Perencanaan SDM: Pengertian, Manfaat, dan

Tahapan Proses

Pengertian dan Manfaat Perencanaan

SDM
Perencanaan SDM merupakan proses perencanaan sistematis
untuk memaksimalkan sumber daya manusia sebagai aset
utama perusahaan.

Tujuan dari perencanaan SDM ini adalah untuk memastikan

kesesuaian antara tenaga kerja dan pekerjaan, baik dari segi
jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan. Proses ini didasari
oleh supply  dan  demand dalam konteks SDM perusahaan.
 Perencanaan SDM bermanfaat bagi perusahaan dalam
berbagai hal, yaitu:

 Membantu HR mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja

dengan berbagai kualifikasi di kemudian hari.
 HR bisa bekerja secara proaktif dalam menemukan
kandidat yang sesuai.
 Sesuai dengan tujuan masing-masing perusahaan,
perencanaan SDM memungkinkan HR untuk mengidentifikasi,
memilih, dan mengembangkan kompetensi atau tenaga kerja
yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Proses Perencanaan SDM

Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4
langkah yang meliputi:

Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai
perencanaan SDM yaitu menilai ketersediaan sumber daya
manusia yang ada di perusahaan.

Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek

SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi,
pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain
sebagainya.
Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan
manager tim untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang
sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk
dimiliki oleh karyawan tim tersebut.
Kebutuhan SDM di Masa Mendatang
Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu
menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang.
Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan
SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi
karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam
pertimbangan.

Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri

serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan
dalam analisa.

Perkiraan Permintaan SDM

Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat
ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari
dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan).
Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui strategi
dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan
bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Strategi dan Implementasi Pencarian SDM

Setelah mengetahui kekurangan yang dibutuhkan dari
evaluasi supply dan demand SDM, HR bisa mengembangkan
strategi berdasarkan perkiraan permintaan SDM yang sudah
dibuat.
Strategi yang dibuat tentunya harus bisa memberikan solusi
bagi kekurangan masalah SDM di perusahaan. HR bisa
melakukan relokasi, rekrutmen, outsourcing, pelatihan,
manajemen SDM, hingga melakukan perubahan kebijakan
terkait SDM.
Perusahaan juga bisa menggunakan jasa konsultan untuk
meminimalisir reaksi negatif, terutama mengenai masalah
hukum dan legal.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan

dalam Perencanaan SDM
Pertumbuhan (Growth)
Beda perusahaan, beda juga tingkat pertumbuhannya. Dalam
melakukan perencanaan SDM, penting juga bagi para HR
untuk mempertimbangkan faktor pertumbuhan finansial dan
kebutuhan perusahaan.

Apakah perusahaan memiliki budget? Apakah perusahaan

akan melakukan ekspansi dan membutuhkan banyak SDM?
Perubahan (Change)
Perubahan bisa terjadi kapan pun. Ketika perusahaan sedang
mengalami perubahan, usahakan agar HR memiliki
fleksibilitas agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan
dengan lebih baik.

Teknologi (Technology)
Di era yang didominasi oleh teknologi ini, penting bagi HR
untuk memahami pentingnya fungsi dan peran teknologi
dalam operasional perusahaan.

Jika diperlukan, HR juga bisa merencanakan pelatihan untuk

karyawan mempelajari fitur ataupun perangkat yang
digunakan dalam perusahaan.
Tahapan Perencanaan SDM
Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwa Perencanaan
SDM adalah sebuah proses atau aktivitas yang membantu
perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang tepat pada
pekerjaan yang tepat dalam waktu dan jumlah yang tepat juga.

Oleh karena itu, diperlukan tahapan yang sistematis untuk

mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah tahapan-tahapan
yang harus dilalui oleh manajemen perusahaan (dalam hal ini
adalah manajer SDM) pada proses Perencanaan Sumber Daya
Manusia atau Human Resource Planning ini.
Menganalisis Tujuan Organisasi
Tahap Pertama dalam Perencanaan SDM adalah menganalisis
tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Tujuan
organisasi disini dapat diurai menjadi tujuan yang lebih fokus
pada tujuan yang ingin dicapai oleh unit kerja atau bagian
tertentu.

Seperti bagian produksi, bagian pemasaran ataupun bagian

keuangan. Tujuan-tujuan tersebut kemudian ditetapkan
sebagai tujuan fungsional atau tujuan departemen.

Pemisahan tujuan dan rencana keseluruhan ini menyediakan

penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap
departemen dan kegiatan.

Dengan mengetahuinya tujuan dan arah organisasi ini, akan

memberikan ide ataupun gambaran tentang pekerjaan apa
yang harus dilakukan dalam organisasi.
Apabila tujuan organisasi adalah pertumbuhan dan perluasan
yang cepat, maka dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja di
semua kegiatan fungsional dan departemen untuk memenuhi
tantangan peningkatan pangsa pasar, keuangan, ukuran aset,
pasar baru, inventaris dan riset produk baru.

Strategi pertumbuhan baru organisasi membutuhkan sejumlah

besar tenaga kerja terampil. Departemen Sumber Daya
Manusia perlu melakukan rekrutmen dan pelatihan cepat
untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia organisasi.

Melakukan Inventarisasi Sumber Daya Manusia

Saat Ini
Setelah mengetahui Pekerjaan yang tersedia melalui analisis
tujuan organisasi, tahap selanjutnya adalah mengetahui
informasi-informasi tentang sumber daya manusia yang
tersedia saat ini.

Mulai dari jumlah tenaga kerja, kapasitas dan kemampuan,

latar belakang pendidikan, kinerja hingga potensi-potensi
mereka. Inventarisasi SDM ini tidak hanya pada SDM yang
ada pada internal organisasi saja (sumber internal) tetapi juga
harus mempertimbangkan SDM yang berasal dari sumber
eksternal.

Seperti kandidat-kandidat yang dapat direkrut sebagai

karyawan dan juga kandidat dari agen penyedia tenaga kerja.

Perkiraan Permintaan dan Pasokan Sumber Daya

Manusia
Setelah memiliki inventaris sumber daya manusia yang
lengkap, tahap selanjutnya adalah memperkirakan tenaga
kerja yang diperlukan untuk masa yang akan datang.

Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah

perlu adanya penambahan tenaga kerja, apakah perlu
meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan saat
ini.

Ini dapat dilakukan melalui pelatihan dan pengembangan

keterampilan baru dan apakah ada kandidat-kandidat yang
berpotensi untuk direkrut menjadi karyawan untuk mengisi
pekerjaan-pekerjaan tersebut.

Memperkirakan Kesenjangan Sumber Daya

Manusia
Perbandingan antara Permintaan dan Pasokan Sumber Daya
Manusia ini akan menghasilkan “kelebihan” atau
“kekurangan” terhadap SDM yang diperlukan.

Apabila terjadi kekurangan SDM, maka yang harus dilakukan

adalah melakukan pengrekrutan karyawan baru atau
melakukan peningkatan produktivitas dan kinerja dengan
menggunakan karyawan yang tersedia pada saat ini.

Namun apabila terjadi kelebihan SDM, maka organisasi atau

perusahaan harus melakukan pemutusan hubungan kerja atau
PHK terhadap karyawannya.
Merumuskan Rencana Tindakan Sumber Daya
Manusia
Rencana tindakan SDM ini tergantung pada hasil perkiraan
kesenjangan SDM yaitu kelebihan ataupun kekurangan dalam
organisasi. Apakah diperlukan perekrutan baru, pelatihan,
mutasi atau transfer antar departemen atau bahkan pemutusan
hubungan kerja (PHK).

Pemantauan, Pengendalian dan Umpan Balik

Setelah menerapkan rencana tindakan SDM, inventaris atau
persediaan SDM harus diperbaharui selama periode tertentu.
Rencana aksi ini harus dipantau dan mengidentifikasikan
kelemahan-kelemahannya untuk diambil tindakan selanjutnya.

Perbandingan antara Rencana SDM dengan penerapan aktual

harus dilakukan untuk memastikan tindakannya sesuai dengan
ketersediaan jumlah karyawan yang diperlukan untuk
berbagai pekerjaan pada organisasi yang bersangkutan.