ADB’S Secretary
JURNAL DUNIA SEKRETARIS
Buku Jurnal Dunia Sekretaris nomor Vol.3 No.1 Januari 2014 ini
merupakan karya ilmiah dari para dosen Akademi Sekretari dan Manajemen Don
Bosco yang relevan dengan dunia sekretaris. Buku Jurnal Ilmiah ini menyajikan
beberapa kajian yang menarik antara lain mengenai pentingnya kualitas pelayanan
bagi citra profesi sekretaris, pentingnya etos kerja dalam meningkatkan kinerja
sekretaris, tingkat kualitas komunikasi dengan pimpinan, peran sekretaris pada
tahun 2020, dan pentingnya pendampingan bagi anak untuk mencapai sukses.
Semoga para pengguna buku Jurnal Ilmiah ini mendapatkan manfaat besar
dalam bidangnya masing-masing sekaligus untuk mendorong perkembangan
profesi sekretaris dalam dunia yang terus berubah.
Dewan Redaksi
ADB’S Secretary
JURNAL DUNIA SEKRETARIS
DAFTAR ISI
Hal
ABSTRACT
Secretary's profession is very different from other office's administrative profession. If the
administrative positions generally do things that are relatively specific and repetitive, the
secretary profession in performing everyday tasks always filled activities full of dynamic
and challenging. Routine tasks, special tasks and creative tasks that are the focus of daily
labor secretary is always present in the composition and random and can not be
determined.
In performing its duties, the secretary must be able to show a positive image of the
profession, co-workers and corporate business clients. The secretary must always maintain
and improve the image of himself with a formal look appropriate to the task and field job.
The main thing to note is the correspondence between the formal clothing and accessories
that complement the image of the profession as a whole.
The excellence profession's of the secretary is not enough simply by adjusting the physical
appearance only, but also focus on the quality of service in showing the performance of the
secretary of everyday. Secretary who is able to provide the best quality service, is one of
the driving factors for the progress of potential leaders, co-workers and the company.
Enhance the quality of service displayed by the secretary, whereby not only the physical
things alone are able to provide satisfaction to the customers, but also the intrinsic values
sincerity over secretary of service quality can really be enjoyed and provide satisfaction for
all parties concerned.
Sebagian besar waktu kerja sekretaris dalam melaksanakan tugas kesehariannya adalah
melakukan komunikasi, hubungan atau bekerjasama dengan pimpinan dan banyak orang;
baik itu pihak internal ataupun eksternal perusahaan. Oleh karena itulah, profesi sekretaris
menuntut suatu standar pelayanan yang khusus sehingga mampu menampilkan citra profesi
sekretaris yang serta memberikan kepuasan bagi setiap pimpinan ataupun rekan kerja dan
kerja dan memunculkan suasana kerja yang kondusif bagi semua pihak. Hal ini sangat
relevan dengan peranan yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam perusahaan yaitu
Kualitas pelayanan yang baik dari seorang sekretaris kepada setiap klien yang
masa depan. Apabila semakin banyak pihak merasa puas dengan ritme kerja dan kualitas
pelayanan sekretaris, maka semakin terbuka lebar pula peluang karier sekretaris tersebut
untuk dapat berkarya pada suatu jenjang tanggung jawab manajemen yang lebih besar. Hal
ini menunjukkan betapa kualitas pelayanan tidak dapat terlepas dari citra profesi sekretaris
itu sendiri.
dominan dibandingkan dari sisi kualitasnya. Tujuan tulisan ini adalah untuk mengetahui
agar para sekretaris memahami unsur-unsur pokok dalam citra profesi sehari-hari dan agar
para pimpinan mempunyai pengetahuan tentang citra profesi sekretaris. Metodologi yang
dipergunakan pada tulisan ini adalah analisis deskriptif dengan memanfaatkan studi
literatur.
Citra/image adalah kesatuan dari kepercayaan, ide dan kesan yang dipegang oleh
seseorang terhadap sebuah objek tertentu. Sebagian besar sikap dan tindakan orang
terhadap suatu objek dipengaruhi oleh image suatu objek. Citra/image merupakan hasil
evaluasi dari diri seseorang berdasarkan pengertian dan pemahaman terhadap rangsangan
yang telah diolah, diorganisasikan dan disimpan dalam benak seseorang. Citra dapat diukur
melalui pendapat, kesan tanggapan seseorang dengan tujuan untuk mengetahui secara pasti
Secretary berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya,
Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam
melaksanakan pekerjaannya dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui
oleh orang lain atau para pegawai. Dimensi citra profesi sekretaris, antara lain: sekretaris
sebagai duta, sekretaris sebagai pintu gerbang, sekretaris sebagai 'Ibu Rumah Tangga'
perusahaan, dan sekretaris sebagai humas2; yang mana melaksanakan tugas rutin, tugas
a. Tugas rutin sekretaris adalah tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa
memerlukan perintah khusus maupun pengawasan khusus dari pimpinan. Contoh yang
1
Kotler dan Keller, 2009:607
2
Nuraini, 2008: 2
tanggung jawab sekretaris dalam menjaga kelancaran alur manajemen unit kerja
b. Tugas khusus sekretaris yaitu tugas yang diinstruksikan oleh pimpinan secara khusus
untuk dilaksanakan oleh sekretaris; mencakup hal-hal teknis penyelesaian suatu proyek
c. Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan oleh sekretaris berdasarkan kreatifitasnya
untuk kepentingan pimpinan dan perusahaan; misalnya: membenahi tata-letak alat tulis
kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor, serta
penampilan merupakan salah satu bagian penting dari pembentukan citra profesional
seseorang. Penampilan bertugas untuk menciptakan kesan pertama siapa diri anda yang
akan mempengaruhi proses komunikasi selanjutnya3. Hal ini menunjukkan bahwa untuk
menjadi sekretaris profesional tidak hanya dibutuhkan kecakapan dan pengetahuan yang
3
Susanto, A. B., http://www.jakartaconsulting.com/art-13-02.htm, pada 10 April 2013
Perlu diperhatikan bahwa dalam upaya memperlihatkan penampilan yang baik bahwa
busana dan aksesoris yang dikenakan oleh sekretaris tidak harus mahal atau bermerek kelas
dunia, melainkan harus rapih, bersih, sesuai dengan situasi dan kondisi serta tujuan
pertemuan. Khusus untuk penampilan di dalam lingkungan kerja, busana dan aksesoris
berada.
Berikut ini adalah faktor-faktor terkait penampilan kedinasan formal yang perlu
dipahami sekretaris guna memilih dan memadu busana yang akan dikenakan secara serasi
memperlihatkan citra mapan pada setiap aktivitas kerja mereka. Bagi sekretaris pada
bidang-bidang tersebut dapat tampil dengan penampilan yang bertipe klasik formal yang
mobil/property), citra dinamis sangat jelas terpancar. Untuk itu busana yang mendukung
penampilan sekretaris bidang tersebut adalah busana yang bertipe kontemporer dan artistik.
memproyeksikan citra ini, busana yang cocok untuk dikenakan adalah busana dengan
trendi. Mereka ini dituntut selalu tampil dengan busana-busana model terbaru, dan bahkan
menjadi pelopor trend mode dalam hal bahan, motif, dan warna busana.
Pengertian aksesoris sebenarnya tidak hanya sebagai ‘pelengkap gaya’ saja, melainkan
merupakan ‘bagian penting dari keseluruhan penampilan’. Aksesoris dinilai sebagai unsur
penting yang dapat meningkatkan citra diri sekretaris; karena dapat dipergunakan untuk
mengenakan aksesoris dengan model sederhana namun elegan, sehingga dapat tampil
dengan citra anggun dan eksklusif. Pada waktu ke kantor atau menghadiri acara-acara
resmi, sekretaris sebaiknya mengenakan aksesoris secukupnya saja. Khusus untuk para
broadcast/perfilman, dapat mengenakan berbagai jenis aksesoris trendi dan unik, namun
Penampilan adalah salah satu bagian penting pembentukan citra sekretaris profesional
dan memberi kepercayaan diri yang tinggi bagi sekretaris untuk mengekspresikan
kompetensi yang dimilikinya; sehingga dalam jangka panjang penampilan formal tersebut
melapangkan jalan kesempatan sekretaris untuk mendaki tangga karir yang lebih baik.
Kualitas pelayanan (Service Quality) atau yang dalam istilah marketing lazim disebut
‘kualitas jasa’ diartikan sebagai suatu takaran/ukuran sejauh mana jasa (pelayanan) yang
diberikan memenuhi kekhususan atau spesifikasi tertentu yang diharapkan oleh pihak
pengguna jasa. Nilai yang diberikan oleh pihak pengguna jasa (baik pelanggan
Mengacu pada pengertian tersebut, berikut merupakan dimensi dari kualitas pelayanan
dengan janji yang ditawarkan. Seorang sekretaris yang profesional haruslah mampu
memberikan pelayanan yang baik, dengan cakap, bahkan melebihi harapan pelanggan-
nya.
2. Responsivenes (daya tanggap), yaitu respon atau kesigapan sekretaris dalam membantu
pelanggan dan memberikan pelayanan yang cepat dan tanggap, yang meliputi:
sekretaris dalam menangani transaksi, dan penanganan keluhan pimpinan, rekan kerja
4
Parasuraman, Zeithaml & Berry; dalam Lupiyoadi & Hamdani, 2006; 175
Dimensi kepastian atau jaminan ini merupakan gabungan dari dimensi berikut:
karyawan
4. Emphaty (empati), yaitu perhatian secara individual yang diberikan sekretaris kepada
sekretaris, dan juga usaha yang dilakukan sekretaris untuk memahami keinginan dan
perusahaan.
5. Tangibles (bukti fisik), meliputi penampilan fisik formal sekretaris yang sesuai dengan
kompetensi, kesopanan/etika serta image profesional yang baik. Hal ini nampak dari
yang wajar, tas, sepatu, tatanan rambut yang formal, serta gadget/peralatan lain yang
diperlukannya dalam melaksanakan tugas profesinya sebagai sekretaris yang gesit dan
cakap. Perbedaan nilai-nilai tangibles mungkin saja terjadi oleh karena perbedaan
bidang kerja sekretaris, lokasi bekerja, intensitas bertemu dengan klien, mobilitas kerja
PENUTUP
yang mencerminkan citra profesinya secara positif. Citra profesi sekretaris secara umum
a. Busana kerja formal yang sesuai dengan profesi dan bidang kerjanya
b. Aksesoris yang sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas profesi; dalam hal ini tercakup
juga aspek gadget/produk teknologi terkini yang menjadi ‘partner kerja’ para sekretaris
di masa kini.
Terlepas dari hal-hal yang bersifat fisik, profesi sekretaris harus juga dilengkapi dengan
nilai-nilai intrinsik yang menjadi fokus utama profesi, yaitu kemampuan dalam
memberikan pelayanan yang tidak hanya baik, tetapi juga berkualitas dan terukur.
atas kesesuaian kompetensi, kesopanan dan reputasi baik sekretaris yang mampu
seperti penjelasan di atas merupakan standar kualitas pelayanan baku yang harus dimiliki
dan dihayati oleh setiap sekretaris. Dengan standar pelayanan yang berkualitas, maka dapat
sangat positif bagi kemajuan pimpinan, seluruh rekan kerja dan perusahaan. Tidak hanya
itu, dengan adanya kualitas pelayanan yang baik, sekretaris juga mampu meminimalisir
komunikasi yang tidak perlu sehingga potensi alokasi waktu dan biaya yang diperlukan
dapat ditekan se-efisien mungkin. Dan pada akhirnya, kehadiran sosok sekretaris yang
pimpinan, seluruh rekan kerja dan perusahaan pada periode jangka panjang.
DAFTAR PUSTAKA
Kotler, Philip, and Keller, Kevin L. Marketing Management. International Edition. New
Lupiyoadi, R., dan Hamdani, A. Manajemen Pemasaran Jasa. Edisi Kedua. Penerbit
Nuraini, Neni. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Trans Media Pustaka. Jakarta.
2008.
ABSTRACT
The work ethic is the inner spirit and attitude of a person or group of people in which there
is moral pressure and values. Countries such as Japan is known for its loyal and fast
working, Korea is known for its discipline and hard work, Germany is known for its
rational thingking, and Indonesia has 8 work ethic. All of these morals and values in the
present work ethic. Work ethic Indonesia was the worst in Asia. This is reflected in the
perception index scores Indonesian expatriates surveyed according to figures 7.50 (from
best numbers zero and 10 the worst possible). Given the position of secretary of a second
after its leadership position, it takes a work ethic that can improve the performance and
value of companies. The Secretary must be able to provide a good service, satisfying
customers so that no customers are disappointed. Thus in general work ethic of each
country and its people, whatever tasks included in the secretarial tasks should be able to
improve its performance. And Indonesia with 8 work ethic, if implemented in their
respective duties include secretarial duties, will be able to improve their performance in
their respective field of duty.
PENDAHULUAN
Sangat dipahami bahwa sumber daya manusia merupakan asset yang sangat berharga
bagi perusahaan, sekaligus merupakan kunci sukses dalam ekonomi global yang sangat
kompetitif ini. Kuantitas dan kualitas pekerjaan yang menuntut tenaga kerja dengan
pengetahuan yang lebih tinggi akan tumbuh lebih cepat dari pekerjaan lainnya. Dipahami
juga bahwa ketersediaan dan kualitas tenaga kerja yang lebih terdidik dan mempunyai
kompetensi, akan lebih banyak dibutuhkan oleh dunia usaha dan dunia industri.
tinggi masih dipertanyakan. Beberapa kenyataannya antara lain bahwa perusahaan asing
selama ini lebih banyak memfokuskan diri pada investasi padat modal dibandingkan
dengan padat karya; perusahaan asing lebih mengutamakan staf ekspatriat daripada tenaga
lokal. Dan terbukti juga bahwa gaji yang rendah di Indonesia tidak lagi menjadi pemanis
Akhir-akhir ini, sumber daya manusia dalam berbagai organisasi termasuk pemerintah
dan perguruan tinggi menjadi perhatian utama. Kondisi ini terjadi bukan hanya karena
(KKNI) oleh Pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2012, tetapi lebih
kepada adanya kesadaran akan suatu kebutuhan. Semakin disadari bahwa suksesnya
karena uang, barang modal dan alat bantu lainnya, tetapi lebih karena kemampuan,
motivasi, perilaku, dan etos kerja dari seluruh tenaga kerja organisasi atau perusahaan
Untuk menyikapi kebutuhan dunia usaha dan dunia industri serta adanya kondisi
karyawan dan pelanggan, dan kerjasama tim. Salah satu perwujudan dari paradigma
manajemen baru itu adalah diterapkannya etos kerja professional pada organisasi atau
meningkatkan kinerja sekretaris pada setiap level manajemen. Terdapat berbagai etos kerja
pada setiap Negara atau setiap etnis pada suatu daerah, dan implementasinya disesuaikan
studi literatur.
Manfaat dari pembahasan ini adalah agar setiap perusahaan, manajemen dan tenaga
kerja yang ada di dalamnya, menyadari akan pentingnya pembangunan dan implementasi
etos kerja menurut budaya perusahaan yang ada. Dengan implementasi etos kerja tersebut
diharapkan adanya peningkatan kinerja, yang dalam hal ini kinerja seorang sekretaris.
PEMBAHASAN
peningkatan kinerja, terlebih dahulu dibahas tentang arti etos kerja. Kamus Besar Bahasa
Indonesia memberikan arti etos kerja adalah semangat kerja yang menjadi ciri khas dan
Kamus Wikipedia menyebutkan bahwa etos berasal dari bahasa Yunani, dengan akar
kata ethikos, yang berarti moral atau menunjukkan karakter moral. Dalam bahasa Yunani
kuno dan modern, etos berarti keberadaan diri, jiwa, dan pikiran yang membentuk
seseorang. Webster's New Word Dictionary, 3rd College Edition memberikan definisi etos
sebagai kecenderungan atau karakter; sikap, kebiasaan, keyakinan yang berbeda dari
kerja itu adalah semangat dan sikap batin seseorang atau sekelompok orang yang di
dalamnya terdapat tekanan moral dan nilai-nilai yang terkandung di dalamnya. Beberapa
professor dan akademisi juga memberikan pengertian etos kerja dalam berbagai bidang
Sebagai bahan pembahasan awal, perlu diperhatikan etos kerja beberapa Negara yang
secara bertahun-tahun sudah merupakan ciri khas, semangat, dan kebiasaan Negara
tersebut. Etos kerja yang sudah bertahun-tahun tersebut memberikan nilai moral sehingga
begitu menyebutkan nama negaranya orang akan “mengangguk” pertanda setuju. Negara
Jepang misalnya dikenal dengan loyal dan cepat bekerja, Negara Korea dikenal dengan
disiplin dan kerja keras, Negara Jerman dikenal dengan rasional. Beberapa Negara yang
akan dijelaskan disini adalah Jepang, Korea, Jerman, dan Indonesia (Lokakarya Leadership
Pimpinan PTS, Cisarua, Selasa 8 Oktober 2013, dengan judul “Kepemimpinan Berkarakter
Secara singkat dapat dijelaskan bahwa etos kerja orang Jepang dikenal dengan
Bushido: Taishen Deshimaru yaitu : (1) Bersikap benar dan bertanggungjawab; (2) Berani
dan kesatria; (3) Murah hati dan mencintai, bersikap baik; (4) Santun dan hormat,
bertindak adil; (5) Tulus dan sungguh-sungguh, tanpa pamrih; (6) Menjaga martabat,
Etos kerja orang Korea menurut Samuel Huntington yaitu : (1) Kerja keras; (2)
Disiplin; (3) Hemat; (4) Gemar menabung; (5) Menghargai pendidikan dan pengetahuan.
(3) Bekerja keras; (4) Orientasi pada sukses material; (5) Tidak hedonis; (6) Hemat dan
Etos kerja orang Indonesia menurut Muchtar Lubis yaitu (1) Munafik; (2) Tidak
bertanggungjawab; (3) Feodal; (4) Senang takhayul; (5) Lemah jiwa; (6) Korupsi, Kolusi,
dan Nepotisme. Menurut Mochtar Lubis dalam bukunya Manusia Indonesia [1977]), tidak
semua rakyat Indonesia mempunyai etos kerja demikian. Dicontohkan dalam sebuah bank
nasional mencoba merumuskan etos merekanya yaitu (1) berorientasi kepada nasabah, (2)
menjunjung integritas, (3) berdisiplin, (4) kerjasama, (5) saling percaya dan saling
menghormati, (6) pemberdayaan SDM, (7) keseimbangan, (8) kepemimpinan, dan (9)
kepedulian pada lingkungan. Melalui etos yang hendak ditegakkan, diharapkan bisa
Bahkan Jansen Sinamo dalam bukunya “8 ETOS Kerja Profesional Etos” menjelaskan
Menurut Prof. Dr. ir. Marsudi Wahyu dalam makalahnya yang berjudul
Indonesia mempunyai tingkat kinerja dan kompetensi yang rendah dibandingkan ketiga
Negara tersebut di atas. Salah satu penyebab sumber daya manusia Indonesia yang
mempunyai tingkat kompetensi yang rendah tersebut adalah karena implementasi etos
bahwa etos kerja Indonesia ternyata yang terburuk di Asia. Ini tercermin dari skor indeks
persepsi Indonesia di mata para ekspatriat yang disurvei dengan angka 7,50 (dari angka
terbaik nol dan terburuk 10 yang dimungkinkan). Sebagai perbandingan, Cina (3,75),
Hongkong (2,81), India (6,75), Jepang (1,50), Malaysia (6,00), Filipina (6,20), Singapura
(3,00), Korsel (1,50), Taiwan (3,71), Thailand (6,00) dan Vietnam (5,75).
Untuk analisis implementasi yang lebih realistis, dapat dijelaskan etos kerja dari tiga
suku di Indonesia yaitu Batak, Padang, dan Madura. Ketiga suku ini mempunyai ciri khas
etos yang sangat berbeda satu sama lain. Diyakini bahwa implementasi etos kerja beberapa
etnis di Indonesia mempunyai dasar untuk bekerja lebih produktif dalam segala pekerjaan
Toba (anak merupakan harta). Etos yang mendorong Toba identik sebagai pekerja
kekayaan, status sosial mereka dipacu menjadi sedikit ambisius dari sub-etnis lainnya.
Bona", yang berarti segala tindakan dilandasi dengan kebenaran. Filosofi tersebut
mendorong orang Simalungun bertindak benar berlandaskan azas yang benar pula. Hal
3. Filosofi kerja Pakpak yaitu "Ulang Telpus Bulung", yang dapat berarti daun jangan
sampai terkoyak atau bocor. Daun yang dimaksud adalah daun pisang yang dipakai
sebagai alas makanan pengganti piring (pinggan pasu). Ulang Telpus Bulung
menekankan berani berkorban dan merupakan budaya kerja yang perlu ada.
4. Etos kerja orang Mandailing/Angkola terlihat dari sistim "Marsialap Ari" adalah etos
5. Filosofi Karo adalah "Sada Gia Manukta Gellah Takuak" yang berarti walaupun
seseorang hanya memiliki seekor ayam, yang terpenting berkokok. Ayam berkokok
simbol membangunkan orang untuk bangun pagi hari. Filosofi ini memotivasi
Etos Habatahon didasari dari semangat kerja, dan berakar dari Dalihan Na Tolu yang
berproses menjadi sebuah sistim nilai kerja. Dalihan Na Tolu dapat ditinjau dari sisi
budaya kerja sekuler yang berarti, mengerti posisi. Ada waktunya menjadi bos (Hulahula),
ada saatnya menjadi mitra kerja (Dongan sabutuha), ada saatnya menjadi pesuruh,
memperhatikan boru (karyawan-nya). Dongan sabutuha atau rekan kerja, sesama selevel
sebagai pemilik perusahaan. Jadi, nilai moral kerja tertanam dalam filosofi Dalihan Na
Tolu.
Sejalan dengan makna hidup bagi orang Minangkabau, yaitu berjasa kepada kerabat
dan masyarakatnya, kerja merupakan kegiatan yang sangat dihargai. Kerja merupakan
keharusan. Kerja dapat membuat orang sanggup meninggalkan pusaka bagi anak
kemenakannya. Dengan hasil kerja dapat dihindarkan “Hilang rano dek panyakik, hilang
bangso indak barameh” (hilang warna karena penyakit, hilang bangsa karena tidak
beremas). Artinya harga diri seseorang akan hilang karena miskin, oleh sebab itu bekerja
mendatangkan rasa malu bagi dirinya atau keluarganya. Ada banyak seremonial adat
misalnya seperti perkawinan yang membutuhkan biaya. Orang Minangkabau disuruh untuk
bekerja keras, sebagaimana yang diungkapkan juga oleh fatwa adat: “Kayu hutan bukan
andaleh; Elok dibuek ka lamari; Tahan hujan barani bapaneh; Baitu urang mancari rasaki”.
(Kayu hutan bukan andalas; dibuat untuk lemari; Tahan hujan berani berpanas; Begitu
Dari etos kerja ini, anak-anak muda yang punya tanggungjawab di kampung disuruh
merantau untuk mencari apa-apa yang mungkin dapat disumbangkan kepada kerabat di
kampung, baik materi maupun ilmu. Misi budaya ini telah menyebabkan orang
Minangkabau terkenal dirantau sebagai makhluk ekonomi ulet. Adat istiadat orang Minang
sangat kuat dengan adanya bersuku-suku, bernagari, berkorong yang saling terkaitan antara
Prof. Mien A. Rifai, B.Sc., M.Sc., Ph.D. (Peneliti senior di LIPI yang juga berdarah
asli Madura) dalam bukunya yang berjudul “Manusia Madura: Pembawaan, Perilaku, Etos
menjelaskan bahwa kelompok etnis Madura adalah termasuk salah satu suku
bangsa Indonesia yang tahan bantingan zaman. Terbukti dari kemampuannya beradaptasi
dan sikap toleransi yang tinggi terhadap perubahan, keuletan kerja tak tertandingi, dan
keteguhan berpegang pada asas falsafah hidup yang diyakininya. Orang Madura memiliki
mengambil risiko tinggi. Rata-rata orang Madura dianggap tidak berjiwa pioner yang mau
maju di garis terdepan yang belum dirambah orang, sebab mereka sangat percaya pada
Tugas-tugas Sekretaris
Menurut Kamus Besar Bahasa Indoensia sekretaris adalah orang (pegawai, anggota
penulis; panitera. Sekretaris tersebut dapat berperan sebagai sekretaris daerah, sekretaris
Dalam pembahasan ini semua peran-peran tersebut disebutkan sebagai sekretaris pimpinan.
Menurut Wursanto (2006:16), tugas seorang sekretaris dibagi dalam dua bagian besar
yaitu tugas rutin sekretaris dan tugas insidentil sekretaris. Tugas rutin adalah tugas yang
telah dapat dikerjakan sebagaimana diuraikan dalam job description, dikerjakan setiap hari,
tidak perlu menunggu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas insidentil adalah tugas
Tugas-tugas rutin dimaksud antara lain meliputi : (1) membuat surat; (2) menerima dan
mengirim surat; (3) mengetik; (4) menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian
dengan tamu untuk kepentingan pimpinan; (5) menerima telepon; (6) mengirim telegram;
(7) mengirim facsimile; (8) menerima dikte; (9) menyiapkan rapat pimpinan; (10)
membuat laporan; dan (10) menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan
Tugas-tugas insidentil atas prakarsa sendiri antara lain meliputi (1) menyusun daftar
rekanan atau pelanggan yang digunakan bila sewaktu-waktu menghubungi pelanggan; (2)
membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung; (3) membuat table atau grafik
tentang hasil produksi, pemasaran. Sementara itu tugas-tugas insidentil atas permintaan
dikerjakan oleh pimpinan namun karena keterbatasan waktunya dikerjakan oleh sekretaris,
Berdasarkan hasil kuesioner yang telah diisi oleh user dari berbagai pimpinan
membutuhkan tindakan inisiatif dari sekretaris, misalnya saja dalam tugas ‘trouble
dibutuhkan suatu etos kerja yang dapat meningkatkan kinerja dan nilai perusahaan.
Sekretaris harus memberikan layanan yang baik, yang memuaskan pelanggan agar tidak
ada pelanggan yang kecewa. Berikut ini adalah tugas-tugas yang pada umumnya dilakukan
Dalam praktek bisnis global saat ini ruang lingkup peran seorang sekretaris tidak lagi
komunikasi dan informasi telah merangsang setiap pebisnis untuk bertindak pintar, efektif,
dan efisien. Semua kegiatan bisnis dan kehidupan sehari-hari telah melibatkan teknologi
Yang dimaksud dengan virtual assistant (asisten virtual) adalah seorang (juga disebut
sebagai Virtual Office Manager, Virtual Executive Assistant, atau Sekretaris Virtual) yang
menyediakan layanan administrasi kepada klien dalam hal ini termasuk pimpinan. Layanan
tersebut meliputi semua layanan yang diharapkan dari seorang asisten administrasi yang
pengeluaran bisnis mahal seperti pajak gaji, asuransi, ruang kantor, peralatan kantor
lainnya.
informasi tersebut dibutuhkan suatu sikap total dari setiap individu. Etos kerja yang
merupakan perwujudan dari sikap total tersebut sudah merupakan keharusan. Etos kerja
yang dimaksud adalah etos kerja yang membangun sinergi setiap individu untuk berbuat
Etos kerja diharapkan bersifat langgeng sehingga tidak berhenti karena adanya
perubahan teknologi. Etos kerja seharusnya juga dapat menyesuaikan secara otomatis
dan tidak dapat dihentikan, misalnya virtual secretary yang dijelaskan di atas.
PENUTUP
Membicarakan etos kerja, prinsip-prinsip etika atau norma, perlu disadari apa yang
pengembangan etos kerja adalah menempatkan manusia dan kemanusiaan sebagai sebuah
talenta masing-masing.
Sumber Daya Manusia terfokus pada produktivitas, pelayanan dan kualitas. Masyarakat
dan bangsa yang mempunyai etika berarti mempunyai nilai-nilai universal. Nilai-nilai etika
dapat diimplementasikan dalam etos kerja dalam rupa rajin, bekerja keras, berdisiplin
tinggi, menahan diri, ulet, tekun dan nilai-nilai etika lainnya. Nilai-nilai tersebut ada pada
setiap bangsa seperti Jepang, Korea, Jerman, Indonesia, serta Negara lainnya. Disamping
nilai-nilai tersebut, Indonesia juga mengenal nilai etika yang lain seperti gotong royong,
Dalam kaitannya dengan tugas sekretaris di dalam suatu perusahaan tidak ada bedanya
dengan tugas-tugas di tempat lainnya. Kompetensi sekretaris juga merupakan salah satu
telenta yang dimiliki masyarakat dan yang harus memiliki nilai-nilai etika. Tugas sekretaris
merupakan salah satu tugas yang unik yang juga membutuhkan etos kerja. Dengan
pihak yang berkaitan dengan tugas sekretaris tersebut mendapatkan manfaat dan nilai yang
optimal.
Dengan etos kerja yang dimiliki oleh masing-masing Negara maka masyarakatnya,
dalam tugas apapun termasuk dalam tugas sekretaris seharusnya dapat meningkatkan
kinerjanya. Indonesia dengan 8 etos kerja, jika diimplementasikan dalam tugas masing-
masing termasuk tugas sekretaris, akan dapat meningkatkan kinerjanya pada masing-
https://groups.google.com/forum/#!msg/hpeq_kesmas/3CwOlti78D4/gvf0DNkgOY8J
2014
http://pakdhepunyaselera.blogspot.com/2011/08/etos-kerja-dari-berbagai-suku-
http://www.unisosdem.org/article_printfriendly.php?aid=301&coid=2&caid=30, diakses
ABSTRACT
There are still many people who do not understand the importance of mentoring to the
student. A new student at a university requires both psychological readiness, social, and
academic. They need assistance to be able to better adapt the learning process to success in
achieving the future. There are four success expected by everyone to be successful in the
course of his life : academic success, social success, spiritual success, and financial
success.
In reality there are many students who have failed to achieve, especially academic
achievement. This is often caused due to reaching the success, they mostly rely on
intelligence alone while there are other things that it is important less attention.
There are several things that need to be considered by the parent / mentor in assisting: (1)
Those parents who are obliged and responsible to the student, not the reverse; (2) Prioritize
them is better than not giving anything, and (3) Love them, because of what the parents /
mentors do, you do well to him who created it. Thus, students can perform well and the
learning process can be managed in line with expectations
PENDAHULUAN
Setiap orang, termasuk juga seorang mahasiswa selalu dihadapkan pada sebuah
tuntutan keberhasilan yang berkepanjangan. Di saat yang sama mereka juga harus
melaksanakan tugas perkembangan pribadinya. Dalam konteks tertentu tuntutan ini akan
mengilhami orang tua, pendidik/dosen yang ada di sekitarnya untuk melakukan manuver
konkrit dan mengena bagi para mahasiswa agar kekuatan orang tua/pendamping bisa
sehingga pada akhirnya dibutuhkan suatu pendampingan yang tertata, agar dapat
Pendampingan yang efektif melibatkan semua unsur, pengguna pendidikan/ orang tua,
terpadu.
hambatan, karena usaha pendampingan yang dilakukan hanya berdasarkan atas naluri
pangajaran dengan pengamatan serta kata hati. Pada dasarnya usaha pendampingan
tersebut dapat disertai dengan data yang akurat, yaitu data yang dapat bermanfaat bagi
ilmiah baik secara administratif maupun operatif analisis. Cara ini misalnya dengan
Adalah tidak mungkin bagi sebuah penyelenggara pendidikan sebesar apapun untuk
mahasiswa dalam waktu yang bersamaan. Pendampingan yang efektif hendaknya berfokus
pada beberapa inti tugas perkembangan dalam waktu yang paling tetap berdasar fase-fase
menghantar mahasiswa menuju sukses, yaitu aspek kompetensi dan aspek perkembangan
emosional.
Pada dasarnya setiap orang ingin sukses dalam perjalanan hidupnya dan sukses yang
diharapkan adalah:
a. Sukses akademik, yaitu keberhasilan dalam menyelesaikan tugas belajarnya pada setiap
jenjang pendidikan dengan prestasi dan sertifikasi pada setiap jenjang dan siap
b. Sukses sosial, yaitu keberhasilan dalam menempatkan diri di tengah masyarakat dan
jawabnya dilakukan sebagai amanah dan ibadah, serta selalu bisa mensyukuri hidup.
finansial tetapi juga mampu menjadi tuan atas finansialnya. Dan finansial bukan
menjadi tujuan hidup, tetapi sebagai berkah atas keberhasilan akademik, sosial, dan
spiritual.
a. Mengenali SWOT yang dimiliki dalam semua aspek kehidupannya; aspek akademis,
c. Menghargai, yaitu bisa memberi dan menerima respon setiap prestasi yang dicapainya;
d. Percaya, yaitu memiliki kepercayaan diri yang kuat, berani mengambil tanggung jawab
e. Terlibat yaitu, melibatkan diri secara utuh, serta memberikan empati dan simpati baik
dari sendiri maupun dari orang lain khususnya orang tua dan pendamping/
pembimbing.
dalam mencapai prestasi, khususnya prestasi akademisnya. Hal ini sering disebabkan
kecerdasannya saja sementara ada hal-hal lain yang justru penting kurang diperhatikan.
Ada 4 faktor yang perlu diperhatikan dalam mencapai keberhasilan/ sukses, yaitu :
akademik seseorang.
2. Motivasi belajar; motivasi belajar akan sangat berhubungan dengan daya tarik
mereka dalam belajar. Kebiasaan hidup ini akan sangat dipengaruhi oleh pola asuh
yang mereka terima apakah permisif, otoriter, protektif, ataupun demokratif dari orang
akademis. Pola pengajaran harus sesuai dengan pola belajar. Karena ketidaksesuaian
Permasalahan pokok dalam tulisan ini adalah tidak semua orang tua memahami
kebutuhan anaknya, demikian juga tidak banyak anak yang dapat memahami
kebutuhannya untuk dapat sukses dalam proses belajar. Tujuan tulisan ini adalah untuk
mengetahui seberapa penting pendampingan orang tua kepada anaknya dalam belajar
sehingga anaknya dapat mencapai sukses. Manfaat tulisan ini adalah agar orang tua
memahami kebutuhannya untuk dapat sukses dalam studinya. Metodologi yang digunakan
dalam tulisan ini adalah analisis deskriptif dengan memanfaatkan studi literatur.
PENDAMPINGAN
Seorang mahasiswa, khususnya mereka yang baru memasuki dunia Perguruan Tinggi
memerlukan adanya kesiapan baik psikologis, sosial, dan akademis. Mereka membutuhkan
pendampingan untuk dapat beradaptasi secara baik dalam proses belajar menuju
Berdasarkan fenomena yang ada pada diri mahasiswa, khususnya mahasiswa yang
baru memasuki dunia pendidikan tinggi, perlu didampingi agar siap secara akademis,
psikologis, serta normatif etis untuk menggapai keberhasilan mereka. Mereka perlu
perkembangan dalam waktu yang tepat dan berdasar pada fase perkembangan mereka.
persoalan.
kelebihannya.
menyelesaikan masalah.
yang dimilikinya.
pengembangan keterbakatan.
a. Membantu membangun keyakinan atas profesi yang akan dan sedang dipilih.
a. Mampu mempertahankan sikap dan prinsip diri dan tidak mudah terpengaruh.
b. Bisa belajar dari berbagai pengalaman atau kesulitan dan tidak curiga terhadap
lingkungan.
antara lain :
indikasiya :
a. Mandiri
jenis.
d. Mampu bersosialisasi dengan baik juga pada lawan jenis dan setia dalam
memegang janji.
Dinamika kecenderungan emosional sangat dipangaruhi oleh : (1) pola asuh apakah
otoriter, permisif, demokratif atau protektif yang paling dominat dialami dalam
pertumbuhannya. (2) Terpenuhi atau tidaknya kebutuhan dasar baik fisik maupun
psikologis, karena bila kebutuhan dasar tidak terpenuhi secara baik akan menimbulkan
penderitaan dan konflik batin yang akan menyebabkan tindakan kompensasi yang dapat
merusak diri dan orang lain. Oleh karena itu dalam pencarian dan pembentukan jati diri
Dalam pendampingan para orang tua/ pembimbing perlu memperhatikan beberapa hal
ini :
1. Orang tualah yang berkewajiban dan bertanggung jawaab terhadap anak sampai mati,
bukan kebalikannya.
3. Cintailah mereka; karena apa yang orang tua / pembimbing lakukan, kamu lakukan
1. Buat mereka mempunyai komitmen yang positif dan bersikap sportif serta konsisten.
2. Bila perlu manfaatkan teman dekat (engel) untuk menyampaikan pesan didik, kerana
3. Minimalisir rasa kekawatiran dalam diri mereka, kerena kekawatiran akan menjadi
bekal kenakalan.
Setiap pribadi menginginkan tumbuh dan berubah ke arah yang lebih baik. Namun
kadangkala hal ini tidak disadari oleh setiap orang. Untuk hidup lebih baik seseorang perlu
mengenal dan mengelola diri sendiri secara lebih baik. (Jarot,2012). Pendampingan dapat
mempermudah bagi seseorang untuk mengenal dan mengelola hidup ke arah yang lebih
baik.
PENUTUP
Peran orang tua dan pembimbing sangat besar untuk kelancaran dan pencapaian
keberhasilan seorang mahasiswa. Orang tua dan pembimbing dapat membantu mahasiswa
perkembangan pribadi mahasiswa yang dibimbingnya dalam proses belajar dan dalam
Sehubungan dengan hal tersebut maka dapat disimpulkan bahwa orang tua ataupun
langkah dan keputusan yang diambil anak bimbingannya dapat berakibat fatal.
Karya tulis ini diharapkan dapat membantu para orang tua dan pembimbing dalam
melaksanakan tugas pendampingannya sehingga apa yang menjadi harapan anak, orang tua
dan pendamping dapat tercapai dengan baik. Dan para mahasiswa bimbingannya dapat
mencapai sukses; baik akademis, sosial, spiritual maupun finansial dan menjadi berkah
DAFTAR PUSTAKA
Jarot Wijanarko. Hidup Produktif: Mengembangkan Etos Kerja dan Karakter Pribadi
ABSTRACT
Communication skills in the organization is needed in every situation and is the most
important skill in the life of every human being and organization. Important factor in
communication not only on what is written or said to someone, but rather on one's
character and how someone can deliver the message to the message recipient.
Through honesty in communicating information or messages will build good will, build
trust. These factors will be instrumental in creating and maintaining quality communication
with the secretary and the boss will eventually produce a quality decision.
Key words: quality, communication, decision
PENDAHULUAN
Yang menjadi pola pemikiran banyak orang tentang kualitas komunikasi adalah mutu
seseorang dalam berbicara ataupun berhubungan dengan orang lain secara individu
ataupun dengan sekelompok orang. Pada umumnya apabila seseorang mampu berbicara
secara sistematis, jelas, penggunaan kata-kata mampu menimbulkan kesan positif bagi
selanjutnya, maka seseorang tersebut akan dinilai mempunyai kualitas komunikasi yang
baik.
Gambaran tentang kondisi komunikasi yang baik tersebut mutunya akan semakin
mampu dirasakan dan direspon dengan baik oleh komunikan maupun lingkungan
ataupun pesan yang jujur yang diimbangi dengan bahasa nonverbal yang tepat dan baik.
Sesungguhnya kualitas komunikasi tidak hanya ditentukan oleh kualitas berbicara saja
akan tetapi yang lebih tepat adalah ditentukan oleh kualitas komunikasi secara verbal
sebagai syarat moral komunikasi tetapi ada hal lain yang jauh sangat penting yaitu agar
banyak pihak. Dengan kejujuran informasi atau pesan dalam berkomunikasi akan
membangun good will, membangun kepercayaan dan akhirnya orang akan tertarik dan
senang bekerjasama. Konsekwensi logis dari suatu profesi yang dipilih ataupun suatu
profesi yang telah dimiliki sangat membutuhkan adanya kecerdasan dalam berkomunikasi
secara verbal maupun non verbal dalam melakukan tugas-tugas atau pekerjaan yang ada.
Mengingat komunikasi adalah ilmu dan seni maka ukuran dari suatu kecerdasan dalam
berkomunikasi untuk orang yang satu dengan orang lainnya tentunya juga tidak sama.
Namun demikian kemampuan komunikator dalam mengemas pesan secara jujur dengan
kemampuan argumentasi yang baik merupakan salah satu kriteria kecerdasan dalam
dirasakan dalam melakukan komunikasi secara verbal melalui tulisan-tulisan dengan kata-
kata serta bentuk format yang baik dan tepat dalam berhubungan dengan orang lain, baik
lain.
Kecerdasan komunikasi juga dapat dilihat dari pesan yang disampaikan oleh
komunikator kepada komunikan secara dalam dengan penuh hati. Hal ini dikarenakan
komunikator mampu berbicara ataupun berkomunikasi dari hati. Begitu pula halnya
dengan profesi sekretaris yang tidak dapat dipisahkan dengan jabatan pimpinan di suatu
perusahan atau lembaga ataupun organisasi. Hal ini jelas karena yang membutuhkan
sekretaris dalam menangani pekerjaan kantor hanyalah pimpinan, dan pimpinan erat
kaitannya dengan berbagai keputusan dari berbagai hal. Sementara itu keputusan–
keputusan yang dibuat oleh pimpinan sangat dipengaruhi oleh data-data dan informasi dari
atau melalui sekretaris. Jadi jelas bahwa seorang sekretaris professional harus
mempunyai kecerdasan komunikasi. Hal ini sangat penting agar kualitas keputusan-
keputusan yang dibuat pimpinan benar-benar efektif berguna bagi banyak orang dan
Permasalahan pokok dalam tulisan ini adalah sejauh mana peran kualitas komunikasi
tulisan ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kualitas
komunikasi sekretaris dengan pimpinannya. Manfaat yang dapat diperoleh dari tulisan ini
adalah sekretaris dan pimpinan dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang perlu dijaga
agar komunikasi tetap berkualitas. Metodologi yang digunakan dalam tulisan ini adalah
Pengertian Kualitas
Ada beberapa teori yang menjelasakan tentang kualitas. Hal ini penting dan menarik
karena berbicara kualitas akan berkaitan erat dengan masalah kepuasan yang diterima atau
dialami oleh siapa saja dalam hal apa saja. Konsumen akan puas dalam mengkonsumsi
barang atau jasa apabila barang yang dibeli benar-benar mampu memenuhi kebutuhannya
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia : Kualitas adalah tingkat baik buruknya atau
taraf derajat sesuatu. Pandangan lain tentang kualitas juga datang dari Philip B. Crosby
kualitas merupakan suatu solusi yang tepat bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja
dari perusahaan dalam produksi, distribusi dan pelayanan. Kualitas juga dapat diartikan
dari sudut pandang produk dan pelayanan, yaitu jika konsumen merasakan kepuasan
Pengertian Komunikasi
Methods, disebutkan Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu
melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol – simbol, sinyal – sinyal,
maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu
Pada umumnya pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau
lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara
komunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-
orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak
dan cenderung lebih fleksibel/luwes dan informal. Komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai bentuk komunikasi, baik
komunikasi verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi lintas
budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih,
tinggal.
mengatakan bahwa bentuk dasar komunikasi terdiri dari komunikasi verbal dan non verbal.
mencapaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan. Contohnya :
(a) membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada konsumen, (b) melakukan
teleconference dengan pihak lain (c) mengirim dan menerima pesan. Sedangkan
tersedia di atas meja untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok, (b)
Pengertian Sekretaris
Ramon dikutip oleh Tony Woworuntu (1998:58). Seorang sekretaris adalah orang yang
memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah
kantor. Menurut Prayudi Atmosudirdjo, istilah sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu
secretum yang berarti rahasia, dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan
pelaksanaan tugasnya
Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang
karyawan yang bertugas khusus membantu pimpinan dalam memegang rahasia dan
PEMBAHASAN
Melayani dan dilayani adalah merupakan salah satu bentuk proses interaksi dalam
kehidupan bermasyarakat. Hal ini dapat terlihat dalam segala macam bentuk layanan
publik atau instansi seperti di pemerintahan, swasta, universitas, sekolah, hotel dan rumah
sakit, dan dalam interaksi individu. Dalam pelaksanaannya dibutuhkan suatu komunikasi
sebagai jembatan antara yang melayani dan yang dilayani. Dalam suatu organisasi dapat
merupakan titik sentral dan penentu kebijakan dari kegiatan yang akan dilaksanakan dalam
organisasi. Kepemimpinan adalah aktivitas untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar
supaya mereka mau diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu (Thoha, 1983 : 123).
melibatkan orang lain; (2) Dalam memimpin terjadi pembagian kekuasaan dan proses
mempengaruhi oleh pemimpin; (3) Ada tujuan bersama yang harus dicapai dibawah
kepemimpinannya. Dengan kata lain pimpinan itu tidak bekerja sendiri. Masing-masing
menjalankan roda organisasi yang dapat mencapai tujuan bersama. Diantara individu-
individu tersebut diperlukan suatu interaksi dalam bentuk komunikasi yang berkualitas.
Sekretaris harus dapat berkomunikasi yang berkualitas dengan pimpinannya agar dapat
Keahlian komunikasi sekretaris dalam organisasi akan sangat terlihat pada keberhasilan
sekretaris dalam berkomunikasi dengan banyak pihak di organisasi bisnis seperti dengan
image dan cermin yang bernilai tinggi bagi perusahaan terlebih pimpinan yang didampingi
oleh sekretaris. Secara langsung ataupun tidak langsung kehebatan sekretaris dalam
berkomunikasi menjadi energy positif bagi pimpinan, hal ini terjadi karena kualitas
komunikasi sekretaris dalam menjalankan tugas -tugasnya baik tugas rutin maupun tugas
insidentalnya mampu membuat pimpinan puas dan bangga. Kepuasan dan kebanggaan
pimpinan dirasakan karena berdasarkan hasil kerja sekretarisnya yang berkualitas yaitu
tepat waktu, data-data lengkap akurat, tertata,jelas, membuat pimpinan mudah dan tepat
akan dirasakan oleh seluruh lingkungan organisasi baik secara intern ataupun ekstern. Dan
bisa dibayangkan betapa besar pengaruh positif bagi perusahaan atas keputusan-keputusan
pimpinan yang tepat, dan proses itu semua salah satu unsur pentingnya adalah kualitas
kerjasama dengan banyak pihak, jadi mutu keputusan yang baik dengan meminimalisir
kesalahan atau zero error pada saat implementasi keputusan dalam ranah operasional
Sebelum membahas lebih lanjut tentang peran seorang sekretaris dalam meningkatkan
kualitas keputusan pimpinan, hendaknya sekretaris tersebut memahami akan tugas dan
peran pimpinan. Menurut A.F. Stone, tugas utama seorang pemimpin adalah :
bekerja dengan orang lain, diantaranya dengan atasannya, staf, teman sekerja atau
dibatasi sumber, jadi pemimpin hanya dapat menyusun tugas dan mendahulukan
tugas-tugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara
4. Pemimpin harus berfikir secara analistis dan konseptual : seorang pemimpin harus
5. Pemimpin adalah politisi dan diplomat : seorang pemimpin harus mampu mengajak
dan melakukan kompromi. Sebagai seorng diplomat, seorang pemimpin harus dapat
memecahkan masalah.
7. Manajer adalah forcing moderator : konflik selalu terjadi pada setiap tim dan
organisasi. Oleh karena itu, pemimipin harus dapat menjadi seorang moderator.
1. Peran hubungan antar perorangan, dalam hal ini fungsinya sebagai pemimpin yang
2. Fungsi peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara.
Untuk mampu mewujudkan hal tersebut, penting bagi seorang sekretaris mengerti,
memahami dengan baik dan benar tentang teknik komunikasi yang efektif baik secara
verbal maupun non verbal serta mampu menerapkan manajemen waktu dengan baik dalam
verbal seorang sekretaris dapat membuat surat – surat dengan tepat waktu, jelas, kata-
katanya mudah dimengerti data-data lengkap akurat jelas sehingga komunikan maupun
pimpinan tidak salah mengerti. Atau pada saat berbicara suara jelas tidak pelan tidak lemah
tetapi juga tidak teriak,intonasi jelas tertata,adanya keteraturan kata dan kalimat yang
digunakan, kualitas kata-kata yang digunakan mampu membangun good image, dalam
yang cerdas.
komunikasi non verbal. Dimana sekretaris jelas harus mampu membuat dirinya good
looking dan good smart yang terlihat dari performance-nya. Mampu mempadupadankan
busana dan sikap dengan baik, bermutu,dan tepat, sehingga dari kesan pertama dilihat dan
bertemu orang sudah mampu mengapresiasi secara positif, ini sangat penting guna
puas, dan mudah membangun kepercayaan serta kerjasama. Kualitas komunikasi sekretaris
ini jelas memberikan dampak positif bagi pimpinan, karena kualitas sekretrarisnya
mencerminkan kualitas dan image pimpinannya, jadi memang benar adanya, bila sekretaris
Dan akhirnya perlu disampaikan bahwa sekretaris sangat perlu mengetahui dan
menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face) yaitu komunikasi langsung antara
dapat mengetahui, memahami, mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat
diterima dengan baik oleh komunikan. Dengan hal-hal tersebut komunikator (sekretaris)
secukupnya
lancar adalah :
- Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku empatik
PENUTUP
pencapaian satu tujuan. Dalam kegiatannya seorang pimpinan dituntut untuk dapat
diperlukan beberapa data / informasi yang benar, valid, dan terkini yang sebagian besar
didapatkan melalui sekretaris. Seorang sekretaris harus dapat berkomunikasi dengan baik
dan berkualitas kepada pimpinannya agar data / informasi diterima dengan baik oleh
pimpinannya.
komunikasi yang dapat digunakan antara lain : (1) Komunikasi formal yang dapat terdiri
dari komunikasi dari atas ke bawah (top down, downward communication), komunikasi
dari bawah ke atas (bottom up, upward communication), komunikasi horizontal (horizontal
communication); (2) Saluran komunikasi non formal, yaitu pola komunikasi yang
herarki, pangkat dan kedudukan/jabatan. Pimpinan dapat memilih dan menerapkan pola
dan terkini, juga diperlukan kejujuran. Kejujuran informasi dalam berkomunikasi sangat
penting, bukan saja karena sebagai syarat moral komunikasi tetapi ada hal lain yang jauh
sangat penting yaitu agar komunikan tidak salah menindaklanjuti dalam berkomunikasi
sehingga tidak merugikan banyak pihak. Dengan kejujuran informasi atau pesan dalam
berkomunikasi akan membangun good will, membangun kepercayaan dan akhirnya orang
akan tertarik dan senang bekerjasama. Faktor-faktor tersebut akan sangat berperan dalam
menciptakan dan menjaga kualitas komunikasi sekretaris dengan pimpinannya dan pada
DAFTARPUSTAKA
Idi Subandi Ibrahim, Kecerdasan Komunikasi, Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2009
Bill Scott, Ir.Agus Maulana (Alih Bahasa), Ketrampilan Berkomunikasi, Binarupa Aksara
(Publiser), 2011
Joseph A. Devito, Komunikasi Antar Manusia, Karisma Publising Group, Tangerang, 2011
ABSTRACT
The development of ICT and its use in business life and daily life to continue in 2020 and
have started to look at this time. A concrete example is the creation of robot development
by Japan and China State that can do the duties of a secretary, and the implementation of a
virtual secretary and virtual assistant. It is a challenge for the secretaries, government, and
educational institutions.
Basically there is no difference in the duties of a secretary is currently the secretary duties
in 2020. That might change after the development of ICT in 2020 was in any way the role
and duties as secretary.
Steps that can be taken by a student or university graduates should be able to control
themselves from the outset, to position themselves between the modern technological
facilities available. A secretary should be able to be a manager among the advanced
facilities. .
Keywords : ICT, Secretary, Robot
PENDAHULUAN
Handphone atau HP sudah dikenal oleh berbagai kalangan, mulai dari anak kecil
hingga lansia. Sebuah penelitian yang diselenggarakan oleh Nikkei BP Consulting Inc
menemukan terjadinya upgrading ponsel setiap 22,6 bulan sekali. Bahkan dalam penelitian
terakhir, Nikkei menemukan bahwa rata-rata pengguna mengganti ponsel mereka dengan
model yang lebih baru setelah 22,6 bulan. Hal membuktikan bahwa pengembangan ICT
memang sangat cepat. Diakui bahwa handphone dapat memberikan beraneka kelebihan
bagi konsumen yang mengakibatkan peningkatan daya saing yang sehat antara produsen
Penciptaan robot oleh Negara Jepang dan Negara Cina yang dapat mengerjakan tugas-
tugas seorang sekretaris, akan menjadi suatu tantangan tersendiri bagi pemerintah dan
sebuah survei, dampak internet termasuk handphone terhadap kehidupan pada tahun 2020
mendatang antara lain handphone sebagai sarana komunikasi utama, mengubah toleransi
sosial naik secara signifikan, transparansi yang semakin diterima, virtual reality semakin
mendominasi, user interface semakin beragam, dan menipisnya batas waktu kerja dan
pribadi.
Permasalahan pokok dalam tulisan ini adalah sejauh mana perkembangan ICT
berpengaruh terhadap peran sekretaris tahun 2020. Tujuan tulisan ini adalah untuk
melakukan studi secara literatur berbagai perkembangan ICT yang telah dan akan terjadi
menjelang tahun 2020. Manfaat yang didapat dari tulisan ini adalah dapat diketahui
antisipasi dari sejak dini bagaiman sikap para sekretaris, pemerintah, lembaga pendidikan
menyikapi perkembangan ICT hingga tahun 2020. Metodologi yang digunakan dalam
bahwa Internet bisa diakses melalui ponsel dan bagaimana dampaknya terhadap kehidupan
maupun ekonomi pada tahun 2020 mendatang. Survei ini dilakukan terhadap 578 expert
kehidupan pada tahun 2020 mendatang (hanya yang berhubungan dengan peran sekretaris
dan disesuaikan):
Pada tahun 2020 yang akan datang, diperkirakan ponsel akan menjadi sarana
komunikasi yang utama, dengan 50% populasi dunia akan terhubung kepada internet.
Perkembangan ponsel kini sudah semakin canggih, selain digunakan untuk komunikasi
Survei ini menyebutkan bahwa pada tahun 2020, orang akan menjadi lebih toleran
dibandingkan sekarang. Hal ini disebabkan oleh exposure yang lebih luas dari internet.
Pada tahun 2020 mendatang, orang akan semakin terbuka untuk berbagi informasi
pribadi, opini dan emosi. Seiring dengan semakin meningkatnya transparansi, maka
pandangan publik terhadap privasi juga semakin berubah. Meskipun teknologi kini
orang tetap menjadi suatu hal yang penting. Ada orang yang tidak peduli dan bersedia
untuk mengumbar privasinya, namun sebagian besar tetap memilih untuk menjaganya.
Pada tahun 2020, seiring dengan berkembangnya social network hingga teknologi 3D,
setiap inci kehidupan nyata mempunyai ruang sendiri pada dunia virtual. Waktu yang
dihabiskan oleh orang untuk terlibat dalam dunia virtual juga semakin banyak, bahkan
akan semakin mengaburkan garis batas dengan dunia nyata itu sendiri.
Sebagian besar responden dan expert setuju bahwa pada tahun 2020 mendatang, user
touch screen. Jadi, ketika seseorang sedang malas bicara, maka keyboard pada layar
sentuh bisa digunakan. Bahkan, suatu saat nanti orang bisa mengetik pada keyboard
Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, maka pada tahun 2020, batas antara
waktu bekerja dan waktu pribadi semakin menipis. Sehingga, fokus akan lebih
ditekankan kepada hasil, bukan proses (output oriented). Karyawan akan memiliki
kebebasan untuk melakukan pekerjaannya kapan saja, bahkan dimana saja, asalkan
selesai.
Terlepas dari dampak Internet terhadap kehidupan pada tahun 2020 sebagaimana
diuraikan di atas, setiap pengguna hendaklah dapat mengambil sikap bijak terhadap
antara lain : dapat mendorong pertumbuhan dunia usaha dan dunia industri; dapat
meningkatkan daya beli yang lebih tinggi (naiknya PDB); mendorong peningkatan
inoviasi, dan reka cipta. Namun perlu juga dicatat dampak negatif yang diakibatkan antara
lain : adanya pemanasan global; perubahan cuaca; pengurasan sumber daya alam; dan
pelepasan CO2 global. Khusus untuk pengurasan sumber daya alam, Prabowo Subianto
menegaskan bahwa sebagai akibat pengurasan sumber daya alam di Indonesia yang tidak
dikelola dengan baik maka 12 tahun ke depan sumber daya tersebut akan habis
(Probowo,2013 : 86).
Terdapat contoh dari beberapa Negara bagaimana ICT dikembangkan yang dapat
menyentuh hampir kepada semua aspek kehidupan manusia. Negara Jepang dan China
Jepang telah menciptakan robot yang dapat mengerjakan tugas-tugas yang biasa dikerjakan
oleh seorang sekretaris. Robot ini tercipta dari hasil melalui penelitian selama 15 tahun
yang dilakukan oleh Professor Hirohi Kobayashi dari Tokyo University. Ada beberapa
keunggulan apabila menggunakan robot yaitu : (1) bisa berganti peran, misalnya menjadi
(dapat disesuaikan oleh program komputer yang relatif tanpa batas); (3) menghemat
pengeluaran untuk karyawan; (4) menyerupai bentuk dan muka yang dikehendaki,
misalnya layaknya seorang wanita; (5) dapat menirukan berbagai ekspresi manusia.
Pada dasarnya lebih jauh ke depan, Pemerintah Jepang sejak awal telah menyadari
potensi peranan teknologi informasi dan komunikasi di berbagai aspek, baik untuk
individual, bisnis, maupun pemerintahan. Itu sebabnya mengapa ICT telah dan akan terus
orang muda yang gemar melekatkan jemarinya pada ponsel pintar, tetapi semua kalangan,
termasuk manula, diharapkan bisa berangkulan mesra dengan ICT yang akhirnya menuju
Menurut Jepang, pada tahun 2020, ICT harus dapat dimanfaatkan untuk melayani
banyak bisnis baru. Disisi lain diharapkan kualitas kehidupan akan meningkat,
perekonomian juga akan terus tumbuh. Hal ini sejalan dengan hasil survei sebagaimana
dijelaskan terdahulu.
Dengan sensor, kondisi kesehatan seorang pasien dapat diketahui secara realtime, dokter
dapat melakukan tindakan secara langsung. Di bidang bencana alam, tersedia berbagai data
yang siap diolah tentang geografis, prediksi cuaca, dan sebaran penduduk. Peringatan dini
bencana akan dikirim melalui berbagai perangkat, misalnya melalui ponsel atau bahkan
layar LED di berbagai ruang publik. Termasuk pengaturan berbagai moda transportasi
secara otomatis mengarah ke lokasi yang aman. Pengembangan layanan online pengurusan
dokumen & akses informasi pemerintahan, rekomendasi sistem pertanian dan pendidikan
Pemerintah Malaysia juga telah berpikir jauh ke depan dan menetapkan arah ICT ke
tahun 2020 yaitu meliputi kekayaan, pengetahuan, dan kesejahteraan. Strategi utama ICT
keseimbangan harga yang pantas untuk menjaga stabilitas ekonomi dengan dukungan
ICT.
barang dan jasa yang merespon kebutuhan dasar dan membawa lebih memenuhi syarat
hidup, dan meminimalkan penggunaan sumber daya alam, bahan beracun dan emisi
limbah dan polutan selama siklus hidup, sehingga tidak membahayakan kebutuhan
generasi mendatang.
Negara Eropa juga mendukung inovasi di Unit Eropa di tahun 2020, secara
pengembangan ICT. Saat ini di Jerman, lebih dari 80 persen ekspornya didukung oleh
aplikasi ICT modern, yang meliputi sektor industri otomatif, teknologi medis, dan logistik.
Sebagai perbandingan pada tahun 2011 pendanaan proyek program ICT 2020 sebesar 1,5
miliar Euro.
Dengan kata lain bahwa perkembangan ICT di tahun 2020 patut untuk disikapi dan
mempersiapkannya sejak dini. Lompatan besar ICT ini akan memberi keuntungan kepada
mereka yang telah siap dan akan menjadi kerugian dan ‘malapetaka’ bagi mereka yang
tidak siap.
Secara umum setiap organisasi memiliki manusia-manusia yang bekerja sama untuk
mencapai suatu tujuan, termasuk didalamnya pekerjaan administrasi yang merupakan suatu
lain: (1) bersifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai
tujuan; dan (2) bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam
perkantoran.
Apabila pekerjaan administrasi tersebut dijabarkan secara lebih rinci akan mancakup
hal-hal berikut :
1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau
kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data
statistik, dll.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang
Terkait dengan peran seorang sekretaris yang merupakan orang kedua setelah
pimpinan, tidak hanya mengurusi pekerjaan administrasi di atas. Tugas dan fungsi
sekretaris dapat mempunyai peran ganda, yaitu : (1) orangnya, yaitu seseorang yang telah
memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi
tugas.
dan bawahan.
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
pekerjaan.
Adapun tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris
dalam berbagai skala perusahaan atau organisaasi. Secara umum tugas-tugas sekretaris
tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan
bahwa tugas-tugas sebagaimana dijelaskan di atas adalah tugas-tugas yang secara umum
Berkaitan dengan peran sekretaris pada tahun 2020, dapat dijelaskan bahwa pada
dasarnya tidak ada perbedaan tugas antara seorang sekretaris saat ini dengan tugas
sekretaris pada tahun 2020 atau tahun-tahun setelahnya. Posisi sekretaris pun tidak
berubah, akan tetap menjadi orang nomor 2 setelah pimpinan dalam satu kantor atau unit
kerja. Yang kemungkinan berubah adalah peran dan caranya dalam setiap menjalankan
Ada beberapa alasan mengapa terjadi kemungkinan perubahan peran seorang sekretaris
pada tahun 2020 antara lain : (1) kebutuhan akses informasi secara real time di belahan
seluruh dunia ini menyebabkan sekretaris harus siap selama 24 jam dalam sehari; (2) faktor
kerahasian yang selama ini menjadi ciri khas dan keunggulan seorang sekretaris perlu
disikap secara sangat hati-hati mengingat ICT saat ini sudah sangat transparan; (3) ada
kerja tertulis tetapi harus bekerja relative selama 24 jam; (4) sebagian besar peran
Para pelaku bisnis di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi,
menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan saling bersaing. Para
esekutif menjadi sangat tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang
baru. Para manajer lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan
itu. Kondisi yang demikian ini membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa
sekretaris yang lebih handal, professional, dan lebih efisien. Dalam era globalisasi, fungsi
Pada akhirnya dalam era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan
teknologi, mendekati tahun 2020, menuntut orang – orang yang menggeluti profesi
sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi
sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga persaingan dengan tenaga-tenaga
sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar negeri tidak menjadi kendala,
terlebih karena perkembangan dan pertambahan penciptaan robot dan fasilitas ICT yang
semakin sempurna.
PENUTUP
Perkembangan ICT dan penggunaannya dalam kehidupan bisnis dan kehidupan sehari-
hari untuk tahun 2020 yang akan datang sudah mulai terlihat saat ini. Layar sentuh pada
satu peralatan elektronik yang relatif kecil telah dapat membantu sebagian besar tugas-
tugas pemiliknya. Teknologi informasi dan komunikasi ini berlaku di seluruh dunia tanpa
tugas seorang sekretaris akan menjadi suatu tantangan tersendiri bagi pemerintah dan
Tantangan dimaksud harus dapat menciptakan posisi seorang sekretaris sebagai orang
Dalam kenyataannya memang diakui bahwa tidak semua fungsi dan tugas sekretaris
dapat digantikan atau diambil alih oleh robot atau oleh virtual secretary. Sebagai makluk
sosial, tatapan mata, emosi, dan sapaan seorang sekretaris kepada pimpinan dan sejawat
secara fisik masih tetap sangat diperlukan. Perilaku interaksi sosial ini akan sangat
bermanfaat untuk saling memberikan motivasi dan saling menguatkan termasuk berbagi
Bagi seorang mahasiswa hendaknya sejak awal dapat mengontrol diri, menempatkan
posisi diri diantara fasilitas teknologi modern yang tersedia. Seorang sekretaris harus dapat
mandiri, percaya diri, cerdas, sigap, dan dengan hati untuk melaksanakan tugas-tugas
mahasiswa atau lulusan suatu perguruan tinggi pada kondisi apapun seharusnya dapat
menyesuaikan diri ketika menggunakan ICT yang jauh lebih modern. Pada kondisi lain,
adalah ciptaan manusia, dengan maksud agar ICT tersebut dapat mendukung aktifivitas
Desember 2013
Sumber:http://inet.detik.com/read/2009/03/11/073916/1097389/511/saya-robot-pengganti-
Sumber:http://ramadan.detik.com/read/2013/11/01/084635/2401252/398/ini-rencana-kerja-
http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-
http://ziescious.blogspot.com/2011/04/keuntungan-kerugian-handphone.html, diakses 26
Desember 2013
1. Naskah merupakan tulisan yang bersifat ilmiah baik dari dosen, mahasiswa, pegawai
2. Naskah merupakan hasil penelitian lapangan, studi kasus, dan studi kepustakaan yang
3. Naskah harus asli dan belum pernah dipublikasikan melalui media lainnya.
4. Kata atau istilah asing yang belum diubah menjadi kata Indonesia atau belum menjadi
5. Naskah diketik dalam Microsoft Word huruf Times New Roman 12, jarak baris 2 spasi,
jumlah halaman seluruhnya 14-20 lembar ukuran A4, dengan margin kiri dan bawah 3
cm, margin kanan dan atas 2.5 cm dan dikirim ke alamat redaksi.
6. Sistematika terdiri dari : Judul, Nama Penulis, Instansi, Alamat Email, ABSTRAK
(jika makalah ditulis dalam Bahasa Indonesia maka abstrak ditulis dalam Bahasa
metode, hasil dan kesimpulan; ditulis dalam Bahasa Inggris/Indonesia kurang lebih
8. Daftar Pustaka ditulis tanpa nomor, diurutkan secara alfabetis: Nama pengarang (tanpa
2004.
10. Isi naskah bukan tanggungjawab redaksi. Redaksi berhak memilih naskah dan