MATERI UN TEORI OTKP 2020

DASAR ADMINISTRASI

Pengetahuan dan pemahaman:

Siswa mampu :· Menjelaskan otomatisasi perkantoran
· Mengidentifikasi sistem penyimpanan arsip sistem abjad, kronologis, geografis, nomor, dan
subjek
Aplikasi:

Siswa mampu :· Mengklasifikasio kebutuhan peralatan (hardware) kegiatan rapat teleconference

Siswa mampu :· Mengklasifikasio bentuk-bentuk surat
Siswa mampu :· Mengklasifikasio prosedur pengelolaan surat elektronik
Siswa mampu :· Menentukano prosedur penyelenggaraan kegiatan rapat teleconference
Siswa mampu :· Menentukano tata bahasa penulisan bagian-bagian surat
Siswa mampu :· Menentukano jenis preservasi arsip
Siswa mampu :· Menentukano prosedur pengelolaan arsip elektronik
Siswa mampu :· Memilih peralatan kearsipan
Siswa mampu :· Menerapkan metode penanganan surat masuk
Penalaran dan Logika :
Siswa mampu menganalisis· permasalahan isi surat dalam surat niaga
Siswa mampu menganalisis· jangka retensi arsip

SISWA MAMPU :· MENENTUKAN PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

A. Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik itu perlu diklarifikasikan sesuai dengan
klarifikasi surat yang digunakan pada organisasi atau instansi yang bersangkutan agar
surat dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Ada dua cara untuk mengelola surat elektronik (E-mail) yaitu pertama dengan cara
menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox Metode ini disebut sebagai web-
based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik.
Contoh: Yahoo Mail dan Gmail. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya
disediakan oleh penyelenggara layanan gratis. Kedua menggunakan program pengakses
surat elektronik (e-mail chent), seperti: Windows Mail.
B. Tata Cara Menerima Surat Elektronik (E-mail)
Dalam menerima surat elektronik seorang petugas penerima surat harus memahami
dengan benar bagaimana langkah-langkah atau tata cara menerima surat elektronik
meliputi :
a. Buka internet
B. Kotak address ketik : http://www.yahoo.com atau http://www.google.com 
c. Kemudian tekan enter
d. Isikan Yahoo ID dan password atau Gmail ID dan password
e. Klik Sign In dan klik Inbox
f. Maka akan muncul surat-surat yang masuk
C. Kelebihan dan Kelemahan E-mail 
a. Kelebihan E-mail 
1) Cepat karena hanya perlu beberapa menit
2) Mudah
3) Multiple send
4) Dapat mengirim file
5) Kapan dan dimana saja
6) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti pada surat
konvensional
7) Penyampaian tidak perlu melalui address administratif yang diantar oleh kurir
8) Secara ekonomis biaya pengiriman sangat murah
b. Kelemahan E-mail 
1) Biaya investasi komputer dan perangkatnya lumayan tinggi
2) Jika terjadi gangguan pada komputer maka pelayanan e-mail akan terganggu
3) Jika tidak mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer, pengiriman e-mail juga
tidak mungkin bisa dilaksanakan.