Panduan Operasional

Web Portal
Sistem Informasi Manajemen Layanan Lumpur Tinja

Ver 2.0
Manual ini memuat tahapan-tahapan penggunaan Sistem mulai dari Instalasi, konfigurasi,
modul-modul, dan operasional Aplikasi bagi pengguna level Admin. Sebelum digunakan,
Aplikasi terlebih dahulu harus dikonfigurasi untuk mendapatkan Settingan yang benar sesuai
dengan Wilayah/unit yang akan menggunakan.

Sebelum masuk ke Instalasi Aplikasi, pengguna harus melakukan Login

terlebih dahulu sesuai dengan Username dan Password yang sudah diberikan.

Tampilan halaman Beranda akan muncul seperti gambar dibawah ini :

1
Memulai Aplikasi
Aplikasi Web Portal ini dimulai dengan Instalasi Aplikasi. Instalasi disini bukan seperti
instalasi aplikasi software yang biasa kita instal di laptop, namun lebih ke konfigurasi aplikasi
supaya keseluruhan aspek yang perlu diperhatikan dalam operasional aplikasi langsung
dapat dikenal oleh pengguna. Instalasi Aplikasi terdiri dari 11 langkah , diantaranya :

1. Konfigurasi Awal, tahapan konfigurasi dasar untuk menentukan instansi dan wilayah
kerja dari Aplikasi
2. Konfigurasi Kecamatan, tahapan untuk mengisi daftar kecamatan yang ada di
wilayah kabupaten/kota
3. Konfigurasi Kelurahan, tahapan untuk mengisi daftar kelurahan yang ada di wilayah
kecamatan
4. Konfigurasi Regional, tahapan untuk mengisi daftar regional yang ada di wilayah
kelurahan
5. Konfigurasi Supir, tahapan untuk mengisi daftar Supir yang bekerjasama dengan
instansi sesuai dengan wilayah kerja
6. Konfigurasi Pengguna, tahapan untuk mengisi data pengguna aplikasi
7. Konfigurasi Truk Supir, tahapan untuk mengisi data truk Supir berdasarkan Supir
dan pengguna
8. Konfigurasi Jenis Kelompok Pelanggan, tahapan untuk menentukan jenis
kelompok pelanggan
9. Konfigurasi Kelompok Pelanggan, tahapan untuk menentukan kelompok
pelanggan
10. Konfigurasi IPLT, tahapan untuk mengisi daftar IPLT yang bekerjasama dengan
instansi
11. Konfigurasi Pelanggan, tahapan untuk mengisi data pelanggan sesuai kelompok
dan jenis pelanggan

2
Langkah # - Konfigurasi Awal
Setelah Pengguna berhasil masuk ke dalam Sistem, langkah selanjutnya adalah Konfigurasi
Sistem.

Penting: Konfigurasi mutlak harus dilakukan untuk memastikan Web Portal Sistem dapat
dijalankan secara sempurna.

Langkah Konfigurasi :

Konfigurasi Aplikasi terdiri dari (1) Profil Pengguna, (2) Email Pengguna, dan (3) Konfigurasi
Lainnya

Profil Pengguna :

Item yang harus di isi :

Logo
kab/kota 1. Nama Aplikasi Instansi, diisi dengan
nama Aplikasi MIS Layanan Sedot
Tangki Septik sesuai wilayah
konfigurasi Aplikasi
2. Nama Instansi, diisi dengan nama
sesuai dengan nama Instansi
3. Alamat Instansi, diisi alamat lengkap
Instansi
4. Nama Kabupaten/Kota Instansi, diisi
dengan nama kabupaten/kota instansi
5. Nama Kepala Instansi, diisi dengan
nama sesuai dengan nama Kepala
instansi
6. NIP Kepala Instansi, diisi dengan
nomor induk pegawai (NIP) kepala
instansi

3
 7. Jabatan Kepala Instansi, diisi dengan
nama jabatan Kepala instansi (misal :
Kepala UPTD Kab OKE BANGET)
8. Logo, diidi dengan upload
foto/gambar logo dari wilayah /
instansi
9. Lokasi Instansi, diisi dengan lokasi
GIS dari instansi. Untuk pengisiannya
dapat menggunakan tools Google
maps yang tersedia dengan
memindahkan titik koordinat sesuai
dengan posisi Instasi di Google Maps

Konfigurasi selanjutnya adalah konfigurasi

Email. Konfigurasi email ini sangat penting untuk memastikan bahwa pengiriman email ke
Pengguna dikirim dengan tepat. Berikut konfigurasi email untuk Aplikasi.

Item yang harus di isi :

1. Host Email, diisi dengan host email yang dikaitkan dengan Aplikasi sesuai dengan
protokol yang digunakan (misal : SMTP)
2. Username Email, diisi dengan username email sesuai email yang dikaitkan ke aplikasi
3. Password Email, diisi dengan password email
4. Port Email, diisi dengan port sesuai protokol email
5. SMTP Secure Email, diisi dengan metode SMTP secure email yang digunakan

4
Selanjutnya konfigurasi lainnya, yaitu konigurasi untuk setting Google Map API Key dan
Standar Biaya Penyedotan. Google Map API Key digunakan untuk verifikasi penggunaan
Google Maps pada Aplikasi. Sedangkan Standar Biaya penyedotan diisi dengan nominal
Rupiah (Rp) untuk biaya penyedotan. Berikut tampilan konfigurasi lainnya

5
Langkah ' – Konfigurasi Kecamatan
Langkah selanjutnya setelah konfigurasi awal adalah melanjutkan ke konfigurasi kecamatan.
Konfigurasi kecamatan difungsikan untuk memasukkan seluruh data kecamatan yang ada di
wilayah kabupaten/kota. Konfigurasi kecamatan terdiri dari menu untuk menambahkan data
kecamatan berupa kode dan nama kecamatan, serta form untuk melihat daftar dan
menghapus data kecamatan

1. Untuk menambahkan data kecamatan, cukup dengan memasukkan kode dan nama
kecamatan pada kolom yang telah disediakan, kemudian klik tombol Simpan.

2. Untuk melihat daftar yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol Cari pada
menu yang tersedia, daftar kecamatan yang sudah diregistrasi akan muncul pada
halaman dibawah ini

6
Langkah * – Konfigurasi Kelurahan
Setelah konfigurasi kecamatan langkah berikutnya adalah konfigurasi kelurahan. Konfigurasi
kelurahan difungsikan untuk memasukkan seluruh data kelurahan yang ada di wilayah
kecamatan. Konfigurasi kelurahan terdiri dari menu untuk menambahkan data kelurahan
berupa nama kecamatan (untuk acuan daftar kelurahan), kode kelurahan, dan nama
kelurahan

1. Untuk menambahkan data kelurahan cukup dengan memilih kecamatan, mengisi

kode dan nama kelurahan pada kolom yang telah disediakan, kemudian klik tombol
Simpan.

2. Untuk melihat daftar yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol Cari pada
menu yang tersedia, daftar kelurahan yang sudah diregistrasi akan muncul pada
halaman dibawah ini

7
Langkah + – Konfigurasi Regional
Pada dasarnya konfigurasi regional berpola sama dengan konfigurasi kecamatan dan
kelurahan. Fungsi dari Konfigurasi regional juga untuk memasukkan seluruh data regional
dalam kelurahan yang ada di wilayah kecamatan. Konfigurasi regional terdiri dari menu
untuk menambahkan data regional danjuga form pencarian dan editor data regional

1. Untuk menambahkan data regional cukup dengan memilih kecamatan dan

kelurahan (daftar kelurahan otomatis muncul sesuai kecamatan yang dipilih),
mengisi kode dan nama regional pada kolom yang telah disediakan, kemudian klik
tombol Simpan.

2. Untuk melihat daftar yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol Cari pada
menu yang tersedia, daftar regional yang sudah diregistrasi akan muncul pada
halaman dibawah ini

8
Langkah - – Konfigurasi Supir
Langkah selanjutnya adalah konfigurasi Supir. Konfigurasi Supir digunakan untuk mendata
seluruh Supir yang ada di wilayah kabupaten/kota.

1. Untuk menambahkan data Supir cukup dengan mengisi form tambah Supir yang
muncul pada halaman langkah 5 ini. Data yang wajib diisi diantaranya (1) Nama
Supir, (2) Akun Supir, (3) Alamat Supir, (4) Nama pemilik perusahaan, (5) Nomor
handphone, (6) Lokasi kantor Supir (dengan koordinat). Setelah semua data diisi
kemudian klik tombol Simpan. Data Supir akan muncul pada form pencarian Supir

2. Untuk melihat daftar Supir yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol Cari
pada menu yang tersedia, daftar Supir yang sudah diregistrasi akan muncul pada
halaman dibawah ini

9
10
Langkah . – Konfigurasi Truk Supir
Langkah selanjutnya adalah konfigurasi Truk Supir. Konfigurasi truk Supir digunakan untuk
mendata seluruh truk dalam lingkup kerja Supir yang ada di wilayah kabupaten/kota.

1. Untuk menambahkan data truk Supir cukup dengan mengisi form ubah truk Supir
yang muncul pada halaman langkah 7 ini. Data yang wajib diisi diantaranya (1)
Supir, (2) nama truk, (3) jenis truk, (4) besar tangki, (5) nomor plat kendaraan, (6)
jenis pompa, (7) tahun perolehan kendaraan, (8) nomor handphone, (9) user ID
Setelah semua data diisi kemudian klik tombol Simpan. Data Supir akan muncul
pada form pencarian truck Supir

2. Untuk melihat daftar truk Supir yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol
Cari pada menu yang tersedia, akan muncul pada halaman dibawah ini

11
12
Langkah / – Konfigurasi Pengguna
Setelah Data Supir di definisikan, selanjutnya perlu dibuatkan akses bagi masing-masing
Supir untuk dapat mengakses ke dalam aplikasi ini. Maka Langkah selanjutnya adalah
melanjutkan ke konfigurasi pengguna. Konfigurasi pengguna difungsikan untuk

memasukkan data pengguna aplikasi berdasarkan Supir. Berikut tampilan halaman

konfigurasi pengguna :

1. Untuk menambahkan data pengguna, masukkan data Nama Pengguna,, username

yang di inginkan, password, dan jenis user. Hati-hati dalam memilih jenis user,
karena akna mempengaruhi menu apa yang akan tampil di dashboard aplikasi
pengguna. Setelah diisi semua, kemudian klik tombol Save.

13
2. Untuk melihat daftar pengguna yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol
Cari pada menu yang tersedia, daftar regional yang sudah diregistrasi akan muncul
pada daftar user

14
Langkah 0 – Konfigurasi Jenis Kelompok
Pelanggan
1. Untuk menambahkan data kelompok pelanggan, masukkan data Nama Jenis
kelompok pelanggan pada form yang disediakan, kemudian klik tombol Simpan.
Jenis kelompok pelanggan ini digunakan untuk mengidentifikasi jenis kelompok
pelanggan penyedotan tangki septik.

2. Untuk melihat daftar pengguna yang sudah di masukkan ke dalam aplikasi, tombol
Cari pada menu dibawah ini

15
Langkah 2 – Konfigurasi Kelompok
Pelanggan
Setelah jenis kelompok pelanggan di identifikasi, selanjutnya adalah konfigurasi kelompok
pelanggan. Konfigurasi kelompok pelanggan difungsikan untuk mengelompokkan jenis
kelompok pelanggan. Mengapa perlu dibedakan?karena pada kelompok pelanggan
ditentukan biaya dari setiap aktivitas sedot tangki yang dilakukan Supir. Berikut langkah
mengisi kelompok pelanggan :

1. Mengisi data-data yang diperlukan diantaranya (1) jenis, (2) kode kelompok, (3) nama
kelompok, (4) biaya, dan (5) periode.
2. Setelah semua data diisi kemudian klik tombol Simpan.

16
Daftar kelompok pelanggan akan muncul pada tabel seperti dibawah ini :

17
Langkah #3 – Konfigurasi IPLT
Langkah selanjutnya yaitu konfigurasi IPLT. IPLT yang akan melaksanakan tugas penyedotan
melalui armadanya harus terdaftar terlebih dahulu di sistem untuk mendapatkan akses dan
juga order. Berikut langkah-langkah pengisiannya :

1. Mengisi data-data yang diperlukan diantaranya (1) Nama IPLT, (2) No. telepon, (3) user
iD, dan (4) Lokasi IPLT (menggunakan koordinat)
2. Setelah semua data diisi kemudian klik tombol Simpan.

18
Langkah ## – Konfigurasi Pelanggan
Langkah yang terakhir sebelum selesai konfigurasi adalah konfigurasi pelanggan. Pengguna
Aplikasi diharapkan sudah mengentry data pelanggan (Migrasi data/entry baru) untuk
memasukkan data seluruh pelanggan kedalam sistem. Untuk migrasi data, dapat
menggunakan metode import data Excel (format tersedia), kemudian melakukan import data
ke sistem. Form import data tampilannya seperti dibawah ini :

Segera setelah file data excel pelanggan di ambil, klik kombol “IMPORT” yang ada dibawah,
data yang ada akan masuk ke dalam Sistem secara otomatis. Berikut hasil import data yang
ditampilkan dalam bentuk tabel.

19
Data dari pelanggan yang sudah di input dapat dicetak QRcodenya dengan cara menekan
tombol cetak barcode.

Metode input selanjutnya yaitu entry langsung dalam form Aplikasi. Variabel data yang harus
diisi dibuat lebih detail untuk mempermudah IPLT dan Supir melakukan proses penyedotan
ke alamat pelanggan. Berikut Form input data pelanggan :

20
Setelah data pelanggan di input seluruhnya, maka instalasi Aplikasi telah selesai dilakukan.
Pengguna dapat melanjutkan proses ke Manajemen Sistem Manajemen Informasi
Sistem(MIS) Layanan Lumpur Tinja.

21
Dashboard Aplikasi
Dashboard merupakan menu yang terpenting dari seluruh Sistem pada aplikasi ini, karena di
dashboard seluruh output dari Aplikasi ditampilkan mulai dari Grafik, Pemetaan, dan tabel-
tabel.

Catatan : Tampilan Dashboard berupa GIS merupakan yang paling mudah dipahami karena
langsung menapilkan keadaan sesuai dengan kondisi lapangan.

Apa saja Output yang ada di Dashboard?

1. Rekap Lokasi Penyedotan, berupa GIS yang menunjukkan seluruh titik lokasi
pelaksanaan penyedotan yang diatur pada periode tertentu. Pengguna dapat langsung
mengetahui hingga posisi ter aktual berdasarkan koordinat yang di input oleh Supir
2. Posisi terakhir Truk, berupa GIS yang menunjukkan posisi seluruh Truk yang sudah
terdata sebagai Supir
3. Monitoring dan Analisis waktu, berupa data dan informasi waktu secara aktual yang
diperlukan Supir dalam melakukan proses penyedotan, mulai dari waktu tempuh ke
pelanggan, pelaksanaan penyedotan, waktu tempuh ke IPLT, dan pembuangan
4. Volume penyedotan bulanan , berupa dan informasi tabular yang berisi data aktual
penyedotan secara volume, disertai tautan detail untuk melihat detail masing-masing
data
5. Jumlah penyedotan bulanan, berupa data dan informasi order yang masuk, hingga
yang terpenuhi, dan juga uang tunai yang didapatkan masing-masing truk
6. Monitoring Posisi, berupa data tabular setiap truk sesuai dengan kondisi aktual
keberadaan / posisi truk

22
Gambaran Dashboard lebih jelas dapat dilihat pada tampilan dibawah ini

23
Penjadwalan Bulanan
Menu ini disiapkan untuk entry data permintaan penyedotan dari pelanggan ke Supir.
Pemilihan permintaan berdasarkan info langsung dari pengguna yang di input oleh admin.
Pelanggan yang disedot melalui menu ini akan otomatis dijadwalkan ulang sesuai periode
kelompok pelanggan yang telah dicatat untuk pelanggan terpilih, Contoh : jika pelanggan
bernama Budi dengan kelompok Rumah Tangga yang periode penyedotannya setiap 2
tahun maka setelah penyedotan selesai tanggal 12 maret 2020 maka jadwal akan otomatis
dibuat oleh sistem pada bulan maret 2022.

Data yang harus di input pada form permintaan ini :

1. Supir, pilihan Supir berupa daftar (Terbuka, atau nama Supir)

2. Pembayaran Pelayanan, pilihan pembayaran (cicilan, lunas, atau bayar di tempat)
3. Pelanggan, contreng pelanggan yang akan dijadwalkan

Setelah semua data diisi kemudian klik tombol Simpan.

24
Pertanyaan :

1. Bagaimana jika pelanggan tidak terdaftar di daftar pelanggan?

Daftarkan terlebih dahulu pelanggan nya melalui menu Manajemen Pelanggan di

menu manajemen, isikan form Pelanggan, setelah disimpan refresh dan lakukan input
data ulang pada penjadwalan.

2, Bagaimana jika regional belum tercantum ?

Definisikan terlebih dahulu wilayah kerja baik dari kecamatan, kelurahan, ataupun
regional (Lihat pada Langkah Konfigurasi )

25
Permintaan Sedot/Oncall
Menu ini meliputi 2 sub menu yaitu Verifikasi Permintaan dan Permintaan Penyedotan.
Untuk melakukan permintaan, pelanggan bisa melewati 2 cara yaitu menghubungi admin
dari UPTD atau menghubungi Supir. Pelanggan yang menghubungi admin akan dimasukan
datanya ke menu manajemen pelanggan, sedangkan untuk yang menghubungi supir bisa
dimasukan ke dalam aplikasi supir mobile lalu diverifikasi oleh admin UPTD apakah
pelanggan tersebut sudah terdaftar atau belum. Berikut adalah tampilan verifikasi pelanggan

Untuk sub menu permintaan penyedotan mirip dengan penyedotan bulanan, bedanya ada
pada jenis supir terbuka. Jenis Supir Terbuka adalah untuk membuat permintaan terbuka
yang dapat di bid oleh supir yang melihat, jadi siapa yang pertama melakukan bid di aplikasi
supir mobile dialah yang mendapat. Data yang harus di input pada form permintaan ini :

26
1. Supir, pilihan Supir berupa daftar (Terbuka, atau nama Supir)
2. Pembayaran Pelayanan, pilihan pembayaran (cicilan, lunas, atau bayar di tempat)
3. Pelanggan, contreng pelanggan yang akan dijadwalkan

Setelah semua data diisi kemudian klik tombol Simpan.

27
Cetak SPK
Untuk dapat melakukan cetak SPK, admin UPTD terlebih dahulu harus melakukan konfirmasi
ulang ke masing-masing pelanggan yang telah dijadwalkan. Jika telah di lakukan konfirmasi
ke pelanggan, admin bisa melakukan konfirmasi ke dalam aplikasi MIS LTT Web Portal agar
jadwal tersebut bisa dicetak an dapat diunduh supir di Aplikasi Supir Mobile.

28
Penyedotan
Menu penyedotan merupakan laporan dari penyedotan yang dilakukan di wilayah selama
periode tertentu. Pilihan Laporan berdasarkan beberapa kriteria seperti (1) Tahun, (2) Bulan,
(3) Supir, (4) Pilihan Pelanggan (Nama Pelanggan, Alamat) dan keyword nya, Setelah
semua data diisi kemudian klik tombol Cari

Hasil pencarian akan muncul di tabel seperti dibawah ini :

Pertanyaan :

1. Bagaimana jika data tidak muncul di tabel?

Pastikan data yang diisi pada Form Pencarian merupakan data yang Valid. Gunakan
Keyword yang sederhana dan mudah dimengerti untuk mendapatkan info yang benar.

29
Keuangan
Menu ini digunakan untuk melihat laporan pemasukan dari penyedotan berdasarkan data
pelanggan. Pilihan Laporan berdasarkan beberapa kriteria seperti (1) Tahun, (2) Bulan, (3)
Supir, (4) Pilihan Pelanggan (Nama Pelanggan, Alamat) dan keyword nya, Setelah semua
data diisi kemudian klik tombol Cari

Hasil pencarian akan muncul di tabel seperti dibawah ini :

Untuk mencetak laporan : gunakan option Print pada menu kiri atas

30
Monitoring
Menu ini digunakan untuk melihat laporan pemasukan dari penyedotan berdasarkan data
Supir dan satuan waktu dalam Bulan. Info yang disajikan diantaranya Supir, Rentang Waktu
(Tahun, bulan), Terjadwal, Selesai proses, Volume, dan penerimaan

Tampilan laporan disajikan seperti gambar dibawah ini :

31