PERENCANAAN OBAT

Dian Medisa, MPH, Apt.

 Proses menentukan jumlah dan
DEFINISI periode pengadaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai sesuai dengan hasil
kegiatan pemilihan untuk menjamin
terpenuhinya kriteria tepat jenis,
tepat jumlah, tepat waktu dan efisien
 L U S
SIK MENT
UR E
PR OC
 Perencanaan

SDM

Jumlah Kebutuhan Anggaran/Dana

Obat

Kapasitas
Penyimpanan
 Metode konsumsi

Metode Morbiditas
Metode
Perencanaan
Metode proxy consumption/kombinasi

Service-level projection of budget requirement

 DASAR PENGHITUNGAN
KEBUTUHAN OBAT

• Rencana kegiatan
• Dampak lead time
penghitungan
• Estimasi biaya total
kebutuhan
pengadaan
• Estimasi waktu yang
• Penyesuaian akhir
dibutuhkan
rencana pengadaan
• Daftar Obat
obat
• Supply chain
 METODE KONSUMSI

Metode perencanaan yang dilakukan

berdasarkan data konsumsi atau penggunaan
sediaan farmasi pada periode sebelumnya
disertai berbagai penyesuaian dan koreksi
 SYARAT METODE KONSUMSI

Data konsumsi periode sebelumnya

lengkap dan akurat

Penyesuaian periode stockout tepat

Antisipasi perubahan permintaan dan

penggunaan
Contoh data penggunaan obat:
Tahap Perencanaan dengan Metode
Konsumsi (1)
1 Siapkan daftar obat

2 Tentukan periode review

3 Entry data konsumsi

4 Hitung rata-rata konsumsi tiap bulan

5 Hitung proyeksi rata-rata konsumsi tiap bulan

Tahap Perencanaan dengan Metode
Konsumsi (2)
6 Hitung safety stock untuk tiap obat

7 Hitung jumlah tiap obat yang dibutuhkan periode selanjutnya

8 Penyesuaian perhitungan terhadap kehilangan obat

9 Perkirakan biaya tiap obat dan total biaya obat

10 Bandingkan total biaya obat dengan anggaran utk penyesuaian

 Tahap 1: Siapkan daftar obat

• Siapkan daftar obat apa saja yang akan direncanakan kebutuhannya

• Obat-obat yang ada dalam formularium dan data penggunaan obat
periode sebelumnya
 Tahap 2: Tentukan periode review

• Tentukan akan melakukan perencanaan obat untuk berapa bulan

• Siapkan data penggunaan obat periode sebelumnya sesuai jumlah
bulan yang telah ditentukan direview
• Contoh: perencanaan obat tahun 2019 untuk bulan januari-juni, maka
review penggunaan obat periode sebelumnya pada bulan januari-juni
2018
 Tahap 3: Data Konsumsi yang dimasukkan dalam
daftar obat (1)

• Jumlah total obat yang digunakan selama periode review pada

masing-masing obat (dalam satuan terkecil)
• Jumlah hari obat kosong
• Lead time (waktu tunggu) pada saat pengadaan yang terakhir (atau
rata-rata pada beberapa frekuensi pengadaan)
 Tahap 3: Data Konsumsi yang dimasukkan dalam
daftar obat (2)

• Sumber data konsumsi dan lead time:

ü Kartu stok dan catatan distribusi obat
ü Invoice dari supplier
ü Catatan dispensing obat dari instalasi farmasi
 Tahap 4: Hitung rata-rata konsumsi obat tiap bulan

• Jumlah rata-rata penggunaan atau konsumsi obat obat tiap bulan

merupakan kunci dalam perhitungan perencanaan obat dengan
metode konsumsi

• Jika terjadi kekosongan selama periode review obat, maka rata-rata

penggunaan obat dilakukan penyesuaian
RUMUS PERHITUNGAN METODE KONSUMSI
Contoh soal:
• Total konsumsi obat Amoxicillin 500 mg selama 6 bulan 89.000 tablet
dengan waktu kekosongan selama 34 hari. Waktu tunggu pemesanan
obat selama 3 bulan. Berapa rata-rata penggunaan obat tiap bulan?
Tahap 5: Hitung proyeksi peningkatan rata-rata konsumsi tiap
bulan

• Perhitungan untuk penyesuaian jika terjadi perubahan konsumsi obat,

misal perubahan musim, kejadian penyakit yang tidak terprediksi
• Melihat trend penggunaan obat dalam beberapa tahun
• Contoh soal:
• Jika diasumsikan konsumsi Amoxicillin 500mg pada tahun depan
meningkat 5% , maka jumlah proyeksi konsumsi obat adalah?
 Tahap 6: Hitung safety stock untuk tiap obat

• Safety stock atau stok pengamanan dibutuhkan untuk menghindari

terjadinya kekosongan obat.

• Jumlah stok obat yang terlalu tinggi akan meningkatkan biaya

penyimpanan obat
 Tahap 7: Hitung jumlah (kuantitas) tiap obat yang
dibutuhkan/diorder untuk periode selanjutnya (1)

• Perhitungan rencana kebutuhan tiap obat berdasarkan data konsumsi

obat tiap bulan, lead time, safety stock, stok persediaan dan stok yang
sedang diorder.
• Contoh soal:
Total konsumsi obat Amoxicillin 500 mg selama 6 bulan 89.000 tablet
dengan waktu kekosongan selama 34 hari. Waktu tunggu pemesanan
obat selama 3 bulan dan periode pengadaan setiap 6 bulan.
Digudang masih tersisa 81.000 dan saat ini apoteker sedang tidak
melakukan pemesanan obat. Berapa jumlah obat yang dibutuhkan
atau harus diorder untuk periode selanjutnya?
Tahap 8: Penyesuaian perhitungan terhadap kehilangan obat

• Perhatikan jumlah kehilangan pada periode sebelumnya

Latihan Soal!
1. Total konsumsi obat Parasetamol 500mg selama 12 bulan 720.000
tablet dan tidak pernah mengalami kekosongan. Waktu tunggu
pemesanan obat selama 1 bulan dan periode pengadaan setiap 6
bulan. Digudang masih tersisa 78.000 dan saat ini apoteker sedang
melakukan pemesanan obat sebesar 53.000 tablet. Berapa jumlah
obat Parasetamol yang dibutuhkan atau harus diorder untuk
periode selanjutnya?
Latihan Soal!
2. Total konsumsi obat Captopril 25 mg selama 12 bulan 360.000
tablet dan pernah mengalami kekosongan 6 hari. Waktu tunggu
pemesanan obat selama 2 hari dan periode pengadaan setiap 6
bulan. Digudang masih tersisa 26.000 dan saat ini apoteker sedang
tidak melakukan pemesanan obat. Berapa jumlah obat Captopril
25mg yang dibutuhkan atau harus diorder untuk periode
selanjutnya?
Soal!
3. Total konsumsi obat Furosemid 20 mg selama 3 bulan 225.000
tablet dan pernah mengalami kekosongan 1 bulan. Waktu tunggu
pemesanan obat selama 2 hari dan periode pengadaan setiap 3
bulan. Saat ini gudang farmasi tidak memiliki stok obat tersebut dan
apoteker sedang melakukan pemesanan obat sebanyak 75000
tablet. Apoteker memperkirakan terjadi kenaikan permintaan 10%
pada periode yang akan datang. Berapa jumlah obat Furosemid
20mg yang dibutuhkan atau harus diorder pada periode
selanjutnya?
 Metode Morbiditas

Perkiraan kebutuhan untuk obat-obatan berdasarkan

data morbiditas atau epidemiologi (jumlah kunjungan,
pola penyakit, dan standar pedoman terapi)
 Metode Morbiditas

Paling Kompleks Membutuhkan waktu lebih lama

Data dasar yang dibutuhkan untuk
perencanaan dengan metode morbiditas

• Daftar obat esensial disertai keterangan harga obat

• Anggaran yang tersedia untuk pengadaan obat
• Standar pedoman terapi (rata-rata dosis obat untuk pengobatan)
• Profil morbiditas pasien
Syarat Metode Morbiditas
Data mobiditas valid (pola penyakit, jumlah kunjungan, pengobatan
berdasarkan pedoman terapi)
Penerapan Metode Morbiditas

Perencanaan obat untuk bencana

alam

Perencanaan obat program (ex:

HIV/AIDS, TBC)

Perubahan pedoman standar

pengobatan
 Tahap I. menentukan beban penyakit
1. Tentukan beban penyakit (jumlah pasien) periode yang lalu,
perkirakan jumlah pasien yang akan dihadapi periode yang akan
datang .
2. Lakukan stratifikasi/pengelompokan pada tiap jenis penyakit,
misalnya anak-dewasa, ringan-sedang-berat, utama-alternatif
3. Tentukan jumlah kasus (episode) masing2 kelompok pada tiap jenis
penyakit (per 1000 pasien)
4. Hitung perkiraan jumlah episode terapi masing2 kelompok pada
tiap jenis penyakit (periode yang akan datang)
Tahap II.Menentukan pedoman pengobatannya
4. Tentukan regimen pengobatan tiap kelompok penyakit,
meliputi nama obat, bentuk sediaan, dosis, frekuensi dan
durasi pengobatan.
5. Hitung jumlah kebutuhan tiap obat per episode terapi
untuk masing-masing kelompok pada tiap jenis penyakit
6. Tentukan persentase kasus yang diterapi dengan masing2
regimen obat
Tahap III. Perhitungan jumlah kebutuhan obat

7. Hitung jumlah kebutuhan tiap obat untuk masing2

kelompok pada tiap jenis penyakit
8. Jumlahkan obat sejenis
RUMUS PERHITUNGAN METODE MORBIDITAS
Contoh Soal!
• Di fasilitas kesehatan “X”, penyakit otitis media pada pasien di bawah
5 tahun diterapi dengan co-trimoxazole suspensi dosis 1x minum 5ml,
sehari 2X dosis selama 10 hari. Berapa jumlah tiap obat yang
dibutuhkan per episode terapi?

• Jumlah pasien pada periode sebelumnya (past total number of

contact) 100.000 dan diperkirakan mengalami kenaikan 5% pada
periode yang akan datang. Frekuensi kasus otitis media periode lalu
sebanyak 500 (per 1000 pasien) dan perkiraan persentase kasus yang
diterapi dengan co-trimoxazole sebesar 100%. Berapa botol obat yang
dibutuhkan untuk periode mendatang? (1 botol = 60ml)
Latihan Soal!
3. Di fasilitas kesehatan “X”, penyakit malaria pada pasien di bawah 5
tahun diterapi dengan sirup parasetamol tiap dosis 1.5ml, sehari 4X
dosis selama 10 hari.
Jumlah pasien pada periode sebelumnya (past total number of
contact) 20.000, diperkirakan kunjungan pasien mengalami
kenaikan 5% pada periode yang akan datang. Jumlah kasus malaria
pada anak <5 tahun periode lalu sebanyak 325 (per 1000 pasien)
dan perkiraan persentase pasien yang diterapi dengan PCT sebesar
80%. Berapa jumlah obat PCT yang dibutuhkan untuk periode yang
akan datang? (sediaan PCT dalam botol 60ml)
Metode Proxy Consumption/Kombinasi

• Perkiraan kebutuhan dengan berdasarkan data pola penyakit,

penggunaan atau permintaan obat, dan/atau pembiayaan sediaan
farmasi
• Metode ini digunakan jika metode konsumsi dan morbiditas tidak
dapat diterapkan
• mengekstrapolasikan data konsumsi dari fasilitas kesehatan lain
Service-level projection of budget requirement

• Perencanaan kebutuhan obat berdasarkan rata-rata biaya obat tiap

kunjungan pasien pada berbagai level fasilitas kesehatan yang
berbeda untuk memproyeksikan biaya pengobatan pada jenis fasilitas
kesehatan yang serupa.

• Metode menghasilkan perkiraan kasar kebutuhan dana untuk

pengadaan sediaan farmasi bukan kuantitas
produk sediaan farmasi
Penentuan Skala Prioritas

1. VEN (Vital, Esensial, Nonesensial)

a. Obat dikatakan V (Vital) apabila berhubungan dengan live saving.
Maksudnya apabila pasien tidak mendapatkan obat tersebut,
kemungkinan meninggal sangat besar, misal obat2 antidot, tetanus, shock
hiperglikemik, hipotensi dll. Obat jenis ini dikategorikan sebagai
emergency kit.
b. Obat E (Esensial). Obat ini berkaitan dengan pencegahan atau
penyembuhan penyakit (membutuhkan waktu dalam pengobatan), misal
antibiotik
c. Non Esensial, obat ini belum jelas fungsinya. Misal multivitamin dll.
Penentuan Skala Prioritas
2. ABC (Always, Better, Control) atau analisis Pareto
• ANALISA ABC atau pareto à Berdasarkan atas nilai ekonomis
barang
• Analisis ini menekankan pada persediaan yg mempunyai nilai
penggunaan yg relatif tinggi/mahal.
• metode ini cenderung profit oriented product, karena
berdasarkan pada dana yg dibutuhkan dari masing2 obat.
• Gol. A : jika nilai penggunaan paling tinggi 75 – 80% dari total biaya
dengan jumlah 10-20% dari total jenis obat
• Gol. B : jika nilai penggunaan banyak menghabiskan 15-20% dari total
biaya dengan jumlah 30% dari total jenis obat
• Gol. C : jika tidak butuh penanganan khusus menghabiskan biaya 5-
10% dari total biaya dengan menggunakan jumlah obat 50% dari total
jenis obat
Penentuan Skala Prioritas
3. ANALISA PUT (Prioritas Utama Tambahan)
• Gabungang antara VEN dan ABC
• Prioritas : termasuk didalamnya kategori vital A, Vital B, Vital C.
• Utama : termasuk didalamnya Kategori Essensial A, Essensial B,
Essensial C.
• Tambahan : termasuk didalamnya kategori non essensial A,
nonessensial B, nonessensial C.
ANALISIS PUT

Prioritas Utama Tambahan

V E N
A VA EA NA
B VB
C VC
Langkah melakukan Penyesuaian Anggaran (1)
• Upaya untuk mengatasi problem tsb dgn PRIORITAS PEMILIHAN OBAT
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan obat. (harus
urut) :
1. Membuat analisa Pareto-VEN (PUT). Jika anggaran terbatas
secara temporer, batasi pembelian dengan kuantitas besar tapi
dengan peningkatan frekuensi, terutama untuk obat fast moving
2. Mempertimbangkan kembali jumlah pembelian yang diusulkan
untuk memastikan kebenarannya (cek rumus, jumlah dll)
3. Coba mencari tambahan anggaran
Langkah melakukan Penyesuaian Anggaran (2)
4. Utamakan pembelian V dan E, buang yg N dengan tanpa indikasi
jelas. Cek anggaran
5. Kurangi kuantitas N atau buang semua N, terutama NA. Cek
anggaran
6. Batasi duplikasi obat (jika V dan E lebih dari 1 obat dengan efek
terapi sama atau kekuatan sediaan beragam, pilih salah satu). Cek
anggaran
7. Mengurangi kuantitas V dan E dengan pembobotan atau
pendekatan penyakit yang sama