Maya Kartikasari

Pengertian Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat
atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan
(individu). Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat
menyurat atau korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

2. Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain, yang memiliki
persyaratan khusus yaitu penggunaan kode 2 notasi (lampiran dan perihal), penggunaan kertas,
penggunaan model dan bentuk, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

3. Fungsi Surat:

1. Surat sebagai penyampai pesan.

2. Surat sebagai wakil.

3. Surat sebagai bukti tertulis.

4. Surat sebagai pedoman/dasar bertindak.

5. Alat untuk mengingat.

6. Dokumen historis dari suatu kegiatan.

7. Keterangan keamanan.

4. Ciri-ciri Surat:

1. Surat adalah pesan tertulis.

2. Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi.

3. Surat memiliki bagian-bagian yang standar.

4. Surat memiliki bentuk yang standar.

5. Surat memiliki satu pesan inti.

6. Gaya bahasa surat bisa formal ataupun informal.

5. Pembagian Surat:

1. Penggolongan surat menurut isinya

a. Surat dinas pemerintahan

Surat yang dibuat oleh badan pemerintah yang isinya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contohnya
Surat Keputusan, nota dinas, surat perintah dll.

b. Surat bisnis

Surat yang dibuat oleh organisasi yang mencari keuntungan dengan kegiatan transaksi bisnis. Contoh
surat pesanan, surat tagihan, surat lamaran kerja, surat gugatan, dsb.

c. Surat sosial

Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan yang isinya TIDAK
BERKAITAN LANGSUNG dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi membangun citra nama baik
antar sesama partner. Contohnya Surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka cita, surat
undangan, surat dsb.

d. Surat legal

Surat legal adalah surat-surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini bisa berkaitan dengan
kegiatan bisnis, dinas, maupun pribadi. Contohnya s. perjanjian, s. kuasa, s. wasiat, s. tugas, dan
berita acara.

e. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada orang lain yang isinya berupa pesan
pribadi dan bukan untuk kepentingan organisasi atau urusan resmi