BAB I

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

1. PERENCANAAN (PLANNING)

Hakekat Perencanaan

Koots dan O’Donnel memberikan pengertian bahwa “Planning is the function of a

manager which involves the selection from among alternative of objective, policies,

procedure, and program’. (Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang

berhubungan dengan pemilihan dari berbagai alternatif tujuan-tujuan, kebijaksanaan-

kebijaksaan, prosedur-prosedur dan program-program).

Di sisi lain, perencanaan juga bisa diartikan sebagai pemilihan sekumpulan kegiatan

dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh

siapa.

Tahap-tahap perencanaan

a. Menetapkan tujuan

b. Merumuskan keadaan saat ini

c. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

d. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

1
Tipe-tipe perencanaan

 Rencana-rencana startegik (Strategic plans)

Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas,

mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

 Rencana-rencana operasional

Merupakan penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan

dicapai, meliputi:

a. Rencana sekali pakai (single use plans)

 Tidak digunakan kembali bila tujuan telah tercapai

b. Rencana Tetap (standing plans)

 Situasi dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang

Tujuan & Strategi

Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan

penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan

pencapaian tujuan diwaktu yang akan datang, yaitu meningkatkan pembuatan

keputusan yang lebih baik.

Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam

pelaksanaan misi. Strategi juga sebagai pola tanggapan organisasi terhadap

lingkungannya sepanjang waktu.

2
 Perencaaan Strategik (Strategik planning)

Perencanaan strategik adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi; penentuan

strategik, kebijaksanaan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-

tujuan tersebut; dan penerapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin

bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Proses perencaan strategik:

- Penentuan misi dan tujuan

- Pengembangan profil perusahaan

- Analisa lingkungan eksternal

- Analisa internal perusahaan, kekuatan dan kelemahan orgnisasi

- Identifikasi kesempatan dan ancman strategi

- Pembuatan keputusan strategik

- Pengembangan startegik perusahaan

- Implementasi strategi

- Peninjauan kembali dan evaluasi

Mengefektifkan Perencanaan & Strategi

Hambatan-hambatan perencanaan efektif

- Kurang pengetahuan tentang organisasi

- Kurang pengetahuan tentang lingkungan

- Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

3
- Kesulitan perencaan operasi-operasi yang tidak berulang

- Biaya

- Takut gagal

- Kurang percaya diri

- Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

Cara mengatasi hambatan-hambatan

- Hambatan perencanaan

Diatasi melalu penciptaan sistem organisasi yang memudahkan penetapan tujuan

dan perencaaan, baik yang dilakukan manajer puncak maupun manajer tingkat

bawah, dan para karyawan bukan manajerial.

- Hambatan dalam diri perencanaan

Diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara individual.

- Hambatan penolakan terhadap suatu perencanaan

Diatasi dengan melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan,

pengembangan pola perencanaan dan implementasi yang efektif, memberikan

lebih banyak informasi rencana-rencana dan segala konsekuensinya, berhati-hati

terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi dan

meminimumkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.

Kriteria penilaian efektifitas rencana:

- Kegunaan

- Ketetapan dan obyektivitas

4
- Ruang lingkup

- Efektitas biaya

- Akuntabilitas

- Ketepatan waktu

2. PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Hakekat Pengorganisasian

Organisasi

Perkataan organisasi berasal dari istilah Yunani “organon” dan istilah lain “organum”

yang berarti: alat bagian, anggota atau badan. Seperti yang lazim terjadi pada

keragaman pendapat para ahli, demikian juga yang terjadi pada pemberian arti

organisasi. James D. Mooney mengatakan bahwa “Organisasi adalah bentuk setiap

perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”. Sedang Chester I,

barnard memberi pengertian bahwa organisasi adalah suatu sistem aktivitas

kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Pengorganisasian

Merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan

organisasi, sumbedaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang

melingkupinya.

5
 Struktur Organisasi (Desain Organisasi)

STRUKTUR ORGANISASI dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme

formal dengan mana organisasi yang dikelola.

Faktor-faktor perancangan struktur organisasi

- Strategi organisasi

- Teknologi

- Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat

- Ukuran organisasi

Unsur-unsur struktur organisasi

- Spesialisasi kegiatan

- Standarisasi kegiatan

- Koordinasi kegiatan

- Sentralisasi dan disentralisasi pembuatan keputusan

- Ukuran satuan kerja

Bagan organisasi (Organization chart)

Berguna untuk menunjukkan struktur organisasi yang terlalu komplek untuk

disajikan secara verbal, dan menggambarkan lima aspek utama yaitu:

- Pembagian kerja

- Manajer dan bawahan atau rantai perintah

- Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

6
- Pengelompokkan segmen-segmen pekerjaan

- Tingkat manajemen

Bentuk-bentuk bagan organisasi

- Bentuk piramid

- Bentuk vertikal

- Bentuk horizontal

- Bentuk lingkaran

Piramida

Vertikal

Horizontal

Bentuk-bentuk organisasi berdasarkan strukturnya

Menurut pola hubungan kerja aliran wewenang dan tanggung jawab organisasi dapat

dibedakan atas:

1. Bentuk organisasi garis

7
2. Bentuk organisasi fungsi

3. Bentuk garis dan staf

4. Bentuk roganisasi fungsional dan staf

1. Organisasi garis

Organisasi garis adalah bentuk organisasi yang tertua dan sederhana. Penciptanya

adalah Henry Fayol. Ciri-ciri organisasi garis adalah:

a. Organisasi masih kecil

b. Jumlah karyawan sedikit

c. Antar individu dalam organisasi sangat akrab

d. Spesialisasi kerja masih belum terlalu tinggi

Kebaikan:

a. Kesatuan komando terjamin dengan baik., karena pimpinan berada diatas satu

tangan

b. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang

yang diajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali.

c. Rasa solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Kuburukannya

a. Seluruh organisasi bergantung kepada satu orang sehingga kalau orang

tersebut tidak mampu, seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

b. Adanya kecenderungan pemimpin bertindak secara otokratis.

c. Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

8
2. Organisasi Fngsional

Penciptanya adalah F.W. Taylor, dimana wewenang dari pucuk pimpinan

dilimpahkan kepada satuan organisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu.

Pimpinan tiap bidang berhak memerintah kepada semua pelaksana sepanjang

menyangkut bidang kerjanya.

Kebaikan:

a. Pembidangan tugas jelas

b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal

mungkin.

Keburukan:

a. Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty (pertukaran

tugas / perputaran jabatan) rolling.

b. Sukar dilaksanakan koordinasi

3. Organsiasi garis dan staf

Pada umumnya dianut oleh organisasi yang besar, daerah kerjanya luas dan

mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya

banyak, penciptanya adalah Harrington Emerson.

Pada bentuk ini terdapat satu atau lebih tenaga staf.

Staf adalah orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasehat

dan saran dibidangnya kepada pejabat pemimpin dalam organsasi tersebut.

9
Kebaikannya:

a. Dapat digunakan oleh organisasi besar, apapun tujuannya, betapapun luas

tugasnya dan betapapun kompleks susunan organisasinya.

b. Pengambilan keputusan dapat lebih efektif karena ada staf ahli

c. Pewujudan the right man in the right place lebih mudah dilaksanakan.

Keburukannya:

a. Solidaritas sulit diharapkan

b. Koordinasi sulit diterapkan

4. Organisasi staf dan fungsional

Merupakan kombinasi antara bentuk organsiasi fungsional dan berbentuk organisasi

garis dan staf.

Kebaikan dankeburukan dari bentuk organisasi ini adalah kombinasi antara kebaikan

dan keburukan ketiganya.

Direktur

Manger
Namajer Manajer
Pemasar Produksi Keuangan
anm

Organisasi Garis / Lini

10
 Organisasi Garis dan Staf

Organisasi Fungsional dan Staf

11
 Desain Pekerjaan

Departemenisasi

Depatemenisasi adalah kegiatan yang mengkhususkan atau mbagi-bagikan kegiatan

(tugas) pemimpin atau suatu badan dengan suatu dasar tertentu. Istilah lain yang

sering digunakan dalam departemenisasi ini misalnya divisional ization, grouping

activities, pembagian pekerjaan.

Dasar yang dipakai dalam departemenisasi ini diantaranya:

1. Dasar teritorial

Adalah membagi bagi kegiatan berdasarkan daerah geografis.

Contoh: Area manager, Kepala Wilayah, dan sebagainya

2. Dasar Produksi

Kegiatan pimpinan dibagi-bagi berdasarkan produksi yang dibuat atau dijual.

3. Dasar langganan

Unit – unit dbagi-bagi berdasarkan jenis pelanggan seperti pengecer, grosir,

pemborong dan sebagainya.

4. Dasar fungsi

Bagian-bagian organisasi dibagi berdasarkan subyek atau lapangan

kegiatannya. Misalnya: Departemen pemasaran, produksi, SDM, Keuangan.

12
Pembagian Kerja

Adalah pemerician tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi

bertanggung jwab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Rentang Manjemen

Berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh

seorang Manajer atau atasan.

Tidak ada jumlah yang mutlak untuk menentukan jumlah rentang ideal, karena hal ini

tergantung pada besarnya organsiasi, teknologi, spesialisasi, kegiatan-kegiatan rutin,

tingkatan manajer, dan sifat-sifat pekerjaan lainnya.

Pendekatan Graicunas:

R = n (2n-1 + n – 1)

R = jumlah hubungan

n = jumlah bawahan

1. Manajer

Rentang datar (Flat) 32)

Karyawan

13
5. Manajer

Rentangan
Lebih
Tinggi

11 Manajer

Rentangan
Tinggi (tali)

Hubungan antara rentang manajemen dan struktur organisasi

Koordinasi, Wewenang, dam Delegasi

Koordinasi, adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-keguatan pada

satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang fungsional) suatu organsaisi

untuk mencapai tujuan organsiasi secara efisien.

14
Wewenang, adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk

melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

Delegasi, adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang

lain untuk melakukan kegiatan tertentu.

3. PENYUSUNAN PERSONALIA (STAFFING)

Hakekat Penyusunan Personalia

Penyusunan personali adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan,

penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.

Fungsi-Fungsi dalam Penyusunan Personalia

Proses penyusunan personalia

- Perencanaan sumber daya manusia

- Penarikan

- Seleksi

- Pengenalan dan orientasi

- Latihan dan pengembangan

- Penilaian pelaksanaan kerja

- Pemberian balas jasa dan penghargaan

- Perencanaan dan pengembangan karier

15
Perencanaan sumber daya manusia

- Penentuan jabatan – jabatan yang harus diisi, kemampuan yang dibutuhkan

karyawan untuk melaksanakan kegiatan tersebut, berapa jumlah karyawan

yang dibutuhkan.

- Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial ada

- Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penarikan dan seleksi karyawan

Penarikan (recruitmen) berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah

karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan

organisasi.

Metode penarikan personalia diantaranya:

- Iklan

- Leasing

- Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja

- Penarikan lewat lembaga – lembaga pendidikan

- Penarikan lewat kantor tenaga kerja

- Serikat buruh

- Lewat program internet komputer

Seleksi adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan

potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu. Pemahaman the right man in

16
the right place akan sangat membantu kemajuan organisasi. Sedangkan prosedur

seleksi adalah sebagai berikut:

- Wawancara pendahuluan

- Pengumpulan data-data pribadi (biografis)

- Pengujian (testing)

- Wawancara mendalam

- Pemeriksaan referensi-referensi prestasi

- Pemeriksaan kesehatan

- Keputusan pribadi

- Orientasi jabatan

Adapun faktor-faktor yang cenderung mempengaruhi prestasi karyawan diantaranya

adalah:

- Latar belakang pribadi

- Bakat dan minat (appitude and interest)

- Sikap dan kebutuhan (attidues and needs)

- Kemampuan analitis dan manipulatif

- Keterampilan dan kemampuan teknik

- Kesehatan, tenaga dan stamina

17
Secara skematis, prosedur seleksi karyawan dapat dilihat pada gambar berikut:

Orientasi karyawan baru

Proses orientasi perlu dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana, selain sebagai

pengenalan pertama, dalam masa ini juga meliputi.

- Pemberian informasi-informasi mengenai kebijaksanaan personalia (kondisi

kerja, upah, jaminan sosial).

- Prosedur – prosedur kerja

- Gambaran umum sejarah dan sifat perusahaan

Yang menjadi tolok ukur keberhasilan masa induksi ini biasanya adalah kepuasan

para penyelia dan karyawan lama terhadap karyawan baru tersebut.

18
Latihan dan pengembangan karyawan

Latihan dimaksud untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan dan

teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu dan rutin.

Pengembangan mempunyai ruang lingkup yang lebih luas dalam pengembangan dan

peningkatan kemampuan sikap dan sifat-sifat kepribadian.

Metode-metode latihan dan pengembangan:

1. Metode – metode on the job

i. Coaching

ii. Palnner Progression

iii. Rotasi Jabatan

iv. Penugasan sementara

v. Sistem-sistem penilaian prestasi formal

2. Metode – metode on the job

a. Program-program pengembangan eksekutif

b. Latihan laboratorium

c. Pengembangan organisasi

19
Pemberian Kompensasi

Kompensasi adalah balas jasa (imbalan) yang diberikan perusahaan kepada

karywan untuk pekerjaan yang dilakukan sebagai motivasi untuk pelaksanaan

kegiatan di waktu yang akan datang.

Kebijkasanaan pemberian kompensasi ditentukan oleh interaksi tiga faktor yaitu:

1. Kesediaan membayar

2. Kemampuan membayar

3. Persyaratan-persyaratan pembayaran

Bentuk-bentuk pembayaran

- Upah harian

- Gaji tetap

- Upah intensif (bonus, komisi)

- Rencana pembagian laba (profit sharing plan)

Pemeliharaan kesehatan dan keamanan

 untuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih

aman serta menjadi lebih bertanggung jawab atas pekerjaannya.

Penilaian Prestasi Karyawan

Penilaian dimaksud untuk dasar mengadakan mutasi, promosi dan memperbaiki mutu

suatu pekerjaan.

20
Masalah-masalah penilaian:

1. Sukarnya menetapkan ukuran penilaian

2. Kemungkinan timbulnya hallo effect

3. Apa yang harus dinilai

untuk mengatasi hal tersebut biasanya penilaian berdasar asas senioritas.

Agar penilaian bisa efektif, maka sebuah penilaian harus memenuhi lima syarat

yaitu:

1. Sederhana, mudah dimengerti

2. Kongkrit

3. Seragam

4. Dapat diukur secara kuantitatif

5. Harus dapat mengukur secara keseluruhan

Pengembangan Organsiasi (PO)

Pengembangan organisasi adalah suatu usaha jangka panjang untuk memperbaiki

proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan organisasi, terutama melalui

manajemen budaya organisasi yang lebih efektif dan kolaborasi dengan tekanan

khusus pada budaya tim-tim kerja formal dengan bantuan pengantar perubahan,

katalisator, dan penggunaan teori dan teknologi ilmiah keperilakuan terapan,

mencakup riset kegiatan.

21
 KELOMPOK SASARAN TEKNIK PO

Perseorangan Latihan sensitifitas

Dua atau tiga orang Analisa transaksional

Tim atau kelompok Konsultsi proses

Hubungan antar kelompok Pertemuan (rapat) konfrontasi

Organisasi keseluruhan Survei umpan balik

Kondisi bagi keberhasilan PO:

- Pengenalan oleh manajer puncak atau lainnya bahwa organisasi mempunyai

berbagai masalah.

- Penggunaan ahli perilaku dari luar organisasi sebagai konsultan

- Dukungan dan keterlibatan para manajer tingkat atas.

- Keterlibatan para pemimpin kelompok kerja

- Pencapaian sukses awal dengan usaha PO

- Pendidikan bagi para anggota organisasi tentang PO

- Penghargaan terhadap kekuatan – kekuatan para manajer

- Keterlibatan para manajer departemen personalia

- Pengmbangan sumber daya PO internal

- Manajemen efektif program PO

- Pengukuran hasil-hasil

22
 Manajemen Konflik

Konflik organisasi adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota

atau kelompok organisasi-organisasi yang timbul karena kenyataan-kenyataan

bahwa mereka harus membagi sumber daya – sumber daya yang terbatas atau

kegiatan-kegiatan kerja dan atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai

perbedaan status tujuan, nilai atau persepsi.

Penyebab konflik

- Komunikasi

- Struktur

- Pribadi

Jenis-Jenis konflik

- Konflik dalam diri individu

- Konflik antar individu

- Konflik antar individu dan kelompok

- Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama

- Konflik antar organisasi

Metode-metode pengelolaan konflik

 Stimulasi konflik:

- Pemasukan atau penempatan orang luar kedalam kelompok

- Penyusunan kembali organisasi

23
 - Penawaran bonus, pembayaran inisiatif dan penghargaan untuk mendorong

manajer-manajer yang tepat

- Perlakuan yang berbeda dengan kebiasaan

 Pengurangan konflik

- Mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan yang diterima

kedua kelompok

- Mempersatukan kedua kelompok yang bertentangan untuk menghadapi

“ancaman” atau ‘musuh” yang sama.

 Penyelesaian konflik

- Dominasi dan penekanan (kekerasan, penenangan, pengindaran aturan

mayoritas).

- Kompromi (pemisahan, arbitasi, kembali keperaturan – peraturan,

penyuapan).

- Pemecahan masalah intergratif (konsensus, konfrontasi, penggunaan tujuan-

tujuan yang lebih tinggi).

4. PENGARAHAN (ACTUATING)

Hakekat Pengarahan

Pengarhaan (actuatingt) dapat diartikan sebagai proses membimbing, memotivasi,

dan mendeteksi pelaksanaan kerja bawahan untuk memperlancar pencapaian tujuan

24
organisasi. Oleh karena hal ini berhubungan dengan faktor manusia, maka

pendekatan human relations harus lebih banyak diperhatikan.

Kepemimpinan

Kepemimpinan manajerial adalah suatu proses pengarhaan dan pemberian pengaruh

pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya

(Stoner).

Kepemimpinan adalah bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan

manajemen.

Fungsi-fungsi kepemimpinan

- Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas atau pemecahan masalah ----

pemberian saran, penyelesaian informasi dan pendapat.

- Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok atau sosial ----- persetujuan dengan

kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.

Gaya Kepemimpinan

 Orientasi Tugas

- Mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin tugas

dilaksanakan sesuai yang diinginkan.

- Lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan dari pada pengembangan dan

pertumbuhan karyawan.

25
 Orientasi karyawan

- Lebih memotivasi bawahan dibanding mengawasinya.

- Mendorong para anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan

memberikan kesempatan bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan

keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubungan saling

mempercayai dan menghormati.

Teori X dan Teori Y (McGregor)

Teori ------------------------------ gaya kepemimpinan otokratik

Teori ------------------------------ gaya kepemimpinan partisipatik atau demokratik

Komunikasi dan Motivasi

Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dlam bentuk gagasan atau

informasi dari seseorang ke orang lain.

Proses komunikasi

Pengirim  berita  penerima

Perdoman-pedoman untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi

- Cari kejelasana gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.

- Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi

26
 - Pertimbangan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapansaja manusia

akan dilakukan.

- Konsultasi dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan

komuniasi.

- Perhatian tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama

berkomunikasi

- Ambil kesempatan, bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang

membatu atau umpan balik.

- Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan

- Perhatikan konsistensi komunikasi

- Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi

- Jadilah pandangan yang baik, komunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi

untuk mengerti.

Motivasi

Motivasi merupakan kegiatan mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku

manusia untuk bekerja sesuai dengan yang diinginkan organisasi.

27
Pola Umum pendekatan-pendekatan manajerial terhadap motivasi

MODEL MODEL HUBUNGAN MODEL SUMBER

TRADISIONAL MANUSIAWI DAYA MANUSIA
Anggapan (Asumsi)
1. Bekerja pada dasarnya 1. Orang ingin merasa 1. Bekerja pada dasarnya
tidak disenangi banyak berguna dan penting. bukan tidak
orang. menyenangkan. Orang
ingin menyumbang pada
tujuan yang bermanfaat.
2. Apa yang mereka 2. Orang ing memiliki dan 2. Sebagian besar orang
kerjakan adalah kurang diakui sebagai individu. dapat mengerjakan lebih
penting dibanding apa kreatif, disiplin diri dan
yang mereka peroleh pengendalian diri,
dari kegiatan tersebut. dibanding permintaan
jabatan sekarang.
3. Jarang yang ingin atau 3. Kebutuhan tersebut 3.
dapat menangani lebih penting dari uang
pekerjaan memerlukan dalam memotivasi
kratifitas, disiplin diri, orang untuk bekerja.
atau pengendalian diri.

Kebijaksanaan
1. manajer harus 1. Manajer harus membuat 1. Manajer harus
mengawasi dan setiap karyawan merasa memanfaatkan potensi
mengendalikan berguna dan penting. sumber daya manusia.
bawahan.
2. Dia harus memerinci 2. Dia harus senantiasa 2. Dia harus menciptakan
tugas-tugas sederhana, memberi informasi pada lingkungan dimana
bersifat pengulangan, bawahan dan seluruh anggota dapat
dan operasi mudah mendengar keberatan- menyumbangkan
dipelajari. keberatan atas rencana- kemampuan mereka.
rencananya.

28
 Kebijaksanaan
3. Dia harus menetapkan 3. Manjer harus 3. dia harus mendorong
prosedur dan rutinitas memperbolehkan partisipasi penuh
pekerjaan secara bawahan untuk peningkatan disiplin diri
terperinci, serta melakukan disiplin diri dan pengendalian diri.
menjalankannya dengan dan pengendalian diri
adil tetapi tetap. atas kegiatan-kegiatan
rutin.

Harapan

1. Orang bersedia bekerja 1. Pembagian informasi 1. Perluasan pengaruh

bila balas jasanya kepada bawahan dan disiplin diri dan
memadai dan atasannya keterlibatan keputusan- pengendalian diri akan
adil. keputusan rutin akan mengarahkan
memuaskan kebutuhan pencapaian peningkatan
untuk memiliki dan efesiensi operasi.
merasa penting.
2. Bila tugas-tugas cukup 2. Pemuasan kebutuhan- 2. Kepuasan kerja akan
sederhana dan orang- kebutuhan tersebut akan meningkatkan sejalan
orang dikendalikan meningkatkan semangat dengan pemanfaatan
dengan ketat, mereka kerja dan mengurangi sumber daya mereka
akan memproduksi penolakan terhadap secara penuh.
memenuhi standar. wewenang formal,
sehingga bawahan akan
bersedia bekerja sama.

Sumber : Diambil dari Richard M.Steers dan Lyman W. Porter eds. Motivation and
work behavior edisi kedua McGraw – Hill, New York, 1979.

29
 Dinamika Kelompok

Penyebab perubahan organisasi

 Eksternal

- Pendidikan

- Ekonomi

- Sosial

- Kebudayaan

- Teknologi

- Politik

 Internal

- Tujuan

- Kegiatan-kegiatan karyawan

- Strategi & Kebijaksanaan

- Teknologi

Tehap-tahap proses perubahan

- Tekanan dan desakan

- Intervensi dan reorientasi

- Diagnosa dan pengenalan masalah

- Penemuan dan komitmen pada penyelesaian

- Percobaan dan pencarian hasil-hasil

30
 - Penguatan dan penerimaan

Penolakan terhadap perubahan, akrena

- Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan

- Ketidak sediaan untuk melepaskan keuntungan – keuntungan yang ada

- Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Penanggulangan penolakan terhadap perubahan

- Pendidikan dan komunikasi

- Partisipasi dan keterlibatan

- Kemudahan dan dukungan

- Negosiasi dan persetujuan

- Manipulasi dan “Kerjasama”

Perubahan efektif hanya terjadi bila para anggota organisasi mengubah prilaku

mereka sesuai pengarahan yang diinginkan.

5. PENGAWASAN (CONTROLLING)

Hakekat Pengawasan

Robert J. Mockler dalam bukungan yang berjudul “The Management Control

Process” memberikan defisini bahwa:

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan

31
balik, membandingkan kegiatan-kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan

sebelumnya, menentukan dan mengukur penympangan-penyimpangan, serta

mengambil tindakan-tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa

semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien

dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Tipe-Tipe Pengawasan

- Pengawasan Pendahuluan (feedword control)

- Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan

(concurrent control)

- Pengawasan umpan balik (feedback control)

Tahap-Tahap Proses pengawasan

32
 Pengawasan Strategik

Menyangkut kegiatan-kegiatan utama organisasi, seperti: transaksi – transaksi

keuangan, hubungan manajer bawahan, atau operasi-operasi produksi.

Pengawasan manajerial

Management by Exception (MBE)

Prinsip pengecualian ---- untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan

rutin.

---- suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang

diperlukan dengan akurat dan tepat waktu. Untuk membantu proses pembuatan

keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan dan operasional organisasi

dilaksanakan secara efektif.

Karakteristik Pengawasan yang efektif

- Akurat

- Tepat waktu

- Obyektif dan menyeluruh

- Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik

- Realistik secara ekonomis

- Terorganisasi dengan aliran kerja organisasi

- Fleksibel

33
 - Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

- Diterima para anggota organisasi

Metode dan teknik Pengawasan

Metode pengawasan terdiri atas dua kelompok, yaitu metode non kuantitaif dan

metode kuantitaif.

1. Metode non kuantitaif

Metode pengawasan non kuantitaif adalah metode – metode pengawasan yang

dilakukan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya hal

ini mengawasi keseluruhan performance organisasi dan sebagian besar mengawasi

sikap dan performance karyawan.

Teknik-teknik yang biasa digunakan meliputi:

a. Control by observation

b. Inspection on the spot

c. Pelaporan lisan dan tertulis

d. Evaluasi pelaksanaan

e. Diskusi antara bawahan dengan atasan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

2. Metode Kuantitaif

Metode pengawasan kuantitaif adalah metode pengawasan yang didasarkan atas

analisa kuantitatif (berupa data angka).

Teknik-teknik yang biasa dipakai:

34
a. Pengawasan anggaran (budgetary control)

Adalah pengawasan dengan jalan membandingkan pelaksanaan nyata dan

rencana pelaksanaan berdasarkan anggaran.

b. Audit

Adalah pengawasan berdasarkan laporan keuangan. Jenis-jenisnya adalah internal

audit, eksternal audit dan manajemen audit.

c. Analisa break even

Analisa break even dapat digunakan sebagai alat pengawasan dalam hal ini:

1. Penentuan volume penjualan minuman yang dibutuhkan untuk menghindari

kerugian.

2. Pembuatan keputusan menaikkan atau menurunkan harga.

Ilustrasi analisa Break Event Point (BEP)

Misalkan ada suatu perusahaan yang menjual yang dihasilkan dengan harga Rp

10.000,- per unit. Biaya tetap per tahun sebesar Rp 40.000.000,- dan biaya variabel

Rp 5.200,- per unit. Secara matematik titik break even dapat dihitung sebagai berikut:

BEP (dalam unit) = Biaya tetap

(Harga jual per unit) – Biaya var./unit)

BEP = Rp 40.000.000,-
(Rp 10.000,-) – (Rp 5.200,-)

= 8.333 unit

d. Analisa rasio keuangan

35
Pengawasan juga dapat dilakukan berdasarkan rasio keuangan yang meliputi:

1) Rasio likuiditas

Mengukur kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban keuangan

(finansial) jangka pendek.

2) Rasio Leverage

Menunjukkan kemampuan, eprusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka

panjang, atau mengukur seberapa jauh perusahaan dibelanjai dengan hutang.

3) Rasio Aktiva

Mengukur efektifitas perusahaan dalam menggunakan aktivanya.

4) Rasio profitabilitas

Mengukur efektiftas manajemen secara keseluruhan sebagaima ditunjukkan oleh

laba yang diperoleh dari penjualan dari investasi.

36