaan tersebut memiliki keahlian khusus dalam
menyelesaikan suatu masalah, dan setiap pelaku yang berperan harus
saling bekerja sama dalam menyelesaikan pekerjaan.

 Mengubah Struktur Organisasi Perusahaan

Pada era industri, kebanyakan para manajer mengorganisasikan
pekerjaan melalui model hierarki. Pada masa sekarang, pekerjaan
diorganisasi berdasarkan kelompok-kelompok dan tim kerja, dan masing-
masing anggota diharapkan mengembangkan metode mereka sendiri-sendiri
dalam menyelesaikan tugas yang diberikan. Manajer senior mengawasi dan
menilai hasil yang dicapai, sekaligus menginformasikan perincian perintah
kerja ataupun prosedur operasional. Ini di sebabkan keahlian dan wewenang
pengambilan keputusan telah didelegasikan ke bagian lini bawah organisasi.

 Mengubah Ruang Lingkup Perusahaan

Pekerjaan dalam perusahaan telah berubah dari lokasi tunggal
menjadi banyak lokasi seperti kantor dan pabrik dalam suatu wilayah, negara
ataupun seluruh dunia.

 Menitikberatkan Pada Inovasi

Meskipun kita cenderung menghubungkan inovasi di bidang bisnis
dan ilmu pengetahuan dengan orang-orang hebat, orang-orang hebat ii
kebanyakan bekerja sama dengan rekan-rekan kerja yang brilian. Dengan
kata lain, inovasi merupakan proses kelompok dan sosial serta sebagian
besar inovasi diperoleh dari kolaborasi antar individu di laboratorium,
organisasi bisnis, ataupun instansi pemerintahan. Praktik kolaborasi dan
teknologi yang kuat, dipercaya meningkatkan kecepatan dan kualitas
inovasi.

 Mengubah Budaya Kerja dan Bisnis

Sebagian besar riset mengenai kolaborasi mendukung bekerja
sendiri-sendiri. Gagasan populer tentang keramaian juga mendukung
budaya kolaborasi dan kerja sama tim.

b. Apa Yang Dimaksud Dengan Bisnis Jejaring Sosial

Saat ini banyak perusahaan meningkatkan kolaborasi dengan

memanfaatkan bisnis jejaring sosial dengan menggunakan platform jejaring
sosial, yang meliputi Facebook, Twitter, dan peringkat sosial yang terdapat
 dalam perusahaan untuk berhubungan dengan karyawan, pelanggan, serta
pemasok mereka. Perangkat ini memungkinkan pekerja untuk membuat profil,
membentuk kelompok, dan mengikuti perkembangan status anggota lainnya.
Tujuan dari bisnis jejaring sosial adalah untuk memperdalam interaksi dengan
kelompok-kelompok dari dalam dan luar perusahaan guna memperlancar dan
memperbaiki pendistribusian informasi, inovasi, dan pengambilan keputusan.

Kunci utama dalam bisnis jejaring sosial adalah “percakapan”.

Pelanggan, pemasok, karyawan, manajer, bahkan organisasi yang jauh sekali
memiliki percakapan yang terus berlangsung seputar organisasi, sering kali
tanpa sepengetahuan perusahaan ataupun pejabat penting perusahaan tersebut
(karyawan dan manajer).

Para pendukung bisnis jejaring sosial menyatakan bahwa jika

perusahaan mampu bergabung dalam percakapan ini, mereka akan mampu
meningkatkan hubungan dengan pelanggan, pemasok, dan karyawan, serta
meningkatkan keterlibatan emosi mereka dalam perusahaan.

Semua hal tersebut memerlukan transparansi di bidang informasi.

Orang-orang ingin saling berbagi opini dan fakta dengan orang lain secara cepat
, tanpa intervensi/campur tangan dari eksekutif dan pihak lainnya. Karyawan
harus cepat tanggap mengenai apa yang dipikirkan pelanggan dan karyawan
lainnya; pemasok akan cepat belajar mengenai rantai pasokan dari rekan bisnis
mereka; bahkan para manajer pun sepertinya akan belajar dengan cepat dari
bawahan mereka seberapa baik pekerjaan mereka. Hampir setiap orang yang
terlibat dalam penciptaan suatu nilai memiliki pengetahuan yang lebih dalam
terhadap orang lain.

Jika lingkungan semacam itu dapat diciptakan, sepertinya mungkin untuk

beroperasi secara efisien, memacu inovasi, dan mempercepat pengambilan
keputusan. Jika perancang produk dapat belajar dengan cepat mengenai produk
mereka di pasaran secara real-time, berdasarkan umpan balik dari pelanggan,
perancang produk tersebut dapat mempercepat proses perancangan ulang. Jika
karyawan mampu menggunakan perangkat sosial untuk memperoleh
pengetahuan dari dalam maupun luar perusahaan, mereka akan mampu bekerja
lebih efisien dan mampu menyelesaikan lebih banyak masalah.

c. Manfaat Bisnis Dari Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Meskipun banyak artikel dan buku yang ditulis mengenai kolaborasi,

hampir sebagian besar dari penelitian yang dilakukannya bersifat anekdot.
Meski demikian, ada kepercayaan umum di kalangan pelaku bisnis dan
komunitas akademik bahwa semakin kolaboratif suatu organisasi bisnis,
semakin sukses bisnis tersebut, dan kolaborasi antar perusahaan menjadi
semakin penting dibandingkan dulu. Survei terkini mengenai para pengelola
bisnis dan sistem informasi secara global menemukan bahwa investasi di bidang
teknologi kolaborasi mendatangkan peningkatan kinerja organisasi yang
memberikan tingkat pengembalian empat kali lipat dari nilai investasi yang
 dikeluarkan, dengan manfaat terbesar dirasakan oleh penjualan, pemasaran,
serta fungsi penelitian dan pengembangan.

d. Membangun Budaya dan Proses Bisnis yang Kolaboratif

Di dalam perusahaan bisnis, kolaborasi tidak dapat terjadi secara

spontan, terutama jika tidak ada budaya dan proses bisnis yang mendukung.
Perusahaan bisnis, terutama yang berskala besar, memiliki reputasi pada masa
lalu sebagai organisasi yang bersifat “memerintah dan mengendalikan” di mana
semua masalah dan pemikiran penting dibebankan pada petinggi perusahaan,
dan kemudian memerintahkan bawahannya untuk menjalankan rencana dari
manajemen senior. Pekerjaan manajemen tingkat menengah dianggap hanya
sebagai penerus pesan dari hierarki tingkat atas ke tingkat bawah.

Organisasi yang bersifat “memerintah dan mengendalikan” memerlukan

karyawan tingkat rendah untuk menjalankan perintah tanpa banyak pertanyaan,
tanpa tanggung jawab meningkatkan kinerja proses, ataupun imbalan atas hasil
yang dicapai tim kerja. Jika kelompok kerja Anda membutuhkan pertolongan dari
kelompok kerja yang lain, hal tersebut harus dengan sepengetahuan atasan.
Anda tidak akan pernah berkomunikasi secara horizontal (antar rekan kerja),
selalu saja vertikal (antar atasan dengan karyawan), sehingga pihak manajemen
dapat mengontrol proses. Secara bersama-sama dari harapan pihak
manajemen dan karyawan membentuk sebuah budaya, serangkaian asumsi
tentang tujuan bersama dan bagaimana orang seharusnya berperilaku. Banyak
perusahaan bisnis masih beroperasi dengan cara seperti itu.

Budaya bisnis dan proses bisnis yang kolaboratif sangat berbeda.

Manajer senior bertanggung jawab mencapai hasil, namun bergantung pada
kelompok karyawan dalam menerapkan dan mencapai hasil tersebut. Kebijakan,
produk, perancangan, proses, dan sistem-sistem berhubungan erat dengan
kelompok-kelompok pada tiap tingkatan dalam organisasi dalam merancang,
menciptakan, dan membangun. Anggota tim diberi penghargaan atas kinerja
mereka, baik secara tim maupun individu. Fungsi dari manajemen tingkat
menengah adalah untuk membentuk tim, mengkoordinasikan pekerjaan mereka,
dan mengawasi kinerja mereka. Budaya bisnis dan proses bisnis dalam
organisasi bisnis lebih bersifat “sosial”. Dalam sebuah budaya yang kolaboratif,
manajemen senior membangun kolaborasi dan tim kerja sebagai bagian penting
dalam organisasi dan biasanya ia juga menerapkan budaya kolaborasi antar
pejabat senior di dalam organisasi bisnis tersebut.

1.4. Platform Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Saat ini, tersedia produk perangkat lunak yang menyediakan platform
(landasan program dalam beroperasi) multifungsi untuk kolaborasi dan bisnis
jejaring sosial di antara kelompok-kelompok karyawan yang bekerja di berbagai
lokasi berbeda.

a. Virtual Meeting Systems ( Sistem Pertemuan Virtual )

 Dalam rangka menekan biaya perjalanan, banyak perusahaan besar
maupun kecil, mengadopsi teknologi video conferencing dan web conferencing.
Menggunakan sistem pertemuan virtual ( sistem yang memungkinkan tatap
muka antar partisipan secara online) untuk kegiatan pembahasan produk,
pelatihan, sesi strategis, bahkan menyampaikan inspirasi.

b. Google Apps/Google Sites dan Cloud Collaboration Services

Salah satu layanan online “gratis” yang paling sering digunakan adalah
Google Apps/Google Sites. Google sites memungkinkan pengguna menciptakan
situs web untuk kelompok secara online yang dapat diedit secara cepat.
Pengguna google sites dapat memposting berbagai macam file seperti kalender,
teks, lembar kerja, dan video untuk kepentingan pribadi, kelompok, ataupun
publik.

c. Lotus Notes

Lotus Notes merupakan contoh awal dari groupware ( perangkat untuk

membentuk dan berkomunitas di dalam sebuah group). Sistem Aplikasi
kolaborasi dengan kemampuan mensharing kalender, penulisan dan pengeditan
dokumen secara bersama, berbagi akses database, serta pertemuan secara
elektronis. Di mana setiap partisipan dapat saling melihat dan menampilkan
informasi dan kegiatan yang dilakukan satu sama lain. Perangkat lunak lotus
notes di instal pada desktop PC atau pada komputer jingjing ( laptop ), kemudian
memperoleh aplikasi dari server IBM Lotus Domino. Sekarang aplikasi Lotus
Notes memungkinkan penggunaan aplikasi situs web berkat pengembangan
pada bahasa pemrograman dan aplikasi yang memungkinkan pengguna untuk
menciptakan aplikasinya sediri sesuai dengan kebutuhan mereka yang khas.

d. Perangkat Jejaring Sosial dalam Perusahaan

Selain perangkat yang baru kita jelaskan yang mendukung kemampuan

bisnis jejaring sosial, ada juga perangkat sosial yang terspesialisasi seperti
Salesforce Chatter, Microsoft Yammer, Jive, dan IBM Connection. Perangkat
jejaring sosial dalam perusahaan menciptakan nilai bisnis dengan cara saling
menghubungkan antar anggota perusahaan melalui profil, pemutakhiran, dan
notifikasi/pemberitahuan, seperti fitur yang terdapat pada Facebook, tetapi
dirancang hanya untuk kalangan internal suatu perusahaan saja.

1.5. Daftar Periksa bagi Manajer: Mengevaluasi dan Memilih Perangkat Kolaborasi
dan Jejaring Sosial

Dengan begitu banyaknya perangkat dan layanan yang tersedia bagi

kolaborasi dan bisnis jejaring sosial, salah satu kerangka kerja yang sangat
membantu kita dalam mengulas tentang perangkat kolaborasi adalah matriks
kolaborasi ruang/waktu yang dikembangkan oleh sekelompok mahasiswa pada awal
tahun 1990.Matriks kolaborasi ruang/waktu berfokus pada dua dimensi
permasalahan dalam kolaborasi: ruang dan waktu. Sebagai contoh, Anda ingin
 berkolaborasi dengan seseorang pada zona waktu yang berbeda dan Anda tidak
dapat bertemu dalam waktu yang sama. Waktu jelas merupakan sebuah hambatan
dalam melakukan kolaborasi secara global. Tempat (lokasi) juga menghalangi
kolaborasi secara global, bahkan bagi perusahaan berskala nasional maupun
regional. Mengumpulkan orang untuk melakukan pertemuan secara fisik menjadi
sulit karena lokasi fisik perusahaan yang tersebar (lokasi perusahaan lebih dari
satu), biaya perjalanan, dan keterbatasan waktu yang dimiliki manajer. Berikut hal-
hal yang perlu segera dilakukan:

a. Tempatkan perusahaan Anda pada matriks ruang/waktu. Perusahaan Anda

dapat saja menempati lebih dari satu sel pada matriks tersebut. Perangkat
kolaborasi yang berbeda mungkin diperlukan untuk setiap kondisi yang berbeda.
b. Buatlah daftar produk yang disediakan oleh vendor.
c. Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfaat yang diterima perusahaan
Anda. Pastikan Anda menyertakan biaya pelatihan dalam perkiraan biaya yang
Anda buat dan biaya yang melibatkan divisi sistem informasi, jika diperlukan.
d. Identifikasi risiko keamanan dan kelemahan dari tiap produk
e. Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi
masalah implementasi dan pelatihan. Beberapa perangkat kolaborasi dan
jejaring sosial tersebut lebih mudah digunakan ketimbang perangkat yang lain.
f. Tentukan pilihan anda dari perangkat kolaborasi dan jejaring social yang
terdaftar dan undanglah vendor/penyedia aplikasi tersebut untuk melakukan
presentasi.

1.6. Fungsi Sistem Informasi di Dalam Bisnis

Hampir di setiap perusahaan bahkan yang terkecil sekalipun, departemen
sistem informasi (information systems department) adalah kelompok resmi dalam
struktur organisasi yang bertanggung jawab dalam memberikan jasa/pelayanan di
sektor teknologi informasi. Departemen sistem informasi bertanggung jawab
memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan
yang mencakup keseluruhan infrastruktur Tİ yang dimiliki perusahaan.

a. Departemen Sistem Informasi

Departemen sistem informasi terdiri atas para spesialis seperti,

pemrogram, analis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi.
Pemrogram (programmers) adalah spesialis yang dilatih mengenai hal-hal teknis
secara mendalam, yang menulis rangkaian perintah dalam suatu program untuk
komputer. Direktur keamanan sistem informasi (chief security offıcer—CSO)
bertanggung jawab terhadap keamanan sistem informasi perusahaan dan
bertanggung jawab memperkuat kebijakan keamanan informasi perusahaan.
(Kadang jabatan ini disebut chief information security offcer—CISO, di mana
keamanan sistem informasi bukanlah keamanan secara fisik alias petugas
keamanan). CSO bertanggung jawab dalam memberikan pendidikan dan
pelatihan kepada pengguna dan spesialis sistem informasi tentang keamanan,
menjaga kewaspadaan manajemen tentang ancaman keamanan dan gangguan,
serta merawat perangkat dan kebijakan yang dipilih untuk
mengimplementasikan keamanan.
 Keamanan sistem informasi dan kebutuhan pengamanan data pribadi
menjadi sangat penting, oleh sebab itu, perusahaan yang mengumpulkan data
pribadi dalam jumlah besar menyediakan lowongan bagi Chief Privacy Officer
(CPO). CPO bertanggung jawab dalam memastikan perusahaan memenuhi
prosedur hukum mengenai data pribadi yang telah ditetapkan.
ChiefknowledgeOfficer (CKO), bertanggung jawab dalam program
pengelolaan pengetahuan. CKO membantu merancang program dan sistem
untuk menemukan sumber pengetahuan baru atau memperbaiki penggunaan
ilmu pengetahuan yang telah ada bagi proses manajemen dan organisasi.
Pengguna akhir (endüşer) adalah perwakilan dari departemen di luar
kelompok sistem informasi di mana aplikasi yang dikembangkan diperuntukkan
bagi mereka. Para pengguna ini memainkan peran yang terus bertambah besar
dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi.

1.7. Pengorganisasian Sistem Informasi

Terdapat banyak jenis organisasi bisnis, dan terdapat banyak cara
bagaimana fungsi teknologi informasi disusun dalam perusahaan tersebut.
Perusahaan yang kecil, tidak akan memiliki kelompok sistem informasi yang formal.
Mungkin perusahaan tersebut hanya memiliki satu orang karyawan yang
bertanggung jawab memelihara jaringan dan menjalankan aplikasinya, atau
menggunakan jasa konsultan dalam melakukan pekerjaan ini. Perusahaan yang
lebih beşar memiliki departemen sistem informasi yang tersendiri, yang diatur
melalui cara-cara yang berbeda, bergantung sifat dan kepentingan perusahaan.
Tata kelola TI (IT governance) melibatkan strategi dan kebijakan dalam
penggunaan teknologi informasi pada sebuah perusahaan. Tata kelola TI
menspesifikasikan perincian hak dan kerangka kerja untuk tujuan akuntabilitas guna
menjamin teknologi informasi yang digunakan untuk mendukung strategi dan tujuan
organisasi.