TEKNIS ACARA WEBINAR MotoGP 2020

Kamis, 26 November 2020

Note : Panitia diharapkan hadir pada pukul 10.00/ 11.00 untuk mempersiapkan lokasi
acara, (memasang banner, menyiapkan alat – alat untuk kegiatan) dengan berkoordinasi
dengan staff dari tempat acara akan diselenggarakan. Diharapkan kepada panitia
membawa alat ibadah masing – masing.

1. Briefing (13.00-13.30)
Korlap mengabsen panitia yang bertugas sebelum briefing dimulai. Briefing berisi
penjelasan teknis secara singkat tentang pelaksanaan Webinar MotoGP yang dipimpin
oleh korlap (Sukma). Briefing diberikan kepada panitia dan juga pengisi acara dalam
Webinar.
2. Persiapan (13.30-13.45)
Setelah briefing selesai, panitia yang berjobdesk menuju ke posisinya masing-
masing, (Husen sebagai pubdok dan Azwar sebagai host). Host bertugas sebagai
pemegang kendali utama selama Webinar berlangsung dan mengatur kamera utama
(on/off). (Sandra) bersama (Regita) yang bertugas sebagai pendata peserta. Naya dan
Ilham membantu menyiapkan konsumsi untuk pengisi acara. (Naya) sebagai MC untuk
membuka acara dan Sukma bertugas untuk menyiapkan item berikutnya.
3. Open Gate (13.45-14.00)
Sandra dan Regita mendata dan menyesuaikan peserta yang akan join pada Zoom
Meeting. (Naya) sebagai MC menyapa para peserta yang baru bergabung dan divisi PDD
(Azwar) sebagai Host menayangkan biografi singkat pemateri sebagai bentuk pengenalan
yang akan dibacakan oleh Naya (MC). Biografi akan mulai ditayangkan setelah 5 menit
open Registration.
4. Pembukaan (14.00-14.05)
MC (Naya) membuka jalannya WEBINAR dan menjelaskan secara singkat rangkaian
acara serta tata tertib selama Webinar berlangsung. Saat pembukaan, kamera utama sudah
dalam keadaan menyala yang dioperasikan oleh Host (Azwar), Azwar mengcopy file ke
kolom komentar mengenai tata tertib webinar. Sukma mengingatkan Ketua Jurusan
 Teknik Sipil Universitas Mataram Atau Dekan untuk memberikan sambutan pada item
berikutnya.
5. Sambutan (14.05 – 14.15)
Sukma mengarahkan Dekan atau Ketua Jurusan Teknik Sipil Universitas
Mataram dari tempat menunggu untuk menuju ke tempat sambutan. MC (Naya)
mempersilahkan Ketua Jurusan Teknik Sipil Universitas Mataram/ Dekan untuk
memberikan sambutan sebagai tanda bahwa rangkaian acara WEBINAR MotoGP telah
dimulai. Setelah sambutan selesai, MC (Naya) melanjutkan ke item berikutnya. Sukma
mempersiapkan moderator dan Pemateri untuk bersiap mengisi item selanjutnya.

6. Peralihan dari MC ke Moderator (14.15 – 14.20)

MC (Naya) menyerahkan acara untuk item selanjutnya kepada). Sukma
mengarahkan moderator ke tempat yang telah disediakan. Setelah moderator menempati
posisi, moderator mengambil alih jalannya acara hingga ke item selanjutnya. MC (Naya)
keluar dari frame ke tempat yang telah ditentukan.

7. Pengantar (14.20 – 14.30) (PJ : Divisi Acara)

Moderator menjelaskan secara singkat mengenai gambaran umum materi yang akan
disampaikan. Serta mengambil alih jalannya kegiatan hingga ke item berikutnya. Sukma
menyiapkan item selanjutnya, dan mengingatkan azwar untuk mempersiapkan ppt yang
akan ditampilkan. Moderator mempersilahkan pemateri untuk menyampaikan materinya.
8. Materi (14.30 – 15.15) (PJ : Divisi Acara)
Pihak ITDC ( Managing Director The Mandalika ) menyampaikan materi dengan
pembahasan Manajemen Pembangunan Sirkuit MotoGP di Kawasan KEK Mandalika.
Host (Azwar) menghidupkan kolom komentar untuk mempersilahkan peserta
mengajukan pertanyaan selama materi berlangsung. MC (Naya) mulai menyeleksi
pertanyaan – pertanyaan yang diajukan oleh peserta untuk kemudian diserahkan kepada
Moderator . Sukma menyiapkan item berikutnya.
 9. Sesi Tanya Jawab (14.15 – 16.00 )
MC (Naya) memberikan pertanyaan yang telah diajukan peserta kepada
Moderator kemudian mempersilahkan pemateri (Pihak ITDC) untuk menjawab
pertanyaan yang telah diajukan. Estimasi pertanyaan yang dapat dijawab sebanyak 5
pertanyaan, dengan setiap pertanyaan menghabiskan waktu 9 menit. System sesi tanya
jawab menjawab satu – persatu pertanyaan, seluruh pertanyaan dapat dijawab jika masih
terdapat sisa waktu yang cukup banyak. Sukma menyiapkan item berikutnya. Dengan
berakhirnya sesi tanya jawab maka moderator akan mengambil kesimpulan terkait materi
dan pertanyaan yang telah diajukan.

10. Penutup (16.00 – 16.10)

Dengan selesainya sesi tanya jawab Moderator menyerahkan acara kepada MC
(Naya) untuk menutup acara. MC (Naya) menyampaikan hal – hal penting terkait dengan
WEBINAR seperti : Pemberitahuan informasi mengenai pemberian Link sertifikat. MC
(Naya) meminta peserta untuk on cam sebagai bentuk dokumentasi. Host beserta Co-Host
mengscreen shot layar sebagai dokumentasi. Dengan berakhirnya dokumentasi MC
(Naya) menutup acara pada hari tersebut. Host (Azwar) mengakhiri Zoom Meeting.

NOTE : …………………… menyerahkan cindera mata sebagai bentuk terimakasih

kepada pihak ITDC. Ilham mengambil dokumentasi.
TEKNIS PENDAFTARAN WEBINAR MotoGP 2020
1. Peserta mendaftarkan diri pada link yang sudah disediakan
2. Setelah menyelesaikan pendaftaran peserta diwajbkan untuk melakukan konfirmasi kepada CP
yang tersedia pada pamflet.
3. Peserta yang telah melakukan konfirmasi akan dimasukkan kedalam Grup Whatsapp.
Fungsi grup :
 Memberitahukan informasi mengenai Webinar
 Membagikan Link Zoom Meeting.
 Menginformasikan TATIB WEBINAR
 Membagikan Virtual Background yang telah disiapkan, untuk kemudian digunakan pada
saat acara webinar.
4. Hal – hal yang perlu diantisipasi :
 Jika peserta tidak melakukan konfirmasi, maka panitia akan menginvite peserta dari
nomer yang sudah tertera
 Jika tidak terdapat No.HP maka panitia akan membagikan link grup ke email masing –
masing peserta.
 Jika masih ada peserta yang belum bergabung, maka agar seluruh peserta dapat
bergabung dalam Zoom Meeting, Link Zoom akan dibagikan pada email masing – masing
peserta.