43219210027
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggris-nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan (Wikipedia,
2010).
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP),
antara lain:
Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah
bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan
mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan
aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan
Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk
e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-
server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
3
Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk
lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau
berbasis jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal
menyimpan setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi
dan kegiatan perencanaan.
Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:
Keuangan
Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi
untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu
menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait
dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga
memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan
gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
4
Logistik
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran
gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan
hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya
manusia.
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan
solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi
yang ada di dalam perusahaan.
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam
pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang
sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga
optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam
memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa
kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan
dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan
5
dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup
signifikan.
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat,
maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat
mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana
semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan
demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan
mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on
Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih baik
6
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan
yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan
perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change management sangat
diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat
dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem
baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat
dipecahkan oleh sistem baru.
Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan
tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan
pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini
Good Consultant
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan
user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
Percobaan-percobaan teknologi.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan
training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan
dan biaya konsultan.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.
9
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
AXAPTA
Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah
sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan
business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat
megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan
informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam
pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada
perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.
ORACLE ERP
10
Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle
pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan
jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri
Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah
seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya
yaitu Oracle 11g.
SAP
SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman
dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul
yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif
untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu
pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product
Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP
mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
12
STUDI KASUS
Penerapan ERP Pada Perusahaan (Sukses) contoh nya seperti PT.SEMEN GRESIK
1957. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan
sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk
mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan
pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu,
implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian
manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan
ERP (Garside, 2004), yaitu :
Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang
relevan dan tepat waktu.
13
Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan
sinergi yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi
tersebut diantaranya adalah :
Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang
penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari
distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem
informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000
dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.
Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :
Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen
Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini
merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan.
Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti
Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.
Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder
analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana
tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera
diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada
yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang
menerima terhadap solusi ini.
15
Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian
modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation
bisa diselesaikan pada Juli 2002.
Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di
Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.
Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama
dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua
kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya.
Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan
pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses
pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses
J.D.Edwards.
Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi
dikategorikan menjadi 3 aspek :
Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy
menjadi model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah
yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang
digunakan di Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang
berbahasa Inggris. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak
manajemen secara tradisional dilakukan dengan menggunakan model hard copy
dimana Manajer menandatangani tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa
untuk membuka komputer karena proses Approval dilakukan melalui media
tersebut (model display).
Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware
terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh
departemen IT sendiri dan dari luar departemen.
Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh
sistem tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah
yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan
user disemua departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa
terancam dengan berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan
oleh software ERP.
Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus
dengan penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak
Semen Gresik :
ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri
adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur,
logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan.
Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti
penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan
sumber daya manusia.
DAFTAR PUSTAKA
(Parr and Shanks, 2000; Soffer et al., 2005; Motwani et al., 2005; Chang dan Vichita,
2002).
http://binjaitanjungjati.blogspot.com/2016/10/makalah-enterprise-resource-planning-
erp.html