RINGKASAN MATERI KULIAH

“Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia”

Dosen Pengampu : Dr. Ida Bagus Putra Astika, SE, M.Si., Ak. CA
Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi (E3)

Oleh :

KELOMPOK 3

Ni Wayan Sri Adhiningsih (1907531231)

Ni Luh Putu Rima Susanti (1907531250)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
TAHUN 2021
 PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

9.1 PROSES BISNIS PROKUREMEN

Tinjauan
Prokuremen adalah proses bisnis daripemilihan sumber daya, pemesanana dan
mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen. Sistem enterprise
resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah informasi yang sangat
besar yang berkaitan dengan prose bisnis prokuremen.SAP/R3 mendukung prokuremen pada
modul pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk
pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperluka dalam proses bisnis prokuremen. Dokumen
pada R/3 adalah dokumen online.Dokumen ini juga dapat dicetak dan ditukarkan secara manual.
Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari :
1. Permintaan pembelian
2. Permintaan untuk quotation
3. Quotation
4. Pesanan pembelian
5. Perjanjian ringkas
6. Kontrak
7. Perjanjian penjadwalan
8. Pencatatan informasi pembelian
Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Setiap dokumen
memiliki tempat header dan tempat item (rinci). Tempat header berisi informasi yang relevan
dengan dokumen secara keseluruhan, seperti nomer pemasok.Tempat item menentukan
informasi item secara rinci dalam dokumen, seperti nomor produk item yang dipesan.
Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelianadalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu
pada suatu waktu tertentu.Dokumen itu juga dapatdibuat secara otomatis oleh sitem MRP
(materials requirements planning). Sistem MRP dapat melakukan analisis secara canggih untuk
menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan unutk suatu item dan proses produksi
perusahaan. Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor
nutk disetujui. Profil pemakai dikelola dalam permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke
orang yang tepat untuk disetujui. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam
prokuremen di R/3.
Memilih Sumber Daya
R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item
yang diminta.Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta.R/3 memonitor perjanjian
ringkas yang ada dengan pemasok.R/3 mengelola pencatatan pemasok, validitas periode kontrak,
dan jumlah kuota.R/3 mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan yang tidak
disetujui. R/3 juga dapat memilh pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan,
berdasarkan rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
Permintaan Untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation (request for quotation).Permintaan untuk quotation dibuat untuk item
atau jasa yang sangat mahal atau untuk item jasa yang penawarannya diperlukan sebagai
kebijakan perusahaan. Permintaan untuk quotation mungkin juga dikirimkan dalam bentuk
dokumne ertas, seperti fax, atau secara elektronik seperti EDI (electronic data interchange).
Permintaan quotation menentukan tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk pengajuan
penawaran.Hasil dari penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen
quotation yang dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas
untuk permintaan. R/3 akan mengirim surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang akan
dimasukkan ke dalam R/3.
Memilih Pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah tidak
diterima. R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi
dalam proses bisnis prokuremen. R/3 dapat menampilkan analisis pemasok diurutkan total
ranking atau diurutkan dan diranking dengan kriteria khusus. Quote dapat disimpan untuk
referensi masa depan dalam catatan informasi pembelian.
Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mnegkonfirmasi barag yang
dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian
dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI. R/3
memproses beberapa tipe pesanan pembelian.Pesanan pembelian standar diterbitkan untuk
pesanan barang dan jasa. Pesanan pembelian subkontrak diterbitkan ketika pemasok harus
menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk memproduksi produk akhir yang kan dikirim
ke perusahaan. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam
konsinyasi.Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk memulai
perpindahan barang antarpabrik dalam perusahaan.
Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam
R/3.Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan.Jika barang rusak dalam pengiriman,
dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada saat pengiriman.Jika pengiriman
pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal penerimaan barang harus dibuat.R/3
memonitor pengiriman dan pelaporan ketika pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai.
Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan sistem
manajemen persediaan ketika barang diserahlan ke penyimpanan sementara. Cara lain, dokumen
penerimaan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. Cara ketiga, barang
yang diterim dapat diposting ke dalam inspeksi kualitas.Setelah barang yang diterima diposting,
R/3 membuat dokumen persediaan yang mendokumentasikan dampak piutang dagang
persediaan. Juga akan dibuat dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku besar.
Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan
pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur memastikan
bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. Verifikasi faktur menghubungan
manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan
dan pengendalian. Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur. Sebagai
hasil posting dari faktur, pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen
akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku besar.
Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan.Pembayaran dibuat sesuai
dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian
atau record master pemasok.Pembayaran diproses melalui hutang danag dan akuntansi keuangan.
Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi
dan proses bisnis perusahaan. R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk
setiap objek. Setiap record master pemasok dikelola secara terpusat, tetapi diperbarui oleh
pemakai pada banyak departemen. Data kode perusahaan (juga disebut data akuntansi)
didefinisikan pada level kode perusahaan dan dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan
dan buku besar dalam R/3. Setiap record master pemasuk harus memiliki nomer rekening
rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok kebuku pembantu hutang dagang. Setiap record
master pemasok memiliki filed grup rekening yang menentukan bagaimana record pemasok
diberi nomor dan juga menentukan filed mana yang ditampilkan pada layar master pemasok.

9.2 PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Permintaan (Penyimpanan)
Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui
dalam departemen yang membuatnya.
Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu
dan pengiriman.Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena
anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya.Bagian
pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu
permintaan.Tembusan dikirim ke pemasok.Hutang dagang, departemen yang membuat (gudang)
dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke pesanan pembelian untuk
memproses pesanan.
Penerimaan
Bagian penerimaan memiliki kases ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok.Prosedur penrimaan harus punya peran independen untuk menghitung
pengiriman dan atau menyipakan laporan penerimaan. Independen atau blind count pengiriman
dilakukan dengan tidak mengizinkan penghitung (counter) punya kases ke kuantitas yang ada
pada pesanan pembelian.
Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penrimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.Jika
barang langsung dikirim ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen penyimpanan,
supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan
melanjutkan ke hutang dagang. Verfikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri
pengendalian dari proses bisnis prokuremen.
Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Penggunaan
sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis
prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa
semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelumpembayaran
faktur yang sesunguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk
pembayaran.
Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-
penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan (seperti membeli dari saudara atau teman)
adalah contoh hubungan antara pembeli-pemasok yang tidak benar yang harus dihadapi ada
proses bisnis prokuremen. Banyak perusahan menemukan baha sangat perli untuk membuat
kebijakan tertulis dan manul prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Metode untuk
mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok,yang disebut
perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi keputusan
sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Daftar pemasok yang disetujui
(approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi
pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa
mereka dapat dipercaya, bebas dari masalaj keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.
Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok coock jika
diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada waktu
yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi
 2. Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
3. Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut,
memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
4. Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua
skor bersama-sama
Walaupun metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat niai menjadi proses
yang sangat subjektif. Karena itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk memilih
proposal dan mengidentifikasi pemasok atau pada sistem yang menjadi subjek pertimbangan
akhir.

9.3 PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi
pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggung jawabkan sebagai dana imprest kas
kecil.Konsep danan imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana imprest
penggajian dan pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan sistem.
Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas.Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian,
laporan penerimaan, dan faktur pemasok.Dokumen-dokumen inidiperiksa, dinyatakan lengkap,
dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur. Hutang dagang merupakan
awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan
item lainnya.
Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek voucher
dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher di cap dan disimpan urut nomor. Control
total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasi dengan voucher yang diterima
dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar. Control total dilanjutkan
ke buku besar.
Buku Besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan menurut
tanggal.
Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsiliasi
bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.
Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Otorisasi dapat dilakukan
dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen
untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke dalam komputer.
Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dari rekening kreditur,
memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. Pada sistem voucher hutang dagang,
rekening invidual untuk kreditur tidak perlu disimpan. Sistem voucher mengelola register
voucher atau alternatif lain, file paket voucher dalam numerik atau urutan yang lain. Beberapa
voucher berkaitan dengan kreditur yang sama, tetapi tidak demikian dengan rekening tunggal
dalam sistem hutang dagang.
Posting Hutang Dagang
Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan samapai tanggal jatuh
tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada saat
disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Jika faktur dibukukan pada tanggal
persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini adalahpada
biaya: register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau diurutkan menurut tanggal
jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada
pemasok ang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok
yang sama pada bulan yang sama. Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan built up
voucher system. Built up voucher system merupakan akumulasi beberapa faktur dari pemasok
yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Setelah beberapa faktur disetujui, faktur aka
diurutkan dan diakumulasi menurut pemasok atau nomor voucher. Pembayaran akan dilakukan
pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo.
 9.4 PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Daftar pekerjaan
yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan
untuk suatu pkerjaan adalah contoh dari informasi smber daya manusia yang relevan dengan
struktur organisasi.Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data
karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian dan histori karyawan.
Pemrosesan SDM pada SAP R/3
Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan
yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. Komponen
sumber daya manusia dpat diimplementasikan secara mandiri ataupun secara terintegras dengan
modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul
pemeliharaan pabrik. SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi
personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data
kinerja karayawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyedialan alat
untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Modul ini melakukan pencatatan
waktu dan evaluasiwaktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran.
Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data
sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :
1. Data master sumber daya manusia
2. Organisasi data sumber daya manusia
3. Tujuan sumber daya manusia
Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekrjaan, karyawan, dan pelatihan. Record master sumber daya manusia
menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data
karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
Organisasi Data
Data diorganisasikan dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event
personel.Infotype adalah istilas dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan.Data personel karyawan, data pembayaran
karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam
sumebr daya manusia. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem
pajakatau sistem tunjangan dari berbagai negara. Cetak biru dari infotype ini dimasukkan dalam
implementasi sumber daya manusia, jika diperlkan.
Jika infotype yang ada sudah tersedia ketika sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan
dibatasi secara otomatis. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya
manusia.Event “perubahan pekerjaan” dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang
diperlukan infotype untuk mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi.Sistem juga dapat
membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari
organisasi.
Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai
identifikasi.Setiap karaywan juga punya nomer personel unik untuk engidentifikasi dirinya
melalui sistem informasi.Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya
sumber daya manusia yang terjadi.

9.5 PENGENDALIAN TRANSKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Pada perusahaan besar, proses ini merupakan rposedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif berubah
secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara
konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk
kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Adalah tanggung jawab
analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua
potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan,
perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi
oleh personel kantor.
Pencatatan Waktu
Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan
laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets).Pencatat waktu bertanggung jaab
untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan
melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari
produksi. Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam
seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi
akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dari supervisor untuk memulai proses
penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran.
Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima
dari pencatat waktu. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih
(pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran) slip gaji dikirimkan
ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.
Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti
nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Social security
dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian.Perusahaan harus
memerhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karywan. Perbedaan dan dampak
antara karyawan dan kontraktor independen.
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi

Akuntansi.Yogyakarta : ANDI Yogyakarta