3 Langkah Menghindari Fraud (Kecurangan) di Perusahaan

By Ryan, 23 April 2018

ÿÿ

Salah-satu resiko bisnis yang patut diantisipasi perusahaan adalah terjadinya fraud atau kecurangan.
Kerentanan akan fraud dapat dialami oleh perusahaan
manapun, walau kerap terjadi di perusahaan kecil. Perusahaan
besar pada umumnya sudah memiliki manajemen anti-fraud,
karena ketersediaan dana dan juga karyawan yang bisa
melakukan fungsi pengawasan secara optimal. Namun,
kerentanan ini tidak bisa dihilangkan begitu saja.

Perusahaan perlu benar-benar serius mengantisipasi terjadinya fraud. Karena, fraud bisa menjadi batu
penghambat yang serius bagi perkembangan perusahaan.
Hambatan itu bisa bersifat finansial seperti berkurangnya
profit, bisa juga bersifat kultural, dalam artian menyerang
moral karyawan dan merusak sistem manajemen kerja. Guna
mencegah terjadinya fraud, kita perlu mencari tahu terlebih
dahulu, apa sebenarnya fraud dan bagaimana bentuknya.

Bentuk-Bentuk Fraud (Kecurangan)

Berangkat dari definisinya, fraud dalam bahasa Inggris diartikan sebagai criminal deception intended to
financially benefit the deceiver. Fraud tergolong dalam
kategori kriminal, yang dilakukan seseorang atau sekelompok
orang, untuk memperoleh keuntungan pribadi dan secara
langsung merugikan pihak lain, dalam hal ini, perusahaan.

Salah-satu lembaga yang aktif dan sering menjadi rujukan dalam mengatasi fraud adalah Association of
Certified Fraud Examinations (ACFE) yang berbasis di Amerika
Serikat. ACFE membagi fraud dalam tiga kelompok besar, yaitu:

1. Financial Statement Fraud (Kecurangan Laporan Keuangan)

Kecurangan terjadi apabila terdapat manipulasi laporan keuangan secara sengaja, oleh pihak
manajemen maupun akuntan yang membuatnya. Kecurangan
seperti ini akan menimbulkan kerugian di pihak investor atau
kreditor. Bisa jadi manipulasinya hanya dalam bentuk data,
namun bisa pula dalam bentuk finansial. Ini tergantung pada
motivasi dari pelaku fraud.

2. Asset misappropriation (Penyalahgunaan Aset)

Kecurangan terjadi apabila ada aset atau harta perusahaan yang disalahgunakan. Bentuk
penyalahgunaan ini bermacam-macam. Dapat berupa
penggelapan kas, pemakaian fasilitas perusahaan untuk
kepentingan pribadi, ataupun pengeluaran biaya perusahaan
tanpa prosedur dan kesepakatan. Semakin besar kecurangan
ini terjadi, maka semakin besar pula pengaruh buruknya bagi
cashflow perusahaan.

3. Corruption (Korupsi)

Kecurangan ini berbentuk suap, pemerasan, pemberian secara ilegal maupun konflik kepentingan yang
merugikan perusahaan. Korupsi dapat dilakukan baik secara
pribadi maupun secara berkelompok.

Langkah Menghindari Fraud

Ada banyak tips yang bisa diterapkan dalam mencegah terjadinya fraud. Tips yang ada selalu
berkembang, seiring bertambahnya jumlah dan semakin
beragamnya wujud dari praktik fraud. Namun, perusahaan
belum tentu mampu mempraktikkan semua tips yang ada,
mengingat diperlukannya efisiensi dalam menjalankan
perusahaan. Setidaknya, ada tiga langkah yang bisa menjadi
pilihan bagi pelaku usaha, untuk menghindari terjadinya fraud.

1. Menggunakan Software yang Accountable

Saat ini, banyak start up maupun produsen perangkat lunak, yang mendesain produk-produk akuntansi
dan manajemen data, sesuai dengan kebutuhan spesifik dari
para pengguna. Jika perusahaan bersedia mengeluarkan uang
atau budget khusus, bisa mendapat software yang sangat
mumpuni dalam mengatasi masalah-masalah akuntansi dan
pembukuan lainnya, sesuai dengan kinerja perusahaan.

Penggunaan software khusus dapat meningkatkan efisiensi kerja dan juga efisiensi pengawasan kerja.
Software yang baik setidaknya memenuhi dua syarat. Pertama,
terintegrasi satu sama lain, di internal perusahaan, sehingga
mempercepat transfer data dan pengawasan data. Ketika
seorang karyawan hendak melakukan manipulasi, bisa
langsung terlacak dari komputer perusahaan manajer ataupun
karyawan lain.

Kedua, terdapat jaminan kerahasiaan untuk dokumen-dokumen penting. Fraud seringkali terjadi karena
kebocoran password yang menjadi akses untuk dokumen-
dokumen penting. Untuk itu, sistem keamanan software mesti
terpercaya dan desainnya sejalan dengan kepentingan
perusahaan, sehingga tidak gampang diretas ataupun diutak-
atik oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab. Software
yang tepat dapat membantu perusahaan membangun
akuntabilitas secara efisien.

Salah satu software yang dapat digunakan untuk meminimalisir fraud adalah Ukirama ERP. Ukirama ERP
dapat membantu anda mengontrol proses bisnis di perusahaan
Anda mulai dari pembelian, penjualan, persediaan, dan
keuangan. Fitur otorisasi yang terdapat di Ukirama ERP dapat
membantu Anda mengontrol aktivitas pembuatan dokumen
dan transaksi yang ada di perusahaan. Untuk informasi lebih
lanjut mengenai Ukirama ERP dapat dilihat di sini.

2. Memperketat Pelaksanaan SOP

Dalam benak karyawan, tak jarang SOP hanya dianggap sebagai gumpalan aturan di atas kertas, yang
merupakan pelengkap administrasi perusahaan. Anggapan
seperti ini dapat menjadi ancaman bagi perkembangan
 perusahaan. SOP dibuat untuk menjamin perusahaan
dijalankan dengan baik, sesuai dengan perencanaan. Jika SOP
diabaikan, maka arah perusahaan bisa menjadi tak terkendali
dan memunculkan celah untuk praktek fraud.

Pengabaian SOP sangat mungkin terjadi ketika karyawan ataupun manajer, terlalu berfokus pada target
sehingga melewatkan berbagai prosedur. Padahal, setiap poin
dalam SOP perusahaan memiliki tujuan khusus, yang dirancang
untuk menjamin teknis kerja dan juga kesesuaiannya dengan
branding perusahaan.

Ketika pelaksanaan SOP diperketat dengan cara mewajibkan karyawan untuk disiplin menjalankannya
(mungkin dengan reward and punishment), tindakan
melenceng yang menjurus pada fraud bisa lebih mudah
terdeteksi. Kecurangan lebih mudah terlihat ketika skalanya
masih kecil dan belum terlalu berdampak pada perusahaan.

3. Menciptakan Kultur Perusahaan yang Baik

Dengan adanya software yang accountable dan pengetatan SOP, peluang melakukan fraud akan semakin
kecil. Namun, hal ini tidak menutup kemungkinan fraud terjadi.
Mungkin saja pelaku menemukan celah setelah mempelajari
software yang digunakan atau SOP yang berlaku.

Senjata terakhir untuk mengatasinya adalah dengan membangun kultur perusahaan yang baik. Transfer
visi dari atasan tertinggi hingga karyawan terbawah mesti
berlangsung dengan benar, agar karyawan lebih mencintai
values atau nilai yang dituju secara bersama-sama, oleh
segenap karyawan perusahaan. Karyawan selayaknya saling
mendukung secara moral, seperti halnya keluarga, sehingga
tidak terjadi degradasi moral berujung kriminal berbentuk
fraud.

Perusahaan sebaiknya memiliki standar moralnya tersendiri seperti transparansi, yang menutup celah
terjadinya fraud. Jika Anda berada di posisi pimpinan atau
manajer suatu perusahaan, Anda bisa memanggil beberapa
orang untuk menjadi whistleblower (peniup peluit) untuk
 melaporkan tindakan-tindakan karyawan yang menjurus pada
praktek fraud.

Demikian ulasan mengenai fraud dan cara menghindarinya. Semoga informasi tersebut bermanfaat bagi
usaha Anda.

Cara Membuat dan Contoh Laporan Keluar Masuk Barang Sederhana Perusahaan

By Ayu, 19 April 2018

ÿÿ

Seperti diketahui, perusahaan dagang adalah perusahaan yang bidang usahanya menjual barang yang
dibeli tanpa mengubah bentuk dari barang tersebut. Nah,
intensitas keluar masuk barang pada perusahaan ini biasanya
akan sangat tinggi mengingat penjualan dan pembelian barang
lah yang jadi aktivitas utamanya.

Jika sudah demikian, biasanya perusahaan membutuhkan sebuah daftar laporan keluar masuk barang.
Tentu ini dibuat guna mengawal atau monitor persediaan
barang yang ada pada perusahaan.

Mengelola stok barang juga dibutuhkan untuk perusahaan yang memiliki cabang. Bayangkan saja
mengontrol barang dengan jumlah ribuan yang ada pada
ratusan cabang tentu membutuhkan penyusunan laporan yang
baik dan optimal. Selain itu, manajemen gudang juga sangat
penting untuk diperhatikan.

Fatalnya, banyak perusahaan yang masih menganggap sepele manajemen persediaan barang serta
penyusunan laporannya. Padahal, jika stok barang tak sesuai
 dengan penjualan, maka perusahaan akan mengalami
kerugian.

Itu sebabnya, pada pembahasan kali ini, kita akan berbicara soal cara membuat laporan keluar masuk
barang sederhana. Namun sebelum beralih pada langkahnya,
ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.

Persiapkan Data

Minta seseorang secara khusus bertanggung jawab dalam pencatatan. Orang ini harus melakukannya se-
akurat mungkin. Dari sini, Anda bisa tau data dari periode
sebelumnya dan akhirnya menentukan target pemasaran serta
ramalan penjualan pada periode saat ini.

Buat Forecast

Forecast atau perkiraan ini dilakukan untuk mencatat jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode
ini. Anda harus menentukannya per item.

Lakukan Pengecekan sebelum Barang Disimpan

Lakukan pengecekan sebelum barang dimasukkan ke dalam rak. Beri kode pada barang untuk
mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat. Dalam
langkah ini, Anda bisa mengetahui barang mana yang cacat,
salah produksi dan kesalahan lainnya.

Beri Kode Pada Setiap Barang

langkah ini membantu ketika akan melakukan penjualan barang. Jika pelanggan misal menanyakan stok
barang dengan kode AA, maka Anda langsung tahu barang apa
yang dimaksudkan pelanggan. Kode ini juga berguna untuk
membantu penataan barang.

Pisahkan Stok Lama dengan yang Baru

Ini dilakukan agar memudahkan Anda dalam menghitung jumlah stok lama yang terjual dan belum
terjual. Anda juga bisa mengklasifikasikan barang yang lama
dan yang baru.

Lalu apa yang bisa dilakukan untuk membuat laporan keluar masuk barang?

Sebetulnya, ada dua cara pencatatan yang bisa digunakan, yakni dengan Table Excel atau dengan
software.

Laporan keluar masuk barang dengan Excel

1. Buatlah sheet baru, beri nama "data barang" dan buat tabel dengan judul kolom: kode, nama barang,
stok awal, masuk, keluar, dan stok akhir.

2. Buat headers dengan cara memblok semua kolom tadi dan klik tombol table di menu insert. Beri
tanda centang pada pilihan "My tables has headers?.

3. Isi data yang sesuai dengan data barang perusahaan Anda.

4. Buat sheet baru dan beri nama "barang masuk".

5. Buat kolom: tanggal, kode, nama barang, jumlah.

6. Buat sheet baru dan beri nama "barang keluar" dan buat kolom yang sama dengan sheet 'barang
masuk".

7. Aktif di sheet "barang masuk" dan letakkan kursor di kolom nama barang. Ketik Vlookup agar jika
kode barang Anda ketikkan maka nama barang akan tampil
otomatis. Lakukan hal yang sama pada sheet "barang keluar".
8. Aktif di sheet "data barang" dan pada kolom "Masuk" masukkan rumus:
=Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])

keterangan:

table6[kode]: pilih kode di sheet "barang masuk"

table8[this row]: pilih kode di sheet "data barang"

table6[jumlah]: pilih kolom jumlah di sheet "barang masuk"

9. Pada kolom stok akhir, ketikkan rumus "stok awal" ditambah "masuk" dikurangi "keluar".

Contoh Laporan Keluar Masuk Barang

Kode
Nama Barang
Stok Awal
Masuk
Keluar
Stok Akhir
AA01
ABCD
XXX
XXX
XXX
XXX
AA02
EFGH
XXX
XXX
XXX
XXX
AA03
IJKL
XXX
XXX
XXX
XXX
AA04
MNOP
XXX
 XXX
XXX
XXX
AA05
QRST
XXX
XXX
XXX
XXX
Contoh tabel ?Data Barang?

Tanggal
Kode
Nama Barang
Jumlah
1/1/2018
AA01
ABCD
XXX
1/2/2018
AA02
EFGH
XXX
1/3/2018
AA03
IJKL
XXX
1/4/2018
AA04
MNOP
XXX
1/5/2018
AA05
QRST
XXX
Contoh tabel ÿ?Barang Keluar?

Tanggal
Kode
 Nama Barang
Jumlah
1/1/2018
AA01
ABCD
XXX
1/2/2018
AA02
EFGH
XXX
1/3/2018
AA03
IJKL
XXX
1/4/2018
AA04
MNOP
XXX
1/5/2018
AA05
QRST
XXX
Contoh tabel ?Barang Masuk?

Selain dengan Excel, ada beberapa software yang bisa memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan
keluar masuk barang. Dengan software ini, semua data akan
dicatat dengan cepat dan mudah. Salah satu software yang
dapat Anda gunakan untuk memudahkan pengaturan dan
pencatatan keluar masuk barang adalah Ukirama ERP. Ukirama
ERP dapat mengintegrasikan bagian penjualan, pembelian, dan
persediaan sehingga dapat diperoleh berbagai laporan
termasuk laporan keluar masuk barang secara otomatis. Untuk
informasi lebih lanjut mengenai Ukirama ERP dapat dilihat di
sini.
Demikian pembahasan mengenai laporan keluar masuk barang perusahaan yang bisa Anda pahami.
Perlu diingat bahwa menyusun laporan ini dibutuhkan
ketelitian dan keakuratan agar tak berdampak pada kerugian
usaha Anda. Jadi, selamat mencoba!