Communication strategies to engage a variety of stakeholders

Enterprise merupakan perusahaan Multinasional yang menyewakan mobil terkemuka di

Inggris. Perusahaan ini hadir di beberapa negara besar di dunia. Perusahaan rent car tersebut
berkomitmen untuk memberikan layanan pelanggan yang terbaik. Hal ini dilakukan dengan
membekali semua karyawannya melalui pelatihan dan sebagian besar lulus dari program
pelatihan manajemen untuk membantu pengembangan karir. Komunikasi didalam perusahaan
merupakan aspek penting dalam berbisnis. Enterprise selalu menerapkan sejumlah strategi
komunikasi untuk memastikan bahwa pesan yang ada dapat diterima dengan baik oleh
stakeholder. Kemudian, Enterprise juga menggunakan strategi komunikasi dalam memastikan
keunggulan operasionalnya. Menurut perusahaan ini bahwa komunikasi yang efektif
membutuhkan suatu saluran komunikasi yang formal dan informal. Komunikasi tersebut
membantu perusahaan dalam membangun hubungan yang kuat dalam memahami kebutuhan
pelanggan antar karyawan dan pelanggan.
Enterprise menggunakan komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Adapun metode
komunikasi internal seperti karyawan dikenalkan oleh perusahaan dengan nilai dan sistem yang
terdapat di dalam perusahaan. Komunikasi eksternal mendukung bagaimana bisnis dapat
terhubung dengan stakeholder. Strategi komunikasi internal fokus pada pelanggan potensial,
calon rekrutan karyawan, dan komunitas lokal. Dalam komunikasi eksternal perusahaan
membagi pelanggan menjadi dua yaitu B2B dan B2C. Strategi komunikasi tidak selalu berjalan
lancar, akan selalu ada hambatan dalam menerapkan strategi tersebut. Enterprise mengantisipasi
hambatan yang ada dengan cara memilih agensi media dengan kemampuan pemahaman lokal
mengenai praktik media di negara-negara bisnis mereka.

1. Describe the key stage in the communication process.

Jawab :
Tahapan penting dalam proses komunikasi adalah mendefinisikan tujuan pesan secara
jelas, mempertimbangkan kebutuhan penerima, memilih metode terbaik, menyadari
“noise” dapat mendistorsi pesan, adanya feedback yang diberikan untuk memperjelas
pemahaman pesan. Terdapat lima tahap ketika pesan dikirim ke penerima, yaitu :
● Sender
 Entitas yang mengirimkan pesan.
● Message
Sesuatu yang sedang dikirimkan ke penerima.
● Encoding
Proses dimana pesan dilambangkan.
● Channel
Sebuah media ketika pesan dikirimkan.
● Receiver
Entitas yang menerima pesan.
● Decoding
Proses suatu pesan diterjemahkan dan menghasilkan makna dari hasil tersebut.
● Feedback
Suatu proses dimana penerima mengirimkan tanggapan dari pesan tersebut.

2. Explain the main methods that Enterprise uses to overcome potential barriers to its
communication strategies
Secara internal, The Hub mengurangi hambatan komunikasi karena menciptakan satu
titik pusat akses ke pengumuman dan informasi mengenai akuisisi untuk semua karyawan
Enterprise. Melalui interaksi dan diskusi yang mendorong di The Hub, jumlah pesan yang
membingungkan atau campur aduk berkurang.

Mengevaluasi komunikasi masa lalu membantu bisnis melihat di mana perbaikan dapat
dilakukan. Perusahaan terus memantau efektivitas strategi komunikasinya. Ini
menggunakan survei kepuasan konsumen telepon bulanan. Ini memungkinkan
Perusahaan untuk menentukan peringkat cabang berdasarkan persentase pelanggan yang
'benar-benar puas' dengan pengalaman sewa terakhir mereka. Pemeringkatan lokasi ini
membantu menentukan penghargaan dan kemajuan karyawan. Ini juga menganalisis
dampak pemotongan pers dari liputan media massa untuk tetap up-to-date dengan
bagaimana merek perusahaan dirasakan dan memantau aktivitas media sosial berbicara
tentang mereknya. Ini semua menunjukkan bagaimana umpan balik memungkinkan
komunikasi yang efektif dipraktikkan di Perusahaan.
3. Analyse the benefits of Enterprise using a multi-channel approach to communicate its
messages.
● Perusahaan untuk mengirimkan berita dan informasi perusahaan dengan mudah
kepada karyawan. Dengan memberikan informasi yang seragam untuk setiap level
karyawan tentu akan memberikan sudut pandang yang jelas atas tujuan yang akan
ditekankan oleh pimpinan sehingga tidak ada miscom diantara mereka.
● Karyawan untuk berbagi praktik terbaik melalui diskusi, catatan rapat, atau ide.
Terkadang karyawan memiliki ide yang muncul tidak hanya pada saat diskusi saja
melainkan di waktu luang atau pada saat bersantai, hal ini akan lebih efektif jika
memberikan wadah kepada karyawan untuk menuliskan idenya dalam sebuah
platform.
● Karyawan untuk berkolaborasi dalam proyek dalam kelompok tanpa
menggunakan komunikasi email yang berbelit-belit. Dengan menggunakan
komunikasi yang dapat didengar dalam artian komunikasi secara realtime tentu
akan sangat lebih mudah memahami bagaimana dan jobdesk apa yang akan
dilaksanakan pada setiap fungsi yang berkolaborasi di dalam proyek tersebut.
● Pengurangan jumlah email pengumuman yang harus dikirim ke basis karyawan.
Dengan menggunakan multi platform akan memberikan informasi yang cepat dan
tidak perlu alur birokrasi yang lama untuk sampai kepada karyawan sehingga
dapat bertindak dan mengetahui rencana selanjutnya.

4. Evaluate the effectiveness of Enterprise’s internal communication strategies

Komunikasi internal merupakan komunikasi yang berjalan dalam sebuah organisasi

seperti komunikasi antar karyawan. Tujuan komunikasi internal adalah untuk
memberikan informasi, mengumpulkan informasi, mengklarifikasi isu, dan
mempengaruhi tindakan.
Enterprise menggunakan berbagai metode dalam komunikasi internal. Pendekatan
Multi-channel membantu Enterprise untuk mengkomunikasikan core value kepada
karyawan. Beberapa metode yang dilakukan Enterprise antara lain:
a. Mengembangkan sistem intranet yang disebut “The Hub”. Sistem “The Hub”
memungkinkan input dari pegawai yang berada dilokasi Eropa Barat dan Amerika
Utara. Sistem ini membantu perusahaan mengirimkan berita dan informasi kepada
karyawan secara mudah, memudahkan karyawan berkolaborasi dalam proyek, dan
mengurangi jumlah e-mail pengumuman yang harus dikirimkan ke karyawan.
b. Adanya program “onboarding” bagi pegawai baru. Contohnya program induksi,
ucapan selamat secara personal dari managing director, serta ucapan yang juga
dikirimkan kepada keluarga atas kesuksesan anak atau pasangannya di Enterprise.

Penggunaan komunikasi internal oleh Enterprise cukup efektif dalam meningkatkan

employee engagement, pengetahuan, dan motivasi bagi karyawan. Komunikasi internal
yang baik seperti yang dilakukan oleh Enterprise membuat karyawan merasa dihargai dan
diperhatikan oleh perusahaan. Hal-hal seperti ini meningkatkan sense of belonging
karyawan terhadap perusahaan sehingga hal ini akan memudahkan perusahaan untuk
bersama-sama karyawan dalam mencapai tujuan.