MANAJEMEN KEPERAWATAN JK

LABSKIL II
Martina ardi

Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan

• Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.

• Spesifikasi alat/sarana prasarana.

• Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.

• Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.

• Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.

• Berapa jumlah/volumenya.

Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan

• Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.

• Spesifikasi alat/sarana prasarana.

• Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.

• Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.

• Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.

• Berapa jumlah/volumenya.

Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan kualitatif

suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis

kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu.

Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai
data/informasi yang menunjang, misalnya:

1) Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?

2) Bagaimana kondisinya?

3) Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di
lokasi?
Analisa kebutuhan kuantitatif

Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang
terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

1) Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?

2) Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

3) Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

• Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif adalah:

1) Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi
yang ada.

2) Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah
warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.

3) Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu diketahui waktu riil

penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah
waktu diluar jam istirahat tetap)

4) Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari
kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun
kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan
masih menunggu datangnya pesanan.

5) Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini
dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:

a) Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).

b) Biaya setiap kali mengadakan pesanan

c) Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.

• Tujuan perencanaan sarana prasarana

Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Adalah demi menghindari terjadinya

kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan efektivitas dan
efisiensi dalam pelaksanaannya.

• Manfaat perencanaan sarana prasarana

Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan adalah dapat membantu

dalam menentukan tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah,
menghilangkan ketidakpastian, dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk
melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan
berjalan dengan efektif dan efisien.
 Prosedur pengusulan sarana dan prasarana

Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan
oleh satuan kerja untuk merumuskan suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan
berpedoman pada hal-hal sbagai berikut:

1) Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan
menggunakan barang tersebut.

2) Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada.

3) Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih
dapat digunakan.

B. Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan kebutuhan adalah:

1) Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok pegawai.

2) Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.

3) Untuk standar kerja yang baku.

4) Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek penggunaannya.

5) Untuk menghindari pemborosan.

C. Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.

Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan atau sarana dan
prasarana pendukung kerja, senantiasa harus berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan.
Standar baku ini dimaksudkan untuk:

1) Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

2) Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana yang bibutuhkan.

3) Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

4) Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap sarana dan prasarana yang

dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses pembelian.

D. Usulan rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan
barang/sarana dan prasarana.
 E. Proses penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.

1) Barang bergerak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip

kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan dan penyimpanannya.
Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

a) Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari

rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang mengusulkan berdasarkan
frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.

b) Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan untuk pengadaan barang
setiap periodenya.

c) Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam

satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

2) Barang tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip

kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau
pemeliharaannya, dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan
pada:

a) Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan usulan perlengkapan

sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing
satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan peralatan/sarana dan prasarana yang
masih ada dan masih dapat digunakan dalam batas-batas efisiensi.

b) Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan.

c) Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu

dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

3) Barang tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat
dirinci antara lain sebagai berikut:

Tanah;

a) Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa sesuai dengan efektifitas
penggunaan.

b) Dicermati tentang perencanaan tata kota (panologi) setempat.

c) Kepastian nilai atau harga tanah.

d) Diusulkan kepada satuan pengadaan lengkap dengan data yang syah dan akurat.
Bagunan, informasi yang diperlukan meliputi:

a) Fungsi bangunan/ruangan yang diusulkan.

b) Struktur organisasi dari satuan kerja yang akan menggunakan.

c) Perkiraan jumlah unit, ruang, dan pemakai yang akan menempati.

d) Jenis dan peralatan sarana dan prasarana yang akan ditempatkan.

e) Kepastian perhitungan jumlah dan luas bangunan.