1.

PENGERTIAN DIAGNOSA

Diagnosa adalah proses memahami bagaimana organisasi saat ini berfungsi dan menyediakan
informasi yang diperlukan untuk merancang perubahan. Diagnosa organisasi merupakan proses
kolaborasi antara anggota organisasi dan para stakeholders untuk mengumpulkan informasi,
menganalisis, dan menarik kesimpulan untuk perencanaan aksi dan intervensi penyelesaian
masalah terkait dengan kegiatan organisasi.

Jadi disini manajer, anggota organisasi, dan praktisi Organization Development selalu berusaha
memahami faktor pendorong efektivitas organisasi serta bagaimana dan mengapa suatu
perubahan dapat berjalan secara optimal dengan cara tertentu.

Jika dianalogikan secara sederhana, maka sebuah organisasi merupakan sosok pasien yang
mengalami masalah dan mencari bantuan dari praktisi Organization Development merupakan
seorang dokter yang memeriksa organisasi, menemukan akar permasalahan, dan menentukan
solusi yang paling efektif.

Nilai-nilai dan keyakinan etis yang mendasari Organization Development menunjukkan bahwa
anggota organisasi dan praktisi Organization Development harus terlibat dalam menemukan
faktor-faktor penentu efektivitas organisasi saat ini. Misalnya, seorang manajer mungkin mencari
bantuan praktisi Organization Development untuk mengurangi angka ketidakhadiran di
departemennya dengan mewawancarai karyawan yang bersangkutan.

Namun yang perlu diingat bahwa diagnosa tidak hanya untuk permasalahan organisasi, tetapi
juga bisa untuk meningkatkan performa departemen yang tampaknya sudah berfungsi dengan
baik. Dapat disimpulkan bahwa diagnosis memberikan pemahaman sistematis tentang organisasi
sehingga intervensi yang tepat dapat dikembangkan untuk memecahkan masalah dan
meningkatkan efektivitas kinerja organisasi.

2. KEBUTUHAN MODEL DIAGNOSTIK

Untuk mendiagnosis suatu organisasi, praktisi Organization Development dan anggota organisasi
perlu memiliki gagasan tentang informasi apa yang harus dikumpulkan dan dianalisis. Pilihan
tentang apa yang harus dicari selalu bergantung pada bagaimana organisasi dipahami. Kerangka
konseptual yang digunakan oleh praktisi Organization Development untuk memahami organisasi
disebut sebagai “model diagnostik”.

Mereka menggambarkan hubungan antara fitur yang berbeda dari organisasi, lingkungan dan
efektivitasnya. Akibatnya, model diagnostik menunjukkan area apa yang harus diperiksa dan
pertanyaan apa yang harus diajukan dalam menilai bagaimana sebuah organisasi berfungsi.
Namun terkadang Organisasi terlalu memfokuskan perhatian pada ciri-ciri tertentu dan seringkali
mengesampingkan yang lain sehingga dapat menghasilkan diagnosis yang bias.

Misalnya, model diagnostik yang menghubungkan keefektifan tim dengan penanganan konflik
antar pribadi akan mengarahkan praktisi Organization Development untuk mengajukan
pertanyaan tentang hubungan antar anggota, proses pengambilan keputusan, dan metode
penyelesaian konflik. Meskipun relevan, pertanyaan-pertanyaan tersebut mengabaikan masalah
kelompok lain seperti keterampilan dan pengetahuan anggota, kompleksitas tugas yang
dilakukan oleh kelompok, dan tingkat ketergantungan tugas. Dengan demikian, praktisi
Organization Development harus memilih model dan proses diagnostik dengan hati-hati untuk
mengatasi masalah presentasi organisasi serta untuk memastikan kelengkapannya.

MODEL DIAGNOSTIK TERBAGI MENJADI 2 MACAM, YAITU MODEL DIAGNOSIS

POTENSIAL DAN MODEL DIAGNOSIS FIELD KNOWLEDGE.

Model diagnosis potensial merupakan kumpulan konsep dan hubungan apa pun yang mewakili
suatu sistem atau menjelaskan keefektifannya. Sumber utama model diagnostik dalam
Organization Development adalah ribuan artikel dan buku yang membahas, menjelaskan, dan
menganalisis bagaimana organisasi berfungsi. Mereka memberikan informasi tentang bagaimana
dan mengapa sistem, proses, atau fungsi organisasi tertentu bisa berjalan efektif. Studi-studi
tersebut sering kali menyangkut aspek tertentu dari perilaku organisasi, seperti tingkat stress
karyawan, kepemimpinan, motivasi, pemecahan masalah, dinamika kelompok, desain pekerjaan,
dan pengembangan karir.

Sumber lain dari model diagnostik adalah pengalaman praktisi Organization Development dalam
organisasi. "Field knowledge" menawarkan banyak informasi praktis tentang bagaimana sebuah
organisasi beroperasi. Sayangnya, hanya sebagian kecil dari pengalaman luas itu yang
diterjemahkan ke dalam model diagnostik yang mewakili penilaian profesional orang-orang
dengan pengalaman bertahun-tahun dalam diagnosis organisasi. Pada umumnya model ini
menghubungkan diagnosis dengan proses organisasi tertentu, seperti pemecahan masalah
kelompok, motivasi karyawan, atau komunikasi antara manajer dan karyawan.

DIAGNOSA MODEL SISTEM TERBUKA

1. ORGANISASI SEBAGAI SISTEM TERBUKA

Sistem dipandang sebagai kesatuan kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian atau subsistem;
sistem berfungsi untuk mengintegrasikan bagian-bagian menjadi satu kesatuan yang berfungsi.
Misalnya, sistem organisasi terdiri dari kelompok atau departemen, seperti penjualan, operasi,
dan keuangan.

Organisasi berfungsi untuk mengoordinasikan perilaku departemennya sehingga mereka

berfungsi bersama dalam melayani tujuan atau strategi organisasi. Kerangka kerja umum yang
mendasari sebagian besar diagnosis dalam Organization Development disebut “model sistem
terbuka”.

*GAMBAR*

Seperti yang ditunjukkan pada Gambar berikut, model sistem terbuka mengakui bahwa
organisasi ada dalam konteks lingkungan yang lebih besar yang mempengaruhi bagaimana
kinerja organisasi dan dipengaruhi oleh bagaimana organisasi berinteraksi dengannya. Model
tersebut menunjukkan bahwa organisasi memperoleh input spesifik dari lingkungan dan
mengubahnya menggunakan proses sosial dan teknis. Output dari proses transformasi
dikembalikan ke lingkungan dan informasi tentang konsekuensi dari output tersebut berfungsi
sebagai umpan balik untuk fungsi organisasi.

Properti sistem terbuka yang akan dibahas adalah mengenai environment (lingkungan); inputs,
transformations, and outputs (masukan, transformasi, dan hasil); boundaries (batasan); feedback
(umpan balik); dan alignment (keselarasan).

1. Environment (Lingkungan):
Lingkungan adalah segala sesuatu di luar sistem yang secara langsung atau tidak langsung dapat
mempengaruhi outputnya. Karena kekuatan eksternal ini mempengaruhi sistem, organisasi tidak
dapat sepenuhnya mengendalikan perilaku mereka sendiri. Organisasi akan dipengaruhi oleh
kondisi lingkungan seperti ketersediaan tenaga kerja dan sumber daya manusia, bahan baku,
permintaan pelanggan, persaingan, dan peraturan pemerintah.

2. inputs, transformations, and outputs (masukan, transformasi, dan hasil)

Sistem organisasi terdiri dari tiga properti, yaitu: input, transformasi, dan output. Input terdiri
dari manusia modal atau sumber daya lainnya, seperti informasi, energi, dan material, yang
masuk ke dalam sistem dari lingkungan.

Transformasi adalah proses mengubah input menjadi output. Misalnya, departemen penelitian
dan pengembangan dapat mengubah kemajuan ilmiah terbaru menjadi ide produk baru.

Output adalah hasil dari apa yang ditransformasikan oleh sistem dan dikirim ke lingkungan.
Dengan demikian, input yang telah diubah merupakan output yang keluar dari sistem.

3. boundaries (batasan)

Batasan membantu melindungi atau menyangga proses transformasi organisasi dari gangguan
eksternal; mereka juga memastikan bahwa input yang tepat masuk ke dalam organisasi dan
output yang relevan.

Batas-batas organisasi ditentukan tidak hanya oleh lokasi fisik, tetapi juga dapat ditentukan
untuk tujuan manajerial, teknis, atau sosial. Misalnya, untuk memfasilitasi kontrol manajerial,
batas-batas departemen dapat mencakup semua anggota yang melapor ke administrator umum;
untuk mempromosikan alur kerja yang lancar, batasan departemen hanya diperkenankan untuk
pemasok, karyawan, dan pelanggan yang terletak di sepanjang rantai pasokan umum, dan lain
sebagainya.

4. Feedback (umpan balik)

Feedback atau umpan balik adalah informasi mengenai kinerja aktual atau keluaran sistem.
Namun, tidak semua informasi tersebut adalah umpan balik. Hanya informasi yang digunakan
untuk mengontrol fungsi masa depan sistem yang dianggap sebagai umpan balik.
5. Alignment (keselarasan)

Keselarasan ini menyangkut hubungan antara organisasi dan lingkungannya serta di antara
komponen-komponen yang membentuk desain organisasi. Alignment mewakili sejauh mana fitur
dan operasi dari satu komponen mendukung efektivitas komponen lain.

MENDIAGNOSIS SISTEM ORGANISASI

Jika dilihat sebagai sistem terbuka, organisasi dapat didiagnosis pada tiga tingkat. Tingkat
tertinggi adalah keseluruhan organisasi dan mencakup strategi, struktur, dan proses perusahaan.
Untuk tingkat dibawahnya terdapat kelompok atau departemen, yang meliputi desain kelompok
dan metode untuk penataan interaksi antar anggota, seperti norma dan jadwal kerja. Dan tingkat
terendah adalah jabatan atau pekerjaan individu.

Diagnosis dapat terjadi pada ketiga tingkat organisasi atau mungkin terbatas pada masalah yang
terjadi pada tingkat tertentu. Kunci untuk diagnosis yang efektif adalah mengetahui apa yang
harus dicari pada setiap level serta bagaimana level tersebut saling mempengaruhi.

Untuk setiap level, ini menunjukkan (1) input yang harus digunakan sistem, (2) komponen kunci
untuk merancang sistem yang akan dibuat, dan (3) output sistem.

Hubungan yang ditunjukkan pada Gambar berikut menggambarkan bagaimana setiap tingkat
organisasi mempengaruhi tingkat yang lebih rendah. Lingkungan adalah input kunci untuk
keputusan desain organisasi. Desain organisasi merupakan input untuk desain kelompok, yang
pada gilirannya berfungsi sebagai input untuk desain pekerjaan. Hubungan lintas tingkat ini
menekankan bahwa tingkat organisasi harus cocok satu sama lain jika organisasi ingin
beroperasi secara efektif.
 CHAPTER 6

HUBUNGAN DALAM DIAGNOSA

Dalam kebanyakan kasus perubahan yang direncanakan, praktisi Organization Development

memainkan peran aktif dalam mengumpulkan data dari anggota organisasi untuk tujuan
diagnostik. Misalnya, mereka mungkin mewawancarai anggota tim kerja tentang penyebab
konflik di antara anggota. Sebelum mengumpulkan informasi diagnostik, praktisi perlu menjalin
hubungan dengan mereka yang akan menyediakan dan kemudian mengimplementasikannya.

Karena sifat dari hubungan tersebut mempengaruhi kualitas dan fungsi data yang dikumpulkan,
sangat penting bagi praktisi Organization Development untuk mengklarifikasi kepada anggota
organisasi siapa mereka, mengapa data dikumpulkan, apa yang akan melibatkan pengumpulan
data, dan bagaimana data tersebut dikumpulkan. Informasi tersebut dapat membantu
menghilangkan ketakutan alami orang-orang bahwa data mungkin digunakan untuk melawan
mereka atau tindakan lainnya.

Praktisi Organization Development perlu membuat kontrak diagnostik sebagai awal diagnosis.
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut memberikan substansi kontrak diagnostik:

1. Siapa saya? Jawaban atas pertanyaan ini memperkenalkan praktisi Organization Development
ke organisasi, terutama kepada anggota yang tidak mengenal konsultan.

2. Mengapa saya di sini, dan apa yang saya lakukan? Jawaban-jawaban ini ditujukan untuk
menentukan tujuan diagnosis dan kegiatan pengumpulan data. Konsultan perlu menyajikan
tujuan dari proses penelitian tindakan dan untuk menjelaskan bagaimana kegiatan diagnostik
sesuai dengan strategi pengembangan secara keseluruhan.

3. Untuk siapa saya bekerja? Jawaban ini menjelaskan siapa yang mempekerjakan praktisi
Organization Development, apakah itu seorang manajer, sekelompok karyawan, atau
sekelompok karyawan dan manajer.

4. Apa yang saya inginkan dari Anda, dan mengapa? Di sini, praktisi Organization Development
perlu menentukan berapa banyak waktu dan upaya yang perlu diberikan orang untuk
menyediakan data yang valid dan selanjutnya bekerja dengan data ini dalam memecahkan
masalah.

5. Bagaimana saya akan melindungi kerahasiaan Anda? Jawaban ini menjawab kekhawatiran
anggota tentang siapa yang akan melihat tanggapan mereka dan dalam bentuk apa. Hal ini sangat
penting ketika karyawan diminta untuk memberikan informasi tentang sikap atau persepsi
mereka. Salah satu praktisi Organization Development harus dapat memastikan kerahasiaan tsb.

6. Siapa yang akan memiliki akses ke data? Responden biasanya ingin tahu siapa saja yang
memiliki akses ke data mereka. Praktisi Organization Development perlu mengklarifikasi
masalah akses dan dalam banyak kasus, harus setuju untuk memberikan hasil mereka sendiri
kepada responden.

7. Apa untungnya bagi Anda? Jawaban ini ditujukan untuk memberikan gambaran yang jelas
kepada anggota organisasi tentang manfaat yang dapat mereka harapkan dari diagnosis. Hal ini
biasanya memerlukan penggambaran proses umpan balik dan bagaimana mereka dapat
menggunakan data untuk meningkatkan performa organisasi.

8. Bisakah saya dipercaya? Hubungan diagnostik pada akhirnya bertumpu pada kepercayaan
yang dibangun antara praktisi Organization Development dan mereka yang menyediakan data.
Pertukaran informasi yang terbuka dan jujur bergantung pada kepercayaan tersebut dan praktisi
harus menyediakan waktu yang cukup dan kontak tatap muka selama proses kontrak untuk
membangun kepercayaan ini. Hal ini menuntut konsultan untuk mendengarkan secara aktif dan
mendiskusikan secara terbuka semua pertanyaan yang diajukan oleh peserta.

TUJUAN MEMBANGUN HUBUNGAN DALAM DIAGNOSA:

1. Untuk memperoleh informasi yang valid tentang fungsi organisasi

2. Memastikan bahwa anggota organisasi memberikan informasi yang jujur, andal, dan lengkap

3. Ketika anggota mempercayai praktisi Organization Development, mereka cenderung

berpartisipasi dalam proses diagnostik dan menghasilkan energi dan komitmen untuk perubahan
organisasi. Akhirnya, pengumpulan data membantu mengembangkan hubungan kolaboratif yang
diperlukan untuk mempengaruhi perubahan organisasi.