MAKALAH

PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS

TUTOR: Ibu Dr. E. Hartaty Hadady, SE., M.Si

OLEH
NAMA : Vidya Shahnaz Reynal
NIM : 043511165

MATA KULIAH KOMUNIKASI BISNIS

EKMA4159
UNIVERSITAS TERBUKA
2021
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr Wb

Alhamdulillah, puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmatnya,
penulisan makalah tugas Kominikasi Bisnis yang berjudul “Perencanaan Pesan – Pesan
Bisnis” dapat terselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan
kepada Nabi Muhammad SAW. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas
Kominikasi Bisnis oleh tutor mata kuliah Kominikasi Bisnis, Ibu Dr. E. Hartaty Hadady, SE.,
M.Si.

Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh dari buku-buku, artikel-
artikel, serta informasi media sosial yang berhubungan dengan tema di atas. Saya
mengharapkan kritik dan saran demi perbaikan dan penyempurnaan makalah ini, dan semoga
makalah ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan dan bermanfaat bagi semua
pembaca amin.

Wassalamu’alaikum Wr Wb

Jakarta, 07 November 2021

Vidya Shahnaz Reynal

 DAFTAR ISI

Kata Pengantar

Daftar Isi

BAB I

Pendahuluan

A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penulisan

BAB II

Pembahasan

1. Proses Penyusunan Pesan Bisnis

2. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
3. Analisis Audience
4. Penentuan Ide Pokok
5. Pemilihan Saluran dan Media

BAB III

Penutup

Kesimpulan

Daftar Pusaka
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam
surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

B. RUMUSAN MASALAH

1. Bagaimana Proses penyusunan pesan-pesan bisnis?

2. Bagaimana Penentuan tujuan pesan-pesan bisni?
3. Bagaimana cara menganalisis audience?
4. Bagaimana Penentuan ide pokok?
5. Bagaimana Pemilihan saluran dan media?

C. TUJUAN PENULISAN

1. Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.

2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menganalisis audience.
4. Mampu menentukan ide pokok.
5. Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.
 BAB II
PEMBAHASAN

1. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-
pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

a. Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan
komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu,
intonasi juga perlu diatur.
Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu
mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan.

b. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya.
Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

c. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan
bagaimana tingkat pemahamannya.
Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

2. PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan
audience, sekaligus sesuatu yang baik bagi organisasinya.

Sebelum Memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, langkah
pertama yang harus ditentukan adalah tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan
organisasi.

a. Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan antara lain :
 Keputusan untuk meneruskan pesan
 Keputusan untuk menanggapi audience
 Keputusan untuk memutuskan isi pesan
 Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

b. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan
persuasi, dan melakukan kolaborasi dengan audience.
 Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
 Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi
kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal
ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang
lain dalam bisnis.
 Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama
bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang dapat
menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile,
telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.

c. Cara Menguji Tujuan

 Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan
yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan
financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
 Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan
waktu.
 Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
 Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.

3. ANALISIS AUDIENCE

a. Cara Mengembangkan Profil Audiens

· Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar,
materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian
dan format penulisan yang lebih formal.
 Siapa Audiens
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka
yang memiliki status organisasional tinggi.
 Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika
diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
 Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan
pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
 Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan
tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

b. Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
 Temukan/cari apa yang diinginkan audiens
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
 Berikan semua informasi yang diperlukan
 Pastikan bahwa informasinya akurat
 Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

c. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur
pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah.
Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.

4. PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
 a. Teknik Curah Pendapat
Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa
teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
 Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan
berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat
ditemukan dengan mudah.
 Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari
hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.
 CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup
pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan.
 Journalistic Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ide-ide
pokok.

b. Pembatas Cakupan
Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama.

5. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.

a. Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di
sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang
lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

b. Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis
 Anda menginginkan umpan balik segera  Anda tidak memerlukan unpan balik
dari audien. segera.
 Pesan anda relative sederhana dan mudah  Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
di mengerti . memerlukan perencanaan yang hati-hati.
 Anda tidak memerlukan catatan  Anda memerlukan catatan permanen.
permanan  Anda ingin mencapai audiens yang luas
 Anda dapat mengumpulkan audiens lebih  Anda ingin mengurangi distorsi
mudah atau ekonomis. penyampaian pesan.
 Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah.

Media pada saluran lisan Media pada saluran

 Percakapan tatap muka (pidato, rapat,  Surat, memo, laporan, proposal
seminar, konferensi)  Elektronik mail / email
 Telpon, voice mail  Telepon (sms)
 Radio, televisi, Computer  Computer
 Pita audio dan video  Faks
 Teleconference  Telegram
 Video conference  Pos biasa dan khusus
 BAB III
PENUTUP

KESIMPULAN

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi,
dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis
harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap
perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan
kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu
dilakukan.
 DAFTAR PUSAKA

Iriantara, Yosal. 2020. Komunikasi Bisnis Edisi Satu. Tangerang Selatan

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Edisi Kedua. Jakarta

Erlangga http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-
bisnis.html
1. Buatlah Sebuah Pesan Bisnis dengan menggunakan format makalah!.

Jawab :

Makalah terdapat di atas soal.

2. Bagaimana tindakan anda dalam melakukan komunikasi antar budaya agar tercipta
hubungan yang baik?.

Jawab :

Komunikasi antarbudaya terjadi di antara orang – orang yang memiliki kebudayaan yang
berbeda (bisa beda ras, etnik, atau sosio ekonomi, atau gabungan) dari semua perbedaan ini.
Kebudayaan adalah cara hidup yang berkembang dan dianut oleh sekelompok orang serta
berlangsung dari generasi ke generasi. Untuk melakukan komunikasi antarbudaya agar
tercipta hubungan yang baik adalah :

a. Menerapkan perilaku komunikasi yang suportif

b. Mengembangkan kepekaan terhadap keberagaman

c. Menghindari stereotype

d. Mencari kode bersama

e. Menggunakan dan mendorong umpan balik deskriptif

f. Membuka saluran komunikasi

g. Mau mendengarkan