Manajemen Perubahan dan
Proyek TI
Konsep Sistem dan
Pengelolaan Integrasi
Abstract
Pada modul ini lebih membahas
mengenai sebuah konsep dari
system yang dibangun dan bersifat
saling berkaitan satu dengan yang
lainnya.
Kompetensi
Output yang dihasilkan agar Mahasiswa
mampu memahami dan mengetahui
bahwa dalam membangun system
harus memikirkan bahawa system tidak
dapat berdiri sendiri, dan harus saling
terintegrasi baik dengan sistem yang
lama maupun system yang akan
dibangun dan sistem masa yang akan
datang
.
Arti Konsep Sistem
Arti konsep sistem mulai diperkenalkan sekitar dekade 1920-an.

Definisi konsep sistem menurut Buckley adalah :

” Suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya
saling ketergantungan di antara bagian-bagiannya dinamakan suatu sistem.”

Definisi konsep sistem menurut H. Kerzner ( 1989 ) adalah :

”Sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan atau bukan manusia

(nonhuman) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-

komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan,
sasaran bersama atau hasil akhir”.

Komponen, Subsistem, dan Keterkaitannya

Setiap sistem terdiri dari komponen-komponen, dan komponen ini dapat dipecah
menjadi komponen yang lebih kecil lagi, yang bila dipandang dari segi hirarki dapat
dinamakan sebagai subsistem.

Subsistem adalah sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lebih besar.

Bagian terkecil dari sistem disebut elemen.

Unsur dan Sifat Sistem

Fungsi dan efektivitas sistem dalam usaha mencapai tujuannya tergantung dari
ketepatan susunan rangkaian atau struktur terhadap tujuan yang telah ditetapkan.

Beberapa sifat yang melekat pada sistem dan masing-masing komponennya, demikian
pula hubungan antara satu dengan yang lain adalah sebagai berikut :

 Bersifat Dinamis
 Sistem menunjukkan sifat yang dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku
sistem pada umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukan
(input) menjadi hasil (output).

 Sistem Terpadu Lebih Besar daripada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen-elemen atau bagian-bagian tersebut tersusun dan terorganisir
secara benar, maka akan terjalin suatu sistem terpadu yang lebih besar daripada
jumlah/besaran bagian-bagiannya.

 Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama bisa jadi dipandang atau diartikan berbeda, tergantung
siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.

 Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang
jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui
perilaku suatu sistem dan bagian-bagiannya.

 Mempunyai Keterbatasan
Sistem mempunyai keterbatasan yang disebabkan oleh faktor luar dan faktor
dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungkan, sedangkan faktor dalam
adalah batasan sumber daya.

A. Siklus dan Proses Sistem

Aspek penting dari pendekatan sistem terletak pada siklus sistem dan prosesnya,
yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama sistem
masih aktif. Sistem yang aktif akan bergerak seiring dengan berjalannya waktu.

Dengan titik tolak pandangan demikian, maka dapat diantisipasi tahap-tahap yang
akan dilalui dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola sistem dan
semua tahap dengan sebaik-baiknya.

Menurut sudut pandang sistem, setiap sistem baik sistem produk, instalasi produk
atau manufaktur, atau yang lain, mempunyai masa siklus dan tahapan-tahapan
tertentu. Bila hal tersebut tidak sepenuhnya dipahami, maka akan mengarah kepada
pengambilan keputusan yang tidak tepat, seperti tetap memproduksi produk yang
sudah ketinggalan jaman, mempertahankan peralatan yang teknologinya sudah
 usang, menggunakan sistem pengelolaan yang sudah tidak cocok, dan lain-lain,
yang kesemuanya dalam jangka panjang akan merugikan perusahaan.

B. Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Karakteristik sistem yang dihasilkan dari gabungan parameter teknis, seperti
ukuruan-ukuran dimensi, berat, kapasitas, prestasi, kecepatan, kualitas, keandalan,
dan lain-lain yang menentukan efektivitas suatu sistem, merupakan suatu titik tolak
berapa besarkah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan/merealisasikan sistem
yang diinginkan termasuk biaya operasionalnya untuk kedepannya. Biaya ini disebut
siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode
siklus sistem (system life cycle), yaitu dari penelitian dan pengembangan, desain
engineering, manufaktur dan konstruksi, sampai pada operasi atau produksi serta
utilisasi dan pemeliharaan.

Secara garis besar biaya yang muncul pada suatu siklus sistem dikelompokkan
menjadi biaya untuk mewujudkan sistem secara fisik (biaya proyek) atau biaya
akuisisi dan biaya yang berkaitan dengan operasi atau produksi dan pemeliharaan.

Satu hal yang perlu diperhatiakan dan diusahakan untuk menciptakan dan
mengoperasikan suatu sistem adalah tercapainya keseimbangan optimal antara
biaya yang diperlukan dengan sistem yang hendak diwujudkan untuk mencapai
tujuan usaha.

Aplikasi Konsep Sistem

Konsep sistem adalah suatu konsep pemikiran yang bertujuan memandang sesuatu atas
dasar totalitas.

Untuk mengetahui bagaimana aplikasi konsep sistem dalam melakukan kegiatan,

misalnya sebagai strategi untuk memecahkan suatu masalah, perencanaan, dan
implementasi, diperlukan adanya pendekatan sistem ( system approach ) dengan
rumusan metodologinya, yaitu analisis sistem, engeineering sistem, dan manajemen
sistem.
 KONSEP SISTEM

METODOLOGI

ANALISIS SISTEM ENGINEERING SISTEM MANAJEMEN SISTEM

Proses analisis untuk Proses merekayasa Orientasi mencapai

memilih alternatif dan untuk mewujudkan tujuan dan optimasi total
membuat keputusan sistem sistem

 Formulasi persoalan  Formulasi keperluan  Penekanan koordinasi

 Kriteria evaluasi  Desain konseptual dan integrasi kegiatan
 Teknik evaluasi  Desain dan subsistem ( peserta )
 Membuat model pengembangan dalam perencanaan dan
 Memilih alternatif  Aspek Engineering pada implementasi

 Mengambil keputusan konstruksi, produksi, dan

pemeliharaan

Gambar 3-2 Ikhtisar konsep sistem berikut metodologinya.

A. Analisis Sistem
Pada garis besarnya analisis sistem adalah menganalisis dan memecahkan masalah
pengambilan keputusan dengan memilih alternatif yang terbaik, dengan melihat
sumber daya yang diperlukan dibandingkan manfaat yang akan diperoleh, termasuk
pengkajian risiko yang mungkin dihadapi.

Proses analisis sistem terdiri dari beberapa tahap, yaitu formulasi, penelitian,
analisis/kesimpulan, dan verifikasi.
 1 2 3

PENDEKATAN ANALISIS KRITERIA EVALUASI KRITERIA EVALUASI

 Formulasi Persoalan  Tentukan kriteria  Tentukan kriteria

 Tujuan analisis  Identifikasi risiko  Identifikasi risiko
 Konstrain  Tentukan data dan informasi  Tentukan data dan informasi
 yang diperlukan yang diperlukan

4 5 6

MENYUSUN MODEL MENGKAJI ALTERNATIF MENGAMBIL KEPUTUSAN

 Tentukan modem yang  Analisis kepekaan  Mengambil keputusan

diperlukan  Kontinjensi  Menentukan tindakan
 Jalankan model  Titik impas selanjutnya


Gambar 3-3 Proses analisis sistem.

B. Engineering Sistem
Engineering sistem adalah proses yang teratur dalam aspek engineering untuk
mewujudkan suatu gagasan menjadi sistem yang diinginkan bagi keperluan
organisasi atau utilisasi.

Definisi engineering sistem menurut B. S. Blanchard ( 1990 ) adalah :

”Aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam
rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi
tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis
fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.”

Langkah-langkah dalam metodologi engineering sistem :

 Menjabarkan keperluan-keperluan operasional menjadi parameter dari sistem yang

diperlukan melalui proses analisis fungsional, definisi, sintesis, prestasi, keandalan,
kemampuan produksi, dan lain-lain.
 Mengintegrasikan parameter-parameter teknis tersebut di atas ke dalam suatu
kegiatan desain-engineering yang akan mengoptimalkan sistem secara
keseluruhan.
SIKLUS DAN PROSES ENGINEERING SISTEM DALAM SIKLUS SISTEM

Engineering sistem mempunyai siklus yang ditandai oleh seluruh spektrum aktivitas
yang terdiri dari beberapa tahap. Tahap-tahap tersebut diawali dengan identigikasi
kebutuhan, dilanjutkan dengan desain dan pengembangan, aspek engeineering
pada konstruksi, produksi, operasi, dan pemeliharaan. Pada akhirnya, sistem yang
dibangun melalui suatu proyek akan berhenti dan tidak berguna lagi.

Siklus sistem dan siklus engineering sistem dimulai dengan timbulnya kebutuhan.
Bila hal tersebut terjadi, yang harus dihadapi pertama-tama adalah mengidentifikasi
seberapa jauh keperluan tersebut harus dipenuhi dan memperkirakan secara kasar
seberapa besar sumber daya yang sekiranya diperlukan.

Tahapan atau proses dalam proses engineering sistem adalah sebagai berikut :

a. Tahap Konseptual
Memperjelas dan merumuskan permasalahan dalam suatu studi kelayakan,
termasuk menentukan tujuan dan sasaran. Mengkaji dasar-dasar keperluan
untuk mewujudkan sistem, operasi sistem, dan pemeliharaan.

b. Desain Pendahuluan dan Definisi Sistem

Menentukan fungsi utama sistem berarti meletakkan dasar untuk penyusunan
kriteria dan spesifikasi peralatan yang diperlukan, koalitas dan kuantitas pegawai,
fasilitas pendukung, pemeliharaan, dan lain-lain.

Kemudian mengelompokkan dalam subsistem, dilanjutkan dengan melakukan

analisis untuk mengevaluasi alternatif desain secara terinci seperti :

 Melihat semua aspek untuk mewujudkan sistem (konstruksi atau manufaktur),

operasi, dan pemeliharaan.
 Mendefinisikan masing-masing fungsi semua componen sistem (peralatan
utama, peralatan pendukung, dan lain-lain).
 Mencari keseimbangan antara keperluan sumber daya yang tersedia, dengan
mengkaji parameter teknis yang dibandingkan dengan siklus biaya.
c. Desain Terinci
Tahap ini terdiri dari beberap kegiatan diantaranya menyiapkan deskripsi
konfigurasi subsistem, komponen system, dan perincian lain-lainnya. Pada
akhirnya desain terinci menghasilakn dokumen-dokumen seperti gambar-gambar
engineering, gambar konstruksi, dan lain-lain.

Kegiatan dalam tahap desain terinci lainnya adalah membuat model dan
menyusun prosedur tes dan evaluasi.

Secara singkat kegiatan ini terdiri dari :

 Deskripsi dari spesifikasi, kriteria, dan konfigurasi terinci dari subsistem atau
komponen sistem.
 Membuat dokumen engineering subsistem seperti gambar engineering, gambar
konstruksi, dan lain-lain.
 Membuat model dari sisitem yang hendap dibangun
 Menyiapkan prosedur inspeksi, tes, dan evaluasi.
Adapun kebutuhan operasi dan pemeliharaan yang dominan terdiri dari :

 Memenuhi kinerja teknis (technical performance), baik kapasitas maupun mutu.

 Bersifat tangguh atau dapat dipercaya (reliable), beroperasi dengan baik
selama kurun waktu yang telah ditentukan.
 Memperhatikan faktor manusia yang akan mengerjakan operasi dan
pemeliharaan tidak sulit, tidak cepat melelahkan, dan cukup memperhatikan
aspek keamanan (safety).
 Memperhatikan faktor productibilty, constructibillity, dan maintainability.
 Keluwesan atau flexibility, misalnya suatu system yang diwujudkan harus
mampu beroparasi dengan kapasitas yang berubah-ubah atau mutu yang
bervariasi.
 Transportasi, sistem, atau produk yang dihasilkan telah memasukkan faktor
transportasi yang dihadapi, misalnya ukuran, dimensi, berat rakitan, dan
lain-lain.
 Pemeriksaan dan inspeksi, yaitu, apakah sistem atau produk yang
dihasilkan telah memperhatikan kemudahan pemeriksaan, inspeksi, dan
testing yang setiap waktu diperlukan.
 Tersedianya material atau komponen di lokasi atau daerah yang
berdekatan.
Desain terinci juga harus memenuhi syarat ekonomis dalam kegiatan
operasionalnya, dan adanya keseimbangan yang optimal antara siklus biaya
maupun sumber daya dengan parameter sistem yang telah ditentukan.
d. Pabrikasi dan Konstruksi
Pada tahap ini, engineering sistem mendukung aspek engineering dari seluruh
kegiatan mulai dari pembelian material, peralatan pabrikasi dan manufaktur,
konstruksi, inspeksi, dan uji coba dalam rangka mewujudkan sistem yang
diinginkan menjadi kenyataan fisik, yang siap untuk dioperasikan.

e. Operasi atau Produksi

Pada tahap ini, sistem beroperasi atau berproduksi (misalnya, pabrik), atau
utilisasi (misalnya, pesawat terbang). Pendekatan engineering sisten bermaksud
mendukung sistem yang telah terwujud agar dapat beroperasi sesuai dengan
kapasitas atau prestasi yang telah ditentukan dengan cara antara lain melakukan
pemeriksaan, inspeksi berkala, evaluasi untuk perbaikan, dan lain-lain.

f. Pendukung dan Pemeliharaan

Tahap keenam ini merupakan aspek engineering dari pemeliharaan yang dapat
dimodifikasi bila diperlukan dan didukung pelayanan teknis yang lain agar sistem
dapat beroperasi dan berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

g. Menurun dan Berhenti

Disini fungsi sistem mulai menurun, misalnya karena bagian-bagian yang
merupakan komponen (peralatan) telah menjadi usang dan akhirnya seluruh
sistem berhenti karena tidak ekonomis lagi untuk berfungsi. Pada aspek
engineering diadakan evaluasi apakah perbaikan memang sudah tidak ekonomis
lagi untuk dilakukan.
 ADANYA KEBUTUHAN

1. TAHAP KONSEPTUAL
Menjabarkan kebutuhan, merumuskannya ke dalam suatu gagasan yang lebih jelas lingkup dan tujuannya,
serta mengkaji dari bermacam aspek.

a. Identifikasi potensi kebutuhan.

b. Merumuskan gagasan untuk mencapai tujuan dalam rangka memenuhi kebutuhan.
c. Mengkaji kelayakan untuk melihat aspek-aspek teknik, ekonomi, lingkungan, dan lain-lain.
d.

2. DESAIN PENDAHULUAN DAN DEFINISI SISTEM

Mengkaji dan merekayasa sistem yang akan diwujudkan dari aspek desain-engineering dengan wawasan
sistem secara keseluruhan.

a. Analisis fungsi b. Kriteria desain engineering c. Optimasi sistem d. Definisi sistem

3. DESAIN TERINCI DAN PENGEMBANGAN

Melanjutkan proses pada butir 2 secara lebih terinci berikut pengembangannya.

a. Desain produk/instalasi b. Pengembangan prototip c. Tes dan evaluasi

- peralatan utama - model prototip - tes prototip

4. KONSTRUKSI/PABRIKASI/MANUFAKTUR
 Pemilihan material
 Pemilihan peralatan
 Pabrikasi dan perakitan
 konstruksi

5. OPERASI/PRODUKSI/UTILISASI
 Sistem beroperasi/berproduksi/utilisasi
 Pengamatan prestasi

6. SISTEM PENDUKUNG/PEMELIHARAAN
 Pemeliharaan
 Evaluasi peningkatan prestasi
 Fasilitas dan kegiatan pendukung

7. MENURUN DAN BERHENTI

 Prestasi menurun
 Sistem berhenti beroperasi
 Gambar 3-4 Siklus engineering sistem dari siklus sistem suatu produk.

SIKLUS PROYEK DAN SIKLUS SISTEM

Siklus proyek merupakan bagian dari siklus sistem. Siklus proyek hanya sebatas
sampai terbentuknya hasil proyek dalam bentuk fisik, tahap atau proses perwujudan
tersebut sering disebut sebagai akuisisi (acquitition). Adapun proses selanjutnya,
seperti operasi atau produksi dan pemeliharaan, sudah diluar siklus proyek.

C. Manajemen Sistem
Penekanan manajemen sistem terletak pada keberhasilan tujuan sistem secara
keseluruhan, dengan demikian pengelolaan dilakukan berdasarkan pertimbangan
optimasi total sistem dan bukan komponen-komponennya.

Manajemen sistem menitikberatkan pada terselenggaranya koordinasi dan integrasi

di antara komponen-komponennya, baik dalam aspek perencanaan, implementasi,
maupun pengendalian agar terdapat sinkronisasi dalam usaha mencapai tujuan total
sistem secara efektif.

Definisi manajemen sistem dari sudut pandang pengelolaan perusahaan menurut H.

Kerzner (1989) adalah sebagai berikut :

”Sejumlah unsur, baik manusia ataupun bukan manusia (nonhuman) diorganisir dan
diatur sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut bertindak sebagai kesatuan
dalam rangka mencapai tujuan”.

Kegunaan Konsep Sistem bagi

Manajemen Proyek
Pada dasarnya metodoli pendekatan sistem yang digunakan pada konsep sistem sangat
efektif digunakan dalam usaha mencapai keberhasilan proyek, terutama bagi proyek yang
berukuran besar dan kompleks.

Pada tahap implementasi, yaitu setelah proyek dinyatakan lulus evaluasi dan seleksi,
serta telah tersedia sumber daya, manajemen proyek memusatkan perhatian pada
keberhasilan pelaksanaan pekerjaan dengan cara sebagai berikut :
  Mengelola para peserta proyek (konsultan, kontraktor, rekanan penyandang dana, dan
lain-lain) dengan pengertian bahwa mereka adalah subsistem dari suatu sistem
(proyek). Mereka harus diarahkan untuk mencapai sasaran bersama, yaitu keberhasilan
proyek, meskipun terdapat tujuan yang berlainan. (Pemilik ingin menekan biaya proyek,
sedangkan kontraktor atau rekanan ingin meningkatkan laba).
 Mengelola proyek dengan menyadari bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem
yang utuh, jadi mengikuti pola tahap konseptual, desain pendahuluan dan
pengembangan, desain terinci, sampai pada konstruksi dan manufaktur, dengan
memperhatikan keperluan-keperluan untuk tahap berikutnya (operasi atau produksi
dan pemeliharaan).
 Mengelola proyek dengan memahai siklus proyek dan siklus sistem, sehingga dapat
mengikuti dinamika kegiatan dan mengantisipasi kapan, jumlah, dan jenis sumber
daya yang harus disediakan.

Integrasi dan Koordinasi

Yang dimaksud dengan integrasi dan koordinasi adalah proses yang bertujuan agar
komponen-komponen kegiatan proyek (subsistem, bagian kegiatan personil, dan lain-
lain) dapat berfungsi sebagai kesatuan yang utuh atau terpadu untuk mencapai tujuan
sistem (proyek) secara efektif dan efisien.

Hasil penelitian Peter Moris menunjukkan bahwa fungsi integrasi dan koordinasi
diperlukan bila dijumpai keadaan sebagai berikut :

 Sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok yang berbeda untuk

bekerja sama secara erat.
 Bekerja dalam lingkungan yang berubah dengan cepat.
 Pekerjaan bersifat interrelated dan interconnected.
 Teknologi dan metode yang digunakan bermacam-macam.
 Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan.

Proses Integrasi dan Koordinasi (I & K) selama siklus proyek dapat dibedakan menjadi
internal dan eksternal.

Proses I & K internal berkaitan dengan interaksi komponen kegiatan proyek itu sendiri.
Proses I & K eksternal merupakan proses integrasi dan koordinasi antara komponen
kegiatan proyek (organisasi perusahaan yang bersangkutan) dengan pihak luar
(subkontraktor, rekanan, pemerintah, dan lain-lain), di mana antara satu dengan yang
lainnya mempunyai hubungan dan keterkaitan tertentu yang harus berfungsi sebagai
kesatuan yang utuh.

Proses Integrasi

Berikut ini adalah tindakan-tindakan yang diperlukan agar proses integrasi berlangsung
efektif :

1. Menciptakan suasana yang mendukung proses integrasi.

2. Menjalin proses perencanaan  implementasi perencanaan  pengendalian secara
ketat dalam berbagai aspek kegiatan dan peserta.
3. Mengelola konflik secara tepat.
4. Memelihara komunikasi yang aktif dengan stake holder.
a. Menciptakan Suasana yang Mendukung
Penciptaan suasana yang mendukung ini terdiri dari serangkaian tindakan, antara
lain :

 Mengidentifikasi para peserta/pelaksana dan penjelasan tentang adanya proyek

serta garis besar rencana pengelolaannya.
 Mengidentifikasi bidang fungsional dan manager yang akan berperan.
 Menunjuk pimpro sebagai penanggung jawab proyek.
 Menerbitkan project charter yang menjelaskan batas-batas otoritas pimpro dengan
manajer fungsional.
 Mengidentifikasi keperluan sumber daya yang diperlukan proyek seperti keuangan,
peralatan, personil, dan lain-lain.
 Menyiapkan prosedur koordinasi proyek, yang menjelaskan tata cara kerja sama
antara para peserta atau pelaku inti (pemilik, kontraktor, konsultan, vendor,
penyandang dana, dan lain-lain).
b. Menjalin Perencanaan dan Pengendalian Secara Ketat
Salah satu cara efektif agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan
proyek adalah mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam
bentuk siklus, perencanaan  implementasi (pelaksanaan dari perencanaan) 
pengendalian  koreksi.
 Dengan adanya siklus yang menjangkau proyek secara keseluruhan tersebut,
komponen kegiatan yang kelihatannya terpecah-pecah, diharapkan dapat menjadi
kesatuan yang terpadu.

c. Mengelola Konflik Secara Tepat

Mengelola konflik dalam proyek, berarti mengelola individu atau kelompok yang
harus bekerja sama dalam waktu relatif pendek, dengan sasaran yang sekaligus
sama dan berbeda.

d. Memelihara Komunikasi dengan Stake Holder

Salah satu sarana integrasi yang penting adalah memelihara komunikasi dengan
stake holder proyek, terutama mereka yang sehari-harinya langsung berurusan
dengan proyek seperti tim proyek pemilik, kontraktor, subkontraktor, rekanan,
manufacturer, dan lain-lain.

Lebih jauh, adanya komunikasi terbuka akan dapat meminimalkan terjadinya hal-hal
yang berakibat negatif terhadap usaha integral seperti perbedaan persepsi,
antagonisme antara pelaku atau organisasi dan sikap melawan perubahan
(resistance to change).

Spesialisasi dan Integrasi

Perlunya fungsi integrasi dikemukakan oleh Lawrence dan Lorch bahwa, dengan
majunya perkembangan ilmu dan teknologi dan semakin kompleksnya sistem yang
dikelola, diperlukan spesialisasi yang semakin mendalam. Dengan sendirinya timbul
keperluan akan koordinasi dan integrasi agar para spesialis tidak terpisahkan dan
terbenan dalam ”keasyikan” di bidangnya masing-masing.

Dalam pengelolaan proyek yang efektif dituntut terciptanya keseimbangan antara

keperluan spesialis dan integrasi tersebut.

2. Interface Management
Definisi interface management menurut R. D. Achibald ( 1979 ) :

“Interface management adalah merencanakan dan mengendalikan interaksi antara

berbagai unsure kegiatan dan organisasi para peserta atau stake holder pada waktu dan
area tertentu”.
Lebih lanjut dijelaskan bahwa interface management tediri dari identifikasi, dokumentasi,
penyusunan jadwal, komunikasi dan pengendalian interface unsur kegiatan dan
organisasi peserta proyek.

Jenis interface digolongkan menjadi 3 yaitu, personil, organisasi, dan sistem.

b. Interface Personil
Dalam proyek terdapat individu atau kelompok yang harus bekerja sama antara satu
dengan yang lain. Hal ini selalu menimbulkan potensi untuk timbulnya persoalan
karena kepentingan yang sekaligus mengandung unsur kesamaan dan perbedaan.

c. Interface Organisasi
Setiap unit organisasi pelaku proyek, di samping memiliki tujuan bersama, juga
mempunyai tujuan sendiri. Misalnya, disamping ingin mensukseskan pelaksanaan
proyek, kontraktor juga ingin mendapatkan laba. Pengelolaan interface jenis ini
cukup sulit, karena para organisasi pelaku umumnya telah merumuskan tujuannya
secara konkret dan memegang teguh tujuan tersebut.

d. Interface Sistem
Interface sistem adalah interface yang berkaitan dengan sistem nonhuman, seperti
perangkat keras, fasilitas, instalasi produk, dan lain-lain yang sedang dikerjakan
dalam suatu proyek. Ini dapat terdiri dari interface fisik yang terdapat pada
komponen-komponen yang saling berhubungan (interconnecting part ).

Interface dengan Stake Holder

Secara umum yang dimaksud dengan stake holder proyek adalah individu, kelompok,
atau organisasi yang :

 Aktif ikut serta dalam kegiatan proyek.

 Dalam jangka pendek atau panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari
adanya proyek.
 Memiliki kepentingan hasil proyek.
Beberapa Stake Holder yang penting adalah sebagai berikut :

 Pimpro dan tim inti proyek, yaitu individu dan kelompok yang bertanggung jawab
atas pengelolaan proyek.
 Pelanggan atau pemilik, yaitu pihak yang akan memakai atau memiliki produk hasil
proyek.
 Sponsor, yaitu pihak yang bertindak sebagai penyandang dana.
 Pelaksana, yaitu perusahaan yang mengerjakan kegiatan proyek, misalnya
kontraktor, subkontraktor, dan konsultan.
 Organisasi atau pihak lain seperti pemerintah atau badan berwenang yang
keputusannya dapat mempengaruhi proyek.
 Pemerhati lingkungan, yaitu individu ata kelompok yang akan terkena dampak
proyek dalam arti positif maupun negatif.

Interface management sangat penting artinya terutama dalam rangka mengintegrasikan

kegiatan proyek yang dilakukan oleh bagian organisasi para peserta.

a. Interface dengan Pemilik Proyek

Bagi pelaksana (peserta) seperti perusahaan kontraktor, interface dengan pemilik
harus didasari pemikiran bahwa segala upaya (hendakanya) diusahakan untuk
memenuhi keinginan pelanggan (customer). Dalam konteks ini pemilik adalah
pelanggan.

Pelaksana harus banyak melakukan konsultasi dengan pemilik dan membicarakan

serta membahas berbagai masalah yang berkaitan dengan program implementasi.
Di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

 Konfirmasi lingkup kerja proyek termasuk jadwal, biaya, dan mutu.

 Organisasi proyek dan pengisian personil inti.
 Prosedur kerja dan koordinasi
 Prosedur keuangan dan pembayaran.
 Komunikasi, termasuk frekuensi dan jenis laporan.
 Inspeksi dan testing.

b. Interface dengan Berbagai Bidang dan Pimpinan Internal Perusahaan

Interface antara pimpro dengan berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan
dapat dikelompokkan sebagai berikut :

 Dengan pimpinan, yaitu kepala divisi koordinasi pelaksana proyek-proyek (korpel).

 Dengan kepala atau manajer berbagai bidang fungsional ( engineeiring,
pengadaan, personalia, hukum, dan lain-lain).
 Dengan anggota atau kelompok dalam tim inti proyek.
 Pimpinan memegang peranan penting yang meliputi :

 Meletakkan dasar tujuan dan sasaran proyek sesuai dengan kepentingan

perusahaan secara keseluruhan.
 Menentukan prioritas alokasi sumber daya untuk perusahaan yang sedang
menangani multiproyek.
 Memecahkan konflik yang mungkin timbul bilamana pimpro atau para pimpro
belum dapat menyelesaikannya.
 Merencanakan pengembangan karir personil proyek.

c. Interface dengan Pemerintah dan Masyarakat

Interface jenis ini dilakukan dengan cara melakukan identifikasi dan analisis peranan
serta aspek yang dapat mempengaruhi proyek.

Intensitas interface golongan ini pada umumnya tergantung pada sejumlah faktor
seperti ukuran proyek, perilaku masyarakat, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

Tingkat Manajerial Organisasi Pelaksana

Tugas dan tanggung jawab pimpro dan tim inti proyek akan lebih mudah dirumuskan
apabila disadari bahwa dalam organisasi pelaksana (misalnya, kontraktor) umumnya
terdapat lapisan manajerial (management level) yang masing-masing mempunyai fungsi
berbeda, yang dapat digambarkan sebagai berikut :

Tingkat I : Manajemen Senior

Manajemen senior mempunyai tugas berurusan dengan masalah-masalah yang berkaitan

dengan dunia luar proyek, yaitu menghubungkan masalah proyek dengan masyarakat
yang lebih luas seperti pemerintah, pemilik, serta kelompok-kelompok kepentingan dalam
masyarakat dan kemudian mengambil keputusan yang bersangkutan dengannya.

Tingkat II : Manajemen Madya

Manajenen madya berfungsi mengadakan koordinasi berbagai kegiatan proyek serta

menjabarkan keputusan-keputusan strategis pimpinan perusahaan menjadi perencana
operasional.
Tingkat III : Manajemen Teknis

Manajemen teknis berurusan dengan masalah teknis (technical/ tactical matters),

terutama melaksanakan kegiatan operasional proyek seperti engineering, konstruksi
atau manufaktur, sampai menjadi paket deliverable.